Estudio de la Calidad de los Procesos del Almacén de Suministros del Plantel de Refinería de...

2 - 1

..

RESEÑA HISTÓRICA DE LA REFINADORA COSTARRICENSE DE PETRÓLEO SOCIEDAD ANÓNIMA:

2 - 2

En 1931 se dicta la Ley del Monopolio de la importación y expendio de gasolina. El responsable de realizar estas tareas fue el Banco de Seguros.

En 1961 un grupo privado funda la Refinadora Costarricense de Petróleo Sociedad Anónima (RECOPE S.A.) e inicia gestiones para obtener los permisos del Ministerio de Industrias con el fin de construir una refinería al amparo de la Ley 2426 de Protección y Desarrollo Industrial.

RESEÑA HISTÓRICA DE LA REFINADORA COSTARRICENSE DE PETRÓLEO SOCIEDAD ANÓNIMA:

2 - 3

En 1963 se inicia la construcción de la refinería en Moín, Limón, puerto en el Atlántico de Costa Rica y se concluye en 1967.

REFINADORA COSTARRICENSE DE PETRÓLEO SOCIEDAD ANÓNIMA:

2 - 4

Comercializar y distribuir los hidrocarburos para satisfacer la demanda en todo el territorio nacional (Costa Rica). Misión:Abastecer los combustibles requeridos por el país, mediante la administración del monopolio del Estado de la importación, refinación y distribución al mayoreo de combustibles, asfalto y naftas; para promover el desarrollo del país.”

REFINADORA COSTARRICENSE DE PETRÓLEO SOCIEDAD ANÓNIMA:

2 - 5

Visión :“Ser un pilar de la competitividad de Costa Rica.” (Misión y Visión de la empresa aprobada en Junta Directiva en el Artículo #6, de la Sesión Ordinaria N°4456-9, celebrada el miércoles 16 de junio de 2010. Se modifica Misión de Recope, según acuerdo tomado por la Junta Directiva en el Artículo No. 4.1 de la Sesión Ordinaria No. 4505-58, celebrada el miércoles 1 de diciembre de 2010).

INSTALACIONES DE LA REFINADORA COSTARRICENSE DE PETRÓLEO SOCIEDAD ANÓNIMA:

2 - 6

•Plantel Refinería Moín, Limón.•Línea B.•Plantel Turrialba.•Plantel Siquirres.•Plantel El Alto de Ochomogo, Cartago.•Terminal de Distribución en Barranca, Puntarenas.•Terminal de Distribución de La Garita, Alajuela.•Nuevas Oficinas Centrales, San José. •Aeropuertos de todo el país.

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES:

2 - 7

Es una dependencia directa de la Dirección de Suministros, posee la característica de un órgano auxiliar central.

Objetivo:Programar, coordinar, controlar y ejecutar las actividades correspondientes al aprovisionamiento, recepción, almacenamiento, custodia, manipulación, despacho y remate de los artículos de inventario adquiridos por la Empresa.

ACOMODO DE LOS MATERIALES:

2 - 8

El Almacén de Suministros del Plantel Refinería Limón, almacena los materiales en estantes y en diferentes bodegas que se encuentran en los alrededores del Plantel.•01 ubicación geográfica: Limón.•La primera letra es el área.•La segunda letra es la sección.•Número de estante.•Cara del estante (cara A y cara B).•Columna que va de izquierda a derecha de forma horizontal.•Filas de arriba hacia abajo.

ANTECEDENTES DEL PROBLEMA

• Registros de las requisiciones de materiales atendidas.

• Despachos incorrectos de los funcionarios en el proceso de entrega de materiales, el mal conteo en el momento de registrar las cantidades de los materiales sujetos a inventariar.

2 - 10

FORMULACIÓN O PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

¿Determinar los factores que afectan la calidad de los procesos del Almacén de Suministros del Plantel de Refinería de RECOPE, S.A.?

2 - 11

CLASIFICACIÓN DEL ALMACÉN

2 - 12

El código de cada material que se encuentra en el Almacén de Suministros del Plantel Refinería Limón se compone de la siguiente clasificación:Clase, categoría y artículo.

Alberga en este Almacén la cantidad de 12 805 artículos, los cuales se clasifican de la siguiente manera:•Bodega 7001: inventario 8988 artículos.•Bodega 7005: material obsoleto 3198 líneas.•Bodega 7006 Devolución: Material específico, proyectos 619 artículos.

OBJETIVO GENERAL

Analizar la calidad de los procesos en el Almacén de Suministros Plantel Refinería-Limón de Recope, S.A. con el fin de que se cumpla la normativa de la Ley Control Interno.

2 - 13

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1 Analizar los procesos de entrega y recepción de materiales con respecto al cumplimiento de las actividades del Almacén de Suministros de la Refinadora de Petróleo en el plantel de Limón. 2 Verificar los procedimientos establecidos para entrega y recepción de materiales con respecto a las normativas internas establecidas en el Almacén de Suministros Plantel Refinería – Limón.

2 - 14

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

3 Analizar si las tomas físicas de inventario con respecto a las políticas existentes, para la comprobación de su efectividad. 4 Desarrollar una propuesta que permita el aseguramiento de la calidad de los procesos del Almacén de Suministros.

2 - 15

VARIABLES

2 - 16

1. Procesos de entrega de materiales en bodega.2. Procesos de recepción de materiales para bodega.3. Procedimientos establecidos para entrega y recepción de materiales.4. Normativa del Almacén de materiales. 5. Políticas del Almacén Refinería.6. Tomas físicas de inventario.

FLUJOGRAMA PROCESO DE RECEPCIÓN DE MATERIALES

2 - 17

FLUJOGRAMA PROCESO DE ENTREGA DE MATERIALES

2 - 18

MEDICIÓN DE LA INVESTIGACIÓN

2 - 19

• Para efectos de este estudio, el instrumento que se utilizó en esta investigación fue a través de un cuestionario.

• Aplicado a los funcionarios del Almacén de Suministros del

Plantel Refinería, Limón para determinar cuales son los factores que afectan la calidad del servicio en el proceso de entrega y recepción de materiales.

• Se trabajó con una población de 16 funcionarios.

ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE DATOS

2 - 20

GRÁFICO N° 1 TIEMPO DE LABORAR EN EL ALMACÉN DE SUMINISTROS,

PLANTEL REFINERÍA, LIMÓN

20 a 29 37%

10 a 1925%

Menos de 525%

5 a 913%

Fuente: Cuadro N°1

2 - 21

GRÁFICO N° 2 DISTRIBUCIÓN POR GÉNERO DE LOS FUNCIONARIOS

Femenino19%

Masculino81%

Fuente: Cuadro N°2


2 - 22

GRÁFICO N° 3 EDAD PROMEDIO DE LOS FUNCIONARIOS

De 40 a 4937%

Más de 5013%

De 18 a 2925%

De 30 a 3925%

Fuente: Cuadro N°3


2 - 23

GRÁFICO N° 4 NIVEL ACADÉMICO DE LOS FUNCIONARIOS DEL ALMACÉN

Universidad incompleta

25%

Secundaria completa

44%

Secundaria incompleta

25%

Universidad completa

6%

Fuente: Cuadro N°4


2 - 24

GRÁFICO N° 5 DISTRIBUCIÓN DE PUESTO QUE OCUPA LOS FUNCIONARIOS

DEL ALMACÉN

Otros19%

Asistente de suministros

6%

Oficinista6%

Asistente de Almacenes

69%

Fuente: Cuadro N°5


2 - 25

GRAFICO N° 6 CONDICIÓN LABORAL DE LOS FUNCIONARIOS DEL ALMACÉN

En Propiedad81%

Suplente6%

Interino13%

Fuente: Cuadro N°6


2 - 26

GRÁFICO N° 7 PARTICIPACIÓN PROCESO ENTREGA DE MATERIALES DEL

ALMACÉN

SI94%

NO6%

Fuente: Cuadro N°7


2 - 27

GRÁFICO N° 8 CAPACITACIÓN EN EL PROCESO DE ENTREGA DE

MATERIALES DEL ALMACÉN

SI50%

NO50%

Fuente: Cuadro N°8


2 - 28

GRÁFICO N° 9 CALIFICACIÓN PROCESO ENTREGA MATERIALES DEL

ALMACÉN

Muy bueno13%

Bueno31%

Regular56%

Fuente: Cuadro N°9


2 - 29

GRÁFICO N° 11 PROCESO DE RECEPCIÓN DE MATERIALES DEL

ALMACÉN DE SUMINISTROS

SI6%

NO94%

Fuente: Cuadro N°11


2 - 30

GRÁFICO N° 14 CONTROL TRAMITE DE RECEPCIÓN DE MATERIALES DEL

ALMACÉN

No sabe38%

No responde

37%

Formularios impresos

19%

Otros6%



2 - 31

GRÁFICO N° 15 SISTEMA DE SEGUIMIENTO DE MATERIALES RECIBIDOS

ALMACÉN

NO49%

SI19%NO

RESPONDE19%

NO SABE13%

Fuente: Cuadro N° 15


2 - 32

GRÁFICO N° 17 PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA FÍSICA DEL INVENTARIO

DEL ALMACÉN

SI50%

NO50%



2 - 33

GRÁFICO N° 19 ASPECTOS A MODIFICAR “PROCEDIMIENTO TOMAS FÍSICAS

DE INVENTARIO”

Fuente: Encuestas aplicadas a funcionarios del Almacén de Suministros, Plantel Refinería, Limón


0 0,5 1 1,5 2 2,5 3 3,5

Reajuste físico-teórico

Prep. Oficio

Recog. Y lista requisiciones

Anotar cantidades

Rev. Y corrección dif. Montos

Lista requisiciones

Conteo físico


2 - 34

GRÁFICO N° 22 DISPOSICIÓN DEL DOCUMENTO DE PROCEDIMIENTO

ENTREGA DE MATERIALES

SI50%

NO50%



2 - 35

GRÁFICO N° 25 CONSULTA DEL DOCUMENTO PROCEDIMIENTO- RECEPCIÓN

DE MATERIALES DEL ALMACÉN

SI62%

NO38%



2 - 36

GRÁFICO N° 27 CONOCIMIENTO DE LAS POLÍTICAS DEL ALMACÉN

SI38%

NO62%



2 - 37

GRÁFICO N° 29 PARTICIPACIÓN EN LAS TOMAS FÍSICAS DE INVENTARIOS

DEL ALMACÉN

NO44%

SI56%



CONCLUSIONES

2 - 38

• El puesto que predomina sobre los otros es el de Asistente de Almacenes.

• Una mitad esta capacitada en el proceso de entrega de materiales.

• La mayor parte del personal del Almacén de Suministros, Plantel Refinería, Limón labora en el proceso de entrega de materiales.

CONCLUSIONES

2 - 39

• Labora dos funcionarios en el proceso de recepción de materiales.

• En cuanto a los procedimientos de entrega, recepción de materiales el personal en su mayoría no lo han leído.

• El trámite para reportes es un aspecto que hay que mejorar en el procedimiento de recepción de materiales.

CONCLUSIONES

2 - 40

• Otro aspecto que influye de forma significativa es que en los procesos de entrega y recepción de materiales existe un porcentaje alto que requiere ser capacitado.

• Los dos aspectos que predominan en las causas por las cuales existen diferencias en los inventarios son: Mal conteo en las tomas físicas y problemas de ubicación de materiales.

RECOMENDACIONES

2 - 41

• Se recomienda capacitar al personal del Almacén de Suministros, Plantel Refinería en cuanto a la entrega de materiales.

• Realizar mini charlas mensuales de parte de la jefatura inmediata del Almacén de Suministros, para que sirvan como mecanismo de retroalimentación.

RECOMENDACIONES

2 - 42

•Leer el procedimiento de tomas físicas para sirvan como retroalimentación a los funcionarios que participan en dicha actividad.

•Mantener ampos con los procedimientos de entrega y recepción de materiales en diferentes áreas físicas del Almacén.

COSTO DE ESTUDIO

2 - 43

Costos fijos:Pago de electricidad, telefonía y acueductos asciende a un monto aproximado de quinientos mil colones en el Almacén de Refinería. Activos fijos:Adquisición de: montacarga, romanas de pesas, escritorios, teléfonos, computadoras de escritorio y sillas ergonómicas oscila en la suma aproximada de: setenta millones de colones.

COSTO DE ESTUDIO

2 - 44

Costos variables:

Salarios:De los Asistentes de almacenes, Asistente de suministros, Profesional, Oficinista: el monto asciende a ₡5.475.524,00, junto con los aumentos de ley cada seis meses del año que oscila entre el 2.5% a 5%, según el decreto del Gobierno, menos las cargas sociales (aporte patrono-obrero).

PROPUESTA

2 - 45

•Incorporar dentro del plan de capacitación cursos técnicos sobre procedimientos y técnicas de almacenamiento. •Rotar a todo el personal involucrado en el proceso de entrega y recepción de materiales en ambas áreas para crear un ambiente polifuncional y mejorar los niveles de producción y conocimientos.

PROPUESTA

2 - 46

• Fomentar las mini-charlas para retroalimentarse de los procedimientos establecidos para la entrega y recepción de materiales.

• A los funcionarios de nuevo ingreso indicarles cuales son las funciones básicas en el proceso de entrega y recepción en forma de inducción.

GALERÍA DE IMÁGENES

2 - 52

UNIVERSIDAD MAGISTER

Estudio de la calidad de los procesos del Almacén de Suministros del Plantel de Refinería de RECOPE, S.A.

2 - 53

UNIVERSIDAD MAGISTERCOSTO DEL ESTUDIOCOSTO DEL ESTUDIO

DESCRIPCIÓN CANTIDAD

COSTO

UNITARIO

(colones)

COSTO

TOTAL

(colones)

COSTO

TOTAL

(dólares)

Monto por impresión

(colones

costarricense)

5 6.000 30.000 56.6

Monto por

encuadernado

(colones

costarricense)

4 1.000 4.000 7.5

Fotocopias (colones

costarricense)

72 151.080

2.03

Horas acumuladas

desde junio 2014

(colones

costarricense)

24 39.980 959.528 1810

Valor seminario de

graduación

1 155.000 155.000 292.4

Valor Defensa Tesis 1 260.000 260.000 490

TOTAL 1.409.608 2659.6

2 - 54

UNIVERSIDAD MAGISTER

CONCEPTOS CANTIDADCOSTO TOTAL

(COLONES)COSTO TOTAL

(DÓLARES)

Lineamientos para el manual normas y procedimientos (actualización)

22 10.000 18,87

Contenido de un plan de capacitación específico para

22 20.0000 37,74

Contenidos de un plan de comunicación (divulgación) de procedimientos y normas

22 20.000 37,74

TOTAL 1.100.000 2.075,8

COSTO DE LA PROPUESTA

Estudio de la Calidad de los Procesos del Almacén de Suministros del Plantel de Refinería de...

Education

Transcript of Estudio de la Calidad de los Procesos del Almacén de Suministros del Plantel de Refinería de...