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PROGRAMA DE AUDITORÍA INTERNA

SUBPROCESO PLANEACIÓN PRESUPUESTAL

Periodo: primer semestre 2020

Medellín, Octubre 2020

Informe Auditoría Interna

Presupuesto

Vigencia 2020 primer semestre Plan anual de auditorías 2020

Fondo de Valorización del Municipio de Medellín Centro de Atención: Aeropuerto Olaya Herrera - Cr. 65 # 13-157 - piso 2, oficina IN4 Teléfono: (4) 5570246 - NIT: 900.158.929-0

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CONTENIDO

1. OBJETIVOS ----------------------------------------------------------------------------------------------------- - 2 -

1.2 Objetivo General ---------------------------------------------------------------------------------------------- - 2 - 1.3 Objetivos específicos ----------------------------------------------------------------------------------------- - 2 -

2. ALCANCE: ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- - 2 -

3. CRITERIOS DE LA AUDITORÍA --------------------------------------------------------------------------------- - 3 -

4. LIMITACIONES PARA EL PROCESO DE LA AUDITORIA -------------------------------------------------- - 3 -

5. DESARROLLO DE LA AUDITORIA ----------------------------------------------------------------------------- - 3 -

5.1 Documentos examinados – Ciclo presupuestal ---------------------------------------------------------- - 3 - 5.2 Presupuesto aprobado - ejecución presupuestal -------------------------------------------------------- - 4 - 5.3 Cumplimiento en la rendición de informes --------------------------------------------------------------- - 5 - 5.4 Verificación del ciclo presupuestal en contratos seleccionados -------------------------------------- - 5 - 5.5 Riesgos asociados al subproceso Planeación Presupuestal-------------------------------------------- - 6 -

6. OBSERVACIONES -------------------------------------------------------------------------------------------------- - 7 -

6.1 Ciclo presupuestal -------------------------------------------------------------------------------------------- - 7 - 6.2 Ejecución presupuestal -------------------------------------------------------------------------------------- - 7 - 6.3 Rendición de Informes --------------------------------------------------------------------------------------- - 9 - 6.4 Verificación del ciclo presupuestal en los contratos seleccionados ---------------------------------- - 9 - 6.5 Riesgos asociados al subproceso Planeación Presupuestal------------------------------------------- - 11 -

7. CONCLUSIONES --------------------------------------------------------------------------------------------------- - 12 -

8. RECOMENDACIONES -------------------------------------------------------------------------------------------- - 13 -

8.1. SUBPROCESO PLANEACIÓN PRESUPUESTAL----------------------------------------------------------- - 13 -

8.2. PROCESO CONTRACTUAL ---------------------------------------------------------------------------------- - 14 -


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1. OBJETIVOS

La transparencia es un principio esencial en la administración de los recursos a cargo de

FONVALMED, por lo cual la oficina de Control Interno es la encargada de vigilar que los

recursos presupuestales de que dispone la entidad se utilicen de manera apropiada y

coherente con el logro de metas y objetivos institucionales, al igual que su presupuesto de

una manera eficiente, austera y transparente, dando cumplimiento a la normativa por el

cual se rige, con el fin de llevar un adecuado control y seguimiento de los mismos.

1.2 Objetivo General

Evaluar la gestión, resultados y cumplimiento del subproceso de presupuesto en las

diferentes fases del ciclo presupuestal, identificando posibles desviaciones u oportunidades

de mejora a nivel propio o transversal.

1.3 Objetivos específicos

- Evaluar el cumplimiento de las fases del ciclo presupuestal desde su aprobación

hasta su ejecución.

- Validar las ejecuciones presupuestales de ingresos y gastos

- Verificar el cumplimiento de la rendición de informes

- Verificar si los controles asociados a los riesgos en el subproceso de presupuesto,

permiten evitar la materialización de estos en el cumplimiento de los objetivos

estratégicos.

2. ALCANCE: La auditoría tiene como alcance la revisión del ciclo presupuestal correspondiente al primer

semestre de 2020 comprendido entre el 1° de enero al 30 de junio, a partir de la muestra

seleccionada de los contratos celebrados en el primer semestre 2020, donde se verificó la


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ejecución presupuestal a través de los documentos tales como disponibilidades, registros

presupuestales y pagos realizados

3. CRITERIOS DE LA AUDITORÍA

- Ley 87 de 1993. Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno

en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones

- Decreto 111 de 1996. Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994

y la Ley 225 de 1995 que conforman el estatuto orgánico del presupuesto.

- Manual de procedimientos internos de FONVALMED

- Metodología establecida por la Guía de Auditoria Interna Para Entidades Públicas

expedida por la DAFP.

4. LIMITACIONES PARA EL PROCESO DE LA AUDITORIA

Retraso en la entrega de la información física de los contratos digitalizados por parte del

proceso responsable, para la revisión del ciclo presupuestal del total de los contratos

seleccionados en la muestra.

5. DESARROLLO DE LA AUDITORIA

5.1 Documentos examinados – Ciclo presupuestal

- Manual de procedimientos elaboración de presupuesto de ingresos y gastos

- Acta de aprobación del anteproyecto del presupuesto por parte del Consejo

Directivo del 20190912.

- Oficio E-2019047695 de fecha Sept 19/2019 - Anteproyecto aprobado por el

Municipio de Medellín.

- Manual de Procedimientos Modificaciones Presupuestales

- Manual de procedimientos Ejecución Presupuestal


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- Resolución No. 2019-02 Por medio de la cual se liquida el presupuesto de ingresos y

gastos del Fondo de Valorización del Municipio de Medellín, FONVALMED para la

vigencia fiscal 2020.

- Resolución RG 2020 - 18 del 28/02/2020 Por medio de la cual se modifica el

presupuesto de ingresos y gastos para la vigencia 2020, para incorporar las reservas

presupuestales de la vigencia anterior".

- Resolución RG 2020 – 22 del 13/03/2020 Por medio de la cual se modifica el

presupuesto de ingresos y gastos del Fondo de Valorización del Municipio de

Medellín, FONVALMED para la vigencia 2020, para adicionar al presupuesto los

recursos del balance de la vigencia anterior.

- Mapa de Riesgos del proceso

5.2 Presupuesto aprobado - ejecución presupuestal

PRESUPUESTO INICIAL $ 50.462.867.623

ADICIONES $102.579.898.588

REDUCCIONES $ 0

CREDITOS $ 6.385.782.511

CONTRACREDITOS $ 6.385.782.511

PRESUPUESTO FINAL $153.042.766.211

En el primer semestre del 2020 con corte a junio 30 de 2020, se presentaron modificaciones

al presupuesto por valor total de $102.579.898.588.

- Ejecución acumulada a junio 30 - 2020

Inicial Adición Definitivo Ejecutado Saldo %

Ejecución de ingresos $50.462.867.623 $102.579.898.588 $153.042.766.211 $127.922.663.202 $25.120.103.009 83,6%

Ejecución de gastos $50.462.867.623 $102.579.898.588 $153.042.766.211 $53.726.156.711 $99.316.609.500 35,1%

Con corte a junio 30 de 2020, los ingresos tuvieron una ejecución acumulada de

$127.922.663.202 que corresponde a un 83,6% del presupuesto definitivo; y los gastos una


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ejecución acumulada de $53.726.156.711 correspondiente al 35,1% del total del

presupuesto definitivo.

Rubro Concepto Presupuesto

definitivo Certificado de Disponibilidad

Valor Compromisos

Valor Ejecutado

Anual

Total disponible

% Ejecución

2 PRESUPUESTO DE GASTOS

153.042.766.211 58.420.603.251 53.726.156.711 53.726.156.711 94.622.162.960 35,11%

Según el informe emitido por el aplicativo SAFIX, se encontró que la ejecución acumulada

de gastos muestra la ejecución de los compromisos, pero el valor del saldo disponible,

corresponden a la diferencia entre el valor del presupuesto definitivo y el valor total de la

disponibilidad.

5.3 Cumplimiento en la rendición de informes

Actualmente el subproceso de planeación presupuestal tiene 13 actividades para reportar

a las entidades de control, tales como: Contraloría General de Medellín y la Contraloría

General de la Republica según el instrumento de seguimiento Calendario de Obligaciones

Legales y Administrativas – COLA, mediante el cual se evidenció el cumplimiento de las

mismas.

5.4 Verificación del ciclo presupuestal en contratos seleccionados

Para validar el cumplimiento del ciclo presupuestal en los contratos, se tomó una muestra

de 19 contratos que se celebraron en el primer semestre de 2020; dicha muestra

corresponde al 24% del total de contratos celebrados en este periodo (78 contratos).

La muestra se tomó de la siguiente manera:

10 contratos de prestación de servicios – Persona natural

3 contratos de prestación de servicios – persona jurídica

3 contratos de suministros

2 convenios interadministrativos

1 contrato de arrendamiento de inmuebles


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Del total de contratos solicitados, se pudo verificar el cumplimiento del ciclo presupuestal

a través de la documentación física de 12 contratos, 10 de prestación de servicios – persona

natural y 2 contratos de suministro; con los demás contratos no fue posible verificar el ciclo

presupuestal, dado que los contratos no fueron suministrados de manera oportuna dentro

del plazo establecido para dicha actividad, destacando la oportuna entrega de la

información por parte del subproceso de gestión presupuestal; así como la capacitación en

el ingreso y consulta en el proceso SAFIX.

5.5 Riesgos asociados al subproceso Planeación Presupuestal

El proceso de Planeación presupuestal tiene identificados 7 riesgos, a los cuales se les hace

seguimiento semestral con el fin de validar la efectividad de las acciones implementadas

para mitigar y evitar la materialización del riesgo.

En el desarrollo de la auditoria se pudo analizar nuevamente la efectividad de las acciones

propuestas e identificar algunos riesgos asociados al proceso.

ob

1. Inadecuada proyección presupuestal de ingresos y gastos de

la vigencia

2. Presentación extemporanea del

proyecto de presupuesto a la

Secretaria de Hacienda

3. No adopción del Decreto de liquidación del

presupuesto del Municipio, aprobado por el Concejo

Municipal

4. Contratación de bienes y servicios sin la afectación presupuestal

5. Indebida afectación presupuestal, por expedición de registro presupuestal no

procedentes según las disposiciones del presupuesto

6. Presentación extemporanea o no

presentación de los informes presupuestales solicitados por

las entidades de inspección, vigilancia y control

7. Tomar decisiones que contradicen la ejecución presupuestal, las cuales alteran la destinación inicial de los

recursos, omitiendo la normatividad presupuestal vigente.


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6. OBSERVACIONES

6.1 Ciclo presupuestal

De acuerdo con la revisión de la información correspondiente al ciclo presupuestal, se pudo

evidenciar el cumplimiento de todas las etapas del procedimiento para la proyección y

liquidación del presupuesto de ingresos y gastos del Fondo de Valorización del Municipio

de Medellín – FONVALMED.

6.2 Ejecución presupuestal

Las modificaciones al presupuesto de ingresos y gastos de FONVALMED tales como las

adiciones presentadas para este primer semestre de 2020 corresponden a la incorporación

de Reservas Presupuestales de la vigencia anterior por valor de $33.464.585.598 y a la

adición de Recursos del Balance de la vigencia anterior por $69.115.312.990, ambas

cuentan con los respectivos actos administrativos que los autorizan, tales como la

Resolución 2020-18 del 28 de febrero de 2020 y Resolución 2020-22 del 13 de marzo de

2020 respectivamente.

Presupuesto de ingresos: El presupuesto de ingresos se encuentra distribuido de la

siguiente manera:

DESCRIPCIÓN DEL INGRESO PRESUPUESTO DEFINITIVO

RECAUDO CORTE A JUNIO 2020

SALDO POR EJECUTAR

% DE EJECUCIÓN

% PARTICIPACIÓN

RECAUDO TOTAL

INGRESOS TRIBUTARIOS 36.588.009.668 19.023.022.272 17.564.987.396 51,99% 15%

INGRESOS NO TRIBUTARIOS 9.052.505.440 3.813.813.165 5.238.692.275 42,13%

3%

OTROS RECURSOS DE CAPITAL

107.402.251.103 105.085.827.765 2.316.423.338 97,84% 82%

INGRESOS TOTALES 153.042.766.211 127.922.663.202 25.120103.009 83,59% 100%

De acuerdo a la ejecución presupuestal de ingresos con corte junio de 2020, se ha

recaudado la suma de $127.922.663.202, correspondiente al 83,59% de lo presupuestado;


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siendo en su orden con mayor porcentaje de ejecución Otros Recursos de Capital con un

97,84%, Ingresos Tributarios con 51,99%, Ingresos No Tributarios con 42,13%.

La mayor participación sobre el recaudo total, corresponde a Otros Recursos de Capital con

82%, seguidos de Ingresos Tributarios con un 15%, Ingresos No Tributarios con 3%.

En conclusión, se puede observar que la ejecución de los ingresos obedece prácticamente

a la incorporación de reservas presupuestales de la vigencia anterior y a la adición al

presupuesto de los recursos del balance de la vigencia anterior; sin embargo, el recaudo por

la Contribución de Valorización tiene una ejecución del 52%, lo que quiere decir que se ha

realizado una buena gestión para este primer semestre del año.

Presupuesto de Gastos: el presupuesto de gastos se encuentra distribuido de la siguiente

manera:

DESCRIPCIÓN DEL GASTO PRESUPUESTO DEFINITIVO

COMPROMETIDO A JUNIO 2020

SALDO POR COMPROMETER

% DE EJECUCIÓN

% PARTICIPACIÓN

TOTAL COMPROMETIDO

GASTOS DE FUNCIONAMIENTO

4.269.080.322 1.633.778.489 2.635.301.833 38,27% 3.04%

GASTOS DE INVERSIÓN 148.773.685.889 52.092.378.222 96.681.307.667 35,01%

96.9%

GASTOS TOTALES 153.042.766.211 53.726.156.711 25.120103.009 35,10% 100%

De acuerdo a la ejecución presupuestal de gastos a corte junio de 2020, se ha

comprometido la suma de $53.726.156.711 correspondiente al 35,10%% de lo

presupuestado; teniendo en su orden mayor porcentaje de ejecución los Gastos de

Funcionamiento con un 38,27% y los Gastos de Inversión con 35,01%, para este periodo no

se tuvo servicio de la deuda.

La mayor participación sobre el total comprometido son los Gastos de Inversión con un

96.9%, seguidos de los Gastos de Funcionamiento con un 3,04%.


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6.3 Rendición de Informes

De acuerdo con el instrumento de seguimiento Calendario de Obligaciones Legales y

Administrativas – COLA, con corte a junio 30 de 2020; se pudo evidenciar el cumplimiento

de la rendición de informes por parte de la Líder de Presupuesto a las entidades de control

(Contraloría General de Medellín y Contraloría General de la Republica), dentro de las

fechas establecidas para dicha rendición.

6.4 Verificación del ciclo presupuestal en los contratos seleccionados

Prestación de Servicios - Personas natural

No. NÚMERO DE CONTRATO

NOMBRE DEL CONTRATISTA MONTO ORIGINAL DEL CONTRATO

Observaciones

1 2020-01431 ANGELICA MARIA ARIAS LOZA $ 56.177.682

2 2020-01432 JOSE BOLIVAR AROCA MARQUEZ $ 44.204.868

3 2020-01441 DAYANA ALEXANDRA ARANGO BUSTAMANTE

$ 44.333.622

4 2020-01442 JUAN GUILLERMO GOMEZ ROLDAN $ 44.869.182

5 2020-01443 FABIO ALEJANDRO MACIAS RESTREPO

$ 46.964.724 En el expediente puesto a disposición no se encuentran todos los documentos físicos del pago, sólo cuatro egresos que se adjuntaron a la información física

6 2020-01450 MANUEL SALVADOR OLIVEROS CASTRILLON

$ 45.034.668 El periodo de abril fue causado en mayo

7 2020-01459 LUIS JAVIER ALVAREZ FRANCO $ 44.333.622

8 2020-01474 CONSUELO EUGENIA VELEZ TOBON $ 42.710.616

9 2020-01475 CARLOS MARIO TABORDA HENAO $ 48.000.000

10 2020-01480 EDGAR GUILLEN ROJAS $ 48.000.000

Contratos de suministros:


NOMBRE DEL CONTRATISTA MONTO ORIGINAL DEL CONTRATO

1 2020-01520 COOPERATIVA MULTIACTIVA DE TRANSPORTADORES CONTRATISTAS - COOMULTRANSCON

$ 109.615.990

2 2020-01521 UNIÓN TEMPORAL CADENA FONVALMED 2020 $ 325.000.000


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Se verificaron los soportes físicos de 12 contratos, en donde se pudo evidenciar que 11 de

ellos surtieron todo el proceso presupuestal para dar trámite a la ejecución del contrato.

Dichos soportes coincidieron con la información del aplicativo SAFIX, en el cual se realiza la

afectación presupuestal de cada contrato, para este caso con corte al 30 de junio de 2020;

con lo que demuestra que la ejecución del presupuesto se lleva acorde a los actos

administrativos que aprueban dichas operaciones.

En general las ejecuciones verificadas se encuentran adecuadamente causadas dentro de

cada mes; solo se encontró que en la ejecución presupuestal del contrato 2020-01450 se

causaron dos (2) cuentas en el mismo mes, este es abril, las cuales se causaron de forma

acumulada, porque las cuentas de cobro se presentaron así por el contratista.

La documentación física del contrato número 2020-01443 a nombre de FABIO ALEJANDRO

MACIAS RESTREPO está incompleta en el archivo, por lo cual no se pudo verificar el

cumplimiento del ciclo presupuestal a través de los documentos físicos que pusieron a

disposición de la auditoria en el expediente contractual; es decir los documentos de pago

que afectan el presupuesto no fueron entregados para revisión por el proceso responsable

de mantener actualizado el expediente.

Además, en siete (7) expedientes contractuales no se pudo verificar el ciclo presupuestal,

dado que el día 20 de octubre fueron publicados 4 de ellos en el archivo central y ya

estábamos en el cierre del informe final de la auditoria; estos son:

Prestación de Servicios - Personas Jurídicas

No. NÚMERO DE CONTRATO FECHA DE CONTRATO NOMBRE DEL CONTRATISTA

1 2020-01508 Marzo 01 de 2020 XENCO SA

2 2020-01506 Febrero 19 de 2020 PROCESS ON LINE SAS

3 2020-01515 Mayo 22 de 2020 CORPORACIÓN LONJA PROPIEDAD RAIZ DE MEDELLÍN Y ANT.


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Convenios interadministrativos:


FECHA DE CONTRATO NOMBRE DEL CONTRATISTA

1 2020-01514 Abril 30 de 2020 EMTELCO SAS

A continuación, se relacionan los contratos que aún no se han entregado al archivo central;

según la Líder de Gestión Contractual, porque aún faltan documentos pendientes de firmas

y así, el archivo central no recibe la documentación:

- 2020-01481- UNE, pendiente de la firma del acta de inicio por parte del contratista.

- 2020-01508- XENCO, pendiente de la firma del acta de inicio del señor Cesar Zabala.

- 2010-01512- UNIPAR, pendiente de firmar de las solicitudes de CDP y RP.

Es importante aclarar que, para esta auditoría se otorgó el tiempo suficiente con el fin de

que gestionaran la información que estuviera pendiente y así poder aportarla para la

auditoría; aun así, no se pudo obtener en su totalidad de los documentos fuente de la DP,

RP y pagos que deben reposar en los expedientes contractuales.

Se anota que, una vez se suba la información por parte del proceso de Gestión Contractual,

Control Interno revisará los documentos correspondientes al ciclo presupuestal y el pago

de los expedientes que quedaron pendientes, a través del seguimiento al plan de

mejoramiento, en caso de que aplique.

6.5 Riesgos asociados al subproceso Planeación Presupuestal

De acuerdo con los 7 riesgos que tiene el proceso de presupuesto, se pudo evidenciar el

cumplimiento de las acciones implementadas, las cuales has sido efectivas para el proceso

y permiten evitar la materialización de los mismos.


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De igual forma, se hizo el primer seguimiento semestral al mapa de riesgos mediante el cual

también se pudo observar la efectividad de las medidas propuestas por los responsables del

proceso; tales como:

Riesgos Aplicación de acciones

Desde Control interno se identifican 2 posibles riesgos asociados al subproceso de

presupuesto, tales como:

Pérdida de información: bien sea por desactualización del Software (Origen: Interno |

Factor: Recursos) - Deficiencias en el software (Origen: Interno | Factor: Recursos) -

Deficiencia en el control documental por incumplimiento de las normas archivísticas.

Traslado irregular de fondos: posibilidad de pedir dinero, atenciones o prebendas a cambio

de realizar movimientos presupuestales no permitidos legalmente; este último hace parte

de los riesgos de corrupción que podría llegar a presentarse y sería importante generar

acciones para evitar su materialización u ocurrencia en el Fondo de Valorización.

7. CONCLUSIONES

•Acta de aprobación del anteproyecto del presupuesto por parte del Consejo Directivo del 20190912.

•Oficio E-2019047695 de fecha Sept 19/2019 - Anteproyecto aprobado por el Municipio de Medellín

Presentación extemporanea del proyecto de presupuesto a la Secretaria de Hacienda

•Documentos del sistema presupuestal en el módulo de presupuesto SAFI, verificación física de los documentos presupuestales previos a la contratación

Contratación de bienes y servicios sin la afectación presupuestal

•Certificados de disponibilidad y registro presupuestal de los contratos verificados en la auditoria

Indebida afectación presupuestal, por expedición de registro presupuestal no procedentes según las disposiciones del

presupuesto

•Seguimieto del Instrumento de seguimiento COLA, rendiciones al CHIP y Contraloría

Presentación extemporánea o no presentación de los informes

presupuestales solicitados por las entidades de inspección, vigilancia y control


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La Ejecución del presupuesto de ingresos y gastos se encuentran en un porcentaje

acorde al corte de junio de 2020.

Los procedimientos presupuestales son llevados a cabalidad como lo exigen las

normas contempladas en el Decreto 111 de 1998 y lo establecido por FONVALMED.

La ejecución presupuestal se realiza de manera oportuna, de acuerdo con las

solicitudes y las necesidades de la entidad.

El subproceso Planeación Presupuestal es ejecutado mediante el aplicativo SAFIX, el

cual integra los Módulos de Presupuesto, Contabilidad, Tesorería y Nomina; lo cual

da confiabilidad, disponibilidad y acceso de la información.

La falta de oportunidad en la entrega de la información contractual física por parte

de los responsables de contratación, hizo que el proceso de auditoría a la ejecución

presupuestal se retrasara y no se cumpliera con la verificación del ciclo presupuestal

de la totalidad de la muestra seleccionada; bien sea por falta de firmas o demás

documentos que hacen parte del expediente, que impidieron verificar el

cumplimiento del ciclo presupuestal en éstos.

8. RECOMENDACIONES

8.1. SUBPROCESO PLANEACIÓN PRESUPUESTAL

- Validar con el proceso de Planeación, la posibilidad de incluir dentro de la matriz de

riesgos del subproceso de Presupuesto, los posibles riesgos identificados en el

desarrollo de la auditoria.

- Dar cumplimiento a lo establecido en el marco legal del subproceso presupuestal

del Fondo, anotando que no se encontraron desviaciones, que ameriten plan de

mejoramiento.


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8.2. PROCESO CONTRACTUAL

- Establecer un plan de mejoramiento por parte del proceso contractual, donde se

fijen medidas de verificación de la información de los expedientes contractuales,

con el fin de asegurar que la información está bien documentada, actualizada y con

el cumplimiento de todos los requisitos para su ejecución; esto incluye todos los

documentos que corresponde a la ejecución presupuestal de éstos, incluir el soporte

de todos los pagos realizados y permitir la auditoria tanto legal, como de ejecución

presupuestal.

- Poner a disposición por parte del proceso responsable, los expedientes

contractuales seleccionados en la muestra de la auditoria, que quedaron pendientes

por entregar, con el fin de verificar el cumplimiento del ciclo presupuestal de éstos.

Cordialmente, _______________________________ ________________________________ CONSUELO EUGENIA VELEZ TOBON CLAUDIA IVONE MONSALVE ROJAS Coordinadora de Control Interno Profesional de Control Interno

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