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GESTION POR PROCESOS

IDENTIFICACION Y DISEO DE PROCESOSJULIO CESAR DAZA LARROTADOCENTE 2016

IDENTIFICACION YDISEO DE PROCESOSUN PROCESOIDENTIFICACLASIFICACARACTERIZADOCUMENTA

Definicin de Proceso: Conjunto de actividades secuenciales o paralelas que ejecuta un productor, sobre un insumo, le agrega valor a ste y suministra un producto o servicio para un cliente externo o interno.

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IDENTIFICACION DEL PROCESO Un sistema y como tal su comportamiento est determinado por las mismas leyes del enfoque de sistemas: tendr elementos de entrada, tendr actividades de transformacin cuyo resultado es un producto y debe tener retroalimentacin que permita determinar si el proceso esta encaminado o esta logrando su propsito. PROCESO CARACTERISTICAS.

OBJETIVO: Propsito del proceso, que se pretende lograr con l y debe tener relacin con el producto.

RESPONSABLE: Orienta, observa y mantiene el proceso bajo control y asigna los recursos necesarios para lograr el objetivo.

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ALCANCE

Determinacin de la responsabilidad del proceso. Se determina el INICIO y FIN del proceso. Tambin puede orientar sobre las inclusiones y exclusiones que afectan el objetivo.INSUMOS: Todo lo que se requiere como materia prima para transformarlos en productosFinales. Es el proceso el que convierte las entradas en salidas mediante actividades de Transformacin y utilizacin de los recursos. Tambin se requiere como INSUMOS laInformacin necesaria para la transformacin y la retroalimentacin que permita hacer Ajustes al proceso.Proveer (Interno o externo).

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PRODUCTOS: Todo lo que entrega el proceso para un cliente (Interno-externo) y que respondan a las necesidades identificadas para ste.Tangible, bien material. Intangible, Cuando se trata de un servicio.Se debe saber a quien se le entrega el producto, quien es el cliente (interno-externo), como tambin cual es el proceso que lo requiere o sea con quien se interacta.

RECURSOS: Todo aquello que permite transformar los insumos en PRODUCTO(s).Mano de obra, Maquinas, Medios logsticos o tecnologa dura o blanda. (hardware, software).

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DURACION: Cliente= importante la oportunidad en la respuesta o el tiempo que se demora en entregar el producto.Tiempo transcurrido desde la actividad identificada como INICIO, entrada del insumo, hasta la actividad conocida como FIN. TIEMPO DE CICLO

CLIENTEINSUMOS PROCESOSCLIENTECONSUMIDOR FINAL

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CLIENTESProveedoresFinanciadoresSociedadCONSUMIDORFINALOrganizacinAdministracinEmpleados Clientes y partes interesadas, grupos de inters o stakeholders CAPACIDAD:Lo que el proceso puede entregar en el tiempo determinado por la duracin, y establecido como volumen o cantidad de unidades entregadas en relacin con el producto ofrecido.

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FORMATO DE PROCESO

Formato de proceso, en la cual se presentan a modo de plantilla la informacin necesaria para describir y precisar los diferentes procesos

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COMO LOGRAR EL PROPOSITO DE LOS PROCESOS El propsito de cualquier proceso es satisfacer las necesidades y las expectativas de los clientes, igualmente tiene diferentes niveles de satisfaccin, la cual esta vinculada con los conceptos de calidad, atencin y costo. EFICACIA:Alcanzar el objetivo, entregar lo que se espera con la calidad requerida. Para el diseo de un proceso se debe conocer las necesidades y las expectativas de los clientes, para satisfacerlas con Eficacia.En suma, la adecuada relacin entre Actividades y producto determina la EFICACIA.

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LA EFICIENCIAEs el uso adecuado de los recursos que permitirn determinar el costo adecuado del producto final. Se establece en tres maneras diferentes: Hacer ms producto con menos recursos Hacer ms producto con iguales recursos Hacer igual producto con menos recursos.

NO SE PUEDE CAER EN EL ERROR DE ESTABLECER PROCESOS RGIDOS E INMODIFICABLES, CON LA EXCUSA DE QUE ES MANERA DE CUMPLIR CON LOS PROPOSITOS DE UN BUEN PROCESO EN CUANTO A EFICACIA Y EFICIENCIA

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CLASIFICACION Y MAPA DE PROCESOS Los procesos se pueden clasificar dependiendo del impacto, el alcance o el aporte que le hacen a la organizacin.

Dependiendo del alcance, se clasifican en cuatro niveles: MACROPROCESOS PROCESOS ACTIVIDADES TAREAS Cada nivel se comporta como un proceso y este es Controlado por un slo responsable (dueo del proceso).

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SIMBOLOS PARA DIAGRAMAR

DOCUMENTACION DE PROCESOSLa documentacin es importante porque conserva el conocimiento de la organizacin y asegura que no se cambie o se pierda.

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DOCUMENTACION DE PROCESOSDocumentar es definir ampliamente las responsabilidades, el lugar, el momento y la forma como se debe ejecutar cualquier actividad.Cualquier sistema debe documentarse.La documentacin busca aportar soluciones oportunas, evitar la proliferacin de mtodos y procesos, toma de decisiones complejas.

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MANUAL DEL SISTEMA Documento que anuncia la poltica de la organizacin en cuanto al sistema en s y lo describe propiamente. En el se da una visin global del sistema. El manual se elabora como referencia para fines de auditorias internas y externas y para cumplir con los requisitos establecidos en las normas internacionales de certificacin.

ADEMAS SE INDICAN LOS RESPONSABLES SOBRE CADA ACTIVIDAD PLANEARHACERVERIFICARACTUAR

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CARACTERIZACIN DE PROCESOSCARACTERIZACION DE PROCESOS Documento que describe esquemticamente la secuencia de actividades en el desarrollo de un proceso y que incluyen diagramas de flujo y estos remiten a los formatos, instructivos y registros.FORMATOSDocumentos dispuestos para el registro de datos e informacin.

INSTRUCTIVOS Documentos que describen de manera especifica la elaboracin de los formatos o actividades o tareas.

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CARACTERIZACIN DE PROCESOS

REGISTROSDocumentos que presentan resultados obtenidos o que proporcionan evidencias de actividades desempeadas.Emisin, Revisin, Aprobacin, Medio, Tiempo de conservacin y forma de recuperacin.DIAGRAMA DE FLUJO Forma de ilustrar un proceso.Representaciones grficas, apoyadas en smbolos claramente identificables y acompaados de una breve descripcin.

DIAGRAMA ENRIQUECIDOPermite presentar la idea del proceso mediante la utilizacin de figuras.

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CARACTERIZACION DE PROCESOSDIAGRAMA DE CADENA DE VALOR Es la representacin macro, primer y segundo nivel de desagregacin de los procesos en la organizacin.DIAGRAMACION ESTANDAREs la forma ms conocida Mundialmente; se observa la secuencia de las actividades desde el principio hasta el fin en forma general. Para su construccin se utilizan smbolos estndar.En cada smbolo se escribe la accin con un verbo en infinitivo (terminacin en AR, ER,IR), y se complementa con un sustantivo que es el objeto de la accin.Ejemplos: Revisar factura de ventas, Conducir vehculo, Imprimir carta. Etc.

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CARACTERIZACION DE PROCESOS

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REGLAS PARA DIAGRAMARTITULOPRESENTACINCONTENIDONUMERACIN

TIPOSTITULO: Encabece los diagramas con el ttulo del Macro proceso, en la siguiente Lnea el nombre del Proceso o actividad que est diagramando.

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REGLAS PARA DIAGRAMARTITULOPRESENTACINCONTENIDONUMERACIN

TIPOSTIPOS: DIAGRAMA DE FLUJODIAGRAMA FUNCIONAL

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REGLAS PARA DIAGRAMARTITULOPRESENTACINCONTENIDONUMERACIN

TIPOS

CONTENIDO: Los smbolos de: actividad, inspeccin, almacenamiento, transporte(rectngulo, circulo, tringulo o flecha) slo pueden tener una salida. Decisin,(rombo) dos salidas (SI o NO) .

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REGLAS PARA DIAGRAMARTITULOPRESENTACINCONTENIDONUMERACIN

TIPOS

NUMERACIN: Los smbolos deben numerarse en forma consecutiva a excepcinDel inicio, fin o insumos; la numeracin es ascendente a travs de la ruta principal,Luego se secuencia a travs de las rutas alternas con el numero de origen y a,b,c, 1,2,3 (ejemplo 6a, 6b, 6c 6.1, 6.2, 6.3).

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REGLAS PARA DIAGRAMARTITULOPRESENTACINCONTENIDONUMERACIN

TIPOS

PRESENTACION: Los procesos deben mostrar equilibrio. Diagramar debe impactar Y explicar con claridad el proceso.Si esta muy recargado, agrupe tareas en actividades y diagrame a ms niveles.El inicio y Fin siempre van en los extremos.

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SIMBOLOS UTILIZADOS PARA DIAGRAMAR

ELABOR: LM.Daz, LE.Manjarrs, B.Salcedo, LE.Martnez, RE.Ordez FECHA: Junio 7, 2005 CODIGO: PA01-S01-D01-F02 REVIS: Jefe Divisin Planeacin y Sistemas FECHA: Agosto 22, 2005 PAGINA: Pgina 1 de 1 APROB: Director General Resolucin 1997 FECHA: Noviembre 30, 2005 VERSIN: 01

PA01-S01-D01-F02. Formato para Definir Procesos