Fundamentos Basicos Administración y Gerencia

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FUNDAMENTOS BASICOS DE ADMINISTRACIÓN Y GERENCIA CAPITULO I CONCEPTOS FUNDAMENTALES DE ADMINISTRACIÓN Y GERENCIA

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FUNDAMENTOS BASICOS DE ADMINISTRACIÓN Y GERENCIA

CAPITULO I

CONCEPTOS FUNDAMENTALES DE ADMINISTRACIÓN Y GERENCIA

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DEFINICIÓN DE CONCEPTOS BÁSICOS

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ADMINISTRACIÓN Es el proceso de diseñar y mantener un entorno en el que, trabajando

en grupos, los individuos cumplan eficientemente objetivos específicos.

Proceso de coordinar e integrar las actividades de trabajo, de modo que se lleven a cabo eficiente y eficazmente junto con otras personas y por medio de ellas.

Es el arte de planear, organizar controlar y dirigir una empresa. Proceso de diseñar y mantener un medio ambiente en el cual los

individuos, que trabajan juntos en grupos, logren eficientemente los objetivos seleccionados.

Es el manejo de recursos para desarrollar un objetivo o culminar una meta.

Es el proceso de planificación, organización, dirección y control del trabajo de los miembros de la organización y de usar los recursos disponibles de la organización para alcanzar las metas establecidas.

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ORGANIZACIÓN Es una agrupación deliberada de personas para el logro de

algún propósito específico. Dos personas o más que trabajan juntas, de manera

estructurada, para alcanzar una meta o una serie de metas específicas.

Las agrupaciones de las organizaciones comparten tres características comunes:

Estructuradeliberada

Personas

Propósito distintivo

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PROPÓSITO DISTINTIVO Cada organización tiene un propósito

distintivo. Ese propósito se expresa en términos de

una meta o conjunto de metas que la organización espera alcanzar.

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PERSONAS Cada organización está formada por

personas. Se requieren varias personas para realizar

el trabajo necesario, a fin de que una organización alcance sus metas.

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ESTRUCTURA DELIBERADA Todas las organizaciones desarrollan determinada

estructura en forma deliberada, para que sus miembros tengan la posibilidad de llevar a cabo su trabajo.

Esa estructura puede ser abierta y flexible, sin una delineación clara y precisa de los deberes de cada empleado ni una adhesión estricta a distribuciones explícitas del trabajo, o la estructura puede ser más tradicional, con reglas reglamentos y descripciones de puestos clara y cuidadosamente definidos, identificando algunos miembros como “jefes”,los cuales tienen autoridad sobre otros miembros.

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EN RESUMEN UNA ORGANIZACIÓN SE REFIERE: A una entidad que tiene un propósito

distintivo, cuenta con personas o miembros y tiene una estructura deliberada de algún tipo.

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EFICIENCIA Parte vital de la administración, se refiere a minimizar los costos de

los recursos empleados en la realización de las actividades. Capacidad de reducir al mínimo los recursos usados para alcanzar los

objetivos de la organización: “ Hacer las cosas bien”. Es el logro de las metas con la menor cantidad de recursos Se refiere a la relación entre insumos y productos, cuya meta es

minimizar el costo por concepto de recursos. En virtud de que los gerentes trabajan con pocos recursos en materia

de insumos ( sobre todo personas, dinero y equipo), les interesa usar en forma eficiente dichos recursos.

Por lo tanto, la gerencia se ocupa de minimizar los costos de los recursos. Desde esta perspectiva, la eficiencia se describe a menudo como “hacer bien las cosas”, es decir, no desperdiciar recursos.

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EFICACIA Consiste en lograr que las actividades se lleven a cabo,

es decir, que se alcancen las metas. Es el cumplimiento de objetivos. Capacidad para determinar los objetivos apropiados:

“hacer lo que se debe hacer”. Cuando los gerentes alcanzan las metas de la

organización se dice que son eficaces. La eficacia se describe amenudo como “hacer lo que es

apropiado”, es decir las actividades de trabajo que ayudan a la organización a alcanzar sus metas.

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EFICIENCIA Y EFICACIA EN

ADMINISTRACIÓN La eficiencia se enfoca en los medios para lograr que

se hagan las cosas,la eficacia se enfoca en los fines, es decir, el logro de las metas de la organización, tal como lo describe la siguiente figura.

Uso de recursosUso de recursos Logro de metasLogro de metas

Eficiencia ( medios)Eficiencia ( medios) Eficacia (fines)Eficacia (fines)

Desperdicio alto Desperdicio alto Desperdicio bajoDesperdicio bajo Logros altos Logros altos

Logros bajosLogros bajos

La gerencia se esfuerza por:La gerencia se esfuerza por: desperdicio bajo de recursos ( alta eficiencia)desperdicio bajo de recursos ( alta eficiencia)

Logro alto de metas (alta eficacia)Logro alto de metas (alta eficacia)

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GERENTE Definición.

Es un miembro de una organización que integra y coordina el trabajo de otros.

Persona responsable de dirigir las actividades que ayudan a las organizaciones para alcanzar sus metas.

Roles, funciones y tareas: Los gerentes realizan funciones administrativas que son actividades de

trabajo de los gerentes que consisten en la planificación, la organización , la dirección y el control.

Las funciones que realizan los gerentes las hacen desde la perspectiva de un proceso administrativo que es el conjunto de decisiones y actividades de trabajo que realizan en forma continua al planificar, organizar , dirigir y controlar.

Los gerentes planifican, organizan, dirigen y controlan por medio de una serie de decisiones y actividades de trabajo que realizann sobre la marchay en forma continua.

Según Henry Minstzberg, la mejor forma de describir lo que hacen los gerentes consiste en observar los roles que éstos desempeñan en su trabajo.

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ROLES DE LA ADMINISTRACIÓN DE LOS GERENTES Mintzberg descubrió que los gerentes dedicaban

un gran número de actividades muy variadas, que no mostraban pautas definidas y eran de corta duración.

Mintzberg concluyó que los gerentes desempeñan 10 roles diferentes, y los clasificó en la expresión de roles administrativos que se refiere a ciertas categorías específicas del comportamiento administrativo de los gerentes.

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ROLES ADMINISTRATIVOS DE MITZBERGROLES DESCRIPCIÓN EJEMPLOSINTERPERSONAL

Figura destacada

Líder

Enlace

Roles en los que intervienen actividades de figura destacada, de líder y de enlace.

Jefe simbólico; está obligado a realizar varios deberes de rutina de carácter jurídico o social

Responsable de la motivación y activación de sus subordinados, responsable de formación de personal, capacitación y deberes conexos

Mantiene una red de contactos e informadores externos, desarrollada por sí mismo, que le proveen favores e información

Saludar a los visitantes; firmar documentos legales.

Realizar prácticamente todas las actividades que involucran a subordinados

Responder correspondencia; realizar trabajo externo; desarrollar otras actividades en las que intervienen personas ajenas.

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ROLES ADMINISTRATIVOS DE MINTZBERG

ROLES DESCRIPCIÓN EJEMPLOSDE INFORMACIÓN

Monitor

Divulgador

Portavoz

Roles que incluyen las actividades de monitor, divulgador y portavoz. Recibir, recabar y divulgar información.

Busca y recibe información especial muy variada, para adquirir una comprensión profunda de la oganización y el ambiente; se perfila como el centro nervioso de información interna y externa sobre la organización.

Transmite a los miembros de la organización información recibida de fuera de la misma o de subordinados; parte de la información es factual y otra parte implica la interpretación e integración de diversas posiciones de valor de factores de influencia organizacional

Transmite información hacia el exterior de la organización sobre los planes de ésta, las políticas, las acciones, los resultados, etc., hace las veces de experto en la industria; a la que pertenece la organización.

Lectura de publicaciones periódicos e informes; mantener contactos personales

Realizar reuniones informativas; hacer llamadas telefónicas para transmitir información

Realizar reuniones del consejo directivo, proveer información a los medio.

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ROLES ADMINISTRATIVOS DE MINTZBERG

ROLES DESCRIPCIÓN EJEMPLOSDE DECISIÓN

Empresario

Controlador de perturbaciones

Asignador de recursos

Negociador

Roles entre los que figuran los de empresario, controlador de perturbaciones, asignador de recursos y negociador

Busca oportunidades en la organización y su ambiente, e inicia “proyectos de mejoramiento” para introducir cambios; supervisa el diseño de ciertos proyectos

Responsable de aplicar medidas correctivas cuando las organización enfrenta perturbaciones importantes e inesperadas

Responsable de la asignación de recursos organizacionales de todo tipo; se ocupa de tomar o aprobar todas las decisiones importantes de la organización

Responsable de representar a la organización en negociaciones importantes

Organizar sesiones de estrategia y revisión para el desarrollo de nuevos programas

Organizar sesiones de estrategia y revisión en relación con perturbaciones y crisis

Elaborar programas; solicitar autorización; realizar cualquier actividad en la cual intervengan actividades de elaboración de presupuestos y la programación del trabajo de los subordinados

Participar en negociaciones contractuales con sindicatos

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HABILIDADES ADMINISTRATIVAS Los gerentes necesitan ciertas habilidades para realizar los

deberes y actividades al hecho de ser gerentes. Robert L. Katz, descubrió que los gerentes necesitan tres

tipos esenciales de habilidades o capacidades a saber: Habilidades técnicas Habilidades humanas Habilidades conceptuales

La importancia relativa de esas habilidades varía según el nivel que ocupe el gerente en la organización.

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HABILIDADES ADMINISTRATIVAS HABILIDADES TÉCNICAS

Son habilidades que engloban el conocimiento y dominio de una determinada especialidad.

Habilidad para usar procedimientos, técnicas y conocimientos de un campo especializado.

HABILIDADES HUMANAS Capacidad de trabajar bien con otras personas, tanto en forma individual

como en grupo. Habilidad para trabajar con otros, entenderlos y motivarlos, sean personas o

grupos. HABILIDADES CONCEPTUALES

Capacidad de pensar y conceptualizar sobre situaciones abstractas, contemplar la organización como un todo y las relaciones entre sus diversas subunidades, y visualizar la forma en la que la organización encaja en su ambiente.

Habilidad para coordinar e integrar todos los intereses y las actividades de una organización.

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TIPOS DE GERENTES SEGÚN LOS NIVELES DE LA ORGANIZACIÓN

Gerentes de primera línea  Gerentes que sólo son responsables del trabajo de

los empleados de operaciones y que no supervisan a otros gerentes; representan el nivel “ primero” o más bajo de gerentes en la jerarquía de una organización.  

Con frecuencia los gerentes de primera línea reciben el nombre de “supervisores”

Presentan habilidad técnica.

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TIPOS DE GERENTES SEGÚN LOS NIVELES DE LA ORGANIZACIÓN Gerentes de Nivel Medio  

Gerentes en los rangos medios de la jerarquía de la organización, son responsables de otros gerentes y, en ocasiones de algunos empleados de operaciones; a su vez, dependen de gerentes de nivel más alto.

Pueden tener diversos titulos como : Jefe de departamento, líder de proyecto, gerente de planta, jefe de unidad, decano, obispo, gerente de división.

Presentan habilidades humanas.

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TIPOS DE GERENTES SEGÚN LOS NIVELES DE LA ORGANIZACIÓN Gerentes de Alto nivel  

Gerentes responsables de la administración general de la organización; establecen políticas operativas y guían la interactuación de la organización y su entorno

Estas personas reciben el nombre de ejecutivos Algunos cargos típicos de la alta gerencia son :

Director general ejecutivo Director Subdirector

Presentan habilidades conceptuales.

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HABILIDADES SELECCIONADAS DE LOS GERENTES EFICACES

GERENTES GERENTES EFICACESEFICACES

Trabajar Trabajar bien en gruposbien en grupos

EstablecimientoEstablecimientode metasde metasAdministraciónAdministración

de conflictosde conflictos

Resolución Resolución de problemasde problemas

HabilidadesHabilidadesInterpersonalesInterpersonales ComunicaciónComunicación

VerbalVerbal AdministraciónAdministracióndel tiempodel tiempo

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FUNCIONES BÁSICAS DE LA ADMINISTRACIÓN El proceso administrativo representa las funciones

continuas de las actividades primarias en las cuales participan los gerentes.

Las funciones administrativas son actividades de trabajo de los gerentes.

Dichas funciones son: Planeación Organización Integración de Personal Dirección y Control

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PLANEACIÓN Incluye la definición de metas, el establecimiento

de una estrategia y el desarrollo de planes para coordinar las actividades.

Implica selección de misiones, objetivos y las acciones para lograrlos.

Requiere tomar decisiones, escoger cursos futuros de acción entre alternativas, que debe de seguir una compañía y c/departamento de ella.

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ORGANIZACIÓN Determinación de qué tareas es necesario llevar a

cabo, quién las realizará, cómo deben agruparse las tareas, quién rendirá cuentas a quién y dónde se deberán tomar las decisiones.

Parte de la administración que comprende el establecimiento de una estructura intencional de roles para las personas de una empresa.

Comprende agrupar actividades necesarias para alcanzar ciertos objetivos y coordinar las actividades de la empresa.

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INTEGRACIÓN DE PERSONAL Implica llenar los puestos de la estructura

organizacional y mantenerlos ocupados. Determina los requerimientos de trabajo que se ha

de realizar e influye el inventario, evaluación y selección de candidatos para el puesto; remuneración y entrenamiento o desarrollar de otra manera tanto a los candidatos como a los titulares del puesto para realizar sus tareas de modo eficaz y eficiente.

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DIRECCIÓN Incluye motivar a los subordinados, dirigir a otras

personas, seleccionar los canales de comunicación más eficaces y resolver conflictos.

Consiste en influir en los seres humanos para que contribuyan a la obtención de las metas de la organización y del grupo.

Es comprensible que la dirección implique motivación, estilos y enfoques de liderazgos y comunicación.

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CONTROL Vigilar actividades para asegurarse de que se realicen de

conformidad con lo planeado y para corregir cualquier desviación significativa.

Es la medición y corrección de las actividades de los subordinados con el fin de asegurarse de que los hechos se ajusten a los planes.

Las actividades de control se relacionan con la medición del logro.

El proceso de control básico incluye tres etapas: Establecer estándares Medir el desempeño con estos estándares y Corregir las variaciones con respecto a los estándares y los

planes