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AUTOFILTROQu es el autofiltroLa herramienta Autofiltro permite separar los distintos elementos de una lista de manera totalmente automtica, o sea, sin ms que indicar a Excel los criterios oportunos de filtro. Cuando se utiliza Autofiltro con una lista, Excel oculta de la vista todos aquellos registros (filas) de esa lista que no cumplan la condicin que deseemos. De esa manera, quedar visible solamente el conjunto de registros que hayamos elegido. La operacin de filtrar datos suele hacerse cuando trabajamos con listas muy grandes que no nos permiten visualizar de una pasada rpida cules son los elementos de la lista que satisfacen una condicin concreta. Por ejemplo, si tenemos una lista en la que aparezcan todas las poblaciones de Argentina ordenadas alfabticamente y queremos ver slo las que pertenecen a la provincia de Jujuy, la tarea de ir buscando una por una sera larga y tediosa. Con Autofiltro podemos especificar a Excel que muestre slo aquellas poblaciones que satisfagan la condicin de que la provincia a la que pertenecen sea Jujuy. De forma automtica, Excel realizar el trabajo de bsqueda por nosotros y ocultar todas las poblaciones del resto de provincias.

Filtrar datos por columnasEn la siguiente figura puedes ver una lista de pelculas acompaada de la categora de cada programa, de la duracin y del nmero de cinta en el que se encuentra cada uno. Aunque no puedas verlo, esta lista consta de varios registros. Supn que queremos saber qu pelculas de la lista pertenecen a la categora Accion, o cuales tienen una Duracin que empiece por 9 , en general, que necesitsemos seleccionar determinados registros en funcin de cualquier criterio. Pues bien, todo ello es posible empleando la caracterstica Autofiltro de Excel.

CODIGO TITULO1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 EL HOMBRE DE ARENA AEROPUERTO LEGION EL ULTIMO SAMURAI VOLVER AL FUTURO EL PRINCIPE DE LAS MAREAS EL CONDE DRACULA EL CUARTO PROTOCOLO HARRY POTTER Y EL CALIZ DE FUEGO EL SEOR DE LOS ANILLOS BASTA DE MUJERES TITANIC LA CUARTA GUERRA THE MESSENGER KUNG FU PANDA EL NUCLEO LAS TORTUGAS NINJA COMO PERROS Y GATOS

CATEGORIA DURACION NUMERO CINTAROMANTICA CATASTROFE TERROR BELICO FICCION ROMANTICA TERROR BELICO ACCION ACCION COMEDIA CATASTROFE BELICO ROMANTICA INFANTIL CATASTROFE ACCION INFANTIL 132 126 169 180 140 165 116 145 100 98 178 124 138 148 123 153 108 177 6554 2108 8661 5609 5034 7740 7010 3540 2154 6537 1270 4890 3929 6281 6304 4967 2453 8963

Vamos a ver cmo funciona Autofiltro. Supongamos, para empezar, que nos interesa conocer qu registros de la lista pertenecen a la categora Accion. El primer paso ser seleccionar la lista. Para ello basta con que sites 1

MICROSOFT EXCEL 2007el puntero de celda en cualquier celda de la misma ya que, como ocurra al ordenar listas, cuando se usa Autofiltro Excel selecciona la lista por ti. A continuacin ejecuta el comando Filtro en la ficha Datos de la cinta de opciones (o en la ficha Inicio, en el grupo Modificar). Si te fijas detenidamente en la lista, podrs ver que junto a los encabezados de las columnas han aparecido unas flechas a travs de las cuales puedes desplegar listas con los datos de toda la columna. Eso significa que hemos entrado en el modo Filtrar. Ahora haz clic en la flecha de la columna Categora y observa la lista que aparece:

Lista de Autofiltro correspondiente a la columna Categora.

Las primeras opciones de esta lista son para ordenar la lista como vimos en el captulo anterior. Pero debajo de estas opciones est lo que nos interesa; los nombres de todas las categoras de programas que hay en la lista. Todas llevan una casilla de verificacin porque en realidad, todas filtran la lista, as desmarca Seleccionar todo. Si ahora marcas la opcin ACCION, y aceptas, Excel ocultar de la vista todas las filas de la lista cuya categora no sea sta. Hazlo y mira luego la siguiente figura:

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MICROSOFT EXCEL 2007CODIGO TITULO9 10 17 20 31 39 47 HARRY POTTER Y EL CALIZ DE FUEGO EL SEOR DE LOS ANILLOS LAS TORTUGAS NINJA ABDUCTION RAMBO BATMAN ENEMIGOS PUBLICOS

CATEGORIA DURACION NUMERO CINTAACCION ACCION ACCION ACCION ACCION ACCION ACCION 100 98 108 164 106 124 138 2154 6537 2453 3764 6029 4444 6139

Lista filtrada. Desaparecen todos los elementos cuya categora no sea Accion.

Observa que: La flechita del campo Categora aparece con el icono del filtro, para mostrar que los datos de la lista se han filtrado utilizando una condicin de esta columna. Los nmeros de las filas correspondientes a los elementos que han quedado visibles tambin aparecen en azul. Estas dos caractersticas te indican que actualmente ests viendo una lista filtrada.

NOTACuando se utiliza la caracterstica Autofiltro, Excel hace desaparecer de la vista las filas que no cumplen los criterios especificados, pero dichas filas siguen estando ah. Puedes visualizarlos en cualquier momento quitando el filtro. Cuando quieras volver a ver todos los registros, basta con que despliegues de nuevo el cuadro de la columna Categora y que selecciones la opcin Seleccionartodo. La lista recupera su aspecto primitivo, aunque seguir presentando las flechas de los submens en cada una de sus columnas. Es decir, al seleccionar todas se ha quitado el filtro concreto que hemos empleado en esa columna, aunque seguimos en modo Filtrar, por lo que sigue siendo posible aplicar una condicin diferente. Tambin puedes quitar todos los filtros ejecutando el comando Borrar filtro, en la cinta de opciones, en la ficha Datos.

Quitar AutofiltroCuando termines de trabajar con la lista y quieras salir del modo Filtrar, debers emplear el mismo procedimiento que utilizaste para activar la caracterstica Autofiltro. Es decir, ejecutar el comando Filtro. En la cinta de opciones vers la opcin Filtro aparece como retroiluminada. Esa marca te indica que est activo. Si vuelves a hacer clic sobre ese comando, la luz desaparecer, al igual que las flechas de cuadro desplegable de las cabeceras de las columnas. Todo ello indica que has salido del modo Filtrar.

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MICROSOFT EXCEL 2007NOTASi cuando desactivas Autofiltro ests viendo una lista filtrada, sta desaparecer automticamente y volver a mostrarse la lista completa.

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FUNCIONESQu son las funcionesLas funciones de Excel son una de las herramientas ms poderosas dentro de esta hoja de clculo. Estas funciones nos facilitan mucho la realizacin de clculos y tratamiento de los datos. Todas las funciones tienen en comn, el nombre de la funcin la cual la identifica y una serie de argumentos, todos ellos separados por puntos y comas, todos ellos dentro de parntesis. Veremos que puede haber alguna funcin que no tenga ningn tipo de argumento, pero siempre existirn los parntesis despus del nombre de la funcin. Para poder trabajar con las funciones es importante conocerlas todas por separado ya que cada una de ellas nos ofrece un resultado diferente. Sabiendo lo que deseamos y conociendo las funciones es ms fcil poder encontrar la combinacin de funciones con las que podemos encontrar el resultado deseado.

Funciones matemticas y trigonomtr icasEstas funciones nos permiten trabajar con nmeros realizando operaciones matemticas que sin las funciones seran complejas de poder realizar.

Funcin PROMEDIOEstudiaremos la funcin PROMEDIO. Un instituto de idiomas ha tomado tres exmenes a sus alumnos. Calcule la nota final como el promedio de las notas de los tres exmenes:

Para el clculo de la nota final usaremos la funcin PROMEDIO con la siguiente sintaxis: =PROMEDIO (Primer Nmero; Segundo Nmero; Tercer Nmero), donde Primer Nmero, Segundo Nmero y Tercer Nmero pueden ser los valores o las celdas que contiene los valores a promediar. Se pueden promediar todos los nmeros necesarios. Otra forma de hacer lo mismo, que puede resultar ms simple cuando se trabaja con gran cantidad de datos, puede verse en este ejemplo hecho con los datos del problema: 5

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D2 es la nota del primer examen y F2 la del ltimo.

Funciones MAX y MIN1.Haz una sencilla hoja de clculo como la que sigue:

2.Sita el cursor en D4 y escribe la frmula: =B4*C4. Cpiala hacia abajo. 3.Escribe al lado de la hoja las nuevas celdas de texto:

4.Escribe las frmulas de las celdas:

Celda Frmula >F3=SUMA(D4:D9) F4=PROMEDIO(D4:D9) F5=MAX(D4:D9) F6=MIN(D4:D9) 6

MICROSOFT EXCEL 2007F7=CONTAR(D4:D9) 5. Selecciona el rango de los resultados y convirtelo en formato moneda. Como habrs imaginado, hemos obtenido el valor mximo, mnimo y adems hemos contado el nmero de elementos numricos que aparecen en el rango D4:D9.

Funcin ABSEsta funcin nos devuelve el valor absoluto de una cantidad, dicho de otra forma, nos devuelve el valor sin signo. Estructura: ABS(Valor) Ejemplo: La funcin =ABS(-1) nos devolver como valor 1. Si operamos con este valor ser exactamente igual que si estamos trabajando con un nmero positivo. As si realizamos esta operacin =ABS(-1)+2 el valor obtenido ser 3. La funcin ABS se utiliza muy frecuentemente con funciones financieras ya que estas por defecto nos devuelven valores negativos.

Funcin MULTIPLO.SUPERIORNos redondea un valor al mltiplo ms prximo que le indicamos. En esta funcin siempre se buscar el mltiplo hacia arriba y siempre a valores enteros. Estructura: MULTIPLO.SUPERIOR(Nmero; Mltiplo) Ejemplo: Si deseamos conocer el entero mltiplo de 2 ms cercano al 5 deberemos escribir la siguiente funcin: =MULTIPLO.SUPERIOR(5;2), esta nos devolver un 6.

Funcin CONTAR.SIEsta funcin nos permitir contar cuantas celdas diferentes de blanco de un rango cumplen con un criterio determinado. Estructura: CONTAR.SI(Rango de datos; Criterio o condicin) Ejemplo: Imagina que de una lista de datos en los que aparecen los das de la semana queremos saber cuantos de estos se producen los lunes. Para ello simplemente deberemos introducir la funcin: =CONTAR.SI(A3:A9;"Lunes") donde se especifica que de la A3 a la A9 tengo todos los datos y en el siguiente argumento lo que deseamos contar si estos datos son Lunes.

Funcin SUMANos devuelve la suma entre s de todos los valores que hay dentro de un rango. 7

MICROSOFT EXCEL 2007Estructura: SUMA(Rango) Ejemplo: Utilizando esta funcin nos ahorraramos por ejemplo hacer la suma de los valores de una columna: A1+A2+A3+A4+A5+A6, ya que podramos obtener el mismo resultado pero escribiendo la funcin =SUMA(A1:A6).

Funcin BUSCARV y referencias relativas y absolutasPresentaremos la funcin BUSCARV y veremos la importancia de las referencias relativas y absolutas. Usted es responsable del pago del sueldo en una agencia de ventas. El sueldo se establece en base a la categora a la que pertenece cada vendedor. Todos los meses usted recibe los datos de la tabla de la derecha y debe obtener el sueldo de cada vendedor en base a los datos de ella. Para lograrlo construye una tabla como la de la izquierda.VENDEDOR Suarez Echenique Pastore Silva Lazarte CATEGORIAS SUELDO 3 $ 800 1 $ 400 2 $ 550 2 $ 550 4 $ 1.200 CATEGORIA 1 2 3 4 5 SUELDO $ 400 $ 550 $ 800 $ 1.200 $ 1.500

Calcule con una nica funcin el sueldo de cada empleado. Resolucin: Emplearemos la funcin BUSCARV que buscar en forma vertical (V) un valor determinado por usted (puede indicarse una celda) en una columna indicada. Su sintaxis general es del siguiente tipo: BUSCARV(VALOR; RANGOBUSQUEDA; COLUMNA N; Ord) VALOR: El valor de que celda debo encontrar? RANGO BUSQUEDA: Dnde lo tengo que buscar? En qu matriz? COLUMNA N: En qu columna de esa matriz? En nuestro ejemplo la solucin para el primer vendedor podra ser: =BUSCAR V(B2;E1:F6;2) Sin embargo al estirar o copiar esa frmula en las celdas del resto de los vendedores los valores no sern correctos. Esto es porque E1 se transformar en E2 al copiar en la celda B3, y F6 en F7. De la misma forma ocurrir en el resto. La solucin al problema sera que la sintaxis de la funcin en la celda del sueldo del primer vendedor fuera algo como esto: =BUSCARV(B2;E$1:F$6;2) Note que se han colocado signos $ de forma que al estirar (copiar) a las otras celdas no cambie el nmero de la fila de E1 a E2, ni de F6 a F7. 8

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Funciones de textoFunciones que nos permiten trabajar con el texto que contienen las celdas. Es importante hacer notar que en el momento que utilizamos estas funciones, en los argumentos, tanto podemos utilizar texto directamente entre comillas o una referencia a una celda la cual contiene texto. En los ejemplos de las funciones utilizaremos las dos opciones.

Funcin CONCATENARUne diferentes elementos de texto en uno slo. Estos elementos pueden ser celdas o directamente texto utilizando comillas "". Esta funcin puede tener como mximo 30 argumentos. Estructura: CONCATENAR(Texto1;Texto2;...) Ejemplo: Si en la celda A1 tenemos el texto "Juan", en la celda A2 "Rodriguez" y queremos que en la celda A3 aparezca el nombre y apellidos en la misma celda deberamos escribir la siguiente funcin: =CONCATENAR(A1;" ";A2)

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Observa que el segundo argumento es " ". De esta forma hacemos que el nombre y el apellido salgan separados por un espacio. Otra forma de obtener el mismo resultado que utilizando la funcin Concatenar sera utilizando & de la siguiente forma: =A1&" "&A2

Funcin IZQUIERDANos devuelve una cantidad de caracteres determinados empezando a contar desde la parte izquierda de la cadena de texto. Estructura: IZQUIERDA(Texto; Nmero de caracteres a extraer) Ejemplo: En la celda A1 escribimos el texto: "Funciones Excel". Si en la celda A2 escribimos la funcin =IZQUIERDA(A1;9), obtendremos como resultado "Funciones".

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Funcin LARGONos retornar la cantidad de caracteres que tiene la cadena de texto. Estructura: LARGO(Texto) Ejemplo: en la celda A1 escribe el texto: "Funciones Excel". Para saber la cantidad de caracteres que forman este texto debers introducir en otra celda la funcin =LARGO(A1). Como resultado nos devolver un 15.

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