PROGRAMA DE AUDITORÍAS PARA LA EMPRESA EBS

1. Objetivos

1.1. Definir y establecer un programa de auditorías para la empresa EBS,

que identifique las causas del bajo desempeño de la compañía, para

generar planes de acción que ayuden a mejorar el desempeño de los

procesos.

1.2. Identificar las oportunidades de mercado en Perú y Brasil para

garantizar el flujo en la productividad de la empresa teniendo en cuenta

los requerimientos y requisitos exigidos por estos clientes potenciales.

1.3. Concretar y estipular un programa de auditorías para la empresa EBS

que mejore la relación con sus proveedores.

2. Amplitud

El programa de auditoría está enfocado en la mejora de los procesos, la relación

con los proveedores y la amplitud del mercado en Perú y Brasil.

3. Recursos

3.1. Humanos:

• Coordinador del programa de auditorías y un auxiliar de calidad

• 10 Lideres Equipo Auditor y 10 suplentes

• 10 auditores

3.2. Financieros:

• $ 25’000.000 de pesos

3.3. Infraestructura y/ tecnológicos:

• Salón de informática, con un mínimo de 11 equipos de cómputo, con

acceso a la red interna de la compañía.

• Un video ben

• Tablero con marcadores

• Papelería y material didáctico

• Normas ISO: 9000 - 9001 – 14001 - 19011

4. Elaboración de calendario del programa de auditorías, se contara con un

calendario en donde estará consignada toda la programación de las

auditorías, este calendario será difundido y entregado a todas las áreas de

la organización que participen del programa de auditorías, y en el estará

todo lo concerniente a las auditorías de 1ra parte, 2da parte y 3ra parte de la

empresa EBS.

5. Planificación de capacitación para el grupo de Lideres Equipo Auditor y

Suplentes y Auditores. La cual se realizará en 2 grupos cada uno de 10

personas, cada 3 meses durante un periodo de un año, con el fin de

fortalecer los conocimientos, habilidades y formación en cuanto a normas

ISO, programas de auditorías y demás elementos que el coordinador del

programa de auditorías así lo determine.

6. Asignación de responsabilidades, el coordinador del programa de auditorías

asignará a los Líderes de Equipo Auditor y a los auditores las

responsabilidades concernientes a su función dentro del programa de

auditorías, las cuales serán revisadas en periodos no mayores a 30 días

luego de la asignación de estas, la revisión se realizara mediante la entrega

de informes vs calendario del programa de auditorías.

7. Calendario del Programa de Auditorías.

febrero 28

lunes martes miércoles jueves viernes sábado domingo

marzo 1 2 3 4 5 6

7

Reunion deapertura para planificacion

del PADefinir los objetivos de PA y amplitud

8 9 10 11

Definicion de provision de recursos del PA

12 13

14 15

Elaboracion delcalendario PA

16 17 18 19 20

21 22 23

Perfiles de Auditores y Herramienta Ev. Auditores

24

Convocatoria LEA

25 26 27

28 29 30

Centro de valoración LEA

31

Centro de valoración LEA y escogencia LEA

abril 1 2 3

Marzo de 2011

marzo 28

lunes martes miércoles jueves viernes sábado domingo

29 30 31 abril 1 2 3

4

L.E.A. envía notificación de Equipo auditor conformados al coordinador del P.A

5 6 7 8 9 10

11

Capacitación LEA 10 horas

12

Capacitación LEA 10 horas

13 14 15 16 17

18 19 20 21

Capacitación del primer grupo de Auditores 10 horas

22

Capacitación del primer grupo de Auditores 10 horas

23

LEA envía informe de cumplimiento del calendario al coordinador del P.A.

24

25

2

26 27 28

Creación Lista de Chequeo Gestión Suministros

29

Creación Lista de Chequeo Gestión Fabricación

30 mayo 1

Abril de 2011

abril 25

lunes martes miércoles jueves viernes sábado domingo

26 27 28 29 30 mayo 1

2

Creación y Envió Plan de Auditorías Gestión suministros

3

Creación y Envió Plan de Auditorías Gestión Fabricación

4 5 6 7 8

9 10

Auditoría de gestión Suministros 8 horas

11

Auditoría de gestión Suministros 4 horas

12

Auditoría de gestión Fabricación 8 horas

13

Auditoría de gestión Fabricación 8 horas

14 15

16 17 18 19

Envió Informe de Auditoría Gestión Suministros

20

Envió Informe de Auditoría Gestión Fabricación

21 22

23 24 25 26 27 28 29

30 31

Mayo de 2011

8. Perfil Líder Equipo Auditor y Auditor

8.1 Perfil Líder Equipo Auditor

FORMATO PERFIL DEL CARGO DE LÍDER DE EQUIPO AUDITOR

1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

DENOMINACIÓN: Líder de equipo auditor

NIVEL:Direccionamiento Estratégico CÓDIGO:

PLA001 (perfil líder auditor 001)

PROCESO: Gestión Suministros

2. OBJETO GENERAL DEL CARGO Planear y ejecutar las auditorias asignadas de acuerdo al procedimiento y cronograma establecido en el programa de auditorías y llevar a buen término las responsabilidades asignas referente a las auditorías.

3. COMPETENCIAS

3.1 ATRIBUTOS PERSONALES 3.1.1 Ético y sincero es decir que actué de acuerdo a buenos principios y valores morales 3.1.2 Amplitud de criterio y amplio conocimiento del contexto, por lo cual debe tratarse de una persona que este acostumbrado a tratar los temas con una visión global 3.1.3 Espíritu docente, que le permita trasmitir sus conocimientos y recomendaciones con un criterio constructivo3.1.4 Independencia de criterio, es decir tenga la capacidad de tomar decisiones sin consultar, hasta donde se lo permitan sus funciones 3.1.5 Creativo, es decir que logre generar nuevas alternativas de trabajo que beneficien su labor y la de la organización3.1.6 Versátil, es decir, se adapte fácilmente a diferentes situaciones3.1.7 Critico constructivo, es decir que pueda generar un cambio favorable que beneficie a la organización3.1.8 Decidido, es decir, alcanza conclusiones oportunas basadas en el análisis y razonamiento lógico

3.1.9 Responsable, es decir que cumpla a buen término con las labores asignadas para el beneficio de la organización

3.2 CONOCIMIENTOS3.2.1 Conocimientos de técnicas de auditorías, que le permitir llevar a buen término el P.A.3.2.2 Documentos del sistema de gestión y de referencia: para permitir al auditor comprender el alcance de la auditoría y aplicar los criterios de auditoría3.2.3. Situaciones de la organización: que le permita saber el estado actual de los procesos e interacción de estos en la organización 3.2.4 Deberá tener conocimientos básicos en las siguientes normas ISO: ISO9000:2005 - ISO9001:2008 - ISO14001 - ISO19011:2002 – HACCP - BPM3.2.5 Conocimiento en terminología del sector alimentos y situacional del mismo

3.2.6 Conocimientos en herramientas informáticas (Word, Excel, Power point, Visio) que le permitan llevar un buen seguimiento al desarrollo del P.A.3.2.7 Conocimientos en herramientas de análisis (5w's1h, espina de pescado, diagrama causa efecto, diagrama de pareto, lluvia de ideas, entre otras) que le permitan encontrar la causa raíz de situaciones problema

3.3 HABILIDADES3.3.1 Habilidad para resolver conflictos, que sea una persona capaz de generar espacios para la solución de conflictos a buen termino 3.3.2 Habilidad de dirección y liderazgo, capaz de organizar y dirigir el equipo de auditores que lleven a la consecución de los objetivos del P.A.3.3.3 Habilidad para trabajar en equipo, que sea capaz de trabajar con las personas asignadas para alcanzar las metas y objetivos planteados, en beneficio de la organización 3.3.4 Habilidad para comunicarse efectivamente, es decir que su vocabulario, expresión corporal y expresión escrita se comprendan con claridad.3.3.5 Habilidad para el manejo de la normas: ISO: ISO9000:2005 - ISO9001:2008 - ISO14001 - ISO19011:2002 y sistemas HACCP, BPM

3.4 EDUCACIÓN

BACHILLER TÉCNICO TECNOLOGO

SI - - UNIVERSITARIO ESPECIALIZACIÓN MAESTRÍA - DOCTORADO

Ingeniería Industrial o afines Opcional Opcional

3.5 EXPERIENCIA

3.5.1 PROFESIONAL/TÉCNICA4 Años en el sector alimentos, en áreas administrativas y/o afines

3.5.2 AUDITORÍA INTERNA3.5.3 AUDITORÍA EXTERNA

3 auditorías completas - 15 días en experiencia como líder de auditorías - dentro de los 2 últimos años consecutivos

3 auditorías completas - 15 días en experiencia como líder de auditorías - dentro de los 2 últimos años consecutivos

3.6 FORMACIÓN3.1.1 Deberá acreditar un mínimo de 40 horas de formación en auditorías de sistemas de gestión de la calidad3.1.2 Deberá acreditar un mínimo 24 horas de formación en sistemas de gestión ambiental3.1.3 Deberá acreditar un mínimo de 20 horas en formación en herramientas informáticas (Word, Excel, Power point, Visio)

8.2 Perfil Auditor

FORMATO PERFIL DEL CARGO DE AUDITOR

1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

DENOMINACIÓN: Auditor

NIVEL: Comercial CÓDIGO:PLA001 (perfil líder auditor 001)

PROCESO: Gestión Suministros

2. OBJETO GENERAL DEL CARGO Planear y ejecutar las auditorias asignadas de acuerdo al procedimiento y cronograma establecido en el programa de auditorías y llevar a buen término las responsabilidades asignas referente a las auditorías.

3. COMPETENCIAS

3.1 ATRIBUTOS PERSONALES 3.1.1 Ético y sincero es decir que actué de acuerdo a buenos principios y valores morales 3.1.2 Amplitud de criterio y amplio conocimiento del contexto, por lo cual debe tratarse de una persona que este acostumbrado a tratar los temas con una visión global 3.1.3 Espíritu docente, que le permita trasmitir sus conocimientos y recomendaciones con un criterio constructivo

3.1.4 Independencia de criterio, es decir tenga la capacidad de tomar decisiones sin consultar, hasta donde se lo permitan sus funciones 3.1.5 Creativo, es decir que logre generar nuevas alternativas de trabajo que beneficien su labor y la de la organización3.1.6 Versátil, es decir, se adapte fácilmente a diferentes situaciones3.1.7 Critico constructivo, es decir que pueda generar un cambio favorable que beneficie a la organización3.1.8 Decidido, es decir, alcanza conclusiones oportunas basadas en el análisis y razonamiento lógico

3.1.9 Responsable, es decir que cumpla a buen término con las labores asignadas para el beneficio de la organización

3.2 CONOCIMIENTOS3.2.1 Conocimientos de técnicas de auditorías, que le permitir llevar a buen término el P.A.3.2.2 Documentos del sistema de gestión y de referencia: para permitir al auditor comprender el alcance de la auditoría y aplicar los criterios de auditoría3.2.3. Situaciones de la organización: que le permita saber el estado actual de los procesos e interacción de estos en la organización 3.2.4 Deberá tener conocimientos básicos en las siguientes normas ISO: ISO9000:2005 - ISO9001:2008 - ISO14001 - ISO19011:2002 - sistemas HACCP y BPM3.2.5 Conocimiento en terminología del sector salud y situacional del mismo

3.2.6 Conocimientos en herramientas informáticas (Word, Excel, Power point, Visio) que le permitan llevar un buen seguimiento al desarrollo del P.A.

3.2.7 Conocimientos en herramientas de análisis (5w's1h, espina de pescado, diagrama causa efecto, diagrama de pareto, lluvia de ideas, entre otras) que le permitan encontrar la causa raíz de situaciones problema

3.3 HABILIDADES3.3.1 Habilidad para resolver conflictos, que sea una persona capaz de generar espacios para la solución de conflictos a buen termino 3.3.2 Habilidad de dirección y liderazgo, capaz de organizar y dirigir el equipo de auditores que lleven a la consecución de los objetivos del P.A.3.3.3 Habilidad para trabajar en equipo, que sea capaz de trabajar con las personas asignadas para alcanzar las metas y objetivos planteados, en beneficio de la organización 3.3.4 Habilidad para comunicarse efectivamente, es decir que su vocabulario, expresión corporal y expresión escrita se comprendan con claridad.3.3.5 Habilidad para el manejo de la normas: ISO: ISO9000:2005 - ISO9001:2008 - ISO14001 - ISO19011:2002 y sistemas HACCP , BPM

3.4 EDUCACIÓN

BACHILLER TÉCNICO TECNOLOGO SI - Tecnólogo en Calidad , producción o afines

UNIVERSITARIO ESPECIALIZACIÓN MAESTRÍA - DOCTORADO

- Opcional Opcional

3.5 EXPERIENCIA

3.5.1 PROFESIONAL/TÉCNICA4 Años en el sector alimentos, en áreas logísticas o de producción

3.5.2 AUDITORÍA INTERNA3.5.3 AUDITORÍA EXTERNA

3 auditorías completas - 15 días en experiencia como líder de auditorías - dentro de los 2 últimos años consecutivos

3 auditorías completas - 15 días en experiencia como líder de auditorías - dentro de los 2 últimos años consecutivos

3.6 FORMACIÓN3.1.1 Deberá acreditar un mínimo de 40 horas de formación en auditorías de sistemas de gestión de la calidad3.1.2 Deberá acreditar un mínimo 24 horas de formación en sistemas de gestión ambiental3.1.3 Deberá acreditar un mínimo de 20 horas en formación en herramientas informáticas (Word, Excel, Power point, Visio)

9. Evaluación del Líder Equipo Auditor y Auditor

HERRAMIENTA DE PROCESO DE EVALUACIÓN DEL LÍDER EQUIPO AUDITOR

1. IDENTIFICACIÓN DEL CANDIDATO

NOMBRES Y APELLIDOS: Horacio Vélez

CONVOCATORÍA: PROCESO: Gestión Suministros

PERFIL DEL CANDIDATO: AUDITOR

LÍDER DE EQUIPO AUDITOR X

2. COMPETENCIAS 2.1 ATRIBUTOS PERSONALES CRITERIO DE EVALUACIÓN MÉTODO DE EVALUACIÓN Cualitativo Cuantitativo Revisión de Registros Cualitativo Cuantitativo Retroalimentación Positiva o Negativa Cualitativo X Cuantitativo Entrevista X Con acompañamiento de gestión humana Cualitativo Cuantitativo Observación Cualitativo Cuantitativo X Examen X Test psicológicos (evaluación de personalidad) Cualitativo Cuantitativo Revisión después de la auditoria

2.2 CONOCIMIENTOS CRITERIO DE EVALUACIÓN MÉTODO DE EVALUACIÓN Cualitativo Cuantitativo Revisión de Registros Cualitativo Cuantitativo Retroalimentación Positiva o Negativa Cualitativo Cuantitativo Entrevista Cualitativo Cuantitativo Observación X Como aplica las normas ISO - durante P.A.

Cualitativo CuantitativoX

ExamenX Prueba escrita referente a conocimientos técnicos, normas ISO y

a experiencias de auditorías Cualitativo Cuantitativo Revisión después de la auditoria 2.3 HABILIDADES CRITERIO DE EVALUACIÓN MÉTODO DE EVALUACIÓN Cualitativo Cuantitativo X Revisión de Registros X Revisión periódica del cumplimiento del calendario del P.A. Cualitativo Cuantitativo Retroalimentación Positiva o Negativa Cualitativo Cuantitativo Entrevista Cualitativo X Cuantitativo Observación X Seguimiento a desempeño durante el programa de auditorías

Cualitativo Cuantitativo Examen X Test de trabajo en equipo Cualitativo Cuantitativo Revisión después de la auditoria

2.4 EDUCACIÓN CRITERIO DE EVALUACIÓN MÉTODO DE EVALUACIÓN Cualitativo Cuantitativo X Revisión de Registros X Diplomas, especializaciones, cursos, pasantías, congresos. 2.4 EXPERIENCIA CRITERIO DE EVALUACIÓN MÉTODO DE EVALUACIÓN Cualitativo Cuantitativo Revisión de Registros X Cumplimiento del calendario del P.A. Cualitativo Cuantitativo Retroalimentación Positiva o Negativa Cualitativo X Cuantitativo Entrevista X Con acompañamiento de gestión humana - desempeño Cualitativo X Cuantitativo Observación X Manejo del programa de auditorías 2.5 FORMACIÓN CRITERIO DE EVALUACIÓN MÉTODO DE EVALUACIÓN Cualitativo Cuantitativo X Revisión de Registros X Formación en auditorias, sistemas de gestión, herramientas I. Cualitativo Cuantitativo Examen

3. MANTENIMIENTO Y MEJROA DE LA COMPETENCIA

CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES EDUCACIÓN, FORMACIÓN Y EXPERIENCIA CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES * Fortalecer el manejo de las normas ISO: 9001:2008, 14001:2005, 19019:202* Capacitación y actualización constante en el manejo de herramientas informáticas.

* Fortalecer la formación en auditorías* Realización de cursos de liderazgo humanamente efectivo* Debe asistir a los cursos de herramientas de mejoramiento.

* Fortalecer el trabajo en equipo* Conocer mucho más los procesos de la organización y su interacción* Desarrollar más la habilidad para trabajar herramientas de análisis* Fortalecer la redacción para mejorar el informe de auditorías

9.2 Evaluación del Auditor

HERRAMIENTA DE PROCESO DE EVALUACIÓN DEL AUDITOR

1. IDENTIFICACIÓN DEL CANDIDATO

NOMBRES Y APELLIDOS: Martín Rodríguez CONVOCATORÍA: PROCESO: Gestión suministros

PERFIL DEL CANDIDATO: AUDITOR X LÍDER DE EQUIPO AUDITOR

2. COMPETENCIAS

2.1 ATRIBUTOS PERSONALES

CRITERIO DE EVALUACIÓN MÉTODO DE EVALUACIÓN

Cualitativo Cuantitativo Revisión de Registros

Cualitativo Cuantitativo Retroalimentación Positiva o Negativa

Cualitativo X Cuantitativo Entrevista X Con acompañamiento de gestión humana

Cualitativo Cuantitativo Observación

Cualitativo Cuantitativo X Examen X Test psicológicos (evaluación de personalidad)

Cualitativo Cuantitativo Revisión después de la auditoria

2.2 CONOCIMIENTOS

CRITERIO DE EVALUACIÓN MÉTODO DE EVALUACIÓN

Cualitativo Cuantitativo Revisión de Registros

Cualitativo Cuantitativo Retroalimentación Positiva o Negativa

Cualitativo Cuantitativo Entrevista

Cualitativo Cuantitativo Observación X Como aplica las normas ISO - durante P.A.

Cualitativo CuantitativoX

ExamenX Prueba escrita referente a conocimientos técnicos, normas ISO y

a experiencias de auditorías

Cualitativo Cuantitativo Revisión después de la auditoria

2.3 HABILIDADES

CRITERIO DE EVALUACIÓN MÉTODO DE EVALUACIÓN

Cualitativo Cuantitativo X Revisión de Registros X Revisión periódica del cumplimiento del calendario del P.A.

Cualitativo Cuantitativo Retroalimentación Positiva o Negativa

Cualitativo Cuantitativo Entrevista

Cualitativo X Cuantitativo Observación X Seguimiento a desempeño durante el programa de auditorías

Cualitativo Cuantitativo Examen X Test de trabajo en equipo

Cualitativo Cuantitativo Revisión después de la auditoria

2.4 EDUCACIÓN

CRITERIO DE EVALUACIÓN MÉTODO DE EVALUACIÓN

Cualitativo Cuantitativo X Revisión de Registros X Diplomas, especializaciones, cursos, pasantías, congresos,

2.4 EXPERIENCIA

CRITERIO DE EVALUACIÓN MÉTODO DE EVALUACIÓN

Cualitativo Cuantitativo Revisión de Registros X Cumplimiento del calendario del P.A.

Cualitativo Cuantitativo Retroalimentación Positiva o Negativa

Cualitativo X Cuantitativo Entrevista X Con acompañamiento de gestión humana - desempeño

Cualitativo X Cuantitativo Observación X Manejo del programa de auditorías

2.5 FORMACIÓN

CRITERIO DE EVALUACIÓN MÉTODO DE EVALUACIÓN

Cualitativo Cuantitativo Revisión de Registros

Cualitativo Cuantitativo X Examen X Formación en auditorias, sistemas de gestión, herramientas I.

3. MANTENIMIENTO Y MEJROA DE LA COMPETENCIA

CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES EDUCACIÓN, FORMACIÓN Y EXPERIENCIA CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES * Fortalecer el manejo de las normas ISO: 9001:2008, 14001:2005, 19019:202* Capacitación y actualización constante en el manejo de herramientas informáticas.

* Fortalecer la formación en auditorías* Realización de cursos de liderazgo humanamente efectivo* Debe asistir a los cursos de herramientas de mejoramiento.

* Fortalecer el trabajo en equipo* Conocer mucho más los procesos de la organización y su interacción* Desarrollar más la habilidad para trabajar herramientas de análisis* Fortalecer la redacción para mejorar el informe de auditorías

HOJA DE VERIFICACIÓN Y CHEQUEO

Código: F003 Fecha: mayo de 2011

Versión: 01

Proceso a Auditar: Gestión Suministros Líder Equipo Auditor Gustavo Guisao

REQUISITOS OBSERVACIONES

CONTROL DE DOCUMENTOS REGISTROS

El proceso no cuenta con un sistema de control de documentos que permita identificarlos fácilmente, hay registros con fechas desactualizadas.

INTERACCIÓN DEL PROCESO

PLANEAR Se detectan actividades bien planificadas, no hay claridad en proveedores y clientes

HACER Algunas actividades no tienen responsables

VERIFICAR No se observan metas claras en algunos indicadores

ACTUAR No se planifica las mejoras al proceso

PROCEDIMIENTOSEl procedimiento de tratamiento de producto no conforme no es claro en el manejo de la rotulación del producto no conforme

DOCUMENTOS EXIGIDOSLos objetivos específicos del proceso no se encuentran alineados con los objetivos estratégicos

REGISTROS EXIGIDOSAlgunos registros no se encuentran disponibles y fácilmente identificables

10. Realización de las Actividades de Auditorías

10.1 Lista de Verificación y Chequeo

10.2 Plan de Auditoría

PLAN DE AUDITORÍA

Líder de Equipo Auditor: Gustavo GuisaoEquipo Auditor: Armando Arango

Santiago JiménezProceso a Auditar: Gestión Suministros

Objetivos de la Auditoría:

1. Identificar dificultades en el proceso que ayuden a la mejora continua de este para beneficio de la organización.

2. validar la conformidad de los requisitos de los criterios de auditoría que apliquen al proceso Gestión Suministros

Alcance: Gestión estratégica, oficina de gerencia, 2 días de duración (16 horas)

Criterios Auditorías: HACCP - BPM - ISO 9001:2008 - ISO 14000:2002 - ISO 19011:2002

Método de Recopilación y Verificación de la Información: Entrevistas, observación de actividades, revisión de documentos

Observaciones:Los horarios de descanso y alimentación serán programados de mutuo

acuerdo entre las partes en la reunión de apertura de la auditoría

AGENDA DE LA AUDITORÍA

FECHA ASUNTO AUDITORHORA INCIO

HORA FIN RECURSOS OBSERVACIONES

25/04/2011Revisión de

documentación del proceso

Armando Arango

08:00 a.m. 12:00 m.

Caracterización del sistema,

procedimientos si aplican

Descanso del 15 minutos a las

10:00 am.

25/04/2011 AlmuerzoAuditor y auditado

12.00 m 1:00 p.m. _ _

25/04/2011Planificación de las actividades

del proceso

Armando Arango

1:00 p.m. 3:00 p.m.Cronogramas,

reuniones

Descanso del 15 minutos a las 3:00

p.m.

25/04/2011 BPM, HACCPArmando Arango

3:00 p.m. 4:00 p.m. Infraestructura _

INFORMACIÓN/DOCUMENTOS/REGISTROS NECESARIOS REQUERIDOS PARA LA AUDITORÍA

Control documentos y registros, norma fundamental, procedimiento de auditorías, procedimiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora, algunos registros que se pedirán en el momento de requerirlos, indicadores (tablas, graficas), acciones de mejora.

NORMAS DE SEGURIDAD Y LOGÍSTICA

Estar atentos en caso de emergencia, con el sonido de la alarma, sonido intermitente alerta a posible evacuación, sonido continuo evacuar, suspender lo que se esté haciendo y salir de una manera ágil y segura, dirigirse al punto de encuentro más cercano, para el caso nuestro punto de encuentro número 1

10.3 Hoja de Hallazgos y Evidencia.

HOJA DE HALLAZGOS Y EVIDENCIAS

Código: F001

Fecha: mayo de 2011Versión: 01

PREGUNTA HALLAZGO/EVIDENCIA OBSERVACIONES

¿Plan de acción de la No conformidad de la última auditoría? (el proceso no cuenta con métodos claros de seguimiento y medición del producto, incumpliendo el numeral 8.2.4 ISO 9001:2008)

El auditado presenta una serie de formatos que se generan en cada etapa del proceso en el cual están

registradas las variables del proceso y producto.

-

¿Cómo es la relaciona su proceso con el resto de procesos?

El auditado conoce y entiende claramente la relación de su proceso

con los demás_

¿El proceso a que objetivo estratégico le apunta?

Se encuentra un objetivo de proceso bien definido, acorde con las metas

de la organización

Es necesario divulgarlo al resto de

los integrantes del proceso, para su

gestión

¿Los documentos aplicables a proceso se encuentran disponibles legibles y fácilmente identificables?

Se encontraron algunos documentos obsoletos no identificados, que

pueden generar errores

Realizar una revisión de todos los documentos aplicables al

proceso, para identificar vigencia y

obsolescencia

¿Cuales indicadores de procesos miden el desempeño del producto proceso y ambiental?

Se encontraron los indicadores del proceso correctamente actualizados, pero no se observan metas calaras

en cuanto a periodos anteriores

Definir claramente las metas de los indicadores de

gestión, que aluden a la mejora continua

del proceso

¿Cómo es el manejo del producto no conforme?

el auditado presenta un procedimiento, el cual guía a todos los colaboradores sobre el manejo

del producto no conforme

Se debe identificar claramente el sitio de

disposición del producto no

conforme¿Cómo se realiza el control de los instrumentos de medición y control de la producción?

Auditado entrega cronograma y programa metrológico de los equipos

de medición y control-

¿Que mejoras a tenido el proceso luego de la última auditoría?

Auditado entrega matriz 5'S, auditado entrega planes de acción quedan

respuesta oportuna a reclamaciones. -

Durante el recorrido por la planta observamos cierres en algunas áreas, ¿esto es debido a que?

El auditado presenta plan de mejora en infraestructura.

Falta señalizaciones para que el personal

no se acerque

10.4 Hoja de Conclusiones

HOJA DE CONCLUSIONES

Aspectos Positivos.

• La disminución de producto no conforme con problemas de inocuidad

(pasterización)

• El orden y el aseo en las diferentes áreas de la empresa – 5’S

• El cumplimiento del plan de acción de auditorías anteriores

• Las disponibilidad y disposición de los auditados

Conformidades.

• El objetivo estratégico del proceso, es necesario divulgarlo al resto de los

integrantes del proceso, para su gestión.

• Se encuentran los instructivos actualizados y bien definidos en los puestos

de trabajo.

• Se identifica un descenso en los índices de accidentalidad en el último año.

• Los cambios en infraestructura son muy positivos para mejorar las

condiciones de trabajo del personal ya para beneficio del producto.

Observaciones.

• Se debe realizar periódicamente los documentos aplicables al proceso,

para identificar vigencia y obsolescencia.

• Se deben definir metas claras y alcanzables para los indicadores de

gestión que ayuden a la mejora continua del proceso.

• Durante el desarrollo de las obras de infraestructura se recomienda realizar

la señalización correspondiente, para evitar que el personal se desplace

cerca de estos lugares.

Evidencia de No Conformidad.

• En el área de procesos se evidencio que el registro F035 “control proceso”

se encontraba con uso de de corrector y tachones, incumpliendo el

numeral 4.2.4 control registros de la ISO 9001:2008.

11. Informe de Auditoría

INFORME DE AUDITORÍA

Líder de Equipo Auditor: Gustavo GuisaoEquipo Auditor: Armando Arango

Santiago JiménezProceso Auditado: Gestión Suministros

Objetivos de la Auditoría:

1. Identificar dificultades en el proceso que ayuden a la mejora continua de este para beneficio de la organización.

2. validar la conformidad de los requisitos de los criterios de auditoría que apliquen al proceso Gestión Suministros

Alcance:Gestión estratégica, 2 días laborales de duración (16 horas)

Criterios Auditorías:HACCP - BPM - ISO 9001:2008 - ISO 14000:2002 - ISO 19011:2002

Fecha de y lugar de la Auditoría

La auditoría se llevo a cabo los días 25 y 26 de abril, en el almacén general y planta de producción de EBS

ConclusionesEl proceso se encuentra conforme a los requisitos de los criterios de auditoría, proceso ordenado y que gestiona oportunamente sus actividades

Responsable y fechas de seguimiento a las observaciones

Auditor Armando Arango El seguimiento se hará quincenal por un periodo de 2 meses, tiempo en el cual se debe implementar el plan de acción

No conformidades:

En el área de procesos se evidencio que el registro F035 " Control Proceso" con uso de corrector y tachones, incumpliendo el requisito NTC ISO 9001:2008 Numeral 4,2,4 Control Registros

11. Instructivos Generados

11.1 Instructivo Plan de Auditorías

11.1 Instructivo Hoja de Hallazgos y Evidencias

11.2 Instructivo Reunión de Apertura de la Auditoría