Sistema de información para la integración de los servicios socio-asistenciales y sanitarios

ICARO

Funciones de extracción de datos: Este módulo permite el intercambio de información masiva con sistemas informáticos externos con modo offline. Está basado en la escritura de archivos con formatos estándar.

Inteligencia de negocio: Este módulo se ocupa de la gestión del «depósito de la infor-mación» (Data-Ware-House) empleada y generada durante la actividad del sistema. En particular, permite la gestión de todos los datos económicos, sanitarios, operativos que califican cada evento individual de asistencia. Los datos recogidos por este módulo suministran la base informativa para el módulo DSS/BI. El módulo DSS (Decision Support System) proporciona las herramientas de Inteligencia de Negocio como soporte a las actividades de los referentes de los Organismos para las fases

de Gestión de presupuestos y Valoración general de la asis-tencia realizada en términos de eficacia, eficiencia y Calidad del servicio, con la posibilidad de realizar simulaciones y com-paraciones tantos temporales como territoriales, incluso para brindar indicaciones útiles para una mejor organización de la actividad de asistencia.

Gestión de la falta de información:Gracias a la gran flexibilidad de la Base de datos, este módulo permite realizar con suma facilidad los informes solicitados de manera periódica por los diferentes Organismos externos como los ministerios. La organización de los datos y la flexibilidad de las herramientas de análisis estadístico nos permiten cumplir siempre, de manera adecuada y rápida, con las solicitudes de publicación de informes recibidas por un Organismo.

LAS VENTAJAS LAS GARANTÍAS

Las ventajas de la adopción de ICARO en la Red de los ser-vicios:

• Reducción de tiempos a la hora de compartir datos y co-laborar con los Operadores de los organismos suminis-tradores o del Ámbito/Distrito o de terceros. Es posible compartir información, documentos y servicios dentro de un mismo grupo de trabajo o entre grupos/organismos diferen-tes. Cada operador accede a todas las funciones y a los con-tenidos para los que está habilitado.

• Mejor acogida del usuario. Frente a las necesidades del usuario, esta aplicación se convierte para el Operador en una herramienta ágil y fácil de usar para responder de inmediato a las solicitudes.

• Mayor capacidad para acompañar al usuario tras una soli-citud de acceso a uno de los servicios sociales o socio-sa-nitarios a través de la Ventanilla única o Médicos de Me-dicina General o Altas hospitalarias especiales. Es posible tramitar automáticamente una solicitud al servicio competen-te e implementar los trámites necesarios para poder disfrutar del servicio.

• Reducción de tiempos y costes gracias a la gestión del proceso en cada uno de los servicios suministrados a los usuarios. Esto permite un control constante del estado de rea-lización de las actividades, de eventuales averías o retrasos.

• Mejor capacidad de control, previsión y elaboración de in-formes. El sistema proporciona los datos necesarios para una planificación atenta y una programación de los servicios basa-da en datos reales y fiables. Brinda respuestas rápidas ante necesidades de análisis de datos y de redacción de informes tanto de manera repetitiva como ocasional.

ICARO tiene una interfaz gráfica moderna, funcional y fácil de usar, capaz de ofrecer un control inmediato de las actividades por usuario y/o por núcleo y una visión del estado de avance de los procesos a través de herramientas como vistas previas, in-formes, análisis dinámicos de datos y planificación estratégica.

Garantiza máxima seguridad a través del control de los acce-sos y de los derechos en el respeto de la privacidad, criptografía, protocolos seguros de comunicación, etc.

Garantiza máxima apertura a los sistemas de registro de la población y de gestión ya presentes en el Organismo a través de herramientas de intercambio de parámetros ya sometidos a prueba.

Garantiza una visión total del usuario, tanto desde el punto de vista sanitario como social compartiendo, en el respeto de la privacidad, la información presente en los sistemas de Sanidad y Seguridad Social fomentando el máximo intercambio de infor-mación entre los Protagonistas de la Red.

Garantiza una planificación más precisa de los recursos para un control de los costes «trazando» las actividades para introdu-cir y apoyar modelos de calidad.

La adopción por parte de los servicios sociales de un siste-mas de información es una oportunidad excelente para desa-rrollar un trabajo de análisis sobre los servicios que, a partir de la situación real, define una trayectoria de mejora de los flujos de trabajo, de los procesos de documentación y de la calidad global del servicio suministrado. Todo esto es posible gracias a las funciones de la plataforma brindadas por ICARO que ofrece tanto herramientas de trabajo de grupo como de diseño de los procesos organizativos que se pueden persona-lizar, según las necesidades de cada Organismo o territorio.

Asesoramiento en un «Proyecto ICARO» significa activar dos recorridos juntos o por separado:1. Análisis y descripción organizativa de los procesos: A tra-

vés de nuestra metodología se documenta todo el funciona-miento del servicio y su estructura organizativa. Estos docu-mentos y estos análisis, realizados junto con los referentes del Organismo, son independientes del software y tienen un valor intrínseco de mapeo de la situación real y de definición de los cambios y de las reorganizaciones necesarias. Son los datos de salida de la primera fase de un proyecto ICARO y de esta primera fase depende luego la tarea de aplicación de parámetros y la personalización de la plataforma para la puesta en marcha del sistema informativo;

2. Calidad total y organización ágil: el enfoque de la «Calidad total» permite a la Administración colocar al ciudadano en primer lugar, pasando de las funciones a los procesos, persi-guiendo la mejora continua. A través de la lógica de la «cali-dad total» es posible:• mejorar la calidad de los servicios,• definir e implementar políticas eficaces,• desarrollar el concepto de eficiencia y de reducción de

costes,• motivar y valorizar los recursos humanos;

El objetivo del enfoque de la «Organización ágil» (lean organiza-tion) es emplear los recursos incluso humanos de manera más racional, incrementar los niveles de eficiencia, actuando en los procesos organizativos, reduciendo derroches para poder ahorrar y garantizar servicios de mayor valor para el ciudadano.

El Gruppo Maggioli, a través de sus unidades de negocio, In-formática y Formación - Asesoramiento es capaz de ofrecer un sistema integrado de software y servicios encaminados a asegurar la gestión más eficiente del sector de los servicios socio-asistenciales y sanitarios de la Administración pública local.

ICARO Y EL ASESORAMIENTO PARA LA GESTIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

mag

gio

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7

Ingenieria Y Servicios s.a.

GALILEO S.A. (ESPAÑA) international@maggioli.it galileo@galileoiys.es www.galileoiys.es

Madrid – 28001 Calle del General Díaz Porlier, 49 Tel. +0034 91 5489329 Fax +0034 922 570582

Tenerife – 38340 Calle de La Sangradera, 16, – Tacoronte Tel. +0034 902 200225Fax +0034 922 570582

ICARO es el sistema de Información realizado para apoyar a los Organismos locales y las divisiones locales del servicio sanitario en la gestión integrada de los servicios socio-asistenciales y so-cio-sanitarios en la red de un territorio, con la máxima seguridad y el respeto de la privacidad. ICARO soporta todos los procesos organizativos relacionados con la actividad de asistencia a aque-llas personas o familias que se encuentren en un estado de nece-sidad y/o que necesiten asistencia domiciliaria. ICARO ofrece una gestión total del proceso asistencial y sa-nitario con una atención especial a la Asistencia domicilia-ria. ICARO es una aplicación software para la gestión de la red de medidas y servicios brindados al paciente y encara todas las cuestiones inherentes a la gestión operativa, monitorización, pro-gramación y elaboración de informes del ámbito territorial o distri-to social y del distrito sanitario (servicios sanitarios). Además de la gestión de los servicios sociales, incluye la gestión de los servicios médicos y paramédicos suministrados a los pa-

cientes en su domicilio tras las llamadas «altas hospitalarias es-peciales» o tras la solicitud de los Médicos de Medicina General con especial interés en los mayores, discapacitados, patologías psiquiátricas estabilizadas, dependencias, etc.

De esta manera, se realiza una infraestructura de comunica-ción y de gestión que pone en contacto:1. al Usuario con el Servicio socio-sanitario

2. a los protagonistas de la Red de servicios: distritos, ámbitos, servicios sanitarios, sector terciario, hospitales, etc...

3. A los órganos de las instituciones: Distritos, Administracio-nes territoriales, Ministerios

ICARO es una aplicación que se puede personalizar y que se adap-ta perfectamente a las necesidades de la estructura organiza-tiva del Organismo (divisiones locales, ayuntamiento, organismo suministrador, etc.) con el objetivo de controlar de manera correcta los niveles de acceso (por ejemplo, organismos complejos y con di-ferentes departamentos) y de seguridad para la gestión de los ser-vicios, según las necesidades reales de los organismos implicados.

Las funciones de este sistema incluyen las cuestiones inherentes a los diferentes tipos de servicios brindados directamente por los Ayuntamientos y las divisiones locales del servicio sanitario o a través de convenios con organismos suministradores:

1. Servicios sociales: suministrados por Ayuntamientos o ámbi-tos territoriales para los que es suficiente la valoración social.

2. Servicios socio-sanitarios integrados: suministrados por Ayun-tamientos o ámbitos territoriales y distritos sanitarios.

3. Servicios sanitarios: suministrados directamente por las divi-siones locales a domicilio.

La complejidad de los procesos inherentes a la gestión del sumi-nistro de los servicios al ciudadano necesitan una gestión web de la «Red integrada de servicios» que permita a los operadores de cada organismo, si están autorizados, participar de manera cons-tante en todo el proceso a través del seguimiento del usuario en las fases de:

• Acceso a la red de servicios (ventanilla única o punto único de acceso, alta hospitalaria especial, indicación de los Médicos de Medicina General, etc.)

• Valoración del paciente también de tipo multidimensional, de-finición del plan de asistencia y de los métodos de suministro.

• Gestión del trámite y suministro del servicio hasta el alta hos-pitalaria o conclusión del plan de asistencia.

ICARO es una aplicación que se adapta a las necesidades de la Red de servicios

Empresas Servicios PersonaConsorcios

Estructuras de acogida

ORGANISMOS DE SUMINISTRO

ÁMBITO TERRITORIALY SOCIAL

Servicios socialesOperadores sociales

INDIVIDUOS

PersonasFamilias

Sector terciarioSindicatos

DISTRITO SANITARIO

Médicos de Medicina General

Operadores sanitariosHospital

VentanillaSocio

Sanitario(PUA)

Plan de zonaProvincia

RegiónMinisterios

ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

Este sistema ha sido ideado para una gestión muy flexible en cuanto a la cobertura de los servicios de asistencia y la configu-ración de los tipos de servicios, sin excluir aquellos casos que presentan mayores dificultades. En otras palabras, este sistema permite configurar de manera libre la estructura de los Servicios sociales del Organismo en fun-ción de las diferentes áreas, consideradas como áreas transver-sales respecto a los tipos principales de servicios brindados.

En la figura 2 se presenta un ejemplo de estructura de los servi-cios brindados:1. AYUDAS ECONÓMICAS2. ACCESO A ESTRUCTURAS3. ASISTENCIA DOMICILIARIA4. ACOGIDAS Y ADOPCIONES5. OTRAS MEDIDAS SEGÚN PROYECTOS

Los módulos principales que constituyen el sistema informativo ICARO

ICARO, la gestión de los procesos y su control

MENORES MAYORES MINUSVÁLIDOS OTRO

AYUDAS ECONÓMICAS

• Continua• Extraordinaria• Préstamos• Curso de capacitación

• Continua• Pago de servicios• Vacaciones• Mensualidad de la

estructura• Cheque para asistente• Cheque para tratamiento

• Ayudas para equipos• Equipos• Mobiliario• Vehículos especiales• Cheque para tratamiento

• Prestación de maternidad• Becas de trabajo• Ayuda para el alquiler

ACCESO A ESTRUCTURAS

• Centro de prima acogida• Centro de día• Hogar funcional

• Centro de día• Residencia• Comunidad de alojamiento• Centro Alzheimer• Residencia sanitaria de

asistencia• Hogar protegido

• Centro de rehabilitación social

• Hogar funcional

• Hogar refugio• Centro primera acogida

ASISTENCIA DOMICILIARIA

• Individual• En centro de agregación• Apoyo relaciones

familiares

• Entrega de comidas• Podología• Asistencia médica 16

horas al día• Vigilancia sanitaria

• Asistencia domiciliaria Apoyo educativo

• Mediación cultural

ACOGIDAS Y ADOPCIONES

• Acogida jornada completa• Acogida tiempo parcial• Adopción nacional• Adopción internacional

• Acogida mayor en convivencia

• Acogida mayor de apoyo

OTRAS MEDIDAS

• Suministro para infancia• Relaciones con el Tribunal

• Transporte especial • Asignación de alojamientos

Portal de acceso a los servicios territoriales:El objetivo principal de este portal es activar el proceso de aco-gida, orientación de los servicios y gestión de los trámites del usuario a través de la realización de un sistema informativo a los que se pueden conectar todos los ciudadanos, organismos e inte-resados para consultar toda la información relativa a los servicios socio-sanitarios del territorio con la posibilidad de interactuar con las estructuras para establecer los primeros contactos y compartir la información.

Estructura organizativa:El módulo gestiona la estructura organizativa de los organismos que usan el Sistema, reproduciendo la jerarquía interna hasta definir las diferentes unidades operativas. Además, se ocupa de la gestión de los operadores presentes en las diferentes unida-des operativas y permite la gestión de los equipos considerados

como conjuntos de operadores. Está estrechamente vinculado con el módulo de «Gestión de la seguridad» para limitar la visibili-dad de la información según el encargo de los operadores dentro de la organización.

Individuos y familias:Este módulo se encarga de la gestión de los datos personales necesarios para el funcionamiento correcto del software (indivi-duos, familias, familias de acogida).

Ventanilla socio-sanitaria o Punto Único de Acceso:Este módulo se encarga de la gestión de las primeras fases de detección de las necesidades (notificación, solicitud de interven-ción formal, relaciones de primer contacto, etc.). Por lo que se refiere a las solicitudes, se encarga de la gestión de las diligencias previas hasta la aceptación de las solicitudes de intervención.

Todos los Organismos territoriales, a través de las Ventanillas socio-sanitarias integradas o Puntos Únicos de Acceso pueden formar parte de una red integrada de servicios que permite acceder a todos los operadores y usuarios, constituyendo un sistema abierto y seguro orientado a la colaboración e intercambio de datos servicios y experiencias.

Fig. 2: ejemplo de servicios conjuntos

Gestión elaboració de perfiles y autorizaciones

Integración Registro E/S

Integración datos

Integración contabilidad

Gestión organización Gestión datos

Ventanilla social

Asignación caso y Toma a

cargo

Gestión solicitud y Evaluación

Intervención y PIA

Planificación e Informe

Eiecución de las

actividades y Liquidación

Pagos

Ancianos

Menores

Discapa-citados

Adultos

Agenda y gestión actividades

Hist

oria

l soc

iosa

nita

rio

Gestión documental

Gestión Presupuesto

Análisis de los datos y Simulaciones

Intercambio informativo

Encuentros y valoraciones:Este módulo se encarga de las fases y de los registros relativos a la valoración de las necesidades: encuentros, entrevistas infor-males o formales, ya que ICARO permite ordenar previamente la secuencia de los trámites que se deben realizar, las valoraciones de la Unidad de Geriatría y las fichas de valoración multidimensio-nales con fichas diferentes según las organizaciones territoriales, lo que además permite obtener puntuaciones, según cada caso.

Gestión de trámites, plan de asistencia individual y ayudas: Este módulo se encarga de la gestión de las fases posteriores a la planificación y al suministro de ayudas para el individuo que se ha tomado en consideración y que ha sido valorado anteriormen-te. Este módulo permite, por tanto, redactar un plan de asisten-cia individual (PAI) y suministrar los servicios correspondientes:• servicios sociales para mayores, menores, personas con

trastornos y discapacidades, adultos con dificultades, etc.• servicios de asistencia domiciliaria socio-sanitaria.

Historial socio-sanitario:Se encarga de la gestión de toda la información del individuo to-mado en cuenta, con un interés especial en los problemas y en las necesidades del individuo y de su familia, los problemas sanitarios certificados (discapacidad, incapacidad permanente), eventuales situaciones de abuso/maltrato, etc. con el objetivo de proporcio-nar una síntesis de toda la información relativa a las actividades desempeñadas por el Servicio de cara al individuo y de toda la información sobre el individuo que sea útil para definir ulteriores medidas o cambios en el programa que se está realizando. El historial socio-sanitario se puede integrar con la base de datos del registro civil del Municipio o de la división local del servicio sanitario.El historial socio-sanitario es una herramienta eficiente de «Ges-tión documental». De hecho, permite organizar de manera uní-voca toda la información y la documentación de un usuario y se

puede integrar con la gestión del protocolo del organismo. Se trata de un verdadero archivo electrónico cuyos documentos podrán tener una validez legal total gracias a la firma digital. En este archivo confluye toda la documentación necesaria para el caso en cuestión: solicitudes, informes médicos, opiniones, infor-mes de alta hospitalaria, certificados, etc.El historial del usuario se convierte en una carpeta que solo las personas autorizadas podrán consultar por vía telemática en cual-quier momento y en cualquier lugar, cumpliendo con la privacidad de los datos del individuo.

Gestión de los aspectos administrativos:Según el tipo de intervención, este módulo permite definir quién puede suministrar una ayuda y define también las formas de brin-dar dicha ayuda según el tipo de sistema y/o del usuario. Además, permite la gestión de los diferentes tipos de suminis-tro de servicios como: vales o bonos o cheques de tratamiento, etc. Al final del proceso y de manera automática se realizarán los comprobantes y la facturación para los organismos que brindan las ayudas y los médicos de medicina general.

Notificación de eventos y agendas: Este módulo se encarga de la gestión de las relaciones y de los eventos de los diferentes protagonistas de la red socio-sanitaria. Se encarga de enviar notificaciones a los operadores en caso de necesitar llevar a cabo controles y/o tomar medidas al respecto (por ej. el ingreso hospitalario de un paciente que disfruta de un servicio de asistencia domiciliaria). Además, brinda la posibilidad de controlar las agendas personales y de grupo para facilitar la organización de las citas y de los calendarios de cada operador.

Integración y comunicación con sistemas externos:Este módulo se encarga del intercambio de información específica con sistemas informáticos externos en tiempo real. Se basa espe-cialmente en la tecnología de los servicios web y en los estándares para el envío de mensajes HL7.

Sistema de Información para la integración de los servicios sociales, asistenciales y sanitario