Identificación y Clasificación de Procesos

Identificación y

Clasificación de Procesos

Centro de Innovación para la Acreditación

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OBJETIVOS DE LA UNIDAD

• Clasificar y priorizar procesos que permitan identificar los críticos y

mejorar los mismos.

TEMARIO

Identificación y clasificación de procesos.

Secuencia de los procesos.

Metodología para la priorización de procesos.


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1.1 Identificación y Clasificación de Procesos

La Gestión por Procesos se construye sobre 5 etapas consecutivas:

Identificación

de Procesos

Inventario

de Procesos

Clasificación

De Procesos

Mapa

de Procesos

Selección

de Procesos


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1.1.1 Identificación de Procesos

• Se recomienda utilizar el brainstorming o la tormenta de ideas en equipo para

poder identificar todos los procesos de la organización independientemente de

su tamaño, jerarquía o importancia.


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1.1.2 Inventario de Procesos

• Una lista de los procesos en dos categorías: Procesos y Subprocesos.

• Al conjunto de procesos y subprocesos se lo denominará

Catálogo de Procesos.

Proceso: Logístico

Subprocesos: Almacenamiento

Compras

Control de inventarios

Distribución

Proceso: Administración de Personal

Subprocesos: Capacitación

Reclutamiento

Selección

Elaboración de Planillas


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1.1.3 Clasificación de Procesos

a) Procesos estratégicos: Son los llevados a

cabo por la alta dirección de la empresa y son

generalmente a largo plazo o relacionados con

la gestión de la organización. También se les

denominada de planificación.

b) Procesos operativos: Son aquellos que están

relacionados con la realización del producto e

inciden directamente en la satisfacción del

cliente, se les conoce como de línea,

primarios, críticos, claves o misionales.

c) Procesos de apoyo: Son aquellos que dan

soporte a los procesos operativos. También se

les conoce como de Soporte.


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1.1.3.1 Ejemplos de tipos de procesos

Procesos Operativos

• Elaboración de productos

• Atención y servicio al Cliente

• Diseño de productos y servicios.

• Investigación de mercados

• Gestión de ventas

Procesos de Apoyo

• Desarrollo y Gestión de Recursos Humanos

• Administración de la Información

• Administración de Contratos

• Mantenimiento de Instalaciones

• Gestión de Abastecimiento

Procesos Estratégicos

• Gestión de la Mejora Continua

• Planificación Estratégica

• Gestión de la Calidad, Seguridad y Medioambiente


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1.1.4 Mapa de Procesos

Una vez identificados, jerarquizados y clasificados, conviene representarlos gráficamente

de forma que se pueda evidenciar sus interrelaciones (Clientes y proveedores internos),

para ello se utiliza los Mapas de Procesos.


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1.1.5 Selección de Procesos

No todos los procesos identificados pueden ser estudiados al mismo tiempo, por lo cual es

necesario priorizar y concentrar esfuerzos en los más críticos para mejorarlos.

1. Influencia en la satisfacción del cliente. (Ejm:

Proceso de posventa)

2. Aseguran la calidad del servicio. (Ejm:

Procesos de Control y Gestión de Calidad)

3. Influencia en los factores claves de éxito. (Ejm:

Ventas)

4. Influencia en la misión y estrategia. (Ejm:

Planeación)

5. Cumplimiento de requisitos legales y

reglamentarios. (Ejm: Asesoría Legal)

6. Los riesgos económicos y de insatisfacción.

(Ejm: Finanzas o Investigación de Mercados)


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1.2 SECUENCIA DE LOS PROCESOS

Los procesos raramente operan de forma aislada, generalmente la salida de un

proceso es la entrada de otro.

Los objetivos de la empresa depende de todos los procesos estén en la

secuencia o flujo.

Objetivos

¿Qué se quiere? Resultados

¿Qué se logra?


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1.3 METODOLOGÍA PARA LA PRIORIZACIÓN DE LOS PROCESOS CLAVES

O CRÍTICOS

1.3.1 Relacionar Objetivos y Procesos

Procesos Objetivo 1 Objetivo 2 Objetivo 3 Objetivo 4

Proceso 1 A A C D

Proceso 2 B C A D

Proceso 3 D D D D

Proceso 4 D B B D

A: Extremadamente Importante

B: Importante

C: Poco Importante

D: Nada Importante

• Los Procesos 1 y 2 son críticos (Contribuyen con lograr los

objetivos 1, 2 y 3)

• El proceso 3 no contribuye a lograr ningún objetivo

• No se cuenta con ningún proceso que respalde el objetivo 4


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O CRÍTICOS

1.3.2 Grado de dificultad y contribución de los procesos

A (Alta Prioridad)

B (Seleccionar cuidadosamente)

C (Pensar en prescindir)

D (Candidatos a ser eliminados)

Alta

Baja

Baja Alta

Contribución

Dificultad


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O CRÍTICOS

1.3.3 Control de los procesos

Un proceso se halla bajo control cuando ha sido entendido, documentado y medido.

a. ¿Cuál es el propósito y descripción básica del proceso?

b. ¿Quiénes son sus clientes?

c. ¿Quiénes son sus proveedores?

d. ¿Quién es el propietario?

e. ¿Cuál es el rendimiento del proceso?


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a. Contar con un Mapa de Procesos

b. Contar con Diagramas de Flujo

c. Contar con Fichas de Procesos

a. Contar con indicadores para monitorear el rendimiento de

los procesos en sus distintas fases.

b. Utilizar los resultados para tomar decisiones de mejora.

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