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GERENCIAMIENTO DE COSTOS HERRAMIENTAS PRÁCTICAS PARA LOS PROCESOS DE REDUCCIÓN DE COSTOS

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GERENCIAMIENTO DE

COSTOSHERRAMIENTAS PRÁCTICAS PARA LOS PROCESOS DE

REDUCCIÓN DE COSTOS

Introducción

En las últimas décadas el sector servicio ha

mantenido un crecimiento sostenido en la

economía, de manera que un porcentaje

significativo de la mano de obra se encuentraempleada en estas organizaciones que

presentan características particulares.

Sin embargo, cuando nos referimos al tema de

costos, la disciplina se encuentra más

estrechamente ligada al sector industrial y

permite desarrollar abundante información,

mientas que en el sector servicio es escasa.

Aspectos Generales

Servicio

Según Phillip Kotler “Un servicio es todo acto o

función que una parte puede ofrecer a otra, que

es esencialmente intangible y no da como

resultado ninguna propiedad. Su producción

puede o no vincularse a un producto físico”.

Costo

Para Paul Samuelson “Costo es la suma de

erogaciones en que incurre una persona física o

moral para la adquisición de un bien o un servicio,

con la intención de que genere ingresos futuros”

Empresa de Servicios Charles Hornegren afirma que “Una empresa de

servicios es aquella que a través de diferentes

procesos que implican una serie de actividades es

capaz de ofrecer o prestar un servicio específico o

bien servicios integrados”

Para la A.M.A, los servicios son productos tales

como un préstamo de banco o la seguridad de un

domicilio, que son intangibles o por lo menos

substancialmente. Si son totalmente intangibles se

intercambian directamente del productor alusuario, no pueden ser transportados o

almacenados y son casi inmediatamente

perecederos. Son a menudo difíciles de identificar,

porque vienen a existir en el mismo tiempo que se

compran y consumen. Abarcan los elementosintangibles que son inseparables respecto del

usuario.

Características de las

empresas de servicios

El recurso humano es el principal insumo que se

utiliza para proporcionar el servicio, y su cálculo

mayormente se establece por el número de

horas y tarifa horaria.

El producto que se ofrece es intangible, el insumo

principal es la venta de información o la

realización de alguna actividad física o

administrativa a favor del usuario. El producto

final se resume en un reporte, donde el costo del

papel es insignificante en comparación al valor

agregado que tiene intrínsecamente lainformación que contiene

Categorías de empresas

de Servicios

Empresas orientadas a prestar un servicio específico.

Por lo general están orientadas a ofrecer un servicio a los usuarios de manera permanente.

Empresas orientadas a prestar servicios integrados.

Se caracterizan por ofrecer servicios complementarios entre sí, para satisfacer

necesidades más complejas de los usuario. Aquellas empresas que poseen un alto volumen de

servicios ofrecidos pueden utilizar un sistema de costos por procesos.

Áreas en la organización

de empresas de servicios

Por lo general son tres

Área de operación. Emplean mano de obra

intensiva, materiales y recursos de la tecnología.

Área de soporte. Esta varía con el tipo de

empresa dependiendo del servicio que ofrece.

Por ejemplo el departamento de mantenimiento

y limpieza.

Área de mercadotecnia y ventas son relevantes

en este tipo de empresas, debido a que a través

de ellos se contacta al futuro usuario, sepromueve el servicio y se desarrollan nuevos.

Características de los

Servicios

Intangibilidad. No son físicos, más aún en losservicios de organizaciones sociales.

Inseparabilidad. Por lo regular se producen y seconsumen simultáneamente. Por otro lado en lasorganizaciones sociales el mismo usuario intervieneen la producción del servicio.

Variabilidad. Puesto que los servicios dependen dequien los presta y de dónde se prestan, son muyvariables.

Imperdurabilidad. Los servicios no puedenalmacenarse. Esta característica no es un problemacuando la demanda es constante, si la demandafluctúa, las empresas de servicios tienen problemas.

Los costos en las empresas

de servicios

El reconocimiento de los costos derivados de la

prestación de servicios de actividades ordinarias

requiere cierta técnica y procedimiento, para lo

cual se debe tomar en cuenta todos losdesembolsos como: personal, insumos y otros

recursos utilizados para brindar dicho servicio.

Las NIC estable que los prestadores los medirán

considerando los costos que suponga su

producción. Estos costos se componen

fundamentalmente de mano de obra y otros

costos de personal directamente involucrado enla prestación del servicio, incluyendo personal de

supervisión y otros costos indirectos atribuibles.

Sistemas de costos

Las empresas de servicios utilizan los sistemastradicionales: por órdenes de trabajo y porprocesos.

Los primeros se utilizan para serviciosheterogéneos, efectuados a medida del usuario.Los costos se acumulan por cada pedido.

El sistema de costos por procesos permite que seacumulen costos de producción pordepartamento o centro de costos, y es aplicablepara los prestadores de servicios homogéneos,de naturaleza continua e ininterrumpida, endonde es difícil diferenciar una unidad de serviciode las demás. (servicios públicos).

Elementos del costo de

servicio

Costo directo. Los que pueden identificarseespecíficamente en la unidad.

Costos indirectos. No pueden identificarse en launidad.

Costos operacionales. Los costos en que incurreun sistema ya instalado o adquirido durante suvida útil. Incluye:

Gastos técnicos y administrativos.

Alquileres y depreciaciones.

Obligaciones y seguros

Materiales de consumo.

Capacitación y Promoción

Determinación de los

costos

La determinación de los costos en las empresas

de servicios es más compleja y diversa ya que los

procedimientos de cálculo depende del tipo de

actividad.

Para determinar los costos de servicios es

necesario tomar en consideración las

características propias de cada empresa.

La producción es difícil de medir, ya que las

unidades de medida de los servicios son menos

obvias, debiendo valerse de unidades mixtas,tales como los metros cúbicos, metros cuadrados,

días, horas, etc.

Gestión de los Costos en

Instituciones Educativas

El diseño de un sistema de información pertinente,

que permite aplicar modelos de costos adecuado a

las características de los procesos, servicios e

instituciones educativas, resulta necesario al

momento de efectuar la toma de decisiones a nivel

operativo y estratégico.

Dentro del proceso tendiente a la obtención de un

egresado con las competencias requeridas el

sistema educativo, además de avocarse a la

transmisión de conocimientos y formación, también

deberá ocuparse de realizar una adecuada

planificación de todos los recursos indispensables y

de apoyo que asegure los resultados formativos.

Características del

Sistema Educativo

El servicio educativo es ofrecido y demandado.

Es un servicio cuya provisión genera

externalidades. Puede hablarse de un bien mixto,

en cuanto no existe apropiación privada de los

beneficios sociales.

La demanda puede justificarse sobre la base de

criterios de inversión. Lo que se persigue es un

beneficio a largo plazo.

Desde el punto de vista de la oferta puede

considerarse como un proceso de producción.Se aplica un conjunto de acciones e insumos.

La oferta del servicio

educativo

Puede ser realizada por el sector público.

Cantidad de servicio prestado

Calidad de servicio

Tecnología

Financiamiento

Puede ser realizada por el sector privado.

Regulación de la provisión de servicio

Condiciones de arancelamiento

Análisis estratégico

El proceso pedagógico

como proceso productivo

Podría definirse el Proceso de Enseñanza como:“Un proceso (hecho pedagógico) por el cual uninsumo básico (alumno ingresante) es sujeto deadiciones (transferencia de conocimientos) ytransformaciones (adquisición de experiencias einteracción social), en una secuenciapredeterminada (currícula) con controles decalidad parciales (pruebas de evaluación) yfinales (graduación), existiendo la posibilidad dereprocesamientos (repitencias) y fallas(deserciones). Los agentes de este proceso(directivos y docentes), definen las tecnologías yson responsables de los controles de calidad”.Horacio L. Piffano. ME Bs.As. 1997.

Análisis de los Costos

En el análisis de los costos resulta indispensablecaracterizar al producto y al proceso. Para laobtención de un producto se requiere:

Un destinatario

Los Insumos o aditivos productivos

Los procesos o técnicas de transformación

La existencia de un proceso productivo reconocecomo elementos:

Tecnología de incorporación de insumos

Mecanismos de control del proceso o calidadesparciales y finales

Mecanismos de recuperación o reprocesamiento porfallas o defectos

Uno o más agentes del proceso

Análisis de los costos

La actividad específica de producción tendientea la obtención de objetivos de calidad ycantidad, debe estar apoyada en principiosadecuados de administración de recursos talescomo:

Planificación

Asignación: atendiendo las posibilidades derecursos y los beneficios derivados de lasatisfacción de las necesidades y exigenciassociales

Mecanismos de Financiamiento con que secubrirán los objetivos planteados

Control de Calidad, del proceso administrativo-pedagógico

Análisis de los Costos

Dentro del proceso tendiente a la obtención de

un egresado con las competencias requeridas, el

sistema educativo, además de avocarse a la

transmisión de conocimiento y a latransformación social, también deberá ocuparse

de realizar una adecuada planificación de todos

los recursos indispensables, en especial, el factor

docente.

Ha habido modificaciones en el trabajo que

tienen que hacer los profesores en el ámbito de

la enseñanza.

Los cambios más

significativos

La calidad de la educación. La calidad es un

componente y una presión externa e interna que

a veces va forzando mucho el trabajo que se va

realizando en el ambiente escolar.

El conocimiento. Ha habido cambios muy

importantes en el ámbito propio del

conocimiento y la preparación de los futuros

profesionales.

Cambios en el rol del docente. Cada vez más los

docentes tenderán a ser diseñadores de recursos.

Competencias de los

docentes

Capacidad de planificar el proceso de enseñanza.

Capacidad de hacer sus propios programas y

planificar bien la propia disciplina

Seleccionar y presentar bien los contenidos

disciplinares

Ofrecer información y explicaciones comprensibles

Alfabetización tecnológica y el manejo de Tic

Gestionar las metodologías de trabajo didáctico

Relacionarse constructivamente con los alumnos

Participar en el acompañamiento de los alumnos

Implicarse institucionalmente

Objetos de costos

educativos Entendiendo el proceso educativo como flujo, el

producto sería la matrícula capacitada, que puedeadquirir diferentes grados o niveles

Si la determinación de costos se realiza atendiendoa la generación de graduados, aquellos estudiantesque no terminan sus estudios y que utilizan recursosen la institución educativa, generan costosadicionales.

La problemática de la determinación del productoes esencial para el tratamiento de los costos a losefectos de la toma de decisiones siendo un aspectorelevante para la determinación del nivel óptimo deproducción

En definitiva, los egresados o la matrícula,constituyen los objetos de costo normales en lamedición del producto educativo

Los costos en el proceso

de gestión educativa

Todas las acciones para mejorar aspectoseconómicos y de administración del procesoeducativo deben enfocarse en el mejoramientode la eficiencia y mejoramiento de la producción

El análisis de los costos en educación constituyeun elemento relevante en el proceso deadministración de los recursos, al permitirestablecer un parámetro básico para laeficiencia y para el establecimiento de las metasu objetivos que pretende alcanzar el sistema

La determinación adecuada de costos encualquier actividad genera información queresulta relevante para el proceso de la toma dedecisiones

Ámbito de aplicación de

los resultados del estudio

Eficiencia interna. En términos absolutos de una

unidad educativa. En términos relativos, es un

indicador de particular importancia para la

gestión basado en la comparación de costosentre unidades similares. La utilización de costos

estándar brindan información de desvíos

Planeamiento estratégico y operativo. La

utilización de información sobre costos, resulta

fundamental para la toma de decisiones. Estas

decisiones pueden orientarse a la modificación

del tamaño de una unidad, apertura de nuevasunidades o servicios, etc.

El control de la gestión

educativa

Los objetivos del cuadro de mando integral:

Conocer la situación presente de la organización y

las tendencias desde diversas perspectivas

Establecer un control con respecto al seguimiento

de la estrategia definida

Desarrollar la comunicación y permitir la mejora

continua

Brindar información para la toma de decisiones

ALGUNOS FACTORES CLAVE DE ÉXITO PARA SISTEMA EDUCATIVO INDICADOR

PERSPECTIVA APRENDIZAJE Y CREMINIENTO

ESTABLECER PARÁMETROS DE LOGRO DE CALIDAD EN LOS DOCENTES QUE DICTAN CLASES Docentes activos en curso de formación/docentes totales

PROMOVER DESDE LA DIRECCIÓN LA FORMACIÓN DE COMPETENCIAS EN LOS DOCENTES Cantidad de cursos pagos por la institución/Cantidad de cursos

PERPECTIVA DE LOS PROCESOS INTERNOS

GESTIÓN DE TUTORÍA Y ATENCIÓN DE CONSULTAS POR PARTE DE LOS DOCENTES Cantidad de docentes que se dedican a tutorías/Docentes Totales

GESTIÓN DE APOYO INFORMÁTICO Horas de apoyo informático/Total de horas de apoyo

PERSPECTIVA DEL ALUMNO

DOCENTES APLICADOS A LA FORMACIÓN Alumnos totales/Docentes totales

ALUMNOS REPITANTES Alumnos repitentes/Alumnos totales

PERSPECTIVA FINANCIERA

GENERACION DE INGRESOS POR CURSO Ventas por curso/Ventas totales

COSTO POR ALUMNO Costos totales/total de alumnos

Metodología de CálculoDETERMINACIÓN DEL COSTO PROMEDIO POR

ALUMNO DE UN PROGRAMA EDUCATIVO

Costo promedio por

alumno por programa

Determinación del Costo

de un Programa Educativo

Costo del Programa

Educativo a Nivel División

Determinación del costo

de servicios directos