Gestión contable en OpenERP

Gestin contable en OpenERPPgina 1 de 81

Versin 1Revisin 14/10/13

Gestione sus libros contablesCuando est bien integrado con el sistema de gestin, un sistema de contabilidad ofrecebeneficios especiales a la empresa, adems de las funcionalidades bsicas que debetener para informar sobre la situacin financiera. Esta parte se ocupa de los aspectosprcticos de la contabilidad, y el papel de la contabilidad en toda la empresa.

Los mdulos de contabilidad de OpenERP le permiten gestionar sus operaciones conclaridad, siguiendo el flujo de trabajo desde la facturacin hasta pago. Adems se puedenutilizar diferentes herramientas para el anlisis financiero basado en datos en tiempo realy los movimientos recientes.

Facturacin y pagos del ClienteOpenERP proporciona varias caractersticas para realizar un seguimiento de lafacturacin y de los pagos. En esta seccin, se discuten dos procesos, el flujo de trabajopara no slo los contadores puedan hacer un seguimiento de los pagos, y la seccin decontabilidad completa. Tenga en cuenta que slo se describir el proceso realizado conlos clientes, pero OpenERP ofrece la misma funcionalidad para el control de la facturaciny formas de pago para los proveedores.

Flujo de trabajoEn OpenERP, el flujo de trabajo de facturacin es muy simple. Se puede ver en la Figura1.

Una factura puede ser generada a partir de diversos documentos, tales como rdenes deventa y rdenes de compra, o en el momento de confirmar el envo de productos. Estosmtodos se utilizan cuando se configura OpenERP como un sistema contableverdaderamente integrado en los procesos de negocio.

Algunas compaas trabajan con un contador externo que es el que se encarga demantener los libros. En ese caso, le puede proporcionar fcilmente la informacin sobrelas facturas que existen y las que ya han sido pagadas.

La Versin vigente de este documento se encuentra en la Intranet, si est revisando una versinimpresa o ubicada en otro sitio electrnico, verifique que corresponde a la versin vigente, de lo

contrario, podra estar utilizando un documento obsoleto!



Figura 1: Flujo de trabajo de facturacin

El sistema de facturacin en OpenERP le permite mantener un registro de su contabilidad,incluso cuando usted no es un contador. Proporciona una forma fcil de hacer unseguimiento a sus proveedores y clientes. Se puede utilizar una contabilidad simplificadapara el caso de trabajar con un contador externo, de forma que usted pueda realizar unseguimiento de los pagos de clientes y proveedores.

Comprobantes simplesCuando usted vende productos a un cliente, se le puede dar una factura o Recibo deVenta, que tambin se llama Recibo de Cliente. Los recibos de ventas no son ms queuna especie de comprobante de ingresos y no una factura real.

Cuando se confirman los recibo de ventas, OpenERP crea automticamente los asientoscontables correspondientes para registrar el pago de los clientes en relacin con esterecibo.





Puede crear y modificar un recibo de ventas utilizando el men Contabilidad >> Clientes>> Recibo de Ventas.

Figura 2: Definicin de un recibo de ventas

Cuando se crea un nuevo recibo de ventas, tiene que seleccionar en el cliente para el quese desea crear el comprobante. Tambin puede definir las lneas de venta en la pestaade informacin de ventas. Tambin se pueden definir los artculos, las cantidades y sudescripcin. En la parte inferior del formulario, se encuentran dos opciones paraseleccionar el tipo de pago: uno es Pagar Directamente y la otra opcin es Pagar tarde oAgrupar Fondos. Cuando se selecciona la opcin de Pagar Directamente, tiene queintroducir la cuenta bancaria a donde entrar el pago. La cantidad total se actualizaautomticamente con el clculo de los impuestos, si selecciona el IVA, al hacer clic en elbotn Calcular Impuestos.Cuando se compra productos de un proveedor, usted recibir un recibo de compra (unticket), que tambin se llaman Notas por pagar en la terminologa contable. De la mismaforma que se hace con los recibos de venta, se pueden registrar los pagos a losproveedores utilizando el men Contabilidad >> Proveedores >> Comprobantesproveedores.





Figura 3: Recibo de compras

El formulario de Recibo de compras es el mismo formulario que el usado para los Recibosde ventas. Es importante seleccionar cuidadosamente el Diario Auxiliar a la hora de hacerlos registros.

Facturas de clientesDe firna predeterminada, OpenERP soporta un mecanismo de Intercambio Electrnico deDatos (EDI) simple para ciertos documentos, como las rdenes de venta, las rdenes decompra y las facturas.

De hecho, OpenERP integra el correo electrnico con el sistema de facturacin de talforma que le permite crear una factura y enviar automticamente un enlace a la factura aun correo electrnico del cliente.

El cliente tiene varias opciones. Si su cliente tiene tambin una instancia OpenERP, puedeimportar fcilmente la factura que le ha enviado, simplemente haciendo clic en el enlace.

A continuacin, encontrar un ejemplo de este flujo de tragajo:

1. Su empresa emite una Orden de Venta, Orden de Compra o una Factura a unsocio de negocios, digamos Camptocamp.

2. Su socio Camptocamp recibe un correo electrnico con un vnculo a una vistaprevia del documento en lnea.

3. En la vista previa del documento, Camptocamp puede revisar el documento,descargarlo o imprimir la versin PDF, y luego elegir entre dos opciones:1. Importar este documento en su propia instancia de OpenERP, simplemente

proporcionando la direccin de la instancia;2. descargar el documento en formato EDI de forma que se pueda importar en su

propio software utilizando el formato estndar de intercambio electrnico dedatos.





4. Camptocamp tambin puede optar por pagar directamente el documento a travsde Paypal o de cualquier otro mecanismo de pago online proporcionado por sucompaa.

La notificacin que se enva por correo electrnico es completamente personalizablecomo cualquier plantilla de correo electrnico desde el men Configuracin >>Configuracin >> Email >> Plantillas de correo.Para enviar la notificacin de cada factura por correo electrnico, es necesario agregaruna direccin de correo a cada uno de los socios de negocios y asegurarse de que lacasilla de verificacin "opt-out" no est seleccionada. Tenga en cuenta que lasnotificaciones se aaden a la cola de correo que se procesa una vez cada cierto tiempo,este tiempo de espera se puede configurar en el men Configuracin >> Configuracin>> Email >> Mensajes.El correo electrnico que su cliente recibir, se ver como la Figura 4.

Figura 4: Correo enviado a los clientes

Lleve un registro de los pagos de sus clientesEs importante mantener un seguimiento eficiente de los pagos que le han hecho susclientes y que le ha hecho a sus proveedores.

El men Contabilidad >> Clientes >> Pago cliente le permite registrar los pagos querecibe de sus clientes. Para registrar un pago, haga click en Crear y en el formulariodeber seleccionar el cliente, la forma de pago y el importe del mismo. OpenERP





propondr automticamente la conciliacin de este pago con cualquier factura pendiente orecibos de ventas y notas de crdito, Figura 5.

Figura 5: Pago de cliente

Ahora, supongamos que tiene una factura de 3.000 pesos, la cantidad que usted recibedel cliente es 2,995 pesos. Se podra considerar la factura pagada por completo?Cmo proceder en estos casos?

Para crear un nuevo Pago del cliente, seleccione el cliente, ingrese la cantidad pagada,por ejemplo, 2,995 y seleccione el mtodo de pago, es decir, el diario de banco. Lasfacturas pendientes, notas de crdito o anticipos para este socio se mostrarn en lapestaa Informacin de Pago. En este ejemplo, se propondr la factura cuyo importe esde 3,000 pesos.

Ahora, si quiere decirle a OpenERP que desea considerar la factura como pagadatotalmente. Simplemente haga clic en la lnea de factura en la pestaa de Informacin dePago para hacerla editable. Ahora marque la casilla Reconciliacin completa, y notar quela cantidad camba para reflejar el importe total de la factura, Figura 6.

Figura 6: Pago completo





Seleccione la opcin adecuada en el campo Diferencia del pago, en este caso Conciliarsaldo del Pago, si desea reclamar los 5 pesos faltantes al cliente debera seleccionar laopcin Mantener abierto. Los importes para la generacin de los asientos contables seproponen de forma automtica, pero se tiene que ingresar la cuenta que har lacontrapartida para que se puedan generar por OpenERP. Tambin se puede introducir uncomentario acerca de la conciliacin, por defecto es Write-Off. Finalmente puede Validarel pago.

Este sistema de pago tambin le permite registrar un pago que no se puede atribuirdirectamente a una factura de forma anticipada.

Tomemos el siguiente ejemplo. Un cliente tiene dos facturas pendientes, una de 2,000, yotra de 1,500. El cliente paga 1,000, pero no se puede asignar este pago a ninguna de lasdos facturas directamente. Slo se puede registrar este pago como un anticipo. Cmo seprocede?.

Cuando se introduce el Importe pagado de 1,000 en el pago del cliente, el importe seatribuye a la factura ms antigua. Como no es lo que se quiere registrar, porque no sesabe todava a que factura debe estar vinculado el pago, se hace clic en el monto de laprimera lnea y se poner a 0. Posteriormente se procede a Validar el pago. El sistemacrear un anticipo de 1,000 para que el cliente en cuestin.

TipEl formulario Pago del proveedor le permite registrar los pagos a susproveedores en la misma forma que un pago del cliente.Para registrar un pago a proveedor utilice el men Contabilidad >>Proveedores >> Pago del proveedor.

Mantenga el control de su negocioOpenERP proporciona varias herramientas para llevar a cabo la gestin de cuentas declientes y proveedores. En esta seccin se explica como:

Realizar un anlisis financiero global de sus socios de negocios. Programar recordatorios a varios niveles, a travs del correo electrnico, cuando

hay facturas pendientes de pago. Realizar un anlisis detallado de cada socio.

Anlisis financiero de los sociosCuando los miembros de su departamento de contabilidad inician sesin en OpenERP,inmediatamente se les presenta el Dashboard de Contabilidad. De forma predeterminada,este tablero contiene las facturas de los clientes pendientes de aprobacin, un anlisis dela empresa segn el tipo de cuenta, un grfico de la Tesorera y un grfico til paraanalizar la edad de las cuentas por cobrar. Para ver el dashboard haga clic en el botn





Contabilidad de la barra de herramientas superior. Tambin puede ver el tableroutilizando el men Contabilidad >> Contabilidad >> Tablero >> Contabilidad.En el tablero de contabilidad, la grfica de la derecha titulada Saldos Pendientesrepresenta los montos de las cuentas a cobrar por semana. A primera vista, se puede verel importe acumulado de lo que sus clientes le deben por semana.

Para obtener un informe ms detallado de los saldos vencidos, o cambiar el orden de losdatos, utilice el men Contabilidad >> Contabilidad >> Informes Genricos >>Empresas >> Saldos vencidos de empresas.Al hacer clic en ese informe, OpenERP muestra un asistente que le pide el plan decuentas, la fecha de inicio del perodo de anlisis y el tamao del intervalo a analizar (endas). La fecha de inicio determinar qu documentos se incluirn en el informe (aquellosdocumentos en que la fecha del mismo sea posterior a la fecha de inicio seleccionada) yservirn como fecha de referencia para el clculo de las cantidades debidas en elintervalo seleccionado. Puede imprimir un balance de saldos vencidos para las cuentaspor cobrar y cuentas por pagar por separado o al mismo tiempo. La direccin de anlisispuede ser Anterior (para las cuentas que se deben) o Futuro para realizar unseguimiento de su flujo de caja en los prximos das o semanas (segn la seleccin).OpenERP calcula una tabla de saldos vencidos por perodo. Por ejemplo, si solicita unintervalo de 30 das, OpenERP genera un anlisis de los saldos vencidos durante el mespasado, los ltimos dos meses, y as sucesivamente. Este tipo de informes son tiles paraidentificar las cuentas por cobrar que tienen algn retraso. Asimismo, se obtieneinformacin del tiempo que llevan esas cuentas en vencimiento (nmero de das).

TipEste informe funciona mejor cuando se usan las condiciones de pago paralos socios de negocios, o si se establece una fecha de vencimientomanualmente para cada factura.

Figura 7: Balance de saldos vencidos en el Pasado usando un perido de 30 das





Figura 8: Balance de saldos vencidos en el Futuro usando un perido de 30 das

Para realizar un anlisis por socio, se puede utilizar el reporte de saldos por socio que seobtiene a travs del men Contabilidad >> Contabilidad >> Informes Genricos >>Empresas >> Balance de empresa. A continuacin el sistema le proporciona un informePDF que contiene una lnea por cada socio o empresa mostrando el dbito, el crdito y elsaldo. El total se muestra por cada cuenta por cobrar, Figura 9.

Figura 9: Balance por empresa

Si desea informacin detallada sobre todas las facturas, notas de crdito y los pagosrelacionados por una empresa, imprimir el libro mayor de empresa en el menContabilidad >> Contabilidad >> Informes Genricos >> Emoresas >> Libro mayorde empresa. Puede elegir imprimir una empresa por pgina, Figura 10.Adems, OpenERP tambin proporciona informacin sobre las entradas individuales decuenta, facturas y tesorera, por ejemplo. Para consultar informacin estadstica acerca desu contabilidad, utilice el men Contabilidad >> Contabilidad >> Informes Estadsticos.All encontrar reportes como el Anlisis de Facturas, Anlisis de asientos y Anlisisde tesorera, por nombrar algunos. Por defecto estas estadsticas se muestran como unalista que se puede filtrar para satisfacer sus necesidades. Los botones de filtro estndar,filtros extendidos y caractersticas de agrupacin le permiten realizar un anlisis enprofundidad de su contabilidad.





Figura 10: Libro mayor de empresa

Estos informes y estadsticas se pueden visualizar tambin como un grfico simplementehaciendo clic en el botn Grfico en la parte superior derecha de la pantalla. Observe quelos grficos permiten agrupar slo por un concepto a la vez.

Figura 11: Vista de lista del anlisis de asientos

Figura 12: Vista de grfico del anlisis de asientos





Tip

Recuerde que usted puede exportar todo tipo de recursos en OpenERP.Navege en el men hasta llegar a una lista de bsqueda de los recursos,haga clic en el enlace Exportar situado en la parte inferior izquierda de lalista. La funcin de exportacin le permite crear fcilmente su propio anlisis enherramientas como Microsoft Excel o Calc (LibreOffice u OpenOffice).

Seguimientos de pagoEn OpenERP existe un mdulo que le permite gestionar los seguimientos de pago deforma integrada con las funciones de correo electrnico.

Una vez instalado el mdulo, se pueden configurar los niveles de seguimiento a travs delmen Contabilidad >> Configuracin >> Varios >> Seguimientos.

Nota

Slo puede definir los seguimientos de pago de forma global por compaa,porque no se puede vincular los seguimientos de pago por empresas.Los seguimientos son relativos a la fecha de vencimiento de la factura, ycuando no se especifica ninguna fecha de vencimiento se tomar la fecha dela factura como la fecha de vencimiento.

Para cada seguimiento se debe definir el nmero de das y crear una nota que se aadirautomticamente a la carta de recordatorio que se enve a la empresa. El orden en que sedefinen los distintos niveles de seguimiento determina el orden en que se enviarn losrecordatorios.

Table 1: Ejemplo de configuracin de los niveles de seguimiento

Secuencia Nivel Das Descripcin

1 Nivel 1 15 das netos Primer recordatorio de pago

2 Nivel 2 30 das netos Segundo recordatorio

3 Nivel 3 45 das desde el finde mes

Pasar a cobranza

Puede enviar los recordatorios por correo electrnico utilizando el men Contabilidad >>Procesamiento peridico >> Facturacin >> Enviar seguimientos.





Figura 13: Preparar el envo de los seguimientos

OpenERP le permite planificar sus recordatorios en el futuro, por ejemplo se podra iniciarun ciclo desde para las facturas pendientes desde el da de hoy hasta finales de lasemana. OpenERP le presenta una lista de las empresas a las que se le debe recordar elpago, dicha lista se puede modificar antes de iniciar el proceso. En la pestaaConfiguracin del correo electrnico del formulario se puede proporcionar lainformacin que se enviar en el recordatorio.

Puede imprimir los recordatorios o enviarlos por correo electrnico. Desde la pestaa deConfiguracin del correo electrnico se puede realizar una prueba de impresinmarcando la casilla de verificacin Prueba de impresin, de esta forma se genera slouna vista previa sin aadir los datos de seguimiento a las facturas de las cuales serecord el pago. De esta manera se puede previsualizar fcilmente los recordatorios antesde enviarlos.

A continuacin el sistema le da un informe PDF con todas las cartas de recordatorio paracada empresa. Cada carta se produce en el idioma de la empresa, si que se especifica,por lo que es posible tener cartas en diferentes idiomas en el mismo archivo PDF.

Desde la pestaa Seleccin de empresa, se puede verificar la fecha de vencimiento delos clientes antes de iniciar el procedimiento de envo de recordatorios.

Para obtener un informe estadstico detallado de los seguimientos enviados utilice elmen Contabilidad >> Contabilidad >> Informes Genricos >> Empresas >>Informes de seguimiento enviados. Esta pantalla le permitir analizar los datos derecordatorio de varias maneras, por ejemplo, por el nivel de seguimiento, por empresa opor una combinacin de estos datos. Tambin puede agrupar los datos por ltimoSeguimiento, Fecha o Empresa.

Los diferentes informes son pantallas estndar de OpenERP, por lo que puede filtrarlos yexplorar los elementos en detalle, Figura 14.





Figura 14: Estadsticas de seguimientos

Analice su FacturacinPuede analizar su facturacin en OpenERP a travs de la pantalla de anlisis de lasfacturas que se encuentra en el men Contabilidad >> Contabilidad >> InformesEstadsticos >> Anlisis de facturas.En este informe estadstico, las columnas que se muestran variarn en funcin de lasselecciones realizadas y de la agrupacin, por lo que es un informe muy flexible paraanalizar las facturas.

Este informe ofrece una visin general de lo que se ha facturado a sus clientes, as comolos retrasos medios de pago. Para ver la media de retraso en los pagos, utilice elagrupamiento Fecha de Vencimiento. Tambin se puede agrupar por empresa, categorade producto, o seleccionar slo las facturas que no han sido confirmados todava, etc.

Esta es tambin es una forma de comprobar el impacto de su personal de ventas en elcrecimiento de su negocio. Se puede ver el volumen de negocios por categora deproducto, por vendedor, por empresas, y muchas ms opciones, Figura 15.

Figura 15: Anlisis de facturas

Para ver rpidamente la facturacin total por cliente en forma grfica, utilice elagrupamiento por empresas y haga clic en el botn Grfico para cambiar al modo grfico,Figura 16.





Figura 16: Anlisis de su volmen de negocios

De la Facturacin a los PagosLa contabilidad es el ncleo de la gestin de una empresa: todas las operaciones de lacompaa tienen un impacto aqu. Tiene un papel informativo: que cantidad de dinero setiene disponible? Qu deudas tienen que ser pagadas? Cul es el valor de la empresa?).

En la mayora de las empresas, la contabilidad se limita a la elaboracin de informeslegales y satisfacer la curiosidad de los directores acerca de ciertas decisionesestratgicas, as como la impresin de la hoja de balance y la cuenta de resultados variasveces al ao. Incluso entonces, en muchas ocasiones existen varias semanas de retrasoentre la realidad y el informe.

Nota

En muchas empresas pequeas, la funcin de la contabilidad est muydevaluada.No solamente se ve en los datos de los documentos que se introducen en elsistema dos veces, sino tambin los resultados, ya que a menudo solo seutiliza para producir documentos legales e impresiones regulares delbalance y estado de resultados varias semanas despus de la fecha decierre.

Por el contrario, la integracin de sus cuentas con su sistema de administracin significaque se puede:

Reducir el esfuerzo de captura de datos - slo se tiene que hacer una vez. Ejecutar los procesos con el beneficio de tener una visin financiera: por ejemplo,

en la gestin de proyectos, negociacin de contratos, y la previsin de flujo deefectivo.

Tener a la mano fcilmente la informacin cuando se necesita, como la cantidadadeudada por cada uno de los clientes.





La informacin que aporta la contabilidad la convierte en una herramienta muy eficaz parael correcto funcionamiento de la empresa si se integra en el sistema de administracin. Lainformacin contable es realmente necesario en todos los procesos de la empresa paraque sea eficaz, por ejemplo:

Para la preparacin de presupuestos, es importante conocer la situacin financieraexacta del cliente, y saber si tiene un historial de pagos retrasados.

Si un cliente determinado ha superado su lmite de crdito, se puede detenerautomticamente la siguiente entrega de mercancas.

Si el presupuesto de un proyecto se ha agotado en un 80%, pero el proyecto slolleva un 20% de avance, se puede renegociar con el cliente, o revisar y controlarlos objetivos del proyecto,

Si usted necesita mejorar el flujo de efectivo de su empresa, puede planear susproyectos de servicio con base en las tasas de facturacin y condiciones de pagode los distintos proyectos, y no slo las fechas de entrega.

La contabilidad general y la contabilidad analtica que ofrece OpenERP ayudan a manejarestas necesidades as debido a la estrecha integracin entre todos los mdulos de laaplicacin. Por otra parte, las operaciones, las acciones y los anlisis financieros se hacenen tiempo real, de modo que usted no slo puede controlar la situacin, sino tambingestionarla de manera eficaz.

El mdulo de contabilidad en OpenERP soporta la contabilidad general, la contabilidadanaltica, y las contabilidades auxiliares y presupuestaria. Es un sistema de doble entrada,multi-moneda y multi-empresa.

Nota

La contabilidad general o contabilidad financiera se utiliza paraidentificar los activos y pasivos de la empresa. Se administra medianteun sistema de doble entrada que asegura que cada transaccin seabona a una cuenta y carga a otra.

La contabilidad Analtica, contabilidad de gestin o contabilidad decostes, es un sistema de contabilidad independiente, que refleja lacontabilidad general pero que se estructura en torno a distintos ejesque representan las necesidades de gestin de la empresa.

La contabilidad auxiliar refleja las cuentas de los clientes y / oproveedores.

La contabilidad presupuestaria ayuda a planear la asignacin previstade recursos, por lo general en el inicio de un ejercicio fiscal.





Tip

Existen varios mtodos para realizar la integracin de OpenERP en unentorno multi-empresa:

Si las empresas tienen pocos documentos en comn (por ejemplo,productos o clientes o cualquier otro recurso de OpenERP), se puedeninstalar bases de datos independientes,

Si las empresas comparten muchos documentos, se puede registrar enla misma base de datos e instalar el sistema multi-empresa deOpenERP para gestionar detalladamente los derechos de acceso.

Una de las grandes ventajas de la integracin de las cuentas con todos los otros mdulosest en evitar la doble entrada de datos en los documentos contables. As en OpenERP,una Orden genera automticamente una factura y la factura genera automticamente losasientos contables. Estos a su vez generan impuestos fiscales, recordatorios de pago alos clientes, y as sucesivamente. Esta fuerte integracin permite:

Reducir el trabajo de entrada de datos, Reducir en gran medida el nmero de errores de entrada de datos, Obtener informacin en tiempo real y tener tiempos de reaccin muy rpidos, Ejercer un control puntual sobre todas las reas de gestin de la empresa.

TipCon una adecuada gestin de los permisos de acceso correspondiente acada usuario, se proporcionar a los clientes acceso en tiempo real a susdatos. Tambin les da la oportunidad de trabajar en algunos documentosque no tienen impacto directo en la contabilidad, como los presupuestos.

Flujo de trabajo contable y creacin de facturasLa Figura 17 ilustra flujo de trabajo del sistema contable para cada una de las facturas.

Figura 17: Flujo de trabajo contable para facturacin y pagos

En general, al utilizar toda la funcionalidad de OpenERP, las facturas no tienen que serintroducidas de forma manual. Las facturas en estado de Borrador se generanautomticamente desde otros documentos tales como las rdenes de compra.





Facturas en borradorEl sistema genera propuestas de facturas en estado Borrador. Mientras estas facturaspermanecen sin confirmar, no tienen impacto contable en el sistema. No hay nada queimpida a los usuarios crear sus propias facturas en borrador si quieren.

Puede crear una factura en borrador para un cliente de forma manual utilizando el menContabilidad >> Clientes >> Facturas de clientes.La informacin necesaria para la facturacin se toma automticamente de la informacinde la empresa, tales como las condiciones de pago y la direccin de facturacin, o delproducto, por ejemplo, la cuenta contable, o de una combinacin de los dos, como losimpuestos, y el precio del producto.

Tip

Hay varias ventajas de trabajar con borradores de facturas: Se dispone de un estado de validacin antes de la aprobacin final de

la factura. Esto es til cuando los contadores no son las personas quecrean la factura inicial, pero tienen que aprobarlas antes de que seintroduzca la factura en las cuentas contables.

Le permite crear facturas por adelantado, sin tener que aprobarlas almismo tiempo.

Facturas Abiertas o Pro Forma Puede aprobar o validar una factura en los estados Abierta o Pro-forma. Una factura proforma no tiene asignado todava un nmero de factura ni ningn asiento contables. Seutiliza comnmente como una factura preliminar o para propsitos internos de la empresa.Es ms formal que una factura en estado Borrador. Una factura pro forma puede serconvertida a una factura abierta.

Una factura abierta tiene un nmero de factura nico. Es la factura que se enva al clientey est marcada en el sistema como en espera de pago.

Conciliacin y pagosEn OpenERP, una factura se considera pagada cuando los asientos contables se hanconciliado con los registros de pago. Si no ha habido una conciliacin, una factura puedepermanecer en estado Abierto hasta que se haya introducido el pago.

Tip

Para evitar sorpresas, es importante comprender el concepto de conciliaciny su relacin con el pago de las facturas.Encontrar la casilla de verificacin Pago / Conciliada en todas las facturas.La casilla se marca si la entrada del diario de la factura ha sido totalmenteconciliada con uno o varios asientos del diario de pago.





NotaLa conciliacin liga dos entradas en una cuenta que se anulan entre s - seconcilian entre si, es decir la suma de las entradas es igual a la suma de lassalidas.Esto se aplica en general a los pagos y a las facturas correspondientes.

Sin el proceso de conciliacin OpenERP sera incapaz de marcar las facturas que hansido pagadas. Supongamos que usted tiene la siguiente situacin para el cliente Smith yOffspring:

Factura 145: 50, Factura 167: 120, Factura 184: 70

Si usted recibe un pago de 120, OpenERP retrasar la reconciliacin porque hay variasfacturas a pagar. El pago se podra conciliar contra las facturas 145 y 184 o contra lafactura 167.

TipPor lo general, las diferentes transacciones se agrupan y se manejan almismo tiempo en lugar de factura por factura. Esto se llama el trabajo porlotes.

Puede seleccionar varios documentos en la lista de facturas seleccionando las casillas decada una de las lneas que le interesen y hacer clic en el botn de acceso directocorrespondiente a la derecha de la pantalla.

A intervalos regulares, e independiente de las facturas, se puede llevar a cabo unprocedimiento de conciliacin de las cuentas utilizando los estados de cuenta bancarios.Estos estados de cuenta comprenden todos los pagos realizados a los proveedores yrecibidos por los clientes, adems de otras transacciones generales.

Cuando se valida un movimiento, los asientos contables correspondientes se generan deforma automtica por OpenERP.

Las facturas se marcan como Pagada cuando los asientos contables en la factura se hanconciliado con los asientos contables de los pagos.

Esta operacin de conciliacin puede llevarse a cabo en varias partes diferentes delproceso, dependiendo de sus preferencias:

Cuando se capturan los datos de los estados de cuenta bancarios. Manualmente de los registros de cada cuenta. De forma automtica utilizando la reconciliacin inteligente de OpenERP.

Puede crear los registros contables directamente, sin necesidad de utilizar la factura yllevar un registro de los estados de cuenta. Para ello, utilice el formulario de entradarpida de datos en un diario. Algunos contadores prefieren este enfoque, ya que estnacostumbrados a pensar en trminos de los registros contables y no en trminos de lasfacturas y pagos.





Sin embargo se recomienda utilizar los formularios diseados para capturar las facturas ylos estados de cuenta bancarios en lugar de realizar registros manuales de datos, ya quelos formularios son ms simples y estn gestionados dentro de un sistema de control deerrores.

Asientos contablesTodas las operaciones contables en OpenERP se basan en los asientos contables, yasean creados por una factura o capturados directamente.

Por lo tanto, los recordatorios de los clientes se generan rpidamente de la lista deentradas sin conciliar en la cuenta de cada empresa. En un solo recordatorio, seencuentran agrupadas todas las facturas pendientes de pago, as como los pagos sinconciliar y los pagos anticipados.

Del mismo modo, los estados financieros, tales como el libro mayor, balance de cuentas,balance de saldos y los diarios auxiliares se basan en los asientos contables. No importasi el asiento contable se gener desde un formulario de factura o directamente en elformulario del diario contable. Lo mismo aplica para la declaracin de impuestos y otrosestados financieros legales.

Cuando se utiliza el sistema de contabilidad integrado, an se debe realizar el procesonormal de facturacin debido a que algunos mdulos dependen directamente de losdocumentos de facturacin. Por ejemplo, un pedido de cliente se puede configurar paraesperar el pago de la factura antes de realizar la entrega de las mercancas. En tal caso,OpenERP genera automticamente una factura en Borrador para enviar al cliente.

FacturasEn OpenERP, el concepto de "factura" incluye los siguientes documentos:

La factura del cliente La factura del proveedor Un cliente Nota de Crdito o reembolso al cliente Una nota de crdito o reembolso del proveedor

Slo el tipo de factura y el modo de representacin son diferentes para cada uno de loscuatro documentos. Sin embargo, todos ellos son tratados por el sistema de la mismaforma.

El formulario correcto para cada uno de los cuatro tipos de factura se determina en baseal men que se utiliza para abrir el documento. El nombre del formulario le permite saberlos tipos de factura sobre los que est trabajando.





Nota

Hay muchas ventajas en tratar los diferentes tipos de factura de la mismaforma. Dos de las ms importantes son:

En un entorno multi-empresa donde se elaboran facturas entre ellas,una factura de cliente en una empresa se convierte en una factura deproveedor para la otra.

Permite trabajar y buscar todas las facturas desde el mismo men. Siusted est buscando una historia facturacin, OpenERP ofrece lasfacturas de los proveedores y de los clientes en la misma lista.

Nota Una nota de crdito es un documento que le permite cancelar una factura oparte de una factura.

Para acceder a las facturas de los clientes en OpenERP, se utiliza el men Contabilidad>> Clientes >> Facturas de clientes, y para las facturas de proveedores, se utiliza elmen Contabilidad >> Proveedores >> Facturas de proveedores.La mayora de las veces, las facturas se generan de forma automtica por OpenERP, apartir de otros procesos en el sistema. Por lo tanto, no suele ser necesario crear facturasde forma manual, sino que simplemente se necesita aprobar o validar las facturas yaexistentes. En OpenERP se utilizan las siguientes formas para generar facturas:

Desde las rdenes de compra y de venta.

Desde la recepcin o envo de las mercancas.

A partir del trabajo realizado.

Con base en las tareas cerradas.

Desde los cargos de comisiones u otros gastos.

Cada uno de estos procesos generan facturas en estado Borrador. Estas facturas debenser aprobados por un usuario del sistema con el adecuado nivel de permisos y enviados alos clientes.

Tambin es posible introducir manualmente las facturas. Esto se hace para las facturasque no estn asociados con un pedido (por lo general las rdenes de compra) o notas decrdito. Adems, si el sistema no se ha configurado correctamente puede que necesiteeditar la factura antes de enviarlas a los clientes.

Por ejemplo, si no se ha dado cuenta de que a un cliente se le debe facturar en una tazade impuestos especiales, la factura que se genere a partir de una orden contendr lneaspara todos los impuesto normales, por lo que deber editar esta factura antes de validarla.

Captura de facturas de clientesEl principio de la introduccin de datos de facturas en OpenERP es muy simple, ya quepermite a los usuarios sin conocimientos de contabilidad crear sus propias facturas. Estosignifica que la informacin contable de la empresa se puede mantener al da cada vezque se hace o se recibe un pedido y se calculan sus impuestos.





Al mismo tiempo, permite a las personas que tienen ms conocimientos de contabilidadmantener el control total sobre los asientos contables que se estn generando ya quecada uno de los valores propuesto por OpenERP se puede modificar si es necesario.

Para introducir manualmente una factura de cliente se utiliza el men Contabilidad >>Clientes >> Facturas de clientes y a continuacin haga clic en el botn Nuevo.Se abrir un formulario para introducir la informacin relevante a la nueva factura, Figura18.

Figura 18: Ingresando los datos de una factura nueva

Una factura se compone de tres partes:

La parte superior de la factura, contiene la informacin de los clientes. El cuerpo principal de la factura, con lneas de detalle de factura. La parte inferior de la factura, con el detalle de los impuestos, y los totales.

Para introducir un documento en OpenERP, siempre hay que rellenar los campos en elorden en que aparecen en la pantalla. Al hacerlo de esta manera algunos de los camposms tarde se llenan en forma automtica a partir de las selecciones realizadas en loscampos anteriores. As por ejemplo, al seleccionar el cliente los siguientes campos secompletan automticamente:

La direccin de facturacin corresponde al contacto con el cliente al que se le dioel tipo de direccin de Factura en el formulario de empresa, o en su defecto ladireccin por defecto.

La cuenta contable de la empresa correspondiente a la cuenta dada de alta en lapestaa Contabilidad del formulario de empresa.

Las condiciones de pago pre determinadas que se pueden definir para estaempresa en la pestaa de Contabilidad del formulario asociado. Las condiciones





de pago son generados por las reglas configuradas para el pago de la factura. Porejemplo: el 50% en 21 das y 50% en 60 das a partir del final del mes.

Nota

Los campos de propiedades en el formulario de empresa o el formulario deproducto son campos multi-empresa. El valor que el usuario ve en estoscampos depende de la empresa que el usuario trabaja.Si usted trabaja en un ambiente multi-empresa que utiliza una base de datoscompartida, se tiene varios planes de cuentas activos. Las cuentas deactivos y pasivos de una empresa dependern de la empresa en que elusuario trabaja.

Tip

Hay varias maneras de obtener mayor informacin sobre ciertos campos derelacin en un formulario.

En un campo de slo lectura, una relacin es comnmente unhipervnculo que le lleva al formulario principal para esa entidad, contodas las acciones y enlaces.

En el modo de edicin se puede hacer clic en el campo para conseguirun men contextual con enlaces y otras opciones.

As que de una manera u otra se puede ver rpidamente la siguienteinformacin de una empresa:

Ventas y compras actuales. Solicitudes de CRM. Facturas pendientes. Registros de cuentas contables. Cuentas por pagar y por cobrar.

Se puede agregar informacin adicional para detallar cada factura y seleccioner lamoneda que desea realizar la factura.

Una vez que la factura ha sido generada, se deben introducir las diferentes lneas defactura. Puede utilizar cualquiera de las dos tcnicas:

Ingresar todo los datos de forma manual. Utilizar un producto para completar los diferentes campos de forma automtica.

TipLa descripcin de lnea de factura es ms un ttulo que un comentario. Sidesea agregar comentarios detallados a la factura puede utilizar el campoNotas que se encuentra en la segunda pestaa del formulario.

Al seleccionar un producto, por ejemplo PC Bsica, en el campo del producto en una lneade factura, los siguientes campos se completan automticamente:

Descripcin: se toma del producto, en el idioma de la empresa.





Cuenta contable: determinado por las cuentas de compra o de ventas definas enlas propiedades del producto. Si no se especifica ninguna cuenta en el formulariode producto, OpenERP utiliza las propiedades de la categora a la que perteneceel producto.

Unidad de medida: esto se define por defecto en el formulario del producto. Precio unitario: esto se da por el precio de venta en el formulario del producto y se

expresa sin impuestos. Impuestos: proporcionado por el formulario del producto y el formulario de la

empresa.

Tip

Por defecto, en las facturas y procesos de OpenERP, el precio se considerasin impuestos, que se gestionan como una cantidad separada. OpenERPtambin puede manejar los precios con impuestos incluidos cuando semarca el campo El Impuesto est Incluido en el precio del formulario deconfiguracin del impuesto.

Nota

Al introducir los datos de facturacin a veces puede ser til tener msinformacin sobre el producto que se est facturando. Dado que ya seencuentra en modo de edicin, hay que hacer un clic derecho sobre campode producto. A continuacin, seleccionar los informes disponibles. OpenERP proporciona tres informes estndar sobre el producto:

Previsiones de inventario a futuro. Estructura de costo del producto. Ubicacin del producto en sus almacenes.

Puede introducir varias lneas a la factura y modificar los valores que se completanautomticamente por OpenERP. Una vez que se han introducido todas las lneas defactura, puede hacer clic en Calcular Impuestos sobre la factura para obtener lasiguiente informacin:

Detalles de impuestos calculados. Tasa de impuestos. El total de impuestos. El precio total.

En la parte inferior izquierda de la factura se encuentra el rea de Impuestos donde semuestran los detalles de los totales calculados para los diferentes tipos de impuestosutilizados en la factura.

TipPuede hacer doble clic en una de las lneas en las reas de resumen deimpuestos en la factura.OpenERP le mostrar el detalle de las cargas fiscales que formarn sudeclaracin de impuestos al final del perodo, Figura 19.





Antes de la aprobacin de la factura se puede modificar la fecha y el perodo contable,que se registran de forma predeterminada como la fecha del da de hoy. Estos campos seencuentran en la segunda pestaa Informacin Adicional.

Figura 19: Detalle de los impuestos agregados a una factura

Haga clic en el botn Validar si desea aprobar la factura. La factura de estado deBorrador a Abierta.

Cuando haya validado una factura, OpenERP le da un nmero nico de una secuenciadefinida. Por defecto el nmero se crea de la forma Cdigo de Diario / Ao / Nmero deSecuencia, por ejemplo, SAJ/2010/005. No es posible modificar un nmero de factura,pero se pueden modificar los nmeros de la secuencia a travs del men Configuracin>> Configuracin >> Secuencias e Identificadores >> Secuencias.Las entradas contables correspondientes a esta factura se generan automticamentecuando se aprueba la factura.

Administracin de ImpuestosLos detalles sobre la forma del producto determinan la seleccin de los impuestosaplicables a una lnea de factura. De forma predeterminada, OpenERP tiene en cuentatodos los impuestos que se definen en el formulario del producto.

Tomemos el caso de los siguientes productos

Impuestos aplicables: IVA: Tipo de 19.6% IVA DEEE: 5.5, Tipo DEEE

NotaEl impuesto DEEE (eliminacin de aparatos elctricos y electrnicos) es unimpuesto ecolgico que se impuso en Francia desde 2009. Se aplica a lasbateras para financiar su reciclaje y es una cantidad fija que se aplica a lacantidad antes de impuestos en la factura.

Si se est comerciando con una empresa en su propio pas, y el pas tiene un impuestosimilar al DEEE, los impuestos aplicables a la factura pueden ser:

DEEE: 5.5,





IVA: 19,6%.

Sin embargo, si le vende a un cliente de otra compaa en la comunidad, intracomunitario,entonces el impuesto DEEE no debe cobrarse. En el formulario de la empresa, en lapestaa de Contabilidad, el campo Posicin Fiscal mantiene la informacin de si elcliente est dentro de la regin o no. Cuando se crea una factura para este cliente,OpenERP calcular los siguientes impuestos sobre el producto:

DEEE: 5.5, IVA intracomunitario: 0%.

Si no ha introducido los parmetros correctos en el formulario del cliente, OpenERP lesugerir impuestos incorrectos en la factura. Eso no es un problema real, porque siemprese puede modificar la informacin directamente en la factura antes de aprobarla.

Tip

Al crear una factura para un producto que slo se compra o se vende unavez, no se tiene que codificar un nuevo producto. En su lugar, se puede darun poco de informacin de forma manual en la lnea de la factura como:

Precio de venta. Los impuestos aplicables. Cuenta contable La descripcin del producto

Cancelar una facturaDe forma predeterminada, OpenERP no permitir cancelar una factura, una vez que hayasido aprobada. Ya se han creado los asientos contables, y tericamente no se puedevolver atrs y borrar dichos asientos. Sin embargo, en algunos casos, es ms convenientecancelar una factura cuando hay un error que producir una nota de crdito y reconciliar lasdos entradas. Por cual de las dos formas de trabajo opte se ver determinado por lalegislacin vigente en su jurisdiccin contable.

OpenERP se acomoda a uno u otro enfoque. Para poder cancelar una factura se necesitamarcar la casilla Permitir Cancelacin de entradas en el Diario al que corresponden a estafactura. A continuacin, se pueda cancelar la factura si se cumplen las dos condicionessiguientes:

1. Los asientos contables no se han conciliado o pagado: si los asientos tienenconciliacin, entonces primero se tendr que cancelar la conciliacin.

2. El periodo o el ejercicio fiscal an no se han cerrado: si est cerrado, entonces nose puede cancelar la factura.

La cancelacin de una factura tiene el efecto de modificar automticamente los asientoscontables correspondientes.





Nota

Algunos pases requieren que usted tenga las facturas numeradas en formacontigua (es decir, sin interrupcin en la secuencia). Cancelar una factura puede ocasionar un espacio en la secuencia denmeros de las facturas. Se recomienda encarecidamente, si es posible,recrear esta factura, y aprobarla nuevamente para llenar el agujero en lanumeracin.

Tip

En lugar de introducir los datos de una nueva factura a cada rato, se puedebuscar una factura similar creada anteriormente y duplicarla. Para ello,primero se debe buscar una factura existente adecuada, a continuacin,hacer clic en el botn Duplicar.Al duplicar una factura, se crea una nueva factura en estado Borrador. Estole permite modificarla antes de aprobarla. La duplicacin documentos enOpenERP es una funcin inteligente que permite que la factura duplicadaque tenga su propio nmero de serie, la fecha del da hoy, y el Borrador,incluso si la factura anterior ya se haya pagado.

Tip

OpenERP tiene muchas funciones para ayudarle a introducir datos de formarpida. Si se facturan los mismos productos con frecuencia para la mismaempresa, pueden guardar las preferencias de la ltima factura utilizando losvalores predeterminados condicionales.Para probar esta funcin, cree una factura para una empresa y aadaalgunas lneas. A continuacin, haga clic en la accin Establecer pro defecto.Rellene el formulario indicando las condiciones y los valores que deseaestablecer.Entonces la prxima vez que se crea una factura, se crearautomticamente estas lneas de factura y usted slo tendr que confirmar lafactura.





Nota

Cuando se est creando una factura a menudo usted se necesitainformacin adicional sobre la empresa para ayudarle a completar la factura.Como se ha descrito anteriormente, se puede navegar a otra informacinrelacionada con la empresa con sobre el icono del folder asociado, lainformacin que se tiene disponible es por ejemplo:

Facturacin mensual Beneficio Detalles, Las facturas ms recientes, Las ltimas rdenes - Orden de Venta, Orden de Compra.

Haga lo mismo para obtener informacin sobre los productos que estfacturando. Puede contestar por ejemplo: Hay stock suficiente? Cuandova a estar recibiendo ms mercanca? Cules son los costos y los preciosnormales de lista para este producto?

Facturas de proveedoresLa forma de gestionar las facturas de los proveedores es muy similar a como se trabajanlas facturas de los clientes. Sin embargo, se ha adaptado para simplificar la entrada dedatos y el seguimiento de las cantidades registradas.

Nota

Muchas empresas no acostumbra introducir datos en las facturas de losproveedores, sino simplemente capturan los datos contablescorrespondientes al diario de compras.Esto se aplica particularmente a los usuarios que se han centrado en elsistema de contabilidad en lugar de todas las capacidades proporcionadaspor un sistema ERP. Los dos mtodos tienen el mismo resultado contable.Sin embargo, cuando se utilizan las funciones de gestin de compras enOpenERP se debe trabajar directamente con las facturas de proveedor, yaque se proporcionan las rdenes de compra o recibos de almacn.

Para introducir una nueva factura de proveedor, utilice el men Contabilidad >>Proveedores >> Facturas de proveedores.Todo el proceso es similar a la factura del cliente, se empieza por seleccionar el Diario,normalmente el usado por defecto es aceptable, y luego se selecciona el Proveedor, quecompletar automticamente los siguientes campos

Direccin de la factura. Cuenta contable de la empresa.

A diferencia de la factura del cliente, no tiene que capturar las condiciones de pago,simplemente una Fecha de vencimiento, si as lo desea. Si usted no da una fecha devencimiento, OpenERP supone que esta factura se pagar en efectivo. Si quiere ingresarunas condiciones de pago ms completas que slo la fecha de vencimiento, puede utilizarel campo Trmino del pago, que se puede encontrar en pestaa Informacin Adicional.





Tambin debe introducir el total de la factura con impuestos incluidos. OpenERP utilizaesta cantidad para comprobar si todas las lneas de la factura han sido introducidascorrectamente antes de que le permitir validar la factura.

Si la factura no va a utilizar la moneda por defecto, debe seleccionar la moneda de lafactura antes de poder ingresar las lneas de la factura.

Al igual que la factura del cliente, tiene la opcin de capturar toda la informacin de formamanual o utilizar un producto para rellenar muchos de los campos automticamente. Alintroducir un producto, todos los siguientes valores se completan de forma automtica:

La cuenta contable se completa de las propiedades del formulario del producto ode la categora del producto, si no se define en el propio producto.

Los Impuestos proceden de la forma del producto y / o la forma de la empresa,basado en los mismos principios que la factura del cliente.

La cantidad se fija en 1 por defecto, pero se puede cambiar manualmente. El precio unitario se obtiene del precio total una vez deducidos todos los diferentes

impuestos aplicables.

Haga clic en el botn Calcular Impuestos para garantizar que los totales corresponden alos indicados en la factura de papel. Cuando se aprueba la factura, OpenERP verifica quela cantidad total indicada en el encabezamiento corresponde a la suma de los importes sinimpuestos en las lneas de factura y de los diferentes impuestos aplicables.

OpenERP completa automticamente la Fecha de la factura y el perodo contable.

Nota

Los perodos contables se consideran los plazos legales para realizar sudeclaracin de impuestos. Dependiendo de si sus declaraciones se hacenmensual o trimestralmente, el ao fiscal contiene o doce o cuatro periodos.Las fechas que se muestran en la factura se utilizan para el clculo de lasfechas de vencimiento.

Puede suceder que las cantidades calculadas por el sistema no se correspondan con loque su proveedor le ha dado en el papel, las razones pueden ser:

El proveedor cometi un error de clculo. Las cantidades han sido redondeadas de forma diferente.

Tip

A menudo sucede que un proveedor aade 1 al total debido a que el clculode los impuestos se ha redondeado hacia arriba. Algunas veces lascantidades de los impuestos no son vlidas debido a esto redondeo.Por ejemplo, es imposible llegar a la cantidad de 145,50 si se trabaja conuna precisin de 2 decimales y una tasa del 19,6%:

121.65 x 1.196 = 145.49 121.66 x 1.196 = 145.51





Para estos casos, se puede modificar un valor en las lneas que se basa el clculo deltotal, o la cantidad total de impuestos en la parte inferior izquierda del formulario: los dosson editables para que pueda modificarlos para ajustar el total.

Cuando el total coincide con las lineas de la factura se puede validar la factura yOpenERP generar los asientos contables correspondientes.

Notas de crdito y reembolsoLa captura de una nota de crdito para los clientes se realiza de forma casi idntica a lacaptura de una factura de cliente. Se utiliza el men Contabilidad >> Clientes >> Notasde crdito del cliente.Del mismo modo, capturar una nota de crdito de los proveedores se realiza de la mismamanera en que se captura una factura del proveedor, y se utiliza el men Contabilidad >>Proveedores >> Facturas rectificativas de proveedor.Es fcil de generar una nota de crdito rpidamente de una factura existente. Para ello,seleccione una factura de cliente o proveedor que est en estado Abierto o Pagado yhaga clic en el botn Reembolso. OpenERP abre un nuevo formulario de factura enestado Borrador para que pueda modificarlo antes de su aprobacin.

TipPuede realizar la rectificacin de ms de una factura del cliente en el menContabilidad >> Clientes >> Pago clientes. All puede agrupar todas lasfacturas y operaciones para un cliente en particular. Introduzca el importetotal en el campo Importe pagado y valide la Nota de crdito.

PagosLas facturas se marcan automticamente como Pagadas por OpenERP una vez que lasentradas las facturas se han conciliado con entradas de pago. No es necesario que semarquen de forma manual las facturas como pagadas.

TipEn general, se concilian los asientos contables de una factura con suspagos. Tambin se puede conciliar una factura con las entradas de la notade crdito correspondiente.

Si utiliza el botn Pago del formulario de la factura cuando est en estado Abierto puedecapturar los pagos y obtener las entradas conciliadas rpidamente.

Tambin puede gestionar el pago de las facturas cuando se est capturando los estadosde cuenta bancarios y las transacciones en efectivo. Esto le permite tener un mejor controlde las transacciones financieras y una mayor flexibilidad como:

Anticipos y pagos parciales de las facturas. Pago de varias facturas en varios pagos. Gestin fina de las diferentes fechas de vencimiento de una factura. Gestin de los ajustes si hay diferentes cantidades entre los pagos de una factura.





Asientos contablesSe pueden utilizar varios mtodos para crear los asientos contables. Por ejemplo, ya seha visto cmo desde una factura se crean algunas entradas.

Esta seccin se ocupa de

Gestin de estados de cuenta bancarios. Gestin de efectivo. Entradas manuales.

Aqu le mostraremos cmo capturar las transacciones financieras. En OpenERP, puedenmanejar varias cuentas bancarias y tambin una caja registradora o caja chica. Se utilizandiferentes Diarios para llevar el control de estos dos tipos de transacciones. Segn el tipode diario seleccionado, tendr una pantalla diferente.

Gestin de cuentas bancariasOpenERP proporciona una herramienta visual para la gestin de extractos bancarios quesimplifica la entrada de datos en las cuentas. Tan pronto como se valida una entrada, losasientos contables correspondientes se generan automticamente. As que las personassin conocimientos contables pueden capturar transacciones financieras sin tener quepreocuparse por cosas tales como el crdito, el dbito y las contrapartidas.

Para capturar un estado de cuenta bancario, se utiliza el men Contabilidad >> Banco yCaja >> Extractos bancarios. Se abre un formulario de captura de datos como semuestra en la Figura 20.

Figura 20: Captura de datos para un Estado de cuenta bancario

El Nombre y la Fecha para el registro se sugieren automticamente por OpenERP. ElNombre se rellenar con el nmero del estado de cuenta bancario. Se puede configurarsu propia referencia, mediante el formulario de administracin de secuencias en el menConfiguracin >> Configuracin >> Secuencias e identificadores >> Secuencias.A continuacin, seleccione el Diario correcto. Lo ideal sera que cuando se estconfigurando su empresa, debe crear por lo menos un diario por cada cuenta bancaria yun diario para la caja chica en su empresa. De tal manera que en este paso se puedaseleccionar el Diario correspondiente a la cuenta bancaria que se est trabajando.





La moneda que se utiliza para la lnea del estado de cuenta es la del diario seleccionado.Si se estn capturando las lneas de una cuenta en dlares americanos (USD), losimportes se deben introducir en USD. Las cantidades se convierten automticamente a ladivisa principal de la empresa al confirmar la entrada utilizando las tarifas en vigor en lafecha de entrada. Esto significa que se deben ajustar las tasas de conversin de monedautilizando el men Contabilidad >> Configuracin >> Varios >> Monedas.OpenERP completa automticamente el balance inicial basado en el balance de cierre delestado de cuenta anterior. Puede modificar este valor y forzar a que tenga un valordiferente. Esto le permite capturar los estados de cuenta en el orden que desee. Adems,si ha perdido una pgina de sus estados de cuenta, puede capturar los siguientes estadosde cuenta de forma inmediata sin tener que esperar a que le llegue un duplicado delbanco.

Por lo tanto se puede capturar el saldo final que corresponde al valor mostrado en elestado de cuenta bancario. Esta cantidad se utilizar para el control de las operacionesantes a la aprobacin del estado de cuenta.

A continuacin, debe introducir todos los movimientos de la cuenta. Cada lneacorresponde a una transaccin bancaria. Hay dos formas de introducir las transaccionesfinancieras: manualmente, o utilizando el botn de Importar facturas.

Entrada manualAl escribir el nombre de una empresa, OpenERP propone automticamente la cuenta decentralizacin correspondiente. La cantidad total a pagar por el cliente o proveedor sepropondr automticamente. Esto le ayuda a capturar ms fcilmente los pago enefectivo. A continuacin, debe introducir la cantidad que aparece en el estado de cuentacon un signo negativo para una salida de dinero y un signo positivo para el pago enefectivo o depsito.

Importar FacturasHaga clic en el botn Importacin facturas, y a continuacin haga clic en Agregar paraseleccionar las facturas contra las cuales se tiene que conciliar el pago. Haga clic enAceptar para confirmar su seleccin, la lnea del estado de cuenta se agregarautomticamente a la conciliacin correspondiente, Figura 21.

Nota

Existen otros mtodos de realizar la conciliacin: desde los asientoscontables, al guardar el pago directamente en una factura, o usando laherramienta de la conciliacin automtica.Tambin se puede llevar a cabo una conciliacin completa o una conciliacinparcial.





Figura 21: Conciliacin de la captura de un estado de cuenta

Si existiera alguna diferencia entre el pago y las facturas a conciliar, se puede capturar ladiferencia en una segunda lnea utilizando el concepto de Ajuste. Se tiene que estableceruna cuenta para realizar el ajuste. Las principales razones que explican las diferenciassuelen ser:

Prdidas o ganancias. Diferencias en el tipo cambio. Descuentos por pronto pago.

Cuando la conciliacin est completa, es decir que el pago es igual a la suma de lospagos debidos y los ajustes, se puede cerrar el formulario de conciliacin.

La operacin de la conciliacin es opcional, se podra hacer ms tarde o no hacerlo enabsoluto. Sin embargo, la conciliacin tiene dos efectos importantes:

Marca aquellas facturas que ya se han pagado. Evitar que el pago de facturas por cantidades ya pagadas aparezcan en las cartas

de recordatorio que se envan a los clientes. A menos que se hayan conciliado, uncliente va a ver la factura y el importe de los pagos pendientes en su carta derecordatorio.

Por ltimo, una vez que haya capturado el estado de cuenta completo, puede validarlo.OpenERP genera automticamente los asientos contables correspondientes si el saldocalculado es igual al saldo final que se indic en el campo Saldo Final. Las facturasconciliados se marcan como pagadas en ese momento.

Tambin se pueden capturar asientos contables generales, por ejemplo, los costos por losservicios bancarios. En tales casos, se puede ingresar las cantidades directamente en lascuentas contables correspondientes.

Un usuario con conocimientos avanzados de contabilidad puede capturar los asientoscontables directamente en el diario el banco utilizando el men Contabilidad >> Banco ycaja >> Journal Items.El resultado es el mismo, pero la operacin es ms compleja, yaque debe conocer las cuentas a utilizar y debe dominar los conceptos de crdito y dbito.

Administracin del efectivoPara llevar a cabo el registro de las operaciones realizadas con dinero en efectivo seutiliza el men Contabilidad >> Banco y Caja >> Registros de caja. Al inicio de lajornada se establece la cantidad de dinero en efectivo inicial, Balance de apertura. A





continuacin, se abre la caja para empezar a hacer el registro de las transacciones en lapestaa Transacciones de caja.

Figura 22: Definiendo el registro de caja

Todas las transacciones que se realicen durante el da se capturan en este formulario. Alcerrar la caja, por lo general al final del da, se anotan las cantidades en la seccin Saldode cierre. A continuacin se confirma el estado de cuenta para cerrar el da y generarautomticamente los asientos contables correspondientes. Tenga en cuenta que elBalance calculado y el Balance de cierre deben ser iguales antes de poder cerrar la caja.

TipLas entradas contables slo se generan cuando se confirma un estado decaja. As que si no se ha aprobado el estado total, es decir durante el da, enel caso de la caja chica, los pagos de las empresas no se han deducido delas cuentas correspondiente.

Asientos manuales en un DiarioLas facturas y estados de cuenta generan asientos contables en diferentes diarios. Perotambin se puede crear entradas directamente en una diario, lnea por lnea, sinnecesidad de utilizar las vista especializadas. Esta funcionalidad se utiliza a menudo paralas entradas de asientos varios.

Para hacer asientos manuales, se utiliza el men Contabilidad >> Plizas >> ApuntesContables. En el campo de filtro Diario, seleccione el diario en el que desea publicar susasientos y haga clic en Buscar. Cuando se selecciona un diario en este filtro, no tiene querellenar el diario en el que se van a publicar los nuevas asientos.

Demos el ejemplo de una factura de compra. Tenga en cuenta, que estas entradas suelenser generadas automticamente por OpenERP.





Haga clic en el botn Crear. A continuacin tiene que rellenar estos campos manualmenteen el siguiente orden:

Referencia: Referencia de la factura o de la entrada. Fecha de vigencia: fecha de vigencia del asiento, se le asignar la fecha de hoy. Perodo: periodo contable, se le asignar el perodo actual. Empresa: Empresa de la que se trate. Cuenta: Cuenta contable, por ejemplo para una compra la cuenta de Compras

Varias. Nombre: descripcin de la lnea de factura, por ejemplo PC2. Debe: aqu se escribe la cantidad de dbito. Diario: aqu se selecciona el diario en que desea publicar. Haber: aqu se escribe la cantidad de crdito, por ejemplo, 1196.

Presione la techa Intro de su teclado para validar la primera lnea. El siguiente nmero demovimiento se asigna a su asiento contable. La lnea que acaba de capturar toma un colorrojo y toma el estado Descuadrado. Cuando una lnea est en estado de borrador, anno se refleja en las cuentas. OpenERP no validar esa lnea hasta que se capture lacontrapartida, por que los importes de crdito deben equilibrar los importes de dbito parael conjunto de las entradas.

OpenERP ahora propone la creacin de una lnea que representa el equilibrio para la queacaba de capturar. Si se utiliza una cuenta que incluye algunos impuestos por defecto,OpenERP propone automticamente los impuestos asociados a la cantidad ingresada. Enesta etapa se puede modificar y validar esta segunda lnea del asiento contable, osustituirla por otra informacin, como por ejemplo una segunda lnea de compra.

Tip

Cuando un asiento contable queda cuadrado, OpenERP cambiaautomticamente el estado a Vlido y se prepara para entrar en el siguienteasiento. No se olvide de publicar definitivamente los asientos vlidoshaciendo clic en el botn de accin y la seleccionando la opcin PublicarAsientos Contables.

Si desea agregar ms lneas al mismo asiento contable, se puede capturar el nmero delasiento en la nueva lnea que se est capturando. En este caso, el asiento completo sequeda en estado Borrador hasta que todo el conjunto de lneas tiene un balance en cero.

Proceso de conciliacinLa proceso de conciliacin consiste en encontrar los asientos coincidentes en lasdiferentes cuentas para indicar que estn relacionados. En general, la conciliacin seutiliza para:

Hacer coincidir los asientos de las factura con los asientos correspondientes a lospagos, por lo que las facturas son marcadas como pagadas y los clientes noreciben recordatorios de pago de las mismas.

Hacer coincidir los depsitos y retiros con sus respectivos pagos.





Hacer coincidir las facturas y las notas de crdito para cancelarlas.

La conciliacin debe llevarse a cabo en una lista de asientos contables por un contador,de manera que la suma de los crditos sea igual a la suma de los dbitos para todos losasientos coincidentes.

La conciliacin en OpenERP slo puede llevarse a cabo en las cuentas que se hanconfigurado como conciliables utilizando el campo Conciliacin.

Tip No confunda la conciliacin de cuentas con la conciliacin de los estados decuenta bancarios.

Es importante no confundir la conciliacin de registros contables con la conciliacin de losestados de cuenta bancarios. La conciliacin de cuentas consiste en la vinculacin de losasientos en una cuenta con las dems cuentas, mientras que la conciliacin de estadosbancarios consiste en verificar que su estado de cuenta correspondiente a las entradas dela misma cuenta en su sistema contable. Puede llevar a cabo la conciliacin de cuentasmediante el men Contabilidad >> Procesamiento peridico >> Conciliacin.Existen diferentes mtodos de realizar la conciliacin, la conciliacin automtica y laconciliacin manual.

Conciliacin automticaPara la conciliacin automtica, se le pide a OpenERP buscar asientos para conciliar enuna serie de cuentas contables. OpenERP intentar encontrar todos los asientos paracada empresa donde las cantidades correspondan.

Dependiendo del nivel de complejidad que usted elija cuando haga correr la herramienta,el software podra conciliar de dos a nueve entradas al mismo tiempo. Por ejemplo, siselecciona el nivel 5, OpenERP conciliar, por ejemplo, tres facturas y dos pagos, si losimportes totales correspondientes. Tenga en cuenta que tambin se puede elegir unacantidad de ajuste mxima, si usted permite que las diferencias de pago que se creen deforma automtica.

Para iniciar la herramienta de conciliacin automtica, haga clic en el men Contabilidad>> Procesamiento peridico >> Conciliacin >> Conciliacin automtica.Se abrir un formulario que le solicitar la siguiente informacin:

Cuentas a conciliar: se puede seleccionar una, varias o todas las cuentasconciliables.

Las fechas a tener en cuenta (Fecha de inicio / Fecha final). La fuerza de la conciliacin (de 2 a 9) La casilla Permitir desfase para determinar si va a permitir diferencias en los

pagos. Informacin necesaria para el ajuste, detalles para los movimientos con desfase.





Figura 23: Formulario para la conciliacin automtica

Nota

Puede conciliar cualquier cuenta, pero las cuentas ms comunes son: Todas las cuentas por cobrar - cuentas de sus clientes de tipo deudor, Todas las cuentas por pagar - sus cuentas de proveedores de tipo de

acreedor.

La opcin de desfase permite conciliar los asientos, incluso si sus cantidades no sonexactamente iguales. Por ejemplo, OpenERP permite a los clientes extranjeros cuyascuentas estn en diferentes monedas tener una diferencia de hasta, por ejemplo, 0,50unidades de moneda y poner la diferencia en una cuenta de prdidas y ganancias.

TipUsted no debe hacer que se permitan los desfases demasiado grandes. Lasempresas que permiten ajustes automticos grandes han encontrado quetodos los reembolsos de gastos de los empleados fueron dados de baja deforma automtica!

NotaSi ejecuta la herramienta de la conciliacin automtica de forma regular,puede establecer los valores por defecto para cada campo para que notenga que volver a escribir todos los campos cada vez que la utiliza.

Conciliacin manualPara la conciliacin manual se utiliza el men Contabilidad >> Procesamientoperidico >> Conciliacin >> Conciliacin Manual. Tambin puede iniciar el proceso deconciliacin manual desde cualquier pantalla que muestra los asientos contables.

Seleccione las entradas que desea conciliarse. OpenERP indica la suma de los dbitos ycrditos para las entradas seleccionadas. Cuando la suma de los saldos son igualespuede hacer clic en el botn Conciliar los asientos para conciliar las entradas.





Por ejemplo, suponga que est capturando los detalles de una orden de venta. Para ver lalista de facturas pendientes de pago y los pagos sin conciliar para un cliente vaya a elformulario de empresa y seleccione la accin Cuentas a cobrar y a pagar. OpenERPmostrar una historia de los asientos contables no conciliados en pantalla.

Figura 24: Asientos contables no conciliados

Despus de ejecutar el asistente de Conciliacin de asientos, estas lneas ya no puedenser seleccionados y no aparecen cuando los asientos se muestran de nuevo. Si hay unadiferencia entre los dos asientos seleccionados, OpenERP sugiere hacer un ajuste. Esteajuste es una asiento de compensacin que permite a una conciliacin completa. Por lotanto, debe especificar el diario y la cuenta contable que se utilizar para la cancelacin.

Por ejemplo, si desea conciliar las siguientes entradas:

Table 2: Asientos para conciliar

Fecha Ref. Descripcin Cuenta Dbito Crdito

May 11 INV23 Alquiler de vehculos 4010 544.50

May 11 INV44 Seguro de automvil 4010 100.00

May 31 PAY01 Las facturas no. 23 y 44 4010 644.00

En la reconciliacin, OpenERP muestra una diferencia de 0.50. En esta etapa hay dosposibilidades:

No hacer la conciliacin, y el cliente recibe una solicitud de 0.50.





Conciliar y aceptar un ajuste de 0,50 que se va a la cuenta de prdidas yganancias.

OpenERP genera automticamente la siguiente entrada:

Table 3: Ajuste automtico

Fecha Ref. Descripcin Cuenta Dbito Crdito

Jun 11 AJ001 Ajuste: ganancias yprdidas

4010 0.50

Jun 11 AJ001 Ajuste: ganancias yprdidas

XXX 0.50

Las dos facturas y el pago se conciliarn en la primera lnea del ajuste. Las dos facturasse marcan automticamente como pagadas.

Gestin de pagosOpenERP tiene varias formas de preparar, validar y ejecutar las rdenes de pago. Estopermite gestionar situaciones como:

1. Pagar en varias fechas de vencimiento.2. Fechas de pago automticas.3. Separar la preparacin y la aprobacin de los pago.4. Preparacin de una orden durante la semana que contiene varios pagos,

realizando un solo pago al final de la semana.5. Realizar pagos electrnicos.6. Dividir los pagos en funcin de los saldos disponibles en las diversas cuentas

bancarias.

Gestionar sus rdenes de pagoEl sistema le permite introducir una serie de pagos para que se realicen desde de susdiversas cuentas bancarias. Una vez que se han registrado los diferentes pagos, puedevalidar las rdenes de pago. Durante la validacin se puede modificar y aprobar lasrdenes de pago y enviar la orden al banco para la transferencia electrnica de fondos.

Por ejemplo, si usted tiene que pagar la factura de un proveedor por una gran cantidad sepuede dividir el pago entre varias cuentas bancarias en funcin de su saldo disponible.Para ello, se puede preparar varias rdenes de pago en Borrador y validarlas una vez queest satisfecho con la divisin.

Este proceso tambin puede ser programado regularmente. En algunas empresas, laorden de pago se mantiene estado Borrador y los pagos se aaden a la lista provisionalde cada da. Al final de la semana, el contador revisa y confirma todas las rdenes depago en espera.





Una vez que la orden de pago se confirma, todava hay una etapa de validacin de uncontador antes de llevarla a cabo. Estas rdenes de pago se podran preparar por unempleado de cuentas, y luego aprobados por un administrador para seguir adelante con elpago.

En OpenERP existe un flujo de trabajo asociado con cada orden de pago, Figura 26. Sepueden integrar reglas al flujo de trabajo para hacerlo ms complejo, adaptando el flujo detrabajo al funcionamiento de su empresa. Por ejemplo, en algunas empresas los pagosdeben ser aprobados por un administrador en determinadas condiciones del flujo osuperando ciertos valores lmite.

Preparacin y rdenes de transferenciaPara introducir una orden de pago se utiliza el men Contabilidad >> Pago >> rdenesde Pago.

Figura 25: Captura de una rden de pago

OpenERP propone un nmero de referencia para su orden de pago. Y se tiene que elegirun mtodo de pago de los distintos mtodos disponibles para su empresa. Estos tienenque ser configurados cuando se configura el sistema de contabilidad mediante el menContabilidad >> Configuracin >> Varios >> Modos de Pago. Algunos ejemplos deformas de pago son:

Cheques. Transferencia bancaria. Tarjeta Visa en una cuenta bancaria. Caja chica.





Figura 26: Flujo de trabajo para las rdenes de pago

A continuacin, se selecciona la Fecha preferida de pago:

Fecha de vencimiento: cada operacin se efectuar en la fecha lmite de la factura. Directamente: las operaciones se efectuarn cuando se validan los pedidos. Fecha fija: se debe especificar una fecha de pago en el campo Fecha planificada

si es fija.

La fecha es particularmente importante para la preparacin de las transferenciaselectrnicas, porque las interfaces bancarias permiten seleccionar una fecha futura deejecucin pata cada operacin. As que para configurar OpenERP en la mayora de loscasos se puede simplemente optar por pagar todas las facturas de forma automtica porsu fecha de vencimiento.

A continuacin, debe seleccionar las facturas a pagar. Pueden capturarse de formamanual en el campo Lnea de Pago, pero es ms fcil aadirlas de forma automtica.Para ello, haga clic en Seleccionar Facturas a Pagar y OpenERP propondr las lneascon base en los plazos de pago. Para cada pago se puede ver:

La Fecha de Pago de la factura.





La referencia de la factura.

La fecha lmite de pago para la factura.

La cantidad que se pagar en la moneda por defecto de la empresa.

A continuacin, puede aceptar el pago propuesto por OpenERP, o seleccionar los asientosque tendr que pagar o no pagar en esa orden de pago. OpenERP le da toda lainformacin necesaria para tomar una decisin de pago para cada asiento:

Cuenta Cuenta bancaria del proveedor Cantidad que se pagar La cantidad a pagar El proveedor Monto total adeudado al proveedor Fecha de vencimiento Fec

Gestión contable en OpenERP

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