FICHA EBI SISTEMA UNIFICADO DE INVERSIONES Y … EBI Código Bpin: ... con el Modelo Estándar de...

Horizonte 2015 - 2017

Sector INTERIOR

Entidad Responsable 370101-MINISTERIO DEL INTERIOR - GESTIÓN GENERAL

Programa 0520-ADMINISTRACIÓN, ATENCIÓN, CONTROL Y ORGANIZACIÓN INSTITUCIONAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL ESTADO.

SubPrograma 1000-INTERSUBSECTORIAL GOBIERNO

Estado Registrado Actualizado

Usuario Formulador Lora Montero Jacinto Manuel

Fecha del Estado Actual

2016-05-30 20:05:04

Solicitud de Formulación

179522 - Sin trámites presupuestales

Vigencia Seleccionada 2017

Fecha Creación del Turno

N/A

Turno de trámite N/A

ESTADO DE LA FICHA IMAGEN DEL PROYECTO

INFORMACIÓN GENERAL DEL PROYECTO

INFORMACIÓN BÁSICA

Problema

EL MINISTERIO DEL INTERIOR SOLO CUENTA CON EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD CERTIFICADO, LO CUAL ES INSUFICIENTE PARA ABARCAR EL RESTO DE ASPECTOS TALES COMO LOS RIESGOS LABORALES, AMBIENTALES Y DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN QUE JUEGAN UN PAPEL IMPORTANTE DENTRO DE LA GESTIÓN DE UNA ORGANIZACIÓN CON LO CUAL SE CONFORMARIA UN ADECUADO SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN.

Descripción

Implementación de un Sistema Integrado de Gestión de acuerdo con las normas NTC GP 1000, ISO 9001, OHSAS 18001, ISO 14001 e ISO 27001, en complementariedad con el Modelo Estándar de Control Interno y el Sistema de Desarrollo Administrativo que garanticen el cumplimiento de las disposiciones legales, la prestación de un mejor servicio que satisfaga las necesidades de los diferentes grupos de interés, mejoramiento del desempeño de la gestión en materia ambiental, seguridad laboral y seguridad de la información.

ObjetivoDISEÑAR E IMPLEMENTAR UN SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN QUE PERMITA EL ADECUADO CONTROL DE LA PLANEACIÓN, LA GESTIÓN, LA EVALUACIÓN, EL MEJORAMIENTO CONTINUO Y EL FORTALECIMIENTO DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO, LA SATISFACCIÓN DEL CLIENTE, (...)

Localización

Beneficiarios por Año

Tipo 2015 2016 2017

Personas 700 700 700

Región Departamento Municipio Localización Especifica

NACIONAL NACIONAL

BENEFICIARIOS Y LOCALIZACIÓN

CADENA DE VALOR

1/28Fecha de impresión: 7/8/2016 6:50:33 PM

SISTEMA UNIFICADO DE INVERSIONES Y FINANZAS PUBLICAS - SUIFP

2014011000174

FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL MEDIANTE LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN PARA EL MINISTERIO DEL INTERIOR EN BOGOTÁ.

FICHA EBI

Código Bpin:

Nombre del Proyecto:

Objetivo Especifico: Diseñar e implementar el Sistema Integrado de Gestión, en el marco de la NTC GP 1000, ISO 9001, OHSAS 18001, ISO 14001 e ISO 27001, en complementariedad con el Modelo Estándar de Control Interno y el Sistema de Desarrollo Administrativo

Productos Actividad Ruta Critica

Fecha Inicial Fecha Final

Etapas del diseño del Sistema de Gestion de Seguridad y Salud en el TrabajoUnidad: Número Meta Total: 4.00

Desarrollar las etapas del diseño e implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo - SGSST.Etapa: Inversión

N 2016-May-01 2016-Dec-30

Elaborar estudios para contratar el diseño e implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo - SGSST.Etapa: Inversión

N 2016-Jan-03 2016-Jun-07

Objetivo Especifico: Evaluar el Sistema Integrado de Gestión, en el marco de la NTC GP 1000, ISO 9001, OHSAS 18001, ISO 14001 e ISO 27001, en complementariedad con el Modelo Estándar de Control Interno y el Sistema de Desarrollo Administrativo.



Informe de auditoría al Sistema de Gestión de Calidad en el marco de la NTC GP 1000, ISO 9001 presentado*Unidad: Número Meta Total: 2.00

Coordinar la evaluación al Sistema de Gestión de Calidad en el marco de la NTC GP 1000, ISO 9001.Etapa: Inversión

N 2015-Mar-03 2017-Apr-30

Evaluación del Sistema de Gestión de Calidad en el marco de la NTC GP 1000, ISO 9001.Etapa: Inversión

N 2015-Sep-01 2017-Dec-31

Informe de Auditoría de Certificación al Sistema Integrado de Gestión presentadoUnidad: Número Meta Total: 1.00

Evaluación para certificación del SIG en el marco de la NTC GP 1000, ISO 9001, OHSAS 18001, ISO 14001 e ISO 27001.Etapa: Inversión

N 2015-Sep-03 2015-Dec-31

Objetivo Especifico: Fortalecer el Sistema de Gestión de Calidad con las herramientas de información necesarias para su adecuado funcionamiento



HERRAMIENTASUnidad: Porcentaje Meta Total: 100.00

Adquisición y montaje de las herramientas requeridas para la adecuada administración del Sistema Integrado de Gestión y sus procedimientos.Etapa: Inversión

N 2015-Mar-16 2016-Dec-31

Elaborar estudios para la adquisición y montaje de herramientas requeridas para la adecuada administración del Sistema Integrado de Gestión y sus procedimientos.Etapa: Inversión

N 2016-Mar-01 2016-Jun-30

Procedimientos modelados e implementados en la herramienta BPMUnidad: Número Meta Total: 9.00

Modelar e implementar en la herramienta BPM, el proceso Administración del Sistema Integrado de Gestión y sus Procedimientos.Etapa: Inversión

N 2015-May-04 2015-Dec-31

Procedimientos modelados y / o automatizados en la herramienta BPMUnidad: Número Meta Total: 4.00

Elaborar estudios para contratar la modelacion y / o automatización de procedimientos del Sistema Integrado de Gestión Institucional, en la herramienta BPMEtapa: Inversión

N 2016-Feb-02 2016-Jun-01

Modelar y / o Automatizar procedimientos del Sistema Integrado de Gestión Institucional, en la herramienta BPMEtapa: Inversión

N 2016-Jun-01 2016-Dec-30



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FICHA EBI

Código Bpin:


Objetivo Especifico: Fortalecer las competencias de los funcionarios y servidores de la entidad en el contenido de las normas NTC GP 1000. ISO 9001, OHSAS 18001, ISO 14001, ISO 27001, en complementariedad con el Modelo Estándar de Control Interno y el Sistema de Desarrollo Administrativo



Capacitaciones RealizadasUnidad: Número Meta Total: 1.00

Capacitaciones a funcionarios y servidores de la entidad en el contenido e implementación de las normas NTCGP1000, ISO9001, OHSAS18001, ISO14001, ISO27001, en complementariedad con el MECI y SISTEDAEtapa: Inversión

N 2015-Jul-01 2015-Dec-31

Elaborar estudios para contratar capacitación a funcionarios y servidores de la entidad, en normas que soportan el Sistema Integrado de Gestión.Etapa: Inversión

N 2015-Jan-03 2015-Dec-31

EventosUnidad: Número Meta Total: 1.00

Elaborar estudios para contratar el desarrollo de eventos relacionados con el Sistema Integrado de Gestión Institucional de la entidadEtapa: Inversión

N 2016-Jan-03 2016-Jun-01

Realizar eventos relacionados con el Sistema Integrado de Gestión Institucional de la entidadEtapa: Inversión

N 2016-Jun-01 2016-Dec-31

Objetivo Especifico: Realizar el diagnóstico de la situación actual de la gestión del Ministerio del Interior, frente a los requisitos de las normas NTC GP 1000:2009, ISO 9001:2008, ISO 14001, OHSAS 18001 y de la información ISO 27001, en complementariedad con el Modelo Estándar de Control Interno y el Sistema de Desarrollo Administrativo.



Diagnóstico elaboradoUnidad: Número Meta Total: 1.00

Elaboración y presentación del diagnóstico de la situación actual de la gestión del Ministerio del Interior, de acuerdo con las normas NTCGP1000:2009, ISO9001:2008, ISO14001, OHSAS18001 e ISO27001Etapa: Inversión

S 2015-Mar-20 2015-Dec-31

ESQUEMA FINANCIERO EN PESOS CORRIENTES

Recursos por Fuentes de Financiación en la Vigencia 2017

Tipo Entidad Entidad Tipo Recurso Valor Solicitado Valor Vigente

Entidades Presupuesto Nacional - PGN

370101-MINISTERIO DEL INTERIOR - GESTIÓN GENERAL

Nación 3,132,000.00 500,000,000.00

Resumen Financiero PGN

Recursos Solicitados Recursos Asignados* (Fuente de información del SIIF)

Vigencia Recursos Solicitados Otros Recursos Total Inicial Vigente

2015 477,808,662.00 0.00 477,808,662.00 300,000,000.00 300,000,000.00

2016 980,200,000.00 0.00 980,200,000.00 500,000,000.00 500,000,000.00

2017 3,132,000.00 0.00 3,132,000.00 0.00 0.00

*Fuente de información del SIIF – Sistema Integrado de Información Financiera de MinHacienda

Detalle de Costos en Pesos Corrientes 2017



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FICHA EBI

Código Bpin:


Objetivo:Realizar el diagnóstico de la situación actual de la gestión del Ministerio del Interior, frente a los requisitos de las normas NTC GP 1000:2009, ISO 9001:2008, ISO 14001, OHSAS 18001 y de la información ISO 27001, en complementariedad con el Modelo Estándar de Control Interno y el Sistema de Desarrollo Administrativo.

Productos Actividad Solicitado Inicial Vigente

Diagnóstico elaboradoUnidad: Número Meta Horizonte: 1.00

Elaboración y presentación del diagnóstico de la situación actual de la gestión del Ministerio del Interior, de acuerdo con las normas NTCGP1000:2009, ISO9001:2008, ISO14001, OHSAS18001 e ISO27001

0.00 0.00 0.00

Total 0.00 0.00 0.00

Objetivo:Fortalecer las competencias de los funcionarios y servidores de la entidad en el contenido de las normas NTC GP 1000. ISO 9001, OHSAS 18001, ISO 14001, ISO 27001, en complementariedad con el Modelo Estándar de Control Interno y el Sistema de Desarrollo Administrativo


Capacitaciones RealizadasUnidad: Número Meta Horizonte: 1.00

Capacitaciones a funcionarios y servidores de la entidad en el contenido e implementación de las normas NTCGP1000, ISO9001, OHSAS18001, ISO14001, ISO27001, en complementariedad con el MECI y SISTEDA

0.00 0.00 0.00

Total 0.00 0.00 0.00

Objetivo:Fortalecer el Sistema de Gestión de Calidad con las herramientas de información necesarias para su adecuado funcionamiento


HERRAMIENTASUnidad: Porcentaje Meta Horizonte: 100.00

Adquisición y montaje de las herramientas requeridas para la adecuada administración del Sistema Integrado de Gestión y sus procedimientos.

0.00 0.00 0.00

Total 0.00 0.00 0.00

Procedimientos modelados e implementados en la herramienta BPMUnidad: Número Meta Horizonte: 9.00

Modelar e implementar en la herramienta BPM, el proceso Administración del Sistema Integrado de Gestión y sus Procedimientos.

0.00 0.00 0.00

Total 0.00 0.00 0.00

Objetivo:Evaluar el Sistema Integrado de Gestión, en el marco de la NTC GP 1000, ISO 9001, OHSAS 18001, ISO 14001 e ISO 27001, en complementariedad con el Modelo Estándar de Control Interno y el Sistema de Desarrollo Administrativo.


Informe de auditoría al Sistema de Gestión de Calidad en el marco de la NTC GP 1000, ISO 9001 presentado*Unidad: Número Meta Horizonte: 2.00

Evaluación del Sistema de Gestión de Calidad en el marco de la NTC GP 1000, ISO 9001.

3,132,000.00 0.00 0.00

Total 3,132,000.00 0.00 0.00

Informe de Auditoría de Certificación al Sistema Integrado de Gestión presentadoUnidad: Número Meta Horizonte: 1.00

Evaluación para certificación del SIG en el marco de la NTC GP 1000, ISO 9001, OHSAS 18001, ISO 14001 e ISO 27001.

0.00 0.00 0.00

Total 0.00 0.00 0.00

VIGENCIAS FUTURAS ACUMULADAS



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FICHA EBI

Código Bpin:


Regionalización de Recursos en la Vigencia 2017

Solicitado Inicial Vigente

Departamento Nación Propios Otras Fuentes Nación Propios Otras Fuentes Nación Propios Otras Fuentes

NO REGIONALIZABLE

3,132,000.00 0.00 0.00

Total 3,132,000.00 0.00 0.00

Vigencias Futuras Acumuladas para Cadena de Valor

Objetivo Especifico: Evaluar el Sistema Integrado de Gestión, en el marco de la NTC GP 1000, ISO 9001, OHSAS 18001, ISO 14001 e ISO 27001, en complementariedad con el Modelo Estándar de Control Interno y el Sistema de Des

Producto Actividad Vigencia Valor Comprometido Valor Utilizado

Informe de auditoría al Sistema de Gestión de Calidad en el marco de la NTC GP 1000, ISO 9001 presentado*

Evaluación del Sistema de Gestión de Calidad en el marco de la NTC GP 1000, ISO 9001.Etapa: InversiónFecha Inicial: 2015-Sep-01Fecha Final: 2017-Dec-31

2015 18,000,000.00 0.00

2016 8,000,000.00 3,132,000.00

2017 10,000,000.00 3,132,000.00

Totales acumulados por Cadena de Valor

Vigencia Valor Comprometido Valor Utilizado

2015 18,000,000.00 0.00

2016 8,000,000.00 3,132,000.00

2017 10,000,000.00 3,132,000.00

Viencias Futuras Acumuladas por Componente Actividad

Etapa Componente Actividad Vigencia Monto

Indicadores de Gestión - Meta Vigente

Indicador 2015 2016 2017 2018

9900G070 - Contratos suscritosUnidad de Medida: Número

8.00 6.00 1.00 2.00

Indicadores de Producto - Meta Vigente

Indicadores de Producto Cadena de Valor - Meta Vigente

INDICADORES

Ponderación de Indicadores Gestión Vs Productos para la Vigencia: 2017

Ponderación

Indicadores de Producto 70.00 %

Indicadores de Gestión 30.00 %

Total 100.00 %



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FICHA EBI

Código Bpin:




2014011000174


FICHA EBI

Código Bpin:


Objetivo Especifico:Diseñar e implementar el Sistema Integrado de Gestión, en el marco de la NTC GP 1000, ISO 9001, OHSAS 18001, ISO 14001 e ISO 27001, en complementariedad con el Modelo Estándar de Control Interno y el Sistema de Desarrollo Administrativo

Producto Indicador 2015 2016 2017

Etapas del diseño del Sistema de Gestion de Seguridad y Salud en el Trabajo

Etapas del diseño del Sistema de Gestion de Seguridad y Salud en el Trabajo Implementadas para dar cumplimiento a la normatividad vigenteTipo indicador: Indicador AutomáticoUnidad de Medida:Número Meta Total: 4.00

0.00 4.00 0.00

Objetivo Especifico:Evaluar el Sistema Integrado de Gestión, en el marco de la NTC GP 1000, ISO 9001, OHSAS 18001, ISO 14001 e ISO 27001, en complementariedad con el Modelo Estándar de Control Interno y el Sistema de Desarrollo Administrativo.

Producto Indicador 2015 2016 2017 2018

Informe de auditoría al Sistema de Gestión de Calidad en el marco de la NTC GP 1000, ISO 9001 presentado*

9900P031 - Procesos CertificadosTipo indicador: Indicador de ProductoUnidad de Medida:Número Meta Total: 2.00

0.00 1.00 1.00 1.00

Informe de auditoría al Sistema de Gestión de Calidad en el marco de la NTC GP 1000, ISO 9001* Realizado para dar cumplimiento con el sistema.Tipo indicador: Indicador AutomáticoUnidad de Medida:Número Meta Total: 2.00

0.00 1.00 1.00 1.00

Informe de Auditoría de Certificación al Sistema Integrado de Gestión presentado

1000P302 - Informes PresentadosTipo indicador: Indicador de ProductoUnidad de Medida:Número Meta Total: 1.00

1.00 0.00 0.00 0.00

Informe de Auditoría de Certificación al Sistema Integrado de Gestión Realizado para medir el cumplimiento de las normas anteriormente mencionadasTipo indicador: Indicador AutomáticoUnidad de Medida:Número Meta Total: 1.00

1.00 0.00 0.00 0.00

Objetivo Especifico:Fortalecer el Sistema de Gestión de Calidad con las herramientas de información necesarias para su adecuado funcionamiento



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FICHA EBI

Código Bpin:




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FICHA EBI

Código Bpin:



HERRAMIENTAS Herramientas para la adecuada administración del sistema Integrado de gestión adquiridas y en funcionamiento Entregada para el correcto manejo y funcionamiento del sistema Tipo indicador: Indicador AutomáticoUnidad de Medida:Porcentaje Meta Total: 100.00

100.00 100.00 0.00 100.00

Procedimientos modelados e implementados en la herramienta BPM

9900P006 - Sistemas De Información ImplementadosTipo indicador: Indicador de ProductoUnidad de Medida:Número Meta Total: 9.00

9.00 0.00 0.00 9.00

Procedimientos modelados e implementados en la herramienta BPM Implementados para el correcto funcionamiento en la administracion del sistema.Tipo indicador: Indicador AutomáticoUnidad de Medida:Número Meta Total: 9.00

9.00 0.00 0.00 9.00

Procedimientos modelados y / o automatizados en la herramienta BPM

Procedimientos modelados y / o automatizados en la herramienta BPM Actualizados para fortalecer el sistemaTipo indicador: Indicador AutomáticoUnidad de Medida:Número Meta Total: 4.00

0.00 4.00 0.00

Objetivo Especifico:Fortalecer las competencias de los funcionarios y servidores de la entidad en el contenido de las normas NTC GP 1000. ISO 9001, OHSAS 18001, ISO 14001, ISO 27001, en complementariedad con el Modelo Estándar de Control Interno y el Sistema de Desarrollo Administrativo


Capacitaciones Realizadas 9900P061 - CAPACITACIONES REALIZADASTipo indicador: Indicador de ProductoUnidad de Medida:Número Meta Total: 1.00

1.00 0.00 0.00 2.00

capacitaciones para fortalecer las competencias de los funcionarios y servidores de la entidad en el contenido de las normas de calidad. Capacitados fortalecer las competencias de los funcionarios y servidores de la entidad en el contenido de las normas de calidad.Tipo indicador: Indicador AutomáticoUnidad de Medida:Número Meta Total: 1.00

1.00 0.00 0.00 2.00

Eventos Eventos Realizados para fortalecer las competencias de los funcionariosTipo indicador: Indicador AutomáticoUnidad de Medida:Número Meta Total: 1.00

0.00 1.00 0.00

Objetivo Especifico:Realizar el diagnóstico de la situación actual de la gestión del Ministerio del Interior, frente a los requisitos de las normas NTC GP 1000:2009, ISO 9001:2008, ISO 14001, OHSAS 18001 y de la información ISO 27001, en complementariedad con el Modelo Estándar de Control Interno y el Sistema de Desarrollo Administrativo.



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FICHA EBI

Código Bpin:




2014011000174


FICHA EBI

Código Bpin:



Diagnóstico elaborado 1000P204 - Estudios RealizadosTipo indicador: Indicador de ProductoUnidad de Medida:Número Meta Total: 1.00

1.00 0.00 0.00 0.00

Diagnóstico realizado para la actualizacion e implementacion de las normas de calidad mencionadas anteriormente en complementariedad con el MECI Realizado parala catualizacion e implementacion de las normas de calidad mencionadas anteriormente en complementariedad con el MECITipo indicador: Indicador AutomáticoUnidad de Medida:Número Meta Total: 1.00

1.00 0.00 0.00 0.00

Regionalización de Indicadores de Producto para la Vigencia: 2017

POLÍTICAS TRANSVERSALES

Información de Políticas Transversales para la Vigencia: 2017

Politica

FILTROS DE CALIDAD

Control de Formulacion TecnicoFuncionario MARTHA RINCON GOMEZCargo COORDINADORA GRUPOFecha 2016-Apr-13 09:16:33

Observación se envia para contro, de viabilidad

Observaciones del Proyecto



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FICHA EBI

Código Bpin:




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FICHA EBI

Código Bpin:


Pregunta Descripción Respuesta Observación

¿La entidad formuladora es la competente para adelantar este proyecto de inversión?

El proyecto debe estar enmarcado en la misión de la entidad.

Si

¿El proyecto cuenta con el sustento técnico requerido y los soportes correspondientes?

Las actividades, recursos y metas definidos para el proyecto tienen respaldo en estudios y análisis técnicos realizados previamente a los cuales el DNP o un organismo de control pueden acceder en caso de ser necesario.

S

Si

En caso de que el proyecto esté asociado a una política transversal, ¿se ha realizado su focalización de recursos?

El proyecto puede estar asociado a diversar políticas transversles, por ejemplo Ciencia, tecnología e innovación (ACTI), Red Unidos, Tecnologías de la información y las telecomunicaciones (TIC), Seguridad Alimentaria, Desplazados, Victimas Seguridad y convivencia ciudadana entre otros; por lo tanto parte o en su totalidad de los recursos del proyecto pueden estar asignados a las politicas seleccionadas.

N.A

¿La población beneficiaria ha sido cuantificada, localizada y focalizada de acuerdo con la necesidad o el problema que pretende resolver el proyecto?

La población beneficiaria identificada y caracterizada es coherente con la población afectada por el problema que da origen al proyecto. Es posible que sea un subconjunto de los afectados.

S

Si

¿El proyecto cuenta con la Metodología General Ajustada (MGA)? El proyecto se formuló utilizando la Metodología General Ajustada y es posible acceder a ella como una referencia de la formulación inicial del proyecto.

Si

°° Sólo para proyectos asociados a la política de atención a población desplazada y víctima por otros hechos °°

En la elaboración del proyecto de inversión, ¿Se realizó en esta vigencia el análisis de flexibilización de oferta para la población víctima del desplazamiento forzado y para las víctimas de otros hechos?

¿Que es flexibilización de oferta?

Se entiende como flexibilización, el proceso de generar y aplicar reglas que permitan eliminar las barreras que encuentra la población víctima de desplazamiento forzado y victimas de otros hechos, para acceder, mantenerse y adquirir las condiciones necesarias que permitan alcanzar la superación de su vulnerabilidad y el goce efectivo de sus derechos a través de una atención integral, gradual y secuencial.

Sustento legal

Lo anterior en cumplimiento de (i) lo ordenado por la Corte Constitucional en el Auto 383 de 2010, mediante el cual se hace seguimiento al cumplimiento de la sentencia T-25 de 2004, que contempla en el numeral tercero de su parte resolutiva: “adoptar las medidas necesarias para que la oferta institucional ofrecida por las entidades que hacen parte del SNAIPD, sea flexibilizada en función de las necesidades y prioridades de atención a la población desplazada”; (ii) lo estipulado en el numeral nueve del artículo 161 de la Ley 1448 de 2011; (iii) la Ley 1450 de 2011 en el artículo 180; y (iv) el Decreto 4800 parágrafo 1 del artículo 82.

Herramienta

Los elementos a ser tenidos en cuenta para la flexibilización de la oferta, se encuentran consignados en la “Cartilla de lineamientos generales para la flexibilización de oferta” dosponible en la página wed del Departamento Nacional de Planeación - DNP. www.dnp.gov.co

N.A


¿El proyecto cuenta con la certificación de la regionalización emitida por la Unidad de Atención y Reparación Integral a las Víctimas?

N.A

¿El objetivo general del proyecto brinda una solución al problema central identificado y describe claramente la situación deseada?

Evalúa la correspondencia entre el problema central-objetivo general.

Si

¿Las actividades planteadas en el proyecto describen un proceso de generación de valor para la obtención de los productos?

Evalúa si las actividades son las mínimas y necesarias para la generación de cada producto.

S

Si



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FICHA EBI

Código Bpin:


¿La información registrada evidencia una relación lógica entre el nombre, el objetivo, los productos y las actividades del proyecto?

La cadena de valor del proyecto está claramente definida, es decir: para cumplir con el objetivo, el proyecto ha establecido los recursos que través de un proceso de transformación (actividades) permiten cumplir con las metas. Con el cumplimiento de las metas se satisface el objetivo; cada meta programada tiene un conjunto de actividades principales lógicamente relacionadas que le precede y los recursos son los necesarios para la realización de las actividades.

Si

¿El proyecto cuenta con un cronograma de actividades claramente definido para todo su horizonte?

Todo proyecto debe contar con un cronograma, pero por las características del proyecto, si se considera necesario un cronograma detallado, verifique si viene anexo.

S

Si

¿El proyecto cuenta con indicadores de producto suficientes para realizar seguimiento a los logros del mismo en todo su horizonte?

Cada producto debe tener programado por lo menos un indicador de producto, siempre y cuando tenga asignados recursos dentro de sus actividades

Si

¿Los recursos solicitados son el resultado de un costeo claro y soportado de las actividades del proyecto en cada una de sus vigencias?

La definición del monto de recursos solicitados corresponde a un ejercicio juicioso de costeo de actividades y en ningún caso a una cifra global calculada o proyectada sin respaldo técnico.

S

Si

¿Los recursos señalados en las actividades del producto garantizan el cumplimiento de las metas programadas através del indicador del producto del proyecto?

Se refiera a si los recursos solicitados cubren la necesidad programada en flujo de caja del proyecto y si están acorde con la meta que programaron en los indicadores de producto.

S

Si

¿Dentro de la formulación el proyecto contempla en su horizonte la programación de recursos para sus tres etapas (pre inversión, inversión y operación)?

En la actualización del proyecto, la entidad debe considerar los recursos y fuentes de financiación que requiere en "todas" las etapas del proyecto (preinversión-inversión-operación). (i.e. si se tratara de la construcción de nueva infraestructura administrativa, se deben haber previsto los recursos para cubrir su sostenibilidad una vez termine la etapa de inversión, como por ejemplo su mantenimiento).

Si

En caso que el proyecto sea regionalizable ¿se puede visualizar la distribución regional de los recursos y metas de los productos?

La regionalización se refiere a la ubicación geográfica del impacto que tiene la inversión que se va a realizar con el proyecto; puede ser diferente a la localización del mismo.

Si

¿El registro del seguimiento del proyecto se encuentra actualizado en el SPI durante la última fecha de corte?

El proyecto debe registrar el avance de su ejecución física, financiera, cronológica y de gestión mensualmente. Por lo tanto, se debe ingresar al Sistema para verificar si el seguimiento del proyecto se encuentra registro dentro de la última fecha de corte y si la información reportada es coherente. Para proyectos nuevos no aplica.

Si

¿La cadena de valor fue construida bajo los lineamientos metodológicos definidos por el DNP?

Se refiere a si la cadena de valor fue construida bajo los lineamientos de la Guía para la Construcción y Estandarización de la Cadena de Valor"

Si

¿La estructura de flujo de recursos del proyecto a lo largo de su horizonte de evaluación es consistente con las posibilidades de ejecución y expectativas de asignación bajo los estándares del Marco de Gasto de Mediano Plazo (MGMP) de su entidad?

Los recursos solicitados por el proyecto se enmarcan dentro del presupuesto que se espera se le asigne a la entidad en coherencia con el MGMP.

S

Si

¿El objetivo del proyecto y los productos esperados están reflejados en los Planes Estratégico y de Acción de la entidad?

Revisa la articulación del proyecto con la estructura estratégica de la entidad.

Si

¿El registro del seguimiento de la ejecución del proyecto se encuentra actualizado en el SPI durante la última fecha de corte?


S

¿Los recursos que este proyecto esta solicitando para la programación son coherentes con la ejecución y el avance físico registrado en el Sistema de Seguimiento del Proyecto de Inversión (SPI)?

El proyecto se está actualizando de manera coherente, teniendo en cuenta los resultados de la ejecución durante la vigencia actual y en vigencias anteriores. Para proyectos nuevos no aplica.

Si

¿La obtención de los productos conlleva al cumplimiento de los objetivos específicos para alcanzar el objetivo general?

Evalúa la correspondencia entre el producto y el objetivo específico.

S

Si



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FICHA EBI

Código Bpin:


Entidad Jefe PlaneacionFuncionario ANGELA MARIA LOPEZ GUTIERREZCargo JEFE OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Fecha 2016-Apr-12 15:29:50

Observación Se envia para control de viabilidad



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FICHA EBI

Código Bpin:



¿La entidad formuladora es la competente para adelantar este proyecto de inversión?

El proyecto debe estar enmarcado en la misión de la entidad.

Si

Si

¿El proyecto cuenta con el sustento técnico requerido y los soportes correspondientes?

Las actividades, recursos y metas definidos para el proyecto tienen respaldo en estudios y análisis técnicos realizados previamente a los cuales el DNP o un organismo de control pueden acceder en caso de ser necesario.

S

S

Si

Si



N.A

N.A

¿La población beneficiaria ha sido cuantificada, localizada y focalizada de acuerdo con la necesidad o el problema que pretende resolver el proyecto?

La población beneficiaria identificada y caracterizada es coherente con la población afectada por el problema que da origen al proyecto. Es posible que sea un subconjunto de los afectados.

S

S

Si

Si

¿El proyecto cuenta con la Metodología General Ajustada (MGA)? El proyecto se formuló utilizando la Metodología General Ajustada y es posible acceder a ella como una referencia de la formulación inicial del proyecto.

Si

Si


En la elaboración del proyecto de inversión, ¿Se realizó en esta vigencia el análisis de flexibilización de oferta para la población víctima del desplazamiento forzado y para las víctimas de otros hechos?

¿Que es flexibilización de oferta?

Se entiende como flexibilización, el proceso de generar y aplicar reglas que permitan eliminar las barreras que encuentra la población víctima de desplazamiento forzado y victimas de otros hechos, para acceder, mantenerse y adquirir las condiciones necesarias que permitan alcanzar la superación de su vulnerabilidad y el goce efectivo de sus derechos a través de una atención integral, gradual y secuencial.

Sustento legal

Lo anterior en cumplimiento de (i) lo ordenado por la Corte Constitucional en el Auto 383 de 2010, mediante el cual se hace seguimiento al cumplimiento de la sentencia T-25 de 2004, que contempla en el numeral tercero de su parte resolutiva: “adoptar las medidas necesarias para que la oferta institucional ofrecida por las entidades que hacen parte del SNAIPD, sea flexibilizada en función de las necesidades y prioridades de atención a la población desplazada”; (ii) lo estipulado en el numeral nueve del artículo 161 de la Ley 1448 de 2011; (iii) la Ley 1450 de 2011 en el artículo 180; y (iv) el Decreto 4800 parágrafo 1 del artículo 82.

Herramienta

Los elementos a ser tenidos en cuenta para la flexibilización de la oferta, se encuentran consignados en la “Cartilla de lineamientos generales para la flexibilización de oferta” dosponible en la página wed del Departamento Nacional de Planeación - DNP. www.dnp.gov.co

N.A

N.A



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FICHA EBI

Código Bpin:



¿El proyecto cuenta con la certificación de la regionalización emitida por la Unidad de Atención y Reparación Integral a las Víctimas?

N.A

N.A



Si

Si



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Si

¿Los recursos solicitados son el resultado de un costeo claro y soportado de las actividades del proyecto en cada una de sus vigencias?

La definición del monto de recursos solicitados corresponde a un ejercicio juicioso de costeo de actividades y en ningún caso a una cifra global calculada o proyectada sin respaldo técnico.

S

S

Si

Si

¿Los recursos señalados en las actividades del producto garantizan el cumplimiento de las metas programadas através del indicador del producto del proyecto?

Se refiera a si los recursos solicitados cubren la necesidad programada en flujo de caja del proyecto y si están acorde con la meta que programaron en los indicadores de producto.

S

S

Si

Si

¿Dentro de la formulación el proyecto contempla en su horizonte la programación de recursos para sus tres etapas (pre inversión, inversión y operación)?

En la actualización del proyecto, la entidad debe considerar los recursos y fuentes de financiación que requiere en "todas" las etapas del proyecto (preinversión-inversión-operación). (i.e. si se tratara de la construcción de nueva infraestructura administrativa, se deben haber previsto los recursos para cubrir su sostenibilidad una vez termine la etapa de inversión, como por ejemplo su mantenimiento).

Si

Si



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Si



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FICHA EBI

Código Bpin:


¿El registro del seguimiento del proyecto se encuentra actualizado en el SPI durante la última fecha de corte?


Si

Si

¿La cadena de valor fue construida bajo los lineamientos metodológicos definidos por el DNP?

Se refiere a si la cadena de valor fue construida bajo los lineamientos de la Guía para la Construcción y Estandarización de la Cadena de Valor"

Si

Si

¿La estructura de flujo de recursos del proyecto a lo largo de su horizonte de evaluación es consistente con las posibilidades de ejecución y expectativas de asignación bajo los estándares del Marco de Gasto de Mediano Plazo (MGMP) de su entidad?

Los recursos solicitados por el proyecto se enmarcan dentro del presupuesto que se espera se le asigne a la entidad en coherencia con el MGMP.

S

S

Si

Si

¿El objetivo del proyecto y los productos esperados están reflejados en los Planes Estratégico y de Acción de la entidad?

Revisa la articulación del proyecto con la estructura estratégica de la entidad.

Si

Si



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Cabeza de Sector Jefe PlaneacionFuncionario ANGELA MARIA LOPEZ GUTIERREZCargo JEFE OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Fecha 2016-Apr-13 09:35:01

Observación Se envia para control de viabilidad del DNP



2014011000174


FICHA EBI

Código Bpin:



¿Los recursos solicitados para el proyecto son consecuentes con las posibilidades definidas en el Marco de Gasto de Mediano Plazo (MGMP) para el sector?

Los recursos solicitados por el proyecto se enmarcan dentro del presupuesto con el que se espera que cuente el sector en coherencia con el MGMP.

S

Si

En caso de requerir permisos especiales para la ejecución del proyecto (i.e. licencia ambiental, legalización de predios, etc.), ¿se cuenta con los estudios definidos por la autoridad competente o con los permisos aprobados?

Si bien es posible que al momento de inscribir el proyecto no se cuente con los permisos aprobados, el proyecto no se podrá considerar viable si no cuenta con los estudios que permitan suponer que los permisos serán aprobados.

N.A



N.A



Si



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Si



Si



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Si

¿La información del proyecto se respalda con estudios técnicos avalados por el sector?

Las actividades, recursos y metas definidos para el proyecto tienen respaldo en estudios y análisis técnicos realizados previamente a los cuales la cabeza sectorial, el DNP o un organismo de control pueden acceder en caso de ser necesario. (Relacionar donde se deben verificar éstos soportes).

S

Si



S

Si



Si

¿El sector tiene claros los recursos requeridos por el proyecto en todo su horizonte de evaluación y considera que su operación puede ser sostenible en el tiempo?

Evalúa si el proyecto fue formulado o actualizado teniendo en cuenta los recursos que se deben considerar en "todas" las etapas del proyecto (preinversión-inversión-operación), para garantizar la ejecución y sostenibilidad del mismo.

S

Si

¿El objetivo del proyecto y los productos esperados están inmersos en las políticas y planes sectoriales?

Revisa la articulación del proyecto con la estructura estratégica del Sector.

S

Si



S

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FICHA EBI

Código Bpin:


Control de Viabilidad TecnicoFuncionario ANGELA MARIA LOPEZ GUTIERREZCargo JEFE OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Fecha 2016-Apr-13 09:34:08

Observación Se envia para control sectorial



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FICHA EBI

Código Bpin:



¿Los recursos solicitados para el proyecto son consecuentes con las posibilidades definidas en el Marco de Gasto de Mediano Plazo (MGMP) para el sector?

Los recursos solicitados por el proyecto se enmarcan dentro del presupuesto con el que se espera que cuente el sector en coherencia con el MGMP.

S

Si

En caso de requerir permisos especiales para la ejecución del proyecto (i.e. licencia ambiental, legalización de predios, etc.), ¿se cuenta con los estudios definidos por la autoridad competente o con los permisos aprobados?

Si bien es posible que al momento de inscribir el proyecto no se cuente con los permisos aprobados, el proyecto no se podrá considerar viable si no cuenta con los estudios que permitan suponer que los permisos serán aprobados.

N.A



N.A



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Si

¿La información del proyecto se respalda con estudios técnicos avalados por el sector?

Las actividades, recursos y metas definidos para el proyecto tienen respaldo en estudios y análisis técnicos realizados previamente a los cuales la cabeza sectorial, el DNP o un organismo de control pueden acceder en caso de ser necesario. (Relacionar donde se deben verificar éstos soportes).

S

Si



S

Si



Si

¿El sector tiene claros los recursos requeridos por el proyecto en todo su horizonte de evaluación y considera que su operación puede ser sostenible en el tiempo?

Evalúa si el proyecto fue formulado o actualizado teniendo en cuenta los recursos que se deben considerar en "todas" las etapas del proyecto (preinversión-inversión-operación), para garantizar la ejecución y sostenibilidad del mismo.

S

Si

¿El objetivo del proyecto y los productos esperados están inmersos en las políticas y planes sectoriales?

Revisa la articulación del proyecto con la estructura estratégica del Sector.

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FICHA EBI

Código Bpin:


Control Posterior de Viabilidad TecnicoFuncionario Alfredo Javier Rosero VeraCargo ASESOR Fecha 2016-May-25 20:15:19

Observación Considerando las respuestas de control de calidad de formulación del Jefe de Planeación del Ministerio del Interior y de control de Jefe de Planeación Cabeza del Sector Interior, quienes en el trámite de los respectivos filtros de calidad no presentaron observaciones de forma ni de fondo sobre la formulación técnica del proyecto, salvo un par de precisiones, y según la información y documentación publicada por el Ministerio del Interior en el sistema SUIFP, se da trámite a la solicitud N° 179522 sin trámites presupuestales del proyecto de inversión FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL MEDIANTE LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN PARA EL MINISTERIO DEL INTERIOR EN BOGOTÁ (código BPIN 2014011000174). La solicitud corresponde a la actualización del proyecto para la vigencia 2016 (recursos apropiados de $ 500.000.,000) y recursos de inversión para la vigencia 2017 por el valor de $ 3.132.000, que hacen parte de vigencias futuras aprobadas y comprometidas en 2015, respondiendo las preguntas de control posterior técnico del SUIFP y presentado al Ministerio del Interior, además de las observaciones a las preguntas de control de calidad, los siguientes comentarios y recomendaciones:

1) Finalizar la ejecución de la mayor parte de este proyecto en la vigencia 2016 y dejar solo para ejecución la vigencia 2017 los recursos por el valor de $ 3.132.000, que hacen parte de vigencias futuras aprobadas y comprometidas en 2015, y establecer cuál es el estado de la implementación y operación del sistema integrado de gestión, y a partir de esto evaluar si efectivamente se requiere hacer más inversión para la implementación del sistema, en caso de que sea así, se recomienda formular un nuevo proyecto de inversión sin incurrir en gastos recurrentes de operación y gestión administrativa, por las siguientes razones:

i) El proyecto, como lo indica su nombre, está formulado para que el Ministerio del Interior cuente con el sistema integrado de gestión según lo establecido en las normas técnicas ISO 9001:2008, NTCGP-1000:2009 y MECI 1000:2005, propósitos indiscutiblemente necesarios para una gestión acorde a los principios de la función pública, pero orientado a la gestión administrativa entidad y no su gestión misional. Por lo anterior y teniendo en cuenta que este tipo de proyectos requieren financiamiento recurrente para garantizar su sostenibilidad y operación se puede decir que, por regla general, éstos deberían financiarse con recursos de funcionamiento y no con recursos de inversión. Los recursos de inversión pueden ser de gran ayuda para iniciar la implementación del proyecto, pero no para hacer sostenible su operación porque, como ya se dijo, se estaría ante la figura de gasto recurrente de carácter administrativo y no misional.

ii) Se encuentra que el problema y el objetivo general no guardan total coherencia porque el problema evidencia que el Ministerio del Interior si cuenta con un sistema de gestión de la calidad certificado pero que debe ser mejorado (ampliando componentes y/o funcionalidades y/o herramientas, modificando procesos y/o procedimientos, etc.), pero el objetivo se contradice con esta situación porque está planteado como si no existiera el sistema de gestión de la calidad en el Ministerio del Interior; además la redacción del objetivo no cumple los estándares establecidos por la Dirección de Inversión y Finanzas Públicas (DIFP) porque contempla un conjunto de elementos que lo hacen amplio pero al mismo tiempo con varias especificaciones, y además esto dificulta la trasmisión de la información en la MGA y en el SUIFP.

iii) El proyecto desde su formulación no cuenta con los suficientes documentos de soporte de formulación que den claridad sobre lo que se ejecutará como, por ejemplo: diseño conceptual del sistema de gestión, identificación de necesidades, estudios de mercado, cotizaciones, especificaciones técnicas de las herramientas que se elaborarán en el marco de este proyecto, contenidos de las capacitaciones.

iv) No es posible verificar la viabilidad financiera del proyecto, ni cómo se estimaron los sus beneficios porque no en el SUIFP no se puede consultar el archivo punto DAT de la MGA ni su versión en formato PDF.

2) Se recomienda al Ministerio del Interior revisar por qué en el sistema SUIFP, sección documentos soporte, no aparecen el archivo punto DAT de la MGA y su versión en formato PDF, y si es del caso solicitar durante la vigencia 2016 una nueva actualización del proyecto.

3) Ser reitera al Ministerio del Interior los comentarios y recomendaciones presentadas en estas observaciones como las incluidas en las respuestas a las preguntas de control posterior técnico del SUIFP.

4) Se recuerda al Ministerio del Interior que la ejecución de recursos debe corresponder con lo planeado por la entidad en el proyecto y en la fase de ejecución es sustancial garantizar el cumplimiento de la normatividad presupuestal, contractual y de los mecanismos de lucha contra la corrupción (Ley 1474/2011).



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FICHA EBI

Código Bpin:



¿Las metas planteadas por el proyecto cuentan con el respaldo técnico que sustente su coherencia con los recursos asociados?

Se considera que las metas del proyecto son coherentes con los recursos asociados ya sea porque la entidad ha presentado el sustento técnico que lo respalda o porque el conocimiento que se tiene del sector ratifica que los recursos solicitados son los apropiados para cumplir con las metas.

Si Se reitera a la entidad la importancia de revisar que las sumatoria de la anualización coincida con el total de la meta agregada.



Si Sin embargo, se deja constancia que el objetivo general no debe incluir lo s fines o efectos del proyecto. Por ejemplo: "QUE PERMITA EL ADECUADO CONTROL DE LA PLANEACIÓN, LA GESTIÓN, LA EVALUACIÓN, EL MEJORAMIENTO CONTINUO Y EL FORTALECIMIENTO DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO, LA SATISFACCIÓN DEL CLIENTE, (...)"



N Las actividades planteadas en el proyecto no necesariamente describen un proceso de generación de valor para la obtención de los productos porque no muestran suficientemente cuál es el proceso lógico del diseño e implementación del sistema integrado de gestión, cuáles son sus etapas, desarrollo de procesos y funcionalidades progresivo y no permite distinguir el diseño de la implementación, ni de la operación del sistema integrado de gestión. Por lo anterior, se recomienda al Ministerio del Interior finalizar la ejecución de la mayor parte de este proyecto en la vigencia 2016 y dejar solo para ejecución la vigencia 2017 los recursos por el valor de $ 3.132.000, que hacen parte de vigencias futuras aprobadas y comprometidas en 2015, y establecer cuál es el estado de la implementación y operación del sistema integrado de gestión, y a partir de esto evaluar si efectivamente se requiere hacer más inversión para la implementación del sistema

Si Se recuerda a la entidad que por producto deben existir dos o más actividades asociadas. Adicionalmente, se deben revisar aquellas que no inician con un verbo en infinitivo.



Si Sin embargo, se deja constancia que el objetivo 5 podría estar contemplado como un actividad adicional del objetivo 3.



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FICHA EBI

Código Bpin:




N Para lo que va de la vigencia 2016, el registro del seguimiento de la ejecución del proyecto no se encuentra actualizado en el SPI. En cuanto al registro del seguimiento de la ejecución del proyecto se observa que el avance financiero fue del 87,06%, el físico de 96% y el de gestión del 100%. Por lo anterior, se recomienda al Ministerio del Interior realizar en el SPI el reporte de avance de lo que va la vigencia 2016 y frente a los avances logrados del 2015 revisar y explicar por qué los avances financiero y físico no fueron del 100%.

Si El proyecto se encuentra actualizado en el SPI con fecha a diciembre de 2015.



Si Llama la atención los porcentajes de ejecución financiera y física, considerando el poco tiempo que resta para el fin de la vigencia.



S En términos generales, la obtención de los productos conlleva al cumplimiento de los objetivos específicos para alcanzar el objetivo general, pero éstos elementos del proyecto no son totalmente coherentes con el problema del proyecto porque éste evidencia que el Ministerio del Interior si cuenta con un sistema de gestión de la calidad certificado pero que debe ser mejorado (ampliando componentes y/o funcionalidades y/o herramientas, modificando procesos y/o procedimientos, etc.) pero el objetivo se contradice con esta situación porque está planteado como si no existiera el sistema de gestión de la calidad en el Ministerio del Interior; además la redacción del objetivo no cumple los estándares establecidos por la Dirección de Inversión y Finanzas Públicas (DIFP) porque contempla un conjunto amplio de elementos que lo hacen amplio pero con varias especificaciones, con lo cual se dificulta la trasmisión de la información en la MGA y en el SUIFP.

Si Se recomienda revisar la redacción de los productos, puesto que pueden llegar a ser confundidos con los indicadores. Es decir, la presentación de los productos no debe contener la condición deseada.

¿El proyecto define claramente su vinculación con ejercicios de planeación como: el Plan Nacional de Desarrollo (PND) y los documentos CONPES del sector?

El objetivo y los productos esperados del proyecto se articulan y contribuyen a dar cumplimiento a los objetivos, estrategias y/o metas definidas en ejercicios de planificación nacional tales como el PND y los documentos CONPES. Si el proyecto viene en ejecución verificar que esté clasificado correctamente en el PND vigente. **** NOTA: Tener en cuenta que aun no se encuentra cargado el nuevo PND.***

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FICHA EBI

Código Bpin:




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Control Posterior de Viabilidad SubdirectorFuncionario Lina María Valencia OrdóñezCargo Coordinadora Grupo de GobiernoFecha 2016-May-30 20:00:04

Observación Considerando las respuestas de control de calidad de formulación del Jefe de Planeación del Ministerio del Interior y de control de Jefe de Planeación Cabeza del Sector Interior, quienes en el trámite de los respectivos filtros de calidad no presentaron observaciones de forma ni de fondo sobre la formulación técnica del proyecto, salvo un par de precisiones, y según la información y documentación publicada por el Ministerio del Interior en el sistema SUIFP, se da trámite a la solicitud N° 179522 sin trámites presupuestales del proyecto de inversión FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL MEDIANTE LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN PARA EL MINISTERIO DEL INTERIOR EN BOGOTÁ (código BPIN 2014011000174). La solicitud corresponde a la actualización del proyecto para la vigencia 2016 (recursos apropiados de $ 500.000.,000) y recursos de inversión para la vigencia 2017 por el valor de $ 3.132.000, que hacen parte de vigencias futuras aprobadas y comprometidas en 2015, respondiendo las preguntas de control posterior técnico del SUIFP y presentado al Ministerio del Interior, además de las observaciones a las preguntas de control de calidad, los siguientes comentarios y recomendaciones:

1) Finalizar la ejecución de la mayor parte de este proyecto en la vigencia 2016 y dejar solo para ejecución la vigencia 2017 los recursos por el valor de $ 3.132.000, que hacen parte de vigencias futuras aprobadas y comprometidas en 2015, y establecer cuál es el estado de la implementación y operación del sistema integrado de gestión, y a partir de esto evaluar si efectivamente se requiere hacer más inversión para la implementación del sistema, en caso de que sea así, se recomienda formular un nuevo proyecto de inversión sin incurrir en gastos recurrentes de operación y gestión administrativa, por las siguientes razones:

i) El proyecto, como lo indica su nombre, está formulado para que el Ministerio del Interior cuente con el sistema integrado de gestión según lo establecido en las normas técnicas ISO 9001:2008, NTCGP-1000:2009 y MECI 1000:2005, propósitos indiscutiblemente necesarios para una gestión acorde a los principios de la función pública, pero orientado a la gestión administrativa entidad y no su gestión misional. Por lo anterior y teniendo en cuenta que este tipo de proyectos requieren financiamiento recurrente para garantizar su sostenibilidad y operación se puede decir que, por regla general, éstos deberían financiarse con recursos de funcionamiento y no con recursos de inversión. Los recursos de inversión pueden ser de gran ayuda para iniciar la implementación del proyecto, pero no para hacer sostenible su operación porque, como ya se dijo, se estaría ante la figura de gasto recurrente de carácter administrativo y no misional.

ii) Se encuentra que el problema y el objetivo general no guardan total coherencia porque el problema evidencia que el Ministerio del Interior si cuenta con un sistema de gestión de la calidad certificado pero que debe ser mejorado (ampliando componentes y/o funcionalidades y/o herramientas, modificando procesos y/o procedimientos, etc.), pero el objetivo se contradice con esta situación porque está planteado como si no existiera el sistema de gestión de la calidad en el Ministerio del Interior; además la redacción del objetivo no cumple los estándares establecidos por la Dirección de Inversión y Finanzas Públicas (DIFP) porque contempla un conjunto de elementos que lo hacen amplio pero al mismo tiempo con varias especificaciones, y además esto dificulta la trasmisión de la información en la MGA y en el SUIFP.

iii) El proyecto desde su formulación no cuenta con los suficientes documentos de soporte de formulación que den claridad sobre lo que se ejecutará como, por ejemplo: diseño conceptual del sistema de gestión, identificación de necesidades, estudios de mercado, cotizaciones, especificaciones técnicas de las herramientas que se elaborarán en el marco de este proyecto, contenidos de las capacitaciones.

iv) No es posible verificar la viabilidad financiera del proyecto, ni cómo se estimaron los sus beneficios porque no en el SUIFP no se puede consultar el archivo punto DAT de la MGA ni su versión en formato PDF.

2) Se recomienda al Ministerio del Interior revisar por qué en el sistema SUIFP, sección documentos soporte, no aparecen el archivo punto DAT de la MGA y su versión en formato PDF, y si es del caso solicitar durante la vigencia 2016 una nueva actualización del proyecto.

3) Ser reitera al Ministerio del Interior los comentarios y recomendaciones presentadas en estas observaciones como las incluidas en las respuestas a las preguntas de control posterior técnico del SUIFP.

4) Se recuerda al Ministerio del Interior que la ejecución de recursos debe corresponder con lo planeado por la entidad en el proyecto y en la fase de ejecución es sustancial garantizar el cumplimiento de la normatividad presupuestal, contractual y de los mecanismos de lucha contra la corrupción (Ley 1474/2011).



2014011000174


FICHA EBI

Código Bpin:



¿Las metas planteadas por el proyecto cuentan con el respaldo técnico que sustente su coherencia con los recursos asociados?

Se considera que las metas del proyecto son coherentes con los recursos asociados ya sea porque la entidad ha presentado el sustento técnico que lo respalda o porque el conocimiento que se tiene del sector ratifica que los recursos solicitados son los apropiados para cumplir con las metas.

Si Se reitera a la entidad la importancia de revisar que las sumatoria de la anualización coincida con el total de la meta agregada.



Si Sin embargo, se deja constancia que el objetivo general no debe incluir lo s fines o efectos del proyecto. Por ejemplo: "QUE PERMITA EL ADECUADO CONTROL DE LA PLANEACIÓN, LA GESTIÓN, LA EVALUACIÓN, EL MEJORAMIENTO CONTINUO Y EL FORTALECIMIENTO DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO, LA SATISFACCIÓN DEL CLIENTE, (...)"



S Las actividades planteadas en el proyecto no necesariamente describen un proceso de generación de valor para la obtención de los productos porque no muestran suficientemente cuál es el proceso lógico del diseño e implementación del sistema integrado de gestión, cuáles son sus etapas, desarrollo de procesos y funcionalidades progresivo y no permite distinguir el diseño de la implementación, ni de la operación del sistema integrado de gestión. Por lo anterior, se recomienda al Ministerio del Interior finalizar la ejecución de la mayor parte de este proyecto en la vigencia 2016 y dejar solo para ejecución la vigencia 2017 los recursos por el valor de $ 3.132.000, que hacen parte de vigencias futuras aprobadas y comprometidas en 2015, y establecer cuál es el estado de la implementación y operación del sistema integrado de gestión, y a partir de esto evaluar si efectivamente se requiere hacer más inversión para la implementación del sistema

Si Se recuerda a la entidad que por producto deben existir dos o más actividades asociadas. Adicionalmente, se deben revisar aquellas que no inician con un verbo en infinitivo.



Si Sin embargo, se deja constancia que el objetivo 5 podría estar contemplado como un actividad adicional del objetivo 3.



S

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FICHA EBI

Código Bpin:




S Para lo que va de la vigencia 2016, el registro del seguimiento de la ejecución del proyecto no se encuentra actualizado en el SPI. En cuanto al registro del seguimiento de la ejecución del proyecto se observa que el avance financiero fue del 87,06%, el físico de 96% y el de gestión del 100%. Por lo anterior, se recomienda al Ministerio del Interior realizar en el SPI el reporte de avance de lo que va la vigencia 2016 y frente a los avances logrados del 2015 revisar y explicar por qué los avances financiero y físico no fueron del 100%.

Si El proyecto se encuentra actualizado en el SPI con fecha a diciembre de 2015.



Si Llama la atención los porcentajes de ejecución financiera y física, considerando el poco tiempo que resta para el fin de la vigencia.



S En términos generales, la obtención de los productos conlleva al cumplimiento de los objetivos específicos para alcanzar el objetivo general, pero éstos elementos del proyecto no son totalmente coherentes con el problema del proyecto porque éste evidencia que el Ministerio del Interior si cuenta con un sistema de gestión de la calidad certificado pero que debe ser mejorado (ampliando componentes y/o funcionalidades y/o herramientas, modificando procesos y/o procedimientos, etc.) pero el objetivo se contradice con esta situación porque está planteado como si no existiera el sistema de gestión de la calidad en el Ministerio del Interior; además la redacción del objetivo no cumple los estándares establecidos por la Dirección de Inversión y Finanzas Públicas (DIFP) porque contempla un conjunto amplio de elementos que lo hacen amplio pero con varias especificaciones, con lo cual se dificulta la trasmisión de la información en la MGA y en el SUIFP.

Si Se recomienda revisar la redacción de los productos, puesto que pueden llegar a ser confundidos con los indicadores. Es decir, la presentación de los productos no debe contener la condición deseada.

¿El proyecto define claramente su vinculación con ejercicios de planeación como: el Plan Nacional de Desarrollo (PND) y los documentos CONPES del sector?

El objetivo y los productos esperados del proyecto se articulan y contribuyen a dar cumplimiento a los objetivos, estrategias y/o metas definidas en ejercicios de planificación nacional tales como el PND y los documentos CONPES. Si el proyecto viene en ejecución verificar que esté clasificado correctamente en el PND vigente. **** NOTA: Tener en cuenta que aun no se encuentra cargado el nuevo PND.***

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FICHA EBI

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Grupo Valor Actual Valor Anterior

CAMBIOS REALIZADOS



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FICHA EBI SISTEMA UNIFICADO DE INVERSIONES Y … EBI Código Bpin: ... con el Modelo Estándar de...

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