Fundamentos basicos de proyectos

Fundamentos Básicos

de Proyectos.

Econ. (MSc.) Luís Alfredo Gómez Rodríguez

C.I.: V-7.150.368 C.E.E.C.: 776

Registro INPSASEL Nº CAR077150368

Proyectos LOCTI

¿Qué es un proyecto?

Es un conjunto de actividades que requieren

para su ejecución de un conjunto de

recursos, y que se desarrollan siguiendo

una secuencia lógica en un ambiente que

puede ser favorable o adverso, con el fin de

lograr un objetivo.

Elementos de un proyecto

PROYECTO

ACTIVIDADES (LAS COSAS QUE HACEMOS)

AMBIENTE

RECURSOS (LAS COSAS QUE USAMOS)

OBJETIVO

• RECURSOS HUMANOS

• RECURSOS MATERIALES

• CAPITAL

• TIEMPO

• FÍSICO

• ECONÓMICO

• SOCIAL

•JURÍDICO

•POLÍTICO

•TECNOLÓGICO

Fuente: Pedro Briceño, 1995

Características de los proyectos

Son únicos

Son finitos

Poseen requisitos gerenciales propios

Fases, etapas y objetivos

de los proyectos

Fase Etapa Objetivo

Planificación o

iniciación

1. Identificación de la idea del

proyecto (Análisis preliminar)

2. Estudio de prefactibilidad

(Ingeniería Conceptual)

3. Estudio de factibilidad

(Ingeniería Básica)

Identificar y analizar las metas del

proyecto.

Establecer los objetivos.

Identificar y clasificar las posibles

soluciones técnicas convenientes.

Elaborar la ingeniería conceptual

del proyecto.

Analizar y evaluar la viabilidad

técnica y económica de las

soluciones previas.

Elaborar la ingeniería básica del

proyecto (diseño preliminar)

Fuente: Nedy Bracho, 1995

Fases, etapas y objetivos

de los proyectos Fase Etapa Objetivo

Evaluación 4. Decisión Decidir acerca de la adopción de la solución más prometedora y obtención del financiamiento.

Ejecución

5. Ingeniería de detalle

6. Procura de materiales y contratos

7. Construcción de las instalaciones y puesta en marcha

Elaborar y aprobar los planos de detalle, especificaciones, listas de materiales, programa de ejecución, estimaciones de costos y demás documentos pertinentes.

Adquirir todos los materiales y equipos necesarios para la construcción y puesta en marcha.

Otorgar la buena pro del contrato de construcción.

Entregar el producto, instalación o sistema terminado, ensayado, rectificado y aceptado (rendimiento, tiempo y costo óptimo)

Visión de la administración y dirección en

una empresa y en un proyecto

Categoría Empresa en marcha Proyecto

OBJETIVOS

Prioritización

Vigencia

Maximización de las utilidades

Calidad producto-servicio

Permanentes

Calidad de las instalaciones

Costo/relación de valor

Plazos mínimos

Transitorios

ORGANIZACIÓN

Tipo

Duración

Relaciones

Información

Funcional

Estable

Indefinida

A través de líneas de mando

Mayormente por sistemas formales

Matricial, coordinación, mixta, dinámica, cambiante

Definida

A través de líneas verticales, horizontales y diagonales

Compartida, formales e informales





SITUACIONES DE EXCEPCIÓN

Frecuencia

Reacción

Tiempo de respuesta

Escasas

A través de procedimientos y mecanismos preestablecidos

Permite análisis y búsqueda de una solución óptima

Muy frecuentes

A través de coordinación-acción

Búsqueda de una buena solución en el plazo mínimo

RECURSOS HUMANOS

Dotación

Cultura organizacional

Estable y con permanencia

Homogénea y en base a la experiencia de la empresa

Dinámica y mayoritariamente transitoria

Heterogénea y en base a experiencias externas al proyecto





RECURSOS HUMANOS

Motivaciones laborales

Relación contractual

Sistema de administración

beneficios

Objetivos de la empresa, estabilidad, condiciones económicas, desarrollo de la empresa

Contratos indefinidos, funciones definidas, jornadas estables directas

Más bien rígidos y generales

Contratos a plazo fijo/obra, jornadas variables, directa o a través de terceros

Contratos a plazo fijo/obra, jornadas variables, directa o indirecta

Flexibles


Fases de un proyecto

Enfoque tradicional (hasta 1990):

Ingeniería Conceptual

Básica

Detalle

Procura

Construcción

Se utiliza para aprobar el proyecto. Sus estimados

deben tener + 35% de precisión. Se usa

información de proyectos similares

Se utiliza para obtener presupuesto. Sus

estimados deben tener + 15% de precisión. Se

usa información del proyecto, hay que hacer

estudios propios

Se utiliza para la planificación de la ejecución del

proyecto. Sus estimados deben tener + 10% de

precisión. Se usa información del proyecto, hay

que hacer estudios propios

Operaciones

Ingeniería y

Proyectos

Contratista

Unidad Negocios / Dueño

Fases de un proyecto

Fuente: PDVSA (GGPIC, 1998)

VISION

CONCEPTUALIZACION

DEFINICION

CONTRATACION

Y EJECUCION

DEFINICION Y DESARROLLO (F.E.L.) IMPLANTACION OPERACION

OPERACION Y

EVALUACION CONTINUA

IDENTIFICACION

DE PROYECTO

SELECCION MEJOR(ES)

OPCION(ES) MAYOR

PRECISION ESTIMADOS

DEFINICION

ALCANCE

P.E.P.

DETALLADO

PROC.CONTRATACION

MATERIALIZACION

P.E.P. HASTA

COMPLETACION

MECANICA

PUESTA EN OPERACION

ANALISIS CUMPLIMIENTO

EXPECTATIVAS DEL

NEGOCIO

ESTIMADO CLASE: V IV III II I

COMPLETACION

MECANICA

APROBACION

PROYECTO

Ciclo de ejecución de un proyecto E

sfu

erz

o

Planificación

del negocio Definición y

desarrollo Ejecución del

proyecto Operación de la

instalación


Curva de oportunidades de reducción

de costos/programación en un proyecto


Aprobación

Proyecto

(Front End Loading)

DEFINICION Y DESARROLLO EJECUCION

Selección

mejor(es)

opcion(es)

mayor pre-

cisión de

estimados

Materializac.PEP hasta

completación mecánica

Operación,

análisis

cumplimiento

expectativas

de negocio

Identificación

Proyecto,

Alineación

con plan

de negocio

+ D

E

S

E

M

B

O

L

S

O

S

-

Definición com-

pleta alcance

y PEP clase

presupuestario

Contrat.

Otorgamiento

Buena-pro

OPERACION CON

TRATA

CION

+ O

P

O

R

T

U

N

I

D

A

D

-

Tipología de los proyectos

Según Clasificación Observaciones

Plazo de ejecución

Corto plazo

Mediano plazo

Largo plazo

Tiempo de ejecución < 1 año

Tiempo de ejecución entre 1 y 2 años

Tiempo de ejecución más de 2 años

Existencia de instalaciones

previas

Revamp

Grass Root

Comprende la remodelación y/o ampliación de instalaciones existentes

Comprende la ejecución de un proyecto desde cero, es decir, desde el acondicionamiento del terreno

Tipología de los proyectos Según Clasificación Observaciones

Área de inversión

Producción de bienes

Producción de servicios

Investigación

Estos a su vez se subclasifican en producción de bienes primarios o secundarios

Estos a su vez pueden ser proyectos en el área de servicios de infraestructura, en el área de servicios básicos (salud, educación, entre otros) u otros servicios

Estos a su vez pueden ser en ciencias exactas o en ciencias aplicadas

Beneficio que persigue

Proyectos de inversión de capital

Proyectos sociales

Son aquellos que se realizan con fines de lucro, es decir, buscan la rentabilidad de la inversión

Son aquellos que buscan satisfacer una necesidad social más no la rentabilidad de la inversión

Tipología de los proyectos

Según Clasificación Observaciones

Alcance de los servicios al

cliente

Proyectos I

Proyectos IP

Proyectos IPG

Proyectos IPGC

Aquellos que solo involucran el desarrollo de la ingeniería del Proyecto, en cualquiera de sus fases: conceptual, básica o detalle.

Aquellos que involucran, además de la ingeniería del proyecto, la procura

Aquellos que además de la ingeniería y la procura de materiales, incluye en su alcance la gerencia de construcción.

Son llamados proyectos “llave en mano” ya que incluye en el alcance la ejecución de todas sus fases

Objetivo de la administración de

proyectos El objetivo de la administración o gerencia de proyectos es alcanzar el uso más efectivo y eficiente de los recursos asignados al proyecto, de manera que el objetivo pueda ser alcanzado:

En la fecha planificada.

Dentro de los costos presupuestados

En concordancia con las especificaciones

técnicas exigidas por el cliente

Manteniendo buenas relaciones entre el

personal involucrado y en completa armonía

con los factores ambientales cambiantes

Administrar un proyecto es lograr alcanzar los parámetros de tiempo, costo y calidad exigidos por el cliente, manteniendo un ambiente armonioso y favorable.

Conocimientos requeridos para

administrar

Conocimientos administrativos:

Conceptuales

Humanos

Conocimientos técnicos

Fuente: Iván Cartay, 1998

Variaciones en los conocimientos

para administrar

Conceptuales

Humanos

Técnicos

100

50

0

%

Supervisor Gerencia

intermedia

Alta

gerencia

Administración de proyectos

niveles jerárquicos

Fuente: Iván Cartay, 1998

Alta

Gerencia

Gerencia intermedia

Gerencia inferior

Gerente o líder del proyecto

y Gerentes de subproyectos

Lideres de disciplinas

Supervisores técnicos

Ingenieros responsables,

Capataces o caporales,

Supervisor inmediato

¿Qué es planificación de

proyectos?

Planificar un proyecto es darle respuesta al qué, cuándo,

dónde y por qué de cada uno de los elementos que

conforman el proyecto.

Las etapas de planificación son:

Diagnostico

Programación

Discusión y decisión

Ejecución y control

Importancia de la planificación de

un proyecto

Organizar el trabajo a ejecutar

Decidir, quién, qué, cuándo, dónde y por qué se realizará cada

trabajo

Determinar los recursos requeridos

Asignar estos recursos en el tiempo

Asignar y definir responsabilidades

Integrar los trabajos de todas las organizaciones

Establecer sistemas eficientes de comunicación

Coordinar las actividades y el personal

Estimar tiempos de iniciación y terminación

Manejar sucesos y cambios inesperados

Proporcionar las bases para el control presupuestario y financiero

¿Qué es la estructura analítica de

un proyecto? La estructura analítica (EAP) es la división

natural del proyecto en niveles de trabajo

u objetivos más específicos, que permitan

cuantificar y medir las variables de control,

que son: tiempo, horas-hombre, costos,

calidad y progreso físico.

El objetivo de la EAP es:

Identificar y definir el trabajo a ejecutar

Identificar los centros de responsabilidades de

estos trabajos

Formalizar la estructura desde los objetivos

estratégicos hasta la base divisional de los

mismos, a través de la planificación, organización,

integración, dirección y control del trabajo a ser

realizado

Nombre del proyecto

Sub-proyecto

1

Sub-proyecto

2

Sub-proyecto

3

División

2.1

División

2.2

Paquete

2.2.1

Paquete

2.2.2

Actividad

2.2.1.1

Actividad

2.2.1.2

Nivel 3

Nivel 0

Nivel 1

Nivel 2

Nivel 4

Ejemplo de EAP gráfica

Ampliación y reacondicionamiento

de la Planta INLACA

Ingeniería de

Diseño Construcción

Gerencia del

Proyecto

Obras civiles

Electricidad

Mantenimiento

Distribución de planta

Obras civiles

Electricidad

Montaje de Máq..

Acondicionamiento de Máq..

Servicios administrativos

Planificación

Y control

Calidad

Edificio exterior

máquinas

Interrupción y arranque

alumbrado

transformadores

Contabilidad

Contratos

Servicio general

Nivel 1

Nivel 3

Nivel 0

Nivel 2

Ejemplo de EAP tabular Nivel 0 Nivel 1 Nivel 2 Nivel 3

Proyecto Fase Paquete Actividad

Ampliación y

reacondicionamiento de la

Planta INLACA

Ingeniería del proyecto

Obras civiles

Distribución de planta

Electricidad

Mantenimiento Máquinas

Edificio exterior

Construcción

Obras civiles

Electricidad

Interrupción y arranque

Transformadores

alumbrado

Montaje de maquinaria

Acondicionamiento de

maquinaria

Gerencia del proyecto

Planificación y control

Servicios administrativos

Servicios generales

Contabilidad

Contratos

Control de calidad

¿Cuál es la importancia de la EAP?

Permite definir lo que hay que hacer, proporcionando información

sobre:

o Objetivos finales e intermedios

o Requisitos de mano de obra, materiales y otros insumos necesarios

por niveles

o Correlaciones e interdependencias entre los niveles de trabajo

o Requisitos del sistema de información necesario para el control de

costos, tiempo, horas-hombre, avance físico, etc.

o Funciones de apoyo necesarias para la ejecución del proyecto

o Las conexiones entre la organización y el proyecto

¿Cuáles son los requisitos para

elaborar la EAP?

La EAP debe comprender todo el trabajo a ejecutar

Debe permitir la asignación del trabajo a cada paquete

La selección de la unidad mínima de desagregación, debe permitir

la contabilización de las variables de control

Debe ser orientada hacia el objetivo del proyecto y no hacia la

función

Debe estar asociada a la estructura organizativa del proyecto

Soluciones organizacionales

diferencias Las soluciones organizacionales que adoptan los proyecto

difieren en los siguientes elementos:

Nivel jerárquico (autonomía decisional) del proyecto en

relación con la organización.

Grado de dependencia de los servicios de las unidades

funcionales permanentes y forma de interrelacionarse con

ellas (coordinación, matricial, dependencia)

Grado de participación de organizaciones de terceros y forma

de interrelacionarse con ellas (matricial, dependencia)

Modelos de organización.

Requisitos

Los modelos de organización difieren unos de otros

dependiendo del grado de autonomía que tiene el

Gerente del Proyecto para la toma de decisiones, sin

embrago todos deben cumplir los siguientes requisitos:

Temporalidad

Flexibilidad

Centrado en el objetivo

Rapidez en la toma de decisiones

Incorporar los entes externos para reducir su impacto en

el proyecto

Factores relevantes para la definición

de la organización del proyecto

Particularidades inherentes a las organizaciones de

proyectos en general

Relación con la organización permanente de la empresa

Características propias del proyecto en cuestión

Análisis de fortalezas, debilidades y participación de

terceros

Costos incrementales o marginales

Estructura funcional permanente

Empresa matriz

Producción Mercadeo Finanzas Legal Personal Administración

Personal Asignado al Proyecto

Estructura funcional permanente

con coordinador Empresa matriz


Coordinador

Del Proyecto


Gerente del proyecto con

estructura matricial

Empresa matriz



Gerente

del Proyecto

Personal del proyecto

Recursos humanos del proyecto.

Fuentes y destinos

Fuentes de recursos Proyecto Destino final

Especialistas en proyectos

externos a la empresa

Profesionales de empresas

diversas

Profesionales internos a la

empresa con o sin

participación en proyectos

Organización permanente de

la empresa

Otros proyectos de la

empresa

Mercado laboral

¿Qué es el sistema de información

de un proyecto?

Información

veraz y oportuna

Acciones

correctivas

Conjunto de

actividades Toma de decisiones

rápidas y oportunas

Éxito del

Proyecto

Funcionamiento del sistema de

información

Objetivo Necesidades de

información Toma de

decisiones

Determinación de

Decisiones gerenciales

Detección de las

desviaciones

Comparación

Real vs. Plan

Elaboración de

la información

Obtención de

la información

Sistema de información eficiente.

Importancia Un sistema de información eficiente debe responder oportunamente a

cualquier interrogante, tales como:

¿Cómo progresan las actividades respecto al plan?

¿En qué forma afectan las desviaciones a la programación planeada?

¿Por qué han tenido lugar estas desviaciones?

¿Qué dificultades de programación se prevén?

¿Cómo va el consumo del presupuesto?

¿Qué dificultades financieras se prevén?

Con un sistema de información eficiente se evitan los siguientes inconvenientes:

Ineficiencias resultantes de haber sobrecargado el sistema de información.

La tendencia de que la obtención de la información se convierta en un fin en si misma.

La tendencia a oponerse al uso máximo de la información gerencial.

Sistema de identificación

xx

xx

xx

xx

xx

Proyecto

Subproyecto

Divisiones

Paquetes

Actividades

Sistema de identificación

Ejemplo: Producto

Código básico 03 VII VIII IX

Elemento a

controlar

Tipo de

producto

Disciplina

responsable

N° consecutivo

¿Cuál es el alcance del sistema de

identificación? El sistema de identificación permite determinar: El proyecto y el tipo de proyecto. Cualquier nivel de desagregación del proyecto Archivos del proyecto Documentos del proyecto: cálculos, planos, etc. Correspondencia Especificaciones, requisiciones y ordenes de compra Equipos y materiales Contratos Mano de obra Documentos del cliente y terceros (suplidores, contratistas) El sistema de identificación del proyecto, define cada componente de

la EAP a fin de facilitar: la captura u obtención de la información para su análisis. La recolección progresiva de la información a través de los diferentes niveles de la EAP.

Econ. (MSc.) Luís Alfredo Gómez Rodríguez

Telefono: (0412) 853.70.20

E-mail: [email protected]

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