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Fundamentos

de Administración

Moderna

Docente: Luis Jaque A.

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El Proceso Administrativo

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** Planeación

Procedimiento que implica la selección de misiones y objetivos y de las acciones para llevar a cabo las primeras y alcanzar los segundos; requiere tomar decisiones, esto es, elegir entre alternativas de futuros cursos de acción

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Definición y concepto de planificación

La planificación entrega un camino claro a seguir en las actividades futuras de la organización, porque determina cómo alcanzará sus objetivos.

Su propósito es minimizar los riesgos reduciendo la incertidumbre de las condiciones de un negocio.

Su propósito es además, establecer la base de asignación de recursos.

Se requiere tomar decisiones hoy para obtener resultados en el futuro.

La naturaleza de la planeación es el aumentar el grado de éxito de las organizaciones.

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Tipos de Planes

Los planes se clasifican en:

Estratégico:

1. Propósitos o misiones: función o tarea básica de la empresa

2. Objetivos o metas: fines que se quieren lograr por medio de una actividad.

3. Acciones Estratégicas: determinar objetivos y cursos de acción en el largo plazo.

Operacional:

1. Políticas: criterios generales que orientan la toma de decisión.

2. Procedimientos: planes que permiten establecer un método para el manejo de actividades futuras.

3. Reglas: acciones o prohibiciones.

4. Programas: conjunto de metas, políticas etc.necesarios para lograr un curso de acción.

5. Presupuestos: formulación de resultados esperados expresados en cifras.

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** Organización

La función de organizar es muy importante para el sistema administrativo, porque es el mecanismo básico que usan los gerentes para llevar a cabo los planes de acción. Organizar crea y mantiene las relaciones entre todos los recursos de la empresa, al indicar cuales recursos se utilizarán para cuales actividades específicas y cuando, dónde y cómo se van a utilizar.

Estructura organizacional: implica una estructura de funciones o puestos intencional y formalizada.

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� Personas se organizan para resolver los problemas que genera el entorno

� No existe una sola forma de organizarse

� Son sistemas sociales interdependientes entre las distintas unidades que las conforman.

� Compuestas por distintos tipos y grupos de personas

Personas y Organización

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Tipos de Organización

Organización Formal:

La estructura intencional de funciones en una empresa formalmente organizada

Organización Informal:

Es una red de relaciones interpersonales que surge cuando se asocia gente

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Estructura Organizacional

La estructura de una organización se representa por medio de una ilustración gráfica denominada organigrama.

Puede ser analizada desde dos puntos de vista:� Desde un punto de vista vertical, según grado

de delegación de la autoridad, se puede definir una empresa centralizada o descentralizada.

� Desde un punto de vista horizontal, según la división del trabajo, se puede definir básicamente tres tipos: funcional, divisional y matricial.

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Tipos de Estructura

Según grado de Delegación de la Autoridad

Centralizada: cuando existe un mínimo número de actividadeslaborales y autoridad han sido delegadas en los subalternos.

Descentralizada: cuando un importante número de actividadeslaborales y autoridad han sido delegadas en los subalternos.

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Tipos de Estructura (Funcional)

Según División del Trabajo

Estos departamentos se basan en factores del medio en que se desempeña la organización y que pueden ser estructurados en:

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Tipos de Estructura (Divisional)

Por Producto

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Tipos de Estructura (Divisional)

Por Área Geográfica.

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Tipos de Estructura (Divisional)

Por Tipo de Cliente.

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Tipos de Estructura (Matricial)

Se basa en torno de un solo concepto central de diseño. Los factores de producción (funciones o especialidades), y los resultados (productos, mercados, zonas geográficas) dan origen a las dimensiones de una matriz que considera dos o más jefes para una UEN.

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Organización

Diseño organizacional: proceso que involucra decisiones sobre 6 elementos claves: especialización del trabajo, departamentalización, cadena de mando, amplitud del control, centralización y descentralización y formalización.

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1.Especialización del trabajo

Grado en el que las tareas de una organización se dividen en tareas separadas; conocida también como división del trabajo

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2. Departamentalización

Fundamento mediante el cual se agrupan las tareas

� Por funciones (actividades x Dpto.)

� Por proceso o equipo

� Por producto (o línea de producto)

� Por territorio o geográfica (segmentos territoriales)

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3. Cadena de mando

Línea continua de autoridad que se extiende de los niveles organizacionales más altos a los más bajos y define quién informa a quién

Autoridad: derechos inherentes de un puesto gerencial para decir al personal qué hacer y esperar que lo haga.

Responsabilidad: obligación de desempeñar cualquier tarea asignada

Unidad de mando: principio de administración que afirma que cada persona debe informar a un solo gerente

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4. Amplitud de control

Número de empleados que un gerente puede dirigir de manera eficiente y eficaz

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5. Centralización y Descentralización

Centralización: el grado al que se concentra la toma de decisiones en un solo punto de la organización

Descentralización: el grado en el que los empleados de nivel inferior proporcionan información o toman decisiones

Empowermet de empleados: aumento de poder a los empleados en la toma de decisiones

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6. Formalización

Grado en el que los trabajos de una organización son estandarizados y en el que las normas y procedimientos guían el comportamientos de los empleados

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** Integración del personal

Consiste en ocupar y mantener así los puestos de la estructura organizacional.

Se realiza mediante la identificación de los requerimientos de fuerza de trabajo, el inventario de las personas disponibles y el reclutamiento, selección, contratación, ascenso, evaluación, planeación de carreras, compensación y capacitación o desarrollo.

Esta función se conoce en las empresas como Administración de Recursos Humanos

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** Dirección

Es el proceso consistente en influir en las personas para que contribuyan al cumplimiento de las metas organizacionales y grupales

La función del administrador y su grado de aceptación por el grupo condiciona la dirección.

El administrador debe otorgar la máxima prioridad al entendimiento y confianza de los miembros del grupo, de la misma manera que los subordinados deben creer en sus administradores.

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Factores humanos en la Administración

Por medio de la función de dirección los administradores ayudan a las personas a darse cuenta de que pueden satisfacer sus necesidades

Al mismo tiempo contribuir al cumplimiento de los propósitos de la empresa

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Motivación

Las motivaciones humanas se basan en necesidades, ya sea consciente o inconscientemente experimentadas.

Amplia serie de impulsos, deseos, necesidades, anhelos y fuerzas similares

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Ciclo Motivacional

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Jerarquía de las necesidades de Maslow

Este modelo afirma que los seres humanos poseen cin co necesidades básicas descritas a continuación y plan tea que estas necesidades básicas pueden organizarse en una jerarquía y en la medida que se van satisfacien do una por una, va surgiendo la importancia de la que está inmediatamente arriba.

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Teoría de la Motivación e Higiene (Herzberg)

Frederick Herzberg ha concluido que los grados de satisfacción e insatisfacción que el personal de una organización tiene como resultado de realizar un trabajo es producto de dos variables determinadas por dos grupos de elementos.Los factores de Higiene o Mantenimiento: los que se relacionan con el ambiente de trabajo.Los factores Motivantes: aquellos que influyen en el grado de satisfacción del trabajo.

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Liderazgo

Es el arte o proceso de influir en las personas para que se esfuercen voluntaria y entusiastamente en el cumplimiento de metas grupales

El liderazgo y la motivación están estrechamente interrelacionados.

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Tipos de liderazgo

Líder autocrático: impone y espera cumplimiento, es dogmático y seguro y conduce por medio de la capacidad de denegar u otorgar premios y castigos.

Líder democrático o participativo: consulta a sus subordinados respecto de acciones y decisiones probables y alienta su participación.

Líder liberal: hace un uso muy reducido de su poder, en caso de usarlo, ya que les concede a sus subordinados un alto grado de independencia en sus operaciones

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Equipos de Trabajo

Un equipo es un número reducido de personas con habilidades complementarias, comprometidas con un propósito común, una serie de metas de desempeño y un método de trabajo del cual todas ellas son mutuamente responsables

Grupo: congregación de 2 ó más personas que actúan de manera interdependiente y uniforme en pro del cumplimiento de metas comunes.

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Delegación

Es el proceso de asignar actividades laborales y la respectiva autoridad a personas específicas de la organización con el propósito de alcanzar los objetivos establecidos

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Comunicación

Es la transferencia de información de un emisor a un receptor, el cual debe estar en condiciones de comprenderla.

Se aplica en todas las fases de la administración, aún más importante en la función de dirección

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Tipos de comunicación en la organización

Comunicación descendente: fluye de personas en los niveles superiores a personas en los niveles inferiores de la jerarquía organizacional.

Comunicación ascendente: circula de subordinados a superiores y continua su ascenso por la jerarquía organizacional.

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Formas de Comunicación Organizacional

Comunicación escrita

Comunicación oral

Comunicación no verbal (expresiones faciales y movimientos corporales)

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** Control

Es la medición y corrección del desempeño a fin de garantizar que se han cumplido los objetivos de la empresa y los planes ideados para alcanzarlos.

Planeación y control están relacionados

Proceso básico de control: establecimiento de normas o estándares, medición del desempeño con base a las normas, corrección de las variaciones respectos de las normas y planes.

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Tipos de Control

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Carta Gantt

Henry Laurence Gantt (1861-1919) desarrolló a inicios del siglo XX este método gráfico de planeación y control, que permite contemplar las fases de inicio y finalización de las diversas actividades.

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Se trata de:

Llamado también cronograma de actividades o Calendarización, se trata de un gráfico de barras, dónde la longitud de cada barra representa la duración en días, semanas, meses o años de una actividad. La utilidad de éste gráfico radica en que señala la frecuencia en que debe ejecutarse cierto número de actividades en base a la duración de cada una de las mismas.

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Gráfico o carta

Para una mayor ilustración, a continuación se presenta el Gráfico de Gantt que dispone los tiempos y actividades para la realización de una investigación de mercado, dividida en tres fases y para ser desarrollada en cuatro meses

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Carta Gantt

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Bibliografía

Koontz, Harold ;“ Administración, una perspectiva global”

Chiavenato, Idalberto; “Introducción a la teoría general de la Administración”

Robbins, Stephen; “Administración”