Parte 1: Planificarlo con antelacin

1 Determina el objetivo del evento. Tener en mente una o dos frases te ayudar a llevar el evento en la direccin correcta. Planeas realizarlo para educar a tu comunidad?, para persuadir a potenciales contribuyentes con el fin de obtener fondos?, para homenajear a una persona o grupo en especfico? Limita tu objetivo lo ms que puedas. Lo que sea que vayas a hacer (ya sea para educar, persuadir, homenajear, etc.), por qu lo haces?Piensa en ello como tu principal misin. Tu esquema para el xito. Cuando sepas exactamente lo que quieres hacer, te ser ms fcil llevarlo a cabo!

2 Establece metas. Qu es exactamente lo que quieres lograr? No se trata de la cantidad de personas que quieres que asistan, tampoco del hecho de que en verdad se llevar a cabo el evento; qu quieres obtener de todo esto? 5 personas para que formen parte de tu organizacin?, una recaudacin de $ 1000?, un cambio de mentalidad?, que la gente se entusiasme?Piensa en las tres cosas ms importantes que te gustara que ocurran como resultado de este evento y piensa en ellas hacindose realidad. Quizs tu objetivo sea financiero, social y personal. Depende de ti!

Rene voluntarios. Es necesario contar con un buen equipo que posea distintas habilidades. Ellos pueden ayudarte con diversas tareas tales como la preparacin de programas y presupuestos, la creacin de invitaciones y carteles, recepcin de los invitados y con la limpieza al trmino del evento. En otras palabras, ellos pueden ayudarte a terminar el trabajo. Asimismo, si es posible, consigue voluntarios de confianza!Asegrate de que los miembros de tu equipo y supervisores estn al tanto de tus planes. La colaboracin puede facilitarte mucho el trabajo. As que cuando les pidas ayuda, infrmales desde el principio todas tus expectativas con respecto a ellos y a su nivel de participacin.Si no te es posible encontrar voluntarios, contrata a un equipo! Todo depende del tipo de evento que organices. El lugar donde lo realices podra proporcionarte un equipo de trabajo o puedes solicitar los servicios de una agencia de empleos externa.

4 Prepara un presupuesto. Debes incluir todos los posibles gastos, los ingresos, los patrocinadores e incluso los gastos supeditados. Si no realizas un presupuesto, terminars con una gran cantidad de facturas sin pagar, una billetera vaca y sin tener idea de lo que sucedi. S realista desde el principio para evitar sorpresas inesperadas el da del evento!Encuentra maneras de reducir los costos. Puedes conseguir personal que trabaje gratis? Consideraste conseguir un lugar ms econmico para tu evento (como la casa de un amigo)? Recuerda: una fiesta pequea y sencilla que salga bien siempre ser ms impresionante que una ostentosa que termine siendo un fiasco.

5 Decide el lugar y la hora para tu evento. Esto es lo ms importante al momento de organizar un evento. Qu hora y qu lugar har que la gente diga S, claro que asistir!? Deber ser una hora en la que todos estn disponibles y un lugar al que todos puedan llegar. Adems tiene que ser algo que puedas reservar!Revisa el calendario de tu comunidad y considera el tipo de pblico que invitars. Si tu objetivo es invitar a un grupo de amas de casa, realizar el evento durante el da y en el vecindario es tu mejor opcin (quizs con algn servicio de cuidado de nios incluido?). Por otro lado, si tu objetivo son estudiantes, realiza el evento de noche y en el centro de la ciudad. De ser posible, ve a donde tu pblico se encuentre.Desde luego, algunos lugares requieren una reservacin. Ponte en contacto lo ms pronto posible con los responsables del lugar que piensas utilizar como locacin para el evento. Es posible que estn ms ocupados que t!6 Piensa en la logstica. La logstica es necesaria para todo. Cul ser tu sistema de estacionamiento?, cules son las vas de acceso para los discapacitados?, qu puedes hacer con las dimensiones del lugar?, qu equipos necesitars?, qu elementos adicionales (agua potable para los oradores, distintivos, folletos) demandarn un gasto extra?, cuntas personas se necesitan para hacer que el evento se lleve a cabo sin problemas?Es importante sentarte por un minuto contigo mismo (y con tu equipo) y pensar en todos los aspectos del asunto. Hay algn obstculo que puedas anticipar y evitar?, algn invitado especial que tengas que hospedar?, algunas excepciones que debas hacer?

7 Piensa en el marketing y en la publicidad de tu evento. Mientras te encuentras en todo el proceso de organizacin, disea un afiche. Este debe incluir una fecha tentativa, hora, lugar, invitado de honor, nombre y el tema o eslogan del evento. Dado que an ests a tiempo para el evento, puedes tomarte tu tiempo para crear los afiches, pero lo mejor es preparar una versin preliminar al principio para visualizar todo el conjunto de tu proyecto!Piensa en otras maneras de dar a conocer tu evento. Correos electrnicos?, correo convencional?, quizs Facebook, Twitter u otras decenas de sitios web para eventos que existen (ms sobre esto en los pasos posteriores). Qu necesitas hacer previamente para atraer gente a tu evento y qu para mantener su atencin durante el mismo?

8 Organzate. Es posible que justo ahora te sientas muy confundido, pero tranquilzate y abre Excel. Elabora una lista de las actividades que habr en el evento. Crea algunas hojas de clculo para organizar tus pensamientos. Podra parecer innecesario por ahora, pero en dos meses estars sumamente agradecido contigo mismo por haberlo hecho con antelacin.Prepara un cronograma (con fechas lmite) para cada actividad. Anota los nombres de todos y el lugar y momento en el que son requeridos. De esa manera, puedes organizarte y contestar cualquier duda futura.

Parte 2: A dos semanas del evento

1 Asegrate de que todo vaya de acuerdo al plan. Fija la fecha, el lugar, el invitado de honor, el personal, el nombre del evento y el eslogan. Hay algo que pueda salir mal?, algn contratiempo de ltimo minuto que pueda presentarse? En este punto, todo debe estar decidido.