Gestión eficiente de ProyectosGestión eficiente de Proyectos

IDEA Proporcionar criterios básicos

y herramientas para el Gerenciamiento de

un PROYECTO

Parte I - Criterios Parte I - Criterios BásicosBásicos

1.1. Plan EstratégicoPlan Estratégico

2.2. ¿Qué es un Proyecto?¿Qué es un Proyecto?

3.3. Las 4 etapas de un ProyectoLas 4 etapas de un Proyecto

4.4. ReflexiónReflexión

5.5. Tareas del responsable del ProyectoTareas del responsable del Proyecto

PLANPLAN ESTRATEGICOESTRATEGICO

• ¿Dónde estamos en este momento?¿Dónde estamos en este momento?

• ¿A dónde queremos llegar?¿A dónde queremos llegar?

• ¿Cómo haremos para llegar allí?¿Cómo haremos para llegar allí?

• ¿En qué medida logre lo que me ¿En qué medida logre lo que me propuse?propuse?

¿Qué es un proyecto?¿Qué es un proyecto?

Podemos decir que un proyecto, es un conjunto de acciones planificadas en función de un objetivo, en un plazo determinado.

Ejemplos:

- Proyecto de negocio

- Lanzamiento de un producto

- Construcción de una casa

ANTES DEL PROYECTOANTES DEL PROYECTO

1)1) IDEA Y ANÁLISIS DEL PROYECTOIDEA Y ANÁLISIS DEL PROYECTO

DURANTE EL PROYECTODURANTE EL PROYECTO

2)2) PROGRAMACIONPROGRAMACION

3)3) SEGUIMIENTO SEGUIMIENTO

DESPUES DEL PROYECTODESPUES DEL PROYECTO

4)4) EVALUACION DE RESULTADOSEVALUACION DE RESULTADOS

Las 4 etapas de un Las 4 etapas de un ProyectoProyecto

Reflexiones:Reflexiones:• Una hora de planificación, equivale Una hora de planificación, equivale

a muchas horas de trabajo o a muchas horas de trabajo o recursos ahorrados. recursos ahorrados.

• Triángulo del proyectoTriángulo del proyecto

TIEMPO

TAREAS COSTO

Tareas del responsable del Tareas del responsable del ProyectoProyecto

1.1. IDEA Y ANÁLISISIDEA Y ANÁLISIS Se debe analizar:Se debe analizar:

– El punto de partida del proyectoEl punto de partida del proyecto

– El contextoEl contexto

– La situación actual de su organizaciónLa situación actual de su organización

– La factibilidad técnica y económica.La factibilidad técnica y económica.

2.2. PROGRAMACIÓNPROGRAMACIÓN Se debe determinar:Se debe determinar:

– Las tareas a desarrollar y sus relaciones.Las tareas a desarrollar y sus relaciones.

– Los recursos necesarios.Los recursos necesarios.

– Las responsabilidades.Las responsabilidades.

– La forma de comunicación.La forma de comunicación.

Tareas del responsable del Tareas del responsable del ProyectoProyecto

3.3. SEGUIMIENTOSEGUIMIENTO consiste en:consiste en:

– Ser conciente de errores y aciertos de Ser conciente de errores y aciertos de la programación, y actuar en función la programación, y actuar en función de los mismos.de los mismos.

– Tomar las decisiones necesarias.Tomar las decisiones necesarias.

– Responder rápidamente, ante Responder rápidamente, ante cualquier imprevisto.cualquier imprevisto.

Tareas del responsable del Tareas del responsable del ProyectoProyecto

4.4. EVALUACIÓNEVALUACIÓN al evaluar se logra:al evaluar se logra:

– Aprender de la tarea realizadaAprender de la tarea realizada

– Aumentar los conocimientos sobre su Aumentar los conocimientos sobre su empresa.empresa.

– Registrar datos reales.Registrar datos reales.

– Tomar decisiones en función de los mismosTomar decisiones en función de los mismos

Tareas del responsable del Tareas del responsable del ProyectoProyecto

Parte II - HerramientasParte II - Herramientas

1) 1) Herramientas de AnálisisHerramientas de Análisis

a)a) Evaluar los diferentes Evaluar los diferentes escenarios posiblesescenarios posibles• del más pesimista al más optimista.del más pesimista al más optimista.• que tipo de respuesta se puede dar a cada que tipo de respuesta se puede dar a cada

escenario.escenario.

b) b) Ordenar los insumosOrdenar los insumos, de mayor a menor , de mayor a menor grado de importancia y dedicar más tiempo de grado de importancia y dedicar más tiempo de análisis a los primeros.análisis a los primeros.

c) c) La estructuraLa estructura mínima necesaria, la más mínima necesaria, la más efectiva y la actual.efectiva y la actual.

d)d) Análisis del Análisis del impacto al medio ambientalimpacto al medio ambiental - El consumo de recursos naturalesEl consumo de recursos naturales- Ser generadoras de contaminación o de Ser generadoras de contaminación o de

residuosresiduos

e)e) Análisis del Análisis del marco legalmarco legal..– Estudiar el conjunto de leyes, códigos y Estudiar el conjunto de leyes, códigos y

normas que lo afectan específicamente. normas que lo afectan específicamente. Ejemplo: habilitación higiene.Ejemplo: habilitación higiene.

f) f) Análisis de mercadoAnálisis de mercado– OFERTA: los competidores ¿qué venden, OFERTA: los competidores ¿qué venden,

porque venden mucho o poco, qué valoran porque venden mucho o poco, qué valoran los clientes?los clientes?

– DEMANDA: ¿qué segmentos posee?DEMANDA: ¿qué segmentos posee?– PRECIO PRECIO – Alternativas de COMERCIALIZACIÓN Alternativas de COMERCIALIZACIÓN

g)g) Análisis tributarioAnálisis tributario- BPS, DGI, MTSS, BSE, IMM, etc.BPS, DGI, MTSS, BSE, IMM, etc.- Las beneficios y exoneraciones existentes.Las beneficios y exoneraciones existentes.- Planificación tributaria Planificación tributaria

h)h) Análisis económico financieroAnálisis económico financiero– Flujo de FondosFlujo de Fondos. Es el estudio de ingresos . Es el estudio de ingresos

y egresos en el tiempo.y egresos en el tiempo.– VANVAN nos permite actualizar los flujos nos permite actualizar los flujos

futuros y restarle el valor de la inversión futuros y restarle el valor de la inversión medidos en un mismo momento. medidos en un mismo momento.

– TIRTIR la tasa interna de retorno es aquella la tasa interna de retorno es aquella que actualiza el flujo de fondos futuros de tal que actualiza el flujo de fondos futuros de tal forma de igualar la inversión inicial.forma de igualar la inversión inicial.

a)a)Diagrama de Barras o Diagrama de Barras o GanttGantt

2) 2) Herramientas de Herramientas de ProgramaciónProgramación

Las flechas indican relaciones de precedencia

Simplicidad en que se exponen los tiempos y los recursos

b)b) Análisis de Red o PertAnálisis de Red o Pert

Se listan las actividades y se relacionan unas con otras a Se listan las actividades y se relacionan unas con otras a través de una red, conectando las tareas vinculadas entre sí.través de una red, conectando las tareas vinculadas entre sí.

c) c) Camino críticoCamino crítico

Existen tareas con ciertos márgenes de tiempo para comenzar o finalizar y tareas que no lo tienen. Se le llama camino crítico a el conjunto de tareas que no poseen márgenes y por consiguiente definen la duración total del proceso

c)c) PresupuestosPresupuestos

2) 2) Herramientas de SeguimientoHerramientas de Seguimiento

Incluye estas actividadesIncluye estas actividades::

- - Medir periódicamente el avance de tareas.Medir periódicamente el avance de tareas.

- Prevenir posibles retrasos tomando medidas - Prevenir posibles retrasos tomando medidas preventivas. preventivas.

- Analizar desvíos de los costos - Analizar desvíos de los costos presupuestados.presupuestados. --------------------------------- ---------------------------------

Se sugiere utilizar Excel y Project de Microsoft.Se sugiere utilizar Excel y Project de Microsoft.

La barra negra que se dibuja en el La barra negra que se dibuja en el interior de las barras de tarea interior de las barras de tarea indica el progreso de la tarea.indica el progreso de la tarea.

a) Diagrama Gantt con a) Diagrama Gantt con seguimiento.seguimiento.

b) Control b) Control PresupuestarioPresupuestario

• Estudio de trabajo, método y tiemposEstudio de trabajo, método y tiempos

• Herramientas para mejorar la productividadHerramientas para mejorar la productividad• CursogramasCursogramas

• Diagrama de actividades múltiplesDiagrama de actividades múltiples

4) 4) Herramientas de EvaluaciónHerramientas de Evaluación