010_Gestión de Los Interesados

13 - GESTIN DE LOS INTERESADOS DEL PROYECTO

13GESTIN DE LOS INTERESADOS DEL PROYECTO La Gestin de los Interesados del Proyecto incluye los procesos necesarios para identificar a las personas,grupos u organizaciones que pueden afectar o ser afectados por el proyecto, para analizar las expectativasde los interesados y su impacto en el proyecto, y para desarrollar estrategias de gestin adecuadas a fin delograr la participacin eficaz de los interesados en las decisiones y en la ejecucin del proyecto. La gestinde los interesados tambin se centra en la comunicacin continua con los interesados para comprender susnecesidades y expectativas, abordando los incidentes en el momento en que ocurren, gestionando conflictosde intereses y fomentando una adecuada participacin de los interesados en las decisiones y actividades delproyecto. La satisfaccin de los interesados debe gestionarse como uno de los objetivos clave del proyecto.

El Grfico 13-1 brinda una descripcin general de los procesos de Gestin de los Interesados del Proyecto,a saber:

13.1 Identificar a los Interesados: El proceso de identificar las personas, grupos u organizaciones que podran afectar o ser afectados por una decisin, actividad o resultado del proyecto, as como de analizar y documentar informacin relevante relativa a sus intereses, participacin, interdependencias, influencia y posible impacto en el xito del proyecto.

13.2 Planificar la Gestin de los Interesados: El proceso de desarrollar estrategias de gestin adecuadas para lograr la participacin eficaz de los interesados a lo largo del ciclo de vida del proyecto, con base en el anlisis de sus necesidades, intereses y el posible impacto en el xito del proyecto.

13.3 Gestionar la Participacin de los Interesados: El proceso de comunicarse y trabajar con los interesados para satisfacer sus necesidades/expectativas, abordar los incidentes en el momento en que ocurren y fomentar la participacin adecuada de los interesados en las actividades del proyecto a lo largo del ciclo de vida del mismo.

13.4 Controlar la Participacin de los Interesados: El proceso de monitorear globalmente las relaciones de los interesados del proyecto y ajustar las estrategias y los planes para involucrar a los interesados.

Estos procesos interactan entre s y con procesos de otras reas de Conocimiento como se describe endetalle en la Seccin 3 y en el Anexo A1.

Cada proyecto tendr interesados que se vern afectados o podrn afectar al proyecto, ya sea de formapositiva o negativa. Si bien algunos interesados pueden tener una capacidad limitada para influir en el proyecto,otros pueden tener una influencia significativa sobre el mismo y sobre sus resultados esperados. La capacidaddel director del proyecto para identificar correctamente y gestionar a dichos interesados de manera adecuadapuede constituir la diferencia entre el xito y el fracaso.

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2013 Project Management Institute. Gua de los ) Quinta edicinFundamentos para la Direccin de Proyectos (Gua del PMBOK

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Descripcin General de la Gestinde los Interesados del Proyecto

13.1 Identificara los Interesados

.1 Entradas .1 Acta de constitucin del proyecto .2 Documentos de las adquisiciones .3 Factores ambientales de la empresa .4 Activos de los procesos de la organizacin

.2 Herramientas y Tcnicas .1 Anlisis de interesados .2 Juicio de expertos .3 Reuniones

.3 Salidas .1 Registro de interesados

13.2 Planificar la Gestin de los Interesados

.1 Entradas .1 Plan para la direccin del proyecto .2 Registro de interesados .3 Factores ambientales de la empresa .4 Activos de los procesos de la organizacin

.2 Herramientas y Tcnicas .1 Juicio de expertos .2 Reuniones .3 Tcnicas analticas

.3 Salidas .1 Plan de gestin de los interesados .2 Actualizaciones a los documentos del proyecto

.1 Entradas .1 Plan de gestin de los interesados .2 Plan de gestin de las comunicaciones .3 Registro de cambios .4 Activos de los procesos de la organizacin

.2 Herramientas y Tcnicas .1 Mtodos de comunicacin .2 Habilidades interpersonales .3 Habilidades de gestin

.3 Salidas .1 Registro de incidentes .2 Solicitudes de cambio .3 Actualizaciones al plan para la direccin del proyecto .4 Actualizaciones a los documentos del proyecto .5 Actualizaciones a los activos de los procesos de la organizacin

13.3 Gestionar laParticipacin delos Interesados

.1 Entradas .1 Plan para la direccin del proyecto .2 Registro de incidentes .3 Datos de desempeo del trabajo .4 Documentos del proyecto

.2 Herramientas y Tcnicas .1 Sistemas de gestin de la informacin .2 Juicio de expertos .3 Reuniones

.3 Salidas .1 Informacin de desempeo del trabajo .2 Solicitudes de cambio .3 Actualizaciones al plan para la direccin del proyecto .4 Actualizaciones a los documentos del proyecto. 5 Actualizaciones a los activos de los procesos de la organizacin

13.4 Controlar laParticipacin delos Interesados

Grfico 13-1. Descripcin General de la Gestin de los Interesados del Proyecto

392 2013 Project Management Institute. Gua de los Fundamentos para la Direccin de Proyectos PMBOK) Quinta edicin(Gua del


13.1 Identificar a los Interesados

Identificar a los Interesados es el proceso de identificar a las personas, grupos u organizaciones que podranafectar o ser afectados por una decisin, actividad o resultado del proyecto, as como de analizar y documentarinformacin relevante relativa a sus intereses, participacin, interdependencias, influencia y posible impactoen el xito del proyecto. El beneficio clave de este proceso es que permite al director del proyecto identificarel enfoque adecuado para cada interesado o grupo de interesados. El Grfico 13-2 muestra las entradas,herramientas y tcnicas, y salidas de este proceso. El Grfico 13-3 representa el diagrama de flujo de datosdel proceso.

Entradas

.1 Acta de constitucin del proyecto.2 Documentos de las adquisiciones.3 Factores ambientales de la empresa.4 Activos de los procesos de la organizacin

Herramientasy Tcnicas

.1 Anlisis de interesados

.2 Juicio de expertos

.3 Reuniones

Salidas

.1 Registro de interesados

Grfico 13-2. Identificar a los Interesados: Entradas, Herramientas y Tcnicas, y Salidas

13

Gestin de los Interesados del Proyecto

4.1Desarrollar el Actade Constitucin

del Proyecto

Acta de constitucin del proyecto

Documentos de las adquisiciones

Activos de los procesos de la organizacin Factores ambientales de la empresa

5.2RecopilarRequisitos

8.1Planificar laGestin dela Calidad

12.1Planificar la

Gestin de lasAdquisiciones

13.1 Identificar alos Interesados

Registro de interesados

10.1 Planificar laGestin de las

Comunicaciones

11.1Planificar laGestin delos Riesgos

11.2Identificar

los Riesgos

12.1Planificar la

Gestin de lasAdquisiciones

Empresa/Organizacin Registro de

interesados

13.2Planificar la

Gestin de losInteresados

Grfico 13-3. Diagrama de Flujo de Datos de Identificar a los Interesados


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Los interesados del proyecto son individuos, grupos u organizaciones que pueden afectar, verse afectadoso percibirse a s mismos como afectados por una decisin, actividad o resultado de un proyecto. Comprendenpersonas y organizaciones como clientes, patrocinadores, la organizacin ejecutora o el pblico, que estninvolucrados activamente en el proyecto, o cuyos intereses pueden verse afectados de manera positiva onegativa por la ejecucin o la conclusin del proyecto. Tambin pueden influir sobre el proyecto y susentregables. Los interesados pueden encontrarse en diferentes niveles dentro de la organizacin y poseerdiferentes niveles de autoridad, o bien pueden ser externos a la organizacin ejecutora del proyecto. La Seccin13.1.2.1 identifica diversos tipos de interesados del proyecto.

Para el xito del proyecto, resulta fundamental identificar a los interesados desde el comienzo del proyectoo la fase y analizar sus niveles de inters y sus expectativas individuales, as como su importancia y suinfluencia. Esta evaluacin inicial debe ser revisada y actualizada con regularidad. La mayora de los proyectostendr un nmero diverso de interesados en funcin de su tamao, tipo y complejidad. Aunque el tiempo conque cuenta el director del proyecto es limitado y debe usarse con la mayor eficiencia posible, estos interesadosse deberan clasificar segn su inters, influencia y participacin en el proyecto, teniendo en cuenta el hechode que la afectacin o influencia de un interesado puede no darse o tornarse evidente hasta etapas posterioresdel proyecto o fase. Esto permite que el director del proyecto se concentre en las relaciones necesarias paraasegurar el xito del proyecto.

13.1.1 Identificar a los Interesados: Entradas

13.1.1.1 Acta de Constitucin del Proyecto

Descrita en la Seccin 4.1.3.1. El acta de constitucin del proyecto puede suministrar informacin sobre laspartes internas y externas relacionadas con el proyecto y que se ven afectadas por el resultado o la ejecucinde ste, tales como el patrocinador o patrocinadores del proyecto, clientes, miembros del equipo, grupos ydepartamentos que participan en el proyecto, as como otras personas u organizaciones afectadas por el mismo.

13.1.1.2 Documentos de las Adquisiciones

Descritos en la Seccin 12.1.3.3. Si un proyecto es el resultado de una actividad de adquisicin o si sebasa en un contrato establecido, las partes en dicho contrato son interesados clave del proyecto. Otras partesrelevantes, como los proveedores, tambin deben ser consideradas parte de la lista de interesados del proyecto.



13.1.1.3 Factores Ambientales de la Empresa

Descritos en la Seccin 2.1.5. Los factores ambientales de la empresa que pueden influir en el procesoIdentificar a los Interesados incluyen, entre otros:

La cultura y la estructura de la organizacin;

Los estndares gubernamentales o de la industria (p.ej., regulaciones, estndares de productos); y

Las tendencias globales, regionales o locales y las prcticas o hbitos.

13.1.1.4 Activos de los Procesos de la Organizacin

Descritos en la Seccin 2.1.4. Los activos de los procesos de la organizacin que pueden influir en elproceso Identificar a los Interesados incluyen, entre otros:

Las plantillas del registro de interesados,

Las lecciones aprendidas de proyectos o fases anteriores y

Los registros de interesados de proyectos anteriores.

13.1.2 Identificar a los Interesados: Herramientas y Tcnicas

13.1.2.1 Anlisis de Interesados

El anlisis de interesados es una tcnica que consiste en recopilar y analizar de manera sistemticainformacin cuantitativa y cualitativa, a fin de determinar qu intereses particulares deben tenerse en cuentaa lo largo del proyecto. Permite identificar los intereses, las expectativas y la influencia de los interesados yrelacionarlos con el propsito del proyecto. Tambin ayuda a identificar las relaciones de los interesados (conel proyecto y con otros interesados) que se pueden aprovechar para crear alianzas y posibles asociacionespara mejorar las probabilidades de xito del proyecto, as como las relaciones de los interesados sobre las quehabra que influir de manera diferente en diversas etapas del proyecto o fase.

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En general, el anlisis de interesados sigue los siguientes pasos:

Identificar a todos los interesados potenciales del proyecto y toda la informacin relevante, como por ejemplo sus roles, departamentos, intereses, conocimientos, expectativas y niveles de influencia. Por lo general resulta sencillo identificar a los interesados clave. Incluyen a cualquiera con un rol de direccin o de toma de decisiones, que se ve impactado por el resultado del proyecto, como por ejemplo el patrocinador, el director del proyecto y el cliente principal. Para identificar a los dems interesados, normalmente se entrevista a los interesados identificados y se ampla la lista hasta incluir a todos los interesados potenciales.

Analizar el impacto o apoyo potencial que cada interesado podra generar y clasificarlos para definir una estrategia de aproximacin. En el caso de grandes comunidades de interesados, es importante priorizar a los interesados a fin de garantizar el uso eficiente del esfuerzo para comunicar y gestionar sus expectativas.

Evaluar el modo en que los interesados clave pueden reaccionar o responder en diferentes situaciones, a fin de planificar cmo influir en ellos para mejorar su apoyo y mitigar los impactos negativos potenciales.

Existen mltiples modelos de clasificacin utilizados para el anlisis de interesados, tales como:

Matriz de poder/inters, que agrupa a los interesados basndose en su nivel de autoridad (poder) y su nivel de preocupacin (inters) con respecto a los resultados del proyecto;

Matriz de poder/influencia, que agrupa a los interesados basndose en su nivel de autoridad (poder) y su participacin activa (influencia) en el proyecto;

Matriz de influencia/impacto, que agrupa a los interesados basndose en su participacin activa (influencia) en el proyecto y su capacidad de efectuar cambios a la planificacin o ejecucin del proyecto (impacto); y

Modelo de prominencia, que describe clases de interesados basndose en su poder (capacidad de imponer su voluntad), urgencia (necesidad de atencin inmediata) y legitimidad (su participacin es adecuada).

El Grfico 13-4 presenta un ejemplo de una matriz de poder/inters en la que los puntos A-H representanlos lugares que ocupan interesados genricos.



Alto

B

MantenerSatisfecho

A

Poder

G

Monitorear

D

Bajo

Bajo Inters Alto

Grfico 13-4. Ejemplo de Matriz de Poder/Inters con Interesados

GestionarAtentamente

H

F

C

MantenerInformado

E 13

13.1.2.2 Juicio de Expertos

Para asegurar la identificacin y el listado exhaustivo de los interesados, se debera procurar el juicio y laexperiencia de grupos o personas con capacitacin especializada o pericia en la materia, como por ejemplo:

La alta direccin;

Otras unidades dentro de la organizacin;

Los interesados clave identificados;


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Los directores de proyecto que hayan trabajado en otros proyectos en el mismo mbito (de manera directa o a travs de lecciones aprendidas);

Expertos en la materia (SMEs) en el mbito de los negocios o de los proyectos;

Grupos de la industria y consultores; y

Asociaciones profesionales y tcnicas, organismos reguladores y organizaciones no gubernamentales (ONGs/NGOs).

El juicio de expertos puede obtenerse mediante consultas individuales (reuniones uno a uno, entrevistas,etc.) o mediante un formato de panel (grupos focales, encuestas, etc.).

13.1.2.3 Reuniones

Las reuniones de anlisis de perfiles son reuniones de proyecto diseadas para desarrollar un entendimientosobre los principales interesados del proyecto y se pueden utilizar para intercambiar y analizar informacinacerca de roles, conocimientos y la postura general de cada uno de los interesados respecto al proyecto.

13.1.3 Identificar a los Interesados: Salidas

13.1.3.1 Registro de Interesados

La principal salida del proceso Identificar a los Interesados es el registro de interesados. ste contiene todoslos detalles relacionados con los interesados identificados, incluyendo entre otros:

Informacin de identificacin. Nombre, puesto en la organizacin, ubicacin, rol en el proyecto, informacin de contacto;

Informacin de evaluacin. Requisitos principales, expectativas principales, influencia potencial en el proyecto, fase del ciclo de vida con el mayor inters; y

Clasificacin de los interesados. Interno/externo, partidario/neutral/reticente, etc.

El registro de interesados se debe consultar y actualizar de manera regular, ya que los interesados podrancambiar o se podran identificar nuevos a lo largo del ciclo de vida del proyecto.



13.2 Planificar la Gestin de los Interesados

Planificar la Gestin de los Interesados es el proceso de desarrollar estrategias de gestin adecuadas paralograr la participacin eficaz de los interesados a lo largo del ciclo de vida del proyecto, con base en el anlisisde sus necesidades, intereses y el posible impacto en el xito del proyecto. El beneficio clave de este procesoes que proporciona un plan claro y factible para interactuar con los interesados del proyecto a fin de apoyar losintereses del mismo. El Grfico 13-5 muestra las entradas, herramientas y tcnicas, y salidas de este proceso.El Grfico 13-6 representa el diagrama de flujo de datos del proceso.

Entradas

.1 Plan para la direccin del proyecto.2 Registro de interesados.3 Factores ambientales de la empresa.4 Activos de los procesos de la organizacin


.1 Juicio de expertos

.2 Reuniones

.3 Tcnicas analticas

Salidas

.1 Plan de gestin de los interesados.2 Actualizaciones a los documentos del proyecto

Grfico 13-5. Planificar la Gestin de los Interesados: Entradas, Herramientas y Tcnicas, y Salidas


13.1 Identificar alos Interesados

Registro de interesados

Actualizaciones a los documentos del proyecto

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Empresa/Organizacin

Activos de los procesos de la organizacin Factores ambientales de la empresa

Documentosdel Proyecto

4.2Desarrollar el Planpara la Direccin del Proyecto Plan para

la direccin del proyecto

13.2Planificar la


Plan de gestin de los interesados

5.2RecopilarRequisitos


Grfico 13-6. Diagrama de Flujo de Datos de Planificar la Gestin de los Interesados


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El proceso Planificar la Gestin de los Interesados identifica el modo en que el proyecto afectar a losinteresados, lo que permite al director del proyecto desarrollar diferentes formas de lograr la participacineficaz de los interesados en el proyecto, gestionar sus expectativas y en ltima instancia, alcanzar los objetivosdel proyecto. La gestin de los interesados es algo ms que la mejora de las comunicaciones y requiere algoms que la direccin de un equipo. La gestin de los interesados trata de la creacin y el mantenimiento de lasrelaciones entre el equipo del proyecto y los interesados, con objeto de satisfacer sus necesidades y requisitosrespectivos dentro de los lmites del proyecto.

Este proceso genera el plan de gestin de los interesados, que a su vez contiene planes detallados sobrecmo lograr una gestin eficaz de los interesados. A medida que avanza el proyecto, los miembros de lacomunidad de interesados y el nivel requerido de participacin pueden cambiar; por tanto, la planificacin dela gestin de los interesados es un proceso iterativo que el director del proyecto revisa regularmente.

13.2.1 Planificar la Gestin de los Interesados: Entradas

13.2.1.1 Plan para la Direccin del Proyecto

Descrito en la Seccin 4.2.3.1. La informacin que se utiliza para el desarrollo del plan de gestin de losinteresados incluye, entre otra:

El ciclo de vida seleccionado para el proyecto y los procesos que se aplicarn en cada fase;

La descripcin de cmo se ejecutar el trabajo para alcanzar los objetivos del proyecto;

La descripcin de cmo se cumplirn los requisitos de recursos humanos y cmo se tratarn y estructurarn en el proyecto, los roles y responsabilidades, las relaciones de comunicacin y la gestin del personal;

El plan de gestin de cambios que documenta el modo en que se monitorearn y controlarn los cambios; y

Las necesidades y las tcnicas de comunicacin entre los interesados.

13.2.1.2 Registro de Interesados

Descrito en la Seccin 13.1.3.1. El registro de interesados proporciona la informacin necesaria paraplanificar las formas adecuadas de involucrar a los interesados del proyecto.



13.2.1.3 Factores Ambientales de la Empresa

Descritos en la Seccin 2.1.5. Todos los factores ambientales de la empresa se utilizan como entradasde este proceso, ya que la gestin de los interesados debera adaptarse al entorno del proyecto. Entre ellos,la cultura, la estructura y el clima poltico de la organizacin son de particular importancia, ya que ayudan adeterminar las mejores opciones para propiciar un mejor proceso adaptativo de gestin de los interesados.


Descritos en la Seccin 2.1.4. Todos los activos de los procesos de la organizacin se utilizan como entradasdel proceso Planificar la Gestin de los Interesados. Entre ellos, la base de datos de lecciones aprendidas y lainformacin histrica son de particular importancia, ya que aportan conocimientos sobre planes anteriores degestin de los interesados y su eficacia. Estos se pueden utilizar para planificar las actividades de gestin delos interesados para el proyecto en curso.

13.2.2 Planificar la Gestin de los Interesados: Herramientas y Tcnicas


El director del proyecto, sobre la base de los objetivos del proyecto, debera recurrir al juicio de expertos paradecidir sobre el nivel de participacin requerido de cada uno de los interesados en cada etapa del proyecto.Por ejemplo, en el inicio de un proyecto puede ser necesario que los interesados ms experimentados estnaltamente involucrados de modo que se elimine cualquier posible obstculo para el xito. Una vez eliminadosdichos obstculos, puede resultar suficiente que los interesados expertos cambien su nivel de participacin deroles de liderazgo a roles de soporte, mientras que otros interesados, como los usuarios finales, pueden cobrarmayor importancia.

Para desarrollar el plan de gestin de los interesados se debe procurar el juicio y la experiencia de grupos oindividuos con capacitacin especializada, pericia en la materia o conocimiento de las relaciones en el mbitode la organizacin, tales como:

La alta direccin;

Los miembros del equipo del proyecto;

Otras unidades o individuos dentro de la organizacin;


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Expertos en la materia, en el mbito de los negocios o de los proyectos;


Asociaciones profesionales y tcnicas, organismos reguladores y organizaciones no gubernamentales (ONGs/NGOs).

El juicio de expertos puede obtenerse mediante consultas individuales (reuniones personalizadas,entrevistas, etc.) o mediante un formato de panel (grupos focales, encuestas, etc.).

13.2.2.2 Reuniones

Se deben mantener reuniones con expertos y el equipo del proyecto para definir los niveles de participacinrequeridos de todos los interesados. Dicha informacin se puede utilizar para preparar el plan de gestin delos interesados.

13.2.2.3 Tcnicas Analticas

El nivel de participacin actual de todos los interesados se debe comparar con los niveles de participacinplanificados que se requieren para concluir el proyecto con xito. La participacin de los interesados a lo largodel ciclo de vida del proyecto es crtica para el xito del mismo.

El nivel de participacin de los interesados se puede clasificar de la siguiente manera:

Desconocedor. Desconocedor del proyecto y de sus impactos potenciales.

Reticente. Conocedor del proyecto y de sus impactos potenciales, y reticente al cambio.

Neutral. Conocedor del proyecto, aunque ni lo apoya ni es reticente.

Partidario. Conocedor del proyecto y de sus impactos potenciales, y apoya el cambio.

Lder. Conocedor del proyecto y de sus impactos potenciales, y activamente involucrado en asegurar el xito del mismo.

La participacin actual se puede documentar mediante la Matriz de Evaluacin de la Participacin de losInteresados, tal como muestra el Grfico 13-7, donde C indica la participacin actual y D indica la participacindeseada. El equipo del proyecto debe identificar el nivel de participacin deseado para la fase actual delproyecto, sobre la base de la informacin disponible.

El ejemplo del Grfico 13-7 muestra que el interesado 3 se encuentra en el nivel deseado de participacin,mientras que los interesados 1 y 2 requieren ms comunicacin y acciones adicionales para conducirlos alnivel deseado de participacin.



Interesado

Interesado 1

Interesado 2

Interesado 3

Desconocedor Reticente

C

Neutral Partidario

D

Lder

C D

DC

Grfico 13-7. Matriz de Evaluacin de la Participacin de los Interesados

A travs de este proceso analtico se pueden identificar las brechas entre los niveles de participacin actualy deseado. El equipo del proyecto puede identificar las acciones y comunicaciones necesarias para cerrar estasbrechas a travs del juicio de expertos.

13.2.3 Planificar la Gestin de los Interesados: Salidas

13.2.3.1 Plan de Gestin de los Interesados

El plan de gestin de los interesados es un componente del plan para la direccin del proyecto (Seccin4.2.3.1) e identifica las estrategias de gestin necesarias para involucrar a los interesados de manera eficaz. Elplan de gestin de los interesados puede ser formal o informal, muy detallado o formulado de manera general,en funcin de las necesidades del proyecto.

Adems de los datos recopilados en el registro de interesados, el plan de gestin de los interesados amenudo proporciona:

Los niveles de participacin deseado y actual de los interesados clave;

El alcance e impacto del cambio para los interesados;

Las interrelaciones y posible superposicin entre interesados que se hayan identificado;

Los requisitos de comunicacin de los interesados para la fase actual del proyecto;

La informacin a distribuir entre los interesados, incluidos el lenguaje, formato, contenido y nivel de detalle;

El motivo para la distribucin de dicha informacin y el impacto esperado en la participacin de los interesados;

El plazo y la frecuencia para la distribucin de la informacin necesaria a los interesados; y

El mtodo para actualizar y refinar el plan de gestin de los interesados a medida que avanza y se desarrolla el proyecto.

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403


Los directores de proyecto deben ser conscientes de la naturaleza sensible del plan de gestin de losinteresados y tomar las precauciones adecuadas. Por ejemplo, la informacin sobre los interesados reticentesal proyecto puede ser potencialmente perjudicial, y debe prestarse la debida atencin con relacin a ladistribucin de dicha informacin. A la hora de actualizar el plan de gestin de los interesados se debe revisarla validez de los supuestos subyacentes para asegurar que continan siendo precisos y relevantes.

13.2.3.2 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

Los documentos del proyecto susceptibles de actualizacin incluyen, entre otros:

El cronograma del proyecto, y

El registro de interesados.

13.3 Gestionar la Participacin de los Interesados

Gestionar la Participacin de los Interesados es el proceso de comunicarse y trabajar con los interesadospara satisfacer sus necesidades/expectativas, abordar los incidentes en el momento en que ocurren y fomentarla participacin adecuada de los interesados en las actividades del proyecto a lo largo del ciclo de vida delmismo. El beneficio clave de este proceso es que permite al director del proyecto incrementar el apoyo yminimizar la resistencia por parte de los interesados, aumentando significativamente las posibilidades delograr el xito del proyecto. El Grfico 13-8 muestra las entradas, herramientas y tcnicas, y salidas de esteproceso. El Grfico 13-9 representa el diagrama de flujo de datos del proceso.

Entradas

.1 Plan de gestin de los interesados.2 Plan de gestin de las comunicaciones.3 Registro de cambios.4 Activos de los procesos de la organizacin


.1 Mtodos de comunicacin

.2 Habilidades interpersonales

.3 Habilidades de gestin

Salidas

.1 Registro de incidentes

.2 Solicitudes de cambio

.3 Actualizaciones al plan para la direccin del proyecto.4 Actualizaciones a los documentos del proyecto.5 Actualizaciones a los activos de los procesos de la organizacin

Grfico 13-8. Gestionar la Participacin de los Interesados: Entradas, Herramientas y Tcnicas, y Salidas




13.2Planificar la


Plan de gestin de los interesados

Registro de cambios

Actualizaciones a los documentos del proyecto

Documentosdel Proyecto

4.5 Realizar elControl Integrado de Cambios

10.1 Planificar laGestin de las

Comunicaciones Plan de Gestin de las Comunicaciones

Activos de los procesos de la organizacin


Actualizaciones al plan para la direccin del proyecto

4.2Desarrollar el Planpara la Direccin del Proyecto

Solicitudes de cambio

4.5 Realizar elControl Integrado de Cambios

Registro de incidentes

Empresa/Organizacin

Actualizaciones a los activos de los procesos de la organizacin

13.4 Controlar laParticipacin delos Interesados

9.4Dirigir el

Equipo delProyecto

10.3Controlar las

Comunicaciones

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Grfico 13-9. Diagrama de Flujo de Datos de Gestionar la Participacin de los Interesados

Gestionar la Participacin de los Interesados implica realizar actividades tales como:

Involucrar a los interesados en las etapas adecuadas del proyecto para obtener o confirmar su compromiso continuo con el xito del mismo;

Gestionar las expectativas de los interesados mediante negociacin y comunicacin para asegurar que se alcancen los objetivos del proyecto;

Abordar posibles inquietudes que an no representan incidentes y anticipar futuros problemas que puedan plantear los interesados. Dichas inquietudes deben identificarse y analizarse tan pronto sea posible para evaluar los riesgos asociados al proyecto; y

Aclarar y resolver los incidentes que han sido identificados.


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Gestionar la Participacin de los Interesados ayuda a aumentar la probabilidad de xito del proyecto alasegurar que los interesados comprenden claramente las metas, objetivos, beneficios y riesgos del mismo.Esto les permite apoyar el proyecto de forma activa y ayudar en la orientacin de las actividades y en lasdecisiones del proyecto. Al anticipar la reaccin de las personas frente al proyecto, pueden implementarseacciones proactivas a fin de obtener apoyo o minimizar los impactos negativos.

La capacidad de los interesados para influir en el proyecto es generalmente mayor en las etapas iniciales yva disminuyendo progresivamente a medida que avanza el proyecto. El director del proyecto es responsable deinvolucrar y gestionar a los diferentes interesados de un proyecto y puede recurrir a la ayuda del patrocinadordel proyecto segn sea necesario. La gestin activa de la participacin de los interesados disminuye el riesgode que el proyecto no cumpla sus metas y objetivos.

13.3.1 Gestionar la Participacin de los Interesados: Entradas

13.3.1.1 Plan de Gestin de los Interesados

Descrito en la Seccin 13.2.3.1. El plan de gestin de los interesados proporciona una gua sobre la mejormanera de involucrar a los diferentes interesados en el proyecto. El plan de gestin de los interesados describelos mtodos y tecnologas utilizados para la comunicacin con los interesados.

Este plan se utiliza para determinar el nivel de las interacciones de los diferentes interesados y, junto con otrosdocumentos, ayuda a definir una estrategia para la identificacin y gestin de los interesados a lo largo del ciclode vida del proyecto.

13.3.1.2 Plan de Gestin de las Comunicaciones

Descritos en la Seccin 10.1.3.1. El plan de gestin de las comunicaciones proporciona orientacin einformacin sobre la gestin de las expectativas de los interesados. La informacin utilizada incluye, entre otra:

Los requisitos de comunicacin de los interesados;

La informacin que debe ser comunicada, incluidos el lenguaje, formato, contenido y nivel de detalle;

El motivo de distribucin de la informacin;

La persona o los grupos que recibirn la informacin; y

El proceso de escalado.



13.3.1.3 Registro de Cambios

Descrito en la Seccin 4.5.3.2. Un registro de cambios se utiliza para documentar los cambios que ocurrendurante el proyecto. Dichos cambios, as como su impacto en el proyecto en trminos de tiempo, costos yriesgos, son comunicados a los interesados adecuados.


Descritos en la Seccin 2.1.4. Los activos de los procesos de la organizacin que pueden influir en elproceso Gestionar la Participacin de los Interesados incluyen, entre otros:

Los requisitos de comunicacin de la organizacin,

Los procedimientos para la gestin de incidentes,

Los procedimientos de control de cambios, y

La informacin histrica relativa a proyectos anteriores.

13.3.2 Gestionar la Participacin de los Interesados: Herramientas y Tcnicas

13.3.2.1 Mtodos de Comunicacin

Descritos en la Seccin 10.1.2.4. Los mtodos de comunicacin identificados para cada interesado en elplan de gestin de las comunicaciones se utilizan durante la gestin de la participacin de los interesados. Enfuncin de los requisitos de comunicacin de los interesados, el director del proyecto decide cmo, cundo ycules de estos mtodos de comunicacin se utilizarn en el proyecto.

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13.3.2.2 Habilidades Interpersonales

El director del proyecto aplica las habilidades interpersonales para gestionar las expectativas de losinteresados. Por ejemplo:

Generar confianza,

Resolver conflictos,

Escuchar de forma activa, y

Superar la resistencia al cambio.


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13.3.2.3 Habilidades de Gestin

El director del proyecto aplica las habilidades de gestin para coordinar y armonizar al grupo hacia el logrode los objetivos del proyecto. Por ejemplo:

Facilitar el consenso hacia los objetivos del proyecto,

Ejercer influencia sobre las personas para que apoyen el proyecto,

Negociar acuerdos para satisfacer las necesidades del proyecto, y

Modificar el comportamiento de la organizacin para aceptar los resultados del proyecto.

13.3.3 Gestionar la Participacin de los Interesados: Salidas

13.3.3.1 Registro de Incidentes

La gestin de la participacin de los interesados puede dar lugar al desarrollo de un registro de incidentes.Este registro se actualiza a medida que se identifican nuevos incidentes y se resuelven los incidentes actuales.

13.3.3.2 Solicitudes de Cambio

La gestin de la participacin de los interesados puede generar una solicitud de cambio al producto oal proyecto. Tambin puede incluir acciones correctivas o preventivas aplicables al propio proyecto o a lainteraccin con los interesados afectados, segn corresponda.

13.3.3.3 Actualizaciones al Plan para la Direccin del Proyecto

Los elementos del plan para la direccin del proyecto susceptibles de actualizacin incluyen, entreotros, el plan de gestin de los interesados. Este plan se actualiza cuando se identifican nuevos requisitos omodificaciones de los requisitos de los interesados. Por ejemplo, determinadas comunicaciones pueden dejarde ser necesarias, un mtodo de comunicacin ineficaz puede ser reemplazado por otro mtodo o puedeidentificarse un nuevo requisito de comunicacin. Tambin se actualiza como resultado de la atencin deinquietudes y la resolucin de incidentes. Por ejemplo, puede establecerse que un interesado tiene necesidadesde informacin adicionales.




Los documentos del proyecto susceptibles de actualizacin incluyen, entre otros, el registro de interesados.Se actualiza cuando la informacin sobre los interesados cambia, cuando se identifican nuevos interesadoso en el caso de que los originalmente registrados ya no participen en el proyecto o no reciban su impacto, ocuando se requieren otras actualizaciones para interesados especficos.

13.3.3.5 Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organizacin

Los activos de los procesos de la organizacin susceptibles de actualizacin incluyen, entre otros:

Notificaciones a los interesados. Se puede proporcionar informacin a los interesados sobre incidentes resueltos, cambios aprobados y estado general del proyecto.

Informes del proyecto. Los informes del proyecto, formales e informales, describen el estado del proyecto e incluyen lecciones aprendidas, registros de incidentes, informes de cierre del proyecto y las salidas de otras reas de Conocimiento (Secciones 4 a 12).

Presentaciones del proyecto. Informacin proporcionada de manera formal o informal por el equipo del proyecto a cualquiera o a todos los interesados del proyecto.

Registros del proyecto. Los registros del proyecto incluyen correspondencia, memorandos, actas de reuniones y otros documentos que describen el proyecto.

Retroalimentacin de los interesados. La informacin recibida de los interesados relativa a lasoperaciones del proyecto se puede distribuir y utilizar para modificar o mejorar el desempeo futuro

del proyecto.

Documentacin sobre lecciones aprendidas. La documentacin incluye el anlisis de causa raz de los incidentes enfrentados, el razonamiento subyacente a la accin correctiva elegida y otros tipos de lecciones aprendidas sobre la gestin de los interesados. Las lecciones aprendidas se documentan y distribuyen, y pasan a formar parte de la base de datos histrica, tanto del proyecto como de la organizacin ejecutora.

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13.4 Controlar la Participacin de los Interesados

Controlar la Participacin de los Interesados es el proceso de monitorear las relaciones generales de losinteresados del proyecto y ajustar las estrategias y los planes para involucrar a los interesados. El beneficioclave de este proceso es que se mantendr o incrementar la eficiencia y la eficacia de las actividades departicipacin de los interesados a medida que el proyecto evoluciona y su entorno cambia. El Grfico 13-10muestra las entradas, herramientas y tcnicas, y salidas de este proceso. El Grfico 13-11 representa eldiagrama de flujo de datos del proceso.


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Entradas

.1 Plan para la direccin del proyecto.2 Registro de incidentes.3 Datos de desempeo del trabajo.4 Documentos del proyecto


.1 Sistemas de gestin de la informacin.2 Juicio de expertos.3 Reuniones

Salidas

.1 Informacin de desempeo del trabajo.2 Solicitudes de cambio.3 Actualizaciones al plan para la direccin del proyecto.4 Actualizaciones a los documentos del proyecto.5 Actualizaciones a los activos de los procesos de la organizacin

Grfico 13-10. Controlar la Participacin de los Interesados: Entradas, Herramientas y Tcnicas, y Salidas



Registro de incidentes

Actualizaciones a los activos de los procesos de la organizacin

4.2Desarrollar el Planpara la Direccin del Proyecto

Actualizaciones al plan para la direccin del proyecto Empresa/

Organizacin

Plan para la direccin del proyecto

4.3Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto

Datos de desempeo del trabajo

Documentos del proyecto

13.4 Controlar laParticipacin delos Interesados Informacin de

desempeo del trabajo

4.4 Monitorear y Controlar elTrabajo del Proyecto

Solicitudes de cambio

Documentosdel Proyecto Actualizaciones a los documentos del proyecto

4.5Realizar el Control Integrado de Cambios

Grfico 13-11. Controlar la Participacin de los Interesados: Diagrama de Flujo de Datos

Las actividades de participacin de los interesados se incluyen dentro del plan de gestin de los interesadosy se ejecutan durante el ciclo de vida del proyecto. La participacin de los interesados se debera controlar demanera continua.



13.4.1 Controlar la Participacin de los Interesados: Entradas

13.4.1.1 Plan para la Direccin del Proyecto

Descrito en la Seccin 4.2.3.1. El plan para la direccin del proyecto se utiliza para desarrollar el plande gestin de los interesados, como se describe en la Seccin 13.2.1.1. La informacin que se utiliza paraControlar la Participacin de los Interesados incluye, entre otra:

El ciclo de vida seleccionado para el proyecto y los procesos que se aplicarn en cada fase;

El modo en que se ejecutar el trabajo para alcanzar los objetivos del proyecto;

El modo en que se cumplirn los requisitos de recursos humanos, y el modo en que se tratarn y estructurarn en el proyecto los roles y responsabilidades, las relaciones de comunicacin y la gestin del personal;

Un plan de gestin de cambios que documente el modo en que se monitorearn y controlarn los mismos; y

Las necesidades y las tcnicas de comunicacin entre los interesados.

13.4.1.2 Registro de incidentes

Descrito en la Seccin 13.3.3.1. El registro de incidentes se actualiza a medida que se identifican nuevosincidentes y se resuelven los actuales.

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13.4.1.3 Datos de Desempeo del Trabajo

Descritos en la Seccin 4.3.3.2. Los datos de desempeo del trabajo son las observaciones y medicionesprimarias identificadas durante las actividades ejecutadas para llevar a cabo el trabajo del proyecto. Serecopilan diferentes medidas de las actividades y entregables del proyecto a lo largo de varios procesos decontrol. Los datos se consideran a menudo como el nivel ms bajo de abstraccin del que pueden extraerinformacin otros procesos.

Entre los ejemplos de datos de desempeo del trabajo se incluyen el porcentaje informado de trabajoterminado, las medidas de desempeo tcnico, las fechas de comienzo y finalizacin de las actividadesprogramadas, el nmero de solicitudes de cambio, el nmero de defectos, los costos reales, las duracionesreales, etc.

13.4.1.4 Documentos del Proyecto

Para controlar la participacin de los interesados se pueden utilizar como entradas de apoyo mltiplesdocumentos del proyecto procedentes de los procesos de inicio, planificacin, ejecucin o control. Incluyen,entre otros:


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El cronograma del proyecto,

El registro de interesados,

El registro de incidentes,

El registro de cambios, y

Las comunicaciones del proyecto.

13.4.2 Controlar la Participacin de los Interesados: Herramientas y Tcnicas

13.4.2.1 Sistemas de Gestin de la Informacin

Un sistema de gestin de la informacin proporciona una herramienta estndar para que el director delproyecto capture, almacene y distribuya a los interesados la informacin relativa a los costos, al avancedel cronograma y al desempeo del proyecto. Tambin permite al director del proyecto consolidar informesprovenientes de varios sistemas y facilitar la distribucin de informes a los interesados del proyecto. Losejemplos de formatos de distribucin pueden incluir los informes mediante tablas, el anlisis en hojas declculo y las presentaciones. Se pueden utilizar herramientas grficas para crear representaciones visuales dela informacin de desempeo del proyecto.


Para asegurar la identificacin y el listado exhaustivo de nuevos interesados, se puede realizar unarevaluacin de los interesados actuales. Se debe procurar el aporte de grupos o personas con capacitacinespecializada o pericia en la materia, tales como:

La alta direccin;

Otras unidades o individuos dentro de la organizacin;



Expertos en la materia en el mbito de los negocios o de los proyectos;


Asociaciones profesionales y tcnicas, organismos reguladores y organizaciones no gubernamentales.

El juicio de expertos se puede obtener mediante consultas individuales (como reuniones personalizadas oentrevistas) o mediante un formato de panel (como grupos focales o encuestas).



13.4.2.3 Reuniones

Las reuniones de revisin del estado se utilizan para intercambiar y analizar informacin acerca de laparticipacin de los interesados.

13.4.3 Controlar la Participacin de los Interesados: Salidas

13.4.3.1 Informacin de Desempeo del Trabajo

La informacin de desempeo del trabajo consiste en los datos de desempeo recopilados de variosprocesos de control, analizados en contexto e integrados sobre la base de las relaciones entre reas. De estemodo los datos de desempeo del trabajo se han transformado en informacin de desempeo del trabajo.Los datos en s mismos no se utilizan en el proceso de toma de decisiones porque se puede malinterpretar susignificado. La informacin, sin embargo, conlleva correlaciones y contexto, y proporciona una base slida paralas decisiones del proyecto.

La informacin de desempeo del trabajo se circula a travs de los procesos de comunicacin. Algunosejemplos de informacin de desempeo son el estado de los entregables, el estado de implementacin de lassolicitudes de cambio y las estimaciones hasta la conclusin previstas.

1313.4.3.2 Solicitudes de Cambio

El anlisis del desempeo del proyecto y de las interacciones con los interesados a menudo generasolicitudes de cambio. Estas solicitudes de cambio se procesan a travs del proceso Realizar el ControlIntegrado de Cambios (Seccin 4.5) como se describe a continuacin:

Las acciones correctivas recomendadas incluyen cambios que ajustan el desempeo futuro esperado del proyecto alinendolo con el plan para la direccin del proyecto.

Las acciones preventivas recomendadas pueden reducir la probabilidad de incurrir en un desempeo negativo del proyecto en el futuro.

13.4.3.3 Actualizaciones al Plan para la Direccin del Proyecto

A medida que los interesados se involucran en el proyecto, se puede evaluar la eficacia general de laestrategia de gestin de los interesados. A medida que se identifican los cambios necesarios en el enfoque o laestrategia, puede ser necesario actualizar las secciones afectadas del plan para la direccin del proyecto a finde reflejar estos cambios. Los elementos del plan para la direccin del proyecto susceptibles de actualizacinincluyen, entre otros:


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El plan de gestin de cambios,

El plan de gestin de las comunicaciones,

El plan de gestin de los costos,

El plan de gestin de los recursos humanos,

El plan de gestin de las adquisiciones,

El plan de gestin de la calidad,

El plan de gestin de los requisitos,

El plan de gestin de los riesgos,

El plan de gestin del cronograma,

El plan de gestin del alcance, y

El plan de gestin de los interesados.


Los documentos del proyecto susceptibles de actualizacin incluyen, entre otros:

Registro de interesados. Se actualiza cuando la informacin sobre los interesados cambia, cuando se identifican nuevos interesados o en el caso de que los originalmente registrados ya no participen en el proyecto o no reciban su impacto, o cuando se requieren otras actualizaciones para interesados especficos.

Registro de incidentes. Se actualiza a medida que se identifican nuevos incidentes y se resuelven los actuales.



13.4.3.5 Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organizacin

Los activos de los procesos de la organizacin susceptibles de actualizacin incluyen, entre otros:

Notificaciones a los interesados. Se puede proporcionar informacin a los interesados sobre incidentes resueltos, cambios aprobados y estado general del proyecto.

Informes del proyecto. Los informes del proyecto, formales e informales, describen el estado del proyecto e incluyen lecciones aprendidas, registros de incidentes, informes de cierre del proyecto y las salidas de otras reas de Conocimiento (Secciones 4 a 12).

Presentaciones del proyecto. Informacin proporcionada de manera formal o informal por el equipo del proyecto a cualquiera o a todos los interesados del proyecto.

Registros del proyecto. Los registros del proyecto incluyen correspondencia, memorandos, actas de reuniones y otros documentos que describen el proyecto.

Retroalimentacin de los interesados. La informacin recibida de los interesados relativa a las operaciones del proyecto se puede distribuir y utilizar para modificar o mejorar el desempeo futuro del proyecto.

Documentacin sobre lecciones aprendidas. La documentacin incluye el anlisis de causa raz de los incidentes enfrentados, el razonamiento subyacente a la accin correctiva elegida y otros tipos de lecciones aprendidas sobre la gestin de los interesados. Las lecciones aprendidas se documentan y distribuyen a fin de que pasen a formar parte de la base de datos histrica tanto del proyecto como de la organizacin ejecutora.

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010_Gestión de Los Interesados

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