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GUÍA TÉCNICA QUE CONTIENE LAS BASES DE LA

ENTREGA-RECEPCIÓN

ADMINISTRACIÓN PÚBLICA MUNICIPAL

2010-Sep.2012 a Oct.2012-Sep.2015

“El funcionario público, siervo de la nación está obligado a transparentar sus ingresos, su origen y su monto frente a los mexicanos.

Escamotear esa información mediante el cobijo de la ley que ampara al secreto implica

necesariamente un agravio”

José María Morelos y Pavón

ÍNDICE

Página

MENSAJE DEL AUDITOR SUPERIOR ………………………………………………………………… 1

TÉRMINOS Y DEFINICIONES …………………………………………………………………………... 2

CAPÍTULO PRIMERO ……………………………………………………………………………………. 4

1. MARCO NORMATIVO ……………………………………………………………………………………. 4 1.1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos ………………………………………… 5 1.2. Ley General de Contabilidad Gubernamental …………………………………………………….. 5 1.3. Constitución Política del Estado de Jalisco ……………………………………………………….. 7 1.4. Ley de Fiscalización Superior y Auditoría Pública del Estado de Jalisco y sus Municipios …. 8 1.5. Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Jalisco ………………... 8 1.6. Ley del Gobierno y Administración Pública Municipal del Estado de Jalisco …………………. 10 1.7. Ley de Hacienda Municipal del Estado de Jalisco 14

CAPÍTULO SEGUNDO …………………………………………………………………………………… 16

2. MARCO CONCEPTUAL …………………………………………………………………………………. 16 2.1. ¿Qué es la Entrega-Recepción de la Administración Pública Municipal? …………………….. 16 2.2. ¿Cuál es el objetivo del Proceso de Entrega-Recepción? …………………………………….… 16 2.3. ¿En qué consiste la Entrega-Recepción de la Administración Pública Municipal? …………... 16 2.4. ¿Quiénes participan en el Proceso de Entrega-Recepción? ……………………………………. 16

CAPÍTULO TERCERO …………………………………………………………………………………… 18

3. ACTIVIDADES PREVIAS Y AL MOMENTO DEL CAMBIO …………………………………………. 18 3.1. Etapa Previa al Cambio ……………………………………………………………………………... 18 3.1.1. Difusión …………………………………………………………………………………………… 18 3.1.2. Integración del Comité …………………………………………………….……………………. 19 3.1.3. Capacitación …………………………………………………………….……………………….. 19 3.1.4. Operación del Comité …………………………………………………………………………… 19 3.2. Integración de la Información ……………………………………………………………………….. 20 3.2.1. Elaboración y Validación ……………………………………………………………………….. 20 3.2.2. Autorización ……………………………………………………………………………………… 20 3.2.3. Distribución ………………………………………………………………………………………. 20

3.3. Acto de Entrega-Recepción ………………………………………………………………………… 21 3.3.1. Verificación de la Documentación …………………………………………………………….. 21 3.3.2. Validación de la Documentación ………………………………………………………………. 21 3.3.3. Irregularidades …………………………………………………………………………………… 21 3.4. Verificación Física ……………………………………………………………………………………. 21 3.4.1. Recursos Financieros y Presupuestales ……………………………………………………… 22 3.4.2. Recursos Patrimoniales ………………………………………………………………………… 22 3.4.3. Recursos Humanos ……………………………………………………………………….…….. 22 3.5. Informe de Resultados ………………………………………………………………………………. 22

CAPÍTULO CUARTO ……………………………………………………………………………………... 23

4. INTEGRACIÓN DE LA INFORMACIÓN Y SU ENTREGA …………………………………………… 23 4.1. Expediente Protocolario ……………………………………………………………………………... 23 4.1.1. Acta de Sesión Solemne de Toma de Protesta ……………………………………………… 23 4.1.2. Acta de Entrega-Recepción de la Administración Pública Municipal ……………………… 23 4.1.3. Acta Circunstanciada …………………………………………………………………………… 24 4.2. Expediente Financiero y Presupuestal …………………………………………………………….. 24 4.2.1. Estados Financieros …………………………………………………………………………….. 24 4.2.2. Relación de Cuentas Públicas …………………………………………………………………. 24 4.3. Expediente Patrimonial ……………………………………………………………………………… 25 4.4. Expediente Recursos Humanos ……………………………………………………………………. 25 4.5. Expediente Fiscal …………………………………………………………………………………….. 25 4.6. Expediente Diversos …………………………………………………………………………………. 26 4.7. Expediente de Obra Pública ………………………………………………………………………… 26

CAPÍTULO QUINTO ……………………………………………………………………………………… 27

5. PRINCIPALES OBLIGACIONES DE LAS AUTORIDADES MUNICIPALES ……………………… 27 5.1. Principales Obligaciones ante el H. Congreso del Estado de Jalisco ………………………….. 27 5.1.1. Ley de Ingresos Municipal ……………………………………………………………………… 27 5.1.2. Presupuesto de Egresos Municipal …………………………………………………………… 28 5.1.3. Cuenta Pública Municipal ………………………………………………………………………. 29 5.1.4. Deuda Pública Municipal ……………………………………………………………………….. 30 5.1.5. Tablas de Valores Catastrales 31 5.1.6. Formas Valoradas ………………………………………………………………………………. 33 5.1.7. Otras Disposiciones …………………………………………………………………………….. 33 5.2. Principales Obligaciones ante la Auditoría Superior del Estado de Jalisco …………………… 33

5.2.1. Ley de Fiscalización Superior y Auditoría Pública del Estado de Jalisco y sus Municipios ………………………………………………………………………………….…….. 34

5.2.2. Ley del Gobierno y la Administración Pública Municipal del Estado de Jalisco ………….. 35 5.2.3. Ley de Deuda Pública del Estado de Jalisco y sus Municipios ……………………………. 35

ANEXOS ……………………………………………………………………………………………………. 36

ESPECIFICACIONES …………………………………………………………………………………….. 37

6. EXPEDIENTE PROTOCOLARIO ……………………………………………………………………….. 38

6.1. Acta de Sesión Solemne de Toma de Protesta a Funcionarios Electos para el Periodo Oct.2012-Sep.2015 ………………………………………………………………………………….. 40

6.2. Acta de Entrega-Recepción de la Administración Pública Municipal ……………………….….. 42 6.3. Acta Circunstanciada de Entrega-Recepción de la Administración Pública Municipal ………. 44

6.4. Recomendaciones de forma que deberán contener las actas que integran el expediente protocolario …………………………………………………………………………………………… 46

FORMATOS ……………………………………………………………………………………………….. 47

Recomendaciones que deben contener los formatos …………………………………………….. 48

REPERCUSIÓN LEGAL …………………………………………………………………………………… 49

7. EXPEDIENTE FINANCIERO Y PRESUPUESTAL ……………………………………………………. 50 7.1. Estados Financieros …………………………………………………………………………………. 51 7.2. Reporte Analítico de Deuda Pública ……………………………………………………………….. 51 7.3. Informativa de Proveedores ………………………………………………………………………… 51 7.4. Arqueo de Caja ………………………………………………………………………………………. 52 7.5. Fondo Fijo de Caja …………………………………………………………………………………… 54 7.6. Fondo Fijo Para Préstamos al Personal …………………………………………………………… 56 7.7. Bancos, Cuentas de Cheques ……………………………………………………………………… 58 7.8. Inversiones ……………………………………………………………………………………………. 60 7.9. Deudores Diversos …………………………………………………………………………………... 62 7.10. Acreedores Diversos 64

7.11. Estado que guarda la Entrega de la Cuenta Pública y de los Informes Semestrales a la ASEJ …………………………………………………………………………………………………... 66

8. EXPEDIENTE PATRIMONIAL …………………………………………………………………………... 68 8.1. Inventario de Bienes Muebles ………………………………………………………………………. 70 8.2. Inventario de Bienes Inmuebles ……………………………………………………………………. 72

8.3. Inventario de Vehículos ……………………………………………………………………………… 74 8.4. Inventario de Armamento, Balística y Equipo de Seguridad ……………………………………. 76 8.5. Equipos de Cómputo ………………………………………………………………………………… 78 8.6. Software de Equipos de Cómputo …………………………………………………………………. 80 8.7. Material Bibliográfico ………………………………………………………………………………… 82 8.8. Formas Valoradas y/o Recibos …………………………………………………………………….. 84 8.9. Inventario de Bienes Muebles e Inmuebles en Comodato ………………………………………. 86 8.10. Inventario de Bienes de Consumo …………………………………………………………………. 88

9. EXPEDIENTE RECURSOS HUMANOS ……………………………………………………………...... 90 9.1. Plantilla de Personal …………………………………………………………………………………. 92 9.2. Sueldos y Prestaciones Adeudadas a los Servidores Públicos ………………………………… 94 9.3. Relación de Liquidaciones Laborales ……………………………………………………………… 96 9.4. Juicios Laborales Vigentes ………………………………………………………………………….. 98

10. EXPEDIENTE FISCAL ……………………………………………………………………………………. 100 10.1. Padrones Fiscales …………………………………………………………………………………… 102 10.2. Relación de Rezagos por Multas …………………………………………………………………… 104 10.3. Obligaciones Fiscales ante la Autoridad Federal y Estatal ……………………………………… 106

11. EXPEDIENTE DIVERSOS ……………………………………………………………………………….. 108 11.1. Contratos Vigentes con entidades Públicas y Privadas …………………………………………. 110 11.2. Asuntos en Trámite ………………………………………………………………………………….. 112 11.3. Documentación Oficial ………………………………………………………………………………. 114 11.4. Relación de Sellos Oficiales ………………………………………………………………………… 116 11.5. Página WEB ………………………………………………………………………………………….. 118 11.6. Libros de Actas de Ayuntamiento ………………………………………………………………….. 120 11.7. Asuntos Pendientes y/o en Trámite por Área …………………………………………………….. 122

12. EXPEDIENTE DE OBRA PÚBLICA …………………………………………………………………….. 124

12.1.

Urbanizaciones – Para el caso de Fraccionamientos o Acciones Urbanísticas, autorizadas de acuerdo a la Ley de Desarrollo Urbano, atento a lo dispuesto en el Artículo Noveno Transitorio del Código Urbano del Estado de Jalisco ……………………………………………. 126

12.2. Relación de Obras por Contrato ……………………………………………………………………. 130 12.3. Relación de Obras por Administración …………………………………………………………….. 136 12.4. Relación de Expedientes Técnicos de Obras en Proceso ………………………………………. 142 12.5. Relación de Actas de Entrega-Recepción de Obras Terminadas ……………………………… 144

DIRECTORIO ………………………………………………………………………………………… 146

Dirección Técnica 1

MENSAJE DEL AUDITOR SUPERIOR

La entrega-recepción de la administración municipal constituye uno de los actos jurídico-administrativos más importantes en el ejercicio de la administración pública. La formalidad de este evento es tal que requiere la aplicación anticipada y cuidadosa de una metodología técnica del equipo de servidores públicos que deberán entregar la administración que estuvo a su cargo prácticamente durante un trienio a sus homólogos que a partir del próximo 1° de octubre lo sustituirán. Siendo atribuciones de La Auditoría Superior del Estado, entre otras, poner a disposición de los Presidentes Municipales del Estado de Jalisco una ―Guía Técnica de Apoyo para la Entrega-Recepción de la Administración Pública Municipal‖, con la finalidad de asistirlos a cumplir con este proceso conforme a la Ley. Esta guía fue elaborada bajo la premisa de respetar en todo momento la autonomía del municipio, por lo que debe ser considerado como una guía que oriente las acciones técnicas de los servidores públicos que intervendrán en el acto de entrega-recepción y, como toda propuesta, no debe ser limitativa a las necesidades particulares de cada Ayuntamiento, pero sí representa el mínimo observable y acatable por cada uno de ellos. Quienes trabajamos en la ASEJ estamos seguros que este documento, que compendia información actualizada relativa a los ordenamientos legales que deben cumplir los servidores públicos de ambas administraciones, les será de gran utilidad para que el desarrollo de su proceso de entrega-recepción se realice en forma ordenada, eficaz, eficiente, con legalidad y transparencia. Además, este acto solemne, por virtud del cual, los representantes de los 125 ayuntamientos salientes transfieren a las autoridades entrantes, la administración, custodia y responsabilidad de los bienes, valores, documentos y obligaciones que conforman la Hacienda Municipal, constituye el punto de partida en el que los nuevos servidores públicos fincarán su actuación futura y les permitirá dar continuidad a la gestión pública.

DR. ALONSO GODOY PELAYO


TÉRMINOS Y DEFINICIONES

Para efectos de utilizar esta Guía Técnica de Apoyo para la Entrega-Recepción de la Administración Pública Municipal, deberán considerarse los siguientes términos y definiciones: I. Administración Pública: Administración Pública Municipal; II. Auditoría Superior o ASEJ: Auditoría Superior del Estado de Jalisco; III. Comisión Especial: Se integrará por el personal que el Ayuntamiento entrante determine y apruebe, para emitir el dictamen de Entrega-Recepción; IV. Comité de Entrega: Serán los integrantes que designe y apruebe el Ayuntamiento saliente; V. Comité de Recepción: Serán los integrantes que designe el Presidente Municipal electo y ratificado por el Ayuntamiento entrante; VI. Documento: Toda información producida por el sector público del Estado y sus municipios, personas físicas en el ejercicio de la función pública, y de particulares entregadas a aquél; independientemente del soporte material en que se produce o recibe; VII. Entrega-Recepción: Es el acto obligatorio mediante el cual, el Ayuntamiento saliente hace entrega al Ayuntamiento entrante de toda la documentación que contenga la situación que guarda la Administración Pública; VIII. Guía: Guía Técnica de Apoyo para la Entrega-Recepción de la Administración Pública Municipal; IX. Expedientes: es la unidad documental constituida por una o varios documentos de archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite de una dependencia o entidad. En este caso los diversos documentos que contienen la información relacionada con el acto de Entrega-Recepción; y X. Expediente General: Expediente General de Entrega-Recepción.


2012 EJERCICIO IRREGULAR

De conformidad con el Decreto 22228/LVIII/08, pronunciado por el Congreso del Estado de Jalisco, por medio del

cual se reforman y adicionan diferentes artículos de la Constitución Política del Estado de Jalisco, entre ellos el

artículo 73 que establece en su fracción III… Los presidentes, regidores y síndicos durarán en su cargo tres

años. Iniciarán el ejercicio de sus funciones a partir del 1° de octubre del año de la elección y se renovarán en su

totalidad al final de cada periodo. Los ayuntamientos conocerán de las solicitudes de licencia que soliciten sus

integrantes y decidirán lo procedente;…

Por lo que este año será irregular en virtud de que la administración saliente será responsable de sus cuentas

públicas de enero a septiembre de este ejercicio 2012, y las autoridades entrantes lo serán de octubre a

diciembre.


CAPÍTULO PRIMERO

1. MARCO NORMATIVO El objeto de este apartado es precisar las bases jurídicas de los ordenamientos que crean y sustentan legalmente a la administración municipal, así como aquellos preceptos jurídicos que regulan la conducta de todos los servidores públicos que tienen la delicada responsabilidad de intervenir y dar cumplimiento a la solemnidad del acto de entrega-recepción. Principales disposiciones normativas que sustentan la elaboración de la presente Guía Técnica de Apoyo para la Entrega-Recepción de la Administración Pública Municipal del Estado de Jalisco:

Constitución Política de los Estados Unidos MexicanosArtículo 115

Ley General de Contabilidad Gubernamental Artículos 1, 23, 24, 25, 26, 27 y 51

Constitución Política del Estado de JaliscoArtículos 73, 77, 79, 88, 90 y 91

Ley de Fiscalización Superior y Auditoría Pública del Estado de Jalisco y sus Municipios Artículo 21, fracción XIX

Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de JaliscoArtículos 1, 2, y 61, fracciones XXII, XXIII y XXVIII

Ley del Gobierno y Administración Pública Municipal del Estado de JaliscoArtículos 10, 13, 14, 16, 17, 18, 79, 144, 145, 146, 147 y 147-Bis

Ley de Hacienda Municipal del Estado de JaliscoArtículo 202


1.1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Artículo 115 La Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos es el marco toral en el cual se sustenta la estructura y funcionamiento del Municipio y concretamente de su Hacienda Pública, y en efecto norma la captación de los recursos, realización de gastos, elaboración de documentos e informes diversos, lo cual se considera como parte sustancial para la Entrega-Recepción de una Administración Pública Municipal. 1.2. Ley General de Contabilidad Gubernamental Artículo 1 La presente Ley es de orden público y tiene como objeto establecer los criterios generales que regirán la contabilidad gubernamental y la emisión de información financiera de los entes públicos, con el fin de lograr su adecuada armonización. La presente Ley es de observancia obligatoria para los poderes Ejecutivo, Legislativo y Judicial de la Federación, los estados y el Distrito Federal; los ayuntamientos de los municipios; los órganos político-administrativos de las demarcaciones territoriales del Distrito Federal; las entidades de la administración pública paraestatal, ya sean federales, estatales o municipales y los órganos autónomos federales y estatales. Los gobiernos estatales deberán coordinarse con los municipales para que éstos armonicen su contabilidad con base en las disposiciones de esta Ley. El Gobierno del Distrito Federal deberá coordinarse con los órganos político-administrativos de sus demarcaciones territoriales. Las entidades federativas deberán respetar los derechos de los municipios con población indígena, entre los cuales se encuentran el derecho a decidir las formas internas de convivencia política y el derecho a elegir, conforme a sus normas y, en su caso, costumbres, a las autoridades o representantes para el ejercicio de sus propias formas de gobierno interno. Artículo 23 Los entes públicos deberán registrar en su contabilidad los bienes muebles e inmuebles siguientes:

I. Los inmuebles destinados a un servicio público conforme a la normativa aplicable; excepto los considerados como monumentos arqueológicos, artísticos o históricos conforme a la Ley de la materia;

II. Mobiliario y equipo, incluido el de cómputo, vehículos y demás bienes muebles al servicio de los entes públicos, y III. Cualesquiera otros bienes muebles e inmuebles que el consejo determine que deban registrarse.


Artículo 24 Los registros contables de los bienes a que se refiere el artículo anterior se realizarán en cuentas específicas del activo. Artículo 25 Los entes públicos elaborarán un registro auxiliar sujeto a inventario de los bienes muebles o inmuebles bajo su custodia que, por su naturaleza, sean inalienables e imprescriptibles, como lo son los monumentos arqueológicos, artísticos e históricos. Artículo 26 No se registrarán los bienes señalados en los artículos 27, párrafos cuarto, quinto y octavo; y 42, fracción IV de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos; ni los de uso común en términos de la Ley General de Bienes Nacionales y la normativa aplicable. En lo relativo a la inversión realizada por los entes públicos en los bienes previstos en las fracciones VII, X, XI y XIII del artículo 7 de la Ley General de Bienes Nacionales; se efectuará el registro contable de conformidad con lo que determine el consejo. Artículo 27 Los entes públicos deberán llevar a cabo el levantamiento físico del inventario de los bienes a que se refiere el artículo 23 de esta Ley. Dicho inventario deberá estar debidamente conciliado con el registro contable. En el caso de los bienes inmuebles, no podrá establecerse un valor inferior al catastral que le corresponda. Los entes públicos contarán con un plazo de 30 días hábiles para incluir en el inventario físico los bienes que adquieran. Los entes públicos publicarán el inventario de sus bienes a través de internet, el cual deberán actualizar, por lo menos, cada seis meses. Los municipios podrán recurrir a otros medios de publicación, distintos al internet, cuando este servicio no esté disponible, siempre y cuando sean de acceso público. Artículo 51 La información financiera que generen los entes públicos en cumplimiento de esta Ley será organizada, sistematizada y difundida por cada uno de éstos, al menos, trimestralmente en sus respectivas páginas electrónicas de internet, a más tardar 30 días después del cierre del período que corresponda, en términos de las disposiciones en materia de transparencia que les sean aplicables y, en


su caso, de los criterios que emita el consejo. La difusión de la información vía internet no exime los informes que deben presentarse ante el Congreso de la Unión y las legislaturas locales, según sea el caso. 1.3. Constitución Política del Estado de Jalisco Título Séptimo En este ordenamiento legal se enuncia lo referente al ámbito municipal, mismo que está conformado por tres capítulos: del gobierno municipal; de las facultades y obligaciones de los ayuntamientos; y de la hacienda y del patrimonio municipal. Capítulo I Del Gobierno Municipal Manifiesta la organización política y administrativa del Gobierno Municipal con las facultades y limitaciones fundadas en la Constitución Federal. Es en el artículo 73, fracción tercera donde metafóricamente fundamenta la entrega-recepción de la administración de la hacienda pública y el patrimonio municipal, los presidentes, regidores y síndicos durarán en su encargo tres años. Iniciarán el ejercicio de sus funciones a partir del 1º de octubre del año de la elección y se renovarán en su totalidad al final de cada periodo. Capítulo II De las Facultades y Obligaciones de los Ayuntamientos Entre las más importantes, el artículo 77 hace alusión de expedir, aplicar las leyes y reglamentos dentro de sus respectivas jurisdicciones y en el contorno de gobierno correspondiente; el artículo 79 menciona los servicios públicos a cargo del respectivo Gobierno Municipal. Capítulo III De la Hacienda y del Patrimonio Municipal Esencialmente el artículo 88 describe lo conducente a la hacienda y el patrimonio señalando la libre administración de bienes por parte del municipio, y de la forma en que se integra la hacienda pública municipal (materia principal en el acto de la entrega-recepción). Además señala que la hacienda municipal está formada por los rendimientos de los bienes que les pertenezcan, así como las contribuciones y otros ingresos que el H. Congreso del Estado de Jalisco establezca a su favor en su Ley de Ingresos. Con respecto a los bienes patrimoniales, éstos se dividen en bienes de dominio público y de dominio privado, de conformidad con lo que establece la ley de la materia.


Título Octavo Capítulo I De las Responsabilidades de los Servidores Públicos Establece las responsabilidades de los servidores públicos en los actos u omisiones en que incurran en el desempeño de sus respectivas funciones, por lo que al ser una de éstas la entrega-recepción de la administración municipal y al ostentar los participantes en el mismo la calidad de servidores públicos, las faltas que se originen en este acto jurídico administrativo podrían ser objeto de algún procedimiento de responsabilidad. 1.4. Ley de Fiscalización Superior y Auditoría Pública del Estado de Jalisco y sus Municipios Tiene por objeto regular la revisión, examen y auditoría pública de las cuentas públicas que formulen los poderes del Estado, los organismos públicos autónomos, los municipios, los organismos públicos descentralizados estatales y municipales, empresas de participación estatal o municipal, fideicomisos públicos estatales y municipales y el Tribunal de Arbitraje y Escalafón; o cualquier persona física o jurídica que reciba fondos públicos. Artículo 21 La Auditoría Superior tendrá las siguientes atribuciones y obligaciones: Fracción XIX Establecer las bases para la entrega-recepción de la documentación comprobatoria y justificativa de las cuentas públicas de las entidades fiscalizadas.

1.5. Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Jalisco Normatividad para la organización municipal que media directamente en la entrega-recepción de la administración municipal, la cual no solamente involucra la transmisión de bienes, valores y documentos, sino que además transfiere un cúmulo de responsabilidades y obligaciones que las nuevas autoridades en su momento deberán cumplir. Artículo 1 La presente ley tiene por objeto reglamentar las disposiciones contenidas en la Constitución Política del Estado en materia de:


Los sujetos de responsabilidad en el servicio público; Las obligaciones de los servidores públicos; Las responsabilidades y sanciones administrativas de los servidores públicos; Las causas de responsabilidad y sanciones en materia de juicio político; Las autoridades competentes y los procedimientos para aplicar sanciones a los servidores públicos que resulten sujetos de responsabilidad; Las autoridades competentes y los procedimientos para declarar la procedencia de juicio penal en contra de los servidores públicos que gozan de inmunidad; y El registro patrimonial de los servidores públicos. Artículo 2 Para los efectos de este ordenamiento legal, el artículo segundo dispone que se consideran servidores públicos en general a toda persona que desempeñe un cargo o comisión de cualquier naturaleza en la administración pública del estado o de los municipios, así como a quienes presten servicios en los organismos descentralizados, fideicomisos públicos y empresas de participación estatal o municipal mayoritaria, quienes serán responsables por los actos u omisiones en que incurran por el desempeño de sus respectivas funciones. Artículo 61 En relación a las obligaciones que deben observar en el desempeño de su empleo, cargo o comisión los servidores públicos son las referentes de salvaguardar la legalidad, honradez, lealtad, imparcialidad y eficiencia en el desempeño de su empleo, cargo o comisión; en este entorno, las tocantes al acto de entrega-recepción de la administración pública municipal son las siguientes: Fracción XXII Entregar formalmente a quien le sustituya en el cargo, o a la persona que para tal efecto designe el superior jerárquico, los recursos patrimoniales que haya tenido a su disposición, así como los documentos y una relación de los asuntos relacionados con sus funciones. Esta entrega deberá realizarse a más tardar a los cinco días hábiles contados a partir de la fecha en que renuncie o se le notifique su separación del cargo, debiendo elaborar un acta circunstanciada. Cuando se trate del cambio de la administración pública municipal, el Ayuntamiento saliente hará entrega al nuevo gobierno municipal de los conceptos relacionados en el párrafo anterior (los recursos patrimoniales que haya tenido a su disposición, así como los documentos y una relación de los asuntos relacionados con sus funciones), al día siguiente de la instalación del nuevo Ayuntamiento; además, en el mismo plazo, cada uno de los responsables de las dependencias municipales deberá entregar al


nuevo titular los efectos patrimoniales de referencia y sólo en el caso de que la conclusión de la entrega ameritare más tiempo, se tomará el estrictamente necesario. Fracción XXIII En lo conducente a las autoridades entrantes, los obliga a recibir —al entrar en posesión del cargo— los recursos y documentos a que se refiere la fracción anterior, verificar que correspondan al contenido del acta circunstanciada, verificar los inventarios, informes y demás documentación anexa. Debe de solicitar las aclaraciones pertinentes dentro del término de cinco días hábiles contados a partir del acto de entrega y recepción. Resulta válido mencionar que los servidores públicos que incumplan con las obligaciones expuestas con anterioridad incurren en responsabilidad administrativa, la cual admite sanciones que van desde el apercibimiento, sanciones pecuniarias, hasta la destitución con inhabilitación hasta por seis años para desempeñar empleos, cargos o comisiones en el servicio público. 1.6. Ley del Gobierno y Administración Pública Municipal del Estado de Jalisco Las disposiciones de esta ley regulan la constitución, fusión y extinción de los municipios; establecen las bases generales de la administración pública municipal y se aplican en todos los municipios del estado. Asimismo, contempla las diferentes acciones que requiere el acto jurídico administrativo de la entrega-recepción de los bienes, derechos y obligaciones que integran el patrimonio municipal, por lo que se considera necesaria hacer referencia a los siguientes artículos. Artículo 10 Los Ayuntamientos de cada municipio del estado se integra por un Presidente Municipal, un Síndico y el número de regidores de mayoría relativa y de representación proporcional que se determinan en la ley estatal en materia electoral, quienes serán electos popular y directamente mediante planillas, y permanecen en sus cargos tres años y se renuevan en su totalidad al final de cada periodo. Los integrantes del Ayuntamiento tienen los mismos derechos y obligaciones que señala la mencionada Ley. Artículo 13 Todos los servidores públicos municipales, al tomar posesión de sus cargos, deben rendir la protesta de ley correspondiente. Artículo 14


El Presidente Municipal saliente debe convocar a los integrantes electos del Ayuntamiento para que se presenten el día 31 de diciembre del año de la elección a la hora que se señale en la convocatoria y les debe tomar la protesta de ley. De conformidad con el Decreto 22228/LVIII/08, pronunciado por el Congreso del Estado de Jalisco, por medio del cual se reforman y adicionan diferentes artículos de la Constitución Política del Estado de Jalisco, entre ellos el artículo 73 que establece en su fracción III… Los presidentes, regidores y síndicos durarán en su cargo tres años. Iniciarán el ejercicio de sus funciones a partir del 1° de octubre del año de la elección y se renovarán en su totalidad al final de cada periodo. Los ayuntamientos conocerán de las solicitudes de licencia que soliciten sus integrantes y decidirán lo procedente;… Razonamiento jurídico que nos impide tomar en consideración el artículo 14 de la Ley del Gobierno y Administración Municipal del Estado de Jalisco, dado a una discrepancia en la fecha del día de inicio de la administración municipal de conformidad a la Ley Suprema del Estado de Jalisco antes señalada y la fecha del día que se debe convocar a las nuevas autoridades electas al acto de toma de protesta, según lo estipula la Ley del Gobierno y Administración Municipal del Estado de Jalisco. Es importante remitirse a las recientes reformas, mismas que enuncian en esta fracción Si el Presidente Municipal saliente no cumple con esa obligación, el Presidente Municipal entrante debe rendir la protesta de ley ante el resto de los integrantes electos del Ayuntamiento y a continuación, el propio Presidente debe tomar dicha protesta a los demás miembros de éste. El Ayuntamiento debe iniciar sus funciones al día siguiente de que les fue tomada la protesta a sus integrantes. Los integrantes electos del Ayuntamiento que no se presenten en la fecha indicada, deben rendir la protesta de ley en la próxima sesión del ayuntamiento. Cuando se esté en el desempeño de comisión de representación del Estado, de cargo de elección popular o exista otra causa justificada los ediles electos pueden rendir la protesta de ley dentro de los 90 días siguientes. Artículo 16 El Ayuntamiento saliente debe hacer entrega al nuevo, mediante comisiones formadas para tal efecto, de los bienes, derechos y obligaciones que integran el patrimonio municipal, en acto que se debe efectuar al día siguiente de la instalación del nuevo Ayuntamiento. Sin perjuicio de lo anterior, en la entrega de la administración pública municipal cada uno de los responsables de las dependencias municipales debe proporcionar al nuevo titular la lista del personal asignado, inventario de los bienes a su cargo, obras en proceso de realización, relación de asuntos en trámite, dinero, títulos, archivos, libros, documentos que conciernan a la institución y todo


aquello que por cualquier concepto corresponda al patrimonio municipal.

La obligación contenida en el párrafo anterior debe cumplirse el día siguiente de la instalación del nuevo Ayuntamiento. En el caso de que la entrega amerite más tiempo, se debe emplear el estrictamente necesario.

Los documentos firmados por los nuevos titulares a manera de recibos sólo acreditan la recepción material de los bienes entregados, sin que esto los exima de las responsabilidades que puedan proceder. Artículo 17 Al renovarse el Ayuntamiento, los munícipes entrantes se deben reunir, a más tardar, el día 31 de enero del año posterior al de la elección para cotejar el inventario de los bienes del municipio con el de la administración anterior. Se debe anexar al inventario una relación del estado en que se encuentren los bienes de dominio público con que cuenta el municipio. Nota: Acorde a lo que la legislación señala, es importante acotar que la revisión del inventario de los bienes municipales se realice a más tardar el día 31 de octubre del año de la elección, de acuerdo a la aclaración que se señala en el párrafo posterior al Artículo 14. Artículo 18 Al instalarse el nuevo Ayuntamiento, debe comunicar los nombres del Presidente Municipal, Síndico y Regidores, del servidor público encargado de la Secretaría del H. Ayuntamiento y del funcionario encargado de la Hacienda Municipal, al Ejecutivo de la entidad, al Congreso del Estado de Jalisco, a los tribunales del Poder Judicial y a las oficinas federales y estatales que estén establecidas en el municipio, en un plazo no mayor de 30 días. Artículo 79 último Párrafo. Los Ayuntamientos podrán prever para su último año de gestión administrativa, en sus respectivos presupuestos de egresos un capítulo específico para el proceso de entrega-recepción del órgano de gobierno municipal y de la administración pública que le deriva, con el objetivo de eficientar, agilizar y transparentar este proceso. Artículo 144 Tienen obligación de presentar declaración de situación patrimonial ante el Ayuntamiento, a través del órgano o dependencia que determinen los reglamentos municipales:


I. El Presidente Municipal; II. Los Regidores; III. El Síndico; IV. El Servidor Público Encargado de la Secretaría del H. Ayuntamiento; V. El funcionario Encargado de la Hacienda Municipal; VI. El titular del órgano de control interno, cuando los reglamentos municipales contemplen dicha figura; y VII. Los demás servidores públicos municipales señalados para tal efecto por la ley estatal en materia de responsabilidades o los reglamentos municipales. Artículo 145 La declaración de situación patrimonial debe presentarse en los plazos y términos que al efecto señala la ley estatal en materia de responsabilidades de los servidores públicos. Artículo 146 En caso de incumplimiento de las obligaciones consignadas en los artículos de este capítulo, el H. Ayuntamiento debe exhortar al omiso para que, en un término de veinte días, cumpla con su obligación. Si transcurrido dicho término no cumple, se debe determinar su destitución en el empleo, cargo o comisión. Artículo 147 El Ayuntamiento debe recibir las declaraciones de situación patrimonial que le sean presentadas y remitirlas en un plazo de diez días al órgano competente del Congreso del Estado. Artículo 147-Bis Para efectos de registro, control y verificación, los ayuntamientos dentro del plazo de 45 días naturales contados a partir de su entrada en funciones, deberán remitir un padrón de servidores públicos municipales obligados a presentar declaración patrimonial, debiendo informar al Órgano competente del Congreso del Estado cualquier modificación en el citado padrón, dentro de los quince días siguientes a que se efectúe el movimiento, precisando la fecha en que el servidor público inicio sus labores o las concluyó. Los munícipes que incumplan esta obligación, incurrirán en responsabilidad, en los términos de la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Jalisco.


1.7. Ley de Hacienda Municipal del Estado de Jalisco Artículo 202 El gasto público municipal, para su correcta aplicación y la consecución de sus objetivos, se basará en el presupuesto de egresos, el que deberá formularse con base en programas que señale los objetivos, las metas con base en indicadores de desempeño y las unidades responsables de su ejecución, traducidos en capítulos, conceptos y partidas presupuestales.


RECEPCIÓN

El acto formal de la entrega-recepción es un episodio, en donde la información suministrada se presume integral y verídica. Dicha información estará sujeta posteriormente a revisión por parte de los entes responsables. El informe que se genera de la entrega-recepción no debe versar sobre la certidumbre o falsedad de la información suministrada sino sobre la integración del contenido establecido por la Ley.


CAPÍTULO SEGUNDO

2. MARCO CONCEPTUAL

2.1. ¿Qué es la Entrega-Recepción de la Administración Pública Municipal? Es el acto legal-administrativo que a través de un proceso las autoridades municipales salientes (1° de enero de 2010 al 30 de septiembre de 2012) preparan y entregan el ayuntamiento a las autoridades municipales entrantes (1° de octubre de 2012 al 30 de septiembre de 2015), todos los bienes, derechos y obligaciones que integran el patrimonio municipal (que son propiedad del municipio y/o están bajo su servicio); así como la información y documentación debidamente ordenada, legalizada y protocolizada que haya sido generada en la administración. También implica la traslación de responsabilidades y obligaciones, que corresponden a todo sujeto electo para el ejercicio de una función pública, y que estos deben cumplir en estricto apego a los ordenamientos jurídicos y a los recursos que se tengan disponibles. 2.2. ¿Cuál es el objetivo del Proceso de Entrega-Recepción? Garantizar el suministro oportuno, adecuado y completo de información sobre los asuntos municipales a los miembros de los Ayuntamientos electos, para que estos tengan los elementos necesarios para el correcto y eficaz desempeño de las funciones que ejercerán. 2.3. ¿En qué consiste la Entrega-Recepción de la Administración Pública Municipal? Consiste en la entrega jurídica-formal, documental y física de todos los bienes y recursos que integran el patrimonio municipal, las oficinas y fondos mediante el corte de caja respectivo, levantándose para tal efecto el acta de Entrega-Recepción con sus respectivos anexos, en los que se describe el estado que guarda la Administración Pública, cuya obligación de entrega corre a cargo de la autoridad municipal saliente y que da por recibido la autoridad municipal entrante. 2.4. ¿Quiénes participan en el Proceso de Entrega-Recepción? Los integrantes del ayuntamiento saliente. Quienes intervendrán primeramente mediante el Comité Interno de Entrega-Recepción, mismo que está obligado a preparar oportunamente la documentación e información objeto de la entrega;


Los integrantes del ayuntamiento entrante. A través de los representantes que designe para formar la Comisión Municipal para la Transmisión del Mando Gubernamental y los grupos de trabajo que supervisarán el desarrollo de dicho proceso. La ASEJ, la cual sugerirá los criterios con la finalidad de asimilar el proceso de cambio entre la autoridad saliente y entrante, que servirán de base para el evento de Entrega-Recepción.


CAPÍTULO TERCERO

3. ACTIVIDADES PREVIAS Y AL MOMENTO DEL CAMBIO

El acto de entrega-recepción de la administración pública se concibe como un proceso legal administrativo, a través del cual las autoridades que dejan el cargo, preparan y entregan a las autoridades electas la hacienda pública municipal, que es el instrumento financiero principal a través del cual los ayuntamientos fincan sus bases para cumplir con su cometido primordial, que consiste en promover el desarrollo municipal y el bienestar social de sus habitantes, mediante la prestación de los servicios públicos de su competencia, misma que es conformada por los ingresos, egresos, patrimonio y deuda pública, así como la documentación comprobatoria que los ampara, dando cuenta además, tanto de la situación que guarda el municipio, como de los asuntos en trámite o pendientes de resolución. Además, implica una traslación de responsabilidades y obligaciones que las nuevas autoridades en su momento deben cumplir en apego a lo que dispone la ley. En caso de incumplimiento o bien en caso de cometer actos u omisiones en contravención de cualquier disposición legal relacionada con el cumplimiento de sus obligaciones, incurren en responsabilidad administrativa, conforme lo señala el artículo 62 de la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Jalisco. Así pues, al considerarse de suma importancia la transmisión de la administración pública para un Ayuntamiento, es ineludible dejar constancia de todos los movimientos que implica este proceso administrativo; para llevar a cabo tal efecto, hemos considerado dividirlo en 5 etapas. 3.1. ETAPA PREVIA AL CAMBIO Esta etapa se integra por una cadena de actividades necesarias para llevar a buen término el acto de la entrega-recepción, las que van desde la difusión a los miembros del ayuntamiento; integración, capacitación y operación del comité. 3.1.1. Difusión Es importante dar a conocer los detalles del proceso a todo el personal del municipio. Y es conveniente que de manera oportuna, el Ayuntamiento comunique por escrito a todos los involucrados en el proceso de entrega-recepción, que preparen la información y los recursos correspondientes a cada una de sus áreas, que serán objeto de entrega a las autoridades entrantes.


En dicho escrito también habrá de indicarse que la información deberá presentarse preferentemente de acuerdo con ésta guía de entrega-recepción, el orden que debe guardar, así como el número de tantos (original y copias) que será necesario presentar y tener listos, para cuando ocurra el momento preciso de cambio. Asimismo, conviene que el encargado de la hacienda municipal proporcione a los jefes de área que dependan de él, los formatos necesarios para presentar la información en los términos y plazos establecidos, de acuerdo a la guía. 3.1.2. Integración del Comité El Comité de Entrega-Recepción deberá quedar conformado 45 días naturales antes del acto formal de Entrega-Recepción y cada Ayuntamiento podrá designar un mínimo de tres y un máximo de seis de sus integrantes para conformar el citado comité. El personal integrante de la Administración Pública está obligado a colaborar y auxiliar en todo momento con el Comité de Entrega-Recepción. Para el conveniente desarrollo de las actividades que implica la entrega-recepción de la administración pública es favorable constituir un comité que tendrá la responsabilidad del referido proceso, en relación con las demás áreas del Ayuntamiento, a las cuales instruirá sobre las diferentes actividades y verificará su cabal cumplimiento. Se sugiere que la comisión de entrega se conforme colegiadamente con los titulares de la presidencia municipal, sindicatura, secretaría general, hacienda pública, así como de aquellas dependencias que por sus funciones deban involucrarse, tales como Catastro, Obras Públicas, Patrimonio, Seguridad Pública, y organismos públicos descentralizados como lo es, entre otros, el Desarrollo Integral para la Familia, Agua Potable, Institutos de la Mujer, de la Juventud, etc. Por parte de las autoridades entrantes, las personas que el presidente electo designe. 3.1.3. Capacitación La ASEJ, en caso de ser necesaria proporcionará la capacitación a los funcionarios públicos actuales y electos sobre la temática contenida en la presente guía. Oportunamente, se les comunicará a los servidores públicos municipales el programa y calendario determinado para la capacitación. 3.1.4. Operación del Comité El comité será el responsable de llevar, desde su inicio hasta su terminación, el proceso de entrega-recepción. Es muy importante que el comité determine en su primera reunión los tiempos y periodicidad con que debe reunirse para el adecuado y oportuno desarrollo de los eventos y acciones previstos por esta guía, siendo conveniente que se levanten actas de cada una de las


reuniones, donde se asiente el avance y seguimiento de las acciones realizadas. La comisión funcionará bajo la dirección de un coordinador y fungirá como tal, la persona que designe el Presidente Municipal, recomendándose que sea preferentemente el Encargado de la Hacienda Municipal auxiliado, en caso de existir, por el encargado de la Contraloría. 3.2. INTEGRACIÓN DE LA INFORMACIÓN En esta etapa se elaboran y agrupan los documentos que el comité requiere para realizar la entrega de la administración pública municipal. Esta clase de documentos pueden ser:

Expediente protocolario Expediente financiero y presupuestal Expediente patrimonial Expediente de recursos humanos Expedientes fiscales Expedientes diversos Expedientes de obra pública

Nota: La integración de los expedientes se detallan en el Capítulo Cuarto. 3.2.1. Elaboración y Validación Se propone que cada paquete documental sea encomendado a un miembro del comité para su revisión. La asignación de responsables en la elaboración de los mismos debe ser acorde a las necesidades de cada municipio. 3.2.2. Autorización Los responsables del patrimonio municipal firmarán, según la asignación en los procedimientos normales, la autorización para la entrega de la documentación. 3.2.3. Distribución Los paquetes de información que constituyen la entrega de la administración pública se recomienda sean integrados en original y dos copias, debiéndose distribuir de la siguiente forma:


El original invariablemente debe permanecer en los archivos de la Presidencia Municipal; correspondiendo al Síndico entrante la verificación total de la información asentada en cada uno de los paquetes mencionados pudiendo, en su caso, delegar este cotejo en todas las áreas responsables de la guarda, custodia o uso de bienes municipales. La primera copia será entregada a la ASEJ, y la segunda copia será entregada a los representantes del Ayuntamiento saliente. 3.3. ACTO DE ENTREGA RECEPCIÓN Etapa en la que se integran las acciones materiales de entrega-recepción, orientadas fundamentalmente en la revisión documental. 3.3.1. Verificación de la Documentación Acto primordial de la entrega-recepción, ya que las autoridades salientes presentarán, debidamente relacionados, todos los documentos que conforman el paquete de entrega, el cual también debe ser revisado por los funcionarios entrantes, firmando de conformidad, referida ésta únicamente a la presencia de los documentos y no a su contenido. 3.3.2. Validación de la Documentación En este paso se efectuará la revisión de los documentos en cuanto al contenido de los mismos, por lo cual se auxiliarán en esta guía, por lo que se refiere a las formas administrativas. Todas las irregularidades que se hayan cometido en la elaboración de las formas serán debidamente anotadas por el Ayuntamiento entrante, para que posteriormente sean plasmadas en un acta circunstanciada. 3.3.3. Irregularidades La entrega y aceptación de los documentos de los diferentes paquetes no libera de responsabilidades a los Ayuntamientos salientes; por lo tanto, cuando se presente alguna irregularidad el Ayuntamiento entrante tomará nota, debiendo informar de ello a las autoridades competentes. En todo caso, lo que se pretende es que el cambio institucional de la administración pública se desarrolle en un ambiente de cooperación y cordialidad por parte de todos los funcionarios que en el intervienen. 3.4. VERIFICACIÓN FÍSICA En esta etapa las actividades están canalizadas a la revisión física por parte de las autoridades del nuevo Ayuntamiento, concerniente de los recursos financieros, materiales y humanos, documentados y comprobados en los legajos correspondientes.


3.4.1. Recursos Financieros y Presupuestales Para la verificación de estos recursos, se propone que partiendo de lo asentado en los estados financieros que se formulen con datos al cierre del periodo administrativo, se verifiquen las cantidades del estado de ingresos y egresos contra los anexos correspondientes, los arqueos de caja, conciliaciones bancarias, inversiones, etcétera. 3.4.2. Recursos Patrimoniales Este rubro corresponde al patrimonio municipal, conformado por bienes patrimoniales muebles (incluyendo vehículos) e inmuebles. Es relevante mencionar que la verificación física deberá enfocarse a los bienes de elevado costo en orden decreciente hasta los de escaso valor que se consideren insignificantes (en el caso de los consumibles no tiene sentido de acuerdo a su durabilidad). 3.4.3. Recursos Humanos Los registros de recursos humanos integran la condición del personal del municipio, con la finalidad de que el nuevo Ayuntamiento conozca la situación de este recurso de gran importancia (expedientes). 3.5. INFORME DE RESULTADOS El informe estará integrado por las actas Solemne de Toma de Protesta, de Entrega-Recepción y Circunstanciada, así como los anexos que conforman éstas; siendo relevante el Acta Circunstanciada habida cuenta que en ésta las autoridades entrantes podrán detallar los comentarios que consideren convenientes durante el proceso.


CAPÍTULO CUARTO

4. INTEGRACIÓN DE LA INFORMACIÓN Y SU ENTREGA En este capítulo se presentan cada uno de los procedimientos que se requieren para integrar la información que se genera en la entrega-recepción; esta documentación ha sido separada en grupos, los cuales por sus características, se enlazan entre sí. En el capítulo de anexos encontrará los formatos de cada paquete que deberán ser elaborados en original y sus respectivas copias, para ser distribuidos como se señaló en el capítulo anterior. A continuación se describen los procesos necesarios para el llenado de los formatos. 4.1. EXPEDIENTE PROTOCOLARIO En este apartado se ejemplifican tres modelos de actas, las cuales consisten en el Acta de Sesión Solemne de Toma de Protesta a los funcionarios electos para el periodo Oct. 2012-Sep. 2015; Acta de Entrega-Recepción de la Administración Municipal y Acta Circunstanciada. 4.1.1. Acta de Sesión Solemne de Toma de Protesta La primer acta se refiere al documento levantado en la Sesión Solemne de Toma de Protesta a los funcionarios municipales electos, la cual debe reunir los requisitos establecidos en el artículo 14 de la Ley del Gobierno y la Administración Pública Municipal del Estado de Jalisco, donde se dispone que el Presidente Municipal saliente debe convocar a los integrantes electos del H. Ayuntamiento, para que se presenten el día 30 de septiembre del año de la elección a la hora que se señale en la convocatoria y les debe tomar la protesta de ley. Es importante hacer mención que el modelo referido es una propuesta, la cual podrá ser modificada de acuerdo a las características propias de cada H. Ayuntamiento. 4.1.2. Acta de Entrega-Recepción de la Administración Pública Municipal La segunda acta se origina del artículo 16 de la Ley del Gobierno y la Administración Pública Municipal del Estado de Jalisco, el cual señala que el H. Ayuntamiento saliente debe hacer entrega al nuevo, mediante comisiones formadas para tal efecto, de los bienes, derechos y obligaciones que integran el patrimonio municipal, en acto que se debe efectuar al día siguiente de la instalación del nuevo H. Ayuntamiento.


En el caso de que la entrega amerite más tiempo, se debe emplear el estrictamente necesario. Los documentos firmados por los nuevos titulares a manera de recibos sólo acreditan la recepción material de los bienes entregados, sin que esto los exima de las responsabilidades que puedan proceder. 4.1.3. Acta Circunstanciada La tercera acta se desprende por hechos u omisiones originados en el proceso de la entrega-recepción de la administración pública municipal. 4.2. EXPEDIENTE FINANCIERO Y PRESUPUESTAL Este paquete documental está compuesto por los estados financieros correspondientes al periodo comprendido del mes y año en que, constitucionalmente se realice la transición de la Administración Pública y consta básicamente del Balance General, del movimiento de Ingresos y Egresos y de los anexos que se presentan junto con ambos estados financieros. 4.2.1. Estados Financieros Este grupo documental está constituido básicamente por la cuenta pública municipal, la cual consta de los estados contables y financieros y demás información que muestre el registro de las operaciones derivadas de la aplicación de las leyes de ingresos y del ejercicio del gasto público municipal, la incidencia de las mismas operaciones y de otras cuentas en el activo y pasivo totales de la hacienda municipal, y en un patrimonio neto, incluyendo el origen y aplicación de los recursos, así como el resultado de las operaciones del ayuntamiento y los estados detallados de la deuda pública municipal (artículo 222 de la Ley de Hacienda Municipal del Estado de Jalisco). Por ejemplo:

Estado de Situación Financiera Estado Analítico de Ingresos presupuestarios Estado del Ejercicio del Presupuesto.

4.2.2. Relación de Cuentas Públicas Son los soportes documentales correspondientes a los ingresos, egresos, bancos, pólizas, etc. Las cuentas públicas de la administración tanto las ya aprobadas por el H. Congreso del Estado de Jalisco, como las que están en trámite y pendientes por entregar a la ASEJ.


Los funcionarios salientes no son dueños de la información que se generó durante su gestión, por lo que no deben llevarse los documentos que comprueben el gasto de la cuenta pública, ya que esta información pertenece al Ayuntamiento no al administrador en turno. 4.3. EXPEDIENTE PATRIMONIAL La entrega de bienes patrimoniales la realiza la Comisión de Entrega en coordinación con el respectivo responsable del patrimonio, auxiliados por el personal que se designe para el caso. Este acto se realiza a través de un informe general que deberá acompañarse de los siguientes legajos, por ejemplo:

Inventario de bienes inmuebles. Inventario de bienes muebles. Inventario de tarjetas de vehículos. Inventario de material bibliográfico. Inventario de programas computacionales.

4.4. EXPEDIENTE RECURSOS HUMANOS Este conjunto de documentos es el que avala la situación de cada uno de los empleados que laboran en el ayuntamiento. Por ejemplo:

Plantilla del personal. Expedientes para dar seguimiento por denuncias laborales.

4.5. EXPEDIENTE FISCAL

Constituido por la documentación que obra en poder de la hacienda pública municipal (Tesorería), necesaria para efectuar las recaudaciones y llevar el control de los contribuyentes. Citando como ejemplos, los siguientes:

Padrón fiscal de contribuyentes del impuesto predial y agua potable. Relación de rezagos (información de contribuyentes morosos que al momento de integrar esta información deban alguna

contribución al municipio y sus procedimientos jurídicos-administrativos, ya sea de ejercicios fiscales anteriores o del ejercicio fiscal en curso).

Relación de multas federales no fiscales pendientes de cobro (son las multas y sanciones que aplican las dependencias federales que son remitidas al municipio para hacer efectivo su cobro).


4.6. EXPEDIENTE DIVERSOS La entrega de los documentos correspondientes implica la formulación de un informe que se refiera a las principales características del material en cuestión y que señale el número de anexos que la integran, mismos que deberán detallar los distintos conceptos de que tratan. Dichos documentos se deben ordenar en expedientes que contengan relaciones, contratos, recibos, autorizaciones, así como todo tipo de material o comprobantes diversos, como pueden ser, entre otros:

Expedientes derivados de la realización de servicios públicos. Libros relativos a la administración municipal y otros que se tengan. Documentación de remisiones de oficios al H. Congreso del Estado de Jalisco y/o ASEJ. Toda aquella documentación que se haya generado durante la administración.

4.7. EXPEDIENTE DE OBRAS PÚBLICAS Este acumulado de expedientes, debe relacionar las obras públicas que realizó el municipio o están en proceso, clasificándolas por ejercicio fiscal, de acuerdo al origen del recurso financiero y especificando el estado legal y físico en que se encuentren; por ejemplo:

Relación de obras por administración. Relación de expedientes técnicos de obras en proceso o terminadas. Expedientes derivados de las urbanizaciones (fraccionamientos).


CAPÍTULO QUINTO

5. PRINCIPALES OBLIGACIONES DE LAS AUTORIDADES MUNICIPALES 5.1. PRINCIPALES OBLIGACIONES ANTE EL H. CONGRESO DEL ESTADO DE JALISCO Además de las estipulaciones expresadas con anterioridad en esta guía referente a la entrega-recepción de la administración pública, consideramos conveniente incluir en este capítulo, algunas de las obligaciones más primordiales que imponen los diversos ordenamientos jurídicos a las autoridades municipales. En el entendido de que sólo enunciamos una porción del abundante conjunto de obligaciones tendientes a las actividades propias de la administración pública en el ámbito municipal, es decir, del total de funciones que tiene el órgano de gobierno municipal, evocamos sólo algunas, por lo que sería erróneo entender que al consumar éstas se ha cumplido cabalmente con los compromisos y actividades inherentes al cargo municipal. 5.1.1. Ley de Ingresos Municipal La hacienda pública de los municipios para cubrir los gastos de su administración percibe, en cada ejercicio fiscal, los ingresos derivados de los impuestos, contribuciones especiales, derechos, productos, aprovechamientos y participaciones que se establecen en las leyes fiscales y convenios de coordinación subscritos para tales efectos. La Ley de Ingresos Municipal es el ordenamiento de índole fiscal en la que se establecen anualmente los ingresos de tal naturaleza que deben recaudarse, así como las tarifas correspondientes. Los funcionarios municipales están obligados a presentar al H. Congreso del Estado de Jalisco las iniciativas de sus leyes de ingresos antes del día 31 de agosto de cada año; es trascendental que se presente en el tiempo y la forma establecida por la ley, ya que en caso de no hacerlo se tendrá por no presentada y se tomarán como iniciativas las leyes que hubiesen regido durante el ejercicio fiscal inmediato anterior (fracción I, del artículo 37 de la Ley del Gobierno y la Administración Pública Municipal). Esta iniciativa se realiza de acuerdo con las directrices que le señala para tal efecto la Comisión de Hacienda y Presupuestos del H. Congreso del Estado de Jalisco, misma que posteriormente revisa las iniciativas y formula las conclusiones conducentes a que tenga lugar, remitiéndolas de inmediato a la Comisión Dictaminadora de éste.


El H. Congreso del Estado de Jalisco aprobará a más tardar el día 30 de noviembre de cada año, las leyes de ingresos de los municipios, las cuales entran en vigor el día 1 de enero del año siguiente a su aprobación o en la fecha que señalen las mismas (artículo 15 de la Ley de Hacienda Municipal). Los Ayuntamientos pueden solicitar al H. Congreso del Estado de Jalisco las ampliaciones que a su juicio ameriten de sus leyes de ingresos ya aprobadas. 5.1.2. Presupuesto de Egresos Municipal Los presupuestos de egresos deben ser aprobados por los Ayuntamientos, con base en sus ingresos disponibles, planes municipales de desarrollo, programas que señalen los objetivos, las metas con base en indicadores de desempeño y las unidades responsables de su ejecución, traducidos en capítulos, conceptos y partidas presupuestales, así como a los principios de racionalidad, austeridad, disciplina presupuestal, motivación, certeza, equidad y proporcionalidad. Dichos indicadores de desempeño corresponden a un índice, medida, cociente o fórmula que permita establecer un parámetro de medición de lo que se pretende lograr en un año expresado en términos de cobertura, eficiencia, impacto económico y social, calidad y equidad. Asimismo, los presupuestos se sujetan a las siguientes reglas: Los Ayuntamientos deben elaborar y aprobar sus presupuestos de egresos, a más tardar, el día 15 de diciembre del año anterior al que deben regir, considerando su actividad económica preponderante, la extensión de su territorio, las actividades prioritarias de sus habitantes, la amplitud de sus servicios públicos, la forma de distribución de la población, la prioridad de la obra pública y sus endeudamientos. En caso de que para el día 15 de diciembre no sea aprobado el Presupuesto de Egresos correspondiente, se aplica el ejercido el año inmediato anterior, incluyendo sus modificaciones. Los recursos que integran la hacienda municipal deben ser ejercidos en forma directa por los Ayuntamientos, o bien, por quienes ellos autoricen en sus reglamentos. Los presupuestos de egresos de los municipios, deben contener:

Información detallada de la situación hacendaria del municipio durante el último ejercicio fiscal, con las condiciones previstas para el próximo.

La estimación de los ingresos que se estimen recaudar, para el próximo ejercicio fiscal.


Previsiones de egresos en relación a cada capítulo, concepto y partida para el sostenimiento de las actividades oficiales, obras o servicios públicos, en el siguiente ejercicio fiscal.

Las plantillas de personal en las que se especifiquen los empleos públicos del municipio y se señale el total de las retribuciones a que tengan derecho cada uno de los servidores públicos municipales, las cuales deben ser acordes a lo dispuesto por el artículo 127 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos y demás disposiciones legales aplicables, sin que bajo ninguna circunstancia, puedan incorporarse ingresos extraordinarios o por fin del encargo, adicionales a la remuneración.

Los informes financieros y datos estadísticos que se estimen convenientes para la mejor determinación de la política hacendaria y del programa de gobierno y administración pública.

Las previsiones de egresos se deben clasificar conforme a su naturaleza de acuerdo con las siguientes bases: Capítulos fundamentales de autorización:

Servicios Personales; Materiales y Suministros; Servicios Generales; Transferencias, Asignaciones, Subvenciones y otras ayudas; Bienes Muebles, Inmuebles e Intangibles; Inversión Pública; Inversiones Financieras y Otras Provisiones; Participaciones y Aportaciones; y Deuda Pública.

Los capítulos respectivos se dividen en conceptos, o sea, en grupos de autorización de naturaleza semejante; y los conceptos se dividen a su vez en partidas que representen en forma específica el gasto público. Si alguna de las asignaciones vigentes en el presupuesto de egresos resulta insuficiente para cubrir las necesidades que originen las funciones encomendadas al gobierno y administración pública municipal, el Ayuntamiento puede decretar las ampliaciones necesarias previa justificación que de éstas se haga. 5.1.3. Cuenta Pública Municipal Acorde con lo que marca la Ley de Hacienda Municipal del Estado de Jalisco Artículo 222, la cuenta pública del municipio está constituida por los estados contables y financieros, y demás información que muestre el registro de las operaciones derivadas de la aplicación de leyes de ingresos y del ejercicio del gasto público municipal, la incidencia de las misma operaciones y de otras cuentas


en el activo y pasivo totales de la hacienda municipal, y en un patrimonio neto, incluyendo el origen y aplicación de los recursos, así como el resultado de las operaciones del Ayuntamiento y los estados detallados de la deuda pública municipal. La revisión de las cuentas anuales presentadas por los Ayuntamientos de la entidad y la glosa de dichas cuentas están a cargo del H. Congreso del Estado de Jalisco, quien a través de la ASEJ audita toda clase de libros, instrumentos, documentos y objetos, practica visitas, inspecciones y auditorías y, en general, recaba los elementos de información necesarios para el esclarecimiento de los hechos, incluso aplicando técnicas y procedimientos de Auditoría (artículos 223 y 224 de la Ley de Hacienda Municipal del Estado de Jalisco). En este sentido, el funcionario Encargado de la Hacienda Municipal está obligado a proporcionar al H. Congreso del Estado de Jalisco la información contable, financiera y de cualquier índole que se le solicite y a permitir la práctica de visitas, inspecciones y auditorías necesarias, que éste determine (artículo 227, Ley de Hacienda Municipal del Estado de Jalisco). La auditoría de la cuenta pública precisa el ingreso y el gasto público; determina el resultado de la gestión financiera; verifica si el ingreso deriva de la aplicación de las leyes de ingresos, si el gasto público se ajustó a los presupuestos de egresos y si se han cumplido los programas aprobados por el Ayuntamiento (artículo 225, Ley de Hacienda Municipal del Estado de Jalisco). Además de la revisión en la conformidad de ingresos y egresos, se extiende a una revisión legal, económica y contable del ingreso y del gasto público, y verifica la exactitud y la justificación de los cobros y pagos hechos, de acuerdo con los precios y tarifas autorizadas y de las cantidades erogadas. Si del resultado de la fiscalización aparecen discrepancias entre las cantidades gastadas y las partidas respectivas de los presupuestos, o no existiere exactitud o justificación en los gastos hechos, o de los ingresos percibidos, se determinan y fincan las responsabilidades procedentes, la ASEJ da cuenta al H. Congreso del Estado de Jalisco a través de la Comisión de Vigilancia, para el ejercicio de las acciones que correspondan. 5.1.4. Deuda Pública Municipal En la Ley de Deuda Pública del Estado de Jalisco se fijan las bases para regular las operaciones del financiamiento que constituyen deuda pública, realizadas por el estado, los municipios y sus respectivas entidades públicas, así como el registro y control de dichas operaciones (artículo 1, Ley de Deuda Pública del Estado de Jalisco y sus Municipios). La deuda pública, se constituye por las obligaciones directas y contingentes a cargo de las entidades públicas, tales obligaciones crediticias pueden derivar en los actos y contratos en los que se determine el pago a plazos, la suscripción de títulos de crédito y las garantías que otorguen para el cumplimiento de los anteriores (artículo 2, Ley de Deuda Pública del Estado de Jalisco y sus Municipios).


La Constitución Federal establece en su artículo 117 fracción VIII que los estados y los municipios sólo pueden contraer obligaciones o empréstitos cuando se destinen a inversiones públicas productivas, conforme a las bases que establezcan las legislaturas en una ley y por los conceptos y hasta por los montos que las mismas fijen anualmente en los respectivos presupuestos. Los ejecutivos informarán de su ejercicio al rendir la cuenta pública. El ordenamiento estatal dispone que los municipios pueden contratar deuda directa hasta por el monto neto del 10% del importe total de sus respectivos presupuestos de egresos autorizados por el ejercicio fiscal en el que se contrate el crédito, sin considerar los recursos obtenidos de los mismos, cuando así lo autorice el Ayuntamiento por mayoría simple de sus miembros; o con el acuerdo de las dos terceras partes cuando el empréstito o, en su caso, la afectación de participaciones federales o estatales que les correspondan, trasciendan el periodo de la administración municipal (artículo 5, Ley de Deuda Pública del Estado de Jalisco y sus Municipios). Las entidades públicas deben programar un superávit primario en sus finanzas públicas y dar suficiencia a sus obligaciones de deuda pública, en su presupuesto anual de egresos. Es facultad de los ayuntamientos aprobar la reestructuración de sus empréstitos y la de sus entidades, mas tiene la obligación de notificarlo al H. Congreso del Estado de Jalisco, con la justificación que avale su decisión, en un plazo de 30 días (artículo 13, fracción I, inciso c, de la Ley de Deuda Pública del Estado de Jalisco y sus Municipios). En este sentido, es también una obligación del Ayuntamiento comunicar a la Secretaría de Finanzas del Estado y a la Auditoría Superior del Estado de Jalisco, en un plazo no mayor de 10 días hábiles todos los datos relacionados con las operaciones financieras derivadas de obligaciones contingentes. 5.1.5. Tablas de Valores Catastrales La Ley de Catastro Municipal del Estado de Jalisco establece que los valores unitarios de los terrenos y de construcciones; los coeficientes de incremento y demérito de valores y demás elementos de evaluación, se elaborarán y aplican mediante las tablas de valores unitarios. Para elaborar las tablas de valores cada Catastro Municipal debe realizar los estudios de valores correspondientes conforme a lo establecido por los artículos 13, fracción IX; y 54 de la Ley de Catastro Municipal del Estado de Jalisco. Una vez elaborado el proyecto de tablas de valores unitarios del municipio, debe remitirlo al Consejo Técnico Catastral Municipal respectivo para su revisión.


El Consejo Técnico de Catastro Municipal analiza y estudia el proyecto de tabla de valores unitarios y, en su caso, hace las modificaciones a los valores que estimen pertinentes, sustentando en todo momento los aspectos y opiniones de carácter técnico. Una vez analizado y en su caso modificado, deben remitir el proyecto en original y dos tantos en copias al Consejo Técnico Catastral del Estado. El Consejo Técnico Catastral del Estado, con intervención de la Comisión de Hacienda y Presupuestos del H. Congreso del Estado de Jalisco revisan los proyectos enviados con la finalidad de que los valores estén homologados con los demás municipios, para lo cual están facultados para emitir opiniones y recomendaciones, así como para proponer modificaciones a los proyectos respectivos, tomando siempre en consideración los aspectos técnicos a fin de que los valores unitarios se equiparen a los valores reales. En los casos en que el Consejo Técnico Catastral del Estado, con intervención de la Comisión de Hacienda y Presupuestos del H. Congreso del Estado de Jalisco determinen que no son procedentes por no apegarse los valores unitarios a los valores reales, deben regresarlos al Consejo Técnico de Catastro Municipal respectivo, por una sola ocasión, el proyecto de tabla de valores unitarios para que el Catastro Municipal vuelva a proyectar una nueva tabla de valores unitarios que se equiparen a los valores reales a fin de apegarse a la legislación vigente. Si el Catastro Municipal respectivo reincide en proyectar una tabla de valores unitarios no apegada a los valores reales o de mercado, o es omiso en emitir el proyecto respectivo, el Consejo Técnico Catastral del Estado solicita a la Dirección de Catastro del Estado, que de manera subsidiaria elabore el proyecto de tablas de valores unitarios respectivo, siguiendo el procedimiento establecido en la ley. Una vez que los proyectos de tablas de valores unitarios sean respaldados por el Consejo Técnico Catastral del Estado en conjunción con la Comisión de Hacienda y Presupuestos del Congreso del Estado de y con el apoyo técnico de la ASEJ, se remiten a los ayuntamientos a fin de que presenten, en su caso, formal iniciativa ante el Congreso del Estado, a más tardar el 31 de agosto del año previo a su aplicación. Es válido mencionar que tratándose de aprobación de las tablas de valores unitarios, el H. Congreso del Estado de Jalisco sólo tiene facultades de aprobar o rechazar los proyectos contenidos en la iniciativa respectiva, pero en ningún caso y bajo ninguna circunstancia tiene facultades de realizar modificaciones a los valores contenidos en el proyecto presentado mediante la iniciativa respectiva. Si por cualquier circunstancia el H. Congreso del Estado de Jalisco no se pronuncia legalmente respecto de la aprobación o rechazo de la tabla de valores unitarios de algún municipio antes del día 16 de noviembre del año previo a su aplicación, procede la ―afirmativa ficta‖, dando por entendido que el proyecto remitido se aprueba, para lo cual se solicita ante el Tribunal de lo Administrativo la declaratoria jurisdiccional correspondiente.


La aprobación y publicación de las tablas de valores unitarios deben ser anteriores a la fecha de publicación de la Ley de Ingresos Municipal para el ejercicio fiscal en que las mismas vayan a tener vigencia; los valores unitarios de terrenos y de construcciones aprobados, tienen vigencia a partir de su publicación en los términos que establece el decreto correspondiente o, en su defecto, por el ejercicio fiscal respectivo. Concluido el término de vigencia se prorroga su aplicación hasta en tanto no se publiquen nuevos. 5.1.6. Formas Valoradas En cumplimiento a lo establecido en el Artículo 51, primer párrafo de la Ley de Fiscalización Superior y Auditoría Pública del Estado de Jalisco y sus Municipios, que versa de la siguiente manera: ―Las entidades fiscalizadas estatales y municipales, deberán adquirir las formas valoradas y recibos para cobros de ingresos de las haciendas públicas estatal y municipales, en los términos de la ley, ante el Congreso del Estado y previo pago de los derechos correspondientes previstos en la Ley de Ingresos del Gobierno del Estado, para el ejercicio fiscal que corresponda… 5.1.7. Otras Disposiciones Corresponde a los Ayuntamientos, en los términos de la Ley del Gobierno y la Administración Pública Municipal del Estado de Jalisco, determinar los servidores públicos municipales que tendrán la obligación de caucionar el ejercicio de su función, misma que no podrá ser liberada en tanto no sea aprobada la cuenta pública o no exista liberación de responsabilidad por parte de la Auditoría Superior (artículo 10 Bis, Ley de Hacienda Municipal del Estado de Jalisco). La oficina encargada de la hacienda municipal debe llevar un inventario de los bienes muebles e inmuebles propiedad del municipio, permanentemente actualizado, debiendo comunicar, al H. Congreso del Estado de Jalisco, las altas y bajas que se realicen a más tardar el día cinco del mes siguiente del que se haya efectuado el movimiento. Con excepción de cuando se trate de bienes muebles cuyo valor no exceda del importe de dos días de salario (artículo 182, Ley de Hacienda Municipal del Estado de Jalisco). Por último, los recibos que deba expedir la oficina encargada de la hacienda municipal y los boletos para el cobro de productos, por uso de piso, deben ser enviados al H. Congreso del Estado de Jalisco para su registro y control (artículo 191, Ley de Hacienda Municipal del Estado de Jalisco). 5.2. PRINCIPALES OBLIGACIONES ANTE LA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO DE JALISCO Al igual que en el apartado anterior se tienen obligaciones ante el Congreso del Estado, también se contraen compromisos con el órgano técnico de éste.


5.2.1. Ley de Fiscalización Superior y Auditoría Pública del Estado de Jalisco y sus Municipios Solicitar a las entidades auditables, dentro de los primeros quince días naturales del ejercicio fiscal, la relación de los responsables directos del ejercicio del gasto en los términos de la normatividad interna de la entidad auditable. Los titulares de las entidades auditables tendrán la obligación de notificar a la Auditoría Superior las modificaciones realizadas a la relación de responsables del gasto, en un término de diez días naturales contados a partir del cambio respectivo, so pena de ser considerado el titular como responsable directo del ejercicio del gasto (artículo 34, fracción XXIII). Las entidades auditables municipales presentarán a la Auditoría Superior, antes del día último de febrero del año siguiente al del ejercicio fiscal de que se trate, las cuentas públicas correspondientes al año anterior, junto con toda la documentación original comprobatoria y justificativa de las mismas (artículo 51, tercer párrafo). Los entes públicos estatales o municipales descentralizados o fideicomisos, están obligados a remitir a la Auditoría Superior del Estado antes del día 30 de junio sus estados financieros dictaminados, cada anualidad por contador público externo autorizado por la Contraloría del Estado, en los términos de la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado a la Auditoría Superior y los municipales por Contralor Interno del municipio debidamente autorizado por el Auditor Superior en los términos de esta Ley (artículo 53). Las entidades auditables rendirán a la Auditoría Superior, a más tardar el treinta y uno de agosto del año en que se ejerza el presupuesto respectivo, el informe de avances de gestión financiera, por el periodo comprendido del primero de enero al treinta de junio del ejercicio fiscal en curso, y a más tardar el día último de febrero, el informe anual de gestión financiera por el período comprendido del primero de julio al treinta y uno de diciembre del ejercicio fiscal correspondiente (artículo 54). Los ayuntamientos presentarán a la Auditoría Superior, antes del día veinte de cada mes, la cuenta detallada de los movimientos de fondos ocurridos en el mes anterior; antes del día último de julio, el corte del primer semestre y, antes del día último de febrero, el corte anual del año inmediato anterior (artículo 55). Los sujetos auditables deberán caucionar su manejo de fondos, dentro de los treinta días siguientes al día en que tome posesión de su cargo, en cualquiera de las formas establecidas en ley y por el importe que determinen las leyes de ingresos, debiendo actualizar su caución dentro del mes de enero de cada año. Dicha caución deberá otorgarse en favor de la entidad auditable y remitirla a la Auditoría Superior para su registro y control, dentro del término aludido (artículo 71). Los sujetos auditables tienen la obligación de comunicar un domicilio legal dentro de los treinta días siguientes al inicio de su cargo donde se les notifique de los resultados de las auditorías y revisiones a la cuenta pública de la entidad auditable, hasta en tanto no se les expida su liberación de cualquier carga fiscal. Asimismo, dichas personas deberán designar nuevo domicilio cuando hayan dejado el cargo o existan cambios del domicilio señalado (artículo 71). De igual forma los servidores públicos que deban firmar


documentos oficiales, tienen la obligación de registrar sus firmas ante la Auditoría Superior, conforme lo señala el reglamento interno de la ASEJ. Los ayuntamientos, por conducto de los presidentes municipales, deberán informar trimestralmente a la Auditoría Superior sobre la ejecución de los cobros respectivos y el monto de lo recuperado. Las entidades auditable, por medio de sus titulares, deberán informar trimestralmente a la Auditoría Superior sobre los trámites realizados para la aplicación de sanciones (artículo 98). 5.2.2. Ley del Gobierno y la Administración Pública Municipal del Estado de Jalisco Remitir a la Auditoría Superior a más tardar el día veinte de cada mes, la cuenta detallada de los movimiento de fondos ocurridos en el mes anterior; a más tardar el día último de julio, el corte del primer semestre; y a más tardar el día último de febrero, el corte general del año inmediato anterior (artículos 37, fracción III; y 67, fracción II). 5.2.3. Ley de Deuda Pública del Estado de Jalisco y sus Municipios Informar a la Auditoría Superior del Estado, al rendir la cuenta pública correspondiente, de la situación que guarda la deuda pública municipal; a dichos informes se acompañará la documentación soporte y deberá contener: (artículo 13, fracción II, inciso b).

El origen y condiciones de la operación de la deuda, tales como: los montos de financiamiento contratado, los organismos que contrataron, los plazos, las tasas de interés, los periodos de gracia y las garantías que otorgaron.

Los servicios, bienes u obras públicas productivas a que se destine el financiamiento, y

El saldo de la deuda, que comprenderá la forma y plazos del servicio de la deuda.

Proporcionar los informes necesarios a la Auditoría Superior del Estado, dentro de los treinta días siguientes a la fecha en que se celebró el contrato, para los efectos revisión y fiscalización (artículo 39, fracción III).


ANEXOS


ESPECIFICACIONES

Los ayuntamientos podrán prever para su último año de gestión administrativa, en sus respectivos presupuestos de egresos un capítulo específico para el proceso de entrega-recepción del órgano de gobierno municipal y de la administración pública que le deriva con el objeto de eficientar, agilizar y transparentar este proceso. (Artículo 79, último párrafo de la Ley del Gobierno y Administración Pública Municipal del Estado de Jalisco). El Ayuntamiento saliente deberá hacer la entrega recepción al nuevo mediante comisiones formadas para tal efecto, de los bienes derechos y obligaciones que integran el patrimonio municipal, en acto que se debe efectuar al día siguiente de la instalación del nuevo Ayuntamiento, cada uno de los responsables de las dependencias debe proporcionar al nuevo titular, lista del personal asignado, inventario de los bienes a su cargo, obras en proceso de realización, relación de asuntos en trámite, dinero, títulos, archivos, libros, documentos, que conciernan a la institución y todo aquello que por cualquier concepto corresponda al patrimonio municipal. La obligación contenida en el párrafo anterior debe cumplirse el día siguiente de la instalación del nuevo Ayuntamiento. En el caso de que la entrega amerite más tiempo, se debe emplear el estrictamente necesario (artículo 16, Ley de Gobierno y la Administración Pública Municipal del Estado de Jalisco).


EXPEDIENTE

PROTOCOLARIO


6. EXPEDIENTE PROTOCOLARIO

6.1. Acta de Sesión Solemne de Toma de Protesta a Funcionarios Electos para el Periodo 2012-2015. 6.2. Acta de Entrega-Recepción de la Administración Pública Municipal. 6.3. Acta Circunstanciada de Entrega-Recepción de la Administración Pública Municipal. 6.4. Recomendaciones de forma que deberán contener las actas que integran el expediente protocolario.


Nombre del formato Acta de Sesión Solemne de Toma de Protesta

Número FER 6.1.

Guía de llenado

Elabora: Secretario del H. Ayuntamiento. Distribución: Original: archivo de la Presidencia Municipal. 1ª. Copia.- ASEJ 2ª.Copia.- Representante del H. Ayuntamiento saliente.

1. Nombre del municipio en que se realiza el acto solemne.

2. Hora del inicio del acto.

3. Nombre del Presidente Municipal saliente.

4. Nombre del Presidente Municipal entrante.

5. Nombre del Síndico Municipal entrante.

6. Nombre de los Regidores electos.



9. Nombre del municipio.

10. Hora de término del acto.

11. Nombre y firma de las personas que intervienen.


6.1. ACTA DE SESIÓN SOLEMNE DE TOMA DE PROTESTA A LOS FUNCIONARIOS ELECTOS PARA EL PERIODO 2012-2015 En el municipio de ____________(1)________________________, del Estado de Jalisco, siendo las _________(2)_________ del día 30 treinta de septiembre de 2012 dos mil doce, el Ciudadano Presidente Municipal saliente ______________(3)_________________________, en cumplimiento de lo dispuesto por los artículos 115 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, 36 de la Constitución Política del Estado de Jalisco; 2, 4, 10, 13, 14 y 29 de la Ley del Gobierno y la Administración Pública Municipal del Estado de Jalisco, se procede a tomar protesta de ley a los ciudadanos Regidores y Síndico electos, que entrarán en funciones el día 1° primero de octubre de 2012 dos mil doce , conforme a la planilla siguiente: C. ______________ (4) __________________ Presidente Municipal; C. ________________ (5) ___________Síndico; C.C. _______________________________________________ (6) ____________________________________________ Regidores. En uso de la palabra, el C. ____________ (7) ________________________Presidente Municipal saliente tomó la protesta de Ley en el desempeño de sus funciones, dirigiéndose a los servidores públicos electos, en los siguientes términos: ―Protestan Cumplir y en su caso hacer Cumplir la Constitución General de los Estados Unidos Mexicanos, la particular del Estado, las Leyes, los Reglamentos y Acuerdos que de una y otra emanen, así como desempeñar leal y eficazmente el cargo de munícipes que el pueblo les ha conferido, mirando en todo por el bien y prosperidad del Municipio‖. Los interpelados contestaron ―Sí Protesto‖, a lo que el C._______________(8)______________________ Presidente Municipal continuó diciendo: ―Si así no lo hicieran, que la Nación, el Estado y el Municipio se lo demanden‖.------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Se dio por instalado el H. Ayuntamiento y, al efecto, el Presidente saliente, de pie, así como los demás Regidores y público asistente, pronunció las siguientes palabras: ―Se declara legítimo y solemnemente instalado el H. Ayuntamiento del Municipio de ________________(9)________________________ del Estado Libre y Soberano de Jalisco. No habiendo otro asunto que tratar, se da por terminada la presente sesión, siendo las ________ (10) ________del día de su fecha, la cual fue aprobada, ratificada y firmada en todas y cada una de sus partes por los que en ella intervinieron, previa lectura que se dio de su contenido. C._______________ (11) ___________________ C.______________ (11) ________________ C.______________________________________ C.__________________________________ C.______________________________________ C.__________________________________


Nombre del formato Acta de Entrega-Recepción de la Administración Pública Municipal

Número FER 6.2.

Guía de llenado


1. Nombre del municipio en que se realiza la ceremonia.

2. Hora de inicio de la ceremonia.

3. Fecha del acto (día, mes y año).

4. Nombre de los Regidores participantes.

5. Nombre del Síndico Municipal.

6. Nombre del Ex Presidente Municipal.

7. Nombre del Ex Funcionario Encargado de la Hacienda Municipal.

8. Domicilio (nombre de la calle, número, colonia, código postal, etc.)

9. Nombre de los testigos.

10. Descripción del tipo de identificación (credencial de elector, pasaporte, cédula profesional, etc.)

11. Nombre del Ex Funcionario Encargado de la Hacienda Municipal.

12. Nombre del Funcionario Encargado de la Hacienda Municipal.


14. Nombre del personal que el Presidente Municipal designe responsables de la verificación.

15. Nombre del personal que las autoridades municipales salientes designen responsables de la verificación.


17. Nombre del personal que las autoridades municipales salientes designen responsables de la verificación.

18. Hora de término de la ceremonia.

19. Nombre y firma de los que en ella intervienen.


6.2. ACTA DE ENTREGA-RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA MUNICIPAL

En el municipio de _________(1)______________, Jalisco, siendo las _________(2)________, del día ___________(3)________________, los que suscriben, C.C.___________(4)_____________ acompañado de los C. __________(5)_____________, Regidores y Síndico, así como los C.C. ________(6)___________ y __________(7)___________ Ex-Presidente Municipal y Ex-Funcionario Encargado de la Hacienda Municipal respectivamente reunidos en las oficinas de la Presidencia Municipal, sita en la _________________(8)_______________ así como los C.C._________________(9)__________________________ quienes son los testigos de asistencia, y se identificaron con ___________(10)__________ con el objeto que tenga verificativo la Entrega y Recepción formal de la Administración Pública Municipal, para tal efecto el C.__________(11)____________ entrega al C. _______(12)___________ la documentación en que se detalla el Estado de la Hacienda Pública y Patrimonio Municipal, con los anexos correspondientes a: Bienes Patrimoniales, Fondos y Valores, Documentos en general e Informe de Cuentas en Administración. Acto seguido, el C.___________(13)_______________ Presidente Municipal entrante, declara tener a la vista la documentación anteriormente descrita, así mismo en uso de las facultades que le confiere el artículo 47, fracción VII de la Ley del Gobierno y la Administración Pública Municipal del Estado de Jalisco, y en cumplimiento del respectivo artículo 61 de la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Jalisco, solicita que los Regidores de las comisiones respectivas verifiquen físicamente lo asentado en la documentación entregada y den cuenta en Sesión de H. Ayuntamiento de las observaciones respectivas; y que para su resguardo y una vez que se dé cumplimiento a la misma, deja bajo la responsabilidad de los C.C.___________(14)______________________, hasta en tanto se verifique la actualización del inventario de los bienes del Municipio conforme a lo establecido en el artículo 17 de la Ley del Gobierno y la Administración Pública Municipal del Estado de Jalisco, a su vez, por parte de las autoridades municipales salientes, se nombra a los C.C. _______________(15)_____________ para que de igual forma, en conjunto o indistintamente procedan a la revisión de los documentos que se entregan. Habiendo estado de acuerdo con el procedimiento propuesto, así como con la presencia de los documentos antes descritos, y delegando la verificación física de dichos documentos en los funcionarios mencionados. Acto seguido el C. ___________(16)__________________ Presidente Municipal entrante declara tener a la vista la documentación anteriormente descrita y manifiesta que recibe la misma con las reservas de que no implica liberación alguna de las responsabilidades que pudieran llegarse a determinar con posterioridad por las autoridades competentes y hasta en tanto no se practique el inventario de los bienes del Municipio que refiere el artículo 17 de la Ley del Gobierno y la Administración Pública Municipal del Estado de Jalisco. No habiendo más asunto que hacer constar se da por terminado el acto de entrega y recepción de la Administración Pública Municipal, siendo las ________________ (17) _______________________ día antes citado, firmando de conformidad, previa lectura de la misma, los miembros del H. Ayuntamiento entrante y saliente que participan en el mismo. C._____________ (18) ___________________________ C.______________ (18) ________________________ C.____________________________________________ C.___________________________________________


Nombre del formato Acta Circunstanciada de Entrega-Recepción de la Administración Pública Municipal

Número FER 6.3.

Guía de llenado


1. Nombre del municipio en que se realiza.

2. Hora de inicio del evento.

3. Fecha del evento (día, mes y año).

4. Nombre de quien proporciona la información.

5. Comentarios de cada uno de los paquetes documentales.*

6. Nombre y firma de los responsables de la Entrega-Recepción.

*Los comentarios que se formulen deberán ser redactados en términos claros que permitan determinar fehacientemente si la documentación se recibe de conformidad o en su efecto, existen observaciones que ameriten posterior revisión.


6.3. ACTA CIRCUNSTANCIADA DE ENTREGA-RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA MUNICIPAL En el municipio de _________(1)______________, Jalisco, siendo las _________(2)________, del día ___________(3)________________, se levanta la presente acta con el propósito de hacer constar los resultados obtenidos en la verificación física que se realizo a los diversos expedientes que contienen información proporcionada por el C. ___________________(4)_____________, en relación con la situación hacendaria y patrimonial del municipio. Después de haber examinado exhaustivamente los referidos documentos se procede a formular los comentarios respectivos. Documentación Financiera y Presupuestal: ___________________________ (5) _________________________________________ Documentación Patrimonial: _______________________________________ (5) _________________________________________ Expedientes Diversos: ____________________________________________ (5) ________________________________________ Expedientes Fiscales: ____________________________________________ (5) _________________________________________ La firma de la presente acta de Entrega-Recepción no implica liberación ni transmisión alguna de responsabilidades que pudieran llegar a determinarse por la autoridad competente con posterioridad. C.______________ (6) _________________________________ C.______________ (6) _____________________________ (Funcionario saliente) (Funcionario entrante) C.__________________________________________________ C.______________________________________________


6.4. Recomendaciones de forma que deberán contener las actas que integran el expediente protocolario Realizar las actas en el libro de acuerdos del Ayuntamiento. Asentar los números con letra. El acta no debe contener abreviaturas (excepto títulos), borraduras o enmendaduras. No se deben dejar espacios, cancelar con guiones los espacios sobrantes de renglón, así como los renglones no utilizados. Las hojas deben llevar el folio consecutivo. En cada hoja se terminará el último renglón con guiones, con la frase ―pasa al folio número _________‖. Al inicio de cada hoja se empezará el renglón con la frase ―viene de folio número ______‖. Corregir los errores mediante fe de erratas antes del cierre del acta. Al margen de cada hoja se firmará por los que en ella intervengan. Al calce del último folio firmará el Presidente Municipal saliente, el entrante y los testigos de asistencia. Deberá tenerse cuidado que las firmas no queden en una hoja por separado. Cuando la hoja se haya terminado y únicamente falten las firmas, en el último renglón se anotarán ―firmas al reverso‖; y en el reverso anotar ―viene del anverso‖. El acta y anexos correspondientes deberán ser firmados en forma autógrafa.


FORMATOS


Recomendaciones que deben contener los formatos: En la parte superior izquierda insertar el logotipo, símbolo o imagen que corresponde al municipio. Anotar el nombre oficial de la entidad pública; por ejemplo: H. Ayuntamiento de… Fecha: día, mes y año de la elaboración de la cédula o formato. Elaboración: nombre completo, cargo y firma de la persona que requisita el formato. Al reverso de cada formato o cédula, anotar la repercusión legal, así como los nombres y firmas de los funcionarios que entregan y los funcionarios que reciben, y el respectivo sello.


REPERCUSIÓN LEGAL

La presente información oficial, proporcionada por las Autoridades Municipales salientes de este H. Ayuntamiento, se manifiesta bajo protesta de decir verdad. Los datos son verídicos y están sustentados con la documentación respectiva, con el apercibimiento de que, en caso de proporcionar información con alteraciones u omisiones dolosas, se harán acreedores a las penas y sanciones previstas en los artículos 151 y 168 del Código Penal para el Estado de Jalisco, así como el artículo 64, de la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Jalisco; sin perjuicio de la(s) ulterior(es) revisión(es) que sobre la Cuenta Pública lleve efecto la Auditoría Superior del Estado de Jalisco, conforme lo establece la Ley de Fiscalización Superior del Estado de Jalisco.

FUNCIONARIOS MUNICIPALES QUE ENTREGAN:

PRESIDENTE FUNCIONARIO ENCARGADO DE LA HACIENDA MUNICIPAL

SÍNDICO

_________________________ NOMBRE Y FIRMA

_________________________ NOMBRE Y FIRMA

_________________________ NOMBRE Y FIRMA

FUNCIONARIOS MUNICIPALES QUE RECIBEN:

PRESIDENTE FUNCIONARIO ENCARGADO DE LA HACIENDA MUNICIPAL

SÍNDICO

_________________________ NOMBRE Y FIRMA

_________________________ NOMBRE Y FIRMA

_________________________ NOMBRE Y FIRMA


EXPEDIENTE

FINANCIERO Y PRESUPUESTAL


7. EXPEDIENTE FINANCIERO Y PRESUPUESTAL 7.1. Estados Financieros*

Estado de Situación Financiera Estado de Flujos de Efectivo Estado de Variaciones en la Hacienda Pública/Patrimonio Estado de Actividades Reporte Analítico del Activo Estado Analítico de Ingresos Presupuestarios Estado del Ejercicio del Presupuesto

7.2. Reporte Analítico de Deuda Pública*

7.3. Informativa de Proveedores*

7.4. Arqueo de Caja

7.5. Fondo Fijo de Caja

7.6. Fondo Fijo Para Préstamos al Personal

7.7. Banco Cuenta de Cheques

7.8. Inversiones

7.9. Deudores Diversos

7.10. Acreedores Diversos

7.11. Estado que guarda la Entrega de la Cuenta Pública y de los Informes Semestrales a la Auditoría Superior del Estado de Jalisco.

*Estos formatos se obtienen del Sistema Informático Estatal de Auditoría


Nombre del formato Arqueo de Caja

Número FER 7.4.

Objetivo Verificar el importe de dinero que se encuentra físicamente en las cajas recaudadoras y están pendientes de depósito en las cuentas bancarias.

Guía de llenado

Concepto Descripción

Denominación Anotar el valor monetario de cada billete o moneda.

Cantidad Corresponde al número de billetes o monedas de cada denominación que se cuente en el arqueo

Subtotal Resultado del número de billetes o monedas por el valor que cada uno que se tenga en existencia al momento del arqueo.

Total La suma de los parciales del efectivo, señalando que corresponde al sub-total del mismo (en billetes y moneda).

Documentos:

Girador Nombre de quién emite el cheque.

N° de cheque Detallar el número de cada cheque que integra el importe del fondo.

Banco Nombre de la institución financiera.

Subtotal Valor nominal de cada documento.

Total La suma del valor de los documentos, señalando que corresponde al sub-total de los mismos.

Total Arqueo de Caja La suma del total de los billetes, total de monedas y el total de documentos (cheques).

Importe Total Importe total con letra.

Fecha Día, mes y año que se elaboró.

Elaboración Nombre de quien elaboró.


Nombre del formato Fondo Fijo de Caja

Número FER 7.5.

Objetivo Relacionar cada uno de los fondos fijos de caja, que están a cargo de las dependencias del ayuntamiento.

Guía de llenado


Referencia Secuencia numérica de los documentos.

Responsable Persona garante del fondo fijo de caja.

Concepto Descripción del tipo de documento: pagaré, póliza de cheque, etc.

Importe del Fondo Monto suscrito del fondo.

Saldo Saldo al día de corte.

Total Importe total de los fondos.




Nombre del formato Fondo Fijo Para Préstamos al Personal

Número FER 7.6.

Objetivo Conocer la cantidad fija de dinero destinado a préstamos menores (reembolsable) a los empleados que laboran en el ayuntamiento.

Guía de llenado


Referencia Secuencia numérica de los documentos.

Fecha Fecha de suscripción del documento.

Nombre Nombre de quien suscribe el documento.

Documento Descripción del tipo de documento: pagaré, póliza de cheque, etc.

Nombramiento Cargo que desempeña el empleado.

Importe del préstamo Monto suscrito en el documento.

Abonos Anotar si el empleado ha realizado abono a su cuenta.

Saldo Saldo al día de corte.

Total del Fondo Importe total del fondo.




Nombre del formato Bancos, Cuentas de Cheques

Número FER 7.7.

Objetivo Identificar las cuentas bancarias en uso. Determinar el saldo generado por los movimientos bancarios (depósitos y retiros) en la cuenta corriente de cheques. Así como la documentación relativa de las mismas.

Guía de llenado


Banco Institución financiera a la que corresponde la cuenta (nombre).

N° de Cuenta Serie de dígitos asignados por la institución financiera para identificar la cuenta.

Aplicación Especificar el nombre del programa o fondo al que se tiene asignada la cuenta y es de uso exclusivo, por ejemplo: Ramo 33, etcétera.

Último cheque librado Especificar el número del último cheque librado, entendiéndose que el siguiente número es el que se tiene físicamente a la vista.

Saldo en Libros Corresponde al saldo que se refleja en la contabilidad en cada una de las cuentas bancarias al 30 de septiembre de 2012.

Saldo en Estado de Cuenta

Corresponde al saldo que refleja el estado de cuenta bancario al 30 de septiembre de 2012.

Conciliación Bancaria Indicar si se anexa la conciliación bancaria entre los registros contables y el estado de cuenta bancario al 30 de septiembre de 2012.

Observaciones Cualquier aclaración que se considere conveniente incluir, por ejemplo si se hace entrega de alguna documentación, etc.

Saldo de rubro en bancos Suma aritmética de los saldos de todas las cuentas bancarias presentadas en la relación.




Nombre del formato Inversiones

Número FER 7.8.

Objetivo Determinar el saldo generado por los títulos de créditos emitidos y aceptados por instituciones públicas competentes, que el ayuntamiento adquirió con carácter de inversión.

Guía de llenado


Banco Institución financiera a la que corresponde la inversión (nombre).

Concepto Origen del Recurso, por ejemplo: Recursos Propios, FAISM, FAFM, según corresponda y número de la cuenta bancaria.

N° de Contrato Número de contrato de inversión en valores.

Tipo de inversión Rendimiento esperado, riesgo aceptado

Plazo Periodo convenido de la inversión , por ejemplo a 7 días, 28 días, vencimiento diario, etc.

Tasa Porcentaje al que está invertido un capital en una unidad de tiempo.

Importe de la inversión Monto inicial de la inversión.

Total Suma total de las inversiones.




Nombre del formato Deudores Diversos

Número FER 7.9.

Objetivo Información referente de los montos, así como la documentación de quien tiene adeudos con el municipio.

Guía de llenado


Nombre del deudor Nombre completo de la persona física o moral con quien se tiene derecho al cobro.

Concepto del adeudo Situación que genera el adeudo, por ejemplo, gastos a comprobar, anticipos, préstamos, etc.

Monto inicial del adeudo Importe total de la deuda.

Saldo del adeudo Saldo al 30 de septiembre de 2012, o al momento del corte o arqueo.

Fecha de vencimiento Conclusión del adeudo contratado.

Condiciones de pago Descuentos vía nómina, depósitos bancarios, o bien la forma en que se cubrirá el adeudo.

Documento que soporta la deuda

Nombre del documento que soporta la deuda.

Total Total del saldo actual del adeudo, el cual debe coincidir con el saldo que refleja la cuenta contable de deudores diversos en el Estado de Situación Financiera.




Nombre del formato Acreedores Diversos

Número FER 7.10.

Objetivo Información referente de los montos, así como la documentación de quien tiene adeudos con el municipio.

Guía de llenado


Nombre del acreedor Nombre completo del acreedor (persona física o moral) con el cual se realizó la operación y/o servicio.

Domicilio Domicilio fiscal del acreedor.

Concepto Descripción de la operación realizada y/o servicio por liquidar.

Tipo de documento por liquidar

Tipo y número de documento que avala la operación y/o servicio, por ejemplo: facturas de servicios de la CFE, recibos de honorarios, convenios, contratos, pagarés, etc.

Fecha de vencimiento Fecha en que se pacta el documento.

Importe Monto especificado en el documento.

Total Importe total de las operaciones realizadas con los acreedores.




Nombre del formato Estado que guarda la Entrega de la Cuenta Pública y de los Informes Semestrales a la Auditoría Superior del Estado de Jalisco

Número FER 7.11.

Objetivo Control de las cuentas públicas mensuales y los informes de avances de gestión financiera, entregadas a la ASEJ.

Guía de llenado


Fecha

Fecha en que se entrega la cuenta pública mensual, corte semestral y anual de la misma; y el informe de avances de gestión financiera. Anotar día, mes y año; Por ejemplo: la cuenta mensual de enero de 2010 se entregó el 28 de febrero de 2011. Esta fecha se debe registrar en el recuadro del mes de enero 2010.

Pendiente de presentar Informe mensual, semestral o anual pendiente de entregar ante la ASEJ.

Observaciones Anotación aclaratoria o relevante.




EXPEDIENTE PATRIMONIAL


8. EXPEDIENTE PATRIMONIAL

8.1. Inventario de Bienes Muebles. 8.2. Inventario de Bienes Inmuebles. 8.3. Inventario de Vehículos. 8.4. Inventario de Armamento, Balística y Equipo de Seguridad. 8.5. Equipos de Cómputo. 8.6. Software de Equipos de Cómputo. 8.7. Material Bibliográfico. 8.8. Formas Valoradas. 8.9. Inventario de Bienes Muebles e Inmuebles en Comodato. 8.10. Inventario de Bienes de Consumo.


Nombre del formato Inventario de Bienes Muebles

Número FER 8.1.

Objetivo Control de los bienes muebles propiedad del municipio.

Guía de llenado


Resguardo Número de resguardo del bien.

Nombre del resguardante Nombre completo del funcionario resguardante.

Descripción y/o características

Especificación del bien mueble, por ejemplo: color, marca, modelo, etcétera.

Inventario Número de control que se tiene asignado en el inventario de bienes muebles.

Ubicación Ubicación actual del bien.

N° Factura Documento que ampara la adquisición del bien.

Fecha de adquisición Fecha en que se compró el bien.

Valor de adquisición Valor de la adquisición del bien.

Estado físico actual Estado físico actual del bien: bueno, regular o malo.




Nombre del formato Inventario de Bienes Inmuebles

Número FER 8.2.

Objetivo Control de los bienes inmuebles propiedad del municipio.

Guía de llenado


Descripción del bien Especificación del bien inmueble, por ejemplo: predio edificado o no edificado, rústico o urbano; etcétera.

Ubicación y colindancias Localización del predio definida por su clave catastral, de acuerdo a su nomenclatura y número oficial.

Clave catastral Clave que identifica al predio en forma única para su localización cartográfica.

Superficie Tratándose de predios edificados mencionar la superficie construida; tratándose de predios no edificados el número de metros cuadrados.

Uso actual Fin o destino que se da al bien inmueble.

Fecha de adquisición Fecha en que se compró el bien.

Valor de adquisición Costo de la adquisición del bien o el valor catastral

Título de propiedad Documentación que acredite la propiedad, ejemplo: escritura pública, escritura privada, contrato de compra-venta, donación, comodato, etcétera, incluyendo en su caso los datos de inscripción en el Registro Público de la Propiedad.

Inventario Número de control que se tiene asignado en el inventario de bienes inmuebles.




Nombre del formato Inventario de Vehículos

Número FER 8.3.

Objetivo Control del inventario vehicular propiedad del municipio.

Guía de llenado


Descripción del bien Especificar del vehículo que se trata, y las condiciones en que está el mismo.

Marca Indicar la marca del vehículo.

Modelo Indicar el modelo y año del vehículo.

Serie Número de serie de la carrocería.

N° de motor Número de motor.

Placas Número de placas asignadas conforme a la tarjeta de circulación vehicular.

Factura Documento que ampara la adquisición del vehículo.

Valor de adquisición Costo del vehículo.

Fecha de adquisición Fecha de la adquisición del vehículo

Área de asignación Secretaría, Dirección o Departamento al que está destinado el uso del vehículo, o el responsable del mismo.

N°. de Resguardo Número según tarjeta de resguardo o inventario.





Nombre del formato Inventario de Armamento, Balística y Equipo de Seguridad

Número FER 8.4.

Objetivo Control del inventario de armamento y seguridad pública a cargo del municipio.

Guía de llenado


Inventario Número de control de inventario.

Resguardo Nombre de la persona que tiene bajo su resguardo el equipo de seguridad.

Descripción Especificar el bien del que se trata, las condiciones, marca, modelo, etcétera.

N° de serie En el caso de armas el número de serie.

Calibre Calibre del armamento.

Fecha de adquisición Del equipo de seguridad o del comodato.

N° de factura Documento que ampara la adquisición del equipo de seguridad.

Municiones Número de municiones en existencia.

Permiso Documento otorgado por la Secretaría de la Defensa Nacional, para el uso de armamento.




Nombre del formato Equipos de Cómputo

Número FER 8.5.

Objetivo Control de inventario de equipos de cómputo (de escritorio, lap top, CPU) que se tienen en las diferentes áreas del ayuntamiento.

Guía de llenado



Procesador Anotar el tipo de procesador que tiene el equipo, por ejemplo: Pentium 4.

Disco duro Anotar la capacidad del disco duro, por ejemplo: 160 GB.

Memoria RAM Anotar la cantidad de memoria RAM; por ejemplo 256 MB

Dispositivo de respaldo Anotar los dispositivos con que cuenta el CPU, para la extracción de la información; por ejemplo: 1 disquete, 1 CD writer.

Sistema operativo Anotar el nombre del sistema operativo; por ejemplo: Windows Vista, Windows XP.

Marca Anotar la marca del fabricante; por ejemplo: HP Hewlett Packard (si no tiene marca visible, se puede indicar como “genérico”).

Modelo Es importante anotar el modelo impreso en el equipo; por ejemplo: Dell Inspiron.

N° de serie Anotar el número de serie de la tarjeta impresa por el fabricante (si no es visible indicar “s/n”)

N° de inventario Anotar la clave única de inventario con que se controlan los bienes patrimoniales.

Observaciones Anotar si el equipo presenta algún desperfecto, o está en buen estado, o en reparación.




Nombre del formato Software de Equipos de Cómputo

Número FER 8.6.

Objetivo Control de inventario del software (programas) de los equipos de cómputo que se tienen en las diferentes áreas del ayuntamiento.

Guía de llenado



Descripción comercial Anotar el nombre comercial del programa.

N° de serie Anotar el número de serie indicado en la etiqueta impresa por el fabricante.

Versión Anotar la versión del programa que se recibe.

Discos originales Especificar si se reciben los discos originales del programa, así como la licencia del mismo. En caso de no ser los discos originales especificar con la palabra “no”.

Manuales Anotar si contiene manual o no.

N° de inventario Anotar la clave única de inventario con que se controlan los bienes patrimoniales.

Proveedor Anotar el nombre el proveedor que vendió el programa.

N° de factura Anotar el número de la factura y la fecha de adquisición del programa.




Nombre del formato Material Bibliográfico

Número FER 8.7.

Objetivo Control de inventario del acervo bibliográfico (impreso o digital) propiedad del municipio.

Guía de llenado


Ubicación física Anotar el nombre del área donde se localiza el material bibliográfico; por ejemplo: biblioteca pública, despacho del presidente municipal, delegación municipal, etcétera.

N° de clasificación Anotar la clave asignada al texto.

Título Anotar el nombre del libro o documento de que se trate.

Autor Anotar el nombre de de la persona que reproduce o escribe la obra.

Editorial Anotar el nombre de la empresa que imprime, publica y difunde la obra.

Fecha de publicación Anotar el día, mes y año de la publicación de la obra.




Nombre del formato Formas Valoradas y/o Recibos

Número FER 8.8.

Objetivo Relacionar las formas valoradas y/o recibos, que utiliza el municipio para efectos recaudatorios.

Guía de llenado


Dirección o departamento Área donde utilizan las formas valoradas; por ejemplo: tesorería, registro civil, obras públicas, etcétera.

Forma valorada Describir el tipo de recibo; por ejemplo: para impuesto predial, aviso transmisiones patrimoniales, piso, actas de registro civil, etcétera.

Último recibo utilizado Folio del último recibo utilizado o expedido.

Formas en existencia Consecutivo del primer folio por utilizar, y consecutivo del último folio con que se cuente.

Responsable Nombre de la persona que resguarda los recibos y/o formas valoradas.




Nombre del formato Inventario de Bienes Muebles e Inmuebles en Comodato

Número FER 8.9.

Objetivo Registrar los bienes muebles e inmuebles que han recibido a través de contratos de comodato por otras dependencias o particulares.

Guía de llenado


Procedencia Nombre de la dependencia, o persona que entrega el bien en comodato.

Descripción del bien Anotar los terrenos, edificios, mobiliario, equipo de cómputo, de oficina, etcétera que se han recibido en comodato, debiendo detallar el bien ampliamente todas sus características; por ejemplo: superficie, colindancias, tipo de construcción (bienes inmuebles). Medida, clase, color (bienes muebles).

Área de asignación Lugar a donde se ha destinado el bien y se le esté dando el uso adecuado.

Responsable Persona que tiene el bien bajo su resguardo.

Marca En el caso de bienes muebles la marca del fabricante.

Modelo El modelo impreso de fabricación.

N° de serie La serie impresa que ha otorgado el fabricante.

Vigencia del contrato Fecha que se consigna en el contrato de comodato.

Expediente del comodato Anotar si tiene la documentación comprobatoria.

Estado Señalar las condiciones físicas del bien al momento de formular el inventario; por ejemplo: bueno, regular o malo.




Nombre del formato Inventario de Bienes de Consumo

Número FER 8.10.

Objetivo Registrar los bienes de consumo que por su naturaleza son de bajo costo, en volumen representan un gasto considerable; por ejemplo: papelería, herramienta menor, material para construcción, etcétera.

Guía de llenado


N° progresivo Número de forma progresiva de cada uno de los conceptos.

Concepto El nombre del bien de consumo.

Existencias Cantidad de artículos que se encuentran en las reservas del almacén.

Unidad de medida Dependiendo el concepto según corresponda el bien de consumo: caja, paquete, pieza, kilogramos, litros, etcétera.

Responsable Nombre completo y cargo de la persona responsable de administrar o resguardar los bienes de consumo.

Ubicación Lugar físico donde se localiza el bien de consumo; por ejemplo: gaveta, archivero, estante, etcétera.

Observaciones Comentarios que precisen algún dato adicional respecto a los bienes de consumo.




EXPEDIENTE

RECURSOS HUMANOS


9. EXPEDIENTE RECURSOS HUMANOS 9.1. Plantilla de Personal. 9.2. Sueldos y Prestaciones Adeudadas a los Servidores Públicos. 9.3. Relación de Liquidaciones Laborales. 9.4. Juicios Laborales Vigentes.


Nombre del formato Plantilla de Personal

Número FER 9.1.

Objetivo Verificar que el recurso humano con que cuenta la administración pública, se ajuste a lo autorizado en el presupuesto.

Guía de llenado


Nombre Anotar el nombre completo del servidor público: apellido paterno, apellido materno y nombre (s).

RFC Anotar el registro federal de contribuyentes del servidor público.

Adscripción Anotar el área administrativa o departamento en el cual desempeña sus funciones.

Plaza Anotar el tipo de plaza del empleado, de confianza, base, supernumerario.

Fecha de ingreso Anotar la fecha de ingreso en la administración pública municipal.

Percepción mensual bruta Anotar el monto asignado por sueldo y en su caso la compensación mensual que se paga al servidor público.

Estatus Anotar si el servidor público está en funciones, de incapacidad, de vacaciones, suspendido laboralmente, etcétera.

Expediente completo Anotar si se cuenta con el expediente completo, de acuerdo a la documentación básica.




Nombre del formato Sueldos y Prestaciones Adeudadas a los Servidores Públicos

Número FER 9.2.

Objetivo Verificar las prestaciones que se adeudan a los servidores públicos.

Guía de llenado


Nombre Anotar el nombre completo (apellido paterno, apellido materno y nombre) del servidor público.

Categoría De acuerdo a la categoría establecida en el artículo 3 de la Ley de Servidores Públicos del Estado de Jalisco y sus Municipios.

Cargo Anotar el puesto que desempeña el servidor público.

Adscripción Anotar el área administrativa o departamento donde se desempeña sus funciones el servidor público.

Concepto del adeudo Indicar que tipo de prestación se le adeuda al servidor público; por ejemplo: sueldo, compensaciones, bonos, honorarios, etcétera.

Importe del adeudo Monto de la contraprestación que se adeuda.

Observaciones Breve reseña del motivo del adeudo;




Nombre del formato Relación de Liquidaciones Laborales

Número FER 9.3.

Objetivo Dejar constancia informativa, para cualquier efecto administrativo de los servidores públicos que han sido liquidados por diferentes circunstancias.

Guía de llenado


Nombre Anotar el nombre completo (apellido paterno, apellido materno y nombre) del servidor público sujeto a la liquidación.

Categoría De acuerdo a la categoría establecida en el artículo 3 de la Ley de Servidores Públicos del Estado de Jalisco y sus Municipios.

Cargo El cargo, empleo o comisión del servidor público sujeto a liquidación.

Adscripción Anotar el área administrativa o departamento en el cual desempeñaba sus funciones el servidor público en cuestión.

Tiempo de servicio El número de años y/o meses que el trabajador prestó sus servicios en la administración municipal.

Fecha de liquidación El día, mes y año en que se lleva a cabo la liquidación.

Motivo de la liquidación Describir brevemente el motivo por el cual se procede a la liquidación del servidor público.

Autorizada por Anotar el nombre completo, cargo y adscripción del servidor público que gestiona a autorizar la liquidación laboral.

Observaciones Comentarios relevantes respecto alguna información no estipulada en el formato.




Nombre del formato Relación de Juicios Laborales

Número FER 9.4.

Objetivo Dejar constancia informativa, para cualquier efecto administrativo de los servidores públicos que han promovido juicio laboral.

Guía de llenado


Demandante y asunto Anotar el nombre completo (apellido paterno, apellido materno y nombre) cargo y adscripción del servidor público demandante, así como reseñar brevemente el asunto o motivo del juicio laboral.

Identificación del expediente

Anotar el número y/o nombre o clave con la que se identifica el expediente que contiene la información del asunto.

Fecha de inicio Anotar el día, mes y año en que inicia el juicio laboral.

Temporalidad Anotar el tiempo que lleva en gestión el trámite o juicio.

Situación actual Marcar con una “X” en la columna según corresponda el estado actual del juicio (en proceso o laudo).

Promovido ante El nombre de la autoridad laboral ante la que es promovido el juicio (Secretaría del Trabajo, Tribunal, etcétera).

Responsable El nombre, cargo, adscripción del servidor público responsable de la gestión del juicio (representante del ayuntamiento) así como también el nombre, cargo, adscripción del responsable de uso y custodia de la documentación original del juicio.

Fecha del siguiente acto procesal

Anotar la fecha del siguiente acto procesal y precisarlo (audiencia, diligencia, promoción de… etccétera).




EXPEDIENTE FISCAL


10. EXPEDIENTE FISCAL 10.1. Padrones Fiscales. 10.2. Relación de Rezagos por Multas. 10.3. Obligaciones Fiscales ante la Autoridad Federal y Estatal.


Nombre del formato Padrones Fiscales

Número FER 10.1.

Objetivo Llevar un registro de los contribuyentes que en forma ordinaria pagan impuestos o derechos al municipio.

Guía de llenado


N° progresivo El número progresivo de los padrones correspondientes.

Nombre del padrón Especificar el nombre del padrón o registro.

N° de contribuyentes La cantidad de contribuyentes que integra cada padrón.

Medio de respaldo Especificar si el respaldo es impreso o en medio magnético.

Relación de equipo Especificar en cual dirección o departamento está el equipo cargado con el sistema de registro; así como el número de inventario y/o número de serie.

Clave de acceso El número y/o palabra con la cual se tiene acceso al sistema o registro.

Personal capacitado y autorizado para operar el sistema

El nombre completo, cargo y adscripción del personal que está capacitado para operar el sistema.




Nombre del formato Relación de Rezagos por Multas

Número FER 10.2.

Objetivo Dar continuidad al trámite de cobranza de multas, mismas que generan ingresos al municipio.

Guía de llenado


Nombre del infractor Nombre completo del infractor.

Domicilio Domicilio fiscal del infractor.

Autoridad Autoridad que impuso la multa, conforme a lo señalado en la ley de ingresos municipal.

Monto del adeudo Importe total de la multa.

N° de cuenta Número de cuenta asignado por el municipio para su control.

Base gravable Monto sobre el cual se realizó la determinación de la contribución a pagar.

Fecha del adeudo Periodo del adeudo según la ley de ingresos. Desde que el contribuyente no ha cumplido con la obligación fiscal.

Observaciones Indicar si ha sido notificado, embargado, etcétera.




Nombre del formato Obligaciones Fiscales ante la Autoridad Federal y Estatal

Número FER 10.3.

Objetivo Enterar a las nuevas autoridades del cumplimiento de las obligaciones fiscales.

Guía de llenado


Declaración Provisional Anotar la fecha en que se presentaron las declaraciones provisionales.

Declaración informativa anual

Anotar la fecha en que se presentaron las declaraciones anuales.

Otras obligaciones tributarias

En caso de tener otra obligación tributaria anotar el nombre, por ejemplo: IMSS, Pensiones, etcétera.




EXPEDIENTE DIVERSOS


11. EXPEDIENTE DIVERSOS 11.1. Contratos Vigentes con Entidades Públicas y Privadas. 11.2. Asuntos en Trámite. 11.3. Documentación Oficial. 11.4. Relación de Sellos Oficiales. 11.5. Página WEB. 11.6. Libros de Actas de Ayuntamiento. 11.7. Asuntos Pendientes y/o en Trámite por Área.


Nombre del formato Contratos Vigentes con Entidades Públicas y Privadas.

Número FER 11.1.

Objetivo Información de los contratos vigentes celebrados en la administración 2010-2012.

Guía de llenado


N° Anotar el número consecutivo del contrato.

Tipo de contrato, acuerdo o convenio

Indicar el tipo de contrato, acuerdo o convenio; por ejemplo: arrendamiento, comodato, promesa de venta, obra, etcétera, así como una breve descripción del convenio o acuerdo, y el nombre de referencia con el cual se identifica el mismo.

Nombre de la entidad o contratista

Nombre completo de la entidad, persona física o moral, con la que se celebró el contrato.

Periodo de vigencia Tiempo que tendrá vigencia el contrato correspondiente.

Importe Pago consignado en el contrato.

Observaciones Anotar si es tipo acreedor o deudor, arrendador o arrendatario, etcétera. Así como cualquier incidencia relacionada con la suscripción del contrato.




Nombre del formato Asuntos en Trámite

Número FER 11.2.

Objetivo Relación de los asuntos que se encuentran en trámite, en alguna dependencia o con un particular.

Guía de llenado


Asunto Breve descripción del asunto, así como el nombre de referencia con el cual se identifica el mismo.

Fecha Anotar el día, mes y año en que inicia el asunto.

Autoridad que conoce del asunto

Nombre completo, cargo, adscripción del servidor público municipal que conoce del asunto.

Avance del trámite Los progresos que ha tenido el asunto.

Observaciones Notas relevantes y aclaratorias.




Nombre del formato Documentación Oficial

Número FER 11.3.

Objetivo Relacionar la documentación generada por situaciones jurídicas, administrativas, contables, etcétera.

Guía de llenado


Documentación Clasificación de la documentación; por ejemplo: contable, jurídica, administrativa, etcétera, debidamente ordenada y archivada.

Cantidad La cantidad de documentos y el área donde se localiza la documentación.

Dependencia Dirección, departamento o área a que pertenece la documentación.

Formato de entrega Indicar si la documentación está en forma impresa o en formato digital.





Nombre del formato Relación de Sellos Oficiales

Número FER 11.4.

Objetivo Relacionar la cantidad de sellos oficiales que utilizan las diferentes áreas del ayuntamiento.

Guía de llenado


N° de sellos Cantidad de sellos oficiales que cada dependencia utiliza.

Dependencia Nombre del área que tiene a su cargo sellos oficiales; por ejemplo Presidencia, Oficialía de Partes, Sindicatura, etcétera.

Leyenda del sello Anotar el texto de lo que plasma el sello.

Impresión del sello Se deberán plasmar todos y cada uno de los sellos oficiales que se entregan.




Nombre del formato Página WEB

Número FER 11.5.

Objetivo Constatar que la página informativa, esté vigente y sea accesible al público en general.

Guía de llenado


Dirección de la página Anotar las siglas (letras, números o símbolos) con los que se identifica la página del ayuntamiento.

Fecha de alta El día, mes y año en que se dio de alta la dirección de la página.

Dirección de correo electrónico

Anotar las siglas (letras, números o símbolos) con los que se identifica el correo electrónico del ayuntamiento.

Fecha de alta El día, mes y año en que se dio de alta la dirección del correo electrónico.

Compañía que administra la página

El nombre de la empresa o compañía con la cual se tiene contratado el servicio para administrar la página.

WEB Master El nombre completo de la persona que administra la página del ayuntamiento.




Nombre del formato Libros de Actas de Ayuntamiento

Número FER 11.6.

Objetivo Relacionar el número de libros de actas de ayuntamiento que se originaron durante la administración pública municipal.

Guía de llenado


Ejercicio Anotar el año correspondiente al ejercicio.

Libro número Anotar el número de volumen correspondiente del libro de actas de ayuntamiento.

Año Anotar el año al que corresponde el libro de actas.

Número de actas por libro Anotar la cantidad de actas que compendia cada libro.

Observaciones Anotar cualquier incidencia relacionada con el libro, por ejemplo: fojas utilizadas, estado de conservación, etc.




Nombre del formato Asuntos Pendientes y /o en Trámite por Área

Número FER 11.7.

Objetivo Dar continuidad a los asuntos del municipio al momento del cambio de la administración.

Guía de llenado


Área Anotar el área, dirección o departamento de que se trate.

Ejercicio Anotar el año correspondiente al ejercicio.

N° Número consecutivo de cada asunto por área.

Asunto Nombre que identifica el asunto pendiente.

Responsable del seguimiento

Nombre del responsable del seguimiento en el área.

Estado que guarda Breve comentario sobre la situación en que se encuentra el asunto.

Trámite pendiente Descripción del trámite que continúa identificando fecha o plazo de vencimiento.

Plazo o vencimiento Identificación del plazo o fecha en que vence el asunto pendiente.

Observaciones Breve comentario que se considere oportuno sobre cada asunto pendiente.




EXPEDIENTE DE OBRA PÚBLICA


12. EXPEDIENTE DE OBRA PÚBLICA 12.1. Urbanizaciones – Para el caso de Fraccionamientos o Acciones Urbanísticas, autorizadas de acuerdo a la Ley de

Desarrollo Urbano, atento a lo dispuesto en el Artículo Noveno Transitorio del Código Urbano del Estado de Jalisco.

12.2. Relación de Obras por Contrato. 12.3. Relación de Obras por Administración. 12.4. Relación de Expedientes Técnicos de Obras en Proceso. 12.5. Relación de Actas de Entrega-Recepción de Obras Terminadas.


Nombre del formato Urbanizaciones – Para el caso de Fraccionamientos o Acciones Urbanísticas, autorizadas de acuerdo a la Ley de Desarrollo Urbano, atento a lo dispuesto en el Artículo Noveno Transitorio del Código Urbano del Estado de Jalisco.

Número FER 12.1.

Objetivo Registro y control de las urbanizaciones que están en proceso de autorización, ejecución o entrega-recepción.

Guía de llenado


No. de Expediente Indicar el número de expediente, el cual deberá contener como mínimo lo siguiente. ***Se

enuncian en la página posterior al formato.

Ubicación Indicar en cuál localidad está la urbanización.

Nombre de la urbanización Nombre completo de la urbanización.




***EXPEDIENTE TÉCNICO-ADMINISTRATIVO DE ACUERDO A LA LEY DE DESARROLLO URBANO, ATENTO A LO DISPUESTO EN EL ARTÍCULO

NOVENO TRANSITORIO DEL CÓDIGO URBANO DEL ESTADO DE JALISCO.

Dictamen de usos y destinos.

Dictamen de trazo, usos y destinos específicos.

Dictamen de factibilidad para la dotación de los servicios de agua potable y descarga de aguas residuales.

(según el caso) factibilidad del suministro de aguas nacionales, emitidas por la autoridad correspondiente.

Acta del ayuntamiento que aprueba el plan parcial de urbanización.

Versión abreviada del plan parcial de urbanización publicado en el periódico oficial ―El Estado de Jalisco‖ o en su defecto, en la Gaceta Municipal.

Constancia de inscripción del plan parcial de urbanización en el Registro Público de la Propiedad.

Plan de Desarrollo Urbano al que corresponda el fraccionamiento o Acción Urbanística, publicado en el Periódico oficial ―El Estado de Jalisco‖ o en su

defecto, en la Gaceta Municipal.

Planos definitivos de localización, lotificación y de servicios, autorizados, con descripción de áreas y cuantificación de áreas del polígono a urbanizar.

Plano que indique fuentes de aprovisionamiento de agua potable, sitios de descarga de los drenajes,

Alimentaciones eléctricas, telefónicas e instalaciones especiales y su conexión con el predio a urbanizar.

Licencia de urbanización, con descripción del plazo para concluir.

Presupuesto de las obras de urbanización.


Garantía (fianza) que asegure la ejecución de las obras de urbanización y el cumplimiento de las obligaciones por un monto del 20% del valor de las

obras de urbanización.

Resolución de sujeción a régimen de condominio (según sea el caso).

Recibo de pago por dictamen de usos y destinos.

Recibo de pago por dictamen de trazo, usos y destinos específicos.

Recibo de pago por plan parcial de urbanización.

Recibo de pago por autorización del proyecto definitivo de urbanización.

Recibo de pago por autorización para urbanizar.

Recibo de pago por aprobación de cada lote.

Recibo de pago por supervisión técnica de las obras de urbanización.

Recibo de pago por ampliación de licencia de urbanización (prórroga). De ser el caso.

Recibo de pago por el aprovechamiento de la infraestructura básica existente en urbanizaciones y nuevas áreas por urbanizar. (para otorgar los

servicios e incrementar la infraestructura de captación y potabilización).

Recibo de pago por el aprovechamiento de la infraestructura básica existente en urbanizaciones y nuevas áreas por urbanizar. (para incrementar la

infraestructura de captación, conducción y alejamiento de aguas residuales).

Recibo de pago por sujeción a régimen de condominio (según sea el caso).

Recibo de pago por cada cajón de estacionamiento en áreas comunes para sujetarlos en régimen de condominio, según el tipo.

Autorización de preventa de viviendas o lotes (de ser el caso).

Autorización para la realización de obras simultáneas de edificación y urbanización (de ser el caso).

Escritura pública de las áreas de cesión para destinos.

Escritura pública de las áreas de vialidades.

Fianza, una vez realizada la recepción de las obras de cada etapa o la totalidad de la urbanización, mediante la cual el urbanizador estará obligado a

reponer las obras que presenten defectos ocultos de construcción, por un plazo no menor de dos años y que deberá ser expedida por una compañía

autorizada.

Certificación de hechos ante notario público donde se da fe de la entrega y recepción de las obras de urbanización del fraccionamiento.

Es importante aclarar, que podrá incrementarse los documentos en el expediente, independientemente de los relacionados, para cada caso en particular.

*** GUÍA PARA EXPEDIENTE TÉCNICO-ADMINISTRATIVO DE ACUERDO AL CÓDIGO URBANO PARA EL ESTADO DE JALISCO

Dictamen de usos y destinos.

Dictamen de trazo, usos y destinos específicos.

Dictamen de factibilidad para la dotación de los servicios de agua potable y descarga de aguas residuales.

(según el caso) factibilidad del suministro de aguas nacionales, emitidas por la autoridad correspondiente.

Plan parcial de desarrollo urbano publicado en el periódico oficial ―El Estado de Jalisco‖ o en su defecto, en la Gaceta Municipal.

Constancia de inscripción del plan parcial de desarrollo urbano en el Registro Público de la Propiedad.

Plan y/o Programa de Desarrollo Urbano de centro de población, al que corresponda el fraccionamiento o acción urbanística, publicado en el periódico

oficial ―El Estado de Jalisco‖ o en su defecto, en la Gaceta Municipal, inscrito en el Registro Público de la Propiedad.

Constancia de inscripción del plan y/o Programa de Desarrollo Urbano de centro de población en el Registro Público de la Propiedad.


Estudio de impacto ambiental. Dictamen probatorio de la evaluación en materia de impacto ambiental, emitido por la autoridad competente, mismo que

deberá realizarse previo a la autorización de los planes y programas de desarrollo urbano así como, de los proyectos definitivos de urbanización que

modifiquen el uso de suelo.

En caso de que el proyecto definitivo de urbanización proponga una modificación en el uso del suelo establecido en el plan de desarrollo de centro de

población o en el plan parcial de desarrollo urbano, deberá presentar:

o Dictamen técnico elaborado por la dependencia municipal.

o Acta de ayuntamiento donde conste la aprobación por el pleno del ayuntamiento y

o Documentos que acrediten la realización de la consulta pública.

Planos definitivos de localización, lotificación y de servicios, autorizados, con descripción y cuantificación de áreas del polígono a urbanizar.

Plano que indique fuentes de aprovisionamiento de agua potable, sitios de descarga de los drenajes,

Alimentaciones eléctricas, telefónicas e instalaciones especiales y su conexión con el predio a urbanizar.

Licencia de urbanización, con descripción del plazo para concluir.

Presupuesto de las obras de urbanización.

Garantía (fianza) que asegure la ejecución de las obras de urbanización y el cumplimiento de las obligaciones por un monto del 20% del valor de las

obras de urbanización.

Resolución de sujeción a régimen de condominio (según sea el caso).

Recibo de pago por dictamen de usos y destinos.

Recibo de pago por dictamen de trazo, usos y destinos específicos.

Recibo de pago por autorización del proyecto definitivo de urbanización.

Recibo de pago por autorización para urbanizar.

Recibo de pago por aprobación de cada lote.

Recibo de pago por supervisión técnica de las obras de urbanización.

Recibo de pago por ampliación de licencia de urbanización (prórroga). De ser el caso.

Recibo de pago por el aprovechamiento de la infraestructura básica existente en urbanizaciones y nuevas áreas por urbanizar. (para otorgar los

servicios e incrementar la infraestructura de captación y potabilización).

Recibo de pago por el aprovechamiento de la infraestructura básica existente en urbanizaciones y nuevas áreas por urbanizar. (para incrementar la

infraestructura de captación, conducción y alejamiento de aguas residuales).

Recibo de pago por sujeción a régimen de condominio (según sea el caso).

Recibo de pago por cada cajón de estacionamiento en áreas comunes para sujetarlos en régimen de condominio, según el tipo.

Autorización de preventa de viviendas o lotes (de ser el caso).

Autorización para la realización de obras simultáneas de edificación y urbanización (de ser el caso).

Escritura pública de las áreas de cesión para destinos. Equipamiento.

Escritura pública de las áreas de cesión para destinos. Vialidades.

Fianza, una vez realizada la recepción de las obras de cada etapa o la totalidad de la urbanización, mediante la cual el urbanizador estará obligado a

reponer las obras que presenten defectos ocultos de construcción, por un plazo no menor de dos años y que deberá ser expedida por una compañía

autorizada.

Acta respecto de la certificación de hechos ante notario público donde se da fe de la entrega y recepción de las obras de urbanización del

fraccionamiento.

Es importante aclarar, que podrá incrementarse los documentos en el expediente, independientemente de los relacionados, para cada caso en particular.


Nombre del formato Relación de Obras por Contrato

Número FER 12.2. Hoja 1/3

Objetivo Relacionar las obras directas que contrató el ayuntamiento.

Guía de llenado


N° progresivo El número progresivo de las obras relacionados en el formato

Nombre de la obra Nombre completo de la obra.

Localidad Indicar la localidad donde se ejecutan los trabajos

Recurso:

Fondo Indicar el nombre de la fuente de financiamiento o las combinaciones que se requieran para la obra.

Año de origen Año en que se origina la fuente de financiamiento.

Fecha de Inicio:

Programada Está contenida en la ficha técnica.

Real Está incluida en la bitácora.

Fecha de término:



Presupuesto base Importe del presupuesto base que se debió ejercer.







Guía de llenado


Tipo de adjudicación Procedimiento de adjudicación que corresponda a la obra o acción, según sea el caso.

N° de contrato Indicar el número de contrato que corresponda a la obra.

Total contratado con IVA Monto del contrato con IVA (impuesto al valor agregado).

Importe del anticipo con IVA

Monto del anticipo descrito en el contrato y entregado al contratista con IVA incluido.

N° de estimaciones pagadas

Número total de estimaciones que se presentaron a lo largo de la ejecución de la obra.

Importe estimaciones antes de retenciones o amortización

Es la sumatoria de las facturas presentadas para estimar los trabajos, antes de aplicar las retenciones correspondientes y las amortizaciones del anticipo.

Importe de retenciones Es la sumatoria de las retenciones si existieren.

Importe de amortizaciones con IVA

Es el importe de la sumatoria de las amortizaciones del anticipo otorgado incluyendo el IVA.

Importe real pagado Importe efectivamente pagado por concepto de materiales, mano de obra, maquinaria y equipo, gastos indirectos.







Guía de llenado


Importe real pendiente de pago

Importe pendiente de pago o comprometido por concepto de materiales, mano de obra, maquinaria y equipo, gastos indirectos.

Remanentes:

Subejercicios Importe de recursos autorizados y no asignados

Economías Importe por las economías en recursos autorizados y asignados.

Avances:

Físico Representa el avance físico de la obra en porcentaje.

Financiero Representa el avance financiero de obra en porcentaje.

Estatus Indica el estado de la obra el cual puede ser en ―proceso‖ o ―terminada‖.

Para obras terminadas:

Fecha de acta entrega-recepción

Fecha de la firma que el acta de entrega-recepción presenta.

Número acta de entrega-recepción

Número de acta de entrega-recepción.




Nombre del formato Relación de Obras por Administración


Objetivo Relacionar las obras que se ejecutaron durante la administración.

Guía de llenado


N° progresivo El número progresivo de las obras relacionados en el formato


Localidad Indicar la localidad donde se ejecutan los trabajos

Recurso:

Fondo Indicar el nombre de la fuente de financiamiento o las combinaciones que se requieran para la obra.

Año de origen Año en que se origina la fuente de financiamiento.

Fecha de Inicio:



Fecha de término:









Guía de llenado


Presupuesto base Importe del presupuesto base que se debió ejercer.

Importe autorizado para:

Materiales Adquisición de materiales.

Mano de obra Pago de mano de obra.

Maquinaria y equipo

Adquisición o renta de maquinaria.

Gastos indirectos Gastos indirectos específicos.

Importe pagado Importe efectivamente pagado por concepto de materiales, mano de obra, maquinaria y equipo, gastos indirectos.

Importe por pagar o comprometido

Importe pendiente de pago o comprometido por concepto de materiales, mano de obra, maquinaria y equipo, gastos indirectos.





Número FER 12.3 Hoja 3/3


Guía de llenado


Saldos por:

Subejercicios Importe de recursos autorizados y no asignados

Remanentes Importe por las economías en recursos autorizados y asignados.

Avances:

Físico Representa el avance físico de la obra en porcentaje.

Financiero Representa el avance financiero de obra en porcentaje.

Estatus Indica el estado de la obra el cual puede ser en ―proceso‖ o ―terminada‖.

Para obras terminadas:

Fecha de acta entrega-recepción

Fecha de la firma que el acta de entrega-recepción presenta.

Número acta de entrega-recepción

Número de acta de entrega-recepción.




Nombre del formato Relación de Expedientes Técnicos de Obras en Proceso

Número FER 12.4

Objetivo Relacionar los expedientes técnicos de obras que están en proceso o terminadas.

Guía de llenado


N° de expediente Corresponde al número de expediente técnico para la obra.

N° de carpeta Corresponde al número de carpeta relacionada con el mismo expediente técnico.

Folio

Del Folio del inicio en la carpeta correspondiente

Al Folio de término en la carpeta correspondiente.


Observaciones Anotar las observaciones que correspondan a cada una de las carpetas relacionadas.




Nombre del formato Relación de Actas de Entrega-Recepción de Obras Terminadas

Número FER 12.5

Objetivo Registro de cada una de las obras terminadas.

Guía de llenado


N° de expediente Corresponde al número de expediente técnico para la obra.

Nombre de la obra Corresponde al número de carpeta relacionada con el mismo expediente técnico.

Localidad Anotar la localidad donde se ejecutaron los trabajos.

N° de acta Número del acta de entrega-recepción de la obra terminada.

Fecha de entrega Fecha de la firma que presenta el acta de entrega-recepción.

Observaciones Anotar las observaciones a comentar de cada una de las actas.




DIRECTORIO

AUDITOR SUPERIOR DEL ESTADO

Dr. Alonso Godoy Pelayo

[email protected]

AUDITORA ESPECIAL DE CUMPLIMIENTO FINANCIERO

Lic. María Teresa Arellano Padilla

[email protected]

DIRECTOR GENERAL DE ASUNTOS JURÍDICOS

Lic. Jesús Gudiño Gudiño

[email protected]

DIRECTOR GENERAL DE ADMINISTRACIÓN

L.C.P. José de Jesús Trejo Juárez

[email protected]

DIRECTOR DE AUDITORÍA A MUNICIPIOS

L.C.P. Salvador Sánchez Hernández

[email protected]

DIRECTOR DE AUDITORÍA A LA OBRA PÚBLICA

Ing. Federico Pérez Garduño

[email protected]

mailto:[email protected]







DIRECTOR DE AUDITORÍA A LOS PODERES DEL ESTADO Y

ORGANISMOS PÚBLICOS AUTÓNOMOS

Lic. Jorge Villanueva Jiménez

[email protected]

DIRECTOR DE RESPONSABILIDADES

Lic. José Antonio Delgadillo Madera

[email protected]

DIRECTOR TÉCNICO

L.C.P. Salvador Díaz Lucas

[email protected]

DIRECTORA DE PROGRAMACIÓN, EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO

Dra. Claudia Verónica Gómez Varela

[email protected]






C O N S E J O E D I T O R I A L

Auditor Superior del Estado

Dr. Alonso Godoy Pelayo

Coordinación de la Edición

L.C.P. Salvador Díaz Lucas

Responsable de la Edición

L.C.P. J. Javier Villa Martínez

Colaboradores

L.C.P. Sandra Virginia Velasco Ramos

Rita Díaz Frías

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