GRP Estado Uruguayo - Quanam
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GRP Estado Uruguayo basado en Odoo
Transcript of GRP Estado Uruguayo - Quanam
GRP Estado Uruguayo
basado en Odoo
Posibilita optimizar los recursos aplicados a procedimientos administrativos y sistemas de contralor, apoyando los siguientes procesos:
Sistema Integrado de Gestión
Gestión
Vehicular
INTEGRACIÓN SIIF
INTEGRACIÓN SICE
INTEGRACIÓN RUPE
Solicitud
de recursos
Cuentas
por Pagar
Inventario de
Activos Fijos
Almacenes
Contratos y
conveniosCompras
Cuentas
por Cobrar
Presupuesto
Tesorería
Viáticos
Contabilidad
Patrimonial
Anticipo de
Fondos
Compras
Permite realizar la gestión de las compras. Contiene distintos documentos con sus correspondientes flujos de aprobaciones para las diferentes etapas de la compra y mantiene una trazabilidad entre ellos.
Consolidar Solicitudes de CompraResponsable: Usuario de ComprasCrear Pedido de CompraResponsable: Usuario de ComprasValidar Pedido de CompraResponsable: Usuario de ComprasAprobar Pedido de CompraResponsable: Jefe de ComprasAutorizar Pedido de CompraResponsable: Administrador / OrdenadorEnviar a SICE Pedido de CompraResponsable: Usuario de ComprasPublicar en SICE el llamadoResponsable: Usuario de ComprasCrear/Importar Ofertas de proveedoresResponsable: Usuario de ComprasAprobar Ofertas de proveedoresResponsable: Jefe de ComprasEmitir Cuadro ComparativoResponsable: Usuario de ComprasCrear AdjudicaciónResponsable: Usuario de ComprasEvaluar AdjudicaciónResponsable: Usuario de ComprasAprobar AdjudicaciónResponsable: Jefe de Compras
Autorizar Adjudicación (Administrador)Responsable: AdministradorAutorizar Adjudicación (Ordenador)Responsable: Ordenador del gastoGenerar Orden de CompraResponsable: Usuario de ComprasAprobar Orden de CompraResponsable: Aprobador OCAutorizar Orden de CompraResponsable: Ordenador del gastoEnviar OC a SICEResponsable: Usuario de ComprasGenerar Solicitudes de Emisión de Orden de CompraResponsable: Usuario de ComprasConsolidar Solicitudes de Emisión de Orden de CompraResponsable: Usuario de ComprasAutorizar Solicitudes de Emisión de Orden de CompraResponsable: AdministradorIngresar Adjudicación UCAEncontrarán las Adjudicaciones de Licitaciones de UCA de las cuáles será posible emitir las OC'sGenerar Ampliación de AdjudicaciónResponsable: Usuario de Compras
INICIO:Necesidadde compra
Armado dePedido deCompra
+
AutorizaciónOrdenador
Envío yPublicaciónde llamado
en SICE
Ofertas deProveedores
+Adjudicación
+
AutorizaciónAdministradory Ordenador
Adjudicación
+
Enviara SICE
Orden deCompra
+
Enviara SICE
OC
FIN:Comprarealizada
Cuadrocomparativode ofertas
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Almacenes
Permite gestionar el stock, almacenes y ubicaciones donde se encuentran los distintos productos, y su apertura por variantes como por ejemplo: talle, color. Realizar el recuento físico del inventario. Identifica encargados de cada almacén que se encargan de aprobar la entrega de los productos a los usuarios.
Alta Stock: Recepción por CompraResponsable: Usuario de AlmacénAlta Stock: Recepción por DonaciónResponsable: Usuario de AlmacénAlta Stock: Alta por AjusteResponsable: Usuario de AlmacénBaja Stock: Baja por Consumo/SuministroResponsable: Usuario de Almacén
Baja Stock: Baja por Ajuste Responsable: Usuario de AlmacénTransferencias Stock: Transferencias entre AlmacenesResponsable: Usuario de AlmacénRecuento Físico de stockResponsable: Usuario de Almacén
Solicitudde Recursos
(GRP)
Ordende Compra
emitida(GRP)
Recepciónpor Compra
+
Entrega derecursos
+
Otrosmovimientos
de Stock
INICIO:Movimientos
de stockFIN:
Stockactualizado
Actualizaciónde stock en
GRP
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Inventario de Activos Fijos
Permite realizar la gestión de los activos fijos. Mantiene información relevante de cada activo, posibilita identificar la ubicación y usuarios responsables del mismo.Brinda la posibilidad realizar el inventario de activo fijo, así como la impresión de etiquetas con códigos de barra y códigos QR para identificarlos.
Alta de Activo Fijo desde Recepción de CompraResponsable: Usuario AlmacénAlta de Activo Fijo desde Factura de CompraResponsable: Usuario ingreso FacturasIngresar datos del Activo FijoResponsable: Responsable de Activo FijoConfirmar alta de Activo FijoResponsable: Responsable de Activo FijoEtiquetar bien de Activo FijoResponsable: Responsable de Activo FijoBaja de Activo FijoResponsable: Responsable de Activo Fijo
Activar Gastos extra a un bien de Activo FijoResponsable: Usuario ingreso Facturas/Responsable de Activo FijoActivar Obras en CursoResponsable: Usuario ingreso Facturas/Responsable de Activo FijoProcesar Amortización de Activo FijoResponsable: Responsable de Patrimonial/Responsable de Activo FijoCambio de Responsable de Activo FijoResponsable: Responsable de Activo FijoCambio de Ubicación de Activo FijoResponsable: Responsable de Activo FijoInventario físico de Activos FijosResponsable: Responsable de Activo Fijo
Alta manual
Características específicas del bienGarantíaDatos de amortización
INICIO:Alta de
Activo Fijo
Ingresode datos delActivo Fijo
Actualizaciónde stock/inventario
AF
FIN:Inventario deActivo Fijoactualizado
Altamanual de
ActivoFijo
Baja manual
Ej.: Deterioro - ObsolescenciaExtravío - Robo - Donación - Venta
INICIO:Baja de
Activo Fijo
Ingresarmotivo de
Baja
Actualizaciónde stock/inventario
AF
FIN:Inventario deActivo Fijoactualizado
Darde BajaActivo
Fijo
Alta por compra
INICIO:Compra deActivo Fijo
Altaautomáticade Activo
Fijo
Características específicas del bienGarantía
Datos de amortización
Ingresode datosdel Activo
Fijo
Actualizaciónde stock/inventario
AF
FIN:Inventario deActivo Fijoactualizado
Recepcióndel bien /
Ingreso defactura
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Cuentas por Pagar
Permite registrar el ingreso de comprobantes de gastos e inversiones con sus correspondientes retenciones. Admite el uso de cesiones de pago. Cuenta con un proceso de aprobación del pago que puede ser individual o de forma masiva.
Ingresar Factura de CompraResponsable: Usuario ingreso Facturas
Enviar Factura de Compra a SICE (Opcional)Responsable: Usuario ingreso Facturas
Validar Factura de CompraResponsable: Usuario ingreso Facturas
Ingresar Notas de CréditoResponsable: Usuario ingreso Facturas
INICIO:Proceso de
Compra realizado/Contrato
confirmado
Ordende Compra
emitidaValidarfactura
FIN:Factura
ingresada
Ingresarfactura
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Cuentas por Cobrar
Permite registrar los comprobantes de ingresos utilizando facturas y recibos.
Ingresar Factura de Venta o recibo de Venta Responsable: Usuario ingreso de Facturas
Validar FacturaResponsable: Usuario ingreso de Facturas
Ingresar facturao recibo de
ventaValidar factura
INICIO:Factura de
cliente o recibode venta
FIN:Factura o recibo ingresado
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Solicitud de Recursos
Permite ingresar una solicitud que describa los recursos que solicitan (descripción de productos o servicios). Las solicitudes de recursos luego de su aprobación, pueden finalizar con la entrega o con la solicitud de la compra de aquello que fue solicitado.
Ingresar Solicitud de RecursosResponsable: Solicitante de recursos de cada servicio
Aprobar Solicitud de RecursosResponsable: Aprobador de solicitudes de recursos "Jefe de Servicio"
Validar Solicitud de RecursosResponsable: Usuario Rol Validador
Cumplir con StockResponsable: Usuario de Almacén
Solicitar CompraResponsable: Usuario de Almacén
Cerrar Solicitud de RecursosResponsable: Solicitante / Usuario de Almacén Automáticamente al cumplir con stock
INICIO:Necesidad
derecursos
IngresarSolicitud de
Recursos
FIN:Necesidadsatisfecha
AprobarSolicitud de
Recursos
ValidarSolicitud de
Recursos
Cumplircon stock
¿Haystock?
¿Productoinventa-riable?
Si
No
Productocomprado
+
Si
Flujo del proceso de negocio
Solicitar compra y/o
solicitar emisión de Orden de compra
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Contabilidad Patrimonial
Los módulos de GRP están integrados a la contabilidad, generando de forma automática los asientos contables que surgen de las transacciones.Brinda reportes asociados a los movimientos contables que permiten analizar la información generada.
Gestión de ejercicios y períodos fiscalesResponsable: Usuario de períodos contablesProcesamientos periódicos amortizaciones masivaResponsable: Usuario contableProcesamientos de diferencia de cambioResponsable: Usuario contableAjustes contablesResponsable: Usuario contable
Configuración de reportesResponsable: Usuario de configuración contableAsientos recurrentesResponsable: Analista contableCierre/Apertura de ejercicioResponsable: Usuario contable para cierre de ejercicioInformes contablesResponsable: Usuario de informes
MultimonedaMulticompañía
INICIO:Plan de cuentas
Gestión deejercicios y
períodos
Generaciónautomáticade asientoscontables
Ajustescontables
Cierre/Aperturade ejercicio
FIN
Procesamientos periódicos,
amortizaciones, diferencia de
cambio
Enlace entre contabilidad generada y documentos asociados
Informes contables: Libro Mayor, Conciliación bancaria, Estado de Situación, Pérdidas
y Ganancias, Evolución del patrimonio, Rendición de cuenta de banco o caja
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Viáticos
Permite gestionar los viáticos y su correspondiente rendición. Brinda reportes que proporcionan una trazabilidad entre las solicitudes, los adelantos entregados y las rendiciones de los mismos.
Crear solicitud de viajeResponsable: Solicitante de viaje o Solicitante superiorAprobar solicitud de viajeResponsable: Aprobador de viaje “Jede de área”Ingresar monto viáticoResponsable: Usuario que ingresa montoCálculo automático viáticoResponsable: Automáticamente al guardar datos de la solicitudAutorizar solicitud de viajeResponsable: Autorizador de viajeImpresión solicitud de viaje Responsable: Usuario solicitantePago adelanto de viajeResponsable: Usuario cajero tesorería o aprobador de transferencia
Ingresar rendición de viáticoResponsable: Solicitante de viaje o solicitante superior de rendiciónAprobar rendición de viáticoResponsable: Aprobador de rendiciónAutorizar rendición de viáticoResponsable: Autorizador de rendiciónAprobar rendición financieraResponsable: Aprobador financiero de rendiciónDevolución de viático a cobrarResponsable: Cajero tesorería / cajero recaudadorDiferencia de viático a pagarResponsable: Usuario cajero tesorería Impresión de rendiciónResponsable: Usuario solicitante de viaje Trazabilidad de viáticos Responsable: Aprobador financiero de rendición
Rendición de viáticosINICIO:
Ingresar rendición de viático
Autorizar rendición
Aprobarrendiciónfinanciera
FIN
Aprobar rendición
Control de documentación presentada y generación del asiento contable
¿Se pagó adelanto?
Pago o cobro del viático
+
No
Si ¿Diferencias a pagar o cobrar?
No
Si
Solicitud de viaje
INICIO:Necesidad
de viajar
Aprobarsolicitudde viaje
Autorizarsolicitud de
viaje
Pago del adelanto
+
FIN:Proceso solicitud
Crear solicitud de
viaje
¿Viaje al interior o al exterior?
¿Lleva adelanto?
interior
exterior
NoSi
Aprobar, Gestionar y realizar el pago
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Anticipo de Fondos
Permite gestionar los anticipos de fondos y su correspondiente rendición. Brinda reportes que proporcionan una trazabilidad entre las solicitudes, los adelantos entregados y las rendiciones de los mismos.
Rendición de Anticipo
INICIO:Ingresar
rendición de anticipo
Autorizar rendición
Aprobarrendiciónfinanciera
FIN
Aprobar rendición
Control de documentación
presentada
¿Diferencias a pagar o cobrar?
No
Si Pago o cobrodel anticipo
+
Solicitud Anticipo
Aprobar solicitud de
anticipo
Autorizarsolicitud de
anticipoCrear solicitud
de anticipo
INICIO:Necesidad de
solicitar anticipo
Crear solicitud de anticipoResponsable: Usuario solicitante de anticiposAprobar solicitud de anticipoResponsable: Aprobador de anticipo “Jefe de área”Autorizar solicitud de anticipoResponsable: Autorizador de anticipoPago AnticipoResponsable: Usuario cajero tesorería o aprobador de transferenciaIngresar rendición de anticipoResponsable: Solicitante de anticipoAprobar rendición de anticipoResponsable: Aprobador de anticipo “Jefe de área”
Autorizar rendición de anticipoResponsable: Autorizador rendición de anticipoAprobar rendición financieraResponsable: Aprobador financiero de rendiciónDevolución de anticipo a cobrarResponsable: Cajero tesorería / cajero recaudadorDiferencia de anticipo a pagarResponsable: Usuario cajero tesoreríaImpresión de rendiciónResponsable: Usuario solicitante de anticipoTrazabilidad de anticipo de fondosResponsable: Aprobador financiero de rendición
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Tesorería
Permite gestionar los cobros y pagos del organismo por distintos medios: transferencias, cajas de efectivo o cajas de cheques. Este módulo además contempla la gestión de libretas de cheques, registros de caja chica, órdenes de pago internas, anticipo de fondos, transferencias entre cuentas, valores en custodia y la rendición de fondo rotatorio. Brinda reportes de Arqueo de caja y Rendición de cuentas.
Crear gestión de pagoResponsable: Usuario Gestor de PagosPagar por transferenciaResponsable: Usuario Aprobador transferenciaPagar en efectivoResponsable: Cajero tesorería/cajero caja chicaPagar por chequeResponsable: Cajero tesoreríaCrear gestión de cobroResponsable: Usuario Gestor de CobroRegistrar cobro por transferenciaResponsable: Cajero recaudadorImportar o crear desde caja recaudadoraResponsable: Cajero Recaudador
Arqueo de cajaResponsable: Usuario responsable de ArqueoPreparar remesaResponsable: Usuario de remesaCrear orden de pago internaResponsable: Usuario gestor de OPIGestionar libretas de chequesResponsable: Usuario gestor de chequerasCrear transferencia entre cuentasResponsable: Usuario de transferencias entre cuentasGestión valores en custodiaResponsable: Usuario de tesoreríaGestión de caja chicaResponsable: Usuario cajero caja chica / Usuario responsable caja chica / Usuario Tesorero
Tesorería - Pagos
INICIO:Documentopara pagar
Crear gestión de
pago
FIN
Aprobar documentos
a pagar+
¿Formade pago?
TransferenciaPagar
Importar documentodesde caja
efectivo
Importar documentodesde caja
cheque
Efectivo
Cheque
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Remesa
INICIO:Preparar remesa
Prepararremesa
FIN:Inventario deActivo Fijoactualizado
Importardocumentos
cobrados
Tesorería
Tesorería - Cobros
INICIO:Documentopara cobrar
FIN
¿Formade cobro?
Transferencia
Cobrar
Crear documento
de cobro
Efectivo o cheque
Importar o crear documentos de
cobro desde caja recaudadora
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Presupuesto
Este módulo muestra la ejecución presupuestal en las distintas etapas del gasto. Está integrado con el Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF), sistema desde el cual se obtiene la información del presupuesto y sus ajustes, actualizando el crédito disponible a través de los gastos e inversiones realizadas en GRP.
Agrupador de Fondo Rotatorio
Crear documento
3 en 1Enviar a
SIIF+
Agrupar comprobantes
INICIO:Necesidad de
enviar reposición de fondo rotatorio
INICIO:Inicio del ejercicio
Crear el presupuesto, cargar las combinaciones e importar información
desde SIIF
Integración completa al
Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF)
Permite ver la ejecución del presupuesto (Presupuesto inicial, Afectado, Comprometido, Obligado, Disponible)
Transaccionespresupuestales
Estructurapresupuestal
Crear el presupuesto, cargar las combinaciones e importar información desde SIIFResponsable: Responsable SIIFTransacciones presupuestales: Crear Autorización para gastarResponsable: APG compradorTransacciones presupuestales: AfectarResponsable: Responsable SIIFTransacciones presupuestales: ComprometerResponsable: Responsable SIIFTransacciones presupuestales: ObligarResponsable: Responsable SIIFTransacciones presupuestales: Obligar 3en1Responsable: Responsable SIIFTransacciones presupuestales: Modificar transacciónResponsable: Responsable SIIF
Transacciones presupuestales: Anular transacciónResponsable: Responsable SIIFTransacciones presupuestales: Corrección de obligaciónResponsable: Responsable SIIFTransacciones presupuestales: Devolución al créditoResponsable: Responsable SIIFEstructura presupuestalResponsable: Responsable SIIFAgrupar comprobantes para rendirResponsable: Responsable SIIFCrear documento 3en1Responsable: Responsable SIIF
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Contratos y convenios
Permite registrar y gestionar contratos de proveedores por los servicios contratados y sus correspondientes renovaciones y prórrogas, retenciones, cesiones, adendas, ajustes por paramétricas permitiendo la finalización del contrato de forma manual o automática.
Ingresar Contrato desde procedimiento de CompraResponsable: Usuario responsable de ContratosIngresar Contrato sin procedimiento de CompraResponsable: Usuario responsable de ContratosConfigurar ParamétricasResponsable: Usuario responsable de Contratos (de ASSE Central)Ingresar Retenciones en ContratoResponsable: Usuario de ComprasAmpliación de ContratoResponsable: Usuario responsable de ContratosRenovación de ContratoResponsable: Usuario responsable de Contratos
Prórroga de ContratoResponsable: Usuario responsable de ContratosIngresar Adendas en ContratoResponsable: Usuario responsable de ContratosRegistrar Cesión de ContratoResponsable: Usuario responsable de ContratosIngresar Garantías y Pólizas en ContratoResponsable: Usuario responsable de ContratosRegistrar IncidentesResponsable: Usuario responsable de ContratosEvaluar ContratoResponsable: Usuario responsable de ContratosFinalizar ContratoResponsable: Usuario responsable de Contratos
INICIO:Necesidad decreación de
ContratoCrear
Contrato
Cálculo de paramétricasRetenciones
GarantíasCesiones
RenovacionesPrórrogas
Alertas devencimiento
ConfirmarContrato
FinalizarContrato
Evaluacióndel
proveedor
FIN:ContratoFinalizado
CompletarContratoGeneral
CompletarContratos
Particulares
Flujo del proceso de negocio
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Gestión Vehicular
Permite realizar la gestión de los vehículos con información relevante a su mantenimiento. Permitiendo gestionar: la trazabilidad de la flota, los mantenimientos realizados, la previsión de los próximos controles, los servicios, el costo por servicio.
Ingresar ChoferesResponsable: Usuario responsable de la flota o responsable de transporteIngresar VehículoResponsable: Usuario responsable de la flota o responsable de transporteRegistrar gasto de combustibleResponsable: Usuario de la flotaRegistrar kilometrajeResponsable: Usuario de la flota / Usuario creador del vehículo
Trazabilidad de la flotaResponsable: Usuario responsable de la flotaCrear Solicitud de MantenimientoResponsable: Usuario de la flotaSolicitud de VehículoResponsable: Usuario solicitante de viajeAprobación de Solicitud Responsable: Usuario aprobador de viajeValidación de SolicitudResponsable: Usuario responsable de transporte
Gestión vehicular
Ingresarvehículo
Crear solicitud de
mantenimientoIngresarchoferes
INICIO:Necesidad de
ingresar vehículo
Registro de combustible por litro, kilometraje, ubicación del
vehículo, seleccionar chofer
Viaje en vehículo
Aprobaciónde solicitud
Validaciónde solicitud
Solicitud devehículo
INICIO:Necesidad de viajar en un
vehículo
Se crea agenda con vehículo que realizará el viaje
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INTEGRACIÓN SIIF (Sistema Integrado de Información Financiera)
El presupuesto y sus ajustes registrados en el SIIF, son cargados en forma automática en el GRP.Desde GRP se generan transacciones que permiten afectar, comprometer y obligar en SIIF. Contemplando casos de modificación, corrección de obligación, devolución al crédito y anulación. Las licencias no gozadas y los alquileres oficiales se realizan en SIIF y se cargan en forma automática en GRP.Las acciones de intervención, priorización, pagos de proveedores se registran en el SIIF y son utilizadas por GRP para actualizar el estado de los comprobantes.
INTEGRACIÓN RUPE (Registro Único de Proveedores del Estado)
El catálogo de proveedores y sus novedades son cargados en GRP de forma automática.
INTEGRACIÓN SICE (Sistema Integrado de Compras Estatales)
El catálogo de artículos y sus novedades son cargados en GRP de forma automática, permitiendo seleccionar los artículos que serán utilizados por la organización.Las solicitudes de compra son registradas en GRP y enviadas en forma automática a SICE.Las ofertas de proveedores son cargadas en GRP desde SICE cuando se utiliza apertura electrónica, o de lo contrario son cargadas en GRP y enviadas a SICE.Las adjudicaciones son gestionadas en GRP y enviadas a SICE. Las órdenes de compra cargadas en el GRP son enviadas automáticamente a SICE.
Integraciones
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