REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELAUNIVERSIDAD DR. RAFAEL BELLOSO CHACÍN

DECANATO DE INVESTIGACIÓN Y POSTGRADODOCTORADO EN CIENCIAS MENCIÓN

GERENCIA

SOFTWARE DE GESTIÓN FINANCIERA Y GESTIÓN DE PROYECTOS INTEGRADOS

Maracaibo, Agosto de 2014

Presentado por: Sandy Romero Jaider Quintero

Tutor : Dra. Adolfina Amaya

ESQUEMA

1. Concepto de Software Integrado de Proyectos2. Importancia 3. Objetivos Básicos4. Funciones 5. Tipos de Software de Proyectos6. Ejemplos7. Conozcamos el SAP Business One con MARI

Projekt.8. Conclusiones

Software de Gestión Proyectos Integrado

El software de Gestión de proyectos integrados, es un término

utilizado en la ingeniería de software que cubre varios tipos de

software, que permiten que un individuo o equipo de trabajo

realice el seguimiento de un proyecto desde su concepción hasta

finalizarlo. El objetivo de este software es incrementar la

eficiencia al darles a los gerentes del proyecto y a otros

miembros del equipo: acceso a una gran cantidad de

información, incluyendo la programación de tareas, las finanzas,

la gestión del tiempo, asignación de tareas, control de calidad,

seguimiento de problemas y herramientas de colaboración; los

cuales son usados para manejar la complejidad que conlleva un

proyecto grande.

Software de Gestión Proyectos Integrado

Es decir es un Software que permite

cubrir de forma eficaz e integrada todas

nuestras necesidades organizativas,

cubriendo desde el área Financiera-

Contable hasta la Gestión de Proyectos.

Importancia de un Software de GPI

Los programas de gestión de proyectos se han

vuelto esenciales en la organización de actividades

de la empresa.

Seguimiento y coordinación de los trabajos en

grupo. control de los flujos de información.

Control de los plazos de tiempo y presupuesto de

costos.

Adaptadas a las necesidades tanto de las

pequeñas como de las grandes empresas.

Son complementarias de los software ERM y RMP

para la gestión integrada de los procesos y la

Gestión de Proyectos.

Importancia de un Software de GPI

Este tipo de Software permiten:

• Mejorar la gestión de los proyectos.

• Disponer de un sistema integrado para

todas las áreas de la empresa.

• Reducir el trabajo administrativo y eliminar

la duplicidad de tareas.

•Manejar toda la parte contable y financiera del

proyecto.

Objetivos Básicos de los GPI

1. Planificación y supervisión de las

actividades

2. Control de costos

3. Provisión de la información:

Distribuir, compartir y gestionar los

flujos de información.

Planificación y supervisión de las actividades

1. Planificar correctamente un proyecto en función de la

realización de actividades interdependientes.

2. Evaluar y designar los "recursos" (humanos y materiales)

necesarios para la realización de un proyecto, según las

necesidades identificadas.

3. Manejo de las incertidumbres con las estimaciones de duración

de ciertas tareas.

4. Acomodar las tareas para cumplir con ciertos hitos.

5. Manejar varios proyectos simultáneamente para cubrir los

requisitos

6. Reforzar la cooperación en el interior de los grupos de trabajo.

Contabilidad del Proyecto y control de costos

La contabilidad del proyecto permite

determinar los costes producidos en

cualquier nivel que haya sido definido y

permite a menudo la comparación entre

presupuestos actuales así como históricos

Contabilidad del Proyecto y control de costos

Crear los informes financieros diseñados

específicamente para seguir el progreso financiero

de los proyectos.

Completa gestión de los proyectos, que integra

desde imputación de los gastos propios de los

proyectos a la facturación a los clientes, en un

entorno que facilita el seguimiento, análisis y

control de los costos.

Distribuir, compartir y gestionar los flujos de información

El tipo de información compartida es:

- Lista de actividades y trabajos.

- Wiki y compartimiento de documentos.

- Presentación general del plazo de tiempos

necesario para la realización de un trabajo o una

actividad.

- Resumen de la progresión del proyecto según los

objetivos

-

Distribuir, compartir y gestionar los flujos de información

• Alerta de los posibles riesgos que pueden afectar

el desarrollo normal de un proyecto.

- Información sobre la carga de trabajo y

planificación de vacaciones o festivos.

- Optimización de los recursos no utilizados

(tiempo libre).

- Información histórica de cómo han progresado

proyectos similares anteriormente desarrollados.

Funcionalidades de los GPI1. Gestión ágil de proyectos - La gestión ágil de proyectos es una manera

de crear nuevos productos de manera rápida para entregar el producto a

sus clientes y aprender de las necesidades que ellos tengan.

2. Gestión de presupuestos/gastos - Crear reportes de gastos,

presupuestos para gestionar más eficientemente el proyecto.

3. Gestión de proyectos - Características de gestión de proyectos facilitan

la creación de hitos y caminos críticos, diagramas Gantt interactivos y más

para facilitar la gestión del proyecto.

4. Gestión de recursos - Distribuye recursos a un proyecto sólo cuando

necesario. Esto mejora la eficiencia y efectividad de los proyectos y ayuda

a reducir el costo.

5. Gestión de riesgo - Características de gestión de riesgo te ayudan a

saber cuáles riesgos son necesarios tomar..

Funcionalidades de los GPI

6. Gestión de tareas - Características de gestión de tareas te ayudan a facilitar la

creación de listas de tareas pendientes, establecer fechas de vencimiento,

priorizar tareas, añadir contactos a ciertas tareas y más.

7. Gestión del portafolio de proyectos - La gestión del portafolio de proyectos

facilita administrar varios proyectos a la vez, especialmente cuando existen

varios proyectos que directamente influyen a otros proyectos.

8. Programación - Programar recursos para un proyecto.

9. Rastreo de problemas - El rastreo de problemas te ayuda a seguir problemas y

quejas de tus clientes al igual que documentar los errores del producto de

manera eficiente.

10. Sistema gestión de documentos - Mantén todos los documentos asociados con

un proyecto en un solo lugar para facilitar la comunicación entre el equipo

trabajando en el proyecto.

11. Software colaborador - Características de colaboración facilitan el trabajo en

equipo especialmente si tu equipo está esparcido por diversas oficinas

satélites.

Tipos de Software de Proyectos

Teniendo en cuenta aspectos como el tamaño de la empresa, el número de trabajadores y la complejidad del proyecto, las funcionalidades de los programas de gestión de proyectos varían considerablemente, y se les puede clasificar en 3 grupos:

1. Personal, de un solo usuario, de escritorio.2. Basados en la Web, Colaborativos, Multi-

Usuarios o corporativos.3. Integrados4. Herramientas no especializadas

Software de Gestión de Proyectos Personal

Este proporciona, tradicionalmente, una sencilla y fácil de utilizar interfaz gráfica de usuario.

Almacenan tradicionalmente sus datos en un archivo, aunque algunos tienen la capacidad de colaborar con otros usuarios, o almacenar sus datos en una base de datos central.

Presentan funcionalidades básicas (lista de actividades o tareas, cronograma de pagos, calendario de actividades, etc.) y son reservadas para un uso personal o para un pequeño número de usuarios. En esta categoría destaca especialmente Basecamp (herramienta de trabajo colaborativo), una herramienta bastante usada en las pequeñas empresas.

Software de Gestión de Proyectos Basados en la web

o ColaborativosEl software de la administración de proyectos se puede poner en ejecución con una Aplicación Web, accediendo a través de una Intranet o de una Extranet usando un web browser.

•Accesibles de cualquier lugar y de cualquier ordenador, incluso desde un Smartphone, sin tener que instalar el software.•Facilidad del control de acceso.•Naturalmente multiusuario.

Programas de Gestión de Proyectos Basado en la web o

ColaborativosUn sistema de colaboración se diseña para apoyar a usuarios múltiples que pueden modificar diversas secciones del plan en cualquier instante, por ejemplo, poniendo al día las áreas de las cuales ellos son responsables personalmente de tal manera que esas modificaciones quedan integradas dentro del plan general.

Incluyen mayores funcionalidades: wikis, blogs, almacenamiento de documentos, edición de documentos compartidos, fórums, creación de bases de información, etc.

Programas de Gestión de Proyectos Integrados

Son polivalentes y ofrecen funcionalidades relacionadas a las aplicaciones críticas de la empresa (ERP, CRM):

Relación con los clientes, facturación, soporte técnico, seguimientos de errores, gerencia de proyectos etc., para integrar cada parte de la información en el mismo sistema. En esta categoría sobre sale el administrador de proyectos online worketc.

Las tres tendencias más importantes para los SGI

1. Software como servicio Saas

2. Colaboración3. Gestión ágil de

Proyectos

Software SaaS Vr. Software local

Software como servicio (SaaS) se accede en la web. El software local se accede en un solo ordenador.

• Online / Software como Servicio (SaaS) - Programas SaaS se pueden acceder en la web. Más y más programas se están moviendo hacia la nube, lo cual significa que se pueden acceder desde cualquier lugar con una conexión a internet.

• Local / Servidor - Programas locales se instalan en un ordenador o en un servidor. La ventaja de este tipo de programa es que los datos se pueden almacenar en un ordenador.

Características de Colaboración

Calendarios de equipo/Cronogramas Chat o mensajes internos Conferencia web Crear equipos/grupos Discusiones en las tareas Foros – Utilizar RSS para dar informes rápidos a todos los miembros suscritos al programa. Opciones de privacidad Permisos configurables Plataforma para colaboración social. Este tipo de plataforma aumenta la comunicación y transparencia de un proyecto

Características de Gestión ágil de Proyectos

Adjuntar archivos Analizador de riesgos/beneficios. Calendario Diagramas Gantt interactivos Eventos – Gestión de tareas Hitos Línea de base Mapas mentales Método camino crítico – Plantillas de Prioridades del proyecto Programación Recursos de proyectos múltiples Tareas recurrentes -. Ver y crear varios proyectos a la vez.

EJEMPLOS DE SOFTWARE DE GESTIÓN DE PROYECTOS

Existen muchos Software para la gestión de proyectos, a continuación señalamos algunos:

Soluciones simples (funcionalidades limitadas, convenientes a pequeños grupos de trabajo):BasecampCollabtiveHuddleHyperofficeKPlatoMicrosoft ProjectTrac

EJEMPLOS DE SOFTWARE DE GESTIÓN DE PROYECTOS

Soluciones Integradas: Más complejas y completasAtTaskBrightWorkGenius InsideJournyxMerlin (pour Mac OS X)Project-Open (Open Source) Primavera P6 HP Project and Portfolio Management (PPM) Center Invantive Vision HumanEdj Asana TrelloJIRA OpenProj dotProject Teambox

SAP Business One con MARI Projekt

La implantación de SAP Business One con el módulo de MARI Projekt permite cubrir de forma eficaz e integrada todas nuestras necesidades organizativas, cubriendo desde el áreaFinanciera-Contable hasta la Gestión de Proyectos.

Beneficios principales

• Accesibilidad vía web desde cualquier lugar.•la flexibilidad de parametrización de los proyectos.• Reducción del trabajo administrativo.• Mayor control de los proyectos y mejora de la gestión global.• La información reside en el sistema, no en las personas.• Completa funcionalidad, agilidad y simplicidad de uso.

SAP Business One con MARI Projekt

La integración de MARI Projekt con SAP Business One permite a cubrir todas las necesidades de negocio con una única solución. Por un lado, Business One abarca las funciones de control de activos, cobros y pagos, seguimiento de oportunidades, y lascompras y ventas no aplicables a un proyecto en concreto, además de ser el soporte contable de toda operación.

Por otro, MARI Projekt ofrece una completa gestión de los proyectos, que integra desde imputación de los gastos propios de los proyectos a la facturación a los clientes, en un entorno que facilita el seguimiento, análisis y control de dichos proyectos.

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SAP Business One

SAP Business One es una solución de gestión empresarial diseñada específicamente para las pequeñas y medianas empresas.

SAP Business One ofrece un acceso basado en la demanda a información en tiempo real a través de un solo sistema. La aplicación se divide en varios módulos, cada uno dedicado a una business function distinta.

SAP Business One está equipada con una interfase de fácil manejo que sirve como punto de acceso ERP central, con interfases estándar para fuentes de datos internas y externas, ordenadores portátiles y otras herramientas de análisis..

SAP Business OneEsta solución esta diseñada para empresas con menos de 250 empleados que requieren un acceso rápido a información del negocio de forma precisa, integral y completa.

Esta sencilla pero potente solución puede satisfacer las necesidades de negocio más comunes, como contabilidad, elaboración de informes, logística, automatización de la fuerza de ventas, etc..

Para un numero mayor esta la solución SAP BUSINESS ALL-IN-ONE .

MARI Projekt

MARI Projekt es un potente gestor de proyectos diseñado para funcionar sobre SAP Business One y destinado a empresas de servicios de pequeño y mediano tamaño como estudios de ingeniería, empresas tecnológicas, consultorías o agencias de marketing.

Se integra rápidamente en sus operaciones diarias. Es una solución de fácil manejo con una implantación corta asegurando que rápidamente se vean todos los beneficios que proporciona la solución.

MARI Projekt

Ofrece una amplia variedad de funciones y características, proporciona todas las herramientas necesarias para el éxito de la gestión de proyectos incluyendo planificación, gestión de recursos, análisis, facturación y cálculo de múltiples proyectos, servicios, gestión de tiempo y viajes de los empleados, datos en tiempo real.

Además, ofrece unas herramientas potentes para información y control, como por ejemplo análisis del punto de equilibrio, informes de gestión, cargos por servicios internos y simulación de planificación.

Videos Recomendados para conocer más de estas

aplicaciones.

https://www.youtube.com/watch?v=eQZHvgZdInIhttps://www.youtube.com/watch?v=K3oPSycM-cghttps://www.youtube.com/watch?v=Xl9FO-ZV2iQ

Adicionalmente puede entrar a la página: www.sap.com

Conclusiones

Para decidirse por un SOFTWARE DE GESTIÓN FINANCIERA Y GESTIÓN DE PROYECTOS INTEGRADOS tenga en cuenta:

El precio, Numero de licencias, Soporte Técnico, Actualizaciones, Seguridad de los Datos, Compatibilidad, Integraciones, las últimas tendencias en esta área (Software como servicio SaaS , Colaboración, gestión ágil de Proyectos) , su funcionalidad y características, Plataforma, Modelo y Finalmente probar antes de Comprar, ya que la mayoría de proveedores de este tipo de software tiene demos gratis del producto por un tiempo mínimo o también a través de videos sobre el Software.