Gestión Administrativa - Instituto Colombiano de ... · Reubicaciones y traslados de personal...

F1.PR20.MPA1.P5 Versión 2.0

Gestión Administrativa

ACTA DE REUNION COMITE

ACTA DE REUNIÓN O COMITÉ No. 16

Hora: 8:00 am Fecha: 4 de Julio de 2013

Lugar: Auditorio

Dependencia que Convoca: Dirección Regional

Proceso: Direccionamiento Estratégico – Gestión Humana –Gestión Administrativa–Monitoreo y evaluación- Mejoramiento Continuo – Primera Infancia

Objetivo: Socializar Ruta Épico Presentar avances plan SISO, cronograma de gestión ambiental y PACCO, consolidado preliminar programación metas sociales y financiera 2014, presentar tránsito primera infancia Elaborar ruta de intervención para la mejora de la gestión regional Analizar y tomar decisiones frente a solicitudes de reubicaciones y traslados de personal

Agenda:

Desarrollo:

1. VERIFICACIÓN DEL QUORUM

Se hacen presentes la Directora Regional, los coordinadores zonales excepto del CZ Yopal y coordinadores de grupo. La Directora queja con anterioridad le había cancelado la comisión a la ciudad de Bogotá de la coordinadora de CZ Yopal con el propósito de garantizar la asistencia en el presente comité, sin embargo telefónicamente refiriere la no asistencia porque debe participar en Consejo de Política Social en Yopal.

2. RUTA EPICO

La Coordinadora de Planeación y Sistemas realiza socialización de la Ruta de Implementación Sistema Integrado de Gestión 2013, por responsables de macroprocesos/procesos (Anexo Ruta Épico).

Se propone buscar un profesional que reemplace al Ingeniero Ambiental porque se liquidó el contrato.

De otra parte se comenta que el papel reutilizable para Historias de Atención, procesos contractuales, respuestas a organismos de control y estudios previos no pueden imprimirse en papel reutilizable. Se sugiere tomar acciones para no generar tanto papel reutilizable.

Se recalca que los elementos son del puesto de trabajo y no del servidor público, el grupo administrativo refiere que se tienen formatos de novedades las cuales se deben reportar al Almacenista. Se reitera al ingeniero de sistemas del grupo de planeación no realizar movimientos de equipos sin previa autorización de

TEMA RESPONSABLE

1. Verificación del quórum Comité

2. Ruta EPICO Coordinadora de Planeación y Sistemas

3. Avances SYSO Profesional SYSO

4. Avances cronograma ambiental Coordinadora Administrativa

5. Avances PACCO Coordinadora de Planeación y Sistemas

6. Consolidado preliminar Programación metas sociales y financieras 2014

Coordinadora de Planeación y Sistemas

7. Transito primera infancia y presentar propuesta de operador

Referente primera infancia Regional Jose Luis Guecha

8. Presentación de informe y tratamiento para cumplir con los cupos programados de primera infancia, de acuerdo al comité de 28 y 29 de mayo

Referente primera infancia Regional Jose Luis Guecha

9. Elaboración de Ruta de Intervención Coordinadora de Planeación y Sistemas

10. Reubicaciones y traslados de personal Coordinadora Administrativa




almacén.

Adriana Lucía Durán Tamayo, almacenista de la Regional indica que para los contratistas al finalizar el contrato se realice entrega de los elementos a almacén con el fin de que se registre en el aplicativo SEVEN.

Nota comité: Se pospone comité estratégico ampliado programado para el día 12 de Julio de 2013, dado que se aprueba realizar RXD los días 14 y 15 de Agosto de 2013, y el día 16 de agosto los demás temas que se consideran necesarios a tratar en comité.

3. AVANCES SYSO

Se elaboraron 4 matrices de valoración de riesgos.

Nota: En riesgos locativos se tiene un bajo porcentaje, para el tema de señalización el nivel nacional va a realizar compra de señalización, sin embargo se aclara que a la regional no le fueron asignados recursos para adquirir estos elementos. En cuanto a riesgo Psicosocial, se está a la espera de la batería de pruebas psicológica por parte del nivel nacional, se realizó examen ocupacional a 21 personas y 3 personas no fueron aptas como brigadistas. El comité recomienda al profesional SYSO que las capacitaciones sean dinámicas. Se explica brevemente el plan de trabajo con la ARL, con los respectivos avances:




ESTUDIO ILUMINARIAS

Med No. Puesto De

Trabajo o área evaluada

E promedio Obtenido

(Lux)

E Recomend. (Lux)

Criterio Observaciones Recomendaciones

Min Prom Max

1. Referentes de 1 a infancia

46 300 500 750 DEFICIENTE 1 luminaria ahorradora

Cambiar por dos luminarias de tubos fluorescentes lineales

1. Apoyo al área social



1. Ing Álvaro (actualmente desocupado)



1. Atención al ciudadano

184 300 500 750 DEFICIENTE

1 luminaria de tubos fluorescentes sin difusor

Instalar otra luminaria

1. Psicología Marly Moreno

341 300 500 750 ADECUADA


Conservar las condiciones actuales

1. Trabajo social 210 300 500 750 DEFICIENTE



1. Nutrición (actualmente disponible)

17 300 500 750 DEFICIENTE


Cambiar por dos luminarias de tubos fluorescentes lineales de tubos más potentes

1. Psicología Sandra Ávila

280 300 500 750 DEFICIENTE



1. Contador Diego Chaves



1. Nutrición Andrea del Pilar

121 300 500 750 DEFICIENTE

1 luminaria ahorradora luz solar por la ventana de la izquierda


1. Recepción 76 300 500 750 DEFICIENTE 1 luminaria ahorradora


MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES Y VERIFICACION DE MINUTAS




Nota: Se evidencia escaleras sin señalización, expedición de certificado de aptitud sicofísica para vigilancia, ya se solicitó al contratista cumplimiento, hay plazo de 12 meses. Todo local o área de trabajo debe mantener adecuada e indispensable iluminación y temperatura. Se requiere tratamiento, mantenimiento correctivo y preventivo, para lo que es necesario contrato de ferretería, lo que se aduce que no se ha podido adjudicar. La ARL realiza recomendaciones en cuanto a limpieza y aseo, redistribución de puestos de trabajo, solo es posible el cumplimiento de la primera recomendación. Se informó a la Dirección Administrativa del nivel nacional que se evidencia que es un riesgo las rejillas de las luminarias. No hay alarma de incendios, la coordinadora de Planeación y sistemas – asistencia técnica indica Mauricio Montagut del grupo administrativo ha informado que existe alarma en el inmueble de la regional y CZ Yopal,




pero está dañada, solicita se revise este caso. La coordinadora administrativa informa que el nivel nacional va a construir un cuarto de basuras, lo que liberaría el espacio actual y se procedería a utilizar como cuarto de sustancias químicas. Se recalca que el aseo general se debe hacer el día sábado, no se está cumpliendo. La Directora informa que los vasos y lo que queda en la oficina el viernes en la noche no se retira el fin de semana. Manifiesta la Coordinadora Administrativa que no hay recursos para comisiones por funcionamiento para amparar desplazamiento de COPASO, por lo que se propone se realicen las reuniones por LYNC. Posteriormente se explica el procedimiento para reporte de incidentes y accidentes. INSPECCIONES PLANEADAS – EN EJECUCION

N° INSPECCIONES RESPONSABLE

BRIGADA FRECUENCIA

1 Inspección de Seguridad Contra Incendios Control de incendios Trimestral

2 Inspección de Seguridad en el Manejo de la Electricidad

Control de incendios Trimestral

3 Inspección de Seguridad en Herramientas Evacuación y rescate Trimestral

4 Inspecciones de Condiciones de Seguridad Evacuación y rescate Trimestral

5 Inspección de Seguridad Instalaciones Locativas Evacuación y rescate Trimestral

6 Inspección de Seguridad Botiquines y Estaciones de Emergencia

Primeros auxilios Mensual

7 Inspección de Seguridad de Extintores y Gabinetes Control de incendios Trimestral

8 Inspección de Seguridad Vehículos Profesional SYSO Mensual

9 Inspección de Seguridad en Bodegas Profesional SYSO Mensual

10 Inspección de Seguridad Video Terminales Profesional SYSO Trimestral

El Profesional SYSO refiere que actualmente hay 8 líderes de pausas activas y 21 brigadistas a nivel Regional.

4. AVANCES CRONOGRAMA AMBIENTAL

El grupo administrativo presenta el Cronograma de ejecución Plan de Gestión ambiental Regional Casanare, con fecha de corte 30 de Marzo de 2013, en el cual se establecen 8 programas, con actividades y aspectos relevantes en la ejecución de las tareas, en términos de logros y dificultades, con el fin de dar cumplimiento a cada uno de los programas establecidos en el PGA (Plan de Gestión Ambiental), según lo siguiente:

PROGRAMA ACTIVIDADES OBSERVACIONES A LA EJECUCION DE LA

ACTIVIDAD

1. COMUNICACIÓN Y SENSIBILIZACIÓN

AMBIENTAL (5%)

Implementar campañas de ahorro y uso eficiente de agua, energía y papel.

Implementar campañas de gestión adecuada de residuos sólidos.

Celebrar fechas ambientales de acuerdo al calendario temático por medio de correo electrónico, exposiciones, proyección de videos, concursos y otros eventos.

Se socializó calendario EPICO y se les reitero la importancia de celebrar las fechas ambientales, se compartió video alusivo al día de la Tierra con la participación de Diez (10) colaboradores del Centro Zonal Paz de Ariporo el día 24 de Abril 2013.

Difundir la Guía de Mejores Prácticas Ambientales.




2. MANEJO DE INFRAESTRUCTURA

(20%)

Realizar los mantenimientos preventivos para el mejoramiento y mantenimiento de infraestructura física (Redes eléctricas, hidráulica, de gas, alcantarillado, residuos, sistemas de ventilación, etc).

Se está realizando por medio de la persona encargada de mantenimiento de infraestructura desde el 1 de mayo

Realizar seguimiento a la reposición de equipos, luminarias y otros dispositivos eléctricos de alto consumo por ahorradores.

A la fecha se han cambiado 24 luminarias (ahorradoras de energía) 4 balastros

Inspeccionar la ubicación, instalación, uso adecuado y mantenimiento de los equipos eléctricos (hornos microondas, grecas, estufas, neveras)

Desde el 1 de mayo se viene haciendo seguimiento permanente al funcionamiento de los equipos eléctricos (hornos microondas, estufas y neveras). Los equipos están ubicados en el lugar apropiado.

Inspeccionar la instalación y uso adecuado de las instalaciones sanitarias de bajo consumo.

Todas las instalaciones sanitarias se les incluyo botella llena de arena a los tanques para generar bajo consumo.

Realizar seguimiento y control a la inclusión y cumplimiento a las cláusulas contractuales ambientales, asociados a los proyectos de remodelación, adecuación y mantenimiento de infraestructura, de acuerdo a los formatos establecidos.

Se realizó socialización de la inclusión de las cláusulas contractuales de EPICO en los contratos de operadores y contratistas. E realizo socialización de los cuatro ejes SGC - SGA - SGI - SISO a dos (dos) operadores y se tiene contemplado volver a citar a operadores nuevamente para realizar socialización de las clausulas en el mes de junio de 2012

3. FORMULACION E IMPLEMENTACIÓN

PROGRAMA DE RESIDUOS SOLIDOS

(20%)

Caracterizar los residuos generados en las instalaciones de la Dirección Regional y los Centros Zonales, con el fin de establecer porcentajes, cantidades, posibilidades de aprovechamiento e indicadores de gestión.

El profesional ambiental (contrato No.093) viene desarrollando el diagnóstico y línea base del estado actual en la gestión integral de residuos sólidos para en las instalaciones del ICBF Regional y Centro Zonales. (Primera fase).

Establecer mecanismos de aprovechamiento, almacenamiento temporal y disposición final de los residuos generados

El profesional ambiental (contrato No.093) esta estableciendo e implementara 1 vez adoptado el PGIRS Programa de Gestión Integral de Residuos Sólidos (PGIRS) en las instalaciones del ICBF Regional y Centro Zonales.

Establecer controles operacionales para separación, bodegaje en almacén, devolución a los proveedores o entrega a gestores autorizados de los residuos peligrosos. Tales como cartuchos de impresora, periféricos, computadores, baterías, luminarias y otros que se establezcan de acuerdo a la legislación.

1 de las actividades del programa es la sensibilización del personal para el reciclaje de los elementos. El profesional ambiental (contrato No.093) viene adelantando actividades para el levantamiento de la información para caracterizar los residuos generados en las instalaciones del ICBF Regional y Centro Zonales.

Adecuar y/u organizar el sitio de almacenamiento temporal de residuos sólidos de acuerdo a los resultados de caracterización de residuos, teniendo en cuenta el Decreto.1713 de 2002,

Se cuenta con un cuarto adecuado para el almacenamiento de residuos sólidos domiciliarios. En las instalaciones del ICBF Regional y Centro Zonales.

Realizar mantenimiento a la infraestructura de almacenamiento de residuos (cuarto de residuos, puntos ecológicos, etc)

Se está realizando por medio de la persona encargada de mantenimiento de infraestructura desde el 1 de mayo

4. SEGUIMIENTO AL PARQUE

AUTOMOTOR (15%)

Verificar el cumplimiento de la normativa ambiental aplicable para la contratación del servicio de transporte (revisión tecnicomecanica, certificación de emisión de gases)

Los vehículos tanto el carro como las motos cuentan con certificados actualizados - vehículo Aveo certificado No.00024536.

Verificar con el proveedor de mantenimiento automotriz el cumplimiento de la normativa ambiental aplicable, en lo relacionado a disposición adecuado de residuos generados (aceites usados, llantas, filtros, entre otros).

A la fecha no hay contrato de mantenimiento del parque automotor

5. MANEJO DE ZONAS VERDES

(10%)

Realizar inventario a 100% de los individuos forestales que se encuentren en las instalaciones del ICBF, con el fin de determinar su estado fitosanitario y recomendaciones de manejo.

El profesional ambiental (contrato No.093) viene adelantando actividades para el levantamiento de la información en las instalaciones del ICBF Regional y Centro Zonales.

Aplicar las medidas de manejo pertinentes para cada

individuo forestal, de acuerdo al inventario elaborado.

Oficiar a CORPORINOQUIA para solicitar apoyo para el levantamiento de inventario y clasificación individuos forestales

Verificar el estado de los individuos forestales intervenidos.

Oficiar a CORPORINOQUIA para solicitar apoyo para el levantamiento de inventario y clasificación individuos forestales

6. MANEJO DE SUSTANCIAS

Realizar inventario de las sustancias químicas de aseo, mantenimiento, limpieza y desinfección.

Se realizó inventario el 24 de mayo de los elementos de aseo, mantenimiento, limpieza y desinfección.




QUIMICAS (10%) Disponer un espacio adecuado para el almacenamiento de las sustancias químicas.

Se está realizando por medio de la persona encargada de mantenimiento de infraestructura un mueble apropiado para la ubicación de sustancias químicas

Poner a disposición del personal que maneja las sustancias químicas las Hojas de Datos de Seguridad correspondientes, dando instrucción sobre sus características y uso.

Se realizó capacitación al personal de servicios generales (aseadoras) en el manejo de sustancias químicas por parte de la empresa contratista en los meses de Enero y Febrero de 2013.

7. MANEJO DE VERTIMIENTOS

(15%)

Realizar diagnostico de las sedes que no estén conectadas a las redes de alcantarillado público (oficina regional, centro zonal, y demás sedes propias del ICBF) y realizar los trámites correspondiente para su gestión y tratamiento.

Se oficiará en el mes de junio a la empresa de Acueducto y Alcantarillado de Yopal y para solicitar certificación que el ICBF Regional está conectada al sistema de alcantarillado urbano

Realizar mantenimiento a los sistemas de tratamiento de vertimiento, como pozos sépticos y trampas de grasas.

Para la Regional y Centros Zonales no aplica la actividad debido a que no se cuenta con pozos sépticos ya que cada 1 de las instalaciones están conectadas a la Red de Alcantarillado Municipal.

8. CONTROL Y SEGUIMIENTO

CONSUMO ENERGIA, AGUA,

PAPEL, EJECUCIÓN PRESUPUESTAL

(5%)

Reportar y analizar el resultado de los indicadores de gestión ambiental asociados al consumo de agua, energía, papel, ejecución presupuestal y avance de ejecución del PGA.

A la fecha no se ha reportado análisis de indicadores porque no se cuentan con los resultados y hojas de vida actualizadas de los meses de Enero, Febrero y Marzo de 2013.

5. AVANCES PACCO

En cuanto al reporte de ejecución de los programas, los resultados de la Regional con corte a Mayo de 2013 arrojan un estado crítico de posición a nivel nacional, ubicándose en el puesto No. 31 de 34.

Estado de la información reportada: Con corte al mes de Mayo el reporte de PACCO-Financiera arroja:

De los cuales 101 Ítems del Grupo de Asistencia técnica corresponden a Tipo Resolución definidas como viáticos y gastos de viaje, por lo cual no se asocian ni se reporta ejecución en el aplicativo. Estadísticas Para el mes de Mayo de 2013 la Regional tiene un avance del 23.7%, correspondiente a $ 6.019.962.302 recursos ejecutados respecto a $ 25.330.545.586 recursos asignados para la vigencia. Se




reitera nuevamente a los responsables de mantener el proceso, hacer el seguimiento riguroso para mejorar en el reporte.

Observaciones .- No se reporta contratación ni ejecución contrato No. 76 correspondiente al rubro emergencias en caso de restablecimiento. .- Sin asociar contratación rubro familias con bienestar contrato No. 95 (Fundesarrollo). .- Sin asociar contratación rubro Victima e conflicto armado contrato No. 81. .- No se reporta ejecución contratos Nos. 55, 57 y 75, correspondiente a Olímpicos de Monterrey, Morichal de Villanueva y Fundesarrollo respectivamente – tasas compensatorias. .- No se reporta ejecución de resoluciones Nos. 11, 12 y 107 correspondiente al rubro Vulnerabilidad o Adoptabilidad. .- No se reporta ejecución contratos Nos. 68 y 88, correspondiente a dotaciones, servicios de bienestar social y gastos de personal supernumerario. Frente al tema de no reporte de ejecución de rubros responsabilidad del grupo de asistencia técnica, se aclara lo siguiente: La comunidad indígena caño mochuelo a la fecha no han presentado las cuentas de PAE, se estableció como plazo hasta el día 6 de julio, de lo contrario se realizará requerimiento el día 8 de julio de 2013. La coordinadora de centro zonal Paz de Ariporo refiere si existe la posibilidad de incluir la supervisión de estos operadores en los contratos de prestación de servicios de los profesionales EMPI. Se realiza presentación de reporte no ejecución grupos asistencia técnica y administrativa con corte a Mayo de 2013 (anexos). Se realiza socialización formato reporte ejecución “seguimiento mes a mes” para que en centros zonales reporten la ejecución de cada uno de los servicios por contrato y se envíe máximo el 8 día (calendario) de cada mes a los enlaces regionales con el fin de cotejar los datos y proceder al reporte por parte del coordinador regional Pacco del Grupo de Asistencia Técnica. Igualmente se solicita a los centros zonales reportar a María Fernanda Vesga las modificaciones y/o ajustes internas de cambios en HS y HG (modificación, reducción, adición), inmediatamente se realicen dichos ajustes. Nota comité: La coordinadora financiera, informa que en hogares sustitutos se han presentado 8 reintegros de recursos por valor de $1.360.606 del Centro Zonal Yopal. El centro zonal informa que actualmente la madre sustituta no está comprando la dotación inicial con sus recursos y luego el ICBF cancela dicho valor a la madre sustituta. El día 5 de junio se realizó reunión con las madres para exponer cómo se hacen los




respectivos pagos. Se emitió memorando al nivel nacional mencionando las diferencias entre la resolución 4272, procedimientos y lineamientos para hacer un control efectivo. Se solicita a los centros zonales informar en el seguimiento a la ejecución para PACCO reportara los reintegros. Se anexa justificaciones de consecutivos por parte del grupo administrativo y asistencia técnica.

6. CONSOLIDADO PRELIMINAR PROGRAMACION METAS SOCIALES Y FINANCIERAS 2014.

La coordinadora de planeación y sistemas presenta Matriz Metas sociales y financieras 2014 basado en el reporte que emitió cada centro zonal, según lo siguiente: ATENCION INTEGRAL: CDI INSTITUCIONAL SIN ARRIENDO: CZ Villanueva: Tauramena 210, sabanalarga 50 y transito PAIPI de 20 cupos. CZ Paz de Ariporo: transito PAIPI de 140 cupos al municipio de trinidad. CZ Yopal: Chámeza 60, Recetor 20, Mani 100, Aguazul 360, San Luis de Palenque 40 y ampliación de cupos 20, Nunchia 60, Yopal 574 y en el municipio de Orocué de los 100 cupos vigencia 2013 se requiere el traslado de 40 cupos para CDI institucional con arriendo. CDI INSTITUCIONAL CON ARRIENDO: CZ Villanueva: Monterrey 270 y transito de 3 HCB-TRADICIONALES que equivalen a 42 cupos y ampliación de 18 cupos, transito PAIPI de 107 cupos al municipio de tauramena y ampliación de 13 cupos, Villanueva: 480 y transito de 2 HCB-TRADICIONALES que equivalen a 28 cupos y ampliación de12 cupos. CZ Paz de Ariporo: En Trinidad 11 HCB Tradicionales transitan a CDI INSTITUCIONAL que son 154 cupos y se solicitó ampliación de 6 cupos En PORE transito PAIPI de 40 cupos. CZ Yopal: Nunchia 40, Yopal 370 y ampliación de 180 cupos transito PAIPI de 63 cupos, Orocue: se trasladan 40 cupos del rubro CDI INSTITUCIONAL SIN ARRIENDO a este y transito PAIPI de 20 cupos. CDI INSTITUCIONAL MODALIDAD FAMILIAR: CZ Villanueva: Monterrey: transitan 60 cupos de HCB-FAMI y ampliación de 40 cupos, Tauramena 100 y ampliación de 35 cupos y Transito de HCB-FAMI 15 cupos, Sabanalarga: ampliación de 50, Villanueva 100 ampliación de 115 cupos y transito de 9 HCB-FAMI que corresponden a 135 cupos. CZ Paz de Ariporo: Paz de Ariporo: 600 y ampliación de 300 cupos, Támara 100 y ampliación de 300 cupos, Hato Corozal 100 transito de 1 HCB-FAMI 15 cupos y ampliación de 85 cupos, Pore: 150 y transito PAIPI de 20 cupos y ampliación de 30 cupos, Trinidad: 150 y transito de los 2 HCB TRADICIONALES para modalidad Familiar y ampliación de 72 cupos, Sacama: se solicitó ampliación de 100 cupos para la modalidad Familiar. CZ Yopal: Chámeza 50 y ampliación de 5 cupos y transito PAIPI 45 cupos, Maní: 100 y ampliación de 50 cupos, Aguazul 50 y ampliación de 150 cupos. San Luis de palenque: ampliación en 100 cupos (de los cuales 90 transito PAIPI están en proceso de contratación se requieren 10 mas), Nunchia: ampliación en 50 cupos, Orocué 100 y transito PAIPI de 56 cupos mas ampliación de 50 cupos.Yopal:550 cupos y Ampliación de 200 cupos. HOGARES INFANTILES: Aguazul 90 cupos y ampliación de 40 cupos, Yopal: 130. ATENCION MODALIDADES TRADICIONALES: DESAYUNOS INFANTILES: CZ Villanueva: Sabanalarga 103, Monterrey 402, Tauramena 499, Villanueva 637. CZ Paz de Ariporo: Paz de Ariporo 349, Támara 304, Hato Corozal 539, Pore 74, Trinidad 291, Sacama 54, Salina 47. CZ Yopal: Yopal 2077, Aguazul 633, Chameza 86, Maní 546, Nunchia 411, Orocue 406, Recetor 67, San Luis de Palenque 396. Nota: La Coordinadora de Centro Zonal Paz de Ariporo manifiesta que en las comunidades indígenas hay niños que están recibiendo DIA y están vinculados simultáneamente en CDI. La Coordinadora de Planeación y Sistemas alude que en el aplicativo cuéntame se pueden evidenciar las concurrencias presentadas de la cobertura total de los programas, igualmente solicita que se tramiten dichas observaciones a Diana carolina Cepeda nutricionista regional del grupo de asistencia técnica para la redistribución de estos cupos. HCB HOGARES TRADICIONALES: CZ Villanueva: Monterrey 14, Villanueva 52, CZ Paz de Ariporo: Sácama 14, CZ Yopal: Yopal 70. HCB AGRUPADOS: CZ Paz de Ariporo: programados en los municipios de Sácama 28 y La Salina 42. ATENCION A POBLACION VICTIMA – FONDO PARA EL PAGO DE CUOTAS DE PARTICIPACION Y TASAS COMPENSATORIAS: HCB TRADICIONALES FAMILIARES: CZ Villanueva: Monterrey 4,




Villanueva 16. APOYO Y ACOMPAÑAMIENTO A FAMILIAS PARA EL FORTALECIMIENTO DE LOS VINCULOS, EL CUIDADO Y LA CONVIVENCIA ARMONICA: FAMILIAS CON BIENESTAR: CZ Villanueva: Tauramena :70, sabanalarga 70, Monterrey 140, Villanueva 432, CZ Paz de Ariporo:418, Hato corozal 70, Pore 70, Trinidad 70, CZ Yopal: Yopal 711, Maní 70, Aguazul 356, Orocué 70, San Luis de Palenque 140. VULNERABILIDAD O ADOPTABILIDAD: HOGAR GESTOR – DISCAPACIDAD: Programados en Centro Zonal Villanueva: 31, Centro Zonal Paz de Ariporo: 22 y Centro Zonal Yopal 29.Hogar sustituto ONG Vulneración: 288, Hogar sustituto ONG Discapacidad: 26. VICTIMA DE CONFLICTO ARMADO: HOGAR GESTOR – DESPLAZAMIENTO FORZADO HUERFANOS POR LA VIOLENCIA ARMADA: Programados en Centro Zonal Villanueva: 2 y Centro Zonal Yopal 37. Nota: Hogares Gestores: De acuerdo al último comité realizado los días 28 y 29 de mayo de 2013, se recalca nuevamente que de los 22 cupos, cuatro cupos no los va a utilizar CZ Paz de Ariporo (quedaría con 18 cupos), para transitar a centro zonal Yopal ya que tiene solicitud de cupos. RESTABLECIMIENTO EN LA ADMINISTRACION DE LA JUSTICIA: PRESTACION DE SERVICIOS A LA COMUNIDAD: Se amerita mantener los dos cupos ofertados. INTERVENCION DE APOYO: Teniendo en cuenta que a partir del mes de Junio se dio inicio a la apertura del PRD se requiere mantener el total de cupos inicialmente ofertados (46). LIBERTAD VIGILADA: Se amerita tener los 19 cupos ofertados. SEMICERRADO – SEMIINTERNADO Y EXTERNADO RESTABLECIMIENTO: Es importante buscar alternativas que permitan garantizar la prestación de este servicio, dada la necesidad por las características de los adolescentes y los contextos sociales de los cuales provienen. Así mismo debido a que se dio inicio a apertura de PRD se amerita oferta de servicios para poder adelantar acciones concretas que favorezcan el restablecimiento y garantía de derechos de los adolescentes. Por otra parte vale la pena rescatar que actualmente la regional no tiene contratado este servicio por lo tanto se debe prever la implementación del mismo. EXTERNADO SRPA: Mantener los 4 cupos, dado que se logran satisfacer las necesidades. SEMIINTERNADO SRPA: Se tienen 20 cupos, pero se solicitará aumentar el número de cupos ya que es la sanción más impuesta por la autoridad judicial. INTERNADO RESTABLECIMIENTO, INTERNADO ABIERTO SRPA Y APOYO INSTITUCIONAL: Amerita realizar las diferentes gestiones y acciones para garantizar la prestación del servicio, cumpliendo con los lineamientos establecidos para tal fin. Dado que si bien actualmente se cuenta con 3 cupos estos no se han utilizado entre otros motivos debido a la inexistencia del lugar y condiciones propicias para tal fin. CENTRO TRANSITORIO: Se requiere mantener los dos cupos previstos para tal fin. INTERNAMIENTO PREVENTIVO: Se requiere mantener los 17 cupos ofertados. CENTRO DE ATENCION PERSONALIZADA: Se requiere mantener los 52 cupos previstos para tal fin. APOYO POST INSTITUCIONAL SRPA: Se amerita mantener los 5 cupos previstos para tal fin. Nota: Las justificaciones mencionadas son las reportadas por el centro zonal, sin embargo la coordinadora de Planeación y Sistemas – Asistencia Técnica manifiesta se deben adelantar acciones de socialización a los jueces para mejorar el uso de los servicios no privativos de la libertad, se envió a la subdirección de Programación esta solicitud a pesar a las bajas coberturas y sin soportes. PROMOCION Y PREVENCION PARA LA PROTECCION INTEGRAL DE NNA: GENERACIONES CON BIENESTAR: Programados de acuerdo a lo siguiente: CZ Villanueva: Villanueva 200, Monterrey 200, Tauramena 200, CZ Paz de Ariporo: Paz de Ariporo: 200, Pore 200, Trinidad 200, CZ Yopal: Yopal 600, Aguazul 200, Maní: 200, Chameza 200. Nota: Incluir la solicitud de ampliación de coberturas realizada por la coordinadora de CZ Villanueva. ESTRATEGIA DE RECUPERACION NUTRICIONAL: RN AMBULATORIA TIPO 1: Programados 28 cupos, pero se solicita reducción de 20 cupos de los programados durante la vigencia 2013, para un total de 28 cupos tipo I para la Regional Casanare vigencia 2014, lo anterior aplica para los cupos asignados a Centro zonal Villanueva, ya que manifiestan dificultades para la focalización de niños y niñas de 6 meses a 12 meses de edad que cumplan con los criterios de inclusión establecidos para la modalidad de atención. RN AMBULATORIA TIPO 2: Programados 224 cupos. Nota comité: La Coordinadora de Centro Zonal Yopal, Dra. Sandra Milena Gonzalez, se hace presente en comité a las 4:00 pm.




7. TRANSITO PRIMERA INFANCIA Y PRESENTACION PROPUESTA DE OPERADOR.

8. PRESENTACION DE INFORME Y TRATAMIENTO PARA CUMPLIR CON LOS CUPOS PROGRAMADOS DE PRIMERA INFANCIA, DE ACUERDO AL COMITÉ DEL DIA 28 Y 29 DE

MAYO

El referente de primera infancia regional del grupo de asistencia técnica, puntualiza que los Centros zonales han concertado reuniones con los entes territoriales, para evaluar diferentes aspectos: tránsito (Hogares Comunitarios de Bienestar, Hogar Agrupado, Hogar FAMI, Hogar Múltiple) para estudiar la posibilidad de tránsito, e infraestructura para el respectivo tránsito y cofinanciación, se obtuvo respuesta favorable en la mayoría de las Alcaldías. Se contó con la presencia de delegados de las secretarias, se presentó 1 mayor propuesta por parte de las alcaldías a la modalidad familiar. El objetivo de estas reuniones era ajustar los cupos que transitaban de PAIPI a CDI. Posteriormente el referente de primera infancia del grupo de asistencia técnica, presenta cuadro resumen programación de tránsito y ampliación final, la anterior información es similar a la presentada en el consolidado preliminar programación metas sociales y financieras 2014 por la coordinadora de planeación y sistemas. Coberturas:

CENTRO ZONAL

MUNICIPIO SIN

EJECUCIÓN. OBSERVACIÓN.

Yopal Yopal CDI. Guafilla. 40 actuales sin ejecución 20. CDI Morro. 40 actuales sin ejecución 10.

Por la presencia de bajas coberturas y previa concertación con el ente territorial se toma la decisión de trasladar 20 cupos de la Guafilla y 10 cupos del morro para la zona urbana, más el traslado de 20 cupos del CDI de los helechos para un grupo total de 50 cupos. Para este traslado el ente territorial se debe adherir por un valor aproximado de 300 millones el cual está en trámite para cubrir el valor adicional que no cubre la canasta por concepto de arrendamiento, con los 50 cupos cubre el valor de 474630 y el ente territorial cobre el valor restante 1 vez el operador ubique las casa.

Yopal Yopal CDI Yopalosa. 40 cupos actuales.

Se identificó que el origen de la baja cobertura está asociado a las condiciones actuales de las infraestructura del CDI, situación que genero reunión con el ente territorial propusiera su reubicación de dos infraestructuras y esta fue expuesta el día 28 de junio 2013 donde está pendiente la visita de supervisión a los dos nuevas propuestas.

Paz de Ariporo

La salina. 3 HCBT – 35 cupos y sin ejecución 7 cupos.

Tema a tratarse en mesa de primera infancia municipal que fueron canceladas por el ente territorial, pero que de igual forma se revisó los insumos de focalización donde se identificaron usuarios y se procedió a enviar al ente territorial oficio soltando el apoyo en la búsqueda de estos niños y niñas, y otros que los identifique el ente territorial para su vinculación y se está en espera de la respuesta.

Nota comité: Sin cumplir compromiso de liberación de recursos no ejecutados establecido en comité realizado el pasado 28 y 29 de mayo de 2013. Propuesta Operador: En este momento no se tiene aprobado por parte de la Dirección de Primera Infancia




el tránsito por lo cual no se presenta propuesta de operador.

ACTIVIDAD PLAZO MAX

PROGRAMACIÓN DE AMPLIACION Y TRANSITO MODALIDADES ICBF

Enviar al nivel nacional la programación de tránsito y ampliación final. 11/06/2013

Terminación anticipada o reducción de contratos de las UDS a transitar. 31/07/2013

PROCESO PROGRAMACIÓN TRANSITO DE PAIPI

Envío y cargue de la evaluación de las EAS a la sede nacional. 17/06/2013

GESTION PRESUPUESTAL

Análisis saldos sin ejecutar y recursos sin comprometer del 101 (Modalidades Integrales). 11/06/2013

Solicitud liberación de saldos del 102 de recursos sin comprometer (modalidades tradicionales). 11/06/2013

Establecer saldos no ejecutados en contratos de VF CDI- FAMILIAR. 24/06/2013

Regionalización techos VF y traslados presupuestales para la contratación. 5/07/2013

Proceso de solicitud de liberación de saldos del 102 de los contratos de UDS que transitaran en Julio-Agosto. 15/08/2013

PROCESO PRECONTRACTUAL Y CONTRACTUAL

Tránsito ICBF, continuidad PAIPI y acuerdos previos de operación. 1 a 30/06/13

Ampliación, cambio de operador PAIPI. 27/07 a 17/08

INICIO DE ATENCIÓN.

Tránsito ICBF, continuidad PAIPI y acuerdos previos de operación. 01/08/13

Ampliación, cambio de operador PAIPI. 20/08/13

En el comité de 28 y 29 de mayo se dejó el compromiso de reducción de recursos no ejecutados y a la fecha no se ha cumplido, se reprograma fecha para el 17 de julio de 2013. El referente de primera infancia hace aclaración se debe tener proyección de reducción de los contratos de primera infancia para ser aprobada en comités técnico de los centro zonales y posteriormente hacer las liberación y tramites con jurídica.

9. ELABORACION RUTA DE INTERVENCION

Se inicia con la elaboración de la ruta de intervención en pro de la mejora de los indicadores de la regional Casanare, lo anterior con el fin de que cada uno de acuerdo a su competencia realice las actividades que le correspondan. Se decide continuar elaborando la ruta el día siguiente en el taller Asistencia Integral de Planeación y Control de Gestión. Se anexa documento.

10. REUBICACIONES Y TRASLADO DE PERSONAL.

Se presentan las siguientes solicitudes: La coordinadora administrativa solicita definir situación de la defensora Diana Romero, ya que existe 1

reubicación a CZ Yopal y el grupo de asistencia técnica quedaría sin Secretaria de Adopciones. La directora propone que para el Grupo de Asistencia técnica se traslade a la Dra. Herli Lucero Rivera,




defensora de familia ubicada actualmente en el CZ Yopal. La Dra. Herli Lucero Rivera seria líder de SRPA del Departamento, secretaria de adopciones y apoyo en los procesos de Restablecimiento de derechos. La Directora recomienda que la Dra. Sandra Carreño asuma los casos de Victimas. El nuevo defensor de familia supernumerario tiene la experiencia en SRPA y se encuentra haciendo maestría en derecho Penal. Recomienda rotar a los defensores, es sano para evitar resistencia al defensor de la regional. La coordinadora jurídica sugiere si la defensora apoye en la proyección de las prorrogas, la coordinadora de CZ Yopal manifiesta que no es posible, porque es un proceso netamente del grupo jurídico. La directora indica que sería hacer la consulta ella podría hacer el apoyo de revisar pero es responsabilidad del grupo jurídica.

Se realiza votación para reubicación de la defensora Herli Lucero al grupo de asistencia técnica, se aprueba por el comité. Se define comisionar al defensor nuevo para que apoye al CZ Paz de Ariporo, teniendo en cuenta que .

Solicitud de traslado de Beatriz Focazzio a la ciudad de Bucaramanga, para que no se afecte la prestación de servicio, se da el concepto que se apruebe siempre y cuando la regional no pierda el cargo. La directora regional informa que se comunicó con la directora regional de Santander y le informó que existe 1 vacante en Barrancabermeja y no para Bucaramanga, esto se le informó a Beatriz por correo electrónico pero no dio respuesta. Se decide que la coordinadora administrativa responda que en este momento no hay vacantes en la ciudad de Bucaramanga.

Solicitud de Jairo Méndez cambio de funciones asignadas actualmente como pagador. El concepto de coordinadora financiera: en tesorería se necesita un profesional en Contaduría, el Dr. Jairo quien es administrador de empresas contable quien ha aprendido con la experiencia y capacitación. La coordinadora jurídica manifiesta que él ha cumplido y ha realizado a satisfacción sus funciones considera que es justo que el ICBF le tenga en cuenta su solicitud. La coordinadora de Cz Yopal propone que se designe a Dennis Ardila para que pase a pagaduría y Jairo Méndez a administrativa, pero Denis manifiesta que le afectaría por su enfermedad porque ya estuvo apoyando en pagaduría y ya tuvo dicha la experiencia. La coordinadora administrativa comenta que Adriana Duran Tamayo almacenista le manifestó en meses anteriores a la coordinadora administrativa sus deseos de ejercer su profesión en el grupo financiero pues ella consideraba que allí podría desempeñar más su profesión, como contadora especialista en Gerencia Tributaria, considera que en contabilidad está más ajustada a su situación personal y profesional. La experiencia de Dennis con Adriana, como contador, maneja el tema de inventarios pero en empresa privada pero en empresa pública es diferente, recalca el olvido en el cumplimiento de tareas, en pagaduría es más mecánico, ella ha sido revisora fiscal, lo que haría más fácil su desempeño. El Dr. Jairo Méndez pasaría al cargo de almacenista. Se realiza comunicación telefónica al Dr. Jairo informando que la única alternativa seria cambio a almacenista, responde positivamente. Previamente se había hablado con Adriana y le había manifestado que estaba de acuerdo. Se realiza votación de reubicación de Adriana Duran del grupo de Administrativa al grupo financiero y Jairo Méndez del grupo financiero al grupo administrativa y se aprueba. La Coordinadora Financiera deja claro que la titular de las funciones de Coordinación es la Dra Nataly pero que se encuentra de vacaciones, por lo que indica que la Dra Nataly no estará de acuerdo con el traslado de Adriana a la Pagaduría debido a que es de su conocimiento el nivel de desempeño de ella, máxime tomando en cuenta que las funciones en el área de Pagaduría son muy delicadas debido a que implican manejo de fondos del ICBF y la implementación de un aplicativo nuevo. La Coordinadora Administrativa - Dennis Janeth Ardila, manifiesta que la próxima semana en la sede nacional se realizará encuentro de almacenistas, de realizarse la reubicación debería asistir el Dr. Jairo Méndez.




Durante el análisis de esta solicitud, la directora propone que se analice que se cambie a la Dra. Nataly Jiménez se reubique a la coordinación administrativa y coordinadora financiera sea Denis Ardila, esta propuesta se deja para que se apruebe posteriormente en el siguiente comité con el nuevo director, ya que es improcedente efectuar este cambio y por otra parte las reubicaciones de grupo a grupo regional no requieren pasar por comité ampliado sino básico.

Compromisos / tareas Responsables Fechas

Realizar reducciones de cupos no ejecutados a 30/04/2013 en primera infancia para devolver al nivel nacional.

Coordinadoras centros zonales Yopal, Paz de Ariporo y Villanueva

16 de Julio de 2013

Elaborar memorando informando a administrativa del nivel nacional que se evidencia que es un riesgo las rejillas de las luminarias.

Profesional SYSO 8 de julio de 2013

Solicitar recursos al nivel nacional para arreglo y/o compara de alarmas contra incendios para la regional y CZ


Elaborar memorando solicitando intervención Sistemas eléctricos y controles de alta 14tensión ubicados en sitios seguros y protegidos y con control de acceso.


Definir 1 persona capacitada en manejo de los tacos eléctricos y brindar la capacitación en los centros zonales y regional


Oficiar a la entidad encargada la instalación de hidrante centros zonales y regional


Informar al médico antes evaluaciones médicas ocupacionales los perfiles del cargo y sus tareas para el personal que se vincule a partir del mes de julio.

Profesional SYSO 31 de diciembre de 2013

Hacer oficio a la Dra. Rosa Milena Amador para que al momento de entrega del cargo realice examen médico ocupacional


Comprar materiales para hacer un mueble para guardar herramientas y elementos químicos.

Coordinadora Administrativa 30 de septiembre

Empleadores contar con utilización del tiempo libre, tiempo de desplazamiento y medio de transporte para ir a la casa al trabajo – información socio demográfica

Coordinadora Administrativa 30 de agosto

Reunión con madres sustitutas socialización lineamientos.


4 agosto de 2013

Proyectar oficio para que se realice entrega de dos carpetas PARD.

Coordinadora de Asistencia técnica Inmediato.

Realizar control más exhaustivo a servicios generales en cuanto a cumplimiento de funciones.

Profesional SYSO




Realizar reuniones de COPASO por lync para evitar desplazamiento de personal debido a que son reuniones de menos de 4 horas

COPASO Mensual

Ajustar los estudios previos de logística y de compra de papelería

Asistencia Técnica y planeación 9 de julio de 2013

Reportar en la herramienta de reporte de ejecución de contratos.


8 día calendario de cada mes

Realizar trámite para reducción de contrato consecutivo 13467

Asistencia técnica 12 de julio de 2013

Realizar requerimiento al contrato al contrato de dotación, para que se cumpla de lo contrario tomar la decisión de liquidar el contrato

Coordinadora Administrativa 5 de julio de 2013

Revisar y ajustar consecutivos 8782, 7893, 11358,

Mauricio Montagut 9 de julio de 2013

Hacer seguimiento a la visita requerida para aprobación de bodega de centro zonal Villanueva

Mauricio Montagut 5 de julio de 2013

Hacer memorando solicitando al nivel nacional los elementos de señalización.

Profesional SYSO Inmediato

Gestión Administrativa - Instituto Colombiano de ... · Reubicaciones y traslados de personal...

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