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Este manual contiene información PÚBLICA y está integrado por:

•Carátula

•Hoja de Validación, en la que firman las áreas involucradas en su elaboración, revisión y

autorización.

•Índice

•Hojas numeradas de las páginas 1-12 (PR-DEDOR-001-A2), 1-27 (PR-DEDOR-002-A2), 1-29 (PR-

DEDOR-003-A2), 1-9 (PR-DEDOR-0004-A2), 1-7 (PR-DEDOR-005-A2), 1-10 (PR-DEDOR-006-A2)

•Todas las hojas se encuentran selladas por la unidad resguardante con la leyenda “VIGENTE”

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL

DEPARTAMENTO DE DESARROLLO

ORGANIZACIONAL

Centros de Integración Juvenil, A.C.

JUNIO 2018

DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ORGANIZACIONALDIRECCIÓN DE PLANEACIÓN

CONTENIDO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL

DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL

No. Procedimiento Código 1 2 3 4 5 6

Elaboración y Autorización del Manual de Organización Específico y Manual General de Procedimientos. Elaboración y/o Actualización de Manuales de Organización. Elaboración y/o Actualización de Manuales de Procedimientos y/o Especiales Elaboración y Autorización de Propuestas de Modificación Estructural. Asignación de Centros de Costo. Administración del Catálogo de Firmas Institucional.

PR-DEDOR-001-A2

PR-DEDOR-002-A2

PR-DEDOR-003-A2

PR-DEDOR-004-A2

PR-DEDOR-005-A2

PR-DEDOR-006-A2


PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y/O AUTORIZACIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN ESPECÍFICO Y MANUAL GENERAL DE PROCEDIMIENTOS

CODIGO: PR-DEDOR-001-A2

PAG.

OBJETIVO 1

ALCANCE 1

NOTACIONES Y DEFINICIONES 1

POLÍTICAS DE OPERACIÓN 2

MATERIALES 3

REFERENCIAS 3

PROCEDIMIENTO 4

FLUJOGRAMA 8

PARA SER LLENADO ÚNICAMENTE POR LA DIRECCIÓN DEL ÁREA EMISORA

Fecha de Revisión/Aprobación Fecha de Emisión Ubicación del archivo

Junio 2018 Junio 2018 U:/DEDOR 001

Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DEDOR-001-A2

Vigencia Junio 2018 a Junio 2020

PROCEDIMIENTO PARA LA AUTORIZACIÓN Y/O ELABORACIÓN DEL

MANUAL DE ORGANIZACIÓN ESPECÍFICO Y MANUAL GENERAL DE PROCEDIMIENTOS

1 de 12

OBJETIVO

Integrar y actualizar el Manual de Organización Específico y Manual General de Procedimientos

de Centros de Integración Juvenil, A. C., conforme a la estructura orgánica vigente, objetivo,

funciones y actividades que les compete desarrollar a las áreas de la Institución, con objeto de

contar con instrumentos formalizados que apoyen y orienten al personal en el desempeño de su

labor.

ALCANCE

Al Departamento de Desarrollo Organizacional, Dirección General, Direcciones Generales

Adjuntas, Direcciones de Área, Subdirecciones de Área, Coordinaciones Regionales, Centros de

Integración Juvenil, Unidades de Hospitalización, Unidades de Tratamiento para Usuarios de

Heroína y Departamentos.

NOTACIONES Y DEFINICIONES

CIJ: Centros de Integración Juvenil, A. C.

Coordinadora de Sector: Secretaría de Salud.

DGRHO: Dirección General de Recursos Humanos y Organización de la Secretaría de Salud.

Manual de Organización General: Instrumento administrativo que expone en forma ordenada y

sistemática, información sobre el qué debe hacer cada área, especificando su

marco jurídico en el que se desenvuelve la Institución, estructura orgánica, el

objetivo y las funciones de las diferentes áreas que la integran, mismo que

deberá presentarse a la Coordinadora de Sector para su opinión técnica.

Manual de Procedimientos General: Instrumento administrativo en el que se especifica de

forma ordenada y sistemática los mecanismos esenciales del cómo hacer las

actividades en cada área, especificando su intervención en las diferentes etapas

del proceso, responsabilidades y formas de participación, el cual se presentará a

la Coordinadora de Sector para su opinión técnica.

Personal del Departamento: Se refiere al Subjefe/a, Profesional Ejecutivo/a y Técnico/a “B” del

Departamento de Desarrollo Organizacional.





2 de 12

POLÍTICAS DE OPERACIÓN

Jefe/a del Departamento de Desarrollo Organizacional

Recibirá de la Coordinadora de Sector las Guías Técnicas para la elaboración de Manuales cada

vez que se realicen actualizaciones a las mismas.

Coordinará y supervisará la actualización del Manual de Organización Específico y/o Manual

General de Procedimientos, de conformidad con los lineamientos vigentes emitidos por la

DGRHO.

Solicitará asesorías con la Coordinadora de Sector para la revisión del Manual de Organización

Específico y/o Manual General de Procedimientos, previo a la entrega final de los mismos, a

fin de dar cumplimiento a los lineamientos emitidos.

Personal del Departamento de Desarrollo Organizacional

Elaborará el Manual de Organización Específico y el Manual General de Procedimientos de la

Institución con base en las Guías Técnicas emitidas por la Coordinadora de Sector, así como en

la información contenida en los Manuales de Organización y Procedimientos de las áreas de

CIJ.

Asistirá a las asesorías programadas con la Coordinadora de Sector para la revisión del Manual

de Organización Específico y Manual General de Procedimientos y realizará las

modificaciones indicadas, a fin de dar cumplimiento a los lineamientos emitidos para su

entrega.

Dirección de Planeación

Solicitará la opinión técnica ante la DGRHO, del Manual de Organización Específico y Manual

General de Procedimientos de la Institución, a través de un oficio firmado por la Dirección

General.

Solicitará a los Titulares de las áreas de estructura de la Institución, la revisión de su objetivo y

funciones, antes de su envío a la Coordinadora de Sector





3 de 12

MATERIALES

Refrendo de Estructura vigente.

Manuales de Organización y/o Procedimientos de las áreas de CIJ.

Oficio con la opinión técnica de la Coordinadora de Sector.

Solicitud de Acuerdo para autorización del Manual de Organización Específico y Manual

General de Procedimientos por parte de la Junta de Gobierno.

Acuerdo de Autorización del Manual emitido por la Junta de Gobierno.

REFERENCIAS

Ley Orgánica de la Administración Pública Federal.

Reglamento Interior de la Secretaría de Salud

Guía Técnica para la Elaboración de Manuales de Organización Específicos de la Secretaría de

Salud.

Guía Técnica para la Elaboración de Manuales de Procedimientos Específicos de la Secretaría

de Salud.





RESPONSABLE

DESCRIPCION MATERIALES

Y/O ANEXOS

4 de 12

DGRHO

JEFE/A DEPTO. DE

DESARROLLO

ORGANIZACIONAL

1. Envía oficio con el refrendo de la estructura (cuando no se

presentan movimientos), o en su caso oficio con el

dictamen de la estructura (cuando se dan modificaciones

estructurales).

2. Recibe oficio de la Dirección de Planeación con el

refrendo de la estructura o dictamen de modificación

estructural.

3. Define conjuntamente con el Subjefe/a la elaboración y/o

actualización de los Manuales, pudiéndose presentar 2

casos:

3.1. Que no haya modificación estructural, o cambio en

objetivos y funciones de las áreas de estructura, en este

caso, revisa, pudiéndose presentar 2 casos:

3.1.1. Que se trate del Manual de Organización

Específico, en este caso, modifica la fecha de

vigencia en la carátula del Manual, actualiza el

marco jurídico, anexa refrendo de la estructura

vigente e imprime el original del documento y

continúa en el punto no. 4

3.1.2. Que se trate del Manual General de

Procedimientos, en este caso, solicita al

Personal del Departamento la actualización del

marco jurídico, así como el cambio en la fecha

de vigencia. Continúa en el punto No.4

3.2 Que si haya modificación estructural, o cambio en

objetivos y funciones, en este caso, comenta con el

Subjefe/a del Departamento la actualización de los

Manuales y elaboran el Plan de Trabajo, pudiéndose

presentar 2 casos:

OFICIO

OFICIO

PLAN DE

TRABAJO

OFICIO DE

REFRENDO P/

DGPOP

MANUAL DE

ORG. ESPEC.

MANUAL

GENERAL DE

PROC.

PLAN DE

TRABAJO





RESPONSABLE


Y/O ANEXOS

5 de 12

SUBJEFE/A DEL

DEPARTAMENTO

JEFE/A DEL

DEPARTAMENTO

PERSONAL DEL

DEPARTAMENTO

JEFE/A DEL

DEPARTAMENTO

SUBJEFE/A DEL

DEPARTAMENTO

3.2.1 Que se trate del Manual de Organización

Específico, en este caso, actualiza la información

de las áreas correspondientes, en su caso, realiza

las modificaciones en objetivos, funciones, marco

jurídico.

3.2.1.1 Turna el Manual de Organización Específico

al Jefe/a del Departamento para revisión.

Continúa procedimiento en el punto 4.

3.2.2. Que se trate del Manual de Procedimientos

General, en este caso, solicita al Personal del

Departamento su elaboración.

3.2.2.1 Recibe la instrucción, analiza la información,

elabora los procedimientos correspondientes

con base en cada manual específico y turna al

Jefe/a del Departamento. Continúa el

procedimiento.

4. Revisa el Manual, en su caso, solicita modificaciones y

envía por correo electrónico para su revisión al asesor de la

DGRHO.

5. Recibe el Manual de Organización Específico y/o el

Manual General de Procedimientos con las observaciones

del asesor y la hoja de validación correspondiente y solicita

al Subjefe/a del Departamento su corrección.

6. Realiza las modificaciones al Manual de Organización

Específico y/o Manual General de Procedimientos,

imprime 2 originales, la hoja de validación y turna al Jefe/a

del Departamento.

INFORMACIÓN,

FORMATOS Y

MANUAL

ORIGINAL

MANUAL DE

ORG. ESP. /

GENER. PROC.

OFICIO

MANUAL DE

ORG. ESP /

GENER. PROC.

HOJA DE

VALIDACIÓN

OFICIO

MANUAL DE

ORG. ESP. /

GENER. PROC.

HOJA DE

VALIDACIÓN





RESPONSABLE


Y/O ANEXOS

6 de 12

JEFE/A DEL

DEPARTAMENTO

SUBJEFE/A DEL

DEPARTAMENTO

JEFE/A DEL

DEPARTAMENTO

DGRHO

JEFE/A DEL DEPTO.

DE DESARROLLO

ORGANIZACIONAL

7. Recibe el Manual de Organización Específico y/o Manual

General de Procedimientos junto con la hoja de validación,

elabora el oficio de envío del Manual a la DGRHO.

8. Turna los 2 originales del Manual de Organización

Específico y/o Manual General de Procedimientos, la hoja

de validación y el oficio a la Dirección de Planeación para

su revisión.

9. Recibe 2 originales del Manual de Organización Específico

y/o Manual General de Procedimientos, hoja de validación

y oficio firmados por la Dirección General y turna la hoja

de validación al Subjefe/a del Departamento.

10. Recibe la hoja de validación, escanea e integra el Manual

de Organización Específico y/o Manual General de

Procedimientos en archivo pdf y copia en 2 CDs y entrega

al Jefe/a del Departamento.

11. Recibe 2 originales del Manual de Organización

Específico y/o Manual General de Procedimientos impresos

y 2 CDs, envía junto con el oficio a la DGRHO para su

opinión técnica.

12. Recibe oficio, 2 originales impresos del Manual de

Organización Específico o del Manual General de

Procedimientos de CIJ, A. C., así como los 2 CDs con los

archivos correspondientes; revisa, emite su opinión técnica

y devuelve a la Dirección General de Centros de

Integración Juvenil, A.C., mediante oficio.

13. Recibe de la Dirección de Planeación el Manual de

Organización Específico y el Manual General de

Procedimientos con la opinión técnica emitida por la

DGRHO y el oficio correspondiente que archiva en el

expediente de la Coordinadora de Sector.

OFICIO

MANUAL DE

ORG. ESP. /

GENER. PROC.

HOJA DE

VALIDACIÓN

MANUAL DE

ORG. ESP. /

GENER. PROC.

HOJA DE

VALIDACIÓN

HOJA DE

VALIDACIÓN

MANUAL DE

ORG. ESP. /

GENER. PROC.

CD

OFICIO DE

ENTREGA,

MANUALES

ORIG. Y CD

OFICIO DE

OPINIÓN TECN. Y

MANUALES





RESPONSABLE


Y/O ANEXOS

7 de 12

DIRECCIÓN DE

PLANEACIÓN

JEFE/A DEL DEPTO.

DE DESARROLLO

ORGANIZACIONAL

SUBJEFE/A DEPTO.

DESARROLLO

ORGANIZACIONAL

JEFE/A DEL DEPTO.

DE DESARROLLO

ORGANIZACIONAL

14. Elabora Solicitud de Acuerdo para autorización del

Manual de Organización y/o Manual General

Procedimientos por parte de la Junta de Gobierno.

15. Una vez que se cuenta con el Acta firmada de Junta de

Gobierno, solicita al Subjefe/a del Departamento publicar

el Manual de Organización Específico y el Manual General

de Procedimientos en la Intranet.

16. Publica en la Intranet para consulta del personal

institucional el Manual correspondiente.

17. Elabora Circular para notificar al personal de la Institución

que se encuentra en Intranet el Manual actualizado, y

solicita la firma del Director/a de Planeación, y una vez

firmada, la escanea y difunde vía correo electrónico.

18. Integra en archivo formato pdf la información referente: al

Manual de Organización Específico y al Manual General

de Procedimientos, el Acta de Junta de Gobierno y la

Opinión Técnica favorable, los adjunta en un correo

electrónico que envía al Departamento de Análisis

Organizacional de la DGRHO para concluir con la

autorización del Manual.

19. Archiva en la carpeta del Manual, el Acta firmada de

Junta de Gobierno, el Oficio de la Opinión Técnica

favorable y la Circular en el expediente correspondiente.

20. Termina procedimiento.

SOLICITUD DE

ACUERDO

ACTA DE

AUTORIZACIÓN

DE CON. DIREC.

ARCHIVO PDF

CIRCULAR DE

NOTIFICACIÓN

ACTA DE

AUTORIZACIÓN

DE CON. DIREC.,

OFICIO DE

OPINIÓN TECN. Y

CIRCULAR DE

NOTIFICACIÓN





8 de 12

DGRHO

JEFE/A DEL DEPTO. DE

DESARROLLO

ORGANIZACIONAL

SUBJEFE/A DEL DEPTO.

DE DESARROLLO

ORGANIZACIONAL

PERSONAL DEL

DEPARTAMENTO

DIRECCIÓN DE

PLANEACIÓN

Oficio Oficio

INICIA

Envía oficio con el refrendo de la estructura (cuando no se presentan movimientos), o en su caso oficio con el dictamen de la estructura (cuando se dan modificaciones estructurales).

1 2

3

Define conjuntamente con el Subjefe/a la elaboración y/o actualización de los Manuales, pudiéndose presentar 2 casos:

3.1

En este caso, modifica la fecha de vigencia en la carátula del Manual, actualiza el marco jurídico, anexa refrendo de la estructura vigente e imprime el original del documento y continúa en el punto no. 4

3.1.1

HUBO

MODIFICACIÓN

ESTRUCTURAL

…?

NOSI

SE TRATA DEL

MANUAL DE

…?

1

ORGANIZACIÓN

GENERAL

PROCEDIMIENTOS

GENERAL

Recibe oficio de la Dirección de Planeación con el refrendo de la estructura o dictamen de modificación estructural.

En este caso, pudiéndose presentar 2 casos:

2

A

En este caso, solicita al Personal del Departamento la actualización del marco jurídico, así como el cambio en la fecha de vigencia. Continúa en el punto 4

3.1.2

3





9 de 12

DGRHO


DESARROLLO

ORGANIZACIONAL


DE DESARROLLO

ORGANIZACIONAL

PERSONAL DEL

DEPARTAMENTO

DIRECCIÓN DE

PLANEACIÓN

Manuales

Manual

A

3.2

En este caso, comenta con el Subjefe/a del Departamento la actualización de los Manuales de las áreas correspondientes y elaboran el Plan de Trabajo, pudiéndose presentar 2 casos:

1

En este caso, solicita al Personal del Departamento su elaboración.

3.2.2

3.2.2.1

SE TRATA DEL

MANUAL DE

…?

En este caso, actualiza la información de las áreas correspondientes, en su caso, realiza las modificaciones en objetivos, funciones, marco jurídico.

GENERAL DE

PROCEDIMIENTOS

3.2.1

ORGANIZACIÓN

ESPECÍFICO

Procedimientos

Recibe la instrucción, analiza la información, elabora los procedimientos correspondientes con base en cada manual específico y turna al Jefe/a del Departamento. Continúa el procedimiento.

Revisa el Manual, en su caso, solicita modificaciones y envía por correo electrónico para su revisión al asesor de la DGRHO

Turna el Manual de Organización Específico al Jefe/a del Departamento para revisión. Continúa procedimiento en el punto 4.

3.2.1.1

4

4

B

42 3





10 de 12

Hoja de Validación

Oficio

Manual O.

Oficio

Manual O.

DGRHO


DESARROLLO

ORGANIZACIONAL


DE DESARROLLO

ORGANIZACIONAL

PERSONAL DEL

DEPARTAMENTO

DIRECCIÓN DE

PLANEACIÓN

Hoja de Validación

Hoja de Validación

Oficio

Manual O.

Manual O.

Hoja de Validación

Manual O.

B

7

8

9 10

Recibe 2 originales del Manual

de Organización Específico y/o

Manual General de

Procedimientos, hoja de

validación y oficio firmados por

la Dirección General y turna la

hoja de validación al Subjefe/a

del Departamento.

Recibe el Manual de Organización Específico y/o Manual General de Procedimientos junto con la hoja de validación, elabora el oficio de envío del Manual a la DGRHO.

Turna los 2 originales del Manual de Organización Específico y/o Manual General de Procedimientos, la hoja de validación y el oficio a la Dirección de Planeación para su revisión.

Recibe la hoja de validación, escanea e integra el Manual de Organización Específico y/o Manual General de Procedimientos en archivo pdf y copia en 2 CDs y entrega al Jefe/a del Departamento.

Recibe el Manual de

Organización Específico y/o el

Manual General de

Procedimientos con

observaciones del asesor y

hoja de validación

correspondiente, solic ita al

Subjefe/a del Departamento su

corrección.

5

Realiza las modificaciones al Manual de Organización Específico y/o Manual General de Procedimientos, imprime 2 originales, la hoja de validación y turna al Jefe/a del Departamento

6

C





11 de 12

Circular

DGRHO


DESARROLLO

ORGANIZACIONAL


DE DESARROLLO

ORGANIZACIONAL

PERSONAL DEL

DEPARTAMENTO

DIRECCIÓN DE

PLANEACIÓN

Opinión Técnica

Manual O. 2c

Oficio

Manual O. 2c

Acta

Solicitud

Manual O. 2c

C

13

14

15 16

17

Una vez que se cuenta con el Acta firmada de Junta de Gobierno, solicita al Subjefe/a del Departamento publicar el Manual de Organización Específico y el Manual General de Procedimientos en la Intranet.

Elabora Circular para notificar al personal de la Institución que se encuentra en Intranet el Manual actualizado, y solicita la firma del Director/a de Planeación, y una vez firmada, la escanea y difunde vía correo electrónico.

Recibe oficio, originales

impresos del Manual de

Organización Específico o del

Manual General de

Procedimientos, CD con

archivos correspondientes;

revisa, emite su opinión técnica

y devuelve a la Dirección

General de CIJ, A.C.

12 11

Recibe 2 originales del Manual de Organización Específico y/o Manual General de Procedimientos impresos y 2 CDs, envía junto con el oficio a la DGRHO para su opinión técnica.

Recibe de la Dirección de

Planeación el Manual de

Organización Específico y el

Manual General de

Procedimientos con la opinión

técnica emitida por la DGRHO

y el oficio correspondiente que

archiva en el expediente de la

Coordinadora de Sector

Elabora Solicitud de Acuerdo para autorización del Manual de Organización y/o Manual General Procedimientos por parte de la Junta de Gobierno.

Publica en la Intranet para consulta del personal institucional el Manual correspondiente.

Integra en arch ivo Pdf de: Manual

de Organización Específico y al

Manual General de

Procedimientos, el Acta de Junta

de Gobierno, la Opinión Técnica,

los adjunta en correo electrónico

y envía al Departamento de

Análisis Organizacional de la

DGRHO para conclui r con la

autorización del Manual.

18

D





12 de 12

Circular

Opinión Tec.

DGRHO


DESARROLLO

ORGANIZACIONAL


DE DESARROLLO

ORGANIZACIONAL

PERSONAL DEL

DEPARTAMENTO

DIRECCIÓN DE

PLANEACIÓN

Acta

19

Archiva en la carpeta del Manual, el Acta firmada de Junta de Gobierno, el Oficio de la Opinión Técnica favorable y la Circular en el expediente correspondiente.

TERMINA

20

D


PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE MANUALES DE ORGANIZACIÓN

CÓDIGO: PR-DEDOR-002-A2

ÍNDICE

PAG.

OBJETIVO 1

ALCANCE 1

INDICADOR 1



MATERIALES 6

REFERENCIAS 6

PROCEDIMIENTO 7

FLUJOGRAMA 11

ANEXOS:

Minuta de Reuniones de Trabajo 18

Constancia de Lectura (Formato 8260-01) 22

Control de Cambios 25



Junio 2018 Junio 2018 U:/Desarrollo Organizacional



PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE

MANUALES DE ORGANIZACIÓN

1 de 27

OBJETIVO

Elaborar y/o actualizar en forma permanente los Manuales de Organización, mediante el análisis

y asesoría proporcionada por el personal del Departamento de Desarrollo Organizacional, con la

finalidad de que las áreas de la Institución cuenten con los instrumentos administrativos

actualizados, que permitan el adecuado desempeño de su quehacer.

ALCANCE


Adjuntas, Direcciones de Área, Subdirecciones de Área, Coordinaciones Regionales, Centros de



INDICADOR:

Manuales de Organización elaborados y/o actualizados

Objetivo: Programar la elaboración y/o actualización de los Manuales de Organización

institucionales con objeto de mantenerlos vigentes.

Responsable de obtenerlo: Departamento de Desarrollo Organizacional

Periodicidad: Anual

Unidad de Medición:

Manuales Publicados x 100

Total de Manuales Programados anualmente

Fuente de Información: Manuales de Organización vigentes, por vencer y vencidos.





2 de 27


Manual de Organización: Instrumento administrativo que expone en forma ordenada y

sistemática, información sobre el qué debe hacer cada área,

especificando el marco jurídico en el que se desenvuelve la

Entidad, estructura orgánica, el objetivo y las funciones de las

diferentes áreas que la integran.

Proceso de Formalización: Recabar las firmas de las diferentes áreas de la Institución que

intervienen en la elaboración, revisión y autorización del Manual en

cuestión.

Responsable de Elaboración: Podrán ser el Subjefe/a, Profesional Ejecutivo/a o Técnico/a “B” del


Responsable de la Publicación: Podrán ser el Jefe/a o Subjefe/a del Departamento.

Programa de Trabajo: Programa Anual de Trabajo de Manuales de Organización y

Procedimientos del Departamento de Desarrollo Organizacional del año

que corresponda.





3 de 27



- Supervisará y dará seguimiento permanente al Programa Anual de Trabajo de Manuales de

Organización y Procedimientos del Departamento de Desarrollo Organizacional del año que

corresponda.

- Notificará trimestralmente a las Direcciones Generales Adjuntas y Direcciones de Área el

status de los Manuales de las áreas a su cargo, a fin de someter a su consideración la

actualización o asignación de vigencia.

- Notificará con 2 meses de anticipación a las áreas que tengan fecha próxima de vencimiento de

la vigencia de su Manual de Organización.

- Programará, en su caso, reuniones de trabajo con el área correspondiente, a fin de documentar

la información necesaria para la actualización de su Manual de Organización.

- Analizará conjuntamente con el personal a su cargo las funciones que sean susceptibles de

simplificarse o fusionarse y lo someterá a consideración del área correspondiente.

- Designará a la persona responsable para la elaboración y/o actualización del Manual de

Organización, considerando el Programa de Trabajo y las cargas de trabajo de cada integrante

del área.

- Supervisará la elaboración y/o actualización de los Manuales de Organización asignados al

personal del área, mediante la realización de juntas de seguimiento con los integrantes del

departamento, a fin de revisar el status de los proyectos.

- Coordinará y supervisará el proceso tanto de formalización como de difusión de los Manuales

de Organización autorizados.

- Asignará un periodo de vigencia de dos años a los Manuales de Organización, pudiéndose

actualizar el documento antes de la fecha de vencimiento, a petición del área, por cambio en

las funciones, plantilla de personal o en su caso por modificación de estructura.





4 de 27

Responsable de Elaboración y/o Actualización en el Departamento de Desarrollo

Organizacional

- Elaborará y/o actualizará los Manuales de Organización con base en la Guía Interna para la

Elaboración y/o Actualización de Manuales.

- Actualizará en su caso, y a petición del área solicitante el Manual de Organización antes de

concluir el periodo de vigencia de dos años.

- Realizará la Minuta de Trabajo correspondiente a las reuniones realizadas con las áreas de la

Institución y la archivará en el expediente respectivo.

- Asesorará a las áreas de la Institución en la elaboración y/o actualización de Manuales de

Organización, cada vez que éstas lo requieran.

- Revisará y analizará la información recibida del área, elaborará el Manual correspondiente y

verificará que esta información no se encuentre duplicada con actividades de las demás áreas

que conforman la Institución.

- Asignará clave a los Manuales de Organización que sean emitidos por primera vez, en el caso

de cambios en su contenido esta se modificará, aquellos a los que sólo se les haya dado

vigencia conservarán la misma.

- Elaborará el formato “Control de Cambios” cada que se actualice un Manual y lo anexará en el

original del mismo. Los formatos “Control de Cambios” anteriores deberán conservarse en el

Manual vigente.

- Capturará en el Sistema de Desarrollo Organizacional, cada que se difunda un Manual de

Organización, la siguiente información: Área; tipo de manual; clave y nombre del documento;

fecha de inicio y vigencia; nombre del archivo; fecha y hora de subido a intranet; dado a

conocer con el oficio; elaborado por; observaciones y status.

- Difundirá el Manual de Organización mediante oficio para oficinas centrales y a través de

circular para Unidades Operativas incluyendo en ambos casos el formato 8260-01 “Constancia

de Lectura”.

- Resguardará toda la documentación generada durante la elaboración y/o actualización del

Manual de Organización, en la carpeta correspondiente ubicada en el espacio de la red

destinado para tal efecto.





5 de 27

Subjefe/a de Departamento

- Elaborará el Programa Anual de Trabajo de Manuales de Organización y Procedimientos del

Departamento de Desarrollo Organizacional del año que corresponda.

- Verificará las fechas de vencimiento de los Manuales de Organización, elaborará los oficios

correspondientes especificando el status de la información de las áreas institucionales, y

turnará al Jefe/a de Departamento para que sean notificadas en forma oportuna.

- Supervisará y asesorará al Profesional Ejecutivo/a y Técnico/a “B” a su cargo en la elaboración

y/o actualización de los Manuales de Organización.

- Resguardará en archivo electrónico los Manuales de Organización formalizados (vigentes e

históricos).

Técnico/a “B”

- Dará seguimiento en forma permanente a la recepción, archivo y control de los formatos 8260-

01 “Constancia de Lectura” de cada uno de los Manuales de Organización difundidos.





6 de 27

MATERIALES

Guía Interna para la Elaboración y/o Actualización de Manuales.

Oficio de solicitud de elaboración y/o actualización del Manual de Organización, en su caso.

Correo electrónico con la solicitud de elaboración y/o actualización de Manuales de

Organización, en su caso.

Oficio de Notificación de Difusión del Documento en Intranet.

Sello con la leyenda “VIGENTE”.

REFERENCIAS

Manual de Organización Específico de Centros de Integración Juvenil, A.C.

ANEXOS

Minuta de Reuniones de Trabajo.

Formato 8260-01 Constancia de Lectura.

Formato “Control de Cambios”.





RESPONSABLE


Y/O ANEXOS

7 de 27

JEFE/A DEL DEPTO.

DE DESARROLLO

ORGANIZACIONAL

RESPONSABLE DE

LA ELABORACIÓN

Y/O

ACTUALIZACIÓN

DEL MANUAL

JEFE/A DEL DEPTO.

DE DESARROLLO

ORGANIZACIONAL

RESPONSABLE DE

LA ELABORACIÓN

Y/O

ACTUALIZACIÓN

DEL MANUAL

1. Recibe

del área solicitante llamada telefónica, correo electrónico u

oficio, pudiéndose presentar dos casos:

|

1.1 Que sea para la elaboración y/o actualización del

Manual, en este caso, comenta con el titular del área,

pudiéndose presentar dos casos:

1.1.1 Que el área solicitante cuente con la información

preliminar, en este caso, le solicita se la haga llegar.

1.1.1.1 Recibe la información del área solicitante, revisa

el Programa de Trabajo, verifica las cargas de

trabajo del personal, asigna a la persona responsable

del proyecto, le entrega oficio del área, en su caso

envía correo electrónico de notificación y le

proporciona la información enviada por el área.

1.1.1.2 Recibe oficio o correo electrónico de notificación

y/o la información preliminar para la elaboración y/o

actualización del Manual. Continúa procedimiento

en el punto No.2.

1.1.2 Que el área solicitante no cuente con la información

preliminar para la elaboración y/o actualización del

Manual, en este caso, programa una reunión de

trabajo para documentar la información.

1.1.2.1 Verifica el Programa de Trabajo y las cargas de

trabajo del personal, designa a la persona

INFORMACIÓN

PRELIMINAR

INFORMACIÓN

PRELIMINAR

INFORMACIÓN

PRELIMINAR





RESPONSABLE


Y/O ANEXOS

8 de 27

JEFE/A DEL DEPTO.

DE DESARROLLO

ORGANIZACIONAL

RESPONSABLE DE

LA ELABORACIÓN

Y/O

ACTUALIZACIÓN

DEL MANUAL

responsable del proyecto, lo notifica vía correo

electrónico especificando, la fecha, hora y nombre

de la persona con quién tendrá la reunión.

1.1.2.2 Recibe correo electrónico de notificación, y en la

fecha y hora programada se presenta en el área

correspondiente.

1.1.2.3 Se entrevista con la persona designada, documenta

la información preliminar y al término de la reunión,

elabora la Minuta de Reuniones de Trabajo y recaba

la firma de los presentes. Continúa procedimiento en

el punto No.2.

1.2 Que sea para asignación de vigencia al Manual, en este

caso, designa a la persona responsable del proyecto de

acuerdo con el Programa de Trabajo y envía correo

electrónico con la instrucción.

1.2.1 Recibe correo electrónico u oficio con la instrucción,

busca el archivo correspondiente, actualiza la fecha

de vigencia e imprime el original del documento.

Continúa procedimiento en el punto No.7.

2 Analiza

la información la ordena, actualiza en su caso, la

introducción, el objetivo, referencias, ubicación estructural,

organigrama de puestos, funciones generales y descripción

de puestos.

3 Se comunica en su

caso, con el personal que documentó la información para

aclarar dudas o agendar nuevamente una reunión.

INFORMACIÓN

PRELIMINAR,

MINUTA DE

REUNIÓN

BORRADOR DEL

MANUAL

BORRADOR DEL

MANUAL Y

OFICIO

BORRADOR DEL

MANUAL,

OFICIO DE

ENTREGA,

MANUAL

ORIGINAL





RESPONSABLE


Y/O ANEXOS

9 de 27

JEFE/A DEL DEPTO.

DE DESARROLLO

ORGANIZACIONAL

RESPONSABLE DE

LA ELABORACIÓN

Y/O

ACTUALIZACIÓN

DEL MANUAL

RESPONSABLE DE

PUBLICACIÓN EN

INTRANET

RESPONSABLE DE

LA ELABORACIÓN

Y/O

ACTUALIZACIÓN

DEL MANUAL

TÉCNICO B

4 Envía borrador del

Manual para su revisión por correo electrónico o de forma

impresa al área correspondiente, elabora oficio para la

entrega de la información, recaba la firma del Jefe/a del

Departamento y lo envía al área solicitante.

5 Recibe del área

solicitante las modificaciones, realiza los cambios

correspondientes, pagina e imprime el original.

6 Elabora oficio dirigido al área solicitando las firmas

correspondientes, recaba la firma del Jefe/a del

Departamento en el oficio y envía al área solicitante junto

con el original del Manual de Organización.

7 Recibe del área solicitante el original del Manual de

Organización, firmado por las áreas involucradas, firma y

recaba la firma de la Dirección de Planeación.

8 Solicita a la Secretaria/o de la Dirección de Planeación el

envío del original del Manual de Organización para recabar

la firma de la Dirección General mediante acuerdo firmado

por el Director/a de Planeación.

9 Una vez firmado el Manual de Organización por todas las

áreas, solicita a la persona responsable del proyecto, integre

el archivo para su inclusión en la Intranet.

10 Integra el archivo del Manual de Organización convierte a

pdf y solicita a la persona responsable de la publicación lo

incluya en la Intranet.

11 Recibe el archivo en pdf, publica en Intranet y lo notifica a

MANUAL

ORIGINAL

MANUAL

ORIGINAL

MANUAL

ORIGINAL

ARCHIVO DEL

MANUAL

ARCHIVO DEL

MANUAL

OFICIO O

CIRCULAR DE

DIFUSIÓN Y

FTO. 8260-01

OFICIO O

CIRCULAR DE

DIFUSIÓN Y

FTO. 8260-01

FTO. 8260-01





RESPONSABLE


Y/O ANEXOS

10 de 27

RESPONSABLE DE

LA ELABORACIÓN

Y/O

ACTUALIZACIÓN

DEL MANUAL

la persona responsable de la elaboración y/o actualización

del Manual.

12 Recibe notificación, elabora oficio o circular de difusión

para el área correspondiente en el que le informa que puede

consultar en Intranet el documento y anexa el formato 8260-

01 “Constancia de Lectura”.

13 Recaba la firma del Jefe/a del Departamento o Director/a

de Planeación en el oficio o circular y envía al área

correspondiente junto con el formato 8260-01. En caso de

Unidad Operativa se enviará por correo electrónico.

14 Recibe del área solicitante el formato 8260-01 “Constancia

de Lectura” firmado y archiva en la carpeta correspondiente.

15 Requisita el formato “Control de Cambios” con la

siguiente información: nombre del Manual actualizado,

clave del documento que será sustituido y la asignada, la

nueva vigencia, la descripción de los cambios realizados y el

nombre del personal responsable.

16 Sella y folia cada una de las hojas del original del Manual

firmado con la Leyenda “VIGENTE”, incluye el formato

“Control de Cambios” y lo archiva en el espacio destinado

para los originales vigentes.

Nota: En caso de que este Manual ya exista, tendrá que

sustituirlo y el anterior lo archivará en el espacio

correspondiente a Manuales vencidos.

17 Termina procedimiento.

FTO. CONTROL

DE CAMBIOS

MANUAL

ORIGINAL

FIRMADO





11 de 27

RESPONSABLE DE LA PÚBLICACIÓN

EN INTRANET

RESPONSABLE DE LA ELABORACIÓN

Y/O ACTUALIZACIÓN DEL

DOCUMENTO

JEFE/A DEL DEPARTAMENTO DE

DESARROLLO ORGANIZACIONALTÉCNICO “B”

Oficio

INICIA

Recibe del área solicitante llamada telefónica, correo electrónico u oficio, pudiéndose presentar dos casos:

1

A

Elaboración y/o actualización de

Manual de Organización ?

Que sea para la elaboración y/o actualización del Manual, en este caso, comenta con el titular del área, pudiéndose presentar dos casos:

1.1Si

No

El área solicitante cuenta con infrmación preliminar?

Si No

1

23





12 de 27


EN INTRANET



DOCUMENTO



Que el área solicitante cuente con la información preliminar, en este caso, le solicita se la haga llegar.

1.1.1

A

Recibe la información del área solicitante, revisa el Programa de Trabajo, verifica las cargas de trabajo del personal, asigna a la persona responsable del proyecto, le entrega oficio del área, en su caso envía correo electrónico de notificación y le proporciona la información enviada por el área.

1.1.1.1

2

Recibe oficio o correo electrónico de notificación y/o la información preliminar para la elaboración y/o actualización del Manual. Continúa procedimiento en el punto No.2.

1.1.1.2

4

Que el área solicitante no cuente con la información preliminar para la elaboración y/o actualización del Manual, en este caso, programa una reunión de trabajo para documentar la información.

1.1.2

3

B





13 de 27

-


EN INTRANET



DOCUMENTO



C

B

Verifica el Programa de Trabajo y las cargas de trabajo del personal, designa a la persona responsable del proyecto, lo notifica vía correo electrónico especificando, la fecha, hora y nombre de la persona con quién tendrá la reunión.

1.1.2.1

Recibe correo electrónico de notificación, y en la fecha y hora programada se presenta en el área correspondiente.

1.1.2.2

Se entrevista con la persona designada, documenta la información preliminar y al término de la reunión, elabora la Minuta de Reuniones de Trabajo y recaba la firma de los presentes. Continúa procedimiento en el punto No.2.

1.1.2.3

Minuta

Que sea para asignación de vigencia al Manual, en este caso, designa a la persona responsable del proyecto de acuerdo con el Programa de Trabajo y envía correo electrónico con la instrucción.

1.2

1

4

Recibe correo electrónico u oficio con la instrucción, busca el archivo correspondiente, actualiza la fecha de vigencia e imprime el original del documento. Continúa procedimiento en el punto No.7.

1.2.1

5

Manual





14 de 27


EN INTRANET



DOCUMENTO



Manual

Manual

Manual

Analiza la información la ordena, actualiza en su caso, la introducción, el objetivo, referencias, ubicación estructural, organigrama de puestos, funciones generales y descripción de puestos.

2

C

Se comunica en su caso, con el personal que documentó la información para aclarar dudas o agendar nuevamente una reunión.

3

Envía borrador del Manual para su revisión por correo electrónico o de forma impresa al área correspondiente, elabora oficio para la entrega de la información, recaba la firma del Jefe/a del Departamento y lo envía al área solicitante.

4

D

4





15 de 27


EN INTRANET



DOCUMENTO



Manual

D

Manual

Recibe del área solicitante las modificaciones, realiza los cambios correspondientes, pagina e imprime el original.

5

Manual

Elabora oficio dirigido al área solicitando las firmas correspondientes, recaba la firma del Jefe/a del Departamento en el oficio y envía al área solicitante junto con el original del Manual de Organización.

6

Recibe del área solicitante el original del Manual de Organización, firmado por las áreas involucradas, firma y recaba la firma de la Dirección de Planeación.

7

E

Manual

Solicita a la Secretaria/o de la Dirección de Planeación el envío del original del Manual de Organización para recabar la firma de la Dirección General mediante acuerdo firmado por el Director/a de Planeación.

8





16 de 27


EN INTRANET



DOCUMENTO



Manual o Guía

Oficio/Circular

ManualManualManual

E

Integra el archivo del Manual de Organización convierte a pdf y solicita a la persona responsable de la publicación lo incluya en la Intranet.

10

Una vez firmado el Manual de Organización por todas las áreas, solicita a la persona responsable del proyecto, integre el archivo para su inclusión en la Intranet.

9

Recibe el archivo en pdf, publica en Intranet y lo notifica a la persona responsable de la elaboración y/o actualización del Manual.

11

Recibe notificación, elabora oficio o circular de difusión para el área correspondiente en el que le informa que puede consultar en Intranet el documento y anexa el formato 8260-01 “Constancia de Lectura”.

12

Recaba la firma del Jefe/a del Departamento o Director/a de Planeación en el oficio o circular y envía al área correspondiente junto con el formato 8260-01. En caso de Unidad Operativa se enviará por correo electrónico.

13

Recibe del área solicitante el formato 8260-01 “Constancia de Lectura” firmado y archiva en la carpeta correspondiente

14

F





17 de 27

Manual Original


EN INTRANET



DOCUMENTO



Control de Cambios

F

Requisita el formato “Control de Cambios” con la siguiente información: nombre del Manual actualizado, clave del documento que será sustituido y la asignada, la nueva vigencia, la descripción de los cambios realizados y el nombre del personal responsable.

15

Sella y folia cada una de las hojas del original del Manual firmado con la Leyenda “VIGENTE”, incluye el formato “Control de Cambios” y lo archiva en el espacio destinado para los originales vigentes.

16

Termina

Nota: En caso de que este Manual ya exista,

tendrá que sustituirlo y el anterior lo

archivará en el espacio correspondiente

a Manuales vencidos.



DESCRIPCIÓN DE FORMATO

18 de 27

I. Nombre del Formato: MINUTA DE REUNIÓN DE TRABAJO

II. Clave: S/C

III. Objetivo: Contar con un documento que permita llevar el control y

seguimiento de las asesorías realizadas a las diferentes

áreas de la Institución, para la elaboración y/o

actualización de Manuales o Guías Técnicas.

IV. Responsable de su Formulación: Personal del Departamento de Desarrollo Organizacional

que esté realizando la asesoría.

V. Periodicidad de su Elaboración: Cada que se lleve a cabo alguna reunión de trabajo con las

áreas.

VI. Integración del Formato: Original.

VII. Distribución: Original: Departamento de Desarrollo Organizacional.

VIII. Forma de Llenado: Con letra de molde.

IX. Observaciones:



INSTRUCTIVO DE LLENADO

NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR

19 de 27

1 Nombre del área: El nombre del Departamento, Subdirección o,

Dirección con la que se esté trabajando.

2 Nombre de los Asistentes El nombre y apellido de cada una de las

personas que se encuentren presentes en la

reunión de trabajo.

3 Puesto El puesto que ocupa cada una de las personas

que se encuentre presente en la reunión de

trabajo.

4 Firma La firma de cada una de las personas que se

encuentren presentes en la reunión de trabajo.

5 Teléfono o extensión La extensión en la que se localice cada persona

que se presentó en la reunión de trabajo.

6 Asuntos tratados La descripción de los asuntos que se llevaron a

cabo en la reunión de trabajo.

7 ACUERDOS/COMPROMISOS

No.

El número consecutivo de cada uno de los

acuerdos o compromisos a los que se haya

llegado en la reunión de trabajo.

8 Acuerdo/Compromiso La descripción del acuerdo o compromiso al

que se llegó en la reunión de trabajo.

9 Responsable El nombre de la persona que deberá cumplir

con el acuerdo o compromiso especificado en

la reunión de trabajo.

10 Fecha de Compromiso El día, mes y año en que se cumplirá con el

acuerdo o compromiso especificado en la






20 de 27

11 Responsable de la Reunión El nombre de la persona responsable del

Departamento de Desarrollo Organizacional

que estuvo a cargo de la reunión de trabajo.

12 Firma La firma de la persona que fue responsable de

la reunión.

13 Fecha El día, mes y año en que se realizó la reunión

de trabajo.



EJEMPLAR DEL FORMATO

21 de 27

CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A. C. Dirección de Planeación Departamento de Desarrollo Organizacional

MINUTA DE REUNIÓN DE TRABAJO Nombre del Área: ___________________________________________________________

Nombre de los Asistentes Puesto Firma Teléfono o extensión

ASUNTOS TRATADOS

ACUERDOS/COMPROMISOS

No. Acuerdo/Compromiso Responsable Fecha Compromiso

Responsable de la Reunión: ______________________________ Firma: _________________ Fecha: ___________________

1

2 3 4 5

6

7 9

11 12

13

8 10




22 de 27

I. Nombre del Formato: CONSTANCIA DE LECTURA

II. Clave: 8260-01

III. Objetivo: Llevar el control de la difusión que se realiza de los

Manuales, Procedimientos y Guías Técnicas formalizadas

en Centros de Integración Juvenil, A. C.

IV. Responsable de su Formulación: Área Interesada en conocer el documento para su

aplicación.

V. Periodicidad de su Elaboración: Cada que se emita un Manual, Procedimiento o Guía

Técnica.

VI. Integración del Formato: Original y Copia.


Copia: Área que leyó el Manual.

VIII. Forma de Llenado: Máquina de Escribir o manualmente.

IX. Observaciones:





23 de 27

1 FECHA

El día, mes y año en que se está requisitando el

formato de lectura del documento por parte del

personal de la Unidad o Área.

2 REGISTRO DEL PERSONAL QUE

LEYÓ:

Anotar el nombre del documento que se está

enviando al área y del cual se realiza la lectura

ya sea Manual de Organización, Manual de

Procedimientos, Manual Especial, Guía

Técnica.

3 CENTRO DE COSTO

El Centro de Costo de la Unidad o Área que

realizó la lectura del documento.

4 ÁREA

El nombre de la Unidad o Área que realizó la

lectura del documento.

5 NOMBRE El nombre completo de la persona que leyó la

información.

6 PUESTO

El nombre del puesto de quienes integran la

Unidad o Área que realizó la lectura del

documento.

7 FIRMA

Las firmas del personal de la Unidad o Área

que realizó la lectura del documento.




24 de 27




25 de 27

I. Nombre del Formato: CONTROL DE CAMBIOS

II. Clave: S/C

III. Objetivo: Llevar el registro permanente de las modificaciones

realizadas a los Manuales de Organización, Manuales

Procedimientos, Manuales Especiales y Guías Técnicas.

IV. Responsable de su Formulación: Personal del Departamento asignado para realizar la

actualización del documento.

V. Periodicidad de su Elaboración: Cada que se emita un Manual de Organización, Manual

de Procedimiento, Manual Especial o Guía Técnica.



VIII. Forma de Llenado: Con letra de molde o por computadora.

IX. Observaciones: Anexar el formato en la carpeta del Manual de

Organización, Manual de Procedimiento, Manual Especial

o Guía Técnica actualizada.

En caso de que se realice una actualización a un Manual

de Organización, Manual de Procedimiento, Manual

Especial o Guía Técnica, y previamente exista este

formato en su expediente, continúa con el registro de

información en el mismo.





26 de 27

1 NOMBRE DEL DOCUMENTO

Anotar el nombre del Manual de Organización,

Manual de Procedimientos, Manual Especial o

Guía Técnica actualizado.

2 CLAVE ANTERIOR Indicar la clave del Manual de Organización,


Guía Técnica que será sustituido.

3 CLAVE ACTUAL

Indicar la clave del Manual de Organización,


Guía Técnica actualizada.

4 VIGENCIA

Señalar el periodo de vigencia del Manual de

Organización, Manual de Procedimientos,

Manual Especial o Guía Técnica actualizado.

5 DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO Anotar las modificaciones realizadas al Manual

de Organización, Manual de Procedimientos,

Manual Especial o Guía Técnica actualizada.

6 ACTUALIZADO POR

El nombre completo de la persona que realiza

la actualización del documento.




27 de 27


PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS Y/O ESPECIALES


PAG.

OBJETIVO 1

ALCANCE 1

INDICADOR 1



MATERIALES 6

REFERENCIAS 6

PROCEDIMIENTO 7

FLUJOGRAMA 12

ANEXOS:

Minuta de Reuniones de Trabajo 20

Constancia de Lectura (Formato 8260-01) 24

Control de Cambios 27






PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE MANUALES DE

PROCEDIMIENTOS Y/O ESPECIALES

1 de 29

OBJETIVO

Elaborar y/o actualizar en forma permanente los Manuales de Procedimientos mediante el

análisis, asesoría proporcionada por el personal del Departamento de Desarrollo Organizacional,

con la finalidad de que las áreas de la Institución cuenten con los instrumentos administrativos

actualizados, que permitan el adecuado desempeño de su quehacer.

ALCANCE


Adjuntas, Direcciones, Subdirecciones de Área, Coordinaciones Regionales, Centros de



INDICADOR:

Manuales de Procedimientos elaborados y/o actualizados

Objetivo: Programar la elaboración y/o actualización de los Manuales de Procedimientos

institucionales con objeto de mantenerlos vigentes.

Responsable de obtenerlo: Departamento de Desarrollo Organizacional

Periodicidad: Anual

Unidad de Medición:

Manuales Publicados x 100

Total de Manuales Programados anualmente

Fuente de Información: Manuales Procedimientos vigentes, por vencer y vencidos.





2 de 29


Manual de Procedimientos: Instrumento administrativo en el que se especifica de forma

ordenada y sistemática los mecanismos esenciales del cómo hacer

las actividades en cada área, especificando su intervención en las

diferentes etapas del proceso, políticas de operación y formas de

participación, el cual proporciona información básica para orientar

al personal respecto a la dinámica funcional de la organización.

Proceso de Formalización: Recabar las firmas de las diferentes áreas de la Institución que

intervienen en la elaboración, revisión y autorización del Manual en

cuestión.

Responsable de Elaboración: Podrán ser el Subjefe/a, Profesional Ejecutivo o Técnico/a “B” del


Responsable de la Publicación: Podrán ser el Jefe/a o Subjefe/a del Departamento.

Programa de Trabajo: Programa Anual de Trabajo de Manuales de Organización y

Procedimientos del Departamento de Desarrollo Organizacional del año

que corresponda.





3 de 29



- Supervisará y dará seguimiento al Programa Anual de Trabajo de Manuales de Organización y

Procedimientos del Departamento de Desarrollo Organizacional del año que corresponda.

- Notificará trimestralmente a las Direcciones Generales Adjuntas y Direcciones de Área el

status de los Manuales de las áreas a su cargo, a fin de someter a su consideración la

actualización o asignación de nueva vigencia.

- Notificará con 2 meses de anticipación a las áreas que tengan fecha próxima de vencimiento de

la vigencia de su Manual de Procedimientos, Guías Técnicas y Especiales.

- Programará con el área correspondiente reuniones de trabajo, a fin de documentar la

información necesaria para la elaboración y/o actualización de su Manual de Procedimientos,

Guías Técnicas y Especiales.

- Analizará conjuntamente con el personal a su cargo los procedimientos que sean susceptibles

de simplificarse o fusionarse, a fin de modificar y agilizar su proceso.

- Designará a la persona responsable para la elaboración y/o actualización del Manual

considerando el Programa de Trabajo y las cargas de trabajo de cada integrante del área.

- Supervisará la elaboración y/o actualización de los Manuales de Procedimientos, Guías

Técnicas y Especiales asignados al personal del área, mediante la realización de juntas de

seguimiento con los integrantes del departamento, a fin revisar el status de los proyectos.

- Coordinará y supervisará el proceso tanto de formalización como de difusión de los Manuales

de Procedimientos, Guías Técnicas y Especiales autorizados.

- Asignará un periodo de vigencia de dos años a los Manuales de Procedimientos, Guías

Técnicas y Especiales, pudiéndose actualizar el documento antes de la fecha de vencimiento, a

petición del área, por cambio en las actividades, plantilla de personal o en su caso por

modificación de estructura.





4 de 29

Responsable de la Elaboración y/o Actualización en el Departamento de Desarrollo

Organizacional

- Elaborará y/o actualizará los Manuales de Procedimientos con base en la Guía Interna para la

Elaboración y/o Actualización de Manuales.

- Actualizará en su caso, y a petición del área solicitante los Manuales de Procedimientos, Guías

Técnicas y Especiales antes de concluir el periodo de vigencia de dos años.

- Realizará la Minuta de Trabajo correspondiente a las reuniones realizadas con las áreas de la

Institución y la archivará en el expediente respectivo.

- Asesorará a las áreas de la Institución en la elaboración y/o actualización de los Manuales de

Procedimientos, Guías Técnicas y Especiales, cada vez que éstas lo requieran.

- Revisará y analizará la información recibida del área, elaborará el Manual de Procedimientos y

verificará que esta información no se encuentre duplicada con actividades de las demás áreas

que conforman la Institución.

- En el caso de las Guías Técnicas, incluirá la información enviada por las áreas normativas en

el formato que le corresponde, diagramará, codificará, paginará e imprimirá para su firma y

posterior inclusión en Intranet.

- Asignará la clave correspondiente a los Manuales de Procedimientos y/o Especiales, que sean

emitidos de primera vez, en el caso de cambios en su contenido modificará la clave y aquellos

a los que solo se les haya dado vigencia, conservarán la misma.

- Elaborará el formato “Control de Cambios” cada que se actualice un Manual y lo anexará en el

original del mismo. Los formatos “Control de Cambios” anteriores deberán conservarse en el

Manual vigente.

- Capturará en el Sistema de Desarrollo Organizacional, cada que se difunda un Manual, la

siguiente información: Área; tipo de manual; clave y nombre del documento; fecha de inicio

y vigencia; nombre del archivo; fecha y hora en que se subió a intranet; dado a conocer con

el oficio; elaborado por; observaciones y status.

- Difundirá los Manuales de Procedimientos y Especiales mediante oficio, y las Guías

Técnicas a través de circular enviada por correo electrónico a las Unidades Operativas, en

ambos casos anexará el formato 8260-01 “Constancia de Lectura”.





5 de 29

- Resguardará (escaneos, archivos) toda la documentación generada durante la elaboración y/o

actualización del Manual de Procedimientos, Especial y/o Guía Técnica, en la carpeta

correspondiente ubicada en el espacio de red destinada para el efecto.

Subjefe/a de Departamento

- Elaborará el Programa Anual de Trabajo de Manuales de Organización y Procedimientos del

Departamento de Desarrollo Organizacional del año que corresponda.

- Verificará las fechas de vencimiento de los Manuales de Procedimientos, Especiales y Guías

Técnicas, elaborará los oficios correspondientes especificando el status de la información de

las áreas institucionales, y turnará al Jefe/a del Departamento para que sean notificadas en

forma oportuna.

- Supervisará y asesorará al Profesional Ejecutivo/a y al Técnico/a “B” a su cargo en la

elaboración y/o actualización de los Manuales de Procedimientos, Especiales y Guías

Técnicas.

- Resguardará en archivo electrónico los Manuales de Procedimientos, Guías Técnicas y

Especiales formalizados (vigentes e históricos).

Técnico/a “B”

- Dará seguimiento en forma permanente a la recepción, archivo y control del formato 8260-01

“Constancia de Lectura” de cada uno de los Manuales de Procedimientos, Especiales y/o Guías

Técnicas difundidas.





6 de 29

MATERIALES

Guía Interna para la Elaboración de Manuales.

Oficio de solicitud de elaboración y/o actualización de Manuales de Procedimientos, en su caso.

Correo electrónico con la solicitud de elaboración y/o actualización de Manuales de

Procedimientos, en su caso.

Oficio o Circular de Notificación de Difusión del Documento en Intranet.

Sello con la leyenda “VIGENTE”.

REFERENCIAS

Manual de Organización Específico de Centros de Integración Juvenil, A.C.

ANEXOS

Minuta de Reuniones de Trabajo.

Formato 8260-01 Constancia de Lectura.

Formato Control de Cambios





RESPONSABLE


Y/O ANEXOS

7 de 29

JEFE/A DEL DEPTO.

DESARROLLO

ORGANIZACIONAL

RESPONSABLE DE

LA ELABORACIÓN

Y/O

ACTUALIZACIÓN

DEL DOCTO.

JEFE/A DEL DEPTO.

DESARROLLO

ORGANIZACIONAL

1. Recibe del área solicitante llamada telefónica, correo

electrónico u oficio, pudiéndose presentar dos casos:

1.1. Que sea para la elaboración y/o actualización del

Manual de Procedimientos, Especial, o Guía

Técnica, en este caso, comenta con el titular del área,

pudiéndose presentar dos casos:

1.1.1. Que el área solicitante cuente con la

información preliminar, en este caso, le solicita

se la haga llegar.

1.1.1.1. Recibe la información del área

solicitante, revisa, el Programa de Trabajo,

verifica las cargas de trabajo del personal,

asigna a la persona responsable del

proyecto, le entrega oficio del área, en su

caso envía correo electrónico de

notificación y le proporciona la

información.

1.1.1.2. Recibe correo electrónico de notificación

y la información preliminar para la

elaboración y/o actualización del Manual de

Procedimientos, Especial o Guía Técnica.

Continúa procedimiento en el punto No.2.

1.1.2. Que el área solicitante no cuente con la

información preliminar para la elaboración y/o

actualización del Manual de Procedimientos,

Especial o Guía Técnica, en este caso, programa

una reunión de trabajo para documentar la

información.

INFORMACIÓN

PRELIMINAR

CORREO

ELECTRÓNICO E

INFORMACIÓN

PRELIMINAR





RESPONSABLE


Y/O ANEXOS

8 de 29

RESPONSABLE DE

LA ELABORACIÓN

Y/O

ACTUALIZACIÓN

DEL DOCTO.

JEFE/A DEL DEPTO.

DESARROLLO

ORGANIZACIONAL

RESPONSABLE DE

LA ELABORACIÓN

Y/O

ACTUALIZACIÓN

DEL DOCTO.

1.1.2.1. Verifica las cargas de trabajo del

personal y de acuerdo al Programa de

Trabajo, designa a la persona responsable

del proyecto.

1.1.2.2. Recibe correo electrónico de

notificación, en la fecha y hora programada

presenta en el área correspondiente.

1.1.2.3. Se entrevista con la persona designada,

documenta la información preliminar y al

término de la reunión, elabora la Minuta de

Reuniones de Trabajo y recaba la firma de

los presentes. Continúa procedimiento en el

punto No.2.

1.2. Que sea para asignación de vigencia al Manual de

Procedimientos, Especial o Guía Técnica, en este

caso, designa a la persona responsable del proyecto

de acuerdo al Programa de Trabajo y a las cargas de

trabajo.

1.2.1. Recibe correo electrónico con la instrucción,

busca el archivo correspondiente, actualiza la

fecha de vigencia e imprime el original del

Manual de Procedimientos, Especial o Guía

Técnica. Continúa procedimiento en el punto

No.3.

2. Analiza

la información pudiéndose presentar dos casos:

2.1. Que la

información sea para Manual de Procedimientos y/o

Especiales, en este caso, la ordena, redacta el

objetivo, alcance, notaciones y definiciones, políticas

de operación, materiales, referencias, integra el

procedimiento y en su caso, elabora los instructivos

CORREO

ELECTRÓNICO

CORREO

ELECTRÓNICO /

BITÁCORA DE

REUNIONES DE

TRABAJO

MINUTA DE

REUNIONES DE

TRABAJO

CORREO

ELECTRÓNICO

CORREO

ELECTRÓNICO /

MANUAL

ORIGINAL





RESPONSABLE


Y/O ANEXOS

9 de 29

JEFE/A DEL DEPTO.

DESARROLLO

ORGANIZACIONAL

RESPONSABLE DE

LA ELABORACIÓN

Y/O

ACTUALIZACIÓN

DEL DOCTO.

JEFE/A DEL DEPTO.

DESARROLLO

ORGANIZACIONAL

de llenado.

2.1.1. Se comunica en su caso, con el personal que

documentó la información para aclarar dudas o

agendar nuevamente una reunión.

2.1.2. Imprime borrador del Manual de

Procedimientos y/o Especial, elabora oficio para

la entrega de la información, recaba la firma del

Jefe/a del Departamento y lo envía al área

solicitante.

2.1.3. Recibe del área solicitante las modificaciones

en el borrador Manual de Procedimientos y/o

Especial y turna a la persona responsable de la

elaboración y/o actualización para que realice las

correcciones.

2.1.4. Recibe las modificaciones, realiza las

correcciones pertinentes, elabora el diagrama de

flujo correspondiente, codifica, pagina e

imprime el original. Continúa procedimiento en

el punto No.3.

2.2. Que la información documentada sea para Guías

Técnicas, en este caso, integra la información en el

formato correspondiente, codifica, pagina e imprime

el original. Continúa procedimiento.

3. Elabora oficio dirigido al área solicitando las firmas

correspondientes del documento, recaba la firma del

Jefe/a del Departamento en el oficio y envía al área

solicitante junto con el original del Manual de

Procedimientos, Manual Especial o Guía Técnica.

4. Recibe del área solicitante el original del Manual de

Procedimientos, Manual Especial o Guía Técnica

firmado por las áreas involucradas, firma y recaba la

firma de la Dirección de Planeación.

BORRADOR DEL

MANUAL /

OFICIO DE

ENTREGA

BORRADOR DEL

MANUAL

BORRADOR DEL

MANUAL /

MANUAL

ORIGINAL

GUÍA TÉCNICA

OFICIO PARA

RECABAR

FIRMAS

OFICIO

MANUAL

ORIGINAL





RESPONSABLE


Y/O ANEXOS

10 de 29

RESPONSABLE DE

LA ELABORACIÓN

Y/O

ACTUALIZACIÓN

DEL DOCTO.

RESPONSABLE DE

LA PUBLICACIÓN EN

INTRANET

RESPONSABLE DE

LA ELABORACIÓN

Y/O

ACTUALIZACIÓN

DEL DOCTO.

TÉCNICO “B”

5. Solicita a la Secretaria/o de la Dirección de Planeación

el envío del original del Manual de Procedimientos,

Especial o Guía Técnica para recabar la firma de la

Dirección General mediante acuerdo firmado por el

Director/a de Planeación.

6. Una vez firmado el Manual de Procedimientos, Manual

Especial o Guía Técnica por todas las áreas, solicita a la

persona responsable de la elaboración y/o actualización

del Manual integre el archivo para su inclusión en la

Intranet.

7. Integra el archivo del Manual de Procedimientos,

Especial o Guía Técnica, convierte a pdf y solicita a la

persona responsable de la publicación lo incluya en la

Intranet.

8. Recibe el archivo en pdf, publica en Intranet y lo notifica

a la persona responsable de la elaboración y/o

actualización del Manual.

9. Recibe notificación, elabora oficio o circular de difusión

para el área correspondiente en el que le informa que

puede consultar en Intranet el documento y anexa el

formato 8260-01 “Constancia de Lectura”.

10. Recaba la firma del Jefe/a del Departamento o Director/a

de Planeación en el oficio o circular y envía al área

correspondiente junto con el formato 8260-01.

11. Recibe del área solicitante el formato 8260-01

“Constancia de Lectura” firmado y archiva en la carpeta

correspondiente.

MANUAL

ORIGINAL

MANUAL O

GUÍA ORIGINAL

ACUERDO

MANUAL

ORIGINAL

OFICIO O

CIRCULAR DE

DIFUSIÓN Y

FTO. 8260-01

FTO. 8260-01





RESPONSABLE


Y/O ANEXOS

11 de 29

12. Requisita el formato “Control de Cambios” con la

siguiente información: nombre del Manual actualizado,

clave del documento que será sustituido y la asignada, la

nueva vigencia, la descripción de los cambios realizados

y el nombre del personal del departamento que lo

elaboró.

13. Sella cada una de las hojas del original del Manual o

Guía Técnica firmado con la Leyenda “VIGENTE”,

incluye el formato “Control de Cambios” y lo archiva en

el espacio destinado para los originales vigentes.

Nota: En caso de que este Manual ya exista, tendrá

que sustituirlo y el anterior lo archivará en el

espacio correspondiente a Manuales vencidos.


FTO. CONTROL

DE CAMBIOS

MANUAL

ORIGINAL

FIRMADO

FTO. CONTROL

DE CAMBIOS





12 de 29


EN INTRANET



DOCUMENTO



Oficio

INICIA

Recibe del área solicitante llamada telefónica, correo electrónico u oficio, pudiéndose presentar dos casos:

1

A

Elaboración y/o actualización de

Manual de Procedimientos,

Especial o Guía Técnica ?

Que sea para la elaboración y/o actualización del Manual de Procedimientos, Especial, o Guía Técnica, en este caso, comenta con el titular del área, pudiéndose presentar dos casos:

1.1Si

No

El área solicitante cuenta con infrmación preliminar?

Si No

1

23





13 de 29


EN INTRANET



DOCUMENTO



Que el área solicitante cuente con la información preliminar, en este caso, le solicita se la haga llegar.

1.1.1

A

Recibe la información del área solicitante, revisa, el Programa de Trabajo, verifica las cargas de trabajo del personal, asigna a la persona responsable del proyecto, le entrega oficio del área, en su caso envía correo electrónico de notificación y le proporciona la información.

1.1.1.1

2

Recibe correo electrónico de notificación y la información preliminar para la elaboración y/o actualización del Manual de Procedimientos, Especial o Guía Técnica. Continúa procedimiento en el punto No.2.

1.1.1.2

4

Que el área solicitante no cuente con la información preliminar para la elaboración y/o actualización del Manual de Procedimientos, Especial o Guía Técnica, en este caso, programa una reunión de trabajo para documentar la información.

1.1.2

3

B





14 de 29


EN INTRANET



DOCUMENTO



C

B

Verifica las cargas de trabajo del personal y de acuerdo al Programa de Trabajo, designa a la persona responsable del proyecto.

1.1.2.1

Recibe correo electrónico de notificación, registra en la bitácora de reuniones de trabajo la cita, y en la fecha y hora programada se presenta en el área correspondiente.

1.1.2.2

Se entrevista con la persona designada, documenta la información preliminar y al término de la reunión, elabora la Minuta de Reuniones de Trabajo y recaba la firma de los presentes. Continúa procedimiento en el punto No.2.

1.1.2.3

Minuta

Que sea para asignación de vigencia al Manual de Procedimientos, Especial o Guía Técnica, en este caso, designa a la persona responsable del proyecto de acuerdo al Programa de Trabajo y a las cargas de trabajo.

1.2

1

4

Recibe correo electrónico con la instrucción, busca el archivo correspondiente, actualiza la fecha de vigencia e imprime el original del Manual de Procedimientos, Especial o Guía Técnica. Continúa procedimiento en el punto No.3.

1.2.1

5

Manual





15 de 29


EN INTRANET



DOCUMENTO



Analiza la información pudiéndose presentar dos casos:

2

C

Tipo de Información?

Que la información sea para Manual de Procedimientos y/o Especiales, en este caso, la ordena, redacta el objetivo, alcance, notaciones y definiciones, políticas de operación, materiales, referencias, integra el procedimiento y en su caso, elabora los instructivos de llenado.

2.1

Manual de Procedimientos y/o

Especiales

Guías Técnicas

Se comunica en su caso, con el personal que documentó la información para aclarar dudas o agendar nuevamente una reunión.

2.1.1

D

6

4





16 de 29


EN INTRANET



DOCUMENTO



Oficio

D

Borrador

Imprime borrador del Manual de Procedimientos y/o Especial, elabora oficio para la entrega de la información, recaba la firma del Jefe/a del Departamento y lo envía al área solicitante.

2.1.2

Borrador

Recibe del área solicitante las modificaciones en el borrador Manual de Procedimientos y/o Especial y turna a la persona responsable de la elaboración y/o actualización para que realice las correcciones.

2.1.3

Manual

Recibe las modificaciones, realiza las correcciones pertinentes, elabora el diagrama de flujo correspondiente, codifica, pagina e imprime el original. Continúa procedimiento en el punto No.3.

2.1.4

5

Que la información documentada sea para Guías Técnicas, en este caso, integra la información en el formato correspondiente, codifica, pagina e imprime el original. Continúa procedimiento.

2.2

6

E

Guía Técnica





17 de 29


EN INTRANET



DOCUMENTO



Oficio

Manual o Guía

E

Elabora oficio dirigido al área solicitando las firmas correspondientes del documento, recaba la firma del Jefe/a del Departamento en el oficio y envía al área solicitante junto con el original del Manual de Procedimientos, Manual Especial o Guía Técnica.

3

Manual o Guía

Recibe del área solicitante el original del Manual de Procedimientos, Manual Especial o Guía Técnica firmado por las áreas involucradas, firma y recaba la firma de la Dirección de Planeación.

4

Solicita a la Secretaria/o de la Dirección de Planeación el envío del original del Manual de Procedimientos, Especial o Guía Técnica para recabar la firma de la Dirección General mediante acuerdo firmado por el Director/a de Planeación.

5

Manual o Guía

Una vez firmado el Manual de Procedimientos, Manual Especial o Guía Técnica por todas las áreas, solicita a la persona responsable de la elaboración y/o actualización del Manual integre el archivo para su inclusión en la Intranet.

6

Manual o Guía

Integra el archivo del Manual de Procedimientos, Especial o Guía Técnica, convierte a pdf y solicita a la persona responsable de la publicación lo incluya en la Intranet.

7

Manual o Guía

Recibe el archivo en pdf, publica en Intranet y lo notifica a la persona responsable de la elaboración y/o actualización del Manual.

8

F

5





18 de 29

Formato 8260

Manual o Guía


EN INTRANET



DOCUMENTO



Formato 8260

Oficio/Circular

F

Recibe notificación, elabora oficio o circular de difusión para el área correspondiente en el que le informa que puede consultar en Intranet el documento y anexa el formato 8260-01 “Constancia de Lectura”.

9

Recaba la firma del Jefe/a del Departamento o Director/a de Planeación en el oficio o circular y envía al área correspondiente junto con el formato 8260-01.

10

Recibe del área solicitante el formato 8260-01 “Constancia de Lectura” firmado y archiva en la carpeta correspondiente

11

G





19 de 29

Manual o Guía

Control de Cambios


EN INTRANET



DOCUMENTO



Control de Cambios

G

Requisita el formato “Control de Cambios” con la siguiente información: nombre del Manual actualizado, clave del documento que será sustituido y la asignada, la nueva vigencia, la descripción de los cambios realizados y el nombre del personal del departamento que lo elaboró.

12

Sella cada una de las hojas del original del Manual o Guía Técnica firmado con la Leyenda “VIGENTE”, incluye el formato “Control de Cambios” y lo archiva en el espacio destinado para los originales vigentes.

13

Nota: En caso de que este Manual ya exista, tendrá que sustituirlo y el anterior lo archivará en el espacio correspondiente a Manuales vencidos.

Termina



DESCRIPCIÓN DEL FORMATO

20 de 29

I. Nombre del Formato: MINUTA DE REUNIÓN DE TRABAJO

II. Clave: S/C

III. Objetivo: Contar con un documento que permita llevar el control y

seguimiento de las asesorías realizadas a las diferentes

áreas de la Institución, para la elaboración y/o

actualización de Manuales o Guías Técnicas.

IV. Responsable de su Formulación: Personal del Departamento de Desarrollo Organizacional

que esté realizando la asesoría.

V. Periodicidad de su Elaboración: Cada que se lleve a cabo alguna reunión de trabajo con las

áreas.



VIII. Forma de Llenado: Con letra de molde.

IX. Observaciones:





21 de 29

1 Nombre del área: El nombre del Departamento, Subdirección o,

Dirección con la que se este trabajando.

2 Nombre de los Asistentes El nombre y apellido de cada una de las

personas que se encuentren presentes en la


3 Puesto El puesto que ocupa cada una de las personas

que se encuentre presente en la reunión de

trabajo.

4 Firma La firma de cada una de las personas que se

encuentren presentes en la reunión de trabajo.

5 Teléfono o extensión La extensión en la que se localice cada persona

que se presentó en la reunión de trabajo.

6 Asuntos tratados La descripción de los asuntos que se llevaron a

cabo en la reunión de trabajo.

7 ACUERDOS/COMPROMISOS

No.

El número consecutivo de cada uno de los

acuerdos o compromisos a los que se haya

llegado en la reunión de trabajo.

8 Acuerdo/Compromiso La descripción del acuerdo o compromiso al

que se llegó en la reunión de trabajo.

9 Responsable El nombre de la persona que deberá cumplir

con el acuerdo o compromiso especificado en

la reunión de trabajo.

10 Fecha de Compromiso El día, mes y año en que se cumplirá con el

acuerdo o compromiso especificado en la






22 de 29

11 Responsable de la Reunión El nombre de la persona responsable del

Departamento de Desarrollo Organizacional

que estuvo a cargo de la reunión de trabajo.

12 Firma La firma de la persona que fue responsable de

la reunión.

13 Fecha El día, mes y año en que se realizó la reunión

de trabajo.




23 de 29

CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A. C. Dirección de Planeación Departamento de Desarrollo Organizacional

MINUTA DE REUNIÓN DE TRABAJO Nombre del Área: ___________________________________________________________

Nombre de los Asistentes Puesto Firma Teléfono o extensión

ASUNTOS TRATADOS

ACUERDOS/COMPROMISOS

No. Acuerdo/Compromiso Responsable Fecha Compromiso

Responsable de la Reunión: ______________________________ Firma: _________________ Fecha: ___________________

1

2 3 4 5

6

7 9

11 12

13

8 10




24 de 29

I. Nombre del Formato: CONSTANCIA DE LECTURA

II. Clave: 8260-01

III. Objetivo: Llevar el control de la difusión que se realiza de los

Manuales, Procedimientos y Guías Técnicas formalizadas

en Centros de Integración Juvenil, A. C.

IV. Responsable de su Formulación: Área Interesada en conocer el documento para su

aplicación.

V. Periodicidad de su Elaboración: Cada que se emita un Manual, Procedimiento o Guía

Técnica.

VI. Integración del Formato: Original y Copia.


Copia: Área que leyó el Manual.

VIII. Forma de Llenado: Máquina de Escribir o manualmente.

IX. Observaciones:





25 de 29

1 FECHA

El día, mes y año en que se esta requisitando el

formato de lectura del documento por parte del

personal de la Unidad o Área.

2 REGISTRO DEL PERSONAL QUE

LEYÓ:

Anotar el nombre del documento que se está

enviando al área y del cual se realiza la lectura

ya sea Manual de Organización, Manual de

Procedimientos, Manual Especial, Guía

Técnica.

3 CENTRO DE COSTO

El Centro de Costo de la Unidad o Área que

realizó la lectura del documento.

4 ÁREA

El nombre de la Unidad o Área que realizó la

lectura del documento.

5 NOMBRE El nombre completo de la persona que leyó la

información.

6 PUESTO

El nombre del puesto de quienes integran la

Unidad o Área que realizó la lectura del

documento.

7 FIRMA

Las firmas del personal de la Unidad o Área

que realizó la lectura del documento.




26 de 29




27 de 29

I. Nombre del Formato: CONTROL DE CAMBIOS

II. Clave: S/C

III. Objetivo: Llevar el registro permanente de las modificaciones

realizadas a los Manuales de Organización, Manuales

Procedimientos, Manuales Especiales y Guías Técnicas.

IV. Responsable de su Formulación: Personal del Departamento asignado para realizar la

actualización del documento.

V. Periodicidad de su Elaboración: Cada que se emita un Manual de Organización, Manual

de Procedimiento, Manual Especial o Guía Técnica.



VIII. Forma de Llenado: Con letra de molde o por computadora.

IX. Observaciones: Anexar el formato en la carpeta del Manual de

Organización, Manual de Procedimiento, Manual Especial

o Guía Técnica actualizada.

En caso de que se realice una actualización a un Manual

de Organización, Manual de Procedimiento, Manual

Especial o Guía Técnica, y previamente exista este

formato en su expediente, continúa con el registro de

información en el mismo.





28 de 29

1 NOMBRE DEL DOCUMENTO

Anotar el nombre del Manual de Organización,


Guía Técnica actualizado.

2 CLAVE ANTERIOR Indicar la clave del Manual de Organización,


Guía Técnica que será sustituido.

3 CLAVE ACTUAL

Indicar la clave del Manual de Organización,


Guía Técnica actualizada.

4 VIGENCIA

Señalar el periodo de vigencia del Manual de

Organización, Manual de Procedimientos,

Manual Especial o Guía Técnica actualizado.

5 DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO Anotar las modificaciones realizadas al Manual

de Organización, Manual de Procedimientos,

Manual Especial o Guía Técnica actualizada.

6 ACTUALIZADO POR

El nombre completo de la persona que realiza

la actualización del documento.




29 de 29


PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y AUTORIZACIÓN DE PROPUESTAS DE MODIFICACIÓN ESTRUCTURAL


PAG.

OBJETIVO 1

ALCANCE 1



MATERIALES 3

REFERENCIAS 3

PROCEDIMIENTO 4

FLUJOGRAMA 7






PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y AUTORIZACIÓN DE

PROPUESTAS DE MODIFICACIÓN ESTRUCTURAL

1 de 9

OBJETIVO

Elaborar cada vez que la dinámica organizacional lo requiera y a petición de la Dirección

General, las propuestas de Modificación Estructural, de conformidad con los lineamientos

emitidos por la Secretaría de la Función Pública, Secretaría de Hacienda y Crédito Público y

Coordinadora de Sector, con objeto de que la Institución cuente con una estructura orientada a

resultados, así como mejorar y racionalizar el gasto público.

ALCANCE

Al Departamento de Desarrollo Organizacional, Junta de Gobierno, Dirección General,

Direcciones Generales Adjuntas, Direcciones de Área, Coordinaciones Regionales y

Subdirecciones de Área.


Áreas de la Institución: Todas aquellas áreas operativas, normativas y administrativas de

estructura que integran la Entidad.

Coordinadora de Sector: Secretaría de Salud.

DGRHO: Dirección General de Recursos Humanos y Organización de la Secretaría de Salud.

Modificación Estructural: Es aquella que se presenta al momento de realizar movimientos en

las áreas de trabajo de la Institución, y que pueden ser cambios de denominación

de unidades, cambio de adscripción de áreas, cancelación, renivelación de plazas y

creación de áreas, con objeto de ajustar la estructura a los recursos y necesidades

operativas para lograr su optimización.

Propuesta: Propuesta de Modificación Estructural de Centros de Integración Juvenil, A. C.

SFP: Secretaría de la Función Pública

SHCP: Secretaría de Hacienda y Crédito Público.

SIVAL: Sistema de Validación de Valuaciones de Puestos y Nivel Tabular.





2 de 9



- Participará y supervisará la elaboración de la Propuesta de Modificación Estructural de la

Institución, cada vez que la dinámica organizacional lo requiera y así lo indique la Dirección

General de la Entidad.

- Elaborará en coordinación con el Departamento de Empleo y Política Salarial la descripción,

perfil y valuación de los puestos de estructura que se creen o renivelen y turnará a la

Subdirección de Recursos Humanos para que realice la validación de la valuación del puesto

en el SIVAL.

- Integrará la información para la Propuesta, que puede consistir en los siguientes cambios:

Cambio de Denominación

Reubicación de Plazas

Cancelación de Áreas

Creación de Áreas

Renivelación de Plazas

- Participará y coordinará la elaboración y/o actualización de los Manuales de Organización y

Procedimientos de la Entidad, de las áreas de nueva creación o que sufrieron modificaciones

en sus funciones derivado de una modificación estructural.

Subjefe/a del Departamento de Desarrollo Organizacional

- Participará conjuntamente con la/el Jefa/e del Departamento en la elaboración de la Propuesta

de Modificación Estructural de la Institución, cada vez que la dinámica organizacional lo

requiera y así lo indique la Dirección General de la Entidad.

- Participará con la/el Jefa/e del Departamento en la elaboración de la descripción, perfil y

valuación de los puestos de estructura que sean creados, renivelados o que cambien de

denominación y funciones.

Dirección de Planeación

- Someterá a consideración del H. Junta de Gobierno la Propuesta de Modificación Estructural

de la Entidad, para su autorización.





3 de 9

MATERIALES

- Información proporcionada por las Áreas de la Institución.

- Acuerdo para solicitar autorización de Movimientos para la Propuesta de Modificación

Estructural.

- Acta de la Junta de Gobierno.

- Cédulas de Valuación de Puestos.

- Costeo de Movimientos para la Propuesta de Modificación Estructural.

- Dictamen de Autorización de la nueva estructura.

REFERENCIAS

- Acuerdo por el que se emiten las Disposiciones en las materias de Recursos Humanos y del

Servicio Profesional de Carrera, así como el Manual Administrativo de Aplicación General

en materia de Recursos Humanos y Organización y el Manual del Servicio Profesional de

Carrera.

- Manual de Organización Especifico de Centros de Integración Juvenil, A.C.





RESPONSABLE


Y/O ANEXOS

4 de 9

JEFE/A DEPTO. DE

DESARROLLO

ORGANIZACIONAL

1. Recibe de la Dirección General de la Institución el oficio de

refrendo de estructura enviado por la Coordinadora de

Sector.

2. Recibe notificación de la Dirección General, a través de la

Dirección de Planeación de las áreas que sufrirán alguna

modificación y elabora la solicitud de Acuerdo al H. Junta

de Gobierno con los movimientos estructurales requeridos,

así como el organigrama correspondiente.

3. Turna solicitud de Acuerdo al Director/a de Planeación

para su revisión y solicitud de firma a la Dirección General.

4. Solicita información a las áreas de la Institución

correspondientes, para la elaboración de la descripción,

perfil y valuación de los puestos que lo requieran.

5. Elabora conjuntamente con el Departamento de Empleo y

Política Salarial la descripción, perfil y valuación del

puesto de conformidad con los lineamientos emitidos en la

materia y envía a revisión a la Subdirección de Recursos

Humanos.

6. Recibe de la Subdirección de Recursos Humanos la cédula

de valuación de puestos (descripción y perfil), así como el

folio de validación del SIVAL y archiva temporalmente.

7. Integra la información de la Propuesta de Modificación

Estructural en los formatos indicados en los lineamientos

emitidos por la Coordinadora de Sector.

8. Solicita a la Subdirección de Recursos Humanos realice,

sólo en caso de creación o cancelación de áreas, el costeo

de los movimientos a realizarse en la Modificación

Estructural para incluirlas en la Propuesta que se entregará

a la Coordinadora de Sector y que se plasmará en el

formato que esta indique.

OFICIO DE

REFRENDO

ACUERDO

ACUERDO

CÉDULA SIVAL

PROPUESTA DE

MODIFICACIÓN

COSTEO DE

MOVIMIENTOS





RESPONSABLE


Y/O ANEXOS

5 de 9

SUBJEFE/A DEPTO.

DE DESARROLLO

ORGANIZACIONAL

JEFE/A DEPTO. DE

DESARROLLO

ORGANIZACIONAL

SUBJEFE/A DEPTO.

DE DESARROLLO

ORGANIZACIONAL

DGRHO

9. Lleva a cabo la impresión en borrador de la Propuesta y

revisa conjuntamente con el Director/a de Planeación.

10. Solicita al Subjefe/a en su caso, realice las modificaciones

pertinentes en la Propuesta, imprima 2 originales del

documento y copie los archivos correspondientes en CD,

para su envío a la Coordinadora de Sector.

11. Solicita a la Dirección de Planeación copia del Acta de

Junta de Gobierno en la que se autoriza la Propuesta de

Modificación de Estructura.

12. Realiza las correcciones pertinentes, imprime 2 originales

de la Propuesta, anexa el Acta de Junta de Gobierno en la

que se autoriza el trámite de la misma, las Cedulas de

Valuación de Puestos debidamente validadas con el folio

SIVAL, así como el costeo de plazas, en su caso.

13. Elabora el oficio de envío de la Propuesta de Modificación

Estructural para la Coordinadora de Sector y turna a la

Dirección de Planeación para recabar la firma de la

Dirección General.

14. Recibe oficio firmado por la Dirección General y turna al

Subjefe/a del Departamento para su envío.

15. Recibe oficio firmado, anexa el documento que contiene la

Propuesta de Modificación Estructural, Acta de la Junta de

Gobierno, Cedulas de Valuación de Puestos debidamente

validadas, costeo de plazas, en su caso, y CD, ensobreta,

rotula y envía a la DGRHO.

16. Recibe oficio, 2 originales de la Propuesta de Modificación

Estructural, las Cédulas de Valuación de Puestos, costeo de

plazas, así como el CD con los archivos correspondientes,

revisa y lleva a cabo el trámite de validación y registro ante

la SFP y SHCP.

PROPUESTA DE

MODIFICACIÓN

PROPUESTA DE

MODIFICACIÓN

Y CD

ACTA DE

AUTORIZACIÓN

DE PROPUESTA

PROPUESTA DE

MODIFICACIÓN,

ACTA DE

AUTORIZACIÓN,

CÉDULAS DE

VALUACIÓN

OFICIO DE

ENTREGA

OFICIO DE

ENTREGA

OFICIO, PROP.

MODIF., ACTA

DE AUTOR.,

CEDULA DE

VALUACIÓN Y

CD

OFICIO, PROP.

MODIF. CEDULA

DE VALUACIÓN

Y CD





RESPONSABLE


Y/O ANEXOS

6 de 9

JEFE/A DEPTO. DE

DESARROLLO

ORGANIZACIONAL

SUBJEFE/A DEPTO.

DE DESARROLLO

ORGANIZACIONAL

17. Devuelve a la Dirección General de Centros de Integración

Juvenil, A.C., el Dictamen de autorización de la nueva

estructura para su implementación, junto con el oficio

correspondiente.

18. Recibe de la Dirección General a través de la Dirección de

Planeación, el Dictamen de autorización de la nueva

estructura registrada por la DGRHO, junto con el oficio

correspondiente, revisa y turna al Subjefe/a del

Departamento.

19. Recibe el oficio junto con el Dictamen de autorización de la

nueva estructura y archiva en el expediente de la

Coordinadora de Sector.


DICTAMEN Y

OFICIO DE

AUTORIZACIÓN

DICTAMEN Y

OFICIO DE

AUTORIZACIÓN

DICTAMEN Y

OFICIO DE

AUTORIZACIÓN





7 de 9

Cédula Val.

Oficio


DESARROLLO ORGANIZACIONAL

SUBJEFE/A DEL DEPTO. DE

DESARROLLO ORGANIZACIONALDGRHO

Recibe de la Subdirección de Recursos Humanos la cédula de valuación de puestos (descripción y perfil), así como el folio de validación del SIVAL y archiva temporalmente.

A

3

6

5

Solicita información a las áreas de la Institución correspondientes, para la elaboración de la descripción, perfil y valuación de los puestos que lo requieran.

4

Acuerdo

Acuerdo

Elabora conjuntamente con el

Departamento de Empleo y Política

Salarial la descripción, perfil y

valuación del puesto de conformidad

con los lineamientos emitidos en la

materia y envía a revisión a la

Subdirección de Recursos Humanos.

2

Turna solicitud de Acuerdo al Director/a de Planeación para su revisión y solicitud de firma a la Dirección General.

Recibe notificación de la Dirección General, a través de la Dirección de Planeación de las áreas que sufrirán alguna modificación y elabora la solicitud de Acuerdo al H. Junta de Gobierno con los movimientos estructurales requeridos, así como el organigrama correspondiente.

Recibe de la Dirección General de la Institución el oficio de refrendo de estructura enviado por la Coordinadora de Sector.

1

INICIA





8 de 9





Propuesta

A

9

12

10

11

8

7

Acta Autorización

Propuesta

Integra la información de la Propuesta de Modificación Estructural en los formatos indicados en los lineamientos emitidos por la Coordinadora de Sector.

Costeo Mov.

Propuesta

Solicita al Subjefe/a en su caso, realice las modificaciones pertinentes en la Propuesta, imprima 2 originales del documento y copie los archivos correspondientes en CD, para su envío a la Coordinadora de Sector.

Acta Autorización

Realiza las correcciones pertinentes, imprime 2 originales de la Propuesta, anexa el Acta de Junta de Gobierno en la que se autoriza el trámite de la misma, las Cedulas de Valuación de Puestos debidamente validadas con el folio SIVAL, así como el costeo de plazas, en su caso.

Solicita a la Dirección de Planeación copia del Acta de Junta de Gobierno en la que se autoriza la Propuesta de Modificación de Estructura.

Lleva a cabo la impresión en borrador de la Propuesta y revisa conjuntamente con el Director/a de Planeación.

Solicita a la Subdirección de Recursos

Humanos realice, sólo en caso de creación

o cancelación de áreas, el costeo de los

movimientos a rea lizarse en la Modificación

Estructura l para incluirlas en la Propuesta

que se entregará a la Coord inadora de

Sector y que se plasmará en e l formato que

esta ind ique.

B





9 de 9





Oficio autorización

Dictamen

Cédulas Val.

Acta

Propuesta o. /2

Oficio de entrega

Oficio de entrega

B

Oficio de entrega

14 15

Recibe oficio firmado por la Dirección General y turna al Subjefe/a del Departamento para su envío.

13

Recibe oficio, 2 originales de la Propuesta de Modificación Estructural, las Cédulas de Valuación de Puestos, costeo de plazas, así como el CD con los archivos correspondientes, revisa y lleva a cabo el trámite de validación y registro ante la SFP y SHCP.

16

17

Fc.

Propuesta Original /2

Elabora el oficio de envío de la Propuesta de Modificación Estructural para la Coordinadora de Sector y turna a la Dirección de Planeación para recabar la firma de la Dirección General.

Oficio de entrega

Recibe oficio firmado, anexa

documento que contiene Propuesta de

Modificación Estructural, Acta de Junta

de Gobierno, Cedulas de Valuación de

Puestos validadas, costeo de plazas, y

CD, y envía a la DGRHO.

Devuelve a la Dirección General de Centros de Integración Juvenil, A.C., el Dictamen de autorización de la nueva estructura para su implementación, junto con el oficio correspondiente.

19

Recibe de la Dirección General a través de la Dirección de Planeación, el Dictamen de autorización de la nueva estructura registrada por la DGPOP, junto con el oficio correspondiente, revisa y turna al Subjefe/a del Departamento.

18

Oficio autorización

Dictamen

19

TERMINA

Recibe el oficio junto con el Dictamen de autorización de la nueva estructura y archiva en el expediente de la Coordinadora de Sector.


PROCEDIMIENTO PARA LA ASIGNACIÓN DE CENTROS DE COSTO


PAG.

OBJETIVO 1

ALCANCE 1



MATERIALES 3

PROCEDIMIENTO 4

FLUJOGRAMA 6







1 de 7

OBJETIVO

Realizar la asignación, cancelación y/o modificación de los Centros de Costo de las áreas

operativas, normativas y administrativas, que le sean solicitados al Departamento de Desarrollo

Organizacional, así como realizar su difusión, con objeto de proporcionar a las áreas de la

Entidad, el código que las identifique y facilite el desarrollo de sus actividades.

ALCANCE


Adjuntas, Direcciones de Área, Órgano Interno de Control, Coordinaciones Regionales,

Subdirecciones de Área, Centros de Integración Juvenil, Unidades de Hospitalización, Unidades

de Tratamiento para Usuarios de Heroína y Departamentos.


Centro de Costo: Código de cuatro dígitos que identifica a cada una de las áreas que integran la

Entidad y que son asignados de conformidad con la Relación de Centros de Costo que se

encuentra publicada en Intranet y que es administrada por el Departamento de Desarrollo

Organizacional.

Oficinas Centrales: Se encuentran integradas por la Dirección General, Direcciones Generales

Adjuntas, Direcciones de Área, Órgano Interno de Control, Subdirecciones de Área y

Departamentos.

Unidades Operativas: Se encuentran integradas por las Coordinaciones Regionales, Centros de

Integración Juvenil, Unidades de Hospitalización y Unidades de Tratamiento para Usuarios

de Heroína.




2 de 7



Realizará la asignación de Centros de Costo de Oficinas Centrales a petición (vía oficio) de

la Dirección General, Direcciones Generales Adjuntas o Direcciones de Área que

corresponda, o en su caso, a solicitud del Director/a de Planeación.

La asignación de Centros de Costo de Unidades Operativas podrá solicitarla únicamente la

Dirección General Adjunta Operativa y de Patronatos, vía oficio.

Una vez asignado el Centro de Costo, lo difundirá a todas las áreas a través de la Relación de

Centros de Costo que se encuentra en Intranet, asimismo lo notificará mediante Circular, vía

correo electrónico, a todas las áreas de la Institución.

En el caso de que se solicite el cierre de un centro de costo, lo dará de baja en la Intranet,

anotando la fecha en que la unidad dejó de operar y dará aviso mediante Circular al personal

de la Institución.




3 de 7

MATERIALES

- Relación de Centros de Costo.

- Circular de notificación de asignación de Centros de Costo.

- Circular de notificación de baja de Centros de Costo.



PROCEDIMIENTO PARA LA ASIGNACIÓN DE CENTRO DE COSTO

RESPONSABLE


Y/O ANEXOS

4 de 7

JEFE/A DEPTO. DE

DESARROLLO

ORGANIZACIONAL

1. Recibe la solicitud para la asignación de un centro de

costo e identifica si es para Oficinas Centrales o

Unidades Operativas.

2. Verifica en Intranet la Relación de Centros de Costo

vigentes, así como la Relación de Centros de Costo

dados de baja, antes de llevar a cabo la asignación de

uno nuevo, a fin de evitar duplicidad en los mismos.

3. Asigna el Centro de Costo, pudiéndose presentar 2

casos:

3.1. Que se trate de un Centro de Costo para Oficinas

Centrales, en este caso, ubica a qué Dirección

General Adjunta o Dirección de Área pertenece.

3.1.1. Asigna el Centro de Costo iniciando con 8 y

el número consecutivo siguiente al último

registrado en el listado. Continúa en el punto

no. 4

3.2. Que se trate de un Centro de Costo para Unidades

Operativas, en este caso, ubica a qué área

geográfica corresponde, asigna la clave iniciando

con 9 y el número consecutivo siguiente al último

registrado en el listado. Continúa procedimiento.

4. Una vez determinado el Centro de Costo, lo da de alta

en Intranet, en el Menú Conoce, Apartado Centros de

Costo, en donde deberá realizar las siguientes acciones:

- Dar clic en el ícono añadir nuevo

- Anotar Centro de Costo

- Denominación

- Región

- Entidad (estado de la República Mexicana en donde

se encuentre)

- Tipo (CIJ, UH, UTUH, OFI)

SOLICITUD DE

APERTURA

RELACIÓN DE

CENTROS DE

COSTO

INTRANET,

SISTEMA

CATÁLOGO DE

FIRMAS




RESPONSABLE


Y/O ANEXOS

5 de 7

DIRECTOR/A

PLANEACIÓN

JEFE/A DEPTO.

DESARROLLO

ORGANIZACIONAL

- Coordinación Regional a la que pertenece en caso de

Unidades Operativas

- Fecha de Alta

- Orden (sirve para acomodar el Centro de Costo en el

lugar correspondiente dentro de la pantalla)

- Insertar

5. Elabora Circular para dar a conocer a todas las áreas la

asignación del nuevo Centro de Costo y turna al

Director/a de Planeación para su autorización.

6. Recibe la Circular, revisa, en su caso solicita

modificaciones, firma y devuelve al Jefe/a del


7. Recibe la Circular firmada, la escanea y difunde, vía

correo electrónico, al personal institucional.

8. Una vez enviada la Circular, la archiva en el expediente

correspondiente.


CIRCULAR

CIRCULAR

CIRCULAR

CIRCULAR




6 de 7


DESARROLLO ORGANIZACIONALDIRECTOR/A DE PLANEACIÓN

Relación C.C.

Recibe la solicitud para la asignación de

un centro de costo e identifica si es para

Oficinas Centrales o Unidades

Operativas.

INICIA

1

2

Verifica en Intranet la Relación de

Centros de Costo vigentes, así como la

Relación de Centros de Costo dados de

baja, antes de llevar a cabo la asignación

de uno nuevo, a fin de evitar duplicidad

en los mismos.

3

Asigna el Centro de Costo, pudiéndose

presentar 2 casos:

3.1

En este caso, ubica a qué Dirección

General Adjunta o Dirección de Área

pertenece.

CENTRO DE COSTO PARA…?

OFICINAS CENTRALES

UNIDADES OPERATIVAS

3.1.1

Asigna el Centro de Costo iniciando con

8 y el número consecutivo siguiente al

último registrado en el listado. Continúa

en el punto no. 4

A

1

En este caso, ubica a qué área

geográfica corresponde, asigna la clave

iniciando con 9 y el número consecutivo

siguiente al último registrado en el

listado. Continúa procedimiento.

3.2




7 de 7


DESARROLLO ORGANIZACIONALDIRECTOR/A DE PLANEACIÓN

Circular

Circular

Circular Circular

A

4

Una vez determinado el Centro de Costo,

lo da de alta en Intranet, en el Menú

Conoce, Apartado Centros de Costo, en

donde realizará las acciones

mencionadas en el procedimiento.

1

Elabora Circular para dar a conocer a

todas las áreas la asignación del nuevo

Centro de Costo y turna al Director/a de

Planeación para su autorización.

5

Recibe la Circular, revisa, en su caso

solicita modificaciones, firma y devuelve

al Jefe/a del Departamento de Desarrollo

Organizacional.

6

Recibe la Circular firmada, la escanea y

difunde, vía correo electrónico, al

personal institucional.

7

8

Una vez enviada la Circular, la archiva

en el expediente correspondiente.

TERMINA

9


PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINSITRACIÓN DEL CATÁLOGO DE FIRMAS INSTITUCIONAL

CÓDIGO: PR-DEDOR-006-A2

PAG.

OBJETIVO 1

ALCANCE 1



MATERIALES 3

PROCEDIMIENTO 4

FLUJOGRAMA 6

ANEXO:

Hoja de Catálogo de Firmas 8






PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL CATÁLOGO DE FIRMAS INSTITUCIONAL

1 de 10

OBJETIVO

Conformar, actualizar y administrar el Catálogo de Firmas de los Mandos Medios y Superiores de

la Institución, cada vez que se presente un movimiento de la persona que ocupa el puesto, con el

fin de contar con un instrumento que permita llevar el control de las firmas autorizadas en


ALCANCE


Adjuntas, Direcciones de Área, Coordinaciones Regionales, Centros de Integración Juvenil,

Unidades de Hospitalización, Unidades de Tratamiento para Usuarios de Heroína y

Departamentos.


Catálogo de Firmas: Es el conjunto de documentos originales que contienen información

descriptiva, así como la firma y ante firma de los mandos medios y superiores

de la Institución.

Mandos Medios y Superiores: Se refiere a los cargos que ocupan: Director/a General,

Directores/as Generales Adjuntos/as, Directores/as y Subdirectores/as de Área,

Coordinadores/as Regionales, Directores/as de Centros de Integración Juvenil,

Unidades de Hospitalización, Unidades de Tratamiento para Usuarios de Heroína y

Jefes/as de Departamento.

Movimientos de Personal: Se refiere a las altas, cambio de adscripción o bajas.




2 de 10


Subjefe/a del Departamento de Desarrollo Organizacional

- Resguardará el original del Catálogo de Firmas de los mandos medios y superiores de la

Institución.

- Elaborará el formato Hoja de Catálogo de Firmas, cada vez que reciba, vía correo electrónico,

el nombramiento correspondiente al alta, promoción o cambios de adscripción de los niveles

de mandos medios y superiores.

- En el caso de nombramientos de personal de zona foránea, enviará vía correo electrónico el

archivo en pdf del formato Hoja de Firmas con los datos correspondientes, a fin de que lo

imprima y envíe al Departamento de Desarrollo Organizacional, para agilizar el tiempo de

recepción del mismo.

- En caso de baja de algún mando medio o superior cancelará del Catálogo de Firmas la hoja

correspondiente, misma que guardará en un expediente por separado durante 5 años.

- Mantendrá permanentemente actualizado el Sistema de Catálogo de Firmas de la Intranet.




3 de 10

MATERIALES

Nombramiento emitido por la Dirección General indicando el alta o cambios de adscripción de

mandos medios y superiores.

Oficio para envío del formato Hoja del Catálogo de Firmas.

Sistema de Catálogo de Firmas en Intranet.

Número de Empleado de mando medio o superior

Expediente de nombramientos de Mandos Medios y Superiores.

Catálogo de Firmas en Original.

Expediente de Bajas de Catálogo de Firmas.

ANEXOS

Hoja del Catálogo de Firmas.




RESPONSABLE


Y/O ANEXOS

4 de 10

SUBJEFE/A DEL

DEPTO. DE

DESARROLLO

ORGANIZACIONAL

MANDO MEDIO O

SUPERIOR

JEFE/A DEL DEPTO.

DE DESARROLLO

ORGANIZACIONAL

1. Recibe del Departamento de Empleo y Política Salarial, vía

correo electrónico y en archivo formato pdf, el

nombramiento o movimiento de mandos medios y

superiores, que emite la Dirección General e imprime.

2. Captura los datos del nombramiento y/o movimiento en el

formato Hoja de Catálogo de Firmas e imprime en original.

3. Elabora oficio dirigido al mando medio o superior que

corresponda, recaba la firma del Jefe/a del Departamento,

adjunta el original del formato Hoja de Catálogo de Firmas

y se lo envía.

4. Recibe oficio junto con el original de la Hoja de Catálogo

y revisa que los datos sean correctos, pudiéndose presentar

2 casos:

4.1 Que los datos sean incorrectos, en este caso, solicita las

modificaciones pertinentes vía oficio, correo o llamada

telefónica y regresa al punto No. 2

4.2 Que los datos sean correctos, en este caso, rúbrica en

los espacios correspondientes, anotando la firma y/o

ante firma y devuelve el original del formato al

Departamento de Desarrollo Organizacional sin

tachaduras, enmendaduras o dobleces y sin engrapar.

Continúa el procedimiento.

5. Recibe firmado el original del formato Hoja de Catálogo

de Firmas y turna al Subjefe/a del Departamento.

NOMBRAMIENTO

NOMBRAMIENTO

Y FORMATO

CATÁLOGO DE

FIRMA

OFICIO PARA

RECABAR FIRMA

Y FORMATO

CATÁLOGO DE

FIRMA

OFICIO Y

FORMATO HOJA

DE CATÁLOGO

DE FIRMA

FORMATO HOJA

DE CATÁLOGO

DE FIRMAS




RESPONSABLE


Y/O ANEXOS

5 de 10

SUBJEFE/A DEL

DEPTO. DE

DESARROLLO

ORGANIZACIONAL

6. Recibe firmado el original del formato Hoja de Catálogo

de Firmas, revisa que cumpla con las características

solicitadas y escanea el documento.

7. Solicita en su caso, al Departamento de Empleo y Política

Salarial el número de empleado del mando medio o

superior a incluir en el sistema de catálogo de firmas.

8. Integra el archivo en pdf, que será incluido en la Intranet y

lo nombra con el número de empleado y centro de costo

que corresponda al mando medio o superior a incluir.

9. Incluye o sustituye la Hoja de Firmas del mando medio o

superior en la Intranet en el Sistema de Catálogo de

Firmas.

10. Integra en el Catálogo de Firmas la nueva Hoja firmada del

mando medio o superior, retira la anterior y archiva en el

expediente correspondiente a las bajas.

11. Archiva el nombramiento impreso en el expediente de

nombramientos de mandos medios y superiores.


FORMATO HOJA

DE CATÁLOGO

DE FIRMAS

FORMATO HOJA

DE CATÁLOGO

DE FIRMAS




6 de 10

SUBJEFE/A DEL DEPARTO. DE



DESARROLLO ORGANIZACIONALMANDO MEDIO O SUPERIOR

Catálogo Firma

Oficio

Catálogo Firma

Oficio

Catálogo Firma

Oficio

Nombramiento

3

4.2

4.1

4

2

Recibe del Departamento de Empleo y Política Salarial, vía correo electrónico y en archivo formato pdf., el nombramiento o movimiento de mandos medios y superiores, que emite la Dirección General, e imprime.

1

INICIA

Catálogo Firma

Oficio

Elabora oficio dirigido al mando medio o superior que corresponda, recaba la firma del Jefe/a del Departamento, adjunta el original del formato Hoja de Catálogo de Firmas y se lo envía.

LOS DATOSSON…?

CORRECTOS INCORRECTOS

En este caso, solicita las modificaciones pertinentes vía oficio o mediante una llamada telefónica y regresa al punto No. 2

1

1

En este caso, rúbrica en los espacios, anotando la firma y/o ante firma y devuelve el o. del formato al Depto. de Desarrollo Organizacional sin tachaduras, enmendaduras o dobleces y sin engrapar. Continúa el procedimiento.

Catálogo Firma

Nombramiento

Captura los datos del nombramiento y/o movimiento en el formato Hoja de Catálogo de Firmas e imprime en original.

Recibe oficio junto con el original de la Hoja de Catálogo y revisa que los datos sean correctos, pudiéndose presentar 2 casos:

5

Catálogo Firma

Recibe firmado el original del formato Hoja de Catálogo de Firmas y turna al Subjefe del Departamento.

A




7 de 10

SUBJEFE/A DEL DEPARTO. DE



DESARROLLO ORGANIZACIONALMANDO MEDIO O SUPERIOR

Catálogo Firma

Catálogo Firma

8

7

Recibe firmado el original del formato Hoja de Catálogo de Firmas, revisa que cumpla con las características solicitadas y escanea el documento.

6

Integra el archivo en pdf, que será incluido en la Intranet y lo nombra con el número de empleado y centro de costo que corresponda al mando medio o superior a incluir.

Solicita en su caso, al Departamento de Empleo y Política Salarial el número de empleado del mando medio o superior a incluir en el sistema de catálogo de firmas.

9

Incluye o sustituye la Hoja de Firmas del mando medio o superior en la Intranet en el Sistema de Catálogo de Firmas.

A

10

Integra en el Catálogo de Firmas la nueva Hoja firmada del mando medio o superior, retira la anterior y archiva en el expediente correspondiente a las bajas.

11

Archiva el nombramiento impreso en el expediente de nombramientos de mandos medios y superiores.

TERMINA




8 de 10

I. Nombre del Formato: HOJA DE CATÁLOGO DE FIRMAS

II. Clave:

III. Objetivo: Llevar el registro y control de las firmas autorizadas de

los Mandos Medios y Superiores de Centros de

Integración Juvenil, A.C.

IV. Responsable de su Formulación: Subjefe/a del Departamento

V. Periodicidad de su Elaboración: Cada vez que se presente un movimiento: alta, promoción

o cambio de adscripción de mandos medios y superiores.

VI. Integración del Formato: Original

VII. Distribución: Original: Catálogo de Firmas en el Departamento de

Desarrollo Organizacional

VIII. Forma de Llenado: Con letra de molde o manuscrita

IX. Observaciones: - Firmar con tinta negra

- Sin tachaduras, enmendaduras o dobleces

- Sin engrapar





9 de 10

1

Firma

La rúbrica del mando medio o superior

2 Antefirma La antefirma o misma rúbrica del mando medio

o superior.

3 Nombre completo El nombre completo del mando medio o

superior, incluyendo título o profesión

4 Unidad de Trabajo El área de adscripción del mando medio o

superior. En caso de tratarse de CIJ, UH o

UTUH se especificará si es de área

metropolitana o foránea.

5 Puesto El puesto que ocupa el mando medio o

superior.

6 Alta El día, mes y año en que sucedió el

movimiento.



PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL CATÁLOGO DE FIRMAS

10 de 10


FIRMA

ANTEFIRMA

NOMBRE COMPLETO

UNIDAD DE TRABAJO

PUESTO ALTA

1

2

3

4

5 6

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