Gestión de gobierno en línea

Quito, 20 de diciembre de 2014

Gestión Gobierno en Línea y Alcaldías

Gestión de gobierno

Versión 1.0

Demo Introducción Listado de requisitos

RF1. Gestionar solicitudes RF1.1. Entrar datos del presentante RF1.2. Crear comunicaciones RF1.3. Archivar expediente electrónico RF1.4. Editar comunicaciones RF1.5. Eliminar comunicaciones RF1.6. Emitir comprobante de atención RF1.7. Registrar comunicaciones

RF2. Gestionar mesa de entrada RF2.1. Gestionar comunicaciones RF2.2. Poner comunicación En análisis RF2.2. Responder comunicación RF2.3. Remitir comunicación RF2.4. Gestionar plan de seguimiento RF2.5. Rechazar comunicación RF2.6. Archivar comunicación RF2.7. Imprimir comunicación

RF3. Gestionar mesa de salida RF3.1. Crear comunicación de salida RF3.2. Editar comunicación de salida RF3.3. Eliminar comunicación de salida RF3.4. Firmar comunicación de salida RF3.5. Enviar comunicación de salida RF3.6. Actualizar estado a Entregada RF3.7. Gestionar plan de seguimiento RF3.8. Archivar respuesta a comunicación RF3.9. Imprimir comunicación de salida

RF4. Gestionar punto de cuenta RF4.1. Crear punto de cuenta RF4.2. Editar punto de cuenta RF4.3. Eliminar punto de cuenta RF4.4. Registrar punto de cuenta RF4.5. Pasar a Revisión RF4.6. Revisar punto de cuenta RF4.7. Denegar punto de cuenta RF4.8. Modificar punto de cuenta RF4.9. Archivar punto de cuenta RF4.10. Gestionar plan de seguimiento RF4.11. Informar a área sobre punto de cuenta RF4.12. Aprobar punto de cuenta RF4.13. Imprimir punto de cuenta

RF5. Gestionar atención al Ciudadano RF5.1. Gestionar solicitudes

FUNCIONALIDADES DE GESTIÓN DE GOBIERNO SOLTEIN SA DE CV

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RF5.2. Remitir solicitud a Mesa de entrada RF5.3. Crear estudio socioeconómico RF5.4. Editar estudio socioeconómico RF5.5. Eliminar estudio socioeconómico RF5.6. Pasar estudio socioeconómico a estado Aprobado RF5.7. Crear Acta de ayuda RF5.8. Gestionar disponibilidad por subtipo RF5.9. Editar Acta de ayuda RF5.10. Eliminar Acta de ayuda RF5.11. Crear Acta de ayuda RF5.12. Gestionar productos RF5.13. Gestionar dinero RF5.14. Gestionar servicios RF5.15. Confirmar renglones RF5.16. Gestionar plan de seguimiento RF5.17. Generar alertas para solicitudes que sobrepasen promedio RF5.18. Generar alertas de proximidad para solicitudes periódicas

RF6. Gestionar plan de seguimiento RF6.1. Creación del plan de seguimiento RF6.2. Editar plan de seguimiento RF6.3. Eliminar plan de seguimiento RF6.4. Dar seguimiento al plan

RF7. Gestionar problemas RF7.1. Crear problema RF7.2. Editar problema RF7.3. Eliminar problema RF7.4. Pasar problema a estado Pospuesto RF7.5. Asociar proyecto a problema RF7.6. Gestionar tareas RF7.7. Asociar tareas a problema

RF8. Gestionar gaceta RF8.1. Crear gaceta RF8.2. Editar gaceta RF8.3. Eliminar gaceta RF8.4. Realizar búsquedas por filtros RF8.5. Realizar búsquedas por etiquetas

RF9. Gestionar despacho de gobierno RF9.1. Crear despacho de gobierno RF9.2. Editar despacho de gobierno RF9.3. Eliminar despacho de gobierno RF9.4. Gestionar cronograma RF9.5. Gestionar agenda RF9.6. Gestionar problemas RF9.7. Crear encuestas RF9.8. Aplicar encuestas RF9.9. Tabular encuestas


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RF9.10. Emitir consolidados para Guachos RF9.11. Archivar informes

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Introducción La gestión de Gobierno contenida en este documento abarca un conjunto de las funciones de esa área

contenidas en el Despacho, la Secretaría General de Gobierno, Secretarías, Oficinas de apoyo,

Instituciones y la oficina principal de gobierno. El conjunto principal de procesos que abarca la gestión de

Gobierno para esta versión 1.0 del Gobierno en Línea son:

1. Gestión de Mesa de entrada

Se refiere a la gestión de solicitudes que permiten a la población o instituciones realizarle pedidos de

cualquier tipo a la gobernación (Ver anexos 1, 2 y 3).

2. Gestión de Mesa de salida

Se refiere al control de todos los documentos que salgan de la Gobernación como resultado de cualquier

gestión (Ver anexos 4 y 5).

3. Gestión de punto de cuenta

Se refiere a la gestión de los documentos que permiten la tramitación de temas vinculados a la Gestión

de gobierno a nivel regional y nacional, a efectos de su aprobación o con carácter informativo (Ver

anexos 6 y 7).

4. Gestión de atención al compatriota

La atención al compatriota abarca la gestión de solicitudes que se realizan a dicha área, incluyendo su

análisis socioeconómico y la gestión logística que esta requiere.

5. Gestión de problemas


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https://gobierno.soltein.org/?app=gobierno

Los problemas pueden salir de la población por diversas fuentes, sitio web, correspondencia o solicitud

que recibe la Gobernación, de las municipalidades, oficinas, secretarías, como de la propia Gobernación

(Ver anexos 10).

6. Gestión de gaceta

La gestión de la gaceta comprende su archivación como medio de salvaguarda de la información que se

publica. Asimismo permite la recuperación de la gaceta mediante búsquedas sobre los datos que

contiene (Ver anexos 11 y 12).

7. Gestión de Gobierno de calle

La gestión del Gobierno de calle transita por el proceso de llegar a las comunidades e identificar la

situación de las personas en su entorno. Para ello se agendan las visitas a realizar en cada momento y se

identifican los problemas detectados. Además se gestionan los informes que se generan con información

resultante (Ver anexos 13 y 14).

Listado de requisitos

RF1. Gestionar solicitudes

La gestión de comunicaciones se centra en la creación y el registro de las comunicaciones que se le

realizan a la Gobernación.

Referencia funcional: (proceso: Gestionar comunicaciones), (actividades: Realizar comunicación, Llenar

formulario de comunicación, Archivar expediente electrónico, Emitir comprobante de atención)

RF1.1. Entrar datos del presentante

Se solicitarán datos básicos del presentante tales como nombre y cédula. A partir de estos datos se

realizará su búsqueda en el sistema (si ha tenido comunicaciones previas) o en la base de datos de

personas para rellenar el resto de sus datos.

RF1.2. Crear comunicaciones

La información de las comunicaciones será introducida por la población o instituciones. Una vez creadas

las comunicaciones podrán mantenerse en estado Nueva para que puedan ser revisadas y modificadas

tantas veces como sea necesario.


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RF1.3. Archivar expediente electrónico

Esta funcionalidad permite adjuntar documentación a una comunicación, incluyendo un oficio u otro

documento que soporte el requerimiento.

De esta manera se puede crear un expediente electrónico que se revise por el Responsable cuando se

analice la comunicación.

RF1.4. Editar comunicaciones

Las comunicaciones serán modificadas siempre que estén en el estado Nueva. Una vez que la

comunicación haya sido remitida a la Gobernación (Registrada) ya no podrá tener modificaciones.

RF1.5. Eliminar comunicaciones

Las comunicaciones solo podrán eliminarse en el estado Nueva. En el resto de los estados no podrán ser

eliminadas para que siempre se mantenga traza de las operaciones sobre las mismas.

RF1.6. Emitir comprobante de atención

Esta acción del sistema deberá permitir generar un comprobante de atención en formato pdf para su

impresión y entrega al presentante.

RF1.7. Registrar comunicaciones

Es una acción del sistema disponible para la población y las instituciones, de manera que una vez que

hayan terminado de elaborar su comunicación puedan remitirla a la Gobernación.

RF2. Gestionar mesa de entrada

La gestión de la mesa de entrada incluye todo lo referente a la creación y el proceso de aprobación o

denegación de una comunicación. Está llamada a ser el único punto de entrada de comunicaciones a la

Gobernación. Para ello es necesario realizar un flujo de estados sobre la comunicación, que permita

mantener una traza de operaciones sobre ella.

Referencia funcional: (proceso: Gestionar mesa de entrada), (actividades: Distribuir a áreas clasificadas,

Evaluar por gobernadora, Responder comunicación, Aclarar razones de rechazo)

Este flujo incluye:


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RF2.1. Gestionar comunicaciones

La gestión de comunicaciones se centra en la creación y el registro de las comunicaciones que se le

realizan a la Gobernación.

RF2.2. Poner comunicación En análisis

Esto es una acción del sistema que permite poner en estado En análisis a la comunicación. De esta

manera puede conocerse por el presentante, el Despacho, o cualquier seguidor de la comunicación que

la misma está siendo analizada.

RF2.2. Responder comunicación

Es una acción del sistema que permite cambiar el estado de la comunicación a Respondida. Además se

registra la fecha, un comentario (si es pertinente), se pueden ubicar adjuntos y finalmente se atribuye

una respuesta de si procede o no la comunicación.

RF2.3. Remitir comunicación

En esta funcionalidad se podrá pasar el estado de la comunicación a Remitida. Esto podrá hacerse una

vez que se haya escogido el área (interna o externa) a la que le será remitida la comunicación. Si la

comunicación es remitida a un área interna, esta podrá transitar normalmente por el flujo de estados del

sistema desde las áreas, de lo contrario deberá elaborarse un plan de seguimiento a seguir con el área

externa.

RF2.4. Gestionar plan de seguimiento

El núcleo de su responsabilidad radica en la posibilidad de darle seguimiento a los trámites que lo

requieran, para mantener traza de su cumplimiento.

RF2.5. Rechazar comunicación

La comunicación pasará al estado Rechazada. Es obligatorio introducir una descripción breve de los

argumentos que soportan el rechazo.

RF2.6. Archivar comunicación

Se archiva en formato digital la comunicación física con las firmas correspondientes.


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RF2.7. Imprimir comunicación

Esta acción permite imprimir la comunicación, ya sea la archivada o la registrada por medios del

sistema.

Para ambos grupos de requisitos, las solicitudes contienen:

Estados

· En análisis: Cuando la comunicación está siendo procesada por el Responsable.

· Rechazada: Cuando no fue aprobada la comunicación.

· Remitida: Cuando se remite la comunicación al ente dentro del organigrama de la Gobernación

que puede darle respuesta a la comunicación.

· Respondida: Cuando se da respuesta a la comunicación.

· Resuelta: Cuando pudo efectivamente resolverse el contenido de la comunicación.

Información

· Número: Es un valor autogenerado por el sistema, debe ser consecutivo.

· Fecha: Fecha de creación de la comunicación

· Fecha de registro: Fecha en que se registra la comunicación.

· Tipo de comunicación: Nomenclador dinámico que almacena los tipos de comunicaciones posibles.

Algunos ejemplos son: Queja, Ayuda, Denuncia, Informativa, Vivienda, Proyecto, Invitación.

· Código de origen: Código del oficio u otro tipo de documento que da origen a la comunicación.

Pudiera ser otra comunicación previa.

· Asunto: Texto breve que identifique el objetivo de la comunicación.

· Prioridad: Valor en texto de los 4 posibles, que determine la prioridad que debería tener la gestión

de la comunicación (Crítica, Importante, Menor, Trivial).

· Dirigido a: Receptor final de la comunicación (Persona o institución. Nomenclador dinámico).

· Emitido por: Persona o institución que realiza la comunicación (Nomenclador dinámico).

· Recibido por: Persona o institución que recibe la comunicación (Nomenclador dinámico). Este valor

se modificará cuando la comunicación sea remitida.

· Resumen: Descripción breve del contenido y argumentación de la comunicación.

· Documentos: Documentación que se adjunta a la comunicación que permita demostrar o

argumentar la misma.

· Fecha de remisión: Fecha en que se remite la comunicación.

· Respuesta: Entidad que contiene el análisis realizado por los receptores sobre la comunicación y

refleja la respuesta final a la misma.


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· Comentario: Texto que describe la respuesta.

· Adjunto: Conjunto de documentos que sea necesario incluir para esclarecer o argumentar la

respuesta.

· Resultado: Nomenclador estático (procede, no procede).

· Responsable: Ente que debe responder a la comunicación. Este valor puede ser modificable en el

registro y dentro del flujo de aprobación tras la valoración de la gobernadora. Se cargará del/de los

nomenclador(es) de Secretaría y Oficina.

· Elaborado por: Usuario que realiza la acción de crear la comunicación en el sistema.

· Fecha fin: Fecha en la que se responde o rechaza la comunicación.

Filtros

Número, Tipo, Estado, Prioridad, Emitido por, Dirigido a, Fecha, Fecha fin, Fecha de remisión, Resultado

Reglas de Negocio

1. Antes de registrarse la solicitud esta podrá ser modificada cuantas veces se necesite.

2. El Responsable se asignará una vez que se registre la solicitud.

Características del paginado y ordenamiento

Descendente por Fecha

Orden en que se va a mostrar la información

Número, Tipo, Asunto, Prioridad, Fecha, Código de origen, Emitido por, Responsable, Estado

Acciones

Crear, Editar, Eliminar, Cambiar de estado

Vistas

Listados, Gráficos, Edición, Calendario

Roles y características funcionales asociados a esta

Cambios de estado: En análisis (Despacho/Gobernadora), Respondida, Rechazada y Remitida

(Gobernadora/Despacho).

Interoperabilidad

Formato de salida: Comunicación de salida.

Formato de entrada: Comunicación de entrada.

Integración


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Caso 1: Con componente Atención al compatriota (remisión de comunicaciones a la oficina de Atención

al compatriota).

Caso 2: Con componente Mesa de salida (envío de comunicaciones de salida).

Reportes

Reporte 1 Comunicaciones con mayor tiempo en estado En análisis

Formato: PDF

Filtros: Tipo, Prioridad

Seguridad: Despacho

Operaciones agrupadoras: Prioridad, Tipo

Ordenamiento: Fecha registro

Reporte 2 Tiempo promedio de respuesta a comunicaciones

Formato: Reporte estadístico

Filtros: Prioridad, Responsable, Estado, Tipo

Seguridad: Despacho

Reporte 3 Comunicaciones registradas en el día

Formato: PDF

Filtros: Tipo, Prioridad, Estado, Responsable

Seguridad: Despacho

Operaciones agrupadoras: Tipo, Prioridad, Estado, Responsable


Reporte 4 Comunicaciones sin procesar aún (En estado Registrada)

Formato: PDF

Filtros: Tipo, Prioridad, Responsable

Seguridad: Despacho

Operaciones agrupadoras: Tipo, Prioridad, Responsable



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RF3. Gestionar mesa de salida

La mesa de salida se encarga de gestionar todo el flujo de comunicaciones de salida, que abarca desde la

recepción hasta su envío y seguimiento.

Referencia funcional: (proceso: Gestionar mesa de salida), (actividades: Realizar comunicación, Enviar

comunicación, Firmar comunicación, Marcar comunicación como entregada, Registrar respuesta y

adjuntos)

Agrupa un conjunto de funcionalidades como son:

RF3.1. Crear comunicación de salida

Las comunicaciones serán creadas por cualquier área de la Gobernación que lo requiera y serán

automáticamente remitidas a la Mesa de salida. También pueden ser creadas directamente desde la

Mesa de salida.

RF3.2. Editar comunicación de salida

Las comunicaciones de salida serán modificadas siempre que estén en el estado Nueva. Una vez que la

comunicación haya sido remitida a la Gobernación (Registrada) ya no podrá tener modificaciones.

RF3.3. Eliminar comunicación de salida

Las comunicaciones solo podrán eliminarse en el estado Nueva. En el resto de los estados no podrán

eliminarse las comunicaciones para que siempre se mantenga traza de las operaciones sobre las mismas.

RF3.4. Firmar comunicación de salida

Esta es una acción del sistema que permite poner a la comunicación en estado En firma. Una vez que la

comunicación pase al estado Enviada se da por sentado que esta ya fue firmada.

RF3.5. Enviar comunicación de salida

Esta es una acción del sistema que permite poner a la comunicación en estado Enviada. Esta

funcionalidad implica que si el medio usado es electrónico, se habrá enviado el email al destinatario.

RF3.6. Actualizar estado a Entregada

Una vez que la comunicación de salida ha sido entregada a su destinatario y se tiene confirmación de

dicha entrega, se pasará el estado a Entregada.


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El núcleo de su responsabilidad radica en la posibilidad de darle seguimiento a las comunicaciones que lo

requieran, para mantener traza de su cumplimiento.

RF3.8. Archivar respuesta a comunicación

Se refiere a la posibilidad que da el sistema de registrarle, a una comunicación de salida, una respuesta

que se haya recibido a partir de su entrega. El estado de la comunicación varía a Respondida.

RF3.9. Imprimir comunicación de salida

Esta acción permite imprimir la comunicación de salida.

Las comunicaciones de salida tienen:

Estados

· Nueva: Cuando la comunicación se crea en la mesa de salida.

· Recibida: Cuando la comunicación se recibe en la mesa de salida.

· En firma: Cuando está en el proceso de firma por el Ente responsable de la comunicación.

· Enviada: Cuando fue enviada la comunicación.

· Entregada: Cuando se entrega la comunicación.

· Respondida: Cuando se da respuesta a la comunicación.

Información

· Fuente: Nomenclador dinámico (Despacho, Secretaría General).

· Número: Es una secuencia que genera el sistema, debe ser consecutivo en dependencia de la fuente.

· Fecha: Fecha de creación de la comunicación.

· Fecha de registro: Fecha en que se registra la comunicación.

· Asunto: Texto breve que identifique el objetivo de la comunicación.

· Medio: Nomenclador estático (Correo, Físico).

· Dirigido a: Receptor final de la comunicación (Persona o institución. Nomenclador dinámico).

· Emitido por: Persona o institución que realiza la comunicación (Nomenclador dinámico).

· Resumen: Descripción breve del contenido y argumentación de la comunicación.

· Adjunto: Documentación en formato digital que se adjunta a la comunicación.

· Respuesta: Texto que contiene el análisis realizado sobre la comunicación y refleja una contestación

a la misma.

· Elaborado por: Usuario que realiza la acción de crear la comunicación en el sistema.


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Filtros

Número, Estado, Fuente, Dirigido a, Fecha, Medio




Número, Asunto, Fuente, Fecha, Dirigido a, Estado, Medio

Acciones


Vistas



Cambios de estado: En firma (Gobernadora / Secretaria), Resto (Despacho / Secretaría)

Interoperabilidad

Formato de salida: Comunicación de salida.

Integración

Caso 1: Con componente Mesa de entrada.

Reportes

Reporte 1 Comunicaciones con mayor tiempo en estado Recibida

Formato: PDF

Filtros: Fuente, Dirigido a, Medio

Seguridad: Despacho/Secretaría


Reporte 2 Comunicaciones que aún no terminan su seguimiento (Estado del Plan de seguimiento igual a

No cumplido)

Formato: PDF

Filtros: Estado, Fuente, Dirigido a

Seguridad: Despacho/Secretaría



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RF4. Gestionar punto de cuenta

La gestión de puntos de cuenta engloba todo lo referente al manejo de dicho documento, que permite la

tramitación de temas vinculados a la Gestión de gobierno a nivel regional y nacional, a efectos de su

aprobación o con carácter informativo. Incluye un conjunto de funcionalidades que van desde la creación

hasta el seguimiento del punto de cuenta.

Referencia funcional: (proceso: Gestionar gobierno), (actividades: Realizar punto de cuenta, Registrar

punto de cuenta)

RF4.1. Crear punto de cuenta

Se crea el punto de cuenta por presidentes, secretarios y jefes de oficina o bien por el Despacho o la

Secretaría de Gobierno, dependiendo del nivel al que se vaya a emitir el mismo. Una vez creado podrá

mantenerse en estado Nuevo para que pueda ser revisado y modificado tantas veces como sea

necesario.

RF4.2. Editar punto de cuenta

Los puntos de cuenta serán modificados siempre que estén en el estado Nuevo. Una vez que el punto de

cuenta haya sido remitido a la Gobernación (Registrado) ya no podrá tener modificaciones.

RF4.3. Eliminar punto de cuenta

Los puntos de cuenta solo podrán eliminarse en el estado Nuevo. En el resto de los estados no podrán

eliminarse, para que siempre se mantenga traza de las operaciones sobre el mismo.

RF4.4. Registrar punto de cuenta

Es una acción del sistema disponible para los creadores del punto de cuenta, de manera que, una vez

que hayan terminado de elaborarlo, puedan remitirlo a la Gobernación.

RF4.5. Pasar a Revisión

Esta acción permite ponerle al punto de cuenta el estado Revisión. Este estado es transitorio y permite a

los creadores y seguidores conocer que su punto de cuenta ya se encuentra en análisis.

RF4.6. Revisar punto de cuenta

Esta funcionalidad provee la posibilidad de establecer al punto de cuenta el estado Revisado cuando ya

ha terminado su revisión y está listo para pasar al flujo de aprobación.


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RF4.7. Denegar punto de cuenta

Mediante esta acción del sistema es posible detallar las razones de denegación de un punto de cuenta. El

estado del punto de cuenta pasa a Denegado.

RF4.8. Modificar punto de cuenta

Esta funcionalidad permite describir las modificaciones que se recomiendan al punto de cuenta. El

estado del punto de cuenta pasa a ser Modificado.

RF4.9. Archivar punto de cuenta

Esta funcionalidad permite subir al sistema el punto de cuenta oficial en formato digital, de manera que

pueda ser recuperado cuando se necesite.



requieran, para mantener trazas sobre su cumplimiento.

RF4.11. Informar a área sobre punto de cuenta

Mediante esta acción se podrá notificar a quien se desee el estado de la solicitud. Debe poder escogerse

a quién se quiere notificar en el momento de realizar la acción en el sistema.

RF4.12. Aprobar punto de cuenta

Esta acción es la que provee al usuario la posibilidad de aprobar un punto de cuenta, lo cual permite

indicar las propuestas con respuesta Aprobado y de esta forma pasa el estado del punto de cuenta a

Aprobado.

RF4.13. Imprimir punto de cuenta

Esta acción permite imprimir el punto de cuenta, ya sea el acuñado o el registrado por medios del

sistema.

Un punto de cuenta se compone de:

Estados

· Nuevo: Cuando se crea el punto de cuenta. Elaboración del punto de cuenta por presidentes,

secretarios o jefes de oficina.


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· Registrado: Cuando la solicitud es recepcionada por el ente que debe canalizarla.

· Revisión: Cuando el punto de cuenta ha sido enviado a revisión, tras la recepción.

· Revisado: Cuando se ha terminado la revisión final del punto de cuenta.

· Aprobado: Cuando el punto de cuenta ha sido aprobado.

· Denegado: Cuando se deniega el contenido del punto de cuenta. Debe venir acompañado de una

argumentación.

· Modificado: Cuando el punto ha sido revisado y requirió alguna modificación. Este estado es final

de flujo operacional, puede solo dar origen a un nuevo punto de cuenta.

Información

· Número. Es un valor autogenerado por el sistema, debe ser consecutivo y se genera al momento de

la creación.

· Fecha emisión: Fecha de creación del punto de cuenta.

· Fecha de registro: Fecha en que se registra el punto de cuenta.

· Fecha de revisado: Fecha en que se pasa el punto de cuenta a estado Revisado.

· Fecha de archivación: Fecha en la que se archiva el punto de cuenta.

· Fecha cierre: Fecha de cierre del punto. Esta fecha variará de la fecha de archivación cuando el punto

requiera seguimiento.

· Número de origen: Identificador del punto de cuenta que genera el presente. Puede ser tanto el

Número identificativo de un punto de cuenta nacional o el Número de un punto de cuenta

modificado.

· Asunto: Texto breve que identifique el objetivo del punto de cuenta.

· Monto: Valor monetario importante o representativo que pueda estar involucrado en el punto y que

pueda ser objeto de filtro para futuro análisis del punto de cuenta.

· Argumento: Texto que soporta el asunto del punto de cuenta. Debe ser lo más detallado posible.

· Comentario: Texto que usan los firmantes para remarcar algún análisis importante sobre el punto de

cuenta.

· Presentante: Entidad que contiene los datos básicos de la persona que presenta el punto de cuenta

(nombre, apellidos, cargo).

· Firmantes: Entidad que contiene los datos básicos de las personas que firman el punto de cuenta

(nombre, apellidos, cargo).

· Tipo: Nomenclador estático, incluye 3 atributos:

· Nombre: Texto (Nacional y Regional).

· Logo: Imagen que deberá figurar en el extremo izquierdo del punto de cuenta.


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· Clasificación: Nomenclador estático que tiene 2 atributos. Cada par de nombre y valor es

unitario. Para confeccionar pares debe mirarse mapa de conceptos de Punto de cuenta.

· Nombre: Texto (Destinatario, Naturaleza, Archivado).

· Valor: Texto (Presidente, Vicepresidente, Consejo de Ministros y Presidentes o

directores).

· Subtipo: Nomenclador estático, incluye dos valores: Informativo y Aprobación.

· Seguimiento: Valor verdadero o falso.

· Encabezado: Texto inicial de todo punto de cuenta.

· Respuesta: Texto que contiene el análisis realizado por los receptores sobre el punto de cuenta y

refleja la respuesta final al mismo.

Filtros

Número, Número de origen, Estado, Tipo, Clasificación, Subtipo, Presentante, Fecha emisión

Reglas de Negocio

1. Si el punto de cuenta tiene seguimiento deberá realizarse un plan de seguimiento.

2. Si el punto de cuenta es de subtipo Aprobación deberá registrarse de él:

· Decisión: Nomenclador estático (Negado, Aprobado, Diferido, Visto, Otro)

· Propuestas: Entidad que registra la información de cada propuesta que se incluye en un punto de

cuenta de aprobación:

· Descripción: Texto que incluye elementos de la propuesta.

· Decisión: Nomenclador estático (Negado, Aprobado, Diferido, Visto, Otro)

Si existe más de una propuesta en un punto de cuenta de Aprobación, no es necesario poner Decisión

para el punto de cuenta, con las decisiones de cada propuesta es suficiente.


Descendente por Número del punto de cuenta.


Número, Asunto, Tipo, Clasificación, Subtipo, Presentante, Estado, Decisión

Acciones


Vistas




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Crear y eliminar: Presentante

Cambios de estado: Recepcionista, Despacho, Gobernación

Reportes

Reporte 1 Puntos de cuenta con seguimiento no culminado.

Formato: PDF

Filtros: Tipo, Clasificación, Subtipo, Presentante, Monto

Seguridad: Despacho

Ordenamiento: Ascendente por Fecha de registro

Reporte 2 Puntos de cuenta más antiguos con seguimiento no iniciado.

Formato: PDF

Filtros: Tipo, Clasificación, Subtipo, Presentante, Monto

Seguridad: Despacho


Reporte 3 Puntos de cuenta con mayor tiempo en estado Registrado.

Formato: PDF

Filtros: Tipo, Subtipo, Presentante, Monto

Seguridad: Despacho


Reporte 4 Puntos de cuenta con mayor tiempo en estado Revisado.

Formato: PDF

Filtros: Tipo, Subtipo, Presentante, Monto

Seguridad: Despacho

Ordenamiento: Ascendente por Fecha de revisado

Reporte 5 Tiempo promedio de procesamiento.


Filtros: Estados Aprobado, Denegado y Modificado

Seguridad: Despacho

Operaciones agrupadoras: Tipo, Subtipo, Presentante

Reporte 6 Tiempo promedio de proceso culminado.


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Filtros: Presentante, Tipo, Subtipo

Seguridad: Despacho

Operaciones agrupadoras: Presentante, Tipo, Subtipo

Reporte 7 Cantidad de puntos de cuenta.


Filtros: Presentante, Tipo, Subtipo, Estado

Seguridad: Despacho

Operaciones agrupadoras: Presentante, Tipo, Subtipo, Estado

RF5. Gestionar atención al Ciudadano

La atención al compatriota abarca la gestión de solicitudes que se realizan a dicha área, incluyendo su

análisis socioeconómico y la gestión logística que esta requiere. Las solicitudes pueden tener origen en la

propia oficina o mediante remisión de la Mesa de entrada (siendo una solicitud de ayuda, un tipo de

comunicación). Incluye un conjunto de funcionalidades tales como:

RF5.1. Gestionar solicitudes

La gestión de solicitudes se centra en la creación y el registro de las solicitudes que se le realizan a la

Gobernación y que son remitidas al área de Atención al ciudadano, o bien de las solicitudes realizadas

directamente al área.

RF5.2. Remitir solicitud a Mesa de entrada

Devolver la solicitud a la mesa de entrada por no ser competencia de la oficina de Atención al ciudadano.

RF5.3. Crear estudio socioeconómico

Deberá crearse un estudio socioeconómico en estado Nuevo que bien puede pasar a análisis o bien

asociarse a una solicitud en curso. Mediante el estudio se corrobora el estado real de un ciudadano y es

el documento que se somete a análisis para la entrega o no de un Acta de ayuda.

RF5.4. Editar estudio socioeconómico

Un estudio socioeconómico puede editarse siempre que su estado sea Nuevo.


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RF5.5. Eliminar estudio socioeconómico

Un estudio socioeconómico puede eliminarse siempre que su estado sea Nuevo.

RF5.6. Pasar estudio socioeconómico a estado Aprobado

Esta acción del sistema permite poner el estado de un estudio a Aprobado y automáticamente deberá

poder crearse un Acta de ayuda.

RF5.7. Crear Acta de ayuda

Un Acta de ayuda se genera en estado Nueva una vez que se aprobó un estudio socioeconómico. Debe

asociársele un conjunto de renglones que estipulen los recursos (productos, dinero o servicios) a

entregar al ciudadano.

RF5.8. Gestionar disponibilidad por subtipo

Esta funcionalidad del sistema permitirá establecer cantidades máximas de productos y de dinero, así

como de valor por servicio prestado, para cada uno de los tipos o subtitpos de ayuda.

RF5.9. Editar Acta de ayuda

Un Acta de ayuda puede modificarse y se le pueden agregar comentarios para los casos en que se

rechace una entrega de determinado renglón por no contar con disponibilidad para este subtipo de

ayuda.

RF5.10. Eliminar Acta de ayuda

Un Acta de ayuda podrá ser eliminada solo cuando no se le hayan realizado confirmaciones de entrega a

alguno de sus renglones.

RF5.11. Crear Acta de ayuda

Un Acta de ayuda se genera en estado Nueva una vez que se aprobó un estudio socioeconómico. Debe

asociársele un conjunto de renglones que estipulen los recursos y cantidades respectivas (productos,

dinero o servicios) a entregar al ciudadano.

RF5.12. Gestionar productos

Esta funcionalidad permite emitir al almacén la solicitud de productos que se necesitan para responder a

una solicitud o a un estudio socioeconómico. El almacén se hará cargo de devolver lo solicitado mediante


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un movimiento de Almacén, generando una Orden de compra o ejecutando lo necesario del presupuesto

del área Atención al ciudadano.

RF5.13. Gestionar dinero

Esta funcionalidad permite emitir al área contable la solicitud de dinero para la entrega a un ciudadano.

Para ello se afectarán las cuentas de gastos del área de Atención al ciudadano.

RF5.14. Gestionar servicios

Esta funcionalidad permite emitir al área contable la solicitud de dinero para el pago de un servicio. Para

ello se afectarán las cuentas de gastos del área de Atención al ciudadano.

RF5.15. Confirmar renglones

Los renglones de un Acta de ayuda deben ir actualizándose en la medida en que se realicen entregas de

los recursos al área de Atención al ciudadano, por parte de las áreas correspondientes (Contabilidad,

Almacenes).


El núcleo de su responsabilidad radica en la posibilidad de darle seguimiento a los estudios

socioeconómicos que lo requieran.

RF5.17. Generar alertas para solicitudes que sobrepasen promedio

Se refiere a la acción del sistema que permite poner en alerta a los usuarios sobre cuáles solicitudes

están por vencer en tiempo, al promedio de respuesta de las solicitudes.

RF5.18. Generar alertas de proximidad para solicitudes periódicas

Se refiere a la acción del sistema que permite poner en alerta a los usuarios sobre cuáles solicitudes

periódicas están cerca de cumplimentar su próxima fecha de entrega.

Una solicitud de ayuda de la oficina de Atención al ciudadano tiene:

Estados:

· Nueva: Cuando se crea la solicitud.

· Recibida: Cuando ya se remitió a la oficina de atención al ciudadano.

· En análisis: Cuando procede la solicitud y se está realizando el análisis para la entrega de ayuda.

· Rechazada: Cuando la solicitud no cumple criterio para proceder.


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· Remitida: Cuando se determina que la solicitud no es competencia de la oficina de Atención al

ciudadano y es remitida a la Mesa de entrada.

· Respondida: Cuando se da respuesta a la solicitud, o sea, cuando se realiza la entrega de la ayuda

solicitada o se explican las razones por las cuales en ese momento no puede entregarse la ayuda.

Información

· Número: Es un valor autogenerado por el sistema, debe ser consecutivo.

· Fecha: Fecha de creación de la solicitud.

· Fecha de registro: Fecha en que se registra la solicitud.

· Asunto: Texto breve que identifique el objetivo de la solicitud.


de esta solicitud (Crítica, Importante, Menor, Trivial).

· Dirigido a: Receptor final de la solicitud (Persona o institución. Nomenclador dinámico).

· Emitido por: Persona (Nomenclador dinámico).

· Recibido por: Persona o institución que recibe la solicitud (Nomenclador dinámico).

· Tipo de ayuda: Nomenclador dinámico que cuenta con:

· Código: Valor único autogenerado por el sistema que identifica cada tipo.

· Nombre: Texto que describe el tipo.

· Subtipos de ayuda: Nomenclador dinámico que solo cuenta con un nombre.

· Expediente electrónico: Documentación que se adjunta a la solicitud que permite demostrar o

argumentar la misma.

· Respuesta: Entidad que contiene el análisis realizado por los receptores sobre la solicitud y refleja la

respuesta final a la misma.

· Observaciones: Texto que describe la respuesta.

· Adjunto: Conjunto de documentos que sea necesarios incluir para esclarecer o argumentar la

respuesta.

· Tipo de respuesta: Nomenclador estático (Procede, No procede).

· Elaborado por: Usuario que realiza la acción de crear la solicitud en el sistema.

· Periodicidad: Cantidad de días para los cuales se debe tener repetición de la solicitud.

· Fecha fin: Fecha en la que se responde o rechaza la solicitud.

· Recurso: Producto, servicio o dinero que se solicita. De cada recurso se guarda:

· Tipo: Si es producto, servicio o dinero.

· Cantidad: Total por tipo a pedir.

· Comprobante de recepción: Entidad que comprende un grupo de campos de la solicitud tales como:


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· Nro. de solicitud: Número que representa la solicitud.

· Fecha de recepción: Fecha de registro de la solicitud.

· Tipo: Atributo Tipo de la solicitud.

· Subtipo de solicitud: Atributo SubTipo de la solicitud.

· Seguimiento: Valor verdadero o falso.

Filtros

Número, Tipo de ayuda, Subtipo de ayuda, Estado, Prioridad, Emitido por, Fecha

Fecha fin, Seguimiento

Reglas de Negocio

1. Antes de registrarse la solicitud esta podrá ser modificada cuantas veces se necesite.

2. El Responsable se asignará una vez que se registre la solicitud.


Descendente por Fecha.


Número, Asunto, Tipo de ayuda, Subtipo de ayuda, Prioridad, Fecha, Emitido por, Estado

Acciones

Crear, Editar, Borrar, Cambiar de estado

Vistas



Cambios de estado: En análisis (Comité de aprobación), Respondida, Rechazada (Comité de aprobación) y

Remitida (Recepcionista)

Interoperabilidad

Formato de entrada: Comunicación

Integración

Caso 1: Con componente Mesa de entrada (remisión de comunicaciones desde o hacia la Mesa de

entrada)

Reportes

Reporte 1 Solicitudes con mayor tiempo en Estado análisis

Formato: PDF


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Filtros: Prioridad, Recurso, Estado de renglones

Seguridad: Comité de aprobación

Operaciones agrupadoras: Prioridad

Ordenamiento: Fecha registro, 10 solicitudes más viejas

Reporte 2 Tiempo promedio de respuesta


Filtros: Prioridad, Estado, Tipo de ayuda, Subtipo de ayuda


Reporte 3 Solicitudes con seguimiento en curso (Estado del Plan de seguimiento igual a No cumplido)

Formato: PDF



Ordenamiento: Prioridad, Estado, Tipo de ayuda, Subtipo de ayuda

Reporte 4 Solicitudes sin responder cuyo tiempo en el sistema excede el promedio de respuesta de

solicitudes

Formato: PDF



Ordenamiento: Prioridad, Estado, Tipo de ayuda, Subtipo de ayuda

Por su parte, un estudio socioeconómico se considera un levantamiento en el terreno de información

sobre un ciudadano, para corroborar el fundamento de una solicitud realizada a la oficina de Atención al

ciudadano, o bien por planificación de la propia oficina. El estudio cuenta con:

Estados:

· Nuevo: Cuando se crea el estudio.

· Procede: Cuando procede el estudio y se está realizando el análisis para la entrega de ayuda.

· No procede: Cuando no procede el estudio. Deben argumentarse razones de no procedencia.

· Entregado: Cuando se realiza la entrega de la ayuda prevista.

Información

· Código: Identificador del estudio socioeconómico

· Consejo Comunal: Nomenclador dinámico


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de esta solicitud (Crítica, Importante, Menor, Trivial).

· Ubicación geográfica de la comunidad

· Estado

· Municipio

· Parroquia

· Sector

· Nombre de la Comunidad

· Dirección

· Datos personales del jefe del grupo familiar

· Nombres

· Apellidos

· Nro. de cédula

· V o E

· Sexo

· Fecha de nacimiento

· Edad

· CNE

· Tiempo en la comunidad

· Teléfonos

· Fijo

· Móvil

· Oficina

· Profesión u oficio

· Nivel de instrucción: Nomenclador estático (Sin Instrucción, Básica, Bachiller, Técnico Medio,

Técnico Superior, Universitario, Postgrado)

· Estado civil: Nomenclador estático (Soltero, Casado, Divorciado, Viudo, Concubino)

· Trabaja: Valor verdadero o falso.

· Clasificación del ingreso familiar: Nomenclador estático (Diario, Semanal, Quincenal, Mensual,

Por trabajo realizado)

· Ingreso mensual

· Tipo de ayuda necesaria

· Discapacitado: Valor verdadero o falso

· Tipo de discapacidad


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· Pensionado: Valor verdadero o falso

· Institución

· Características del grupo familiar

· Nombres

· Apellidos

· Sexo

· Cédula

· Fecha de nacimiento

· Edad

· Discapacidad

· Embarazo precoz

· Parentesco

· Nivel de instrucción

· Ingreso mensual: Valor numérico.

· Profesión u oficio: texto.

· Pensionado

· Situación económica

· Trabaja: Valor verdadero o falso

· Lugar de trabajo: Nomenclador estático (Institución pública, Institución privada, Institución

comercial, Por cuenta propia)

· Actividad comercial dentro de la vivienda: Valor verdadero o falso

· Buhonería: Valor verdadero o falso

· Otro tipo de actividad comercial en casa: Texto

· Ventas de: Nomenclador estático (Dulces, Helados, Empanadas, Refrescos, Cervezas, Malta,

Hielo, Otro)

· Ingreso Familiar: Nomenclador estático (Ninguno, Menos de 200.000, 200.001 a 600.000,

600.001 a 2.000.000, 2.000.001 y más)

· Situación de vivienda

· Condiciones del terreno: Nomenclador dinámico (Estable, Inestable, Alto Riesgo, Vulnerable)

· Forma de tenencia: Nomenclador dinámico (Propia, Alquilada, Compartida, Invadida, Traspasada,

Prestada, Otros)

· Tipo de vivienda: Nomenclador estático (Quinta, Casa, Rancho, Apartamento, Barraca, Habitación

o anexo)

· Habitaciones de vivienda: Nomenclador estático (Sala, Comedor, Cocina, Baño)


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· Cantidad de habitaciones

· Terreno propio: Valor verdadero o falso

· Misiones: Nomenclador dinámico (Nombre). Existen valores por defecto que deben incluirse

(Ejemplo: Ribas, Sucre, Identidad)

· Salud

· Padecimientos familiares: Nomenclador dinámico (Cáncer, Diabetes, SIDA, Corazón, Hepatitis,

Leucemia, Epilepsia, Tuberculosis, Hipertensión, Asma)

· Ayuda familiar: Texto que describe la ayuda especial que requiere para enfermos en el hogar. Si

este texto está vacío se asume que no se necesita ayuda.

· Cantidad de enfermos terminales

· Cantidad de discapacitados

· Cantidad de tercera edad

· Otros padecimientos

· Servicios

· Aguas blancas: Nomenclador estático (Acueducto, Camión, Pila pública, Del río)

· Cantidad de litros del tanque: Si este número está vacío se asume que no se tiene tanque de

agua.

· Cantidad de pipotes: Si este número está vacío se asume que no se tiene pipotes.

· Tipo: Si este texto está vacío se asume que no tiene.

· Medidor: Valor verdadero o falso

· Aguas servidas: Nomenclador dinámico (Cloacas, Pozo séptico, Letrinas, Al aire libre, Depositada

en bolsas)

· Medidor eléctrico: Valor verdadero o falso

· Sistema eléctrico: Nomenclador estático (Público, Planta eléctrica Propia, No tiene)

· Bombillos ahorradores: Valor verdadero o falso

· Cantidad de bombillos necesarios

· Recolección de basura: Nomenclador dinámico (Aseo urbano, Conteiner, Bajante, Camión, Al aire

libre, Quemada)

· Telefonía: Nomenclador dinámico (Domiciliaria, Celular, Prepago, Centro de conexión, No posee)

· Transporte: Nomenclador dinámico (Público, Propio, Bestias, Privado)

· Servicios comunales: Nomenclador dinámico (Mercado, Abastos, Bodega, Farmacia, Plazas y

parques, Preescolar, Escuelas, Liceos, Centro de salud, Canchas, Casa comunal, Iglesia)

· Participación comunitaria

· Organizaciones comunitarias: Valor verdadero o falso


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· Participación en organizaciones: Valor verdadero o falso

· Participa familia: Valor verdadero o falso

· Misiones: Nomenclador dinámico (Ribas, Sucre, Vuelvan caras, Identidad, Barrio adentro, Mercal,

Ezequiel Zamora)

· Observaciones: Texto para incluir observaciones de cualquier índole.

· Fecha: Fecha en la que se realizó el estudio.

· Encuestador: Valorar si pudiera ser cargado de los empleados de la Gobernación.

· Nombre

· Apellidos

· Nro. de cédula

· Encuestado: Entidad que refiere datos del encuestado.

· Nombre

· Apellidos

· Nro. de cédula

Filtros

Código, Encuestador, Encuestado, Fecha




Código, Fecha, Consejo comunal, Encuestador, Encuestado

Acciones

Crear, Editar, Borrar

Vistas

Listados, Edición


Verificador: Crear, Editar, Eliminar

Cambiar de estado: Comité de aprobación

Interoperabilidad

Formato de salida: PDF


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RF6. Gestionar plan de seguimiento


requieran, para mantener trazas sobre su cumplimiento.

Referencia funcional: (proceso: Gestionar mesa de entrada, Gestionar mesa de salida, Gestionar punto

de cuenta), (actividades: Realizar plan de seguimiento, Realizar seguimiento, Seguimiento cumplido)

La gestión del plan de seguimiento es una funcionalidad común a varios procesos como la Gestión de

mesa de entrada, Gestión de puntos de cuentas y Gestión de mesa de salida. Para todos los casos desde

el punto de vista de sistema esto conllevaría a:

RF6.1. Creación del plan de seguimiento

El plan de seguimiento se crearía y automáticamente tendría estado Nuevo.

RF6.2. Editar plan de seguimiento

El plan de seguimiento puede ser editado siempre que esté en estado Nuevo o Parcialmente cumplido,

una vez que se considere Cumplido ya no podrá modificarse.

RF6.3. Eliminar plan de seguimiento

El plan de seguimiento puede ser eliminado siempre que el mismo esté en estado Nuevo.

RF6.4. Dar seguimiento al plan

Una vez que el plan tenga al menos una acción cumplida y menos del 100% de cumplimiento, su estado

será Parcialmente cumplido. Cuando todas sus acciones estén cumplidas el estado será Cumplido. Ambos

estados se obtendrán automáticamente por el sistema ante el cumplimiento que determine el usuario

para cada acción del plan.

Un plan de seguimiento consta de:

Estados

· Nuevo: Cuando se crea el plan de seguimiento.

· Parcialmente cumplido: Cuando no todas las acciones asociadas al plan tienen estado cumplido.

· Cumplido: Cuando todas las acciones asociadas al plan tienen estado cumplido.

Información

· Código: Valor alfanumérico que permite identificar inequívocamente el plan. Este valor será

autogenerado por el sistema.


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· Acciones: Entidad que permite identificar hitos para medir cumplimiento de un plan de seguimiento.

Las acciones tienen:

· Resumen: Texto que permite identificar el contenido de la acción.

· Estado: Nomenclador estático (Nuevo, Parcialmente cumplido, Cumplido).

· Orden: Valor numérico consecutivo en el que deberá ejecutarse la acción dentro del plan.

Determina su orden de seguimiento.

· Fecha: Fecha en la que debe ejecutarse la acción.

· Estado: Nomenclador estático (Nuevo, Parcialmente cumplido, Cumplido).

· Fecha: Fecha en que se crea el plan de seguimiento.

Filtros

Código, Fecha, Estado

Reglas de Negocio

1. El plan de seguimiento estará Cumplido, cuando todas sus acciones asociadas estén cumplidas.




Código, Fecha, Estado, Número de acciones

Acciones


Vistas



Todas: Despacho

Interoperabilidad

Formato de salida: Plan de seguimiento

Formato de entrada: Plan de seguimiento

Integración

Caso 1: Con componente Mesa de entrada

Caso 2: Con componente Mesa de salida

Caso 3: Con componente Punto de cuenta


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Reportes

Reporte 1 Planes de seguimiento con mayor tiempo en estados diferentes de Cumplido.

Formato: PDF

Filtros: Estado, fecha

Seguridad: Despacho

Ordenamiento: Ascendente por Fecha

RF7. Gestionar problemas

Los problemas pueden salir de la población por diversas fuentes, ya sea gobierno de calle, sitio web,

correspondencia o solicitud que se recibe en la gobernación, de las municipalidades, oficinas, secretarías,

como de la propia Gobernación.

Referencia funcional: (Área de procesos: Gestión de Gobierno, proceso: Gestionar problema)

La gestión de problemas se encarga de la Identificación de problemas y de su seguimiento hasta recibir

una respuesta de denegación o emprender un camino hacia su solución, mediante proyectos o

seguimiento de tareas. Incluye las siguientes funcionalidades:

RF7.1. Crear problema

El problema se crearía y automáticamente tendría estado Nuevo.

RF7.2. Editar problema

El problema puede ser editado siempre que esté en estado Nuevo.

RF7.3. Eliminar problema

El problema puede ser eliminado siempre que el mismo esté en estado Nuevo.

RF7.4. Pasar problema a estado Pospuesto

Esta acción del sistema permite pasar un problema a estado Pospuesto cuando la Gobernación decide

que no es prioritario y describe las razones por las cuales decide que no es de accionamiento inmediato.


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RF7.5. Asociar proyecto a problema

Mediante esta acción se asocia un proyecto a un problema. Con esta acción se establecerá el estado del

problema a En resolución.

Finalmente se variará el estado del problema a Resuelto una vez que haya terminado de ejecutarse el

proyecto.

RF7.6. Gestionar tareas

Se refiere a la creación, edición y eliminación de tareas, así como su seguimiento mediante un flujo de

estados. Este flujo será usado tanto desde la Gestión de gobierno como desde la Gestión de proyectos.

RF7.7. Asociar tareas a problema

Mediante esta acción se asocia una tarea a un problema. Una vez que la tarea pase a estado En ejecución

se establecerá el estado del problema a En resolución. Finalmente se variará el estado del problema a

Resuelto una vez que la tarea pase a estado Terminada.

Un problema tiene:

Estados

· Nuevo: Momento en que se crea

· En Resolución: Momento en que se convierte en proyecto o en tarea.

· Pospuesto: Cuando la Gobernación decide que no es prioritario y describe las razones por las

cuales decide que no es de accionamiento inmediato.

· Resuelto: Cuando se resuelve el proyecto o tarea que le da solución.

Post condiciones

Los problemas se gestionan o resuelven siempre pasándolos a un proyecto o tarea.

Información

· Nombre: Nombre breve del problema.

· Descripción: Texto que permite detallar el problema.

· Fecha: Se refiere a la fecha de creación del problema.

· Emisor: Persona, institución o consejo comunal que plantea el problema.

· Persona

· Nombre

· Apellido

· Cédula: Debe comenzar con una letra, no tener espacios vacíos.

· Teléfono: Pueden ser de 3 tipos: celular, fijo y trabajo.


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· Dirección: Incluye país, estado, municipio, sector, calle, número.

· Correo electrónico

· Institución

· Nombre

· RIF

· Contacto: Estos contactos son personas (puede pertener a: asistente o jefe).


· Correo electrónico

· Consejo comunal

· Nombre

· Contacto: Estos contactos son personas (puede pertener a: asistente o jefe).


· Sector social: Se refiere al sector social al que está asociado el problema. Es un nomenclador

estático que incluye los valores:

· Cultura

· Agro- alimentaria

· Ordenamiento territorial

· Vivienda y Habitad

· Seguridad ciudadana

· Educación

· Salud

· Deporte

· Transporte

· Dimensión territorial: Se deben especificar los atributos

· Sector

· Estado

· Municipio

· Parroquia

· Consejo comunal

· Comuna

· Comunidad

· Lugar de procedencia del problema: No es un clasificador fijo, puede variar en dependencia del

lugar de procedencia, pudiendo ser estos gobierno de calle, sitio web, correspondencia o


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solicitud que se recibe en la gobernación, de las municipalidades, oficinas, secretarías,

instituciones como de la propia gobernación.

· Prioridad: Pudieran ponderar los criterios alto, medio y bajo, marcando con colores diferentes

según prioridad.

· Asociación: Representa una asociación a la actividad de la agenda o reunión en que puede haber

surgido el problema.

· Respuesta: La respuesta es un vínculo a la creación de:

· Proyecto: Referencia a una idea de proyecto

· Tarea: Referencia una tarea.

Si se decide posponer se especifican las razones.

Filtros

· Prioridad

· Fecha

· Emisor

· Lugar de procedencia

· Dimensión territorial

· Respuesta

Reglas de negocio

1. Un problema puede ser asociado a una actividad de una agenda previa, siempre que esta actividad sea

en donde surgió el problema.

2. Varios problemas pueden ser resueltos por una tarea o por un proyecto.


Descendente por Fecha.


Nombre, Fecha, Emisor (nombre), Dimensión territorial, lugar de procedencia, prioridad, respuesta.

Acciones

Crear, Editar, Duplicar, Eliminar, Cambiar de estado

Tematización en colores o símbolos

Prioridad:

· Alto: rojo

· Medio: verde

· Bajo: azul

Vistas

Listados, Edición


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Crear, Editar, Eliminar, Duplicar: Oficinas y secretarías, Gobernación.

Cambiar de estados: Oficina de seguimiento y control

Interoperabilidad

Formato de salida: Problema

Formato de entrada: Problema

Integración

Caso 1: Con módulo Gabinete

Caso 2: Con módulo Gestión de Proyectos

Reportes

Reporte 1

Formato: PDF

Filtros: Estado = Nuevo, Diferencia entre Fecha y fecha actual

Exportación: PDF

Seguridad: Oficina de seguimiento y control

Operaciones agrupadoras: Lugar de procedencia, Sector social, Emisor

Ordenamiento: Ascendente por Fecha

Reporte 2

Formato: Reporte estadístico (Cantidades por estados)

Filtros: Estado

Exportación: PDF

Seguridad: Oficina de seguimiento y control

Operaciones agrupadoras: Lugar de procedencia, Sector social, Emisor

RF8. Gestionar gaceta

La gestión de la gaceta comprende su archivación como medio de salvaguarda de la información que se

publica. Asimismo permite la recuperación de la gaceta mediante búsquedas sobre los datos que

contiene.

Referencia funcional: (proceso: Gestionar gaceta), (actividades: Almacenar la gaceta, realizar búsqueda

de información)

Toda la información que aquí se refleja es entrada por el usuario una vez que la gaceta ya está editada.

Sus funcionalidades son:


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RF8.1. Crear gaceta

Esta acción comprende el registro en el sistema de información básica de la gaceta, para efectos de su

recuperación posterior, así como la posibilidad de archivar el documento pdf que la contiene. También

podrán definirse etiquetas correspondientes a palabras claves presentes en la gaceta, sobre las cuales

podrán realizarse búsquedas futuras.

RF8.2. Editar gaceta

Esta opción permite modificar todos los datos que se introdujeron en el flujo de creación de la gaceta.

RF8.3. Eliminar gaceta

Esta acción da la posibilidad de eliminar una gaceta del sistema.

RF8.4. Realizar búsquedas por filtros

Esta funcionalidad permite realizar búsquedas sobre las gacetas almacenadas, usando como filtros la

información básica almacenada en el sistema.

RF8.5. Realizar búsquedas por etiquetas

Esta funcionalidad permite realizar búsquedas sobre las gacetas almacenadas, usando como filtros las

palabras claves almacenadas en el sistema.

Una gaceta contiene:

Información

· Número: Valor numérico que representa a la gaceta.

· Año: Año en numeración romana que lleva el inicio de la gaceta.

· Fecha: Fecha en que la que se guarda la gaceta en el sistema.

· Fecha publicación: Fecha que tiene la gaceta.

· Ciudad: Ciudad en la que se emite la gaceta.

· Clasificación: Nomenclador estático (Ordinaria, Extraordinaria).

· ISSN: Es un número internacional que permite identificar de manera única una publicación seriada.

· Etiquetas: Grupos de valores que se asocian a cada publicación y que serán usados para realizar

búsquedas contextuales entre las gacetas.

· Bloques de contenido: Entidad que contiene las resoluciones, decretos y demás informaciones

oficiales a publicar. Son las partes de información que componen la gaceta.

· Número: Número que acompaña e identifica al bloque de contenido.


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· Firmantes: Conjunto de personas que autorizan la publicación de la información contenida en el

bloque. Cada firmante se compone de:

· Nombres: Texto

· Apellidos: Texto

· Cargo: Texto

Filtros

Número, Fecha publicación, Clasificación, Etiquetas

Reglas de Negocio

1. Las búsquedas por etiquetas se realizarán contextuales (teniendo en cuenta el contenido de cada

documento).




Número, Asunto, Prioridad, Fecha, Código de oficio, Emitido por, Responsable, Estado

Acciones

Crear, Editar, Borrar, Realizar búsquedas

Vistas



Todas: Archivador

RF9. Gestionar despacho de gobierno

La gestión del despacho de gobierno abarca desde el registro de su información básica hasta el archivo

de sus documentos varios, como son los informes generados por la Oficina de seguimiento y control.

También incluye su asociación a las encuestas que le dan origen, a la Agenda que se le planifica y a los

problemas que se identifican.

Referencia funcional: (proceso: Gestionar despacho de gobierno), (actividades: Realizar cronograma de

jornadas, Elaborar agenda, Realizar caracterización del municipio, Levantar problemas, Gestionar

problemas, Elaborar encuestas, Aplicar encuestas, Tabular encuestas, Realizar informes consolidados)

La gestión del despacho de gobierno incluye las siguientes funcionalidades:


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RF9.1. Crear despacho de gobierno

Esta acción comprende el registro en el sistema de información básica del despacho de gobierno.

RF9.2. Editar despacho de gobierno

Esta opción permite modificar todos los datos que se introdujeron en el flujo de creación. El despacho de

gobierno dejará de ser editable una vez que llegue a su fecha de fin.

RF9.3. Eliminar despacho de gobierno

Esta acción da la posibilidad de eliminar un despacho de gobierno siempre y cuando no esté asociado a

un problema o a una Agenda.

RF9.4. Gestionar cronograma

Referido a la posibilidad de crear y editar un cronograma para un despacho de gobierno.

RF9.5. Gestionar agenda

Esta funcionalidad garantiza que se puedan registrar las actividades a realizar durante el despacho de

gobierno.

RF9.6. Gestionar problemas

Esta funcionalidad permitirá gestionar y mantener una traza de los problemas que se han detectado en

un despacho de gobierno. Asimismo permitirá asociarle proyectos y acuerdos para su solución.

RF9.7. Crear encuestas

Esta acción del sistema permite generar las encuestas que deberán ser aplicadas a la población y que

sirven de base para la preparación del despacho de gobierno.

RF9.8. Aplicar encuestas

Esta acción del sistema permite publicar las encuestas para que la población las responda.

RF9.9. Tabular encuestas

Referido a la posibilidad de consolidar los resultados de las encuestas como base para toma de

decisiones durante o después del despacho de gobierno.


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RF9.10. Emitir consolidados para Guachos

El sistema brindará información consolidada de la gestión de gobierno, de alcaldías y de proyectos

como base para la elaboración de los Guachos que se emiten durante el despacho de gobierno.

RF9.11. Archivar informes

Referido a la opción del sistema para anexar a un despacho de gobierno todos los informes y

presentaciones en formato digital para su posterior recuperación. Dentro de estos se incluyen el

documento Rector, los Gachos y el Anuncio final.


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Gestión de gobierno en línea

Software

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