Gerencia estrategica fuaa gso
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ESPECIALIZACIÓN
GERENCIA EN SALUD
OCUPACIONAL
MODULO ORGANZIACIONES
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LA FUNCION DE LA PLANEACIÓN
• La planeación es la función administrativa básica que implica:
– el establecimiento de objetivos y
– el planteamiento de las acciones necesarias para cumplirlos,
– apoyando la eficacia en la toma de decisiones y el manejo adecuado de los recursos organizacionales.
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LA FUNCION DE LA PLANEACIÓN
• La administración sin planeación no tiene razón de ser:
– Sin objetivos específicos que lograr y estrategias para alcanzarlos, la organización, la dirección y el control se vuelven innecesarios o carentes de un sentido práctico.
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PLANEACION
• Es un proceso de decidir de antemano qué se hará y de qué manera.
• Incluye determinar:– las misiones globales,
– identificar los resultados claves y
– fijar objetivos específicos,
– así como políticas para el desarrollo, programas y procedimientos para alcanzarlos.
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PLANEACION
• Es un proceso que comienza por los objetivos, define estrategias, políticas y planes detallados para alcanzarlos.
• Establece una organización para la instrumentación de las decisiones e incluye una revisión del desempeño y mecanismos de retroalimentación para el inicio de un nuevo ciclo de planeación.
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PLANEACION
• En conclusión, la planeación es:
el proceso de establecer lo que la organización quiere lograr en el futuro, por medio de la
misión y los objetivos organizacionales, definiendo resultados claves y las estrategias,
políticas, programas y procedimientos para alcanzarlos.
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PLANEACION
• SE OCUPA DE LOS FINES:
¿QUE DEBE HACERSE?
• SE OCUPA DE LOS MEDIOS:
¿COMO DEBE HACERSE?
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PLANEACION
ES UN PROCESO CONTINUO QUE REFLEJA LOS CAMBIOS DEL AMBIENTE ALREDEDOR DE LA
EMPRESA.
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Importancia de la planeación
Planeación
Da sentido de dirección
Facilita el control
Reduce la incertidumbre
Visualiza los cambios
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SUPREMACÍA DE LA PLANEACIÓN
• La planeación y el control son inseparables.
• Los planes establecen los estándares de control.
• Cualquier control sin planes carece de sentido.
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ESTRECHA RELACIÓN Planeación y Control
PlaneaciónInstrumentación
de los planesControl
Acción
correctiva
Desviación
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Principales objetivos de la planeación
• Facilitar el control:
• Al planear se desarrollan objetivos y por su parte, en la función de control se comparará el desempeño real contra los objetivos.
• Sin la planeación no puede haber control.
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Principales objetivos de la planeación
• Reducir la incertidumbre:
• Obliga a los administradores a ver hacia el futuro, anticipar los cambios, considerar su impacto y desarrollar las respuestas adecuadas.
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Principales objetivos de la planeación
• Reducir la duplicidad de funciones y la ineficiencia:
• Evita que dos personas realicen la misma actividad y que el proceso para su realización sea muy largo, confuso o tardado.
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Principales objetivos de la planeación
• Establecer el esfuerzo coordinado:
• Cuando todos lo que están involucrados sepan hacia dónde se dirige la organización y qué es lo que deben aportar para lograr los objetivos organizacionales, pueden empezar a coordinar sus actividades, cooperar unos con otros y trabajar en equipos.
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Tipos de planes
• Planes por su ámbito de influencia
• Planes por su horizonte temporal
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Planes por su ámbito de influencia
• Planes estratégicos: buscan lograr las metas generales de la organización, colocándola en términos de su ambiente y afecta a todas las áreas funcionales.
• Planes operacionales. Son aquellos que especifican los detalles respecto a la forma como se van a alcanzar los objetivos de la organización. Se derivan de los planes estratégicos.
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Planes por su horizonte temporal
• Planes a corto plazo. Cubren periodo menores a un año.
• Planes a mediano plazo. Cubren periodos entre un y tres años.
• Planes a largo plazo. Abarcan periodos mayores de tres años.
• Los planes estratégicos se establecen a largo plazo y los operacionales a mediano y corto plazo.
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Planes por especificidad
• Planes específicos. Son aquellos que están claramente definidos y no dan lugar a interpretaciones.
• Planes direccionales. Son flexibles y se establecen como patrones generales. Proporcionan un enfoque, pero dan libertad de acción.
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HERRAMIENTAS O ELEMENTOS DE LA PLANEACIÓN
• Propósito y misión estratégicos
• Visión
• Premisas
• Objetivos y metas
• Estrategias
• Reglas y Políticas
• Procedimientos
• Programas
• Presupuestos
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PROPOSITO Y MISION ESTRATÉGICOS
• La misión o propósito identifica la función o tarea básica de una empresa.
• Es una declaración concisa de en cuál negocio está la empresa o se quiere estar durante un período establecido.
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PROPOSITO Y MISION ESTRATÉGICOS
• El propósito estratégico se enfoca en el ambiente interno de la organización e implica identificar sus recursos, valores, capacidades y aptitudes, reflejando lo que ésta puede hacer para aprovecharlos.
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PROPOSITO Y MISION ESTRATÉGICOS
• La misión se deriva del propósito estratégico, se enfoca en el exterior e implica la razón de ser de la organización en términos de productos a ofrecer y los mercados a cubrir.
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VISION
• La visión es la orientación que la alta dirección le da a la empresa; es decir, expresa cómo se quiere idealmente que sea la empresa en el futuro.
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VISION
• Debe cubrir ciertas características:– ser formuladas por la alta dirección,
– conocida y compartida por todos los colaboradores,
– sustentarse en los valores de la organización,
– ser positiva y alentadora y, lo más importante,
– orientar a todos los miembros de la organización durante la transición de lo que se es a lo que debe ser la empresa en un tiempo determinado.
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Premisas
• Las premisas de planeación son las condiciones previstas en que operan los planes.
• Esto incluye supuestos o pronósticos sobre las condiciones futuras que afectarán la operación de los planes.
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Premisas
• La técnica más conocida para elaborar las premisas es el S.W.O.T. o F.O.D.A.:
– fortalezas,
– oportunidades,
– debilidades y
– amenazas.
• Esto es parte del análisis del ambiente interno y externo de la organización.
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OBJETIVOS Y METAS
• Metas: Son generales y expresan deseos que la alta dirección busca satisfacer.– Son fines a los que se quiere llegar.
– Es el grado cuantitativo de alcanzar objetivos de largo plazo.
– Surgen de los objetivos.
– Las metas se fijan basados en el desempeño pasado con adaptación de acuerdo a las fuerzas futuras de la empresa, las tendencias del mercado, los recursos.
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OBJETIVOS Y METAS
• Objetivos: Son los fines a los que se dirigen las actividades organizacionales e individuales.
– Deben ser claros, precisos y cuantificables (verificables).
– Los objetivos son el fin determinado.
– Son los que permiten alcanzar metas.
– Constituyen el plan básico de la empresa.
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ESTRATEGIAS
• La estrategia es la determinación del propósito, misión y objetivos básicos a largo plazo de una empresa, así como la adopción de cursos de acción y de los recursos necesarios para cumplirla.
– Es una guía de acción para la organización y todos sus miembros.
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REGLAS Y POLÍTICAS
• Reglas: Emiten acciones u omisiones especificas no sujetas a discrecionalidad.
– Son normas que dictan la acción o la abstracción y no permiten la excepción o la elección personal.
– Ejemplo: No fumar.
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REGLAS Y POLÍTICAS
• Políticas: Enunciados o criterios generales que orientan o encausan el pensamiento durante la toma de decisiones en la empresa.
– La esencia de las políticas es la existencia de cierto grado de discrecionalidad (libertad) para guiar las decisiones.
– Pueden ser escritas o verbales.
– Ejemplo: política salarial.
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PROCEDIMIENTOS
• Los procedimientos establecen métodos para el manejo de actividades cotidianas.– A diferencia de las políticas que son guías de
acción y no de pensamiento.
– Son los planes que establecen un método o forma para llevar a cabo una actividad o serie de actividades.
– Pueden definirse como series cronológicas, pautas a seguir, que indican la forma exacta en que se debe de realizar una actividad.
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PROGRAMAS
• Los programas son un conjunto de actividades interrelacionadas y cronológicamente ordenadas, que describen las actividades que se tienen que realizar, quiénes las van a realizar y cuándo van a terminarse.
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PROGRAMAS
• Técnicamente los programas se diría que son el conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos a emplear y otros elementos que son necesarios para ejecutar un determinado curso de acción, normalmente respaldado por capital y prepuestos de operaciones.
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PRESUPUESTOS
• Un presupuesto es un listado que detalla los recursos o dinero asignado para la realización de una actividad o un proyecto.
– Son una expresiones en términos numéricos.
– Obligan a la empresa a prepararse por adelantado a los recursos que se necesitarán.
– Constituyen medios de control.
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PRESUPUESTOS
• Existen varios tipos de presupuestos:– Presupuesto de operación: Es el más importante
se utiliza para planear y controlar los ingresos y gastos de una organización, así como las utilidades resultantes de la operación de la empresa.
– Presupuesto de gastos: Contempla los recursos necesarios para la operación de cada una de las áreas funcionales de la empresa.
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PRESUPUESTOS
– Presupuesto de ingresos: Planea y controla todas las entradas de dinero provenientes de las ventas.
– Presupuesto de efectivo: Conocido como flujo de efectivo, contempla las entradas y salidas de dinero en efectivo producto de la operación normal de la empresa.
– Presupuesto de capital. Es utilizado para el control de grandes proyectos o inversiones actualizándose cada año.
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JERARQUIA DE LAS HERRAMIENTAS O ELEMENTOS DE LA PLANEACIÓN
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www.auladeeconomia.comPresupuestos
Programas
Procedimientos
Reglas y políticas
Estrategias
Objetivos y metas
Premisas
Visión
Propósito
y misión
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ADMINISTRACION POR OBJETIVOS(APO)
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OBJETIVOS
• Son los fines importantes hacia los que se dirigen las actividades organizacionales e individuos.
• Existen objetivos:– a largo y corto plazo,
– generales y específicos.
• Los objetivos deben ser verificables:– se debe determinar si se alcanzan o no en un
período determinado.
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JERARQUIA DE LOS OBJETIVOS
Objetivos Individuales: Desempeño y Objetivos de desarrollo personal
Objetivos Departamentales y de unidades
Objetivos Divisionales
Objetivos generales más específicos
Áreas claves (Costos-inversión - calidad)
Objetivos generales de la
organización (largo plazo-estrat.)
Misión
Prop.
socio-
económico
Método
descendenteMétodo
ascendente
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ADMINISTRACION POR OBJETIVOS
• La Administración por Objetivos (APO) es una técnica de planeación y control que implica “establecer y comunicar objetivos organizacionales, identificando los objetivos individuales relacionados con ellos y estudiando la actuación del personal en torno a los mismos”.
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ADMINISTRACION POR OBJETIVOS
• En la administración por objetivos:– los gerentes y sus subordinados definen en
conjunto sus metas comunes,
– especifican las áreas principales de responsabilidad de cada puesto en relación con los resultados esperados de cada uno, y
– utilizan esas medidas como guías para mejorar la operación del área, verificando a la vez la contribución de todos y cada uno de sus miembros.
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ADMINISTRACION POR OBJETIVOS
• La mayor aportación de la APO a la TGA es la conceptualización del trabajo.
• El énfasis se coloca entonces ya no sólo en el qué, sino también en el cómo del desempeño organizacional.
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ADMINISTRACION POR OBJETIVOS
• Su gestor Peter Drucker (1954), aunque no profundizó en su desarrollo.
• La APO representó un gran avance para el desarrollo de la ciencia administrativa que sus modelos y técnicas eran muy precisos y basados en investigaciones de muchos años en diversas empresas.
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ADMINISTRACION POR OBJETIVOS
• Además, su implantación adecuada incide directamente en la motivación y actitud del personal, ya que los involucra en su trabajo y con sus objetivos personales y laborales al hacerlos claros y alcanzables.
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ADMINISTRACION POR OBJETIVOS
• La administración por objetivos es un conjunto formal de procedimientos que establecen y revisan el progreso hacia las metas comunes por parte de los administradores y sus colaboradores.
• La APO explica el proceso mediante el cual los objetivos caen en cascada por medio de los diversos niveles de la organización.
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BENEFICIOS DE LA APO
• Mejora la administración (planeación orientada a resultados).
• Obliga a los gerentes a clarificar la estructura de la organización.
• Estímulo del compromiso personal, tanto con los objetivos propios como los organizacionales.
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DESVENTAJAS DE LA APO
• En ocasiones los administradores dejan de explicar la filosofía basada en el autocontrol y autodirección, y no dan pautas para la fijación de objetivos.
• Los administradores deben conocer los objetivos de la empresa.
• Hincapié en metas a corto plazo, por encima de la solidez que ofrece una organización en el largo plazo.
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FUNDAMENTOS DE PLANEACIÓN:EL PROCESO BÁSICO Y SUS PASOS
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Planeación
• Planeación:
• es el proceso sistemático y consciente de tomar decisiones acerca de las metas y actividades que un individuo, grupo, unidad u organización perseguirán.
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PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN
• Principio de contribución al objetivo.
• Todos los planes tiene que ser elaborados en función de los objetivos organizacionales.
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PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN
• Principio de primacía de la planeación.
• Indica que la planeación precede a todas la demás funciones administrativas
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PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN
• Principio de eficacia de los planes.
• Indica que todos los planes deberán generar más beneficios en su relación con los costos.
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PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN
• Principio de adhesión al objetivo.
• Los objetivos deben tener significado y ser atractivos por los miembros de la organización.
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PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN
• Principio de flexibilidad.
• Con este principio se establecen los márgenes de tolerancia aceptables (atribuibles a hechos inesperados en un plan de trabajo).
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PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN
• Principio de cambio de ruta.
• Bajo este principio se establece la revisión de los planes y su reelaboración en caso de que así se requiera, para el cumplimiento de objetivos.
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El proceso básico de planeación: sus etapas y pasos
Fines. Especificar metas y objetivos
Medios. Elegir políticas, programas, procedimientos, para
alcanzar los objetivos.
Recursos. Determinar los tipos y cantidades de recursos
necesarios para alcanzar los objetivos.
Realización. Diseñar los procedimientos para la toma de
decisiones
Control. Diseñar un proceso para prever y detectar los errores o
fallas del plan.
Partes de la planeación