Cuál es la diferencia entre archivo público y privado?

R/1: Se entiende como ARCHIVO todo Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura, los ARCHIVO PUBLICOS son documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas y el  ARCHIVO PRIVADO es aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador.

2. Cuál es la importancia del sistema nacional de archivos para las empresas privadas?

R/2: Este sistema le permite a las empresas privadas de tener un apoyo para guardar todos aquellos documentos importantes y le permite mantener vigente la memoria de todos aquellos documentos que son tan indispensables para no olvidar nuestra historia ya que el que no conoce su pasado está condenado a repetirlo; El Sistema Nacional de Archivos se define como el conjunto de instituciones archivísticas públicas o privadas con funciones públicas y aquellas privadas que manifiesten el interés de pertenecer al sistema, sean éstas del orden nacional, departamental, distrital o municipal y de las comunidades indígenas creadas por ley, que articuladas entre sí posibilitan la homogenización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos, en todo el territorio nacional.

3. Comparta su opinión teniendo en cuenta su experiencia laboral.

R/3: Trabajo en una institución pública, y todos manejamos conciencia de lo importante que es el patrimonio documental de la institución, realizamos procesos de acuerdo a la normatividad archivística que tenemos en nuestro país, la educación es una laboral muy importante y hay que cultivarla con los mejores valores, sentido de pertenencia y ganas de hacerlo mejor cada día para que un mañana podamos recoger lo que se sembramos

Cuál es la diferencia entre archivo público y privado?

RTA/ : Existen documentos públicos y privados, los cuales se hacen referencia tanto a la posibilidad de acceder a ellos como a su validez como prueba Por regla general, todo documento público puede ser consultado por cualquier persona, a excepción de aquellos documentos que por expresa disposición legal son reservados.

En cambio, el documento privado, por su propia naturaleza no puede estar disponible al público, sino en los casos en que una autoridad así lo decida.

¿Pero qué es un documento público?

El código de procedimiento civil, en su artículo 251 define el documento público de la siguiente forma:

Documento público es el otorgado por funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención. Cuando consiste en un escrito autorizado o suscrito por el respectivo funcionario, es instrumento público; cuando es otorgado por un notario o quien haga sus veces y ha sido incorporado en el respectivo protocolo, se denomina escritura pública.

Es claro entonces que cualquier documento que sea elaborado por un funcionario público, o que en su elaboración haya intervenido un funcionario público, se considera como un documento público.

¿Qué es un documento privado?

El documento privado, como lo define el mismo artículo 251 del código civil, es aquel documento que no cumple los requisitos del documento público, es decir, es un documento que no ha sido elaborado por un funcionario público, ni ha habido intervención de éste para su elaboración.

Los documentos privados son aquellos que elaboran los particulares en ejercicio de sus actividades

No obstante, un documento privado puede adquirir la connotación de documento público cuando ese documento es presentado ante notario público.

Cuál es la importancia del sistema nacional de archivos para las empresas privadas?

RTA/: Proponer y ejecutar la política de conservación, restauración, registro, difusión y servicio del Patrimonio Documental de la Nación. Emitir normas sobre la producción, racionalización y administración de documentos de los archivos públicos y privados a nivel nacional para facilitar la toma de decisiones en la función gubernamental. Proponer y apoyar la formación profesional y la capacitación especializada en archivística

En el 2019 haber logrado articular, asegurar, difundir y ampliar la disponibilidad y acceso a todos los archivos públicos y patrimoniales del país, fortaleciendo la participación ciudadana y el control social.

Con la creación del Archivo General de la Nación a través de la Ley 80 de 1989 se le asigna la función de establecer, organizar, y dirigir el Sistema Nacional de Archivos con el fin de planear y coordinar la función archivística en toda la nación, salvaguardar el patrimonio documental del país y ponerlo al servicio de la comunidad. Los archivos integrantes del Sistema Nacional de Archivos están obligados a cumplir las directivas, normas, disposiciones y lineamientos de política dictados por el órgano rector del Sistema.

El Sistema Nacional de Archivos se define como el conjunto de instituciones archivísticas públicas o privadas con funciones públicas y aquellas privadas que manifiesten el interés de pertenecer al sistema, sean éstas del orden nacional, departamental, distrital o municipal y de las comunidades indígenas creadas por ley, que articuladas entre sí posibilitan la homogenización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos, en todo el territorio nacional.