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FÓRMULAS Y FUNCIONES BÁSICAS

Fórmulas básicas

Referencias de celda

Cálculo de datos usando funciones básicas

Agrupamiento de celdas y rangos

Protección a nivel de celdas, hoja y libro

Compartir un libro en la nube

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GUÍA DIDÁCTICA

Descripción

Una de las grandes herramientas que existen en Excel son las fórmulas y

funciones, las cuales permiten simplificar el trabajo al momento de buscar

resultados de diversos cálculos y operaciones extremadamente útiles, que

completan todo el poder de la hoja de cálculo.

Esta sesión proporciona información sobre las fórmulas, funciones básicas y

su sintaxis, incluyendo ejemplos de cómo se deben utilizar y copiar.

Capacidad

El participante al final de esta sesión estará en capacidad de construir

fórmulas e insertar funciones básicas para realizar cálculos en modelos de

negocios.

Actividad

Obtiene cálculos básicos utilizando fórmulas y referencias de celdas.

Obtiene cálculos básicos utilizando funciones matemáticas, estadísticas y de

fecha.

Evaluación

En esta sesión Ud., será evaluado en:

1. Usa las fórmulas en la obtención de resultados.

2. Usa las funciones básicas en la obtención de resultados matemáticos y

estadísticos simples.

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Fórmulas básicas

Una de las características más importantes de Excel es la capacidad de calcular

información numérica mediante fórmulas. Estas son ecuaciones que efectúan

cálculos con los valores de las respectivas celdas dentro de la hoja de cálculo.

Una fórmula comienza por un signo igual (=). Por ejemplo, la siguiente fórmula divide

al resultado de 10 elevado al cuadrado y le suma 20 al resultado.

Ejemplo:

= 20+(10^2)/2

Elementos de una fórmula:

Puedes crear tu fórmula (fórmula básica) o seleccionar de las ya creadas en el

programa (funciones).

En cualquier caso están conformadas por los siguientes elementos:

Operadores matemáticos:

Excel utiliza operadores estándar para fórmulas, pero entre los principales

tenemos:

Operador aritmético Significado Ejemplo

+ (signo más) Suma A3 + B3

– (signo menos) Resta , Negación A3 - B3

* (asterisco) Multiplicación A3 * B3

/ (barra oblicua) División A3 / B3

^ (acento circunflejo) Exponenciación A3 ^ B3

Todas las fórmulas en Excel deben comenzar con un signo igual (=). Esto se debe

a que la celda contiene o es igual a la fórmula y el valor que calcula.

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Operadores de Comparación:

Excel utiliza operadores que permiten comparar dos valores devolviendo como

resultado un valor lógico: VERDADERO O FALSO.

Operador de comparación Significado Ejemplo

= (signo igual) Igual a A1=B1

> (signo mayor que) Mayor que A1>B1

< (signo menor que) Menor que A1<B1

>= (signo mayor o igual que) Mayor o igual que A1>=B1

<= (signo menor o igual que) Menor o igual que A1<=B1

Operadores de Concatenación de Texto:

Excel permite unir o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar

un solo elemento de texto. Tome en cuenta que toda cadena de texto va entre

comillas dobles (“UCV”).


& (Ampersand o Y Comercial) Une dos o más

valores

=”CIS – “&”UCV”

Operadores de Referencia:

Excel permite combinar dos o más referencias de celdas para crear una sola

referencia.


: (signo dos puntos) Rango A1:B1

, o ; (signo coma o punto y coma) Unión A1:B1,D1:E1

(espacio) Intersección A1:B1 D1:E1

Referencias: celdas que contienen a los valores empleados en el cálculo del

resultado.

Constante: valor fijo que también puede ser empleado.

Argumentos: valores o celdas empelados en una función para obtener el

resultado esperado.

Referencias de celdas

Son aquellas que identifican la ubicación exacta de los valores que serán

utilizados en la fórmula para obtener el resultado, logrando así automatizar los

cálculos generados por una fórmula.

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El valor de la fórmula va a depender entonces de los valores de las celdas

referenciales, y cambiará cuando se modifiquen los valores de las celdas

referenciadas.

Tipos de referencias

Existen 3 tipos de referencias: Relativas, Absolutas y Mixtas

a) Referencias Relativas:

Sabemos que el término “relativo” significa “cambiante”, entonces diremos que

son aquellas celdas que cambian automáticamente su referencia (posición) al

ser copiada la fórmula que las contiene.

Para explicar adecuadamente estas referencias, desarrollaremos el siguiente

ejercicio:

“Tenemos los datos de las ventas del mes de enero en el siguiente cuadro, en

que se pide calcular el Monto vendido, importe de IGV e Importe vendido”.

6

Crearemos la fórmula del Monto Vendido:

Se sabe que la fórmula a emplear es:

Monto Vendido = Unid vendidas*Precio Unit

1. Hagamos clic en la celda donde se calculará el resultado: D5

2. Escriba la fórmula a usar: =B5*C5 y pulse Enter.

3. El resultado será: 650

Importante:

Como cada producto tiene sus propias sesiones vendidas y precio unitario,

entonces las celdas que conforman la fórmula obtenida =B5*C5, son CELDAS

RELATIVAS. El cálculo para el resto de productos se generará al copiarse la

dicha fórmula (proceso que veremos posteriormente).

b) Referencias Absolutas:

El término “Absoluto” puede significar “Fijo”, por ello diremos que son aquellas

celdas que no cambian su referencia (posición) al ser copiada la fórmula que

las contiene.

Para explicar este tipo de referencia, seguiremos con el ejercicio anterior:

Ahora crearemos la fórmula del Importe IGV:

La fórmula a emplear es: Importe IGV=%IGV*Monto vendido

1. Hagamos clic en la celda donde se calculará el resultado: E5

2. Escriba la fórmula a usar: =D5*B11.

3. A continuación en la fórmula, debemos fijar la celda B11, para completar

la fórmula: D5*B11 pulsamos la tecla de función F4, quedando así:

=D5*$B$11

4. Luego pulsamos Enter y el resultado es de: 117.00

Fijar celda B11:

Esta celda debe ser

fijada, ya que es la

misma celda que

empleará el cálculo

del resto de Importe

IGV

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c) Referencias Mixtas:

Una referencia mixta es una combinación de posiciones relativas y absolutas,

por ejemplo; la referencia C$3 se dice que la columna C es relativa y la fila 3

es absoluta. En otro ejemplo, la referencia $B4 se dice que la columna B es

absoluta y la fila 4 es relativa.

Con el siguiente ejercicio, explicaremos mejor el uso de este tipo de referencia:

“Se desea calcular las comisiones de ventas para diferentes niveles de ventas

y tasas de comisión”. Para ello tenemos el siguiente cuadro de datos.

Para ello seguiremos el siguiente proceso:

Hagamos clic en la celda B6 e ingresemos la fórmula que pueda ser copiada

tanto verticalmente como horizontalmente. Sabiendo que:

Comisión de ventas= Ventas * % tasa de comisión.

Escribiremos la siguiente fórmula:

=$A6*B$5

Como puedes ver a

simple vista es un

poco complicado

llegar a los

resultados, con sólo

celdas relativas o

absolutas; pero

verás qué sencillo

resulta si usamos

referencias mixtas.

8

¿Por qué esta fórmula?

Cuando esta fórmula sea copiada verticalmente, la referencia $A6 irá

cambiando a $A7, $A8, $A9 y $A10 ya que la fila es relativa; sin embargo

la referencia B$5 se mantendrá fija ya que la fila es absoluta.

Cuando esta fórmula sea copiada horizontalmente, la referencia B$5 irá

cambiando a C$5, D$5, E$5 y F$5 ya que la columna es relativa; sin

embargo la referencia $A6 se mantendrá fija ya que la columna es absoluta.

Obteniendo así todas las comisiones de ventas en todas las celdas del

cuadro.

Ámbito de las referencias de celda

a. Referencia de datos en el mismo libro.

Ahora que ya conoce cómo crear las fórmulas y sus tipos de referencias que

usan, debemos conocer también dónde pueden estar ubicadas las celdas

referenciales: misma hoja, diferentes hojas y diferentes libros.

Así tenemos:

1. Referencias de celdas en la misma hoja de cálculo:

Cuando las celdas se encuentran en la misma hoja de cálculo donde están

las fórmulas.

Las aplicaciones anteriores de ventas de enero y cálculo de comisiones de

ventas, utilizan en sus fórmulas referencias que pertenecen a la misma hoja.

2. Referencias de celdas desde otra hoja de cálculo:

Ocurren cuando las celdas se encuentran en otras hojas de cálculo, pero

de un mismo libro.

La explicación de esta referencia, lo haremos con el ejercicio VENTAS DE

ENERO que hemos trabajado anteriormente.

Para desarrollar este proceso, al ejercicio anterior le añadimos tres hojas

Febrero, Marzo y Resumen; copiamos el cuadro de datos de Enero en

Febrero y Marzo y modificamos los datos de Unidades Vendidas y Precio

Unitario; mientras que en la hoja Resumen nos pide mostrar el total de las

ventas de Enero, Febrero y Marzo.

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Como los Totales de Enero a Marzo los encontramos en otras hojas el

procedimiento para realizarlo es el siguiente:

Obteniendo el Total Enero en la hoja Resumen:

1. Hacer clic en la etiqueta de hoja Resumen y luego clic en la celda donde se

desea obtener el resultado para este caso: E4

2. Escriba el signo =

10

3. Ahora hacer clic en la etiqueta de la hoja ENERO y luego clic en la celda

referencial a usar (Ejemplo: F10).

4. Pulse Enter. Se obtuvo el primer resultado.

5. Para el caso del Total Febrero y Marzo seguimos los pasos anteriores.

Observa como se muestra los resultados.

Obteniendo el Total General en S/. en la Hoja Resumen:

6. Hacer clic en la celda E10 de la hoja Resumen

7. Ingresamos la fórmula para sumar el total de enero, febrero y marzo la

cual se muestra a continuación:

=E4 + E6 + E8 luego pulsamos Enter.

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b. Referencias de celdas externas o desde otro libro:

Cuando las celdas de referencia (o datos a usar) se encuentran en otro libro de

Excel.

Este ámbito de referencia la explicaremos con el mismo ejercicio que estamos

trabajando, en el cálculo del Total Dólares $.

Nota: Para obtener este resultado se requiere del tipo de cambio del dólar ($)

que está en una tabla de la hoja PERÚ de otro libro llamado Cambios.xlsx

(que ya debemos tenerlo preparado)

Los datos que usaremos en este ejercicio son:

El libro llamado Ejercicio2-xlsx, hoja RESUMEN (que venimos trabajando)

El libro llamado Cambios.xlsx, hoja PERU.

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Procedamos a realizar el cálculo:

1. Abrir los libros que se usarán en el proceso de cálculo: Ejercicio 02.xlsx y

Cambios.xlsx

2. Activar el libro Ejercicio 02.xlsx y la hoja RESUMEN

3. Seleccionar la celda donde se desea obtener el resultado: E12

4. Ingresar la fórmula a aplicar: =E10/

5. Ahora necesitamos localizar el tipo de cambio del dólar, para ello debemos

activar el libro Cambios.xlsx (que ya lo tienes abierto) y la hoja PERU y luego

en la celda donde se encuentra el valor del dólar: C5.

6. Luego pulsar Enter, para obtener el resultado.

=E10/[Cambio.xlsx]PERU!$C$5

Se refiere a la hoja de cálculo

Se refiere a la celda

Referencial.

Se refiere al libro de

Referencia.

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Copiado de fórmulas:

En el ejercicio sobre Ventas del Mes de Enero hemos calculado el Monto

Vendido y el Importe IGV para el primer producto, debemos obtener lo mismo

para los productos restantes, para ello copiaremos la fórmula en cada caso.

1. Hagamos clic donde está la fórmula a copiar, para nuestro ejemplo: D5

2. Apunte en el controlador de relleno y arrastre hacia donde desea se copie

la fórmula, según nuestro ejemplo será verticalmente (hasta la celda D9).

3. Siguiendo el mismo proceso en la celda E5, los resultados serán los

siguientes:

Ahora crearemos la fórmula para el Importe Vendido.

1. Hagamos clic en la celda donde se calculará el resultado: F5

2. Escriba la fórmula a usar: =D5+E5 y pulse Enter.

3. A continuación copiamos la fórmula como en los casos anteriores.

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Y por último crearemos la fórmula para el Total Enero.

1. Hagamos clic en la celda donde se calculará el resultado: F10

2. Podemos sumar celda a celda, pero en este caso usaremos el botón

Autosuma.

Selecciona la ficha de Inicio, en el grupo Modificar debemos elegir el botón

Autosuma y a continuación la función Suma.

3. Ahora seleccione el rango de celdas a sumar: F5:F9 y pulsa la tecla Enter.

4. Observe cómo nos queda finalmente el cuadro.

Cálculo de datos usando funciones básicas

Definición y sintaxis:

Una función es una fórmula predefinida por Excel 2016 (o por el usuario), que opera

con uno o más argumentos (valores) para devolver un resultado. Estas funciones

están agrupadas por categorías y su elección es sencilla, según el método que se

emplee.

Todas las funciones de Excel tienen una misma estructura de ingreso a la hoja de

cálculo, lo único que cambia son los argumentos utilizados por ellas; por eso se

tiene como sintaxis general:

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Nombre_de_la_Función (arg1; arg2;....; argN)

Donde:

Nombre_de_la_Función: es un nombre abreviado que identifica a la función

seleccionada.

(arg; arg2,....; argN): son los argumentos requeridos para proveer un

resultado.

Separador de grupo: puede ser “;” o “,” (debe tener presente, ya que puede

devolverle un Error como resultado).

Ingresar una función:

Forma 01: Escribir la función

Esta forma consiste en “digitar la función y sus argumentos”, teniendo en

cuenta la sintaxis de la función que estas aplicando.

Este proceso lo explicaremos con el siguiente ejercicio:

1. Haga clic en la celda G6 donde desea encontrar el resultado

2. Escriba el nombre de la función, respetando la sintaxis que se muestra al

instante de escribir la función.

=promedio(D6:F6)

(“;”o“,”) Separador de grupo

¡NO OLVIDAR!

Cada función tiene

argumentos

diferentes.

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Forma 02: Insertar la función

Este método consiste en “insertar la función y sus argumentos” a través del botón

Insertar función, para luego obtener los resultados, seleccionando los argumentos

correspondientes.

Este proceso, lo explicaremos con el siguiente ejercicio:

Al ejercicio anterior le añadimos la columna Venta Máxima y seguimos el proceso:

1. Ubicarse en la celda H6 donde desea encontrar el resultado

2. Haga clic en el botón Insertar función que está en la barra de fórmulas.

3. En el cuadro de diálogo “Insertar función”, seleccione la categoría y la función

a usar:

4. Ingrese los argumentos solicitados. Por ejemplo: D6:F6.

a) Elija la Categoría

de la Función (Por

ejemplo:

Estadística)

b) Elija el Nombre de

función (Por

ejemplo: Max)

c) Haga clic en el

botón Aceptar

a

b c

d

d) Ahora debes

ingresar o

seleccionar el

rango de celdas

de los datos donde

se obtendrá el

Máximo valor.

Para nuestro

ejemplo: D6:F6

e) Haga clic en el

botón Aceptar.

e

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5. Copie la fórmula en forma vertical. El resultado será el siguiente:

Forma 03: Usar el botón Autosuma

Es otra forma que también puedes usar, consiste en utilizar el botón Autosuma, que

contiene básicamente a las funciones más usuales del programa.

Explicamos esta forma, mediante este ejercicio:

Al ejercicio anterior le añadimos la columna Venta Mínima y seguimos el proceso:

1. Haga clic en la celda I6 donde desea encontrar el resultado

2. Seleccione la Ficha Inicio, y del grupo Modificar elija la opción: Autosuma.

3. Seleccione el nombre de la función a usar. Por ejemplo: Min

4. Seleccione el rango de datos que se vas a usar (hazlo con arrastre). Para

nuestro caso D6:F6, quedando la fórmula: =Min(D6:F6)

5. Ahora pulse Enter para obtener los resultados y copia la función

verticalmente.

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Forma 04: Usar la Biblioteca de Funciones

Esta forma es un resumen de la forma 2, ya que las funciones están agrupadas por

categorías en el grupo biblioteca de funciones; para que las puedas seleccionar

según el cálculo a realizar.

Funciones Matemáticas:

a. Función SUMA

Suma todos los números especificados como argumentos. Cada argumento

puede ser un rango, una referencia de celda, una matriz, una constante, una

fórmula o el resultado de otra función.

Por ejemplo, SUMA(A1:A5) suma todos los números que están contenidos en

las celdas A1 hasta A5.

Sintaxis

=SUMA(número1,[número2],...)

Donde:

Número1, Número2,...: Son los valores a sumar.

Ejercicio:

Se tiene información sobre el stock y las unidades vendidas de los productos

de una tienda de ventas computadoras y accesorios. Se pide calcular el Total

de Unidades Vendidas del primer trimestre (enero a marzo).

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Como es una función muy básica, podemos resolverlo usando la forma 01:

Escribir la función y sus argumentos para obtener el resultado.

1. Seleccione la celda D14

2. Escribe la función y sus argumentos: = SUMA(D6:F12) y pulse Enter.

3. Habrá obtenido el resultado:

b. Función ENTERO

Devuelve sólo el valor entero de un número decimal.

Sintaxis

=ENTERO (Número)

Ejercicio:

Calcular el valor entero del promedio de las 3 notas.

Recuerde que ya tenemos calculado el promedio de las notas, para ello usé la

función Promedio.

20

Ahora debemos editar la función promedio para obtener el Entero del

Promedio:

1. Haga doble clic sobre la celda donde se calculó el promedio (Ejemplo: G5)

2. Haga clic después del signo = y escriba exactamente lo que se muestra a

continuación con rojo:

=ENTERO(PROMEDIO (D5:F5))

3. Finalmente, copie verticalmente la función obtenida

c. Función REDONDEAR

Redondea un número a un número de decimales especificado.

Sintaxis

=REDONDEAR (Número; núm_decimales)

Donde:

Número: Número obligatorio a redondear

Num_decimales: Es el número de decimales al que desea redondear el

argumento número

¡IMPORTANTE! Este ejercicio, muestra el valor entero en la misma

celda donde está el promedio o valor original y los decimales se

muestran con el valor de cero.

..

21

Ejercicio:

Ahora redondee el mismo promedio de las 3 notas a 2 decimales.

Recuerde que al igual que en el caso anterior ya tiene calculado el promedio

de las notas, con la función Promedio.

Ahora, debe editar la función Promedio para obtener el Promedio Redondeado

a 2 decimales:

1. Haga doble clic sobre la celda donde se calculó el promedio (Ejemplo: G5)

2. Haga clic después del signo = y escriba exactamente lo que se muestra a

continuación con color rojo:

=REDONDEAR(PROMEDIO (D5:F5);2)

3. Finalmente, copie verticalmente la función obtenida para hallar el promedio

redondeado del resto de alumnos.

¡IMPORTANTE! Este ejercicio, muestra el valor REDONDEADO en la

misma celda donde está el promedio o valor original. Puede comparar

con el anterior promedio obtenido a través de la función ENTERO, es

diferente ya que este último promedio considera 2 decimales del valor

original, mientras que el anterior solo la parte entera del promedio.

..

22

d. Función TRUNCAR

Suprime la parte fraccionaria de un número para truncarlo a un entero.

Sintaxis

TRUNCAR(número, [núm_decimales])

Donde:

Número: Es el número obligatorio que desea truncar.

Núm_decimales (Opcional): Es un número que especifica la precisión del

truncamiento. El valor predeterminado del argumento núm_decimales es 0

(cero).

Ejercicio:

Ahora trunca el mismo promedio de las 3 notas a 2 decimales.

Se debe editar la función Promedio para obtener el Promedio Truncado a 2

decimales:

1. Haga doble clic sobre la celda donde se calculó el promedio (G5)

2. Haga clic después del signo = y escribe exactamente lo que se muestra a


=TRUNCAR(PROMEDIO (D5:F5), 2)

Recuerde que al

igual que en el caso

anterior ya tiene

calculado el

promedio de las

notas, con la

función Promedio

23

3. Finalmente, copie verticalmente la función obtenida para hallar el promedio

redondeado del resto de alumnos.

e. Función SUMAPRODUCTO

Multiplica los componentes correspondientes de las matrices (rangos de datos)

suministrados y devuelven la suma de esos productos.

Sintaxis:

=SUMAPRODUCTO (matriz1, matriz2, matriz3,...)

Donde:

Matriz1: Es el primer argumento de matriz obligatorio cuyos componentes

desea multiplicar y después sumar.

Matriz2, matriz3,... (Opcional). De 2 a 255 matrices cuyos componentes desea

multiplicar y después sumar.

Ejercicio:

Calcula la venta total del siguiente cuadro de ventas.

1. Haga sobre la celda donde se desea calcular (Ejemplo: C11)


continuación con color rojo: =SUMAPRODUCTO(B5:B9,C5:C9)

¡IMPORTANTE! Aparentemente usando truncar y redondear es lo

mismo, pero no es así, ya que REDONDEAR muestra con 2 decimales

el resultado redondeado: 16.67, y tiene en cuenta si en el tercer

decimal es igual o superior a 5, es decir quedaría 16.66; mientras que

en TRUNCAR no se considera el valor de tercer decimal. Pruebe

ingresando otras notas y observe los resultados.

..

24

Funciones Estadísticas:

a. Función PROMEDIO

Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos. Por ejemplo, si el

rango A1:A20 contiene números, la fórmula =PROMEDIO(A1:A20) devuelve el

promedio de dichos números.

Sintaxis

=PROMEDIO(número1, [número2], ...)

Donde

Número1: El primer número obligatorio, referencia de celda o rango para el

cual desea el promedio.

Número2...(Opcional): Números, referencias de celda o rangos adicionales

para los que desea el promedio, hasta un máximo de 255.

Ejercicio:

Se tiene las ventas realizadas en el primer trimestre del presente año por los

vendedores de la empresa PCMaWy S.A. Se pide obtener el promedio de

ventas por vendedor.

1. Haga clic sobre la celda donde se calcular el promedio (Ejemplo: G6)

¡OBSERVA!, que

para obtener la

venta total,

debemos SUMAR

el valor de:

Unidades

vendidas *

precio unitario,

de cada producto

vendido.

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= PROMEDIO(D6:F6)

3. Pulse la tecla Enter para obtener el Promedio Vendedor. Ahora puede

copiar la función al resto de vendedores (arrastre desde el controlador de

relleno).

b. Función MIN

Devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores

Sintaxis

=MIN(número1, [número2], ...)

Donde:

Número1, número2...: Número1 es opcional, los números siguientes son

opcionales. De 1 a 255 números de los que se desea encontrar el valor mínimo.

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Ejercicio:

Ahora debe calcular la menor venta de cada vendedor.

Para este ejercicio, emplea el Botón Autosuma, por ser una función básica.

1. Haga clic sobre la celda donde se calcular (Ejemplo: H6)

2. Haga clic en el botón Autosuma y elige la función MIN:

3. Ahora seleccione (con arrastre) el rango de datos donde se buscará el valor

mínimo: D6:F6

4. Pulsar la tecla Enter para obtener el resultado, puede copiar la función

insertada al resto de vendedores

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c. Función MAX

Devuelve el valor máximo de un rango de valores.

Sintaxis:

=MAX (Número1; Número2;...)

Donde:

Número1, número2...: Número1 es obligaorio, los números siguientes son

opcionales. De 1 a 255 números de los que se desea encontrar el valor máximo.

Ejercicio:

También en el mismo cuadro de datos que estás trabajando deberás calcular

la venta mayor de cada vendedor.

Podrás usar también el botón Autosuma para obtener el resultado.

1. Haga clic sobre la celda donde se calcular (Ejemplo: I6)

2. Haga clic en el botón Autosuma y elige la función MAX:

3. Ahora seleccione (con arrastre) el rango de datos donde se buscará el valor

máximo: D6:F6

4. Pulse la tecla Enter para obtener el resultado, puede copiar la función

insertada al resto de vendedores.

28

d. Función CONTAR

Devuelve la cantidad de datos numéricos de un rango. Es decir SOLO cuenta

sobre números.

Sintaxis:

=CONTAR (Valor1; Valor2;...)

Donde:

Valor1, valor2,….: valores donde se desea hacer el conteo de datos.

Ejercicio:

Usando la siguiente aplicación, debe contar el Nº artículos que tiene Stock.

1. Haga clic sobre la celda donde se desea contar (D14)

2. Haga clic después escribe exactamente lo que se muestra a continuación

con color rojo:

= CONTAR(D5:D11)

3. Pulse la tecla Enter para obtener el resultado.

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e. Función CONTARA

Devuelve la cantidad de datos de un rango de celdas llenas.

Sintaxis:

=CONTARA (Valor1; Valor2;...)

Ejercicio:

Usando aplicación, debe contar el total de artículos de la lista de productos.



con color rojo:

¡IMPORTANTE! Debes tener siempre en cuenta que esta función solo

se aplica sobre rango de datos numéricos.

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= CONTARA(B5:B11)


f. Función CONTAR.BLANCO.

Devuelve la cantidad de celdas en blanco en un rango de celdas.

Sintaxis:

=CONTAR.BLANCO (Rango)

Ejercicio:

Calcule el Nº de artículos que no tienen stock.



con color rojo:

= CONTAR.BLANCO(B5:B11)

¡IMPORTANTE! Debes tener presente que esta función a diferencia de

contar, realiza el conteo sobre celdas que contengan cualquier tipo de

datos.

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Funciones de Fecha

Estas funciones son muy usuales cuando se realizan cálculos con fecha, por

ejemplo: tiempos de servicio, días de mora, etc.

a. Función HOY ()

Devuelve el número de serie de la fecha actual que tiene tu PC (de la

configuración regional). El número de serie es el código de fecha-hora que

Excel usa para los cálculos de fecha y hora. Observa que esta función no tiene

argumentos.

Sintaxis

=HOY()

Ejercicio:

Determinar la fecha de impresión del reporte de ventas del primer trimestre.

1. Haga clic sobre la celda donde se desea mostrar la función hoy (D15)


con color rojo:

= HOY()

¡IMPORTANTE! Debe tener presente que esta función solo cuenta

celdas vacías, para obtener su resultado.

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b. Función AHORA ()

Devuelve el número de serie de la fecha y hora actuales que tiene tu PC (de la

configuración regional). Observa que esta función no tiene argumentos.

Sintaxis

=AHORA()

Ejercicio:

Determinar la fecha y hora de impresión del reporte de ventas del primer

trimestre.

1. Haga clic sobre la celda donde se desea mostrar la función ahora (D17)


con color rojo:

= AHORA()


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c. Función FECHA

La función FECHA devuelve el número de serie secuencial que representa una

fecha determinada. Por ejemplo, la fórmula

=FECHA(2008;7;8)

Devuelve 39637, el número de serie que representa la fecha 8/7/2008.

Sintaxis

=FECHA(año,mes,día)

Ejercicio:

Determinar la fecha de ventas del primer trimestre.

1. Haga clic sobre la celda donde se desea mostrar la función FECHA (H6)


con color rojo:

= FECHA(E6,F6,G6)


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Función Especial: SIFECHA

La función SIFECHA es una función en Excel a la cual no tenemos acceso desde el

catálogo de funciones y sin embargo ha estado presente en las últimas 7 versiones

del programa incluyendo la versión 2010 de Excel.

Esta función nos ayuda a obtener la diferencia entre dos fechas y además nos

permitirá elegir el tipo de dato que deseamos como resultado y que pueden ser días,

meses o años.

Sintaxis:

=SIFECHA(fecha1, fecha2, tipo)

Dónde:

fecha1: Fecha inicial

fecha2: Fecha final

tipo: unidad de medición del tiempo. Puede ser: “d” (días), “m” (meses),

“y” (años), “yd” (días excluyendo años), “ym” (meses excluyendo años),

“md” (días excluyendo meses y años)

Ejercicio:

Se tiene las siguientes fechas de Inicio y Fin, con ello calcular los resultados

Si las fechas que vas a comparar tienen el mismo año, puedes utilizar los

argumentos yd y ym

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Agrupamiento de celdas y rangos

Rangos con nombres

Asignar nombre a un conjunto de celdas, primero fijando y segundo optimizando

para hacer referencia a la información con solo un nombre, facilitando la aplicación

de las funciones.

Ejercicio:

Determinar el total de artículos vendidos por mes y el total vendido en el primer

trimestre de la siguiente información:

Para hacer referencia a un conjunto de celdas mediante un nombre primero se

selecciona:

1. Seleccionar las celdas D6:D12.

2. Luego ir a la ficha Fórmulas, en el grupo Nombre definidos clic en Asignar

nombre e indicar el nombre del rango escribir ENE.

3. Haga clic en el botón Aceptar. Ya tienes un nombre de rango creado.

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4. Repetimos los pasos 1,2 y 3, usando los siguientes rangos: para las celdas

E6:E12 asigne el nombre FEB y para el rango F6:F12 asigne el nombre MAR.

5. Finalmente vamos a seleccionar desde la celda D6:F12 y asignar con el

nombre primertri

6. Aplicar la función SUMA para saber el total de unidades del mes de enero,

febrero y marzo.

7. Aplicar la función SUMA para obtener el total de unidades del primer trimestre.

Ejemplo: =SUMA(primertri)

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Administrar rangos de nombres

Permite administrar los nombres asignados como modificar un rango de celdas,

eliminar y asignar nuevo nombre.

Para ingresar a administrar los nombres de rangos creados siga el siguiente

proceso:

Seleccione la ficha Fórmulas y haga clic en el botón Administrador de

nombres

Si desea puede:

o Agregar un nuevo nombre de rango: Use el botón Nuevo

Por ejemplo: Agregar el nombre Totales, que contenga el rango

D13:F13.

o Editar un nombre o modificar el rango: Use el botón Modificar

Por ejemplo: Cambiar el nombre de rango de ENE a ENERO

(previamente seleccione el nombre ENE).

o Borrar un nombre de rango: Use el botón Eliminar.

Por ejemplo: Eliminar el rango Totales (previa selección del

nombre a borrar)

38

Transponer filas y columnas

Los datos de la fila superior del área de copia aparecerán en la columna izquierda

del área de pegado y los datos de la columna izquierda, aparecerán en la fila

superior.

Ejercicio:

Se tiene el siguiente cuadro de datos y desea trasponer los datos distribuidos en

filas a columnas.

a) Seleccione las celdas que desea desplazar. (Ejemplo: B3:E6)

b) Haga clic en el botón Copiar

c) Haga clic en la celda donde se pegará los datos a trasponer. (Ejemplo: G3)

d) Haga clic en el botón Pegar y elija Transponer.

e) El resultado quedará de la siguiente manera:

Protección a nivel de libro, hoja y celdas

Excel proporciona varios mecanismos de seguridad y protección que permiten

controlar quien puede tener acceso a los datos de Excel y modificarlos.

39

Para ayudar a proteger los datos de un libro, puede hacer lo siguiente:

Para conseguir una seguridad óptima, debe proteger todo el libro mediante una

contraseña, de forma que solo los usuarios autorizados puedan ver o modificar

los datos.

Para lograr protección adicional de datos específicos, puede proteger también

algunos elementos de la hoja de cálculo o libro; con una contraseña o sin ella.

Proteger todo el Libro:

La idea principal es permitir, sólo a ciertos usuarios, la utilización de los datos del

libro exigiendo una contraseña para ver y/o guardar los cambios realizados.

a) Seleccione la pestaña Archivo.

b) En la opción Información damos clic en el botón Proteger libro y

seleccionamos la opción Cifrar con contraseña.

c) Por último, establecemos la contraseña y damos clic en Aceptar si pide repetir

contraseña hazlo.

40

Proteger hoja de cálculo:

Para impedir que un usuario manipule incorrectamente los datos de una hoja de

cálculo, puede proteger determinadas celdas con una contraseña o sin ella.

Para desbloquear alguna celda o rango que los usuarios puedan manipular realice

lo siguiente:

a) Seleccione las celdas a desbloquear:

b) Ingrese al formato de las celdas seleccionadas, clic derecho y elegir Formato

de celdas.

c) En el cuadro de dialogo, nos ubicamos en la pestaña Proteger, desmarcamos

la opción Bloqueada y damos clic en Aceptar.

41

Para proteger la hoja asignándole una clave realice lo siguiente: d) Seleccione la ficha Revisar.

e) De clic en el botón Proteger hoja que se encuentra dentro del grupo Cambios.

f) En la lista Permitir a los usuarios de esta hoja de cálculo, seleccione los

elementos que desee que los usuarios puedan cambiar.

g) Podemos establecer una contraseña para la edición de cambios futuros.

Compartir un libro en la nube

Realizar trabajos grupales sin necesidad de estar físicamente en un mismo lugar es

hoy en día necesario. Compartir los libros con otras personas resulta más fácil con

Excel 2016.

Primero cargue el libro:

Lo que debe hacer es guardar su libro a OneDrive, OneDrive para la Empresa o una

biblioteca de SharePoint Online.

42

a) Seleccione la ficha Archivo y de clic en Guardar Como, elija la opción

OneDrive: Personal y de clic sobre el botón Guardar.

Segundo comparta el libro:

Envíe invitaciones a los usuarios con los que desea trabajar, para ello realice lo

siguiente:

b) Seleccione la ficha Compartir, ubicada en la parte derecha de la cinta de

opciones:

c) Se mostrará el siguiente panel, en el cual

podrá agregar el o los destinatarios,

indicar si pueden editar o sólo visualizar

un breve mensaje y presionar el botón

Compartir.

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