GestióN Documental

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LA IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

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PRINCIPIOS RECTORES

FINES DEL ESTADO

FINES DEL ARCHIVO

GARANTIZAR A LA COMUNIDAD

PRINCIPIOSDEBERES

DERECHOSPARTICIPÁCIÓN

CONTROL

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TOMA DE DECISIONES

FUENTES DE LA

HISTORIA

PATRIMONIO CULTURAL

IDENTIDAD NACIONAL

LA LA ADMINISTRACIÓN Y LA CULTURA Y LA CULTURA

EL ARCHIVO ES IMPORTANTE PARA:

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Interés General

Derecho a la información

Interés particular

ConsultaReproducción copias

ACCESO A LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVOS PÚBLICOS

Derecho de petición

Excepto:•C.N.•Restricciones Legales•Conservación: Prestamo de información en otros soportes

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LA NORMATIVIDAD Y LA GESTIÓN

DOCUMENTAL EN LOS ARCHIVOS

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Gestión documental

Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. (Art. 3 Ley 594 de 2000)

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La gestión documental se reconoce, como una actividad intrínsecamente ligada a los archivos y su desarrollo es paralelo a la búsqueda de la transparencia en la gestión administrativa.

Gestión documental

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El Programa de Gestión Documental - PGD, como proceso archivístico sistemático

Debe estructurarse a partir de la normatividad archivística vigente.Contempla situaciones tendientes a la simplificación de trámites y racionalización de recursos.

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EL COMITÉ DE ARCHIVO

Equipo asesor de la alta dirección, responsable de cumplir y hacer cumplir las políticas, definir los programas de gestión de documentos y hacer recomendaciones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos

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COMPONENTES DE UN PGD

Consideraciones básicas de tipo administrativo, económico y archivístico.

Aspectos de planeación relacionados con la necesidad de un diagnóstico y los requisitos previos al PGD.

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La adopción e implementación de las tablas de retención documental.

La formación de archivos según el ciclo vital de los documentos (Archivos de Gestión, Central e Histórico)

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Identificación de los procesos de un programa de gestión documental y sus correspondientes flujos de información

La implementación y seguimiento.

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Ley 43 de 1913

Ley 527 de 1999

Código Penal

Código de Procedimiento Penal

Código de Comercio

PROCESO DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS

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Decreto 2649 de 1993



Acuerdo AGN 060 de 2001.

Circular Interna AGN No.13 de 1999,


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NTC 1673

NTC 2223:1986

NTC 2676

NTC 3393

NTC 4436


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7. CONSERVACIÓN

PROCESOS DE UN PGD

2. RECEPCIÓN

3. DISTRIBUCIÓN

4. TRÁMITE 6.CONSULTA

8. DISPOSICIÓN FINAL

5. ORGANIZACIÓN

1. PRODUCCIÓN

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Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones.

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PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES

1. Creación y diseño de documentos

Medios y técnicas de producción y métodos de impresión Determinación y selección de soportes documentales Determinación de dimensiones, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas.

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PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES

1. Creación y diseño de documentos

Instrucciones para el diligenciamiento de formulariosDeterminación de uso y finalidad de los documentosDiplomática:imagen corporativa, características internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadasAdecuado uso de la reprografía

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2. Normalización de la producción documental

Identificación de dependencias productoras

Definición de tipologías documentales, formatos y formularios según TRD

Determinación de formatos preimpresos y plantillas predeterminadas

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2. Normalización de la producción documental

Directrices relacionadas con el número de copias

Control de la producción de nuevos documentos

Determinación de la periodicidad de la producción documental

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Constitución Política



PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

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Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.

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Radicación:

Procedimiento por el cual, se asigna un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío


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Registro:

Procedimiento por el cual, las entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o destinatario, Nombre o código de la dependencia competente, Nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta


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Definición de medios de recepciónRecibo de documentos oficialesVerificación y confrontación de

folios, copias, anexos, firmas Constancia de reciboAsignación de datos (Acuerdo

AGN 060/2001 Art. 2)Asignación consecutivo de envios

1. Registro de documentos

ACTIVIDADESPROCEDIMIENTO


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2. Radicación de documentos

Asignación de consecutivo, fecha y hora

Impresión de rótulo de radicaciónRelación entre los documentos

recibidos y enviados Registro impreso de planillas de

radicación y controlElaboración de estadísticas


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Acuerdo 060 de 2001

PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS

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Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.

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1.Distribución de documentos recibidos

Identificación de dependencias y determinación de competencia

Enrutamiento de documentos a dependencia competente

Registro de control de entrega de documentos recibidos


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2. Distribución de documentos internos

Identificación de dependencias Enrutamiento de documentos a

dependencia competente Registro de control de entrega de

documentos internos


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3. Distribución de documentos enviados

Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, apartado aéreo, trámite en línea, página web, otros

Control y firma de guías y planillas de entrega

Organización mensajería externa


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Constitución Política. Ley 58 de 1982 Decreto 01 de 1984 Decreto 2150 de 1995. Acuerdo AGN 060 de 2001.

PROCESO DE TRÁMITE DE DOCUMENTOS

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Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa

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Respuesta a una solicitud o requerimiento


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1.Recepción de solicitud o trámite

2. Respuesta

-Confrontación y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trámite

-Determinación de competencia

-Preparación y proyección de respuesta


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Ley 4 de 1913. Ley 80 de 1993. Código de Comercio. Decreto 1382 de 1995. Decreto 254 de 2000. Decreto 4124 de 2004.

PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

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Circular AGN 07 de 2002.


Circular AGN-DAFP No. 004 de 2003.

Circular AGN 012 AGN-DAFP de 2004.



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Resolución MinSalud 1995 de 1999.

Resolución AGN 081 de 2001.

Resolución AGN 183 de 2004.

NTC 4095

NTC 5029


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220.13 ACTAS

220.13.03 Actas Comité Directivo

Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos

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1.Clasificación documental

-Identificación de unidades administrativas funcionales

-Aplicación de la tabla de retención y/o valoración de la dependencia

-Conformación de series y subseries documentales


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2. Ordenación documental

-Conformación y apertura de expedientes

-Determinación de los sistemas de ordenación

-Organización de series documentales

-Foliación


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Transferencias documentales

Organización y entrega de transferencias documentales y aplicación de la disposición final de las TRD y/o TVD


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3. Descripción documental

-Análisis de información y extracción de contenidos

-Diseño de instrumentos de recuperación como Guías, Inventarios, Catálogos e Índices


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Constitución Política.

Ley 4 de 1913.

Ley 57 de 1985.

Decreto 01 de 1984.

Decreto 2126 de 1992.

Acuerdo AGN 47 de 2000


PROCESO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS

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Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen

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1. Formulación de la consulta

-Determinación de la necesidad y precisión de la consulta-Determinación de competencia de la consulta-Condiciones de acceso-Disponibilidad de información en términos de restricciones por reserva o por conservación -Reglamento de consulta


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2. Estrategia de búsqueda

-Disponibilidad de expedientes-Disponibilidad de fuentes de información-Establecimiento de herramientas de consulta-Ubicación de los documentos


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3. Respuesta a consulta

Infraestructura de servicios de archivo-Sistemas de registro y control de préstamo -Uso de testigos y formatos para el control de devolución-Implantación de medios manuales o automáticos para localización de información


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Constitución Política.

Código Procedimiento Civil.

Ley 47 de 1920.

Ley 14 de 1936.

Ley 39 de 1981.

PROCESO DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

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Ley 63 de 1986.

Ley 80 de 1993.

Ley 397 de 1997.

Código de Comercio.


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Acuerdo 037 de 2002.


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Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido


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PROCEDIMIENTOS

ACTIVIDADES

Sistema Integrado de Conservación

Sensibilización y toma de concienciaReproducción, duplicación y migración de información Inspección y mantenimiento de instalacionesControl de condiciones ambientalesLimpieza


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PROCEDIMIENTOS

ACTIVIDADES

Sistema Integrado de Conservación

Control de plagasAlmacenamiento, realmacenamiento y empastePrimeros auxilios y reparaciones menoresPrevención de desastresPlanes de contingencia (copias de seguridad, protección en incendios, robos, inundaciones, catástrofes naturales, atentados, guerras)


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Constitución Política de 1991

Ley 163 de 1959.

Ley 39 de 1981.

Ley 80 de 1993.


PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS

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NTC 3723.

NTC 4080.

NTC 5174.

NTC 5238.


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ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS

Decisión resultante de la valoración en cualquier etapa del ciclo vital del documento

CONSERVACIÓN TOTAL


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La conservación total

Recepción de transferencias secundariasOrganización de documentos para disponerlos al servicio de los usuarios Conservación y preservación de los documentos


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PROCEDIMIENTOS

ACTIVIDADES

Eliminación de documentos

Aplicación de lo estipulado en la TRD o TVD Valoración avalada por el Comité de Archivo. Levantamiento de acta y determinación de procedimiento.


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PROCEDIMIENTOS

ACTIVIDADES

Selección documental

Aplicación de método elegidoElección de documentos para conservación total y/o reproducción en otro medio


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PROCEDIMIENTO ACTIVIDADESMicrofilmación

Digitalización

Determinar metodología y plan de trabajoFines en la utilización de la técnica Control de calidad durante todo el proceso

-Determinar la metodología y plan de trabajoDefinir calidad, según la fase del ciclo vital en la cual se requiereControl de calidad durante todo el proceso


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LOS PROGRAMAS DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y EL USO DE NUEVAS TECNOLOGÍAS

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[email protected]

71/69

[email protected]

Teléfono: (1)3373111Fax: (1)3372019Cra. 6 Nº 6-91

A.A. 37555Bogotá D.C., Colombia

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