Introducción: Como lo hemos mencionado en clases anteriores, los interesados del proyecto (stakeholders), son todas aquellas personas u organizaciones cuyos intereses puedan ser afectados de manera positiva o negativa por el Proyecto. Se debe identificar a los interesados desde el comienzo del proyecto para analizar sus expectativas y su poder de influencia sobre éste.

La identificación y gestión de los interesados es clave para un proyecto exitoso. Pues un interesado que genere ruido negativo hacia el proyecto, puede colocar en riesgo el desarrollo del proyecto y el éxito del mismo, incluso puede llegar a causar el cierre.

Seminario de Profundización Gerencia de Proyectos

Gustavo Adolfo Ramírez Hernández

Gestión de los interesados… • Este capítulo incluye detalles de los cuatro procesos de la Gestión de los

interesados:

Procesos: Macroproceso:

• Identificar los interesados Inicio

• Planear la gestión de los interesados Planeación

• Gestionar la participación de los interesados Ejecución

• Controlar la participación de los interesados Monitoreo y Control

• Identificar los interesados. Es el proceso que consiste en identificar a todas las

personas u organizaciones impactadas por el proyecto, y documentar información relevante relativa a sus intereses, participación e impacto en el éxito del mismo.

• Planear la gestión de los interesados. Es el proceso de desarrollar estrategias apropiadas y efectivas para el involucramiento de los interesados a través del ciclo de vida del proyecto, basándose en el análisis de sus necesidades, intereses e impacto en el éxito del proyecto

Identificar Interesados… Los interesados son organizaciones o personas, como clientes, patrocinadores del proyecto, miembros del equipo, la gerencia, el público, contratistas; con las siguientes características:

• Podrían estar activamente envueltos en el proyecto

• Sus intereses pueden ser afectados positiva o negativamente por el proyecto

• Podrían ejercer influencia sobre el proyecto y sus objetivos

Los interesados pueden estar a diferentes niveles de la organización y con diferentes niveles de autoridad. Para el éxito del proyecto, resulta fundamental identificar a los interesados desde el comienzo del mismo y analizar sus niveles de interés, expectativas, importancia e influencia; debe documentarse la información relevante acerca de sus intereses, potencial involucramiento y potencial impacto en los objetivos del proyecto.

ITTO´s…

Entradas:

Registro de los interesados. Acta de constitución del proyecto. Documentación de adquisición (contratos con proveedores). Factores ambientales de la empresa. Activos de los procesos de la organización.

Herramientas y Técnicas:

Análisis de los interesados: debemos seguir los siguientes pasos: 1. Identificar a todos los potenciales interesados en el proyecto e información relevante, como por ejemplo sus roles, departamentos, intereses, niveles de conocimiento, expectativas y niveles de influencia. 2. Identificar el impacto o apoyo potencial que cada interesado podría generar, y clasificarlos para definir una estrategia de abordaje. En el caso de grandes comunidades de interesados, es importante priorizar a los interesados clave a fin de garantizar el uso eficaz del esfuerzo para comunicar y gestionar sus expectativas. 3. Evaluar cómo los principales interesados reaccionan o responden en varias situaciones, con el fin de influenciarlos e involucrarlos, mitigando los impactos negativos.

Matriz de poder ~ interés (grafico pagina siguiente)…

En el gráfico se presenta una matriz para clasificar a los interesados con base en su poder (nivel de influencia sobre el proyecto) y sus intereses (preocupación sobre el proyecto). * Juicio de Expertos. * Reuniones Salidas: Registro de interesados , contiene al menos: * La información de identificación: nombre, puesto en la organización, ubicación, rol en el proyecto, información de contacto. * La información de evaluación: principales requisitos, principales expectativas, influencia potencial en el proyecto, fase en el ciclo de vida donde el interés es mayor. * La clasificación de los interesados: interno/externo, partidario/neutral/opositor, etc.

Plan de Gestión de los Interesados

El plan de gestión de los interesados es el proceso para desarrollar estrategias apropiadas para involucrar efectivamente los interesados a través del ciclo de vida del proyecto, basándose en el análisis de sus necesidades, intereses e impacto potencial en el éxito del proyecto. El beneficio de este proceso es que provee un plan accionable y claro para interactuar con los interesados del proyecto supliendo sus intereses.

ITTO´s… Entradas:

1. Plan de Gestión del proyecto. • Ciclo de vida seleccionado para el proyecto y el proceso que puede ser aplicado para

cada fase. • Descripción de cómo el trabajo puede ser ejecutado para completar los objetivos del

proyecto. • Descripción de cómo los requerimientos del recurso humanos pueden ser alcanzados

y como los roles y responsabilidades, reportes de las relaciones y gestión del personal pueden ser estructurados para el proyecto.

• Plan de gestión del cambio que documenta como los cambios pueden ser monitoreados y controlados.

• Necesidades y técnicas de comunicación entre los interesados.

2. Registro de los interesados. Descrito en el proceso anterior.

3. Factores ambientales de la empresa. Los factores ambientales de la empresa que pueden influir en el proceso Identificar a los Interesados incluyen, entre otros: • La cultura y la estructura de la organización o de la empresa • Las normas gubernamentales o industriales (p.ej., regulaciones, normas de productos)

Técnicas y Herramientas:

• Juicio de Expertos • Reuniones • Técnicas analíticas: Estas son… Desconocedor: Inconsciente del proyecto con impacto potencial Reticente: Consciente del proyecto con impacto potencial y reticente al cambio Neutral: Consiente del proyecto, sin apoyo ni resistencia Partidario: Consiente del proyecto, brinda apoyo Líder: Consiente del proyecto, brinda apoyo con impacto potencial; se presenta como una persona activa con el fin de buscar el éxito del proyecto

Salidas:

Plan de Gestión de los interesados. • Niveles de involucramiento de los interesados actuales y deseados • Alcance e impacto de los cambios de los interesados • Identificación de interrelaciones y potenciales diferencias entre los interesados • Requerimientos de comunicación de los interesados para cada fase del proyecto • Información a ser distribuida • Razones para distribuir la información e impacto esperado • Periodo de tiempo y frecuencia para distribuir la información requerida a los interesados • Método para actualizar y ajustar el plan de gestión de los interesados Actualización de los documentos del Proyecto