Gobierno en línea - Susan Suárez
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EL DESARROLLO REGLAMENTARIO DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO ELECTRÓNICO EN COLOMBIA Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones Susan Simoneth Suárez Líder de Políticas y reglamentación Gobierno en Línea Bogotá, Noviembre 2013
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Susan Suárez Gutiérrez Líder de Políticas y Regulación Gobierno en línea MinTIC Colombia
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EL DESARROLLO REGLAMENTARIO DEL
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO ELECTRÓNICO
EN COLOMBIA
Ministerio de las Tecnologías de la Información y
las Comunicaciones
Susan Simoneth Suárez
Líder de Políticas y reglamentación
Gobierno en Línea
Bogotá, Noviembre 2013
Contexto ¿Qué pasa en la actualidad?
Crecimiento de la interacción en línea
En el año 2012 más de 15 millones de personas adelantaron un trámite con
alguna entidad del Estado de los cuales el 25% se adelantó por medios
electrónicos.
Hoy en día el 50% de los ciudadanos interactúa con el Estado por medios
electrónicos : 24% lo hacen para trámites, 34% para obtener información, 27%
para realizar solicitudes, quejas o reclamos, y el 8,6% para participar en la
definición de normas, planes y proyectos.
En el caso de las empresas el 77,7% han interactuado por medios electrónicos:
39,3% para realizar trámites o servicios, 43,9% para obtener información,
36,3% para solicitudes, quejas o reclamos.
Situación actual Algunas preguntas surgen al
actuar por medios electrónicos
Ciudadanía
¿Debo contar con un correo electrónico?
¿En donde debo registrarme?
¿Cómo me notifico por medios
electrónicos?
¿Puedo emplear medios físicos y
electrónicos al tiempo?
Entidades
¿Puedo contestar derechos de petición a un
correo electrónico?
¿Cómo aseguro la identidad del ciudadano al
cual le envío la respuesta?
¿Cómo notifico las actuaciones y cómo las
archivo?
¿Cuál es la validez jurídica de mis
actuaciones por medios electrónicos?
¿Requiero firma electrónica o digital?
Situación actual
Marcos normativos que lo
soporten (seguridad jurídica)
Código Contencioso. Utilización Medios
electrónicos
Ley 1581 de 2012. Protección de datos
personales
Decreto 019 de 2012. Prohibición de exigir
documentos que reposan en la entidad .
Ley 527 de 1999. Ley de comercio electrónico.
Decreto 1747 de 2000. Entidades de
certificación y firmas electrónicas
Ley de acceso a la información.
Ley derecho de petición.
Lineamientos tecnológicos en:
(seguridad tecnológica)
Modelos de gestión de TI
Gestión electrónica de documentos.
Actualización del Modelo de seguridad para las
entidades del Estado:
Fortalecimiento de lineamientos en protección
de datos, protección de la información en
situaciones de desastre, uso de dispositivos
móviles, etc
Gobierno en línea. Guías de Datos abiertos,
Caracterización de usuarios, lenguaje estándar
entre otros
¿Qué debemos atender para aplicar las TIC
de forma segura en las actuaciones del
Estado? ¿Qué se necesita?
¿EN QUÉ VAMOS?
Utilización de Medios Electrónicos en el
Procedimiento Administrativo
ARTÍCULO 53. Procedimientos y trámites administrativos a través de medios electrónicos ARTÍCULO 54. Registro para el uso de medios electrónicos
ARTÍCULO 55. Documento público en medio electrónico
ARTÍCULO 56. Notificación electrónica
ARTÍCULO 57. Acto administrativo electrónico
ARTÍCULO 58. Archivo electrónico de documentos
ARTÍCULO 59. Expediente electrónico
ARTÍCULO 60. Sede electrónica
ARTÍCULO 61. Recepción de documentos electrónicos por parte de las autoridades ARTÍCULO 62. Prueba de recepción y envío de mensajes de datos por la autoridad
ARTÍCULO 63. Sesiones virtuales
ARTÍCULO 64. Estándares y protocolos
Para garantizar la igualdad de acceso a la administración, la
autoridad deberá asegurar
mecanismos suficientes y
adecuados de acceso gratuito a
los medios electrónicos, o permitir el uso alternativo de
otros procedimientos
Actuación por medios
electrónicos requiere registrar dirección electrónica en base de
datos específica.
Petición de información y consultas NO requiere registro
pero SÍ dirección.
BASE DE DATOS DE DIRECCIONES
ELECTRÓNICAS
Los documentos públicos autorizados o suscritos por medios electrónicos
tienen la validez y fuerza probatoria que le confieren a los mismos las
disposiciones del Código de Procedimiento Civil.
Las reproducciones efectuadas a partir
de los respectivos archivos electrónicos se reputarán auténticas
para todos los efectos legales.
ARCHIVO ELECTRÓNICO
DOCUMENTO PÚBLICO
ELECTRÓNICO
Las autoridades podrán notificar sus actos a través de medios electrónicos, siempre
que el administrado haya aceptado este medio de notificación.
La notificación quedará surtida a partir de
la fecha y hora en que el administrado
acceda al acto administrativo, fecha y hora
que deberá certificar la administración.
NOTIFICADOR
ELECTRÓNICO
ESTAMPADO
CRONOLÓGI
CO
Las autoridades, en el
ejercicio de sus funciones, podrán emitir válidamente actos administrativos por medios electrónicos siempre y cuando se asegure su autenticidad, integridad y
disponibilidad de acuerdo con la ley.
TRAMITAD
OR EN LÍNEA
ARCHIVO ELECTRÓNICO
ARCHIVO ELECTRÓNICO
Cuando el procedimiento administrativo se
adelante utilizando medios electrónicos, los
documentos deberán ser archivados en este mismo medio. Podrán almacenarse por medios
electrónicos, todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas.
La conservación de los documentos electrónicos que contengan actos administrativos de carácter
individual, deberá asegurar la autenticidad e integridad de la información necesaria para
reproducirlos, y registrar las fechas de expedición, notificación y archivo.
MEN
SAJE
DE
DATO
S
ESTAMPADO
CRONOLÓGI
CO
ARCHIVO ELECTRÓNICO
El expediente electrónico es el
conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento
administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan.
El foliado de los expedientes electrónicos
se llevará a cabo mediante un índice electrónico, firmado digitalmente por la
autoridad, órgano o entidad actuante, según proceda.
La autoridad respectiva conservará copias de seguridad periódicas que cumplan con los requisitos de archivo y conservación en
medios electrónicos, conforme a Ley.
FIRMA DIGIT
AL
ÍND
ICE
ELEC
TRÓ
NIC
O
ARCHIVO ELECTRÓNICO
POR AUTORIDAD
La autoridad respectiva garantizará condiciones
de calidad, seguridad, disponibilidad, accesibilidad, neutralidad e
interoperabilidad de la información de acuerdo con los estándares que defina el
Gobierno Nacional.
Podrá establecerse una sede electrónica común o compartida por varias autoridades,
siempre y cuando se identifique claramente
quién es el responsable de garantizar las condiciones de calidad, seguridad,
disponibilidad, accesibilidad, neutralidad e interoperabilidad. Así mismo, cada autoridad
usuaria de la sede compartida será responsable de la integridad, autenticidad y actualización de la información y de los servicios ofrecidos por
este medio.
MÍNIMO
DIRECCIÓN ELECTRÓNICA
Para la recepción de mensajes de datos dentro
de una actuación administrativa las autoridades deberán:
1. Llevar un estricto control y relación de los mensajes recibidos en los sistemas de
información incluyendo la fecha y hora de recepción.
2. Mantener la casilla del correo electrónico con capacidad suficiente y contar con las
medidas adecuadas de protección de la información.
3. Enviar un mensaje acusando el recibo de las
comunicaciones entrantes indicando la fecha de
la misma y el número de radicado asignado. ACK
- FECHA - Nº RADIC.
Para efectos de demostrar el envío y la recepción de comunicaciones, se aplicarán las
siguientes reglas :
1. El mensaje de datos emitido por la autoridad para acusar recibo de una
comunicación, será prueba tanto del envío hecho por el interesado como de su recepción
por la autoridad. 2. Cuando fallen los medios electrónicos de la
autoridad, que impidan a las personas enviar sus escritos, peticiones o documentos, el remitente
podrá insistir en su envío dentro de los tres (3) días siguientes, o remitir el documento por
otro medio dentro del mismo término, siempre y cuando exista constancia de
los hechos constitutivos de la falla en el servicio.
MEN
SAJ
E
DE
DAT
OS
Los comités, consejos, juntas y demás organismos colegiados en la
organización interna de las autoridades,
podrán deliberar, votar y decidir en
conferencia virtual, utilizando los medios electrónicos idóneos y dejando constancia
de lo actuado por ese mismo medio con los atributos de seguridad necesarios.
CONFERENC
IA VIRTUAL
Sin perjuicio de la vigencia dispuesta en este Código en relación con las
anteriores disposiciones, el Gobierno
Nacional establecerá los estándares y protocolos que deberán cumplir las
autoridades para incorporar en forma
gradual la aplicación de medios electrónicos en los procedimientos
administrativos.
Marco Legal Ley 1437 de 2011
UTILIZACIÓN DE MEDIOS ELECTRÓNICOS
EN EL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
Marco Legal Ley 1437 de 2011
?
¿Y en donde
me registro? La entidad me
puede solicitar
la información
que considere?
¿ A qué hora
se entiende
radicada mi
solicitud o
comunicado?
¿Si yo quiero que una
entidad me notifique en un
correo electrónico distinto al
de otra qué debo hacer?
¿Puedo actualizar
mis datos? Qué
sucede si no los
actualicé y ya no
revisaba ese
correo electrónico?
¿Si no alcanzo a llegar a la
oficina de correspondencia a la
hora que cierran puedo enviarlo
horas después por correo
electrónico en hora no hábil?
UTILIZACIÓN DE MEDIOS ELECTRÓNICOS
EN EL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
Marco Legal Ley 1437 de 2011
¿Y si el correo
registrado no
funciona?
¿Si tengo el registro de un
ciudadano pero en el
comunicado que me envía me
señala otra dirección?
Una persona que esté
participando en un
proceso contractual
puede enviarme la
oferta antes de las
doce de la noche y se
entenderá entregada
en término?
Cómo debo
hacer el
respectivo
archivo
electrónico?
¿Si el ciudadano se
registra se debe
entender que acepta
que lo notifique?
¿Qué significa acceder
para efectos de
notificar?
¿Cómo aseguro la
autenticidad, integridad
y disponibilidad de los
actos por medios
electrónicos?
Presencial PRESENTACIÓN Y RADICACIÓN DE
SOLICITUDES
Reconoc
er mi
derecho
VERBALMENTE
(constancia)
POR ESCRITO
(formularios)
PETICIONARIO
FUNCIONARIO Bandeja de Entrada
En un sistema En papel Digitalizado
REGISTRO DE
COMUNICACIONES
OFICIALES
REGISTRO DE
COMUNICACIONES
OFICIALES:
•Nombre de la persona
•Nombre de dependencia
•Nombre de funcionario
•Anexos incluidos
•¿Es competente?
•¿Falta algo por aportar?
RADICACIÓN:
Inclusión de Fecha/Hora:
• Recibo (ENTRADA)
• Envío (SALIDA)
DISTRIBUCIÓN:
•Nº Radicación
•Nombre Remitente
•Asunto
•Fecha/Hora recibido
•Dependencia
•Firma de funcionario de registro
Procedimiento
Presencial Electrónico PRESENTACIÓN Y RADICACIÓN DE
SOLICITUDES
Reconoc
er mi
derecho
VERBALMENTE
(constancia)
POR ESCRITO
(formularios)
PETICIONARIO
FUNCIONARIO (Bandeja de Entrada)
Cualquier MEDIO IDÓNEO para la
COMUNICACIÓN o TRANSFERENCIA de
DATOS
En un sistema En papel Digitalizado
REGISTRO DE
COMUNICACIONES
OFICIALES
REGISTRO DE
COMUNICACIONES
OFICIALES:
•Nombre de la persona
•Nombre de dependencia
•Nombre de funcionario
•Anexos incluidos
•¿Es competente?
•¿Falta algo por aportar?
RADICACIÓN:
Inclusión de Fecha/Hora:
• Recibo (ENTRADA)
• Envío (SALIDA)
DISTRIBUCIÓN:
•Nº Radicación
•Nombre Remitente
•Asunto
•Fecha/Hora recibido
•Dependencia
•Firma de funcionario de registro
SEDE
FUNCIONARIO (Bandeja de Entrada en
Sistema)
Procedimiento
Presencial Electrónico Herramientas PRESENTACIÓN Y RADICACIÓN DE
SOLICITUDES PETICIONARIO
FUNCIONARIO (Bandeja de Entrada)
En un sistema En papel Digitalizado
REGISTRO DE
COMUNICACIONES
OFICIALES
REGISTRO DE
COMUNICACIONES
OFICIALES: •NORMALIZACIÓN DE DATOS de
PETICIONES
•SALIDA Y ENTRADA
•Registro de direcciones electrónicas
(BASE DE DATOS DE TERCEROS)
•FECHA Y HORA ÚNICA (Estampado
cronológico)
•DIGITALIZACIÓN
SEDE
FUNCIONARIO (Bandeja de Entrada en
Sistema)
SISTEMA DE GESTIÓN
DE DOCUMENTOS
ELECTRÓNICOS
BASE DE DATOS DE DIRECCIONES
ELECTRÓNICAS
BASE DE DATOS DE DIRECCIONES
FÍSICAS
BASE DE DATOS DE
TERCEROS
ESTAMPADO
CRONOLÓGICO
SEDE ELECTRÓNICA
Procedimiento
¿Y LA
REGLAMENTACIÓN?
FASES DE LA ACTUACIÓN ADMINISTRATIVA
FASE DE INICIO Identificación y
Registro El ciudadano se deberá registrar en las Bases de
la entidad con la cual se quiera relacionar. (*)
Formas:
Presencial
Medios electrónicos creados por la autoridad:
Cuando la persona cuente con firma
electrónica o digital propia o entregada por la
entidad.
FASE DE INICIO Contenido mínimo
• Nombres
• Dirección de correo electrónico
• Dirección física de notificación
• Aceptación expresa de notificación
.
Condiciones y términos de uso
• Horario de atención en el que se entenderá
radicada la comunicación
• Procedimiento que seguirá en caso de que el
medio electrónico registrado sea erróneo.
En los casos en que las actuaciones no puedan ser comunicadas o
notificadas: Otro medio registrado ya sea de carácter electrónico o físico.
Cuando se trate de derechos de petición de información
Si ya se registró
Si no se ha registrado
Protección de datos personales.
Fechas y horas radicación: La que la autoridad tenga establecida para la
atención de manera física.
TRAMITACIÓN Reglas para actuar
Acceso a la notificación del acto administrativo
Notificación personal. Cuando comparezca a través de los
medios electrónicos indicados por la autoridad en su sede
electrónica, acreditando su identidad mediante:
Sólo acceso al mismo medio.
Uso de una firma electrónica o digital, para lo cual deberá
verificar previamente las opciones que ofrezca la autoridad.
TRAMITACIÓN Notificación
Acceso a la notificación del acto administrativo
• Notificación por aviso.
Cuando la autoridad recepcione acuse de recibo
del correo electrónico remitido o cuando se pueda
por otro medio constatar el acceso del
administrado al mensaje.
Cuando lo publique en la página electrónica, será
en la fecha y hora de la publicación del acto
administrativo en la sede electrónica.
TRAMITACIÓN Notificación
Recibido
00:98
12-03-12
TRAMITACIÓN Gestión Documental
Cuándo se crea el expediente electrónico de
archivo. Expediente electrónico de archivo y qué
lo conforma
Foliado electrónico de archivo y características.
Elementos del expediente electrónico de archivo.
Cierre y archivo del expediente electrónico.
Índices electrónicos
TRAMITACIÓN Archivo
Garantías de conservación y preservación a
largo plazo
Disponibilidad de los documentos
electrónicos de archivo
Preservación digital
Repositorios digitales confiables de
expedientes electrónicos
Sede electrónica y características
Uso de redes sociales y dispositivos móviles. Cuentas institucionales
Directorio de sedes electrónicas
Sistemas de información
Transmisión de datos y documentos en las autoridades
Clasificación del Riesgo: Qué tipo de actos, documentos o trámites por
nivel de seguridad necesitan firma y cuáles de ellos requieren una firma
digital o electrónica
TRAMITACIÓN Disposiciones Finales
Proyecto Decreto
www.programa.gobiernoenlinea.gov.co
REGISTRO
TRÁMITE ARCHIVO
OTRAS DISPOSICIONES
FINALES
¿En donde lo encuentro?
www.urnadecristal.gov.co
Ciudadano envía
la solicitud
sedeelectronica.gov.co
Trámite
Siguiente
Servidor elabora respuesta
Entidad envío
notificación electrónica
Entidad envía copia al archivo
Y carpeta ciudadana Consulta otros documentos
en la carpeta ciudadana
Consulta identidad en la
base de registro
Ciudadano Servidor
público
Base de datos
= Paola Perez
www.micarpeta.gov.co Buenos días Diana
Mi buzón Mi carpeta
Documentos
almacenados
Subir documentos
Examinar Subir
Certificado de ingresos
Foto de familia
Diploma colegio
Diploma pregrado
Personales
Estudio
Carpeta ciudadana
Paola Perez
www.micarpeta.gov.co Buenos días Diana
Mi buzón Mi carpeta
Documentos
almacenados
Subir documentos
Examinar Subir
Certificado de ingresos
Foto de familia
Diploma colegio
Diploma pregrado
Personales
Estudio
Carpeta ciudadana
