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SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN DOCUMENTAL DE LAS ENTIDADES EN EL DISTRITO CAPITAL

Metodología para adelantar el seguimiento de la Gestión Documental

en las entidades del Distrito Capital, con respecto al cumplimiento de la

normativa archivística

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SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN DOCUMENTAL DE LAS ENTIDADES EN EL DISTRITO CAPITAL

MARCO JURÍDICO

Ley 594 de 2000 “Ley General de Archivos” Decreto 514 de 2006 “Establece que toda entidad pública

del nivel Distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo – SIGA- como parte del Sistema de Información Administrativa del Sector público”.

Decreto 2609 de 2012 “Reglamenta el Titulo V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 y dicta otras disposiciones…”

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SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN DOCUMENTAL DE LAS ENTIDADES EN EL DISTRITO CAPITAL

MARCO JURÍDICO

Decreto 2578 de 2012 “Por la cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos –SNA- y se establece la Red Nacional de Archivos...”.

Ley 1712 de 2014 “Ley de transparencia y acceso a la

información publica nacional…” Acuerdo 002 de 2014 “Por medio de la cual se establecen

criterios básicos para la creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo…”.

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SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN DOCUMENTAL DE LAS ENTIDADES EN EL DISTRITO CAPITAL

Hacer seguimiento a la gestión documental desarrollada por las entidades del Distrito Capital en cuanto a las acciones tomadas, los recursos destinados, el estado de los archivos de la entidad, los planes orientados al mantenimiento y fortalecimiento de las labores planteadas de acuerdo con la normativa archivística vigente.

OBJETIVO GENERAL

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SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN DOCUMENTAL DE LAS ENTIDADES EN EL DISTRITO CAPITAL

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1. Dar cumplimiento a las funciones establecidas al Archivo de Bogotá para “hacer el seguimiento a la implementación del SIGA por parte de las entidades y, en caso necesario, informar a los entes de control internos y externos”*.

2. Diseñar los instrumentos que permitan hacer el seguimiento y control de las labores desarrolladas y los recursos destinados por parte de las entidades del Distrito Capital en la gestión documental.

* Artículo 20, Decreto 514 de 2006 Por el cual se establece que toda entidad pública a nivel Distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA) como parte del Sistema de Información Administrativa del Sector Público

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SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN DOCUMENTAL DE LAS ENTIDADES EN EL DISTRITO CAPITAL

ALCANCE 1. El seguimiento a la gestión documental se adelanta a las 72

entidades del Distrito Capital. (ver estructura orgánica general del D.C.)

2. Los ocho (8) procesos de la gestión documental de las entidades del Distrito Capital. (art. 9 Decreto 2609 de 2012) y los conceptos definidos en la Ley de acceso de la información como parte integral y transversal a toda la gestión documental.

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SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN DOCUMENTAL DE LAS ENTIDADES EN EL DISTRITO CAPITAL

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SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN DOCUMENTAL DE LAS ENTIDADES EN EL DISTRITO CAPITAL

ACCESO A LA INFORMACIÓN

PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO

PRODUCCIÓN

DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS

ORGANIZACIÓN

VALORACIÓN

GESTIÓN Y TRÁMITE

TRANSFERENCIA

PLANEACIÓN

PROCESOS DE GESTIÓN

DOCUMENTAL

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PROCEDIMIENTO Etapa previa a

las visitas

Etapa de las visitas a las

visitas

Etapa de análisis de la información

Elaborar cronograma Análisis informe anual Revisar información de la entidad

Notificación mediante oficio. Visita a la entidad

Análisis de la información. Elaboración del informe.

Etapa de acciones de

mejora

Plan de mejoramiento archivístico. Seguimiento a las acciones propuestas.

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SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN DOCUMENTAL DE LAS ENTIDADES EN EL DISTRITO CAPITAL

INSTRUMENTO

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SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN DOCUMENTAL DE LAS ENTIDADES EN EL DISTRITO CAPITAL

Rango de puntajes

Puntaje entidad

1 09 0

1. 1 00,5 0

0,125 0

0,125 0

0,125 0

10 0 TOTAL

0,0 - 5,9 Bajo Bajo6,0 - 8,9 Medio 9,0 - 10 Alto

Aprobado por: (Nombre)Cargo:Dependencia:

Revisado por: (Nombre)Cargo:Dependencia:

Nombre de quien diligencia el formato: Rango Nivel Nivel entidadCargo:

Dependencia:

IV. DATOS DILIGENCIAMIENTOFecha de diligenciamiento: ESCALA

En caso de que la respuesta sea afirmativa, adjunte el documento en formato digital

1.2. ¿El programa de gestión documental (PGD), de su entidad, obedece a una estructura normalizada y se rige por los elementos que se detallan en el anexo del Decreto 2609 de 2012?

SI NO

En caso de que la respuesta sea afirmativa, ¿El programa de gestión documental (PGD), fue aprobado por el Comité Interno de Archivo? SI NO

III. PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTALPLANEACIÓN

a. Programa de Gestión Documental – PGD

1.1. ¿La entidad tiene formulado un programa de gestión documental (PGD), a corto, mediano y largo plazo, como parte del plan estratégico institucional y del plan de acción anual?

SI NO

ENTIDAD CALIFICACIÓNI. INFORMACION INSTITUCIONAL

PÁGINA WEB

INFORME SOBRE EL ESTADO DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

TELÉFONO

NOMBRE ENTIDADDIRECCIÓN

II. SUBSISTEMA INTERNO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO -SIGA

Nota: Espacio para el cálculo de la calificación que obtiene la entidad a partir de las respuestas.

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SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN DOCUMENTAL DE LAS ENTIDADES EN EL DISTRITO CAPITAL

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SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN DOCUMENTAL DE LAS ENTIDADES EN EL DISTRITO CAPITAL

SIGA; 0,875

Procesos de la gestión

documental; 5,050

Aspecto Evaluado Calificación

SIGA 0,875

Procesos de la gestión documental

5,05

Calificación final 5,925

ESCALA

Rango Nivel Nivel entidad

0,0 - 5,9 Bajo Bajo 6,0 - 8,9 Medio 9,0 - 10 Alto

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ESTADO DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL DISTRITO CAPITAL