Gestión de gobierno en línea. Dirección estratégica

Quito, 20 de diciembre de 2014

Gestión Gobierno en Línea y Alcaldías

Dirección estratégica

Versión 1.0

ÍNDICE DE CONTENIDO R1 - Gestionar planes estratégicos. R2 - Gestionar Ejes estratégicos. R3- Gestionar Políticas. R4- Gestionar Objetivos. R5- El sistema debe permitir gestionar Acciones Estratégicas. R6- El sistema debe permitir gestionar Indicadores. R7- El sistema debe permitir gestionar metas. R8- El sistema debe permitir gestionar Tareas.

FUNCIONALIDADES DIRECCIÓN ESTRATÉGICA SOLTEIN SA DE CV

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Listado de requisitos funcionales R1 - Gestionar planes estratégicos.

Para ello el sistema debe permitir las siguientes acciones

• Crear o modificar un plan estratégico, el mismo debe presentar como atributos los siguientes

elementos

◦ Denominación

◦ Misión

◦ Visión

◦ Fecha desde

◦ Fecha hasta

◦ Estado (activo, inactivo)

◦ Porciento de culminación : (Valor promedio del porciento de terminación de los ejes

asociados al plan)

◦ Anotaciones

◦ Al plan estratégico se le debe poder relacionar Ejes estratégicos

• Generar nueva versión, para ello el sistema debe levantar un asistente en el que se de a

escoger qué elementos de toda la estructura del plan estratégico desea duplicar (las

estructuras posibles son Eje-Política-Objetivo-Indicador-Acción estratégica-Tareas), a partir

de aquí el sistema debe generar una copia exacta del plan activo, generando un nuevo plan,

con una versión consecutiva, registrándose la fecha en que se genera la nueva versión

duplicada y guardando una referencia al plan del que se realizó la versión. Cuando un plan es

versionado, el nuevo plan se pone activo y desactiva el plan anterior, impidiendo que este

plan pueda volver a ser modificado por nadie, aun cuando sí pueda ser leído.

• Filtros

◦ Activo

◦ Inactivo

• Vistas

◦ Kanban

▪ Denominación

▪ Estado

▪ Porciento de culminación

◦ Lista

◦ Formulario


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◦ Gráficos

◦ Calendar

R2 - Gestionar Ejes estratégicos.


• Crear o modificar un eje estratégico

Un eje estratégico debe contener los siguientes requisitos

• Denominación

• Descripción

• Presupuesto deseado : Manual

• Presupuesto Planificado: el cual es la sumatoria de todo el presupuesto planificado en las acciones

estratégica asociadas al eje.

• Por ciento del presupuesto ejecutado contra el planificado (sumatoria de todo el presupuesto

ejecutado de las tareas de presupuesto asociadas al eje)

• Al eje se le debe poder relacionar un objetivo de desarrollo

◦ Un objetivo de desarrollo tiene:

▪ Denominación

▪ Indicador de desarrollo que a su vez tiene:

• Denominación

• Valor: Sería el valor resultante del método de cálculo

• Método de cálculo: Definir método de cálculo

• Valor ideal

· Al eje estratégico se le deben poder relacionar Políticas

· Por ciento de culminación del Eje, este valor está dado por el valor de cumplimiento promedio de las

políticas asociadas al eje.

○ Por ejemplo: si se tienen 3 políticas y cada una presenta 100% de cumplimiento, el

cumplimiento del eje es 100 ((100+100+100)/3), en caso de que fuesen 3 políticas una con

80, otra con 50 y otra con 100, el valor del porciento de cumplimiento del eje fuese el

promedio ((80+50+100)/3) = 76.6 por ciento.

· Filtros

○ Plan

○ Activo

○ Inactivo

· Agrupar

○ Plan

· Vistas

○ Kanban


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○ Lista

○ Formulario

○ Gráficos

R3- Gestionar Políticas.


• Crear o modificar una política

Una política debe contener los siguientes requisitos:

• Denominación

• Descripción

• Anotaciones

• A la política se le debe poder relacionar Objetivos

• Porciento de culminación: este valor está dado por el valor de cumplimiento promedio de los

objetivos asociados a esta política

• Filtros

◦ Ejes

◦ Plan

◦ Activo

◦ Inactivo

• Agrupar

◦ Plan

▪ Eje

• Vistas

◦ Kanban

◦ Lista

◦ Formulario

◦ Gráficos

R4- Gestionar Objetivos.


• Crear o modificar un objetivo

Un objetivo debe contener los siguientes requisitos:

• Denominación

• Descripción

• Al objetivo se le debe poder relacionar Acciones estratégicas


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• Porciento de culminación (valor de cumplimiento promedio de las acciones estratégicas asociados a

este objetivo)

• Filtros

◦ Ejes

◦ Plan

◦ Política

◦ Activo

◦ Inactivo

• Agrupar

◦ Plan

▪ Eje

• Política

• Vistas

◦ Kanban

◦ Lista

◦ Formulario

◦ Gráfico

R5- El sistema debe permitir gestionar Acciones Estratégicas.


• Crear o modificar una acción estratégica

Una acción estratégica debe contener los siguientes requisitos:

• Orden de prioridad: Ordenar por este atributo

• Anotaciones

• Denominación

• Soporte (hr.department)

• Autoridad (hr.department)

• Varios Responsables (hr.department) : Cuando se crea un responsable para la acción estratégica, por

cada indicador se genera un subindicador asociado al indicador padre, y cada uno de estos

indicadores, debe abrir un subindicador asociado al responsable en concreto.

Ejemplo.

• Acc Estratégica Graduar 3000 estudiantes

◦ Responsables, Fac 1, Fac 2, Fac 3

◦ Indicador 1 Cantidad de graduados Valor ideal 3000 estudiantes

▪ SubIndicador -1-Fac 1 responsable Fac 1 Valor ideal 1000 estudiantes



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◦ Indicador 2 Títulos de Oro Valor ideal 5%

▪ SubIndicador -2-Fac 1 responsable Fac 1 Valor ideal 1%



El ejemplo demuestra que en las acciones estratégicas, para cada indicador definido se debe abrir un

subindicador asociado a los distintos responsables que le fueron relacionados a la acción estratégica, por

ello el ejemplo para la acción Estrategica, que se le definieron 3 responsables y un indicador, implicó generar

de manera obligatoria, 3 subindicadores (debido a que existen 3 responsables) por cada indicador.

• Responsable de ejecución: lo designa el responsable(hr.employee), pertenece a la dependencia

administrativa Responsable, se debe mostrar en la vista lista.

◦ Nombre

◦ Cargo

◦ Contacto

• Estados (En Aprobación, Aprobado)

• A las acciones se le deben poder asociar indicadores y tareas

• Las tareas se le podrá asociar solo cuando la acción estratégica este en estado aprobado.

• Para que una acción estratégica sea aprobada, deberá antes estar asociada a una partida

presupuestaria.

• Porciento de cumplimiento de las acciones estrátegicas. Para que una acción estratégica esté

cumplida todos los indicadores deben estar cumplidos y todas las tareas deben estar terminadas. El

porciento sería el promedio del porciento de terminación de las tareas asociadas a la acción, con el

porciento de terminación de los indicadores asociados a la acción multiplicado por su peso.Ejemplo :

◦ Accion1:

▪ Tarea1: % terminación = 40

▪ Tarea2: % terminación = 80

▪ Indicador1: % terminación = 100, peso del indicador = 0.2

▪ Indicador2: % terminación = 80, peso del indicador = 0.8

◦ Por ciento de terminación sería:

▪ Porciento de Terminación de las tareas: (40+80)/2 = 60

▪ Porciento de Terminación de los indicadores = (100*0.2) + (80*0.8) = 20+64 = 84

▪ Porciento Total = (60+84)/2 = 72%

• Un acción estratégica debe generar un proyecto, además será asociada a una partida de presupuesto

de proyecto.

• Las tareas que se creen para la acción estratégica deben asociarse a los subindicadores (o al

indicador principal) que estén asociados a la acción estratégica y el responsable de esta tarea sería el

responsible del subindicador, el caso de que la tarea sea asociada a un indicador general se debe

escoger de todos los responsables cuál será el responsable de la tarea.


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• Las tareas se les indicará si generará gastos o no. Si es indicado que generará gasto, se creará una

cuenta analítica hija de la cuenta analítica asociada a la acción estratégica para luego poder hacer

análisis de gastos por tareas específicas.

• Filtros

◦ Plan

◦ Eje

◦ Política

◦ Objetivo

◦ Estado

◦ Responsable

◦ Responsable de ejecución

◦ Activo

◦ Inactivo

• Agrupar

◦ Plan

▪ Eje

• Política

◦ Objetivo

▪ Estado

• Vistas

◦ Kanban

◦ Lista

◦ Formulario

◦ Gráfico

R6- El sistema debe permitir gestionar Indicadores.


• Crear o modificar un indicador

Un indicador debe contener los siguientes requisitos

• Denominación

• Descripción

• Valor ideal

• Un indicador puede contener varios subindicadores, la suma total de los valores ideales de todos los

subindicadores debe ser igual al valor ideal del indicador padre

• Cuando se crea un subindicador se deben asociar los responsables por cada subindicador

creado


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• Cuando se cree el indicador se deben generar los subindicadores por cada responsable

asociado

• Peso: El peso del indicador debe estar entre 0 y 1, la suma de los pesos de los indicadores padres

asociados a una misma acción estratégica no puede ser mayor que 1.

• Valor medido, El valor medido no puede ser mayor que el valor ideal. En caso de que el indicador

tuviera asociado subindicadores el valor medido se calcula dependiendo los valores medidos de los

subindicadores. Ejemplo

◦ Indicador cantidad: Valor ideal 3000

▪ SubIndicador 1: Valor ideal 1500, valor medido 500



◦ En este caso el valor medido del indicador sería 650

• Unidad de medida: Puede ser un binario o porciento.

• Porciento de cumplimiento. En caso de que la unidad de medida sea un binario sería 0 o 100, si fuera

por porciento el total sería el porciento que representa el valor medido del valor ideal. Ejemplo:

Valor ideal 3000, valor medido 600, porciento de cumplimiento 600/3000*100=20

• El indicador está cumplido si el valor medido del indicador es igual al valor ideal del indicador

• A los indicadores se le deben poder asociar metas al igual que a los subindicadores

• Filtros

◦ Plan

◦ Eje

◦ Política

◦ Objetivo

◦ Acción Estratégica

◦ Estado de cumplimiento

◦ Activo

◦ Inactivo

• Agrupar

◦ Plan

▪ Eje

• Política

◦ Objetivo

• Acción Estratégica


• Vistas

◦ Kanban

◦ Lista

◦ Formulario


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◦ Gráfico

R7- El sistema debe permitir gestionar metas.

Para ello el sistema debe permitir la siguientes acciones

• Crear o modificar una meta

Una meta debe contener los siguientes requisitos

• Denominación

• Descripción

• Fecha de cumplimiento

• Fecha de vencimiento

• Binario (cumplido o no cumplido) es un valor calculado siguiendo la siguiente regla:

◦ El atributo porciento de cumplimiento del objeto meta tiene la responsabilidad de expresar

la relación de porciento existente entre el valor medido del indicador y su valor ideal,

evaluando esta relación en una fecha también definida como atributo de la meta.

▪ Por estas razones una meta puede pasar por los siguientes estados

• Cumplido en tiempo.

• Cumplido fuera de tiempo.

• No cumplido pero en tiempo.

• No cumplido.

• Ejemplo:

▪ Valor ideal del indicador – 100

▪ Valor medido del indicador

• Caso 1- Mes abril - 20

• Caso 2 - Mes de mayo – 35

▪ % de cumplimiento expresado en la meta – 30%

▪ Fecha de cumplimiento de la meta – Abril 2014

▪ Caso 1

• Evaluación de la meta mes de abril, resultado obtenido = Incumplido

atrasado

▪ Caso 2

• Evaluación de la meta mes de mayo, resultado obtenido = cumplido

atrasado

• Porciento de cumplimiento (valor numérico)

• Cuando se levante la vista de una meta dependendiendo del porciento de cumplimiento de la

meta, la fecha de vencimiento y el valor ideal del indicador al cual pertenece la meta, el estado

en el que se encuentra se matizará con un color (cumplido - verde, cumplido fuera de tiempo -

naranja, no cumplido pero en tiempo - azul, no cumplido - rojo).


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• Filtros

◦ Plan

◦ Eje

◦ Política

◦ Objetivo


◦ Indicador


◦ Activo

◦ Inactivo

• Agrupar

◦ Plan

▪ Eje

• Política

◦ Objetivo


◦ Indicador

▪ Estado de cumplimiento

• Vistas

◦ Kanban

◦ Lista

◦ Formulario

◦ Gráfico

◦ Calendario

R8- El sistema debe permitir gestionar Tareas.


• Crear o modificar una tarea

Una tarea debe contener los siguientes requisitos

• Denominación

• Descripción

• Fecha Inicio

• Fecha Fin

• Porciento de culminación .

• Responsable es un empleado que pertenece al subindicador al cual está asociado esta tarea

• Estados (Creada y Realizada)

• Filtros


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◦ Plan

◦ Eje

◦ Política

◦ Objetivo


◦ Indicador

◦ Estado

◦ Activo

◦ Inactivo

• Agrupar

◦ Plan

▪ Eje

• Política

◦ Objetivo


◦ Indicador

▪ Estado de cumplimiento

• Vistas

◦ Kanban

◦ Lista

◦ Formulario

◦ Gráfico

◦ Calendario

◦ Gantt


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Software

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