Gestión  de  Requerimientos:  el  talón  de  Aquiles  de  los  proyectos

Guilherme Siqueira Simõesguilherme.simoes@fattocs.com  

Enlighten  your  software

1  de  Julio  de  20151

q ¿Qué  es  la  gestión  de  requerimientos?

q La importancia de la gestión de requerimientos para los proyectos

q La  relación  de  la  gestión  de  requerimientos  con  la  dirección  de  proyectos

q Las funciones principales de la gestión de requerimientos

q Dificultades comunes en la gestión de requerimientos

q ¿Cómo mejorar la gestión de requerimientos?

q Nueva Certificación del PMI: Professional in Business Analysis (PBA)

Agenda

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q Es  la  disciplina  responsable  por  planear,  analizar,  documentar,  acompañar,  comunicar  y  controlar  requerimientos  *

q Involucra  comunicación  entre  miembros  del  equipo  del  proyecto  y  los  otros  interesados,  y  adaptaciones  para  los  cambios  de  requerimientos  durante  todo  el  proyecto

q Requerimiento:  una  condición  o  capacidad  que  debe  estar  presente  en  un  producto,  servicio  o  resultado  para  satisfacer  un  contrato  u  otra  documentación  formalmente  impuesta.  (PMBOK  5ª  edición)

¿Qué  es  la  Gestión  de  requerimientos  para  el  PMI?

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*PMI’s  Pulse  of  the  Profession:  Requirements  Management                        A  Core  Competency  for  Project  and  Program  Success  -­ 2014

q Las  principales  causas  de  fracasos  en  proyectos  son:  – Scope Creep– Comunicación  deficiente– Baja  participación  de  los  interesados  – Apoyo  inadecuado  del  patrocinador

q Todos  estos  problemas  involucran  y/o  impactan  requerimientos

q 47%  de  los  fracasos tienen  como  causa  gestión  de  requerimientos  deficiente  

Importancia  de  la  Gestión  de  Requerimientos*

4*PMI’s Pulse  of  the Profession:  Requirements Management                        A  Core  Competency for Project  and  Program Success -­ 2014

•Ahora enfocando proyectos de software:

•20% de los defectos tienen su origen en requerimientos

•Encontrar y corregir defectos en el software después de

entregado es >100 x más costoso que hacerlo en la fase de requerimientos

**Software  Defects  Origins  and  Removal  Methods  Capers  Jones  -­ 2014

***Software  Defect  Reduction  – Top    10  List    Barry  Boehm  y  Victor  Basili -­ 2001

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Importancia  de  la  Gestión  de  requerimientos

¿Qué  es  calidad?

•Calidad es el grado en que un conjunto de características inherentes cumple con los

requerimientos - ISO 9000

•Pero, ¿Cómo asegurar calidad si hay errores en los

requerimientos?(Recuerde: 20% de los defectos de software son originados en requerimientos)

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Definición  de  requerimiento

(1)  Condición  o  capacidad  que  un  usuario  necesita para  resolver  un  problema  o  lograr  un  objetivo

(2)  Condición  o  capacidad    que  debe  cumplir o  poseer  un  sistema  o  uno  de  sus  componentes  para  satisfacer  un  contrato,  estándar,  especificación  u  otra  documentación  formalmente  impuesta

(3)  Representación  documentada  de  una  condición  o  capacidad  como  en  (1)  o  (2)

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...o  Especificación  de  requerimientos

deseo  (proyecto)

producto

Documentación  de  las  capacidades  del  proyecto  o  producto

ISO/IEC/IEEE  24765

Gestión  de  Requerimientos  x  Dirección  de  Proyectos

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Gestión  del  Alcance

5.3  Recopilar  Requerimientos

5.3  Definir    el  Alcance

5.4  Crear  la  WBS

5.5  Validar  el  Alcance

5.1  Planificar  la  Gestión  del  Alcance

5.6  Controlar  el  Alcance

13.1  Identificar  a  los  Interesados

13.2  Planificar  la  Gestión  de  los  Interesados

4.1  Desarrollar  Acta  de  Constitución  del  Proyecto

8.3  Controlar  la  Calidad

4.2  Desarrollar  Plan  para  la  Dirección  del  Proyecto

4.3  Dirigir  y  Gestionar  el  Trabajo

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ElicitaciónElicitación Análisis  de  requerimient

os

Análisis  de  requerimient

os

Monitoreo  y  ControlMonitoreo  y  Control

Identifica  necesidades  de  un  conjunto  de  interesados   Documenta,  organiza,  modela,  

verifica  y  valida  los  requerimientos

Prioriza,   administra  conflictos,  problemas  y  cambios  con  el  fin  de  garantizar  el  acuerdo  sobre  el  alcance  de  la  solución,  identificando  la  mejor  forma  de  comunicar  los  requerimientos  y  la  manera  de  como  será  mantenido  el  conocimiento  obtenido  para  uso  futuro

Visión  Funcional  de  la  Gestión  de  requerimientos

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ElicitaciónElicitación Análisis  de  requerimie

ntos

Análisis  de  requerimie

ntos

Monitoreo  y  ControlMonitoreo  y  Control

Búsqueda,  investiganecesidades

Organiza,  especifica,verifica    y  valida

Administra  conflictos  y  cambios,  busca  aprobación,  prioriza

Visión  Funcional  de  la  Gestión  de  requerimientos

Cambios

Información

Requerimientos

¿Cuáles  son  los  problemas  en  esta  tira  cómica?

11http://www.projectcartoon.com

¿Y  si  no  hubiera  teléfono  roto?

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¿Entregar  exactamente  lo  que  el  cliente  pide  garantiza  su  satisfacción?

q Dificultad:  Comunicación– Proporcionar  información  sin  subjetividad  o  ambigüedad:  Los  requerimientos  se  expresan  a  menudo  en  lenguaje  natural,  lo  que  facilita  la  comprensión,  pero  da  lugar  a  varias  interpretaciones

– Falla  en  la  interpretación  del  mensaje  entre  el  analista  de  requerimientos  y  interesados.  La  propagación  errónea  de  los  requerimientos  para  los  otros  miembros  del  equipo  involucrados  en  el  proyecto

q Solución:  Desarrollar  habilidades  de  comunicación:  escrita,  verbal,  non-­verbal  e  interpersonal

Principales  Dificultades  con  Requerimientos

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q Dificultad:  Acceso  a  los  interesados– No  siempre  está  al  alcance  del  analista  seleccionar  las  personas  con  quien  levantar  requerimientos

– A  veces  un  intermediario  es  seleccionado  para  desempeñar  el  rol  de  un  interesado.  Esto  es  común  cuando  el  interesado  es  externo  a  la  organización  (cliente,  proveedor,  aliado,  etc)

– Esto  significa  un  riesgo  considerable  de  que  la  información  recolectada  no  sea  la  más  adecuada  

– “No  tengo  tiempo.”– ¿Cuál  es  el  rol  del  interesado?

± ¿Cliente  directo?± ¿Cliente  indirecto?± ¿Externo  a  la  organización?

Principales  Dificultades  con  Requerimientos

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q Solución:  Acceso  a  los  interesados– “Los  responsables  de  negocio  y  los  desarrolladores  deben  trabajar  juntos  de  forma  cotidiana  durante  todo  el  proyecto.”  – Cuarto  Principio  del  Manifiesto  Ágil

– Promover  cultura  de  participación– Ayuda  de  alguien  con  más  autoridad– Enfocar  métodos  de  levantamiento  que  necesiten  de  menos  tiempo  del  interesado:  observación,  análisis  de  documentación,  cuestionarios

– Buscar  otra  persona  con  más  interés  y  disponibilidad

Principales  Dificultades  con  Requerimientos

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q Dificultad:  Usuarios  que  no  saben  lo  que  desean– Esta  dificultad  varia  desde  aquellos  que  no  saben  decir  lo  que  quieren,  hasta  aquellos  que  dicen  la  necesidad  incorrecta.  Y  esto  es  un  escenario  muy  frecuente

– ¿Qué  hacer?  – ¿Cambiar  los  usuarios?

Principales  Dificultades  con  Requerimientos

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q Solución:  Acceso  a  los  interesados– El  gran  valor  del  trabajo  de  requerimientos  es  comprender  correctamente  las  necesidades,  aunque  el  usuario  no  sepa  decir  con  claridad  lo  que  desea.  El  trabajo  debe  ser  proactivo,  no  pasivo

– Los  métodos  a  aplicar  deben  ser  bien  evaluados.  Lo  que  funciona  bien  para  algunos  no  funciona  para  todos.  Prototipos y  observación son  efectivos  para  traer  información  de  quién  no  sabe  expresarse

Principales  Dificultades  con  Requerimientos

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q Dificultad:  Requerimientos  implícitos– O  los  requerimientos  “obvios”,  pero  no  explícitos– El  analista  escucha  a  los  interesados,  documenta  sus  necesidades,  diseña  una  solución,  valida  la  misma  con  éstos  y  obtiene  aprobación.  El  producto  es  desarrollado  y  en  la  entrega  varias  necesidades  no  mencionadas  antes  son  presentadas

– ¿Quién  falló?– ¿Los  interesados?  ¿El  analista?

Principales  Dificultades  con  Requerimientos

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A B C

Correcto Especificado

q Solución:  Requerimientos  implícitos– Creer  que  el  trabajo  de  requerimientos  está  restricto  al  explícito  no  es  realista

– No  hay  método  o  herramienta  que  garantice  que  la  especificación  sea  completa.  Todavía  hay  como  minimizar:

– Profundizar  conocimiento  en  el  negocio– Observación– Prototipos

Principales  Dificultades  con  Requerimientos

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q Dificultad:  Cambios– "(...)  requerimientos  cambian  a  un  ritmo  de  2%  por  mes  (...)"  -­Capers Jones  en  “Software  Engineering:  The State of  theArt  in  2008”.

Principales  Dificultades  con  Requerimientos

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q Solución:  Cambios– Cambios  generan  trabajo  adicional.  Todavía,  no  todos  significan  problema.  Cambios  deberían  existir  para  aumentan  (o  preservar)  el  valor  del  proyecto

– Un  trabajo  de  requerimientos  pasivo,  casi  siempre  resulta  en  muchos  cambios  innecesarios  después  (para  corregir  el  alcance).  Posición  proactiva  es  clave

– Elaborar  una  especificación  modificable

Principales  Dificultades  con  Requerimientos

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¿Cómo  mejorar  la  Gestión  de  Requerimientos?

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Gestión  de  RequerimientosPersonas

Procesos

Cultura

Sólo  20%  de  las  empresas  relatan  alta  madurez  en  la  gestión  de  requerimientos

q Invertir  recursos  adecuados  (ej.:  tiempo,  personal  calificado)  en  la  gestión  de  requerimientos– 51%  de  las  empresas  no  lo  hacen

q Desarrollar  habilidades  necesarias  para  la  gestión  de  requerimientos– 34%  de  las  empresas  no  lo  hacen  bien

Mejorar  la  Gestión  de  Requerimientos:  Personas

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q Estandarizar  y  formalizar  procesos  para  uso  consistente  y  amplio  de  buenas  practicas  de  gestión  de  requerimientos  en  todas  los  proyectos– <  50%  de  las  empresas  demuestran  buen  desempeño  en  las  practicas  de  GR

Mejorar  la  Gestión  de  Requerimientos:  Proceso

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0% 10% 20% 30% 40% 50% 60%

Gestión  de  CambioDefinición   de  los  requisitos  de  negocio

Alineación   de  expectativas  con  las  partes  …Definir/monitorear   objetivos,  beneficios  y  …Verificación   y  Validación  de  la  Solución

Colaboración  entre  GP  y  responsable  por  GRComprometimiento  del  PatrocinadorCompetencia  del  responsable  por  GR

Satisfacción  del  cliente  finalCalidad  del  producto

q Sensibilizar  la  Administración  y  Patrocinadores  del  valor  de  la  práctica  da  gestión  de  requerimientos  en  los  proyectos  para  obtener  apoyo  y  compromiso

– La  mayoría  de  las  organizaciones  no  valoran  la  GR  como  competencia  fundamental  en  proyectos

Mejorar  la  Gestión  de  Requerimientos:  Cultura

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q Análisis  de  Negocio  es  la  aplicación  de  conocimiento,                            habilidades,  herramientas  y  técnicas  para:– Identificar  problemas  y  necesidades  de  negocio– Identificar  y  recomendar  soluciones  viables  para  estas                                    necesidades

– Recolectar,  documentar  y  gestionar  requerimientos  de  los                                                interesados  para  cumplir  objetivos  de  negocio  y  del  proyecto

– Facilitar  el  trabajo  del  equipo  del  proyecto  

q Análisis  de  Negocio  casi  siempre  empieza  antes  del  inicio  del  proyecto  y  sigue  después  de  su  cierre

q Gestión  de  requerimientos  es  un  subconjunto  del  Análisis  de  Negocios

q Examen  para  credencial  PMI-­PBA  inició  en  el  2014

Professional  in  Business  Analysis (PMI-­PBA)

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q Evaluación  de  Necesidades:  Entender  un  problema  (o  oportunidad)  de  negocio  y  evaluar  opciones  para  ayudar  a  elaborar  una  solución  efectiva

q Planeación:  Plan  para  gestionar  las  actividades  de  BA  en  el  proyecto.  Define  herramientas,  políticas  y  procedimientos  para  el  plan  de  gestión  de  requerimientos,  rastreabilidad,  control  de  cambio  y  documentos  y  criterios  de  aceptación  

q Análisis:  Tareas  para  la  recolecta,  análisis,  descomposición,  aceptación,  aprobación,  especificación  y  validación  de  requerimientos  del  proyecto  o  producto

q Trazabilidad  y  Monitoreo:  Gestiona  tanto  el  ciclo  de  vida  de  los  requerimientos  así  como  la  comunicación  de  su  estatus  a  los  interesados

q Evaluación  de  la  Solución:  Evalúa  que  tan  bien  cumple  con  la  solución  a  los  requerimientos  y  necesidades  de  negocio.  Incluye  pruebas,  evaluación  de  deficiencias  y  aceptación  

Dominios  cubiertos  en  el  examen  PMI-­PBA

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q PMI’s Pulse  of  the Profession:  Requirements Management  A  Core  Competency for Project  and  Program Success -­ 2014

q Business  Analysis for practitioners:  a  practice guide  (PMI)

q Requirements Management  Knowledge Center  of  Excellence(www.pmi.org/Knowledge-­Center/Requirements-­Management.aspx)

q www.projectmanagement.com/Practices/Requirements-­Management

q PMI  Professional  in  Business  Analysis (PMI-­PBA)  (www.pmi.org/Certification/pba.aspx)

q A  Guide  to  the Business  Analysis Body of  Knowledge – BABOK  3.0  (IIBA)

Para  saber  más

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¿Preguntas?

¡Gracias  por  la  atención  y  participación!

Guilherme Siqueira Simões

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Cierre

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