GOBIERNO REGIONAL DE CUSCO DIRECCIÓN REGIONAL DE EDUCACIÓN DEL CUSCO UNIDAD DE...

GOBIERNO REGIONAL DE CUSCO DIRECCIÓN REGIONAL DE EDUCACIÓN DEL CUSCO

UNIDAD DE GESTIÓN EDUCATIVA LOCAL DE ACOMAYO “Todos Comprometidos por una Educación de Calidad”

“AÑO DE LA LUCHA CONTRA LA CORRUPCION Y LA IMPUNIDAD”

OCP-ABAST-AGA EX – FUNDO CABRERA S/N – ACOMAYO - ACOMAYO

DIRECTIVA N°002 – 2019/CP/UGEL-A.

“NORMAS PARA LA ADMINISTRACION, CONTROL, DESPLAZAMIENTO, USO ADECUADO,

MANTENIMIENTO Y CUSTODIA DE LAS UNIDADES VEHICULARES Y MOTORIZADAS DE LA

UGEL ACOMAYO Y LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS DEL AMBITO”

I. OBJETIVO.

La presente Directiva tiene por objetivo establecer las normas que regulen y

controlen, el desplazamiento, uso adecuado, mantenimiento y custodia de las

unidades vehiculares y motorizadas del ámbito de la UGEL ACOMAYO y las

Instituciones Educativas del Ámbito.

II. FINALIDAD.

La finalidad de la presente Directiva, es hacer conocer el uso adecuado, custodia física,

salida fuera de la entidad y el retorno de unidades vehiculares y motorizados a todo el

personal del ámbito de la UGEL ACOMAYO y las instituciones educativas del ámbito

para garantizar la utilización desplazamiento y custodia de los bienes del estado.

III. BASE LEGAL.

Ley N°29151 Ley General del Sistema Nacional Bienes Estatales.

Ley N°27785 Ley orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General

de Republica.

LEY N°27444 Ley de Procedimientos Administrativo General.

LEY N°28716 Ley de Control Interno de las Entidades del Estado.

LEY N° 27181 Ley General de Transporte y Tránsito Terrestre.

Ley N°29151 Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales y su Reglamento

Aprobado por el Decreto Supremo N°007-2008-VIVIENDA.

Decreto Supremo N°033-2005-PCM Reglamento de Código de Ética de la Función

Pública.

Resolución N°158-97/SBN que Aprueba el Catalogo Nacional de Bienes Muebles del

Estado y la Directiva que Norma su Aplicación.

Resolución de Contaduría N°067-97-EF/93.01 que Aprueba el Compendio de la

normatividad Contable y sus Modificaciones.

Resolución de Contraloría N°320-2006-CG Normas de Control Interno para el Sector

público.

Resolución de Contraloría N°458-32008-CG Guía de Implantación del Sistema de Control

Interno en las Entidades del Estado.

Ordenanza Regional N°046-2013-GR/GRC Cusco que Aprueba el Reglamento de la

Organización y Funciones (ROF) del Gobierno Regional Cusco.

Directiva N°004-2014-CG CUSCO/ PR Normas y Procedimientos para el Uso Adecuado

Custodia Física y Control de Salida y Reingreso de Bienes Muebles de la Propiedad del

Gobierno Regional Cusco.

Resolución N° 046-2015/SBN Aprobar la Directiva N°001 -2015/SBN "Procedimientos de

Gestión de los Bienes Muebles Estatales.





IV. ALCANCE.

La presente Directiva es de aplicación en todo ámbito de la UGEL ACOMAYO y las

instituciones educativas del ámbito.

V. RESPONSABILIDAD.

Las Unidades Orgánicas de la UGEL ACOMAYO y las instituciones educativas del ámbito

son responsables del cumplimento de lo dispuesto en la presente Directiva.

VI. DISPOSICIONES GENERALES.

6.1. Todos los Vehículos de la dependencia de la UGEL ACOMAYO y las instituciones

educativas del ámbito. Deben de ser utilizados únicamente para atender asuntos

oficiales debidamente autorizados. (Anexo N°01)

6.2. Todos los Vehículos de la UGEL ACOMAYO y las instituciones educativas del ámbito.

Solo podrán salir de las instalaciones de las entidades previa PAPELETA de

Autorización del Director de la Administración, en coordinación con la oficina de

Control Patrimonial. (Anexo N°01).

6.3. Los vehículos son únicamente conducidos por el conductor asignado y/o

funcionario autorizado el cual deberá ser acreditado previamente por la oficina de

personal, los mismos deben de portar:

Autorización del director de la oficina de la dirección de administración o de

la oficina de Abastecimiento y Control Patrimonial.

Orden de trabajo autorizado por el funcionario responsable, cuando se realice

viajes fuera de la ciudad.

Tarjeta de propiedad y revisión técnica de la unidad motorizada.

Licencia de conducir profesional, acorde al vehículo en uso, DNI del conductor

del vehículo.

Libreta de control individual de vehículo —bitácora.

Tarjeta del SOAT.

Tarjeta de control de uso vehicular de asignación de comisiones.

Registrado de reporte diario o la solicitud de movilidad.

Copia de póliza de seguros del vehículo.

6.4. El itinerario de la comisión para la cual fue requerida la movilidad debe de

cumplirse estrictamente bajo responsabilidad del usuario v del conductor del

vehículo que le es asignados para la comisión.

6.5. Los viajes en comisión de servicio en horario nocturno están restringidos a lo

necesario, con la finalidad de evitar riesgos personales y de las unidades

vehiculares, los cuales deberán ser autorizados por el director de administración, o

la oficina de abastecimiento y control patrimonial, siendo dichos viajes bajo

responsabilidad de los comisionados sea el funcionario y/o servidor y chofer de

la unidad vehicular.

6.6. La circulación de todas las unidades vehiculares y motorizadas de las entidades,

solo procederá en los espacios territoriales de su jurisdicción, durante la jornada

ordinaria normal de trabajo deberán ser internadas obligatoriamente en el garaje

después de finalizado el horario de trabajo o cumplido el servicio.

6.7. Queda terminantemente prohibido conducir bajo los efectos del consumo de

alcohol, fármacos o estupefacientes, bajo responsabilidad del conductor y del

funcionario y/o servidor público que lo permita.





6.8. Todas las unidades vehiculares y motorizada de las entidades llevaran pintados en

las puertas delanteras, el logotipo del "Gobierno Regional del Cusco y/o Ugel

Acomayo", así como la inscripción "para uso exclusivo del servidor oficial", el color

del logotipo debe contrastar con el color de la unidad móvil, de tal forma que

permita una fácil identificación del vehículo de las entidades. (Anexo N°05)

VII. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS.

7.1. DE LA OFICINA DE ABASTECIMIENTO DE LA OFICINA GENERAL DE

ADMINISTRACION.

7.1.1. Debe proveer documentos de autorización para el combustible con la

cantidad autorizada (Anexo 7).

7.1.2. Llevar el control del kilometraje de recorrido para el servicio de

mantenimiento del vehículo en la bitácora de mantenimiento. (Anexo

N°02)

7.1.3. El Director de la Oficina de Administración, contratara a una compañía de

seguros de pólizas de seguros de acuerdo a la disponibilidad presupuestal

de la entidad y a la ley de contrataciones del estado, y su reglamento, así

como la normatividad vigente al respecto, disponiendo el pago oportuno

para que los vehículos siempre estén cubiertos contra toda eventualidad,

accidente o siniestro.

7.2. DE LA OFICINA DE PATRIMONIO Y DE LA OFICINA GENERAL DE ADMINISTRACION.

7.2.1. Debe proveer documentos de autorización de la salida de las unidades

vehiculares y motorizadas de su dependencia y su ámbito.

7.2.2. Tener bajo su custodia la copia autenticada de las tarjetas de propiedad

vehiculares. (Anexo N°06)

7.2.3. Tener el acta de entrega al conductor mediante el (Anexo N°06).

7.2.4. El control del ingreso, permanencia y salida de las unidades motorizadas

es responsabilidad de oficina de control patrimonial lo que deberán de

verificar el estado de conservación de vehículo, la existencia de accesorios,

implementos, herramientas y otros, cuya incidencia serán anotadas en el

parte diario de movimiento de vehículos y en el cuadro de control. (Anexo

N°04).

7.3. DE LOS FUNCIONARIOS Y CONDUCTORES.

7.3.1. La solicitud de movilidad para la utilización de las unidades vehiculares de

las entidades deberá ser presentada con una anticipación no menor a 48

horas y transmitida por escrito a través del formato de solicitud de

movilidad. Informándose sobre la naturaleza del servicio, el lugar del

destino, la hora de salida, la hora aproximada de retorno del funcionario o

servidor que solicita el servicio.

7.3.2. En caso de traslado de materiales, maquinarias y/o equipos, el área usuaria

deberá presentar formulario de salida de bienes, aprobados por la oficina





de abastecimiento-control patrimonial y director de la oficina de

administración.

7.3.3. Las ordenes de trabajo, serán llenadas de acuerdo al recorrido a realizar y

una vez concluida la comisión de servicio, serán firmadas y selladas por el

usuario de la unidad motorizada. Estas órdenes de trabajo serán entregadas

por el conductor de vehículo a la oficina de Control Patrimonial para su

procesamiento y control. (Anexo N°01).

7.4. DEL CONDUCTOR.

7.4.1. Es obligación del conductor al que le ha asignado un vehículo, verificar el

estado del vehículo y sus accesorios, siendo su labor rutinaria minina la

revisión de: (Anexo N°04).

Adecuado nivel de aceite en el motor.

Adecuado nivel de agua o refrigerante en el radiador.

Adecuado nivel de agua de batería.

Adecuado nivel de líquido freno.

Estado de llantas (incluida la llanta de repuesto).

Estado de lunas, espejos y limpiaparabrisas.

Funcionamiento de luces y además equipos del vehículo.

VIII. DISPOSICIONES FINALES.

8.1. El incumplimiento de las normas contenidas en la presente Directiva, constituye

una falta de carácter disciplinario y los infractores serán sancionados de acuerdo a

las disposiciones legales vigentes; lo cual no exime de la responsabilidad civil penal

que pudiera corresponder por los daños y perjuicios que ocasionaran a la entidad.

8.2. Cualquier aclaración a lo establecido en la presente directiva, así como los vacíos

que pudieran existir, corresponde ser superada por la oficina de Administración en

coordinación con la oficina de control patrimonial.

8.3. El órgano de control institucional, cautela el adecuado cumplimiento de lo

establecido en la presente Directiva.

8.4. Emitir una copia a las dependencias competentes para la aplicación de la directiva,

unidad de Administración, unidad de abastecimiento, unidad de patrimonio y

funcionarios que requieran del uso vehicular y motorizado.

8.5. Forma parte de la Siguiente Directiva los Siguientes Anexos.

Anexo N°01: Papeleta de Autorización de Salida del Vehiculo Motorizado.

Anexo N°02: Libretas de control individual del vehículo.

Anexo N°03 Parte diario del movimiento de vehículos.

Anexo N°04 Cuadros de control y registro de ingreso de accesorios y

herramientas de vehículos.

Anexo N°05 Logotipo institucional a nivel de pliego para vehículos livianos y

menores de la UGEL ACOMAYO.

Anexo N°06 Actas de Entrega y Recepción de Vehículo.

Anexo N° 07 Vale de Combustible.





ANEXO N° 1

PAPELETA DE AUTORIZACION DE SALIDA DE VEHICULOS MOTORIZADOS.

TIPO DE VEHICULO : PLACA :

NOMBRE DEL CONDUCTOR :

NUMERO DE BREVETE : CATEGORIA:

LUGAR DE COMISION :

MOTIVO DE COMISION :

NOMBRE Y APELLIDOS DE LOS FUNCIONARIOS Y/O TRABAJADORES QUE VIAJAN

___________________________________________________

___________________________________________________

GALONES DE COMBUSTIBLE : ………GLN GASOLINA: PETROLEO:

KL DE SALIDA :……………………………KM. DE LLEGADA :……………………………..

HORA DE SALIDA :…………………………… HORA DE RETORNO :……………………………..

FECHA DE SALIDA :……………………………FECHA DE RETORNO : ………………………….…

_________________________ _________________________

PERSONAL SOLICITANTE JEFE DE ABASTECIMIENTO

__________________________ __________________________

RESPONSABLE DE PATRIMONIO DIRECTOR DE ADMINISTRACION

NOTA: En esta papeleta de salida deberá llevar consignado por el solicitante la hora en la que la comisión comienza

hasta el término de la misma para así evitar responsabilidades de los desperfectos del vehículo motorizado, para lo

cual adjuntara su requerimiento, papeleta de salida del personal y/o memorándum.

Asumirá la reposición y/o reparación si existiera alguna avería del vehículo según la directiva de la institución.





ANEXO N° 2

LIBRETA DE CONTROL INDIVIDUAL DEL VEHICULO

DEPENDENCIA:

CONDUCTOR VEHICULO:

VEHICULO/PLACA:

MES Y AÑO:

EJECUTADO AUTORIZADO

LUGAR DE SERVICIO/OBSERVACIONES

KILOMETRAJE SALIDA / RETORNO

SALIDA ENTRADA FIRMA JEFE





ANEXO N° 3

PARTE DIARIO DEL MOVIMIENTO DE VEHICULOS

DEPENDENCIA:________________________________________________________________________________________________________________

FECHA: _________________________________________________

DATOS VEHICULARES MOTIVO DE USO EJECUTADO

COD/PLACA CONDUCTOR ORDEN (ANEXO)

LUGAR DONDE VIAJA

HORA SALIDA

HORA RETORNO

KILOMETRAJE FECHA

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

11

12





ANEXO N°04

CUADRO DE CONTROL Y REGISTRO DE INGRESO DE ACCESORIOS Y HERRAMIENTAS DE VEHICULOS

N°

UNIDAD PLACA COMBUSTIBLE

TANQUE LLAVE DE CONTACTO

LIMPIA PARABRISAS

CILINDRO DE COMBUSTIBLE

LLANTA DE REPUESTO

MANGUERA GATA LLAVE DE RUEDAS

INFLADOR OTROS FIRMA DEL CONDUCTOR

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

11

12





ANEXO N° 05 LOGOTIPO INSTITUCIONAL PARA VEHICULOS

VEHICULO USO EXCLUSIVO DEL

SERVICIO OFICIAL





ANEXO N° 06 ACTA DE ENTREGA Y RECEPCION DEL VEHICULO

ENTIDAD: COLOR: CILINDRADA:

PLACA: N° DE MOTOR: TIPO DE COMBUST:

CARROCERIA: N° DE SERIE: TRANSMISION:

MARCA: AÑO:

MODELO: KILOMETRAJE

SISTEMA APRECIACION TECNICA

SISTEMA APRECIACION

ESTADO CANTIDAD ESTADO CANTIDAD

1. MOTOR

CILINDRO

CULATA

CARBURADOR

CARTER

DISTRIBUIDOR

BOMBA DE INYECCION

BOMBA DE GASOLINA

PURIFICACION DE AIRE

2. SISTEMA DE FRENOS

BOMBA DE FRENO

ZAPATA Y TAMBORES

DISCOS Y PASTILLAS

3. SISTEMA DE REFRIGERACION

RADIADOR

VENTILADOR

BOMBA DE AGUA

4. SISTEMA ELECTRONICO

MOTOR DE ARRANQUE

BATERIA

ALTERNADOR

BOBINA

RELAY ALTERNADOR

CIRCUITO DE LUCES

FAROS

CABLEADOS

5. SISTEMA DE TRANSMISION

CAJA DE CAMBIO

BOMBA DE EMBREAGUE

CAJA DE TRANSFERENCIA

DIFERENCIAL CAJERO

DIFERENCIA DELANTERO

RETROVISOR

EXTINTOR

AUTORADIO





ANEXO N° 07

VALE DE COMBUSTIBLE

ENTIDAD : UNIDAD DE GESTION EDUCATIVA LOCAL ACOMAYO RUC : 20602136141

UNIDAD : UNIDAD DE ABASTECIMIENTO

VALE DE COMBUSTIBLE

N°

DIA MES AÑO

Nro TIPO

MARCA

MODELO PLACA COLOR

GRIFO :

CANTIDAD TIPO DE COMBUSTIBLE COSTO

LECTURA KILOMETRAJE

P.U. TOTAL INICIAL FINAL

MOTIVO DE LA DOTACION

RESPONSABLE

CHOFER

RESPONSABLE ADMINISTRADOR

ABASTECIMIENTO CHOFER

FECHA DE ATENCION

DIA MES AÑO

Vº Bº GRIFO

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