Gestión de los Interesados del ProyectoConstrucción Nueva Sede para el Sena

Centro de la Construcción, Regional Valle del Cauca

EstudiantesEval Román Mora

Carlos Eduardo Cardona BuitragoEddison Giovanny Olarte

Nelson David InfanteDavid Esteban Guerrero

MateriaGestión de Stakeholder 108001 - 289

Grupo108001-15

Universidad Nacional Abierta y a DistanciaEscuela ECAEN

Identificar a los Interesados. Acta de constitución del proyecto

Adquisiciones del proyecto

Registro de interesados del proyecto

Registro de interesados (Stakeholders)Elaborado por: www.pmoinformatica.com

Columna Instrucciones

Nombre Dilian Francisca ToroPuesto Gobernadora del ValleOrganización / Empresa Departamento del ValleUbicación CaliRol en el proyecto SponsorInformación de contacto Gobernación Información de evaluaciónRequisitos principalesExpectativas principalesGrado de influencia AltaGrado de interés Medio bajoFase de mayor interésClasificaciónInterno / Externo PartidarioPartidario / Neutral / Reticente

Información de identificación

Registro de interesados (Stakeholders)Elaborado por: www.pmoinformatica.com

Columna Instrucciones

Nombre Jairo Ortega SamboníPuesto Alcalde de PalmiraOrganización / Empresa Municipio de PalmiraUbicación PalmiraRol en el proyecto Gestionar cambio uso del sueloInformación de contacto Alcaldia Información de evaluaciónRequisitos principalesExpectativas principalesGrado de influencia mediaGrado de interés Medio bajoFase de mayor interésClasificaciónInterno / Externo PartidarioPartidario / Neutral / Reticente

Información de identificación

Planificar la gestión de los interesados. Plan para la dirección del proyectoCiclo de vida del proyecto

Procesos por cada fase

Figura. (Elaboración propia)

Primera fase

Grupo de procesos de inicio del pre dimensionamientoGrupo de procesos de planeación del pre dimensionamientoGrupo de procesos de ejecución del pre dimensionamientoGrupo de procesos de monitoreo y control del pre dimensionamientoGrupo de procesos de cierre

Segunda fase

Grupo de procesos de inicio de los estudios y diseñosGrupo de procesos de planeación de los estudios y diseñosGrupo de procesos de ejecución de los estudios y diseñosGrupo de procesos de monitoreo y control de los estudios y diseñosGrupo de procesos de cierre

Tercera faseGrupo de procesos de inicio de la construcciónGrupo de procesos de planeación de la construcciónGrupo de procesos de ejecución de la construcciónGrupo de procesos de monitoreo y control de la construcciónGrupo de procesos de cierre de la construcción

HerramientasTécnicas analíticas

Cuadro. Matriz de InteresadosGestionar la participación de los InteresadosRegistro de cambios

Cambio ImpactoCambio en el dólar SobrecostosClima Retrasos Orden público (bloqueos vías)

Retrasos

Personal con baja experiencia

Retrasos

Demora en la entrega de materiales

Retrasos

Cambio contratista Retrasos   

Generar confianzaResolución de conflictosEscucha efectivaActitud hacia el cambioNegociaciónOratoriaBúsqueda de consensoManejo del tiempo

Activos de los procesos de la organizaciónModelo estándar de control interno MECISistema Integrado de Gestión y autocontrol SIGA

Habilidades de gestión → El conocimiento técnico → El conocimiento organizacional → La capacidad analítica → La capacidad de toma de decisiones → Habilidades sociales en la gestión → Las habilidades comunicativas → La asertividad → La habilidad de relaciones interpersonales → La empatía → La flexibilidad El trabajo en equipo → La creatividad → La gestión del tiempo → Los objetivos en la gestión del tiempo → Las pérdidas de tiempo

HerramientasHabilidades interpersonales

Tomado de (http://www.sena.edu.co/)

Tomado de (Guía integrada de aprendizaje

Tomado de(http://www.csintranet.org/competenciaslaborales/images/stories/descripciones/0.P.HABILIDADESGESTION.pdf)

Nro. control de solicitud de cambio

 

Solicitante del cambio  Área del solicitante  

Lugar  Patrocinador del proyecto  

Gerente del proyecto  

Datos de la solicitud de cambio

Categoría de cambio

Marcar todas las que apliquen:

Alcance____ Cronograma__X___ Costos_____ Calidad____ Recursos_____ Procedimiento____

Documentación_____

Causa / origen del cambio

Solicitud de cambio_____ Reparación por defecto_____ Acción correctiva____ Acción preventiva__X__ Actualización/Modificación_____

Descripción de la propuesta de cambio

Demora en el desembolso de los recursos

Justificación de la propuesta de cambio

No se puede firmar contrato

Impacto del cambio en la línea base

Alcance:

Ninguno Cronograma:

Un año

Costo:

Aumento

Calidad:

Ninguno

Implicaciones de recursos (materiales y capital humano)

Dilatación de los contratos

Implicaciones para los interesados

Para el Sena representa algo negativo Firmas del Comité de cambios

Nombre Rol / Cargo Firma Juan Pérez

Gerente de Proyecto

Armando Casas Asesor Finanzas

Tomado de (http://www.pmoinformatica.com/2015/05/solicitud-de-cambios-en-proyectos.html)

Datos de desempeño del trabajo Documentos del proyectoActa del proyectoCronograma del proyectoReporte del estadoRegistro de riesgos Plan de comunicacionesLista entregables Cierre

http://blog.pmmasbim.com/2014/03/acerca-de-clcdatos-informacion-e.html

Flujograma de desempeño del trabajo

Registro de interesados

Comunicaciones del Proyecto

Tomado de:dis.unal.edu.co/~icasta/GGP/xGGS/GGS_2014_05_23_acComunica.pptx

CRONOGRAMA DEL PROYECTO

HERRAMIENTAS

Sistemas de gestión de la información

Sistema de Soporte a las decisiones (DSS)

Sistema de Planificación de Recursos (ERP)

Sistema de información Gerencial (SIG)

Sistema de evaluación de proyectos

JUICIO DE EXPERTOS

  La alta dirección; Los miembros del equipo del proyecto; Otras unidades o individuos dentro de la

organización; Los interesados clave identificados; Los directores de proyecto que hayan trabajado en

otros proyectos en el mismo ámbito (de manera directa o a través de lecciones aprendidas);

Expertos en la materia, en el ámbito de los negocios o de los proyectos;

Grupos de la industria y consultores, y Asociaciones profesionales y técnicas, organismos

reguladores y organizaciones no gubernamentales (ONGs/NGOs).

Tomado de(http://ppmci.com/projectmanagement/452/132-plan-de-gestion-de-los-interesados.html)

 

INFORMACIÓN DE DESEMPEÑO DEL TRABAJO

DIA MES AÑO DIA MES AÑO DIA MES AÑO1 2 11 31 7 11 11 3 11

0%

0%

0%

0%

0%

0%

FECHA(dd/mm/aa)FIRMA DEL EVALUADO

MOTIVACIÓN DE LA DECISIÓN

Renuencia del Evaluado para firmar la fijación de compromisos

FIRMA DEL JEFE INMEDIATO FIRMA DEL FUNCIONARIO DE LIBRE NOMBRAMIENTO Y REMOCIÓN

Fecha Reclamación (dd/mm/aa)

FIRMA DEL TESTIGONOMBRE DEL TESTIGO

Número de Radicado

DECISIÓN DE LA COMISIÓN DE PERSONALRECLAMACIÓN EN ÚNICA INSTANCIA ANTE LA COMISIÓN DE PERSONAL (Num 5.8 Art. 5 Acuerdo 137 de 2010)

Evidencias

Porcentaje de Cumplimiento

PactadoCompromisos Laborales Pactados con sus

Condiciones de Resultado

ENTIDAD

EVALUACIÓN INICIAL

INFORMACIÓN GENERAL Y FIJACION DE COMPROMISOS LABORALES

Documento de Identidad

CÓDIGO: EDL - FT - 07

MARIA MEJIA

0%0%

EVALUACIÓN POR AJUSTES

RECTOR

PROPÓSITO DEL EMPLEO

INTE

RVI

NIE

NTE

S

TOTAL 0%0%

EVALUADOR(Funcionario de Libre Nombramiento y Remoción en caso

de constituir Comisión Evaluadora)EVALUADO

Nivel Jerárquico y Denominacion del Empleo

EVALUADOR(Jefe Inmediato)

CARLOS MEJIA

IDENTIFICACIÓN

Nombre Completo

PERÍODO DE EVALUACIÓN al FECHA FIJACION DE COMPROMISOS

Versión: 4,0FECHA EMISIÓN:

COMISIÓN NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL

PROCESO: EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL

Gobernacion del Atlantico- Secretaria de Educacion Departamental

Rectoria

DIRECTIVO

22.666.444

ASISTENCIAL

Dependencia o Área Funcional

Metas de la Dependencia a las cuales contribuye el empleo

3.757.145

Evaluación Primer

Semestre

Evaluación Segundo Semestre

COMPROMISOS LABORALES

CALIFICACION

INFORMACIÓN DE DESEMPEÑO DEL TRABAJO

EN ESTA PRIMERA ETAPA DEL PLAN DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES SE IDENTIFICAN LOS RECEPTORES DE INFORMACIÓN Y DE COMUNICACIONES DEL PROYECTO, EL TIPO DE INFORMACIÓN QUE NECESITA Y QUIEN LA PROPORCIONA

ONSABLE FACTORES AMBIENTALES DE LA EMPRESA:

Factores Ambientales de la Empresa que pueden influir en el proceso Planificar la Gestión del Alcance incluyen, entre otros:

• La cultura de la organización, • La infraestructura, • La gestión de personal, y • Las condiciones del mercado   Factores Ambientales de la Empresa que pueden influir en el

proceso están: •El Estimar •La Duración de las Actividades •La estructura de la Organización •Las normas gubernamentales (normas de productos).   Entre los factores ambientales de la empresa que pueden influir

en el proceso al Desarrollar el Cronograma: •Las herramientas de planificación que puede utilizarse para el

desarrollo del cronograma.   Copiado:v© 2013 Project Management Institute. Guía de los

Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

 ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN

•Registros de los interesados   Los activos de los procesos de la organización que pueden

influir en el proceso Planificar la Gestión del Alcance incluyen, entre otros:

• Políticas y procedimientos, e • Información histórica y base de conocimientos de

lecciones aprendidas. Copiado:v© 2013 Project Management Institute.

Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

TECNOLOGÍAS DE COMUNICACIÓN

Las comunicaciones del proyecto combinaran métodos tradicionales como documentos generados en reuniones, plenarias, mesas de trabajo etc. y métodos apoyados por las TICs a través de medios virtuales oficiales

GESTIONAR LAS EXPECTATIVAS DE LOS INTERESADOS

Si los interesados están presentando inconformidad es porque sus expectativas no se están satisfaciendo. Este elemento “expectativas de los interesados” es objeto de una consideración trascendental para el éxito del proyecto; si se presenta inconformidad, algo en la expectativa no se está presentando. La Real Academia de la lengua, define expectativa como “Esperanza de realizar o conseguir algo”, esto nos indica que cada interesado identificado busca un beneficio en particular y es este el punto que se debe atacar.

  Gestionar las expectativas de los interesados,

involucra establecer un plan de comunicaciones en el que se incluya la forma de mantener permanente control respecto a las inquietudes y dudas de los interesados previamente identificados.

  Metodología para gestionar las expectativas:

RESPONSABLE: DIRECTOR DEL PROYECTO

Comunicarse y trabajar en conjunto con los interesados

Actividades de comunicación dirigidas a los interesados en el proyecto

Aumentar la probabilidad de aceptación del proyecto

Abordar inquietudes Aclarar y resolver los incidentes identificados.

CUADRO DE GESTIÓN DE EXPECTATIVAS

TECNOLOGIAS DE LA COMUNICACIÓN

Se apoya fundamentalmente en las Tecnologías de la información y las comunicaciones TICs para garantizar una información fluida, eficiente y eficaz.

  La tecnologías de la comunicación incluyen páginas web, software y otras

herramientas para facilitar las comunicaciones virtuales y presenciales compartiendo información adecuada y documentos a cada uno de los recursos implicados con el proceso de comunicaciones dentro del proyecto que sea fácil, accequible y eficaz.

  Sitio web del proyecto, herramientas como la mensajería instantánea, blogs,

memorandos, informes, correos electrónicos, fax, correos de voz, comunicados de prensa.

Software, team viewer, intranet, red de comunicaciones Snap comms para la comunicación interna entre los canales potenciales de la

comunicación   Sistema de comunicaciones con estaciones de teléfono en ruta d emergencia, y de

transmisión de frecuencias moduladas de radio, pantallas de señalización,   One drive, internet, correo corporativo, base de datos, oficinas virtuales,

presentaciones multimedia, Llamadas telefónicas, waspp, skipe, video conferencia, reuniones interactiva, o

bidireccional.   Adaptado de Plan de gestión de las comunicaciones del Proyecto "Doble Calzada Bogotá-

Villavicencio" PLAN DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO.Liz

Yaneth Prieto Sarmiento

MODELOS DE COMUNICACIÓN

HERRAMIENTAS Y TÉCNICASANÁLISIS DE REQUISITOS DE COMUNICACIÓN

Tabla2. Matriz de Requisitos de Comunicaciones

http://www.pmoinformatica.com/p/plantillas-de-gerencia-de-proyectos.html

 TECNOLOGÍA DE LA COMUNICACIÓN

MÉTODOS DE COMUNICACIÓN

SALIDA

REQUISITOS DE COMUNICACIÓN DE LOS INTERESADOS

Controlar las ComunicacionesEste proceso monitorea y controla las comunicaciones a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto para asegurar que se satisfagan las necesidades de información de los interesados del proyecto.

EntradasPlan para la Dirección del ProyectoEl plan para la dirección del proyecto describe el modo en que se ejecutará, monitoreará, controlará y cerrará el proyecto.Comunicaciones del ProyectoEl proceso Controlar las Comunicaciones incluye las actividades necesarias para monitorear y actuar sobre la información y las comunicaciones, así como para liberarlas a los interesados.Registro de IncidentesDocumentan y monitorean la resolución de incidentes.Datos de Desempeño del TrabajoLos datos de desempeño del trabajo organizan y resumen la información recopilada, y presentan los resultados del análisis comparativo con respecto a la línea base para la medición del desempeño.Activos de los Procesos de la OrganizaciónEntre los que pueden influir se encuentran: las plantillas de informes; políticas, estándares y procedimientos que definen las comunicaciones; tecnologías específicas de comunicación disponibles; medios de comunicación permitidos; políticas de conservación de registros, y requisitos de seguridad.

Herramientas y técnicasSistemas de Gestión de la InformaciónUn sistema de gestión de la información proporciona un conjunto de herramientas estándar para que el director del proyecto capture, almacene y distribuya a los interesados la información relativa a los costos, al avance del cronograma y al desempeño del proyecto.Juicio de ExpertosReuniones

SalidasInformación de Desempeño del TrabajoLa información de desempeño del trabajo organiza y resume los datos de desempeño recopilados.Solicitudes de CambioLas cuales se procesarán por medio del proceso "Realizar el Control Integrado de Cambios".Actualizaciones al Plan para la Dirección del ProyectoSe pueden actualizar: los planes de administración de los interesados y de gestión de recursos humanos.Actualizaciones a los Documentos del ProyectoSe pueden actualizar entre otros: los pronósticos, los informes de desempeño y los registros de incidentes.Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la OrganizaciónComo son: los formatos de informes, las lecciones aprendidas.

http://ppmci.com/projectmanagement/425/103-controlar-las-comunicaciones.html