FICHA TÉCNICA DESARROLLO DE PROGRAMAS CORPORATIVOS ... · Ficha técnica Tabla de contenido 1....

FICHA TÉCNICA

DESARROLLO DE PROGRAMAS CORPORATIVOS

Macroproceso Apoyo al sector externo

Nivel 1 Programas no conducentes a titulo

Nivel 2 Desarrollo de Programas

Código PRO-03-4-02-02

Versión 0

Fecha publicación 25/07/2014

Tipo Documento Ficha técnica

Tabla de contenido 1. OBJETIVO .................................................................................................................................... 2

2. ALCANCE ..................................................................................................................................... 2

3. POLÍTICAS .................................................................................................................................... 2

4. RESPONSABILIDADES .................................................................................................................. 2

4.1. Responsable del proceso .................................................................................................... 2

4.2. Responsabilidades específicas ........................................................................................... 2

5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ...................................................... 4

5.1. Diagrama de flujo Desarrollo de programas corporativos .................................................. 4

5.2. Descripción de actividades Desarrollo de programas corporativos .................................... 4

5. DEFINICIONES ............................................................................................................................. 4

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA .................................................................................................. 4

7. INDICADORES .............................................................................................................................. 4

8. ANEXOS ....................................................................................................................................... 4

9. RIESGOS ...................................................................................................................................... 5

10. CONTROL DE CAMBIOS ........................................................................................................... 5

11. APROBACIÓN .......................................................................................................................... 5

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FICHA TÉCNICA






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1. OBJETIVO

Desarrollar y definir la metodología, los requerimientos y el presupuesto que tendrá un curso o programa corporativo.

2. ALCANCE

Desde que la entidad manifiesta su interés por realizar un curso de EDCO, hasta que se ejecuta presupuesto, requerimientos, metodología y se oficializa el contrato con la entidad.

3. POLÍTICAS • Si la Unidad académica no informa a Educación Continuada su interés en realizar el curso,

a más tardar 3 días hábiles después de haber enviado la solicitud, se responderá a la entidad que no hay disponibilidad.

• La Unidad debe envía la cotización aprobada por el responsable (Director, Decano o Secretario General) de la Unidad, un día antes de la fecha en que se debe enviar a la Entidad.

• El tiempo mínimo para preparar una cotización es de 5 días hábiles.

4. RESPONSABILIDADES 4.1. Responsable del proceso

Coordinador de Proyectos de la Dirección de Educación Continuada 4.2. Responsabilidades específicas

El Profesional de mercadeo de Educación Continuada es responsable de:

• Asegurarse de que la información solicitada para realizar la solicitud de programa corporativo este completa.

• Mantener contacto con la Unidad académica a la cual le compete el tema del programa • Realizar seguimiento a la respuesta de manifestación de interés de la Unidad académica. • Mantener contacto con la Entidad (Cliente Corporativo) durante la etapa de recepción y

canalización de solicitud.

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FICHA TÉCNICA






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El Coordinador de proyectos de Educación Continuada es responsable de:

• Preparar la propuesta, el presupuesto y los requerimientos del programa corporativo, efectuando ajustes cuando se requiera.

• Coordinar el lanzamiento del curso y la inscripción de estudiantes. • Alimentar el archivo base para reportes cada vez que cambie el estado de alguna solicitud.

Coordinador Administrativo y Financiero de Educación Continuada es responsable de:

• Efectuar la gestión administrativa y financiera en el desarrollo de los programas corporativos, gestionando las actividades logísticas y la creación del curso y órdenes internas.

• Alimentar el archivo base para reportes cada vez que cambie el estado de alguna solicitud.

La Entidad / cliente corporativo es responsable de:

• Presentar la necesidad de programa corporativo a EDCO y a la unidad académica, y notificar interés definitivo en el curso después de presentada la cotización.

• Proponer ajustes y correcciones en la elaboración de la cotización y la propuesta del programa corporativo.

La Unidad Académica es responsable de: • Recibir y canalizar, junto con la Coordinación de Investigación y Mercadeo de EDCO, la

solicitud del cliente corporativo. • Acompañar a la Coordinación de Proyectos de EDCO en la recepción y análisis de la

solicitud de la entidad, así como en la aprobación de la propuesta de curso. • Estructurar contenido del programa corporativo. • Notificar todas las solicitudes de programas corporativos que lleguen por fuera de EDCO.

La Dirección Jurídica es responsable de: • Apoyar y orientar el proceso de contratación con el cliente corporativo.

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FICHA TÉCNICA






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5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

5.1. Diagrama de flujo Desarrollo de programas corporativos 5.2. Descripción de actividades Desarrollo de programas corporativos

5. DEFINICIONES • Programa Corporativo: Curso de educación continuada ofrecido a clientes corporativos o

entidades que tienen la necesidad de capacitar a sus colaboradores en una determinada área o tema.

• Orden Interna: Son un objeto colector de menor nivel, que se utiliza para agrupar ingresos, costos y/o gastos con el fin de analizar, de acuerdo a las necesidades de cada unidad, la información registrada.

• SharePoint: Sistema que permite tener un lugar seguro para almacenar, organizar, compartir y acceder a información desde diversos dispositivos.

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Internos (Cadena de Valor)

Externos (Unidades académicas /

administrativas/entidades externas ) FOR-28-1-02-01 Solicitud de legalización o elaboración de un contrato

INS-03-4-02-01 Actividades logísticas PRO-28-1-02 Estructuración de Contrato/Convenio

PRO-28-1-03 Legalización de Contrato/Convenio

7. INDICADORES

No Aplica

8. ANEXOS

No Aplica

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SOLICITUD PARA LEGALIZACIÓN O ELABORACIÓN DE UN CONTRATO

FECHA(DD/MM/AAAA)

N.I.T. 860.007.386-1

1. INFORMACIÓN GENERAL DEL CONTRATO

2. DATOS DEL CONTRATANTE Y/O CONTRATISTA

3. RIESGOS Y ANTECEDENTES

4. COMPROMISO

En mi calidad de persona responsable, para desarrollar las actividades del contrato, declaro que conozco la oferta que ha dado lugar al mismo y acepto los términos de referencia y las cláusulas contractuales. En consecuencia me comprometo para con la Universidad a realizar las actividades objeto del contrato en conformidad con los términos en él estipulados y con los documentos que forman parte integral del mismo. En el evento de que por hechos imputables al suscrito y/o del personal que vincule al desarrollo del contrato se derive un incumplimiento del contrato y/o sea multada y/o sea demandada la Universidad de los Andes, acepto ser llamado en garantía y ser solidariamente responsable al tenor de los dispuesto por el artículo 1568 del Código Civil y se repita por los daños y perjuicios que el incumplimiento ocasione. Igualmente y en conformidad con el clausulado del contrato, me comprometo para con la Universidad de los Andes y con la entidad contratante a realizar las correcciones, adicionales o modificaciones que se nos soliciten con posterioridad a la entrega del informe final, so pena de ser solidariamente responsable por los perjuicios que el incumplimiento genere a la Universidad de los Andes. Mi responsabilidad para con la Universidad de los Andes se extiende durante el término de vigencia del contrato y hasta tanto cesen las acciones contractuales o legales que puedan ejercer tanto el contratante como el contratista.

DIRECTOR Y RESPONSABLE DEL CONTRATO:

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CN-01

CLASE DE CONTRATO:

FOR-28-1-02-01

CN-01

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OTROS RESPONSABLES:

5. DILIGENCIE ÚNICAMENTE SI LA UNIVERSIDAD ACTUA COMO CONTRATANTE

A PARTIR DE:

DD

MM

AAAA

¿EL VALOR INCLUYE IVA?:

IMPUESTO DE TIMBRE:

POLIZAS A CONSTITUIR:

6. OBSERVACIONES

7. FIRMA UNIVERSIDAD

CARGO: DECANO DE LA FACULTAD o DIRECTOR

INSTRUCCIONES GENERALESESTA SOLICITUD, COMPLETAMENTE DILIGENCIADA, DEBERÁ SER ENVIADA OPORTUNAMENTE A LA OFICINA DE CONTRATOS PARA SU TRÁMITE, EL CUAL TOMARÁ DE 3 A 5 DÍAS HÁBILES, ACOMPAÑADA DE LOS SIGUIENTES DOCUMENTOS: * PROPUESTA O TÉRMINOS DE REFERENCIA PRESENTADA POR LA UNIVERSIDAD Y ACEPTADA POR EL CONTRATANTE. * CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL CUANDO EL CONTRATO INVOLUCRE EROGACIÓN A CARGO DE LA

UNIVERSIDAD (V. GR. CONTRAPARTIDAS). * EN CASO DE QUE LA CUANTÍA O LA OFERTA DEL CONTRATO SUPERE LOS 2000 SALARIOS MÍNIMOS LEGALES VIGENTES,

DEBE TENER AUTORIZACIÓN DEL COMITÉ EJECUTIVO O CONSEJO DIRECTIVO.PERSONA JURÍDICA: 1. CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL 2. EN CASO DE FUNDACIONES O CORPORACIONES, ESTATUTOS Y DOCUMENTOS MEDIANTE EL CUAL SE RECONOZCA SU

PERSONERÍA JURÍDICA.PERSONA NATURAL: 1. FOTOCOPIA DE LA CÉDULA DE CIUDADANÍA O NIT.

IMPORTANTE: SI LA DOCUMENTACIÓN ES ENTREGADA DE ACUERDO CON LAS INSTRUCCIONES ANTERIORES, LA OFICINA DE CONTRATOS SE ABSTENDRÁ DE LEGALIZAR O ELABORAR EL RESPECTIVO CONTRATO.

9.0.0.0.20091029.1.612548.606130

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UNIDADORIGEN:

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lc.cano87Archivo adjuntoSolicitud_para_legalizacion_elaboracion_de_un_contrato.pdf

lc.cano87Archivo adjuntoPRO-03-4-02-02 Desarrollo de Prog. Corp. - Diagrama Nivel 3.jpg

Descripción Actividades


DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

ProveedorEntidad corporativa. Unidad Académica.

EntradasNecesidad de desarrollar programa corporativo.

SalidasContenido y presupuesto de propuesta. Desarrollo del programa.

ClienteEntidad corporativa.

No.ActividadActividadDescripciónResponsableSistemaTransacciónDocumento

1Realizar solicitudLa Unidad o directamente la entidad debe realizar la solicitud de programa corporativo enviando un correo a [email protected].

Si la solicitud llega de la entidad el proceso continua con la actividad "Recibir y canalizar solicitud".

Si llega directamente de la Unidad (es decir si le llega al Coordinador de proyectos, esta persona debe notificar a mercadeo la recepción de la solicitud, esto con el fin de llevar el control para la posterior generación de informes y estadiasticas, en este caso el proceso continua con la actividad "Realizar contacto con la empresa".Unidad AcadémicaEmpresaSolicitud de programa corporativo

2Recibir y canalizar solicitudEl profesional de mercadeo debe recibir la solicitud y enviar notificación a la Unidad académica (con copia al Coordinador de proyectos asignado), solicitando interes en desarrollar el curso.Asi mismo, debe hacer el seguimiento a la respuesta de la Unidad y al Cliente.

**Cuando una solicitud requiere varios cursos, el canal de comunicación con la entidad será la Coordinación de mercadeo, en este caso los Coordinadores de proyectos envian la información necesaria a Mercadeo para que alli se realice el envío a la Entidad.Profesional de mercadeo

Share point

3Evaluar solicitudLa Unidad academica realiza la evaluación de la solicitud y envia la decision al profesional de Mercadeo.Si el programa corporativo involucra varias Unidades se debe entregar la información al coordinador de mercadeo para que maneje el caso.Unidad Académica

¿Se ofrecerá el curso?No: Actividad 4.Si: Actividad 5 (Si la Unidad académica manifiesta interes en desarrollar el programa,se debe notificar a las coordinaciones de EDCO para continuar con el proceso)

4Enviar agradecimiento a la EntidadSe debe envíar carta de agradecimiento a la Empresa interesada, indicando que el curso solicitado no se esta ofreciendo en el momento. Profesional de mercadeoCarta de agradecimiento

5Realizar contacto con la empresaSi es necesario se debe realizar una reunión con la empresa para definir requerimientos especificos y aspectos puntuales del curso. De lo contrario se realiza contacto telefonico o via e-mail.Coordinador de ProyectosUnidad AcadémicaShare point

6Definir contenido del cursoSe define el programa o contenido académico del curso a dictar.Coordinador de ProyectosUnidad AcadémicaContenido

7Denifir presupuestoSe define el presupuesto teniendo en cuenta requerimientos logísticos, material académico, personal de apoyo y académico , etc.Coordinador de ProyectosPresupuesto

8Aprobar contenido y presupuestoSe revisa y aprueba el contenido y presupuesto.Director Unidad AcadémicaContenido aprobadoPresupuesto aprobado

9Consolidar cotización y tramitar aprobación del Director de EDCOSe consolida la información del curso y se elabora la cotización formal la cual se entrega al Asistente administrativo, quien debe elaborar la "Carta de presentación" y entregar los documentos al Director de Educación Continuada para su respectiva aprobación.Coordinador de ProyectosAsistente administrativoShare pointCotización programa corporativoCarta de presentación

10Aprobar cotizaciónEl Director revisa la cotización, da el visto bueno y entrega los documentos al Asistente administrativo para el posterior envío a la Entidad.Director Educación continuada

11Enviar cotización a Entidad corporativaLos documentos de la cotización se deben enviar en fsíco y digital a la Entidad.

El Asistente administrativo recibe los documentos, los escanea y los envia en forma digita al Cordinador de proyectos quien se encarga de enviarlos a la Entidad por correo electrónico desde su cuenta. Asi mismo el Asistente administrativo debe enviar los documentos fisicos a la entidad a traves del servicio de mensajería.Coordinador de ProyectosAsistente administrativo

12Realizar seguimiento a cotizacionesSe revisa el estado de las cotizaciones enviadas, y si no se ha recibido respuesta por parte de la Entidad se debe hacer contacto con la misma para identificar las razones y si es necesario aclara información.Coordinador de Proyectos

¿Se requieren ajustes por parte de EDCO?Si: Actividad 13.No: Pregunta ¿Se requieren ajustes por parte de la entidad corporativa?

13Realizar ajustes / Alcarar inquietudesSi se requieren ajustes en la propuesta se realizan y se vuelve a enviar la cotización. Vuelve a la actividad 6.Si son dudas se aclaran telefonicamente o por correo.Coordinador de Proyectos

14Revisar cotizaciónLa Entidad debe revisar la cotización Empresa

¿Le interesa la propuesta?Si: Pregunta ¿ Requiere información adicional?No: Finaliza el proceso

¿Requiere información adicional de la propuesta?Si: Actividad 15.No: Actividad 16

15Solicitar información adicionalsi la entidad tiene alguna duda o inquetud al revisar la cotización, solicita información adicional (telefonicamente o por correo) a la Coordinación de proyectos de EDCOEmpresaSolicitud de información.

16Notificar aprobación de cotización a EDCOUna vez la empresa ha revisado la cotizacipón y esta de acuerdo con la misma, debe notificar a EDCO su aprobación e interés por tomar el curso.EmpresaNotificación de aprobación.

¿Se requieren ajustes por parte de la entidad corporativa?Si: Actividad 17.No: Actividad 18.

17Realizar ajustes finalesSi se requiere se realizan ajustes finales a la cotización.Unidad Académica

18Realizar lanzamiento del cursoSe envía a todas las coordinaciones de EDCO la cotización aprobada con los ajustes y modificaciónes (Fecha, valor, conteido,etc.) acordadas con la Entidad.Coordinador de ProyectosShare point -Cotización aprobada-Presupuesto aprobado

19Solicitar orden interna a presupuestoUna vez se recibe el lanzamiento se solicita la creación de orden interna (vía e-mail) , ya que es un insumo para realizar algunas actividades logísticas.Coordinador Administrativo y FinancieroAsistente administrativo Solicitud de orden interna.

20Crear orden interna y notificar a EDCOSe crea la orden interna de acuerdo a la solicitud y se notifica por correo electrónico la creación de la misma a EDCO.Presupuesto

21Procesar actividades logisticasUna vez se recibe el lanzamiento se inician a procesar las actividades logísticas requeridas para la ejecución del curso. Consultar el INS-03-4-02-01 Instructivo Actividades logísticasCoordinador Administrativo y FinancieroAdministrador de cursosINS-03-4-02-01 Instructivo Actividades logísticas

22Realizar propuesta Asi mismo, una vez se recibe el lanzamiento del curso, se procede a elaborar la propuesta del curso.Asistente administrativoShare pointPropuesta deol curso

23Tramitar aprobación de propuesta con Director EDCOSe entrega la propuesta al director de Educación continuada para su respectiva aprobación.Asistente administrativo

24Aprobar propuestaEl Director revisa la propuesta, da el visto bueno y entrega los documentos al Asistente administrativo para su posterior legalización en Jurídica.Director Educación continuada

25Legalizar propuesta y radicar en jurídicaSe ingresa la información a SAP (indicando el centro de costo de Edcuación continuada).

Luego se radican en Jurídica los siguientes documentos:- Propuesta de curso- Formato desolicitud de legalización de propuesta que genera SAP .Asistente administrativoSAPPropuesta de cursoFormato de solicitud de legalización.

26Revisar propuestaJuiridica recibe y revisa los documentos de la propuesta previamente legalizada en SAP.Dirección Jurídica

27Solicitar ajustes a la propuestaSi Juridica identifica que se requieren ajustes o modificaciones en la propuesta, los solicita a EDCO.En este caso el proceso vuelve a la Actividad "Realizar propuesta", ya que es necesario realizar los ajustes y volver a legalizar.Dirección Jurídica

28Dar visto bueno, generar carta y enviar a RectoríaUna vez juridica rrevisa la documentación y considera que todo esta correcto, se da el visto bueno de la propuesta y se genera carta de presentación y se tramita la firma del Rector.Dirección Jurídica

29Firmar carta para entidad y enviar a jurídicaEl Rector da visto bueno sobre la carta de presentación y entrega los documentos a Juridica.Rectoría

30Enviar documentos firmados a EDCOSe remiten los documentos de la propuesta aprobados a EDCO, para que sean enviados a la Entidad.Dirección JurídicaCarta de presentación para Entidad.Propuesta de curso

31Radicar documentos de propuesta en EntidadLos documentos de la propuesta se deben enviar en fisíco y digital a la Entidad.

El Asistente administrativo recibe los documentos, los escanea y los envia en forma digita al Cordinador de proyectos quien se encarga de enviarlos a la Entidad por correo electrónico desde su cuenta. Tener en cuenta que se debe adjuntar el formato de inscripción de estudiantes e indicar que de ahí de adelante el canal de comunicación con la Entidad será la Coordinación Administrativa y financiera.

Asi mismo el Asistente administrativo debe enviar los documentos fisicos a la entidad a traves del servicio de mensajería.Asistente administrativoCoordinador de ProyectosCarta de presentación.Inscripción de estudiantes.

32Revisar propuesta del curso/programaSe reciben y revisan los documentos de la propuesta.Empresa

¿Propuesta es aprobada por la entidad?Si: Actividad 33No: Finaliza el proceso.

33Notificar aprobación de propuesta a EDCOLa entidad debe notificar la aprobación e interés de tomar el curso por correo electronico o enviando una carta en fisico.Asi mismo debe enviar Formato de ins minimo 3 dias antes del inicio del cursoEmpresaNotificación de aprobación.Inscripción de estudiantes diligenciado.

34Legalización y administración de contratosVer proceso PRO 28-1 Legalización y administración de contratosCoordinador Administrativo y Financiero

35Enviar bienvenida del cursoAntes del inicio del curso, se envía el correo de bienvenida a los estudiantes que van a tomar el curso. En caso de que aún no se haya recibido el formato de inscripción de estudiantes diligenciado, se enviará esta información al contacto principal d ela Entidad.Coordinador Administrativo y Financiero

36Crear curso / programa en el sistemaSe crea el curso en el administrador de cursos.Coordinador administrativo y financieroAdministrador de cursos

37Inscribir estudiantesA mas tardar en la segunda sesión se deben tener todos los estudiantes inscritos en el administrador.Una vez se tiene el contrato firmado se genera la ficha de inscripción para cada estudiante.Asistente administrativoAdministrador de cursosINS-03-4-02-01 Instructivo Actividades logísticas

38Ejecución y cierre del cursoVer proceso PRO-03-4-01-01 Ejecución y cierre del cursoCoordinador administrativo y financiero

39Generar reporte de programas corporativosEl archivo de EXCEL con la información de programas corporativos es alimentado por todos losCoordinadores de EDCO que participan en el proceso. Sin emabrgo el coordinador Administrativo y financiero debe consolidar y entregar el reporte al director de Educación continuada semestralmente y/o cada vez que sea solicitado.Coordinador de proyectosCoordinador de investigación y mercadeoCoordinador administrativo y financieroInforme de programas corporativos

lc.cano87Archivo adjuntoPRO-03-4-02-02 Desarrollo de Prog. Corp. - Descripción de actividades.xlsx

DIRECCIÓN DE EDUCACIÓN CONTINUADA

Código: INS-03-4-02-01

Versión No. 1

INSTRUCTIVO DE ACTIVIDADES LOGÍSTICAS

Fecha 29-10-2013

Página 1 de 21


INS-03-4-02-01

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Laura Cano Henry Martínez Diana Betancourt

Ingeniero de Procesos Coordinador Adtivo y Financiero Directora



Versión No. 1


Fecha 29-10-2013

Página 2 de 21

Contenido

1. OBJETIVO ..................................................................................................... 3

2. ALCANCE...................................................................................................... 3

3. INSTRUCCIONES ......................................................................................... 4

4. CONTROL DE CAMBIOS............................................................................ 21

5. ANEXOS ..................................................................................................... 21

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Laura Cano Henry Martínez Diana Betancourt Ingeniero de Procesos Coordinador Adtivo y Financiero Directora



Versión No. 1


Fecha 29-10-2013

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1. OBJETIVO Ejecutar las tareas y actividades logísticas necesarias para el óptimo desarrollo de los programas y/o cursos de la Dirección de Educación Continuada (EDCO).

2. ALCANCE Aplica para todos los programas y/o cursos que se desarrollen por parte de la Dirección de Educación Continuada (EDCO).





Versión No. 1


Fecha 29-10-2013

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3. INSTRUCCIONES Gestión de Salones

Responsable Actividades Documentos asociados

Asistente Logístico

Solicitar Salones: Máximo al siguiente día hábil del lanzamiento el Asistente Logístico debe: 1. Verificar que se hayan solicitado salones para el curso en el formato de presupuesto y requerimientos logísticos. 2. Verificar en cuadro de asignación de salones remitido por admisiones y registro, la coincidencia de fechas y horarios. De no concordar se debe ajustar y/o solicitar la reserva. 3. Se ingresa a la página de Servicios Integrados (http://serviciosintegrados.uniandes.edu.co) para solicitar la reserva de salones. Dependiendo del proyecto y la disponibilidad de salones se hace el tipo de solicitud permanente o diaria. Si se requiere cancelar un salón ya asignado el mismo día o un día antes del inicio del curso: El día anterior al préstamo del salón se hace la cancelación vía telefónica Ext. 3158 – 3278 y después se formaliza mediante correo electrónico sobre el correo que admisiones envía confirmando la reserva. Si se requiere cancelar un salón ya asignado superior a dos días antes del inicio: El día anterior al préstamo del salón se sobre el correo que admisiones envía confirmando la reserva, se envía un correo a salones solicitando la cancelación especificando:

• Nombre del curso, salón asignado, fecha que estaba programado y número de solicitud

Presupuesto y plantilla de

requerimientos logísticos

Planeador de Salones y Refrigerios



http://serviciosintegrados.uniandes.edu.co/



Versión No. 1


Fecha 29-10-2013

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Si se requiere cancelar un salón que aún no está asignado: Sobre el correo que admisiones envía confirmando el trámite de la solicitud, se solicita la cancelación de la solicitud. Si se requiere cambiar un salón ya asignado: 1. El 4 días antes al préstamo del salón se debe llamar a admisiones Ext. 3158 – 3278 2. Se solicita la posibilidad del cambio para lo cual hay que tener:

• Número de la solicitud • Salón inicialmente asignado • Horario

Si las fechas de las solicitudes cambiaron o el curso se aplazo y aún no se tiene salón: 1. Se cancelan esas solicitudes a través del correo [email protected]. 2. Se procede a solicitar nuevamente los salones por la página de servicios integrados Si el curso se canceló o se aplazó y no se tienen las nuevas fechas: 1. Se cancelan esas solicitudes a través del correo [email protected]. En todos los casos Admisiones y Registro envía un correo de respuesta a través de [email protected] al correo del asistente que solicitó el requerimiento. Si se requiere hacer alguna observación frente al salón (mesas y sillas, tipo auditorio y/o cualquier otra observación) se realiza en el campo de observaciones que la página posee.




mailto:[email protected]




Versión No. 1


Fecha 29-10-2013

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Gestión de Equipos



Solicitar equipos: Máximo al siguiente día hábil del lanzamiento el Asistente Logístico debe: 1. Se ingresa por la pagina servicio integrados http://serviciosintegrados.uniandes.edu.co, se diligencia los campos que la pagina va solicitando. Dependiendo del proyecto y la disponibilidad de equipos se hace el tipo de solicitud permanente o diaria. Si se requiere cancelar los equipos ya asignados el mismo día o un día antes del inicio del curso: 1. Se envía un correo a equipos [email protected] 2. Se solicita la cancelación especificando:

• Nombre del curso, salón asignado, fecha que estaba programado, número de solicitud.

Si se cambia el salón se deben cambiar los equipos: Se debe llamar a equipos audiovisuales un 3 días antes a la Ext. 3001 y formalizar por correo electrónico a equipos [email protected] Si el cambio de salón es a otro edificio del inicialmente asignado: 1. 3 días antes se envía un correo a equipos [email protected] y se solicita la cancelación especificando:

• Nombre del curso, salón asignado, fecha que estaba programado, número de solicitud.

3. Se procede a realizar una nueva reserva por la página de servicios integrados equipos http://serviciosintegrados.uniandes.edu.co. En todos los casos: Audiovisuales envía un correo de respuesta a través de Equipos Audiovisuales [email protected] al correo del asistente que solicitó el requerimiento. Si se requiere hacer alguna observación frente a los equipos (conexión a internet, referenciar más de tres equipos micrófono, grabadora, DVD etc.) se realiza en el campo de observaciones que la página posee.







http://serviciosintegrados.uniandes.edu.co/



Versión No. 1


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Gestión de Salas Micro: Responsable Actividades Documentos asociados


Gestión Salas Micro: Máximo al siguiente día hábil del lanzamiento el Asistente Logístico debe: 1. Se envía un correo a [email protected] 2. Se indica:

• Nombre del proyecto y Profesor del curso. • Fechas y horario en que se requiere. • Capacidad de la sala. • Software requerido.

Si se requiere cambiar la sala por alguna característica (fechas, capacidad, horario): 1. 3 días antes al préstamo de la sala se debe enviar un correo a [email protected] solicitando la modificación de la reserva. 2. Se debe especificar número de requerimiento enviado por [email protected] Si se va a cancelar la Sala Micro: El día anterior al préstamo de las sala se debe enviar correo a [email protected] solicitando la cancelación de la reserva. Especificar el número del requerimiento. Si se requiere Móvil Express: 1. Al momento del lanzamiento del curso se procede a realizar la solicitud del salón. 2. Se ingresa por la pagina servicio integrados http://serviciosintegrados.uniandes.edu.co, se diligencia los campos que la pagina va solicitando. 3. Una vez confirmado el Salón por A&R se envía un correo a [email protected] en el que se indica:

• Nombre del proyecto • Fechas en que se requiere • Horario • Cantidad de equipos • Software requerido • Profesor del curso


Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Laura Cano Henry Martínez Diana Betancourt Ingeniero de Procesos Coordinador Adtivo y Financiero Directora





Versión No. 1


Fecha 29-10-2013

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Si se requiere cambiar la móvil por cambio de salón: 3 días antes del préstamo del salón se debe enviar un correo a [email protected] indicando:

• Número del requerimiento • Nuevo salón

Si se requiere ajustar la cantidad de equipos: Se debe enviar un correo a [email protected] indicando:

• El número del requerimiento • Cantidad

Cancelación Móvil Express: 3 días antes del préstamo del salón se debe enviar un correo a [email protected] solicitando la cancelación de la reserva. Se debe especificar el número del requerimiento. En todos los casos Servicio al cliente DTI envía un correo inicial confirmado la apertura de la solicitud y otro dando respuesta a la solución del requerimiento a través de [email protected] al correo del asistente que solicitó la reserva.






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Gestión de Auditorios



Solicitud Auditorios Para eventos con cupo superior a 50 participantes y 15 días antes del préstamo del se debe solicitar el auditorio directamente a la gerencia del campus. Para esto se debe diligenciar el formulario que se encuentra publicado en la página. http://gerenciacampus.uniandes.edu.co/Media/Files/Formato-reserva-espacios-auditorios, y enviar al correo electrónico logí[email protected]. Si se requiere cancelar el Auditorio: Se debe enviar un correo logí[email protected] solicitando la cancelación de la reserva. En este caso Dirección de Desarrollo envía un correo de respuesta a través de Dirección de Desarrollo [email protected] al correo del asistente autorizado por la oficina para realizar este tipo de reservas.


Gestión de mesas y sillas



Solicitud de mesas y sillas 1. Se ingresa al portal autoservicio.uniandes.edu.co 2. Se ingresa por auto servicio de SAP en el módulo de mantenimiento 3. Se ingresan los datos requeridos Para realizar seguimiento: Se realiza por medio de la cuenta [email protected] indicando el número de caso generado por el sistema.




http://gerenciacampus.uniandes.edu.co/Media/Files/Formato-reserva-espacios-auditorios

http://gerenciacampus.uniandes.edu.co/Media/Files/Formato-reserva-espacios-auditorios

mailto:




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Fecha 29-10-2013

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Notificaciones Responsable Actividades Documentos asociados


Carta bienvenida Para los programas de debe elaborar cartas de bienvenida con firma de la Dirección de Educación Continuada la cual se adjunta al correo de bienvenida a los participantes y al material físico que se entrega. (La carta debe esta lista 3 días antes del inicio del curso). Correo participantes 3 días antes del inicio del curso para cada proyecto, se debe enviar a los participantes la información del inicio del curso, con copia a todos los integrantes de la Dirección de Educación Continuada, profesores del curso y/o programa. Memorandos Seguridad

El memorando de ingreso se radica en seguridad con 4 días de anticipación al inicio del curso. El asistente logístico solicita un consecutivo por cada proyecto al asistente administrativo y la Coordinación Administrativa da el visto bueno para sacar 7 copias que deben pasar por la firma de la Directora y luego ser dirigidas a seguridad y a las porterías de los edificios ML, SD, W Franco y Aulas.

Carta de Bienvenida

Correo Inicio

Memorandos

Seguridad





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Carnetización Responsable Actividades Documentos asociados


Solicitud Carnet: 1. Con la confirmación de apertura se envía un correo electrónico a: Jorge Manrique [email protected] Jimmy Chávez [email protected] 2. En el texto del correo se debe indicar:

• Nombre del curso • Vigencia de los carnés. • El mismo trámite surte efecto para participantes que ya tienen carné y requiere activación.

3. Se debe adjuntar el listado de los participantes con los siguientes datos:

• Nombres • Apellidos • Documento de identidad

4. Una vez enviado el correo se confirma con Carnetización, el recibido y reconfirmación del día y la hora de entrega. Existe un acuerdo de servicio según el cual los carnés se recogen 3 días hábiles después de la solicitud. Si se requiere activar los carnés: 1. Con la confirmación de apertura se solicita activación cuando los participantes ya tiene carné (estudiante regular- estudiante EDCO) 2. Se envía un correo a Jorge Manrique [email protected] Jimmy Chávez [email protected] 3. En el texto del correo se debe indicar:

• Nombre del curso • Vigencia de la activación

4. Se debe adjuntar el listado de los participantes con los siguientes datos:

• Nombres • Apellidos • Documento de identidad

Listado Participantes







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Cafetería



1. Con la confirmación de apertura se revisan los requerimientos de cafetería y restaurante. 2. Se revisa el proveedor con el que se va a trabajar

• Costos • Opciones de refrigerio • Servicio

3. Confirmado el proveedor, se hace la programación de cafetería con los participantes inscritos a la fecha y se envía al proveedor para su conocimiento. 4. El día anterior al inicio del curso se envía la programación al proveedor y se contacta vía telefónica para confirmar el servicio. Para esta solicitud se debe utilizar la plantilla de solicitud de cafetería Si se requiere cambiar el servicio por alguna circunstancia (salones, fechas, horario, opciones):

1. Se realiza contacto con el proveedor informando la novedad.

2. Se formaliza novedad mediante correo electrónico adjuntando la nueva planilla de refrigerios.

Si se requiere cancelar el servicio el mismo día: 1. Se debe llamar al proveedor y ver la posibilidad de

poderlo cancelar. 2. Los líquidos sellados se deben devolver al

proveedor. El tipo de refrigerio se maneja de acuerdo con la carta y el proveedor seleccionado, así mismo con los requerimientos establecidos por la Coordinación de Proyectos.








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Gestión Materiales



1. Con el lanzamiento del proyecto se deben verificar las solicitudes especiales de materiales como memorias USB, CD, Folder entre otros, para garantizar el inventario disponible. 2. Con la confirmación de apertura se revisa:

• Requerimientos de materiales.(Kid EDCO) • Requerimientos de materiales académicos. • Presupuesto. • Número de inscritos.

2. El proveedor se escoge bajo criterio del asistente y dependiendo de las características del material. 3. Se solicita por correo o vía telefónica el servicio al proveedor. 4. Una vez el proveedor traiga los materiales se debe revisar:

• Calidad • Cantidad

5. Los materiales solicitados se deben relacionar en un formato de remisión entregada por el proveedor. Alistamiento de materiales 1. Se procede con su organización:

• carpeta /folder • Carta de bienvenida • Programación de salones • Material del curso • Bolígrafo y demás material

2. Se entrega a la persona de apoyo para la apertura.







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Asistencia cursos Responsable Actividades Documentos asociados


1. Para el inicio del programa y Curso se revisa el administrador el día anterior al inicio y se baja la información de los datos de la personas en la planilla de asistencia y entrega de materiales. 2. Materiales: se saca el listado de soporte de apertura con los siguientes datos:

• Nombres, Apellidos y Documento de Identidad • Email • Institución y Cargo • Profesión, • Teléfono fijo y número Celular • Entrega carné (en caso de aplicar) • Libros (en caso de aplicar) • Alimentación • Firma

3. Después de la primera sesión se entregan los listados de materiales al área de Inscripciones para realizar los ajustes necesarios y definitivos. Listados definitivos 1. Después de la segunda sesión se debe bajar el listado del administrador ya actualizado por inscripciones y se saca por cada sesión 1 con los siguientes datos:

• Nombres • Apellidos • Documento • Firma

Tabulación de asistencia 1. En la plantilla de tabulación se ingresa: Nombres y apellidos de los participantes y se relaciona de acuerdo con los listados las asistencias y fallas 1= asistencia, F= fallas ¿Cuándo se debe tabular asistencia parcial?

• Programa Profesionales y programas de capacitación GH (mensual)

• Curso mayores a 1 mes • Cuando lo solicite la Coordinación del Proyecto

Listado de Entrega de Materiales y Carné Listados de Asistencia Tabulación de Asistencia





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Tabulación asistencia final Una sesión antes de finalizar el cursos se tabula todas las sesiones del curso en la columna de observaciones se indica:

• Quien se certifica • Quien depende de la última sesión para certificarse • Quién no cumplió con el requisito mínimo de

asistencia ¿Qué se debe hacer con la tabulación de asistencia? Se imprime para entregar en la última sesión junto con los certificados para conocimiento del profesor y del participante que quiera ver su asistencia. Finalizado el curso que se debe hacer con la tabulación 1. Se completa con la asistencia de la última sesión Se deja las observaciones definitivas del estado del participante, es decir si se certificó o no. 2. Se imprime la tabulación y se archiva en la carpeta logística.

Tabulación de Asistencia Listados de Asistencia





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Evaluaciones parciales y finales



1. Se debe ingresar por la página de survey http://es.surveymonkey.com 2. Dentro de las evaluaciones que se encuentra ya realizadas se copia una nueva de acuerdo con las características del curso 3. Se envía a la coordinadora del proyecto para su revisión 4. Una vez se realicen los ajustes se procede a realizar la evaluación. Cómo se aplica Link: se crea la evaluación y se envía desde la herramienta a los participantes al correo registrado. Se debe realizar seguimiento a los 4 días a la encuesta aplicada y si la muestra es inferior al 30% se debe enviar recordatorio de diligenciamiento. Tabulación evaluaciones 1. Se debe ingresar por la página de survey http://es.surveymonkey.com 2. Se cierra el recopilador y se baja el link 3. Se envía el resultado a Coordinadora de proyectos para el respectivo análisis con la unidad.

Evaluación de Cursos Recopilador de Encuestas.



http://es.surveymonkey.com/

http://es.surveymonkey.com/



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Gestión de certificados



Ocho días hábiles antes de la finalización del curso: 1. De acuerdo con la plantilla se elabora el certificado 2. Se entrega a la Coord. del proyecto y Administrativa para VoBo 3. Se revisa el listado de asistencia nombres y apellidos que estén correctos con base en la ortografía y se procede a realizar la combinación de correspondencia (tomar desde el Word la plantilla en Excel) 4. Una vez impresos se saca un listado relacionando los certificados que se van a enviar para firma y se incluye en el sobre Entrega certificados participantes 1. Una vez los certificados llegan a EDCO firmados se procede a guardarlos en las fundas y se organizan de acuerdo con la lista 2. Se debe sacar un listado para la entrega de los certificados, la cual se incluye con los certificados y la tabulación de asistencia 3. Los certificados y la lista de entrega se entregan a la persona de acompañamiento para que esos documentos sean entregados al profesor del curso 4. Los certificados no entregados se almacenan en la carpeta del curso y se envía correo a los participantes recordando los horarios de atención para su recolección.





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Apoyo Logístico


Colaboradores EDCO

VERIFICAR HORARIOS DE APOYO: Verificar los primeros 5 días del mes el horario de apoyo logístico, el cual se encuentra en la cartelera EDCO y Share Point/Procedimientos y Formatos/Horarios de Apoyo. REVISAR PROGRAMACIÓN LOGISTICA DE CURSOS: Revisar la programación de cursos y/o programas, la cual se encuentra elaborada por semana y día. Se debe verificar el archivo con antelación (Programación semanal), esto lo logra visualizar a través de la carpeta compartida: VALIDAR INFORMACIÓN PARA APOYO Revisar por día y semana el detalle del curso/programa, como se muestra a continuación:

1. Nombre del curso y horario. 2. Salón: Lugar donde se presta, número de solicitud y confirmación del estado de solicitud. 3. Refrigerio: Tipo de refrigerio, número de solicitud y confirmación del estado de solicitud. 4. Equipos Adicionales: PO (Portátil), AM (Amplificador), VB (video been), número de solicitud y confirmación del estado de solicitud. 5. Tareas Adicionales: Actividades que se deben realizar en el apoyo logístico, tal como entrega de carné, recolección de listados, entre otros. 6. Nombre de apoyo: Registro de la persona que presta el apoyo.

Horarios de Apoyo Programación General de Cursos





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PREPARAR APOYO Verificar el contenido del maletín apoyo logístico. De encontrarse incompleto solicitar material al área logística. Solicitar el día anterior a las 3:00 pm, al área logística material y elementos a entregar (escarapelas, certificados, listas de asistencia, material de clase, carné, entre otros). Organizar y verificar material, de encontrar faltantes informar inmediatamente para ser completados. No recibir material incompleto. Recibir el celular de apoyo logístico, verificar carga y disponibilidad de minutos. PREPARAR APOYO APERTURAS Llegar 40 minutos antes de la iniciación del curso. Ubicar mesa de apoyo en la entrada del salón Instalar pendón. Organizar materiales en las mesas. (Kit EDCO, folder, listas). Verificar con el vigilante de turno, conocimiento de ejecución de curso/programa para ingreso de participantes. Revisar estación de cafetería (café y/o refrigerio) en la hora señalada, cantidad requerida, presentación, temperatura, entre otros. Verificar equipos solicitados. Verificar estado del salón: limpieza, cantidad sillas, tablero, borrador, aire acondicionado, entre otros. Revisar el estado de los baños más cercanos. Verificar ingreso de participantes y realizar entrega de materiales, diligenciando campos requeridos y subrayando con resaltador el nombre de la persona que ingresa. Entregar la lista de verificación de datos al profesor o estudiante de apoyo, con el fin de ser revisados los datos por parte de los participantes y posterior firma de la misma. APOYO SEGUIMIENTO Llegar 15 minutos antes de la iniciación del curso. Revisar estación de cafetería (café y/o refrigerio) en la hora señalada, cantidad requerida, presentación, temperatura, entre otros. Verificar equipos solicitados. Verificar estado del salón: limpieza, cantidad sillas, tablero, borrador, aire acondicionado, entre otros.

Horarios de Apoyo Programación General de Cursos





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Revisar el estado de los baños más cercanos, Cualquier novedad encontrada con la supervisión de casa limpia. Los acompañamientos se realizan hasta la 2 sesión, se entregan listados definitivos o mensuales de acuerdo a la duración del curso Recibir listados del profesor, en caso de no tenerlos gestionar su entrega en la Dirección de Educación Continuada. REGISTRO ACTIVIDADES DE APOYO En la casilla del día que se presentó el apoyo se registra: 1. Comentario Apoyo: Se registra resumen cumplimiento de actividades, puntos importantes. 2. Tareas Adicionales: Se registra tareas a realizar en la sesión correspondiente.





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Finalización curso



Cierre logístico 1. Se entrega la carpeta del curso al área financiera con los siguientes documentos:

• Presupuesto • Lanzamiento • Programa del curso • Fichas de inscripción y devoluciones • Informe de mercadeo • Informe de ingresos • Listado entrega de materiales • Carta de bienvenida • Listados de asistencia y tabulaciones • Listado de entrega de certificados y certificados

sobrantes, • Remisiones de proveedores • Resultados de evaluaciones parciales y finales • Cierre materiales

4. CONTROL DE CAMBIOS

Versión Sección Descripción Fecha

0 Todo el documento Creación del instructivo

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5. ANEXOS



1. OBJETIVO

2. ALCANCE

3. INSTRUCCIONES


5. ANEXOS

lc.cano87Archivo adjuntoINS-03-4-02-01 Actividades logísticas.pdf

FICHA TÉCNICA






Versión 0



9. RIESGOS

NOMBRE DESCRIPCIÓN CONTROLES


VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA 0 Elaboración 17/02/2014 0 Publicación 25/07/2014

11. APROBACIÓN

NOMBRE CARGO FECHA Elaboró Sergio Manrique Ingeniero de Procesos 17/02/2014

Revisó

Carmen Mercedes Alecina

Coordinador de Procesos 21/05/2014

Henry Francisco Martínez Collazos

Coordinador Administrativo y Financiero EDCO

09/03/2014

Gina Marcela Ferrigno Perez

Coordinador Investigación y Mercadeo EDCO

09/03/2014

María Alejandra Collazos Morales

Coordinador de Proyectos EDCO 09/03/2014

Aprobó Diana Constanza Betancourt Galindo

Director EDCO 04/06/2014

5

1. OBJETIVO2. ALCANCE3. POLÍTICAS4. RESPONSABILIDADES1.2.3.4.4.1. Responsable del proceso4.2. Responsabilidades específicas5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES5.1. Diagrama de flujo Desarrollo de programas corporativos5.2. Descripción de actividades Desarrollo de programas corporativos

5. DEFINICIONES6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA7. INDICADORES8. ANEXOS9. RIESGOS10. CONTROL DE CAMBIOS11. APROBACIÓN

FICHA TÉCNICA DESARROLLO DE PROGRAMAS CORPORATIVOS ... · Ficha técnica Tabla de contenido 1....

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