FUNDAMENTOS BÁSICOS DE ADMINISTRACIÓN

Términos como gestión, administración, innovación y estrategia son utilizados

cada vez con mayor frecuencia, en particular en los servicios de salud. Sin

embargo, tal vez es más lo que se habla y se escribe de ellos que lo que se piensa

y elabora en profundidad. Existe muy poco pensamiento organizado sobre las

organizaciones del sector salud y muy pocas cosas novedosas sobre la innovación

en ellas.

Para generar conceptos, posiciones y pensamientos administrativos que

contribuyan con un cambio o mejora organizacional en las instituciones o

empresas del sector salud, es pertinente revisar y reflexionar alrededor de las

teorías organizacionales de la administración, entre las cuales se sugieren las

siguientes:

TEORIA CLASICA

El enfoque clásico de la administración se fundamenta en dos escuelas del

pensamiento organizacional:

a. Escuela Científica

Administración científica es el nombre que recibió debido al intento de aplicar los

métodos de la ciencia a los problemas de la administración para lograr una gran

eficiencia industrial. Los principales métodos científicos aplicables a los problemas

de la administración son la observación y la medición. La teoría de la

administración científica surgió en parte por la necesidad de elevar la

productividad.

Frederick Winslow Taylor (1856 – 1915)

Frederick Winslow Taylor renunció a la universidad y comenzó a trabajar como

aprendiz de modelador y maquinista en 1875. Con esta última categoría ingresó,

en 1878, a la Midvale Steel Company, de Filadelfia, y ascendió hasta el puesto de

ingeniero en jefe después de obtener un grado de ingeniería asistiendo a clases

nocturnas. Inventó herramientas de alta velocidad para cortar acero y la mayor

parte de su vida se desempeño como ingeniero consultor.

Por lo general se reconoce a Taylor como "el padre de la administración

científica". Probablemente ninguna otra persona ha tenido una repercusión mayor

sobre el desarrollo inicial de la administración. Sus experiencias como aprendiz,

como obrero común, capataz, maestro mecánico y luego ingeniero en jefe de una

compañía acerera, le dieron una amplia oportunidad para conocer de primera

mano los problemas y las actitudes de los trabajadores y observar las grandes

posibilidades para mejorar localidad de la administración. La famosa obra de

Taylor titulada “Principles of Scientific Management” se publicó en 1911. Sin

embargo, una de las mejores exposiciones de su filosofía de la administración se

encuentra en su testimonio ante un comité de la Cámara de Representantes de los

estados Unidos; se le obligo a defender sus ideas ante un grupo de congresistas,

la mayoría de ellos hostiles debido a que creían, junto con los líderes de los

trabajadores, que las ideas de Taylor conducirían a un exceso de trabajo y al

despido de trabajadores.

Taylor estableció sus principios y su gran aporte a la administración científica,

señaló que la administración es:

1. Ciencia y no regla empírica

2. Armonía y no discordia

3. Colaboración y no individualismo

4. Rendimiento máximo, en lugar de rendimiento restringido

5. Formación de cada hombre hasta alcanzar su mayor eficiencia y prosperidad.

PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACION CIENTIFICA

1. Principio de planeamiento: Sustituir en el trabajo el criterio individual del

operario, la improvisación y la actuación empírico-práctica por los métodos

basados en procedimientos científicos. Sustituir la improvisación por la ciencia,

mediante la planeación del método.

2. Principio de la preparación / planeación: seleccionar científicamente a los

trabajadores de acuerdo con sus aptitudes y prepararlos, entrenarlos para producir

más y mejor, de acuerdo con el método planeado.

3. Principio del control: Controlar el trabajo para certificar que el mismo está

siendo ejecutado de acuerdo con las normas establecidas y según el plan previsto.

4. Principio de la ejecución: Distribuir distintamente las atribuciones y las

responsabilidades, para que la ejecución del trabajo sea disciplinada.

5. El hombre – máquina: El hombre es parte de la maquina y los dos se

complementan entre sí; con el único fin de maximizar la producción.

TEORIA DE LAS RELACIONES HUMANAS

Elton Mayo. (1880-1949): Padre de la teoría de las relaciones humanas; psicólogo,

realizo estudios del comportamiento humano en las empresas.

Su teoría fue basada en la experiencia Hawthorne, en la compañía “Western

Electric Company”.

CONCEPTO

Los descubrimientos y postulados de la teoría de las relaciones humanas; está

determinado por el incremento de la productividad debido a factores sociales,

satisfacción, eficacia de la administración, y control de la dirección al personal

colaborador.

PRINCIPIOS DE LA TEORIA DE LAS RELACIONES HUMANAS

1- Principio de la Organización informal: Organización no determinada dentro de la

formalidad de la empresa.

2- Principio de Motivación Laboral: Motivación a través de la escala de

necesidades de A. Maslow.

3. Principio de Incentivos Laborales: Incentivos laborales no remunerados y

reconocimientos personales y grupales.

4- Principio de Liderazgo: Concepto de líder, colaboradores y equipo de trabajo.

5. Principio de Factores intrínsecos y extrínsecos al trabajo: Elementos del micro

y macro ambiente que estimulan el nivel de productividad de los colaboradores.

TEORIA DE ADMINISTRACION POR OBJETIVOS

Peter Drucker: Padre de la teoría de la planeación por objetivos, formado en

negocios internacionales y estudios políticos.

CONCEPTO

La teoría de la planeación por objetivos se fundamenta en la construcción de

objetivos claros y definidos con el propósito de elevar el crecimiento de la

empresa, el posicionamiento de la misma y el nivel de participación del personal.

PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS

1. Planeación estratégica: Se fundamenta en la construcción del direccionamiento

estratégico propio de cada compañía.

2- Estructura Organizacional: La base del logro de los objetivos parte de la

estructura organizacional.

3- Diseño de Estrategia: La estrategia debe ser el factor determinante al momento

del logro de los objetivos en las empresas modernas; por ello la estructura debe

seguir permanentemente la estrategia.

4- Diseño de mecanismos de evaluación: Los mecanismos de evaluación son

determinados de acuerdo al objetivo a cumplir.

TEORIA DE LA CALIDAD TOTAL

Edwards Deming: Padre de la teoría de la calidad total, junto a sus colaboradores,

participo de la reconstrucción del la nueva potencia mundial de los 60` (Japón), fue

parte fundamental de los estándares de calidad proporcionados por el Japón.

La calidad es entendida como el cumplimiento de requisitos, es por ello que en el

mundo moderno el concepto de calidad hace referencia al cumplimiento de los

requisitos del cliente, eso quiere decir, expectativas del cliente que se encaminen

a la satisfacción final del mismo.

PRINCIPIOS DE LA TEORIA DE LA CALIDAD TOTAL

1- Necesidades del Cliente: Productos y servicios satisfactorios.

2- Cumplimiento de requerimientos de Calidad: Estándares de calidad para

productos y servicios.

3- Sistema de Gestión de Calidad: Normas ISO.

4 – Mejora Continua: Mentalidad abierta a la mejora y pensamiento global por

parte de las empresas.

5- Competencias: Selección y evaluación de las competencias para el sistema de

gestión de calidad.

PRINCIPIOS BÁSICOS DE LA CALIDAD:

La gestión de la calidad se fundamenta en el cumplimiento de ocho (8) principios

básicos, los cuales constituyen la base de las normas ISO 9000, estos son:

1. ENFOQUE AL CLIENTE

2. LIDERAZGO

3. PARTICIPACIÓN DEL PERSONAL

4. ENFOQUE BASADO EN PROCESOS

5. ENFOQUE DE SISTEMA PARA LA GESTIÓN

6. MEJORA CONTINUA

7. ENFOQUE BASADO EN HECHOS PARA LA TOMA DE DECISIONES

8. RELACIONES MUTUAMENTE BENEFICIOSAS CON EL PROVEEDOR

EL PROCESO ADMINISTRATIVO

Se refiere a planear y organizar la estructura de órganos y cargos que componen

la empresa, dirigir y controlar sus actividades. Se ha comprobado que la eficiencia

de la empresa es mucho mayor que la suma de las eficiencias de los trabajadores,

y que ella debe alcanzarse mediante la racionalidad, es decir la adecuación de los

medios (órganos y cargos) a los fines que se desean alcanzar, muchos autores

consideran que el administrador debe tener una función individual de coordinar,

sin embargo parece más exacto concebirla como la esencia de la habilidad

general para armonizar los esfuerzos individuales que se encaminan al

cumplimiento de las metas del grupo.

Desde finales del siglo XIX se ha definido la administración en términos de cuatro

funciones específicas de los gerentes: la planificación, la organización, la dirección

y el control.

IMPORTANCIA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

Un proceso social que tiene como finalidad lograr los máximos resultados

mediante la coordinación de actividades y personas que integran un sistema

organizado.

Para tener una concepción más clara, presentare definiciones de algunos autores,

acerca del proceso administrativa:

Es el conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales, se hace

efectiva la administración, mismas que son interrelacionados y forman un proceso

integral.

Es una serie de partes separadas, o funciones, que constituyen un proceso

total.

Son las funciones fundamentales, y son los medios por los cuales

administra el gerente.

ELEMENTOS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

- PLANEACION

- ORGANIZACIÓN

- DIRECCION

- CONTROL

PLANEACION

Significa definir las metas del desempeño futuro y relacionar las actividades y

recursos disponibles para alcanzarlos. Es una toma de decisiones que afectan el

desarrollo de una empresa y define como quiere estar a futuro y como llegar allí.

FASES DE LA PLANEACION

Los planes se necesitan para dar a la organización:

- Diagnostico.

- Objetivos.

- Establecer el mejor procedimiento.

- Selección de metas.

- Determinar programas.

- Análisis de viabilidad de los planes.

La importancia de la planeación: Sin planes, los administradores no pueden saber

cómo organizar a la gente y los recursos; puede que no tengan ni siquiera la idea

clara de qué es lo que necesitan organizar. Sin un plan, no pueden dirigir con

confianza o esperar que otros los sigan. Y sin un plan, los administradores y sus

seguidores tienen muy pocas probabilidades de lograr sus metas o de saber

cuándo y dónde se están desviando de su camino. El control se convierte en un

ejercicio fútil. Con frecuencia, los planes erróneos afectan la salud de toda la

organización. Esta es la razón por la que la prensa comercial (The Wall Street

Journal, Fortune, y otros) dedican tanta atención a las estrategias organizativas, a

los planes que los principales administradores elaboran para satisfacer las metas

generales de una organización. Sus lectores son accionistas que utilizan esta

información para juzgar el desempeño actual de la organización y sus

posibilidades de éxito futuro.

La Importancia de las Metas: Todos soñamos con encontrar fama y fortuna y con

ganarnos el respeto y la admiración de los demás. Para que nuestros sueños se

hagan realidad, sin embargo, necesitamos establecer metas específicas, medibles

y con fechas realistamente alcanzables. Lo mismo es aplicable para las

organizaciones.

Las metas son importantes por lo menos por cuatro razones:

1. Las metas proporcionan un sentido de dirección

2. Las metas permiten enfocar nuestros esfuerzos

3. Las metas guían nuestros planes y decisiones.

4. Las metas nos ayudan a evaluar nuestro progreso

PASOS PARA ELPROCESO DE PLANEACION:

1. Detectar la oportunidad en el análisis del entorno

2. Establecer los objetivos o metas

3. Consideración de las premisas (El hoy con el mañana)

4. Identificación de alternativas y evaluarlas

5. Toma la decisión (la mejor alternativa)

6. Elaboración de los planes de apoyo (misión, visión)

LOS OBJETIVOS: son los planes hacia los cuales se dirige una organización,

estos me determinan los resultados esperados y deben ser claros, concretos,

verificables, medibles, sustentables.

Todo objetivo debe iniciar con un verbo en infinitivo ar,er,ir . Que voy a hacer,

como lo voy a hacer y para que lo voy a hacer.

ORGANIZACIÓN

Viene después de la planeación e indica cómo realizar el plan. La organización es

una unidad social coordinada, consciente, compuesta por dos personas o más,

que funciona con relativa constancia a efecto de alcanzar una meta o una serie de

metas comunes. Consiste en organizar las tareas, agruparlas en departamentos y

en asignar la autoridad y los recursos necesarios en la organización.

Una organización es eficiente si está estructurada para ayudar al logro de los

objetivos de la empresa con un mínimo de consecuencias o costos no deseados.

FASES DE LA ORGANIZACIÓN

- Diseño del puesto de trabajo.

- Manual de responsabilidades.

- Selección de Personal.

- Definición de la estructura Organizacional.

DIRECCION

Consiste en hacer que los miembros de la organización actúan de modo que

contribuyan al logro de los objetivos. La dirección es una actividad muy concreta:

requiere trabajar directamente con la gente.

FASES DE LA DIRECCION

- Liderazgo: es ayudar a otros a ser los mejores miembros de la organización

y poner todo su esfuerzo, los líderes se abren a las ideas y opiniones de otros.

- Motivación.

- Empoderamiento.

- Planes de formación.

- Entrenamiento.

- Relaciones Humanas VS Relaciones Laborales.

EFICACIA: Grado en que la empresa cumple con una meta establecida significa

que la empresa logra conseguir lo que se propone

EFICIENCIA: Indica la cantidad de recursos con que se cumple una meta

organizacional. Recursos (humanos, financieros, tecnología, materia prima,

información.

DESEMPEÑO: Capacidad para cumplir las metas organizacionales usando los

recursos eficaz y eficientemente.

El líder y un eficaz trabajo en equipo, son las claves para a partir de ello aplicar las

herramientas y técnicas de gestión que sean necesarias. Sin recursos humanos

adecuados dispuestos a luchar por salvar la organización, pocas posibilidades

tienen esta de salvarse, o quedar marginada definitivamente de la competencia.

Es mediante la reingeniería se debe detectar a tiempo las disfuncionalidades y

poner en marcha un giro drástico a la situación. Volver competitiva a la empresa

nuevamente es el objetivo, y para ello es fundamental aplicar tanto el diagnóstico

como la reingeniería de negocios.

CONTROL

Asegurar que el trabajo de otro este progresando en forma satisfactoria hacia el

objetivo predeterminado. Establecer un buen plan, distribuir las actividades

componentes requeridas por este plan y la ejecución exitosa de cada miembro no

asegura que la empresa tenga un éxito. Esta función fundamental de la

administración constituye el control. Es una función fundamental de la

administración.

FASES DEL CONTROL

- Establecer normas de rendimiento.

- Medir el rendimiento real y compararlo con las normas preestablecidas.

- Tomar las medidas necesarias para corregir cualquier rendimiento que no esté a

la altura de las normas.

Enfoque de los papeles administrativos

Henry Mintzberg clasificó el trabajo de los administradores, en 3 tipos básicos de

comportamiento: relaciones interpersonales, procesamiento de información y toma

de decisiones.

Papeles interpersonales: En su contacto con otras personas los administradores

actúan de 3 modos diferentes.

1) como representantes de su empresa: pronuncia discursos, sirve en comités.

2) departamento o unidad: motiva, inspira, da el ejemplo.

3) como líderes: mantiene relaciones con otras organizaciones.

Utilizando su autoridad formal o informal; o como enlace o puente de unión

experto en comunicaciones. A estos 3 puntos se le denominan figura

representativa, líder y enlace.

Papeles informativos: Son 3 papeles definidos: centro hacia donde influye y se

monitorea toda la información, diseminadores de información y portavoz de la

organización. A estos 3 se le denominan:

Monitor: observa, revisa y recopila datos sobre cumplimientos de estándares.

Difusor: transmite información y juicios acerca de los ambientes internos y

externos.

Portavoz.: habla por la organización, cabildea y defiende, se ocupa de las

relaciones públicas.

Papeles en el área en toma de decisiones: Se asumen 3 papeles importantes.

1) emprendedores: cuando juzgan la conveniencia de emprender nuevas

actividades.

2) Asignadores de recurso: cuando controlan los recursos financieros.

3) Negociadores: cuando tratan con sectores internos o externos de la

organización.

A estos 3 puntos se le denominan empresario, solucionador de problemas,

asignador de recursos y negociador.

HABILIDADES ADMINISTRATIVAS

Habilidades técnicas: involucra el conocimiento y experticia en determinados

procesos, técnicas o herramientas propias del cargo o área específica que ocupa.

Habilidades humanas: se refiere a la habilidad de interactuar efectivamente con la

gente. Un gerente interactúa y coopera principalmente con los empleados a su

cargo; muchos también tienen que tratar con clientes, proveedores, aliados, etc.

Habilidades conceptuales: se trata de la formulación de ideas - entender

relaciones abstractas, desarrollar nuevos conceptos, resolver problemas en forma

creativa, etc.