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•Carátula
•Hoja de Validación, en la que firman las áreas involucradas en su elaboración, revisión y autorización.
•Índice
•Hojas numeradas de las páginas 1-32 (PR-COARC-001-A3), 1-42 (PR-COARC-002-A4),
•1-41 (PR-COARC-003-A4), 1-21 (PR-COARC-004-E)
•Todas las hojas se encuentran selladas por la unidad resguardante con la leyenda “VIGENTE”
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA
COORDINACIÓN DE ARCHIVOS
Centros de Integración Juvenil, A.C.
JULIO 2018
DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ORGANIZACIONALDIRECCIÓN DE PLANEACIÓN
CONTENIDO
Manual de Procedimientos de la Coordinación de Archivos
No. Procedimiento Código
1
2
3
4
Para dar Seguimiento a los Expedientes de Archivo de Trámite. Para la Transferencia Primaria y Préstamo de Expedientes de Archivo de Concentración. Para realizar la Baja Documental Para realizar la Transferencia Secundaria
PR-COARC-001-A3
PR-COARC-002-A4
PR-COARC-003-A3
PR-COARC-004-E
Centros de Integración Juvenil, A.C.
PROCEDIMIENTO PARA DAR SEGUIMIENTO A LOS EXPEDIENTES DE ARCHIVO DE TRÁMITE
CODIGO: PR-COARC-001-A3
ÍNDICE
PAG.
OBJETIVO
1
ALCANCE
1
NOTACIONES Y DEFINICIONES
1
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
3
MATERIALES
7
REFERENCIAS
7
PROCEDIMIENTO
8
FLUJOGRAMA
12
ANEXOS 15
PARA SER LLENADO ÚNICAMENTE POR LA DIRECCIÓN DEL ÁREA EMISORA
Fecha de Revisión/Aprobación Fecha de Emisión Ubicación del archivo
Junio 2018 Julio 2018 U: COOR./ARCHIVO
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Vigencia Julio 2018 a Julio 2020
PROCEDIMIENTO PARA DAR SEGUIMIENTO A LOS EXPEDIENTES DE ARCHIVO DE TRÁMITE
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OBJETIVO
Identificar cada uno de los expedientes activos que se encuentran en el archivo de trámite de
las Unidades Administrativas, para la fácil y rápida localización de la información utilizada,
de conformidad con los lineamientos emitidos por el Archivo General de la Nación.
ALCANCE
A la Coordinación de Archivos, Responsables de Archivo de Trámite de Oficinas Centrales,
Centros de Integración Juvenil, Unidades de Hospitalización, Unidades de Tratamiento a
Usuarios de Heroína de zona metropolitana y foránea.
NOTACIONES Y DEFINICIONES
Área coordinadora de archivos: La creada para desarrollar criterios en materia de
organización, administración y conservación de archivos; elaborar en coordinación con las
Unidades Administrativas los instrumentos de control archivístico; coordinar los
procedimientos de valoración y destino final de la documentación; establecer un programa
de capacitación y asesoría archivísticos; ser integrante del Comité de Transparencia y
coadyuvar en materia de archivos, y coordinar con el área de tecnologías de la información
la formalización informática de las actividades arriba señaladas para la creación,
manejo, uso, preservación y gestión de archivos electrónicos, así como la automatización
de los archivos.
Áreas operativas: Unidades de correspondencia u oficialía de partes, archivos de trámite,
de concentración y, en su caso, archivo histórico, las cuales integran el Sistema institucional
de archivos.
Archivo de Trámite: Unidad responsable de la administración de documentos de uso
cotidiano y necesario, para el ejercicio de las atribuciones de una Unidad Administrativa,
hasta su transferencia primaria.
Clasificación archivística: Proceso de identificación y agrupación de expedientes
homogéneos en términos de lo que establece el Cuadro de general de clasificación
archivística, con base en la estructura funcional de los sujetos obligados.
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PROCEDIMIENTO PARA DAR SEGUIMIENTO A LOS EXPEDIENTES DE ARCHIVO DE TRÁMITE
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Documento de archivo: El que registra un acto administrativo, jurídico, fiscal o contable,
creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y actividades de los
sujetos obligados, independientemente del soporte en el que se encuentren.
Expediente: Unidad documental constituida por uno o varios documentos de archivo,
ordenados y cronológicamente, relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite de
una dependencia o entidad.
LGTAIP: Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
LFTAIP: Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
POT: Portal de Obligaciones de Transparencia.
Responsable de archivo de trámite: Servidor público nombrado por el Titular de cada
Unidad Administrativa, quien definirá su nivel jerárquico, encargado del acervo documental
en la Unidad Administrativa de su adscripción.
Sistema institucional de archivos: Conjunto de registros, procesos, procedimientos,
criterios, estructuras, herramientas y funciones que desarrolla cada dependencia o entidad y
que sustenta la actividad archivística, de acuerdo con los procesos de gestión documental.
SIPOT: Sistema de Portales de Obligaciones de Transparencia
Transferencia: Traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de
un archivo de trámite al archivo de concentración (transferencia primaria) y de expedientes
que deben conservarse de manera permanente, del archivo del concentración al archivo
histórico (trasferencia secundaria).
Unidades Administrativas: Áreas a las que se les confieren atribuciones específicas en el
Estatuto Orgánico o disposición equivalente dentro de la Entidad. Se refiere a las
Direcciones Generales, Direcciones de Área, Subdirecciones, Jefaturas de Departamento,
Coordinaciones Regionales, Centros de Integración Juvenil, Unidades de Hospitalización,
Unidades de Tratamiento a Usuarios de Heroína de zona metropolitana y foránea que
conforman la Entidad.
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PROCEDIMIENTO PARA DAR SEGUIMIENTO A LOS EXPEDIENTES DE ARCHIVO DE TRÁMITE
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POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Unidad Administrativa
Identificará y registrará la correspondencia oficial anotando los siguientes datos:
A. Número del oficio o referencia;
B. Fecha del oficio;
C. Nivel de importancia;
D. Número de guía que ampara el envío;
E. Modalidad de entrega.
Registrará en el reporte diario de correspondencia enviada, los datos de los documentos
de salida.
Políticas de envío de correspondencia interna:
Cuando un área elabore un oficio, el original se entregará directamente al destinatario al
que va dirigido.
En caso de que en el oficio se marquen copias de conocimiento, éstas se enviaran por
correo electrónico para evitar la acumulación de papel.
El área que reciba el documento como copia de conocimiento, enviará el acuse de
recibido a través del mismo medio en que está recibiendo la información.
No es necesario imprimir los acuses de conocimiento para su integración a los
expedientes de archivo, ya que se estaría creando una duplicidad de información.
La Unidad Administrativa que recibe la correspondencia, mensajería o paquetería,
identificará el Acuse de recibo correspondiente, el cual contendrá:
A. Sello;
B. Fecha;
C. Hora de la recepción;
D. Nombre y firma del servidor público que recibe;
E. Número de fojas que integran el documento; y
F. La descripción de las copias, fotos, discos u otros elementos análogos que se
anexen al escrito u oficio principal, o en su caso, la leyenda “sin anexos”.
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PROCEDIMIENTO PARA DAR SEGUIMIENTO A LOS EXPEDIENTES DE ARCHIVO DE TRÁMITE
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Posteriormente registrará en la ficha de control de correspondencia recibida los
siguientes datos:
A. Número de Folio consecutivo;
B. Fecha y hora de recepción;
C. Destinatario;
D. Remitente;
E. Tipo de documento;
F. Número de oficio u referencia;
G. Fecha del oficio;
H. Descripción breve del asunto;
I. Observaciones;
J. Anexos.
Integrará los documentos en expedientes con base en la lógica administrativa en la que
se genera un asunto, en forma cronológica para dar la trazabilidad al trámite que se
originó, evitando la creación de minutarios.
Responsable de Archivo de Trámite
Administrará los expedientes activos de la Unidad Administrativa de adscripción,
mediante el establecimiento de un mecanismo de control ágil y eficiente, prestando
soporte administrativo necesario para el correcto y oportuno desempeño de la unidad, a
través del adecuado seguimiento, recuperación, organización y conservación de los
documentos de archivo.
Integrará los expedientes de archivo en el ámbito de su competencia.
Apoyará a su área en la clasificación de información de sus expedientes, conforme a los
supuestos de confidencialidad establecidos en la LGTAIP y la LFTAIP y orientará
respecto a los momentos de clasificación como información reservada.
Conservará la documentación que se encuentre activa y aquélla que haya sido
clasificada como reservada de acuerdo con la LGTAIP y a la LFTAIP, mientras
conserve tal carácter.
Coadyuvará con el Área Coordinadora de Archivos en la elaboración del cuadro general
de clasificación archivística, el catálogo de disposición documental y el inventario
general.
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Asegurará la integridad y debida conservación de los archivos que contengan
documentación clasificada.
Planificará y promoverá la correcta administración de los documentos que se
encuentran en el Archivo de Trámite.
Representará a su Unidad Administrativa en materia de archivos ante el Área
Coordinadora de Archivos.
Mantendrá informada al Área Coordinadora de Archivos respecto a los avances y
cumplimiento de los programas en materia de archivos de su Unidad Administrativa.
Detectará las necesidades en materia de servicios archivísticos, de acuerdo a lo que
establezca el Área Coordinadora de Archivos.
Registrará y controlará la documentación dirigida a la Unidad Administrativa a la que
se encuentra adscrito el Archivo de Trámite, a fin de integrarlo en los expedientes
correspondientes.
Instrumentará las medidas necesarias para evitar la acumulación de expedientes que ya
no se encuentren activos.
Mantendrá debidamente organizados los expedientes activos para su ágil localización.
Llevará un control efectivo de la documentación desde su ingreso hasta su transferencia
primaria, verificando la correcta aplicación de las normas que resulten aplicables en el
ámbito de su competencia.
Entregará semestralmente (junio y diciembre) a la Coordinación de Archivos el Índice
de Expedientes Reservados, en cuyo caso proceda.
Deberá desclasificar la información de sus expedientes cuando haya transcurrido el
período de reserva, o no habiendo transcurrido; si no subsisten las causas que dieron
origen a su clasificación atendiendo los aspectos de modo, tiempo y lugar.
Elaborará las portadas de expediente de archivo de trámite de los expedientes que
genera la Unidad Administrativa, tomando en consideración la clasificación existente
en el Catálogo de Disposición Documental vigente y a los lineamientos emitidos por la
Coordinación de Archivos.
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Revisará en forma anual la vigencia documental de los expedientes de archivo de
trámite, a fin de preparar la transferencia de los expedientes que deberán ser enviados al
archivo de concentración, una vez que haya vencido esta vigencia.
Elaborará el Inventario General por Expedientes de Archivo de Trámite para su entrega
a la Coordinación de Archivos, al momento de la revisión de los expedientes de archivo
de trámite en el caso de las Unidades Administrativas de oficinas centrales. En el caso
de las Unidades Operativas de Zona Foránea y Metropolitana, solamente enviarán sus
inventarios de expedientes por correo electrónico a la Coordinación de Archivos.
Coordinación de Archivos
Presentará al Comité de Transparencia en sesión ordinaria el índice de expedientes
reservados de CIJ semestralmente, en enero y julio de cada año.
Dará seguimiento a las solicitudes de transferencia primaria que así lo soliciten los
responsables de los archivos de trámite.
Revisará que los expedientes generados por los responsables de archivo de trámite de
oficinas centrales se encuentren debidamente clasificados, organizados, registrados en
el inventario general y que cuenten con su carátula de identificación.
Personal Adscrito a la Coordinación de Archivos
Apoyará al/la Titular de la Coordinación de Archivos en la elaboración de los
instrumentos de control y consulta de archivo.
Apoyará al/la Titular de la Coordinación de Archivos en la revisión de los expedientes
de archivo de trámite y en el seguimiento de transferencias primarias al archivo de
concentración.
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MATERIALES
Inventario Documental (General por Expediente) de Archivo de Trámite.
Portada de Expediente de Archivo.
REFERENCIAS
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. DOF Última reforma
27/01/2016.
Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública. DOF 04/05/2015.
Ley General de Bienes Nacionales. DOF. Última Reforma. 01/06/2016.
Ley General de Contabilidad Gubernamental. DOF. Última Reforma. 18/07/2016.
Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. DOF. Última Reforma. 19/12/2016
Ley Federal del Procedimiento Administrativo. DOF. Última Reforma. 09/04/2012.
Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. DOF.
Última Reforma. 18/07/2016.
Ley Federal de Entidades Paraestatales. DOF. Última Reforma. 18/12/2015.
Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública DOF. 09/05/2016.
Ley Federal de Archivos. DOF. 23/01/2012.
Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueológicas, Artísticas e Históricas. DOF.
Última Reforma. 16/02/2018.
Ley de Fiscalización y Rendición de Cuentas de la Federación. DOF. 18/07/2016.
Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. DOF. Última
Reforma. 10/11/2014.
Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las mismas. DOF. Última
Reforma. 13/01/2016.
Código Penal Federal. DOF. Última Reforma. 18/07/2016.
Reglamento de la Ley Federal de Archivos. DOF. 13/05/2014.
Reglamento del Servicio de Intercambio de Correspondencia Gubernamental. DOF.
01/11/1990.
Acuerdo que tiene por objeto emitir las Disposiciones Generales en las materias de
Archivos y de Gobierno Abierto para la Administración Pública Federal y su Anexo
Único. 15/05/2017.
Acuerdo por el que se dispone que el Archivo General de la Nación sea la entidad
central y de consulta del Ejecutivo Federal en el manejo de los archivos administrativos
e históricos de la Administración Pública Federal.
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Acuerdo por el que se establecen los lineamientos a que se sujetará la guarda, custodia y
plazo del conservación del Archivo Contable Gubernamental.
Decreto por el que las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal,
la Procuraduría General de la República, las Unidades Administrativas de la
Presidencia de la República y los Órganos Desconcentrados donaran a título gratuito, el
desecho de papel y cartón a su servicio cuando ya no les sean útiles. DOF. 21/02/2006.
Norma Oficial Mexicana NOM-004-SSA3-2012 del Expediente Clínico. 29/06/2012.
Plan Nacional de Desarrollo 2013 – 2018.
Programa para un Gobierno Cercano y Moderno 2013- 2018.
Acuerdo del Consejo Nacional del Sistema Nacional de Transparencia, Acceso a la
Información Pública y Protección de Datos Personales, por el que se aprueban los
Lineamientos para la Organización y Conservación de los Archivos. DOF. 04/05/2016.
Lineamientos para analizar, valorar y decidir el destino final de la documentación de las
Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo Federal. 16/03/2016.
Norma de Archivo Contable Gubernamental NACG-01. Disposiciones Aplicables al
Archivo Contable Gubernamental. 01/01/2014.
Manual de Organización Específico de Centros de Integración Juvenil, A. C. Octubre
2016.
ANEXOS
Reporte Diario de Correspondencia Enviada.
Ficha de Control de Correspondencia Recibida.
Inventario Documental (General por Expediente) de Archivo de Trámite.
Portada de Expediente de Archivo.
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PROCEDIMIENTO PARA DAR SEGUIMIENTO A LOS EXPEDIENTES DE ARCHIVO DE TRÁMITE
RESPONSABLE
DESCRIPCION
MATERIALES
Y/O ANEXOS
9 de 32
Unidad
Administrativa
Responsable de
Archivo de
Trámite
Coordinador/a de
Archivos
Personal adscrito
a la Coordinación
de Archivos
1. Recibe documento y lo identifica, realiza el
registro y turna.
2. Administra el documento o en su caso genera el
expediente.
3. Integra en el expediente, los documentos
generados o recibidos o, en su caso, crea un nuevo
expediente.
4. Elabora la portada o guarda exterior e integra en el
expediente la pega al frente de cada uno de los
expedientes generados durante el ejercicio.
5. Incorpora los datos del expediente en el formato
de Inventario Documental de Archivo de Trámite.
6. Identifica la ubicación y asigna la clave
topográfica.
7. Elabora anualmente una circular que envía a todas
las Unidades Administrativas y Operativas,
informándoles que se llevará a cabo la revisión de
expedientes e inventarios documentales de
archivo de trámite por parte de la Coordinación de
Archivos.
8. Lleva a cabo la revisión de expedientes e
inventarios documentales de archivo de trámite
pudiéndose presentar dos casos:
8.1 Que se trate de Oficinas Centrales, en este
caso, acude a la Unidad Administrativa en la
fecha y hora programada.
Documento
Expediente
Portada de
Expediente de
Archivo
Formato de
Inventario
Documental de
Archivo de
Trámite
Circular
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RESPONSABLE
DESCRIPCION
MATERIALES
Y/O ANEXOS
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Responsable de
Archivo de
Trámite
Personal adscrito
a la Coordinación
de Archivos
8.1.1 Recibe del Responsable de Archivo de
Tramite los expedientes, el formato de
inventario documental requisitado y su
correspondiente soporte en archivo
electrónico.
8.1.2 Revisa conforme al formato de
Inventario Documental que los
expedientes cuenten con su portada.
8.1.3 Posterior a la revisión, solicita en su
caso, al Responsable de Archivo de
Trámite las modificaciones pertinentes.
8.1.4 Una vez efectuada la revisión y
realizado en su caso las modificaciones
correspondientes, sella y firma el
inventario documental, y envía por
correo electrónico a:
[email protected]. Continúa
procedimiento en el punto 9.
8.2 Que se trate de Unidades Operativas de zona
metropolitana y foránea, en ese caso, solicita a
los Responsable de Archivo de Trámite de las
Unidades envíen los inventarios para su
revisión al correo electrónico
8.2.1 Recibe y revisa el inventario, en su caso,
reenvía las modificaciones pertinentes, a
las cuales dará seguimiento hasta su
conclusión. Continúa procedimiento.
9. Una vez concluidas las revisiones, archiva los
Inventarios Documentales para su seguimiento y
control.
Inventario
Documental
Inventario
Documental
Inventario
Documental
Inventario
Documental
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PROCEDIMIENTO PARA DAR SEGUIMIENTO A LOS EXPEDIENTES DE ARCHIVO DE TRÁMITE
RESPONSABLE
DESCRIPCION
MATERIALES
Y/O ANEXOS
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Coordinador/a de
Archivos
10. Con base en los Inventarios Documentales elabora
la Guía de Archivo Documental y la turna al
Coordinador/a de Archivos para su revisión.
11. Recibe y revisa la Guía de Archivo, en su caso,
solicita las modificaciones que considere
pertinentes y la turna a revisión del Comité de
Transparencia de la Entidad, para su posterior
publicación en el Portal de Obligaciones de
Transparencia (POT) y en el Sistema de Portales
de Obligaciones de Transparencia (SIPOT).
12. Termina procedimiento.
Guía de
Archivo
Documental
Guía de
Archivo
Documental
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PROCEDIMIENTO PARA DAR SEGUIMIENTO A LOS EXPEDIENTES DE ARCHIVO DE TRÁMITE
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DIAGRAMA DE FLUJO
UNIDAD ADMINISTRATIVA
RESPONSABLE DE
ARCHIVO
DE TRAMITE
COORDINADOR/A DE
ARCHIVOS
PERSONAL ADSCRITO A LA
COORDINACIÓN DE
ARCHIVOS
INICIA
1 2
5
3
Fto. Inventario
Incorpora los datos del expediente en el formato de Inventario Documental de Archivo de Trámite.
4
Documento
Recibe documento y lo identifica, realiza el registro y turna.
Elabora la portada o guarda exterior e integra en el expediente la pega al frente de cada uno de los expedientes generados durante el ejercicio.
Portada de Exp.
Integra en el expediente, los documentos generados o recibidos o, en su caso, crea un nuevo expediente
Expediente
Administra el documento o en su caso genera el expediente.
Expediente
A
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PROCEDIMIENTO PARA DAR SEGUIMIENTO A LOS EXPEDIENTES DE ARCHIVO DE TRÁMITE
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UNIDAD ADMINISTRATIVA
RESPONSABLE DE
ARCHIVO
DE TRAMITE
COORDINADOR/A DE
ARCHIVOS
PERSONAL ADSCRITO A LA
COORDINACIÓN DE
ARCHIVOS
A
6 7 8
Lleva a cabo la revisión de expedientes e inventarios documentales de archivo de trámite pudiéndose presentar dos casos:
Elabora anualmente una circular que envía a todas las Unidades Administrativas y Operativas, informándoles que se llevará a cabo la revisión de expedientes e inventarios documentales de archivo de trámite por parte de la Coordinación de Archivos.
Circular
Identifica la ubicación y asigna la clave topográfica.
8.1
En este caso, acude a la Unidad Administrativa en la fecha y hora programada.
Revisión de Expedientes en…?
OFICINASCENT.UOPS
ZM Y ZF
1
8.1.1
Inventario Doc.
8.1.2
Revisa conforme al formato de Inventario Documental que los expedientes cuenten con su portada.
Inventario Doc.
Recibe del Responsable de Archivo de Tramite los expedientes, el formato de inventario documental requisitado y su correspondiente soporte en archivo electrónico.
B
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Vigencia Julio 2018 a Julio 2020
PROCEDIMIENTO PARA DAR SEGUIMIENTO A LOS EXPEDIENTES DE ARCHIVO DE TRÁMITE
14 de 32
UNIDAD ADMINISTRATIVA
RESPONSABLE DE
ARCHIVO
DE TRAMITE
COORDINADOR/A DE
ARCHIVOS
PERSONAL ADSCRITO A LA
COORDINACIÓN DE
ARCHIVOS
8.1.4 8.1.3
Posterior a la revisión, solicita en su caso, al Responsable de Archivo de Trámite las modificaciones pertinentes.
8.2
Que se trate de Unidades Operativas de zona metropolitana y foránea, en ese caso, solicita a los Responsable de Archivo de Trámite de las Unidades envíen los inventarios para su revisión al correo electrónico [email protected]
2
8.2.1
9
Recibe y revisa el inventario, en su caso, reenvía las modificaciones pertinentes, a las cuales dará seguimiento hasta su conclusión. Continúa procedimiento.
B
1
Guía Archivo
10
11
TERMINA
Una vez concluidas las revisiones, archiva los Inventarios Documentales para su seguimiento y control.
Inventario Doc.
Una vez concluidas las revisiones, archiva los Inventarios Documentales para su seguimiento y control.
12
Guía Archivo
Recibe y revisa la Guía de Archivo, en su caso, solicita las modificaciones que considere pertinentes y la turna a revisión del Comité de Transparencia de la Entidad, para su posterior publicación en el Portal de Obligaciones de Transparencia (POT) y en el Sistema de Portales de Obligaciones de Transparencia (SIPOT
Una vez efectuada la revisión y realizado en su caso las modificaciones correspondientes, sella y firma el inventario documental, y envía por correo electrónico a: [email protected]. Continúa procedimiento en el punto 9
Inventario Doc.
2
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-COARC-001-A3
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DESCRIPCIÓN DEL FORMATO
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I. Nombre del Formato:
REPORTE DIARIO DE CORRESPONDENCIA
ENVIADA
II. Clave: Sin Clave
III. Objetivo: Implementar un registro de la documentación enviada a
Unidades Administrativas de la Entidad y Organismos
Externos.
IV. Responsable de su Formulación: Responsable de la Unidad Administrativa que elabora el
llenado del Reporte diario de correspondencia enviada.
V. Periodicidad de su Elaboración: Anual
VI. Integración del Formato: Original
VII. Distribución: Original: Responsable de Archivo de Trámite
VIII. Forma de Llenado:
IX. Observaciones:
Computadora
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-COARC-001-A3
Vigencia Julio 2018 a Julio 2020
INSTRUCTIVO DE LLENADO
NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR
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1
2
3
4
EJERCICIO:
UNIDAD ADMINISTRATIVA
PRODUCTORA:
FECHA DE ELABORACIÓN:
HOJA ___ DE ____
Indicar el año del ejercicio fiscal que
corresponda.
Enunciar el nombre completo del área
productora de la documentación, evitando el
uso de abreviaturas y siglas. Ejemplo:
Dirección General, Dirección de Área,
Subdirección, Departamento.
Proporcionar el día, mes y año de elaboración
del reporte.
Enunciar el número de hojas en relación al
número total de folios que integran el formato
de control de correspondencia.
5 NÚMERO DE FOLIO CONSECUTIVO:
Incorporar el número consecutivo de cada fila
que conforma el formato, el cual iniciará con el
número 1 para la primera fila, el número 2 para
la segunda fila y así sucesivamente hasta
concluir la numeración con la última fila.
6 NÚMERO DE OFICIO O REFERENCIA:
Incorporar el número de referencia que se le
asigna al oficio.
7 FECHA DEL OFICIO:
Proporcionar la fecha de elaboración del oficio.
8 DESCRIPCIÓN BREVE DEL ASUNTO:
Describir brevemente un resumen del asunto
que trata el oficio.
9 DESTINATARIO:
Proporcionar el nombre y cargo a quien va
dirigido el documento.
10 REMITENTE:
Proporcionar el nombre y cargo de la persona
que emite el documento.
11 NIVEL DE IMPORTANCIA:
Indicar el grado de importancia para la atención
del documento, ya sea ALTO o BAJO
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-COARC-001-A3
Vigencia Julio 2018 a Julio 2020
INSTRUCTIVO DE LLENADO
NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR
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12
NÚMERO DE GUÍA QUE AMPARA EL
ENVÍO:
Si se tiene el dato, y si fuera el caso, colocar el
número de guía con que se realiza el envío para
su seguimiento.
13
MODALIDAD DE ENTREGA:
Indicar la forma en que se requiere que se
entregue la documentación, EN MANO, EN
SOBRE CERRADO.
14 DATOS DEL RESPONSABLE DE
ELABORAR EL REPORTE:
Indicar el nombre, cargo y firma del
Responsable de la Unidad Administrativa que
elaboró el llenado del reporte.
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-COARC-001-A3
Vigencia Julio 2018 a Julio 2020
EJEMPLAR DEL FORMATO
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Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-COARC-001-A3
Vigencia Julio 2018 a Julio 2020
DESCRIPCIÓN DEL FORMATO
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I. Nombre del Formato:
FICHA DE CONTROL DE CORRESPONDENCIA
RECIBIDA
II. Clave: Sin Clave
III. Objetivo: Implementar un registro de la documentación recibida en
la Unidad Administrativa de la Entidad.
IV. Responsable de su Formulación: Responsable de la Unidad Administrativa que elabora el
llenado de la ficha de control de correspondencia recibida.
V. Periodicidad de su Elaboración: Anual
VI. Integración del Formato: Original
VII. Distribución: Original: Responsable de Archivo de Trámite
VIII. Forma de Llenado:
IX. Observaciones:
Computadora
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Vigencia Julio 2018 a Julio 2020
INSTRUCTIVO DE LLENADO
NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR
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EJERCICIO:
UNIDAD ADMINISTRATIVA
PRODUCTORA:
FECHA DE ELABORACIÓN:
HOJA ___ DE ____
NÚMERO DE FOLIO CONSECUTIVO:
FECHA Y HORA DE RECEPCIÓN:
DESTINATARIO:
REMITENTE:
TIPO DE DOCUMENTO:
Indicar el año del ejercicio fiscal que
corresponda.
Enunciar el nombre completo del área
productora de la documentación, evitando el
uso de abreviaturas y siglas. Ejemplo:
Dirección General, Dirección de Área,
Subdirección, Departamento.
Proporcionar el día, mes y año de elaboración
de la ficha.
Enunciar el número de hojas en relación al
número total de folios que integran el formato
de control de correspondencia.
Incorporar el número consecutivo de cada fila
que conforma el formato, el cual iniciará con el
número 1 para la primera fila, el número 2 para
la segunda fila y así sucesivamente hasta
concluir la numeración con la última fila.
Proporcionar la fecha y la hora en que se recibe
la documentación.
Proporcionar el nombre y cargo a quien va
dirigido el documento.
Proporcionar el nombre y cargo de la persona
física que emitió el documento, en su caso el
nombre de la Dependencia, entidad, empresa u
organización.
Indicar el tipo de documento que se está
entregando: Si es oficio, nota informativa,
circular, memorándum.
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INSTRUCTIVO DE LLENADO
NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR
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NÚMERO DE OFICIO O REFERENCIA:
FECHA DEL OFICIO:
DESCRIPCIÓN BREVE DEL ASUNTO:
OBSERVACIONES:
ANEXOS:
Incorporar el número de referencia que se le
asigna al documento.
Proporcionar la fecha de elaboración del
documento.
Describir brevemente un resumen del asunto
que trata el documento.
Mencionar algún dato importante que no sea
considerado en ninguno de los demás campos
de descripción.
Indicar los anexos que pudieran tener los
documentos como CDS, oficios de
conocimiento, copias.
15
DATOS DE QUIEN RECIBE LA
CORRESPONDENCIA:
Indicar el nombre, cargo y firma del
Responsable de la Unidad Administrativa que
elaboró el llenado de la ficha de control de
correspondencia recibida.
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EJEMPLAR DEL FORMATO
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DESCRIPCIÓN DEL FORMATO
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I. Nombre del Formato:
INVENTARIO DOCUMENTAL (GENERAL POR
EXPEDIENTE ) DE ARCHIVO DE TRÁMITE
II. Clave: S/C
III. Objetivo: Identificar los expedientes que se encuentran en el archivo
de trámite de cada Unidad Administrativa.
IV. Responsable de su Formulación: Responsable de Archivo de Trámite
V. Periodicidad de su Elaboración: Anual
VI. Integración del Formato: Original y copia
VII. Distribución:
VIII. Forma de Llenado:
IX. Observaciones:
Original: Responsable de Archivo de Trámite
Copia: Coordinación de Archivos
Computadora
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INSTRUCTIVO DE LLENADO
NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR
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UNIDAD ADMINISTRATIVA
PRODUCTORA:
FONDO:
Enunciar el nombre completo del área
productora de la serie o series documentales,
evitando el uso de abreviaturas y siglas.
Ejemplo: Dirección General, Dirección de
Área, Subdirección, Departamento.
Proporcionar el nombre completo de la
Entidad, evitando el uso de abreviaturas y
siglas.
3 SECCIÓN DOCUMENTAL: Enunciar el código de clasificación y el nombre
de la sección a la que corresponden los
expedientes de acuerdo al CADIDO. Ejemplo:
2S Servicios de Prevención y Tratamiento en
materia de Adicciones.
4
5
SERIE DOCUMENTAL:
SUBSERIE DOCUMENTAL:
Enunciar el código de clasificación y el nombre
de la serie a la que corresponden los
expedientes de acuerdo al CADIDO. Ejemplo:
2S.4 Movilización Comunitaria.
Enunciar el código de clasificación y el nombre
de la subserie a la que corresponden los
expedientes de acuerdo al CADIDO. Ejemplo:
2S.4.1 Promoción del servicio social y/o
prácticas académicas.
6
HOJA DE
Enunciar el número de hojas en relación al
número total de folios que integran el
inventario.
7 FECHA DE ELABORACIÓN:
Proporcionar el día, mes y año de elaboración
del inventario documental (general por
expediente) de archivo de trámite.
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INSTRUCTIVO DE LLENADO
NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR
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NÚMERO CONSECUTIVO:
CÓDIGO DE CLASIFICACIÓN
ARCHIVÍSTICA DEL EXPEDIENTE:
Incorporar el número consecutivo de cada fila
que conforma el inventario, el cual iniciará con
el número 1 para la primera fila, el número 2
para la segunda fila y así sucesivamente hasta
concluir la numeración con la última fila.
Consignar la clave alfanumérica
correspondiente a la serie o subserie
documental plasmada en el CADIDO.
10 NÚMERO DE EXPEDIENTE: Proporcionar en orden ascendente, el número
consecutivo que identifica cada expediente al
interior del archivo donde se encuentra la serie
documental.
11
DESCRIPCIÓN DEL ASUNTO DEL QUE
TRATA EL EXPEDIENTE:
Describir brevemente un resumen del asunto
que trata cada expediente; la redacción deberá
ser concisa y reflejar la función que genera la
serie documental, evitando el uso de términos
generales, abreviaturas, siglas o claves.
12
13
TOTAL DE FOJAS (FOLIOS):
PERIODO DE TRÁMITE:
Número total de folios que integran cada
expediente.
Registrar en columnas independientes la fecha
en que se generó el primer documento y la
fecha del último documento de cada
expediente.
14 TRADICIÓN DOCUMENTAL: Seleccionar con una “X” en columnas
independientes según corresponda, si la
documentación que integra cada expediente se
encuentra en original, copia; o ambas opciones.
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INSTRUCTIVO DE LLENADO
NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR
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15 VALOR DOCUMENTAL: Señalar con una “X” en columnas
independientes según corresponda, los valores
documentales de cada expediente. Las
columnas se denominan “A” para
administrativo, “L” para legal, “F” para fiscal y
“C” para contable (Estos valores están
especificados en el CADIDO de acuerdo a la
serie documental correspondiente).
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18
PLAZO DE CONSERVACIÓN (AÑOS):
CONDICIONES DE ACCESO:
UBICACIÓN TOPOGRÁFICA:
Proporcionar en columnas independientes los
años de guarda de cada expediente en el
archivo de trámite y los años de guarda en el
archivo de concentración, así como registrar
la suma total de ambos años. Dichas columnas
se denominan “AT” para el archivo de trámite,
“AC” para el archivo de concentración y “Total
de años” para la suma de ambas columnas.
Señalar con una “X”, en columnas
independientes según corresponda si el
expediente contiene información clasificada
como reservada o confidencial. Las columnas
se denominan “R” para reservada y “C” para
confidencial.
Indicar mediante una clave el lugar donde se
resguardan los expedientes, ya sea gavetero,
archivero, estante, anaquel, nicho) Dicha clave
la tendrán que describir con una nota al final
del inventario.
19 TOTAL DE EXPEDIENTES:
Indicar el número total de expedientes
generados correspondientes a cada serie
documental.
20 DATOS DE QUIEN ELABORA EL
INVENTARIO:
Indicar el nombre, cargo y firma del
Responsable del Archivo de Trámite de la
Unidad Administrativa que elaboró el
inventario documental
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DESCRIPCIÓN DEL FORMATO
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I. Nombre del Formato:
PORTADA DE EXPEDIENTE DE ARCHIVO
II. Clave: S/C
III. Objetivo: Llevar el control de los documentos contenidos en un
expediente, conservarlos íntegros y disponibles para
permitir y facilitar un acceso expedito a la información
contenida en los archivos de cualquier área de la
Institución y dar cumplimiento a los Lineamientos
generales para la organización y conservación de los
archivos del Poder Ejecutivo Federal.
IV. Responsable de su Formulación: Responsable de Archivo de Trámite
V. Periodicidad de su Elaboración: Cada vez que se realice la apertura o cierre de un
expediente.
VI. Integración del Formato: Original
VII. Distribución: Original: Unidad Administrativa responsable del
resguardo de los expedientes.
VIII. Forma de Llenado: Computadora
IX. Observaciones: El formato deberá adherirse en la portada del expediente
en cuestión, se considera muy importante para llevar un
adecuado control del archivo y facilitar la ubicación de los
expedientes.
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UNIDAD ADMINISTRATIVA
PRODUCTORA:
Nombre de la Unidad Administrativa
productora de los expedientes.
2 FONDO: Nombre de la Entidad: Centros de Integración
Juvenil, A.C.
3 SECCIÓN DOCUMENTAL: Clave y nombre de la sección a la que
corresponda el expediente conforme al
CADIDO.
4
5
SERIE DOCUMENTAL:
SUBSERIE DOCUMENTAL:
Clave y nombre de la serie a la que
corresponda el expediente conforme al
CADIDO.
Clave y nombre de la subserie a la que
corresponda el expediente conforme al
CADIDO.
6 NÚMERO DE EXPEDIENTE: Número progresivo asignado al expediente.
7 DESCRIPCIÓN DEL ASUNTO QUE
TRATA EL EXPEDIENTE:
Descripción breve del contenido del
expediente, siendo conciso, reflejando la
función que genera la serie documental,
evitando el uso de términos generales,
abreviaturas, siglas, claves.
8 FECHA DE APERTURA: Fecha de apertura del expediente o del primer
documento que originó la creación del
expediente.
9 FECHA DE CIERRE: Fecha de cierre del expediente o del último
documento que integra el expediente.
10 VALOR DOCUMENTAL:
Marcar con una “X” el tipo de valor que
corresponde al expediente. Estos valores están
especificados en el CADIDO de acuerdo a la
serie documental: administrativo, legal o
jurídico, fiscal o contable.
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NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR
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11 PLAZO DE CONSERVACIÓN (AÑOS): De acuerdo al CADIDO indicar el número de
años que se conservará el expediente tanto en
Archivo de Trámite (A-T) como en Archivo de
Concentración (A-C) y la suma total de ambos
años.
12 CONDICIONES DE ACCESO-
RESRVADA:
En caso de que el expediente contenga
información clasificada como reservada, se
pondrá la leyenda de “INFORMACIÓN
RESERVADA”.
Si la clasificación es parcial, se indicarán las
partes o páginas del documento que se
clasifican como reservadas.
Recordar que la clasificación de la información
se llevará a cabo en el momento en que se
reciba una solicitud de acceso a la información,
se determine mediante resolución de autoridad
competente, o se generen versiones públicas
para dar cumplimiento a las obligaciones de
transparencia previstas en la Ley General o
Federal de Transparencia y Acceso a la
Información Pública.
13
14
CONDICIONES DE ACCESO-
CONFIDENCIAL:
PERIODO DE RESERVA:
En caso de que el expediente contenga
información clasificada como confidencial, se
pondrá la leyenda de “INFORMACIÓN
CONFIDENCIAL”.
Se indicarán en su caso las partes o páginas del
documento que se clasifican como
confidencial.
Indicar con número, los años por los que se
mantendrá el expediente o las partes del mismo
como reservado.
Si el expediente no es reservado, sino
confidencial, deberá tacharse este apartado.
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INSTRUCTIVO DE LLENADO
NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR
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FECHA DE CLASIFICACIÓN:
Día Mes Año Día Mes Año
FECHA DE DESCLASIFICACIÓN:
Día Mes Año Día Mes Año
AMPLIACIÓN DEL PERIODO DE
RESERVA:
PARTES O SECCIONES RESERVADAS
O CONFIDENCIALES:
RÚBRICA Y CARGO DEL TITULAR
DEL ÁREA QUE CLASIFICA:
RÚBRICA Y CARGO DEL SERVIDOR
PÚBLICO QUE DESCLASIFICA:
Se anotará el día, mes y año en que el Comité
de Transparencia confirmó la clasificación del
expediente, en su caso.
Indicar el día, mes y año en que se desclasifica
el expediente.
En caso de haber solicitado la ampliación del
periodo de reserva originalmente establecido,
se deberá anotar el número de años o meses por
los que se amplía la reserva.
En caso de que sólo una parte o sección del
documento sea reservado o confidencial, se
señalará la foja o el apartado y de ser posible,
los datos o información.
Rúbrica autógrafa de quien clasifica y cargo
que ocupa.
Rúbrica autógrafa de quien desclasifica y cargo
que ocupa.
21 TOTAL DE FOJAS (FOLIOS): Indicar con número, el total de folios que
integran el expediente al final del cierre del
mismo.
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EJEMPLAR DEL FORMATO
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PROCEDIMIENTO PARA LA TRANSFERENCIA PRIMARIA Y PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES DE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
CODIGO: PR-COARC-002-A4
ÍNDICE
PAG.
OBJETIVO
1
ALCANCE
1
NOTACIONES Y DEFINICIONES
1
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
3
MATERIALES
11
REFERENCIAS
11
PROCEDIMIENTO
12
FLUJOGRAMA
18
ANEXOS 29
PARA SER LLENADO ÚNICAMENTE POR LA DIRECCIÓN DEL ÁREA EMISORA
Fecha de Revisión/Aprobación Fecha de Emisión Ubicación del archivo
Junio 2018 Julio 2018 U: COOR./ARCHIVO
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PROCEDIMIENTO PARA LA TRANSFERENCIA PRIMARIA Y PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES DE
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
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OBJETIVO
Realizar el traslado controlado de la documentación generada por las distintas áreas
administrativas de la Entidad al Archivo de Concentración para su resguardo precaucional,
control e identificación de su valor documental; con el objeto de facilitar su localización y
consulta hasta su destino final.
ALCANCE
A la Coordinación de Archivos, y Responsables de Archivo de Trámite de Dirección
General, Direcciones Generales Adjuntas, Direcciones de Área, Coordinaciones Regionales,
Subdirecciones de Área, Departamentos, Centros de Integración Juvenil, Unidades de
Hospitalización y Unidades de Tratamiento a Usuarios de Heroína de zona metropolitana y
foránea.
NOTACIONES Y DEFINICIONES
Archivo de Concentración: Unidad responsable de la administración de documentos cuya
consulta es esporádica por parte de las Unidades Administrativas de la Entidad y
permanecen en ésta hasta su destino final.
AGN: Archivo General de la Nación.
Archivo de Trámite: Unidad responsable de la administración de documentos de uso
cotidiano, necesario para el ejercicio de las atribuciones de una Unidad Administrativa, las
cuales conforman la Entidad.
CADIDO: Catálogo de Disposición Documental.
Legajo: Se refiere a la división de un expediente en varias partes cuando este es voluminoso.
Responsable del Archivo de Concentración: Servidor público nombrado por el Titular de
la Dependencia o Entidad, con conocimiento y experiencia en archivística, encargado del
acervo documental semiactivo.
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Vigencia Julio 2018 a Julio 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA TRANSFERENCIA PRIMARIA Y PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES DE
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
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Responsable del Archivo de Trámite: Servidor público nombrado por el Titular de cada
Unidad Administrativa, quien definirá su nivel jerárquico, encargado del acervo documental
en la Unidad Administrativa de su adscripción.
RAC: Responsable de Archivo de Concentración.
RAT: Responsable de Archivo de Trámite.
Transferencia Primaria: Es el traslado controlado y sistemático de expedientes cuyo
trámite ha concluido a los archivos de concentración. La transferencia primaria se efectuará
una vez que se cumpla el plazo de conservación previsto en el catálogo de disposición
documental, dicha transferencia se programará el último viernes de abril, junio, septiembre
y noviembre, y será exclusivamente para los responsables de archivos de trámite de oficinas
centrales; los de zona metropolitana y foránea conservarán la documentación hasta su baja.
Unidad Administrativa: Área a la que se confieren atribuciones específicas en el
reglamento interior, estatuto orgánico o disposición equivalente dentro de las dependencias
y entidades, se refiere a las Direcciones, Subdirecciones, Coordinaciones Regionales,
Centros de Integración Juvenil, Unidades de Hospitalización, Unidades de Tratamiento a
Usuarios de Heroína de zona metropolitana y foránea y Departamentos que conforman la
Entidad.
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-COARC-002-A4
Vigencia Julio 2018 a Julio 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA TRANSFERENCIA PRIMARIA Y PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES DE
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
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POLÍTICAS DE OPERACIÓN
TRANSFERENCIA PRIMARIA
Responsable de Archivo de Trámite de la Unidad Administrativa de Oficinas Centrales
Identificará los expedientes cuyo plazo de conservación en el archivo de trámite haya
concluido, conforme al catálogo de disposición documental.
Elaborará la propuesta de inventario documental, en original y copia, agrupando por
series documentales y por año.
Solicitará al Titular de la Unidad Administrativa otorgue el visto bueno a la propuesta
de inventario documental.
Instalará los expedientes en cajas debidamente identificadas.
Solicitará al Coordinador/a de Archivos, la revisión y visto bueno del inventario de
transferencia primaria, el cual especifica la documentación que será enviada al archivo
de concentración, por lo menos con 10 días hábiles de anticipación a la fecha de la
transferencia primaria.
En caso de existir observaciones, una vez realizada la revisión de los expedientes por
parte del RAC, el RAT las solventará y lo enviará nuevamente al RAC al correo
electrónico [email protected] para su visto bueno.
Anexará una copia dentro de cada caja de archivo y entregará una más a la
Coordinación de Archivos como parte de su acuse.
Los documentos que integran cada expediente deberán estar protegidos por un folder de
igual tamaño al de ellos (carta u oficio). Aquellos que contengan otro tipo de carpeta o
se encuentren engargolados deberá cambiarse conforme a lo anterior.
Para el adecuado manejo y optimización de espacios, los expedientes a transferir no
podrán tener un grosor mayor a 5 centímetros, aquellos que lo rebasen deberán
dividirse en los legajos que sean necesarios. Lo anterior se especificará en la carátula de
identificación del expediente.
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-COARC-002-A4
Vigencia Julio 2018 a Julio 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA TRANSFERENCIA PRIMARIA Y PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES DE
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
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Asignará un folio a cada uno de los documentos que integran cada expediente a
transferir el cual se asentará con foliadora o pluma en el ángulo inferior o superior
derecho. La foliación se hará de manera consecutiva, si un expediente está integrado
por varios legajos los documentos seguirán el consecutivo del folio en cada legajo.
Colocará en la pestaña del folder el código de clasificación del expediente
(nomenclatura). Ejemplo: 2S.4.1-8:
Código de la Sección (2S)
Código de la serie (2S.4)
Código de la subserie en caso de contar con ella (2S.4.1)
Número del expediente (8)
2S.4.1-8
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-COARC-002-A4
Vigencia Julio 2018 a Julio 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA TRANSFERENCIA PRIMARIA Y PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES DE
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
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En caso de que el expediente se divida en varios legajos, pondrá el consecutivo del
legajo que le corresponde. Ejemplo: 2S.4.1-8/ L 1/3.
Código de la Sección (2S)
Código de la serie (2S.4)
Código de la subserie en caso de contar con ella (2S.4.1)
Número del expediente (8)
Número de Legajo (L 1/3)
La documentación a transferir al archivo de concentración deberá colocarse en cajas de
archivo, con su respectiva carátula de caja de archivo de concentración.
Deberá evitar grapas y clips de los documentos de cada expediente para su mejor
conservación en el archivo de concentración.
Ordenará los expedientes de izquierda a derecha tomando como referencia el frente de
la tapa.
Las cajas de archivo no deberán exceder un peso mayor a los 20 kilogramos, esto para
una mejor manipulación durante el proceso de transferencia y resguardo en el archivo
de concentración.
2S.4.1-8/L 1/3
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-COARC-002-A4
Vigencia Julio 2018 a Julio 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA TRANSFERENCIA PRIMARIA Y PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES DE
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
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Llevará el control de los números progresivos que asigne a las cajas que transfiera al
archivo de concentración por año fiscal.
Se coordinará con la Coordinación de Archivos para realizar la baja documental de sus
respectivas cajas una vez concluido el plazo de conservación en el archivo de
concentración.
NOTAS:
En el caso de los responsables de archivo de trámite de Centros de Integración Juvenil,
Unidades de Hospitalización, Unidades de Tratamiento a Usuarios de Heroína de zona
metropolitana y foránea, no efectuarán éste proceso de “transferencia primaria”, pero
sí organizarán los expedientes en sus respectivas cajas de archivo conforme a las
políticas de operación antes mencionadas; ya que custodiarán la documentación que
generen hasta que se concluya con su plazo de conservación total establecido en el
CADIDO institucional y posteriormente solicitarán la baja documental ante la
Coordinación de Archivos, para que ésta a su vez gestione el proceso de solicitud ante
el AGN.
En el caso de los Centros de Integración Juvenil, Unidades de Hospitalización y
Unidades de Tratamiento a Usuarios de Heroína de zona metropolitana, se recolectarán
las cajas de archivo que se hayan solicitado para baja documental y se custodiarán en el
Archivo de Concentración de centros de Integración Juvenil, A.C., hasta que el AGN
emita el acta y dictamen de baja y se proceda su donación ante la Comisión Nacional de
Libros de Texto Gratuitos.
En el caso Centros de Integración Juvenil, Unidades de Hospitalización y Unidades de
Tratamiento a Usuarios de Heroína de zona foránea, una vez que el AGN emita el acta
y dictamen de baja documental, la Coordinación de Archivos avisará y dará
seguimiento para que la unidad operativa efectúe el proceso de destrucción del papel de
archivo.
Titular de la Unidad Administrativa
Revisa la propuesta de inventario documental y de ser necesario revisa físicamente los
expedientes. Una vez revisado el inventario y en caso de no existir observaciones al
respecto, otorga el visto bueno.
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-COARC-002-A4
Vigencia Julio 2018 a Julio 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA TRANSFERENCIA PRIMARIA Y PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES DE
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
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Coordinador/a de Archivos / Responsable de Archivo de Concentración
Cotejará los inventarios de transferencia primaria contra los expedientes junto con el
RAT.
Otorgará visto bueno al inventario y recibirá los expedientes.
Efectuará la transferencia primaria de expedientes al Archivo de Concentración el
último viernes de los meses de abril, junio, septiembre y noviembre.
Supervisará que se cumpla el tiempo de conservación de expedientes en el archivo de
concentración, conforme a los plazos establecidos en el Catálogo de disposición
documental.
Instalará la remesa de expedientes en la ubicación topográfica correspondiente.
Registrará en el inventario de transferencia primaria la ubicación topográfica de la
remesa y de cada expediente.
Integrará el expediente de la transferencia primaria.
Administrará la segunda etapa de vida de los documentos de archivo, que le han sido
transferidos del archivo de trámite, mismos que deberá conservar y custodiar hasta su
eliminación o transferencia al archivo histórico.
Personal adscrito a la Coordinación de Archivos
Apoyará a las Unidades Administrativas en el llenado de los formatos de inventarios
documentales para la transferencia de expedientes al Archivo de Concentración.
Custodiará el traslado de las cajas de documentación al archivo de concentración.
Revisará los inventarios de transferencia primaria de cada una de las áreas solicitantes.
Complementará el llenado del Inventario Documental de Transferencia Primaria
asignando la clave topográfica a los expedientes transferidos, y remitirá copia del
mismo a las áreas generadoras de los expedientes para su consulta y solicitud de
préstamos posteriores.
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-COARC-002-A4
Vigencia Julio 2018 a Julio 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA TRANSFERENCIA PRIMARIA Y PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES DE
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
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Conservará precautoriamente en el Archivo de Concentración los expedientes
semiactivos hasta cumplir su vigencia documental conforme al Catálogo de disposición
documental.
PRÉSTAMO Y CONSULTA DE EXPEDIENTES DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
Titular de la Unidad Administrativa
Designará mediante oficio a los servidores públicos autorizados para solicitar el
préstamo y consulta de expedientes de archivo.
Informará mediante oficio al RAC la designación realizada al momento de requerir
alguna consulta de expedientes.
Servidor Público autorizado
Solicitará al RAC el préstamo del expediente mediante la elaboración del vale de
préstamo.
Recibirá el expediente por parte del RAC y verificará el contenido e integridad del
expediente.
Custodiará el expediente hasta su devolución al RAC, ya sea para consulta dentro del
archivo o para préstamo externo.
El tiempo máximo para el préstamo de expedientes será de 20 días hábiles, en caso de
requerir más tiempo deberá solicitar la ampliación del plazo de consulta.
Si requiere de más tiempo para consultar el expediente, elaborará la solicitud de
ampliación del plazo y actualiza los datos del préstamo.
Devolverá el expediente al RAC.
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-COARC-002-A4
Vigencia Julio 2018 a Julio 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA TRANSFERENCIA PRIMARIA Y PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES DE
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
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Coordinador/a de Archivos/Responsable de Archivo de Concentración
Recibirá por parte del Titular de la Unidad Administrativa, el oficio de designación de
servidores públicos autorizados para solicitar préstamos de expedientes.
Llevará a cabo un registro de servidores públicos designados para los préstamos de
expedientes.
Permitirá a los servidores públicos previamente autorizados el acceso a los documentos
transferidos al archivo de concentración.
Recibirá la solicitud de préstamo de expedientes mediante la elaboración del vale de
préstamo, verificará los datos y firmas autorizadas.
Verificará si la solicitud de préstamo contiene todos los datos necesarios para ubicar el
expediente.
Identificará la transferencia en su inventario documental.
Realizará la búsqueda del expediente.
Registrará los datos necesarios y complementará la información del vale de préstamo.
Entregará el vale de préstamo para su firma y el expediente para su consulta.
Una vez devuelto el expediente, recibirá y verificará el contenido e integridad del
expediente.
Cancelará el vale de préstamo y registrará los datos de recepción.
Depositará el expediente en el lugar que le corresponde topográficamente.
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-COARC-002-A4
Vigencia Julio 2018 a Julio 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA TRANSFERENCIA PRIMARIA Y PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES DE
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
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SEGUIMIENTO DEL PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES DEL ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN
Coordinador/a de Archivos/Responsable de Archivo de Concentración
Revisará el listado de expedientes prestados para su seguimiento y lo confrontará con el
acervo documental.
Si existen expedientes no devueltos informará al servidor público que solicitó el
expediente cinco días hábiles previos al vencimiento del plazo de préstamo,
requiriéndole la devolución o proponiéndole ampliar el plazo.
Si el servidor público requiere de más tiempo, elaborará la solicitud de ampliación del
plazo y actualizará los datos del préstamo.
Personal adscrito a la Coordinación de Archivos
Atenderá y dará seguimiento a las solicitudes de préstamo de los expedientes ubicados
en el Archivo de Concentración.
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-COARC-002-A4
Vigencia Julio 2018 a Julio 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA TRANSFERENCIA PRIMARIA Y PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES DE
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
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MATERIALES
Inventario de Transferencia Primaria
Carátula de Caja de Archivo de Concentración
Vale de Préstamo de Expedientes Semiactivos
Oficio para solicitud de transferencia primaria
REFERENCIAS
Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública. DOF 04/05/2015.
Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública DOF. 09/05/2016.
Ley Federal de Archivos DOF. 23/01/2012 y su Reglamento.
Acuerdo que tiene por objeto emitir las Disposiciones Generales en materia de Archivos
y de Gobierno Abierto para la Administración Pública Federal y su Anexo Único. DOF
15/05/2017.
Lineamientos para la Organización y Conservación de los Archivos. DOF. 04/05/2016.
Acuerdo del Consejo Nacional del Sistema Nacional de Transparencia, Acceso a la
Información Pública y Protección de Datos Personales, por el que se aprueban los
Lineamientos para la Organización y Conservación de los Archivos. DOF. 04/05/2016
Norma de Archivo Contable Gubernamental NACG-01. Disposiciones Aplicables al
Archivo Contable Gubernamental. 01/01/2014.
Norma Oficial Mexicana NOM-004-SSA3-2012 del Expediente Clínico. 29/06/2012.
Manual de Organización Específico de Centros de Integración Juvenil, A.C.
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-COARC-002-A4
Vigencia Julio 2018 a Julio 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA TRANSFERENCIA PRIMARIA Y PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES DE
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
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ANEXOS
Inventario de Transferencia Primaria.
Carátula de Caja de Archivo de Concentración.
Vale de Préstamo de Expedientes Semiactivos.
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-COARC-002-A4
Vigencia Julio 2018 a Julio 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA TRANSFERENCIA PRIMARIA Y PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES DE
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCION
MATERIALES
Y/O ANEXOS
13 de 42
Responsable de
Archivo de
Trámite de
Unidades
Administrativas
Coordinador/a de
Archivos
Personal Adscrito
a la Coordinación
de Archivos
Coordinador/a de
Archivos
1. Selecciona y revisa físicamente los expedientes a
transferir, requisita el Inventario de Transferencia
Primaria de Archivo de Concentración y anexa copia
dentro de cada caja como primer documento. Conserva
otra copia como comprobante y un original el cual
entregará al Coordinador/a de Archivos.
2. Requisita el formato Carátula de Caja de Archivo de
Concentración para cada caja a transferir, con los
siguientes datos: Unidad Administrativa productora,
Sección documental, Serie documental, Subserie
documental, Plazo de Conservación, Número de Caja,
Número total de Expedientes, Fechas Extremas y
Observaciones. Pega la Carátula al frente de cada caja.
3. Envía oficio al Coordinador/a de Archivos solicitando su
Visto Bueno para el envío de las cajas al archivo de
concentración y le anexa el Inventario de Transferencia
Primaria, así como el archivo electrónico del mismo.
4. Recibe oficio e Inventario de Transferencia Primaria.
5. Turna al personal adscrito a la Coordinación de Archivos
el oficio e Inventario de Transferencia Primaria para su
revisión.
6. Recibe oficio e Inventario de Transferencia Primaria y
acude a la Unidad Administrativa, revisa las cajas y en
caso de no cumplir con los requisitos para su envío al
archivo de concentración, la orienta hasta lograr su
adecuada integración.
7. Una vez que la revisión de expedientes ha concluido,
autoriza el envío de la misma al Archivo de
Concentración firmando el Inventario de Transferencia
Primaria de Archivo de Concentración. Notifica a la
Unidad Administrativa la fecha para el traslado de las
cajas.
Inventario de
Transferencia
Primaria
Carátula de
Caja de
Archivo de
Concentración
Oficio de visto
bueno
Oficio e
Inventario
Oficio e
Inventario
Inventario
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Vigencia Julio 2018 a Julio 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA TRANSFERENCIA PRIMARIA Y PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES DE
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCION
MATERIALES
Y/O ANEXOS
14 de 42
Personal adscrito
a la Coordinación
de Archivos
Servidor público
designado
Personal Adscrito
a la Coordinación
de Archivos
8. Acude con personal del Departamento de Servicios
Generales a las Unidades Administrativas a recoger las
cajas de archivo de concentración y las custodia hasta el
Archivo de Concentración donde se resguardarán.
9. Supervisa y verifica la completa y correcta colocación de
las cajas de archivo en el Archivo de Concentración.
10. Completa el llenado del Inventario de Transferencia
Primaria anotando el número de transferencia y la clave
topográfica de ubicación física de los expedientes. Envía
copia del inventario requisitado y firmado a la Unidad
Administrativa.
11. En caso de requerir información del archivo de
concentración solicita al Coordinador/a de Archivos con
2 días de anticipación, el préstamo de expedientes por
medio del Vale de Préstamo.
12. Requisita el Vale de Préstamo, imprime y lo entrega al
Coordinador de Archivos.
Nota: La información requerida del archivo de
concentración le será entregada a la Unidad
Administrativa en un período de 2 días hábiles
aproximadamente.
13. Recibe el Vale de Préstamo, debidamente requisitado y
lo revisa.
14. Revisa en los inventarios de transferencia primaria y
listado de expedientes en préstamo si los expedientes
solicitados se encuentran en el Archivo de
Concentración, pudiendo presentarse 2 casos:
Inventario
Vale de
Préstamo de
Vale de
Préstamo
Vale de
Préstamo
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PROCEDIMIENTO PARA LA TRANSFERENCIA PRIMARIA Y PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES DE
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCION
MATERIALES
Y/O ANEXOS
15 de 42
Personal Adscrito
a la Coordinación
de Archivos
Servidor público
designado
14.1. Que no se encuentre la documentación, en este
caso, informa al solicitante que el expediente se
encuentra en préstamo y cancela la solicitud.
Termina procedimiento.
14.2. Que los expedientes se encuentren registrados en
los inventarios de transferencia primaria y no
tengan registros de préstamo vigente, en este
caso, solicita un vehículo al Departamento de
Servicios Generales mediante el Buzón para
asistir al Archivo de Concentración. Continúa
procedimiento.
15. Realiza la búsqueda física del expediente.
16. Una vez localizado el expediente en el archivo de
concentración, lo entrega a la Unidad Administrativa,
requiriéndole su firma de recibido en el Vale de
Préstamo, y que defina la fecha en que devolverá el
expediente.
17. Recibe el expediente y verifica el contenido e integridad
del mismo (física y folios completos), pudiéndose
presentar dos casos:
17.1. Que el expediente no esté completo, en este caso
firma el vale y deja constancia de las
inconsistencias en el mismo. Conserva el
expediente para su consulta. Continúa
procedimiento en el punto 18.
17.2. Que el expediente este completo, en este caso,
recibe el Vale de Préstamo, lo firma, asienta la
fecha de devolución del expediente y entrega al
personal adscrito a la Coordinación de Archivos.
Continúa procedimiento.
Vale y
Expediente
Vale y
Expediente
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-COARC-002-A4
Vigencia Julio 2018 a Julio 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA TRANSFERENCIA PRIMARIA Y PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES DE
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCION
MATERIALES
Y/O ANEXOS
16 de 42
Servidor público
designado
Personal Adscrito
a la Coordinación
de Archivos
18. Recibe el expediente y lo custodia hasta su devolución al
RAC, ya sea para su consulta dentro del archivo o para
préstamo externo.
19. En la fecha establecida, devuelve el expediente a la
Coordinación de Archivos.
20. Recibe el expediente y verifica el contenido e integridad
del mismo, pudiéndose presentar 2 casos:
20.1. Que el expediente no esté completo, en este caso,
notifica al Coordinador de Archivos y al Titular
de la Unidad Administrativa de las
inconsistencias detectadas para que se realicen
las acciones a las que haya lugar. Termina
procedimiento.
20.2. Que el expediente esté completo, en este caso,
cancela el vale de préstamo y registra los datos
de recepción. Continúa procedimiento.
21. Deposita el expediente en el lugar que le corresponde
topográficamente en el archivo de concentración.
22. Realiza el seguimiento de expedientes en préstamo,
revisando el listado de expedientes prestados para su
seguimiento y confronta con el acervo documental,
pudiéndose presentar dos casos:
22.1. Que todos los expedientes prestados hayan sido
devueltos, en este caso, termina procedimiento.
22.2. Que identifique expedientes que aún no han sido
devueltos, en este caso, notifica al servidor público
que solicitó el expediente con cinco días hábiles
previos al vencimiento del plazo del préstamo
requiriéndole la devolución o proponiéndole la
ampliación del plazo, pudiéndose presentar dos
Expediente
Expediente
Vale y
Expediente
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-COARC-002-A4
Vigencia Julio 2018 a Julio 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA TRANSFERENCIA PRIMARIA Y PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES DE
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
RESPONSABLE
DESCRIPCION
MATERIALES
Y/O ANEXOS
17 de 42
Personal Adscrito
a la Coordinación
de Archivos
Unidad
Administrativa
casos:
22.2.1. Que la Unidad Administrativa requiera por
más tiempo el expediente, en este caso,
elabora la solicitud de ampliación del plazo
y actualiza los datos del préstamo. Continúa
procedimiento en el punto 23.
22.2.2. Que la Unidad Administrativa no requiera
por más tiempo el expediente, en este caso
le solicita la entrega del mismo en la fecha
establecida. Termina procedimiento.
23. Recibe la solicitud de ampliación del plazo y actualiza
los datos del préstamo.
24. Custodia el expediente hasta su devolución al RAC.
25. Termina procedimiento.
Expediente
Expediente
Expediente
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-COARC-002-A4
Vigencia Julio 2018 a Julio 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA TRANSFERENCIA PRIMARIA Y PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES DE
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
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DIAGRAMA DE FLUJO
Oficio
I.T.P.
I.T.P
Responsable de Archivo de Trámite
de Unidades AdministrativasCoordinador/a de Archivos
Personal Adscrito a la Coordinación
de ArchivosServidor Público designado
Selecciona y revisa físicamente los expedientes a
transferir, requisita el Inventario de Transferencia
Primaria de Archivo de Concentración y anexa copia
dentro de cada caja como primer documento. Conserva otra copia como comprobante y un original el cual entregará al Coordinador/a de Archivos.
Inicia
1
Oficio
Recibe oficio e Inventario de Transferencia Primaria.
4
A
Unidad Administrativa
C.C.A.C
Requisita el formato Carátula de Caja de Archivo de
Concentración para cada caja a transferir, con los siguientes datos: Unidad Administrativa
productora, Sección documental, Serie
documental, Subserie documental, Plazo de
Conservación, Número de Caja, Número total de Expedientes, Fechas
Extremas y Observaciones. Pega la Carátula al frente de
cada caja.
2
I.T.P.
Envía oficio al Coordinador/a de Archivos solicitando su
Visto Bueno para el envío de las cajas al archivo de
concentración y le anexa el Inventario de Transferencia
Primaria, así como el archivo electrónico del mismo.
3
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-COARC-002-A4
Vigencia Julio 2018 a Julio 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA TRANSFERENCIA PRIMARIA Y PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES DE
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
19 de 42
Oficio
I.T.P.
Responsable de Archivo de Trámite
de Unidades AdministrativasCoordinador/a de Archivos
Personal Adscrito a la Coordinación
de ArchivosServidor Público designado
Turna al personal adscrito a la Coordinación de Archivos el
oficio e Inventario de Transferencia Primaria para
su revisión.
5
B
Unidad Administrativa
A
Oficio
I.T.P.
Recibe oficio e Inventario de Transferencia Primaria y
acude a la Unidad Administrativa, revisa las cajas
y en caso de no cumplir con los requisitos para su envío al archivo de concentración, la
orienta hasta lograr su adecuada integración.
6
Acude con personal del Departamento de Servicios Generales a las Unidades
Administrativas a recoger las cajas de archivo de
concentración y las custodia hasta el Archivo de
Concentración donde se resguardarán.
8
I.T.P.
Una vez que la revisión de expedientes ha concluido,
autoriza el envío de la misma al Archivo de Concentración
firmando el Inventario de Transferencia Primaria de Archivo de Concentración.
Notifica a la Unidad Administrativa la fecha para el
traslado de las cajas.
7
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-COARC-002-A4
Vigencia Julio 2018 a Julio 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA TRANSFERENCIA PRIMARIA Y PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES DE
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
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Vale P.
Responsable de Archivo de Trámite
de Unidades AdministrativasCoordinador/a de Archivos
Personal Adscrito a la Coordinación
de ArchivosServidor Público designado
C
Unidad Administrativa
B
Supervisa y verifica la completa y correcta
colocación de las cajas de archivo en el Archivo de
Concentración.
9
En caso de requerir información del archivo de concentración solicita al
Coordinador/a de Archivos con 2 días de anticipación, el préstamo de expedientes por medio del Vale de Préstamo
11
Requisita el Vale de Préstamo, imprime y lo
entrega al Coordinador de Archivos
12
Nota: La información requerida del archivo de concentración le
será entregada a la Unidad Administrativa en un período
de 2 días hábiles aproximadamente.
I.T.P.
Completa el llenado del Inventario de Transferencia
Primaria anotando el número de transferencia y la clave
topográfica de ubicación física de los expedientes. Envía
copia del inventario requisitado y firmado a la
Unidad Administrativa.
10
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-COARC-002-A4
Vigencia Julio 2018 a Julio 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA TRANSFERENCIA PRIMARIA Y PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES DE
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
21 de 42
Vale P.
Responsable de Archivo de Trámite
de Unidades AdministrativasCoordinador/a de Archivos
Personal Adscrito a la Coordinación
de ArchivosServidor Público designado
D
Unidad Administrativa
C
Recibe el Vale de Préstamo, debidamente requisitado y lo
revisa
13
Revisa en los inventarios de transferencia primaria y listado de expedientes en préstamo si los expedientes solicitados se encuentran en el Archivo de
Concentración, pudiendo presentarse 2 casos
14
Los documentos se encuentran en el
Archivo de Concentración?
Si No
1 2
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-COARC-002-A4
Vigencia Julio 2018 a Julio 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA TRANSFERENCIA PRIMARIA Y PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES DE
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
22 de 42
Responsable de Archivo de Trámite
de Unidades AdministrativasCoordinador/a de Archivos
Personal Adscrito a la Coordinación
de ArchivosServidor Público designado
E
Unidad Administrativa
D
Que no se encuentre la documentación, en este caso,
informa al solicitante que el expediente se encuentra en
préstamo y cancela la solicitud.
14.1
1
Termina
Que los expedientes se encuentren registrados en los inventarios de transferencia
primaria y no tengan registros de préstamo vigente, en este caso, solicitará un vehículo al Departamento de Servicios
Generales mediante el Buzón para asistir al Archivo de
Concentración.
14.2
Realiza la búsqueda física del expediente.
15
2
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-COARC-002-A4
Vigencia Julio 2018 a Julio 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA TRANSFERENCIA PRIMARIA Y PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES DE
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
23 de 42
Vale P.
Exp.Exp.
Responsable de Archivo de Trámite
de Unidades AdministrativasCoordinador/a de Archivos
Personal Adscrito a la Coordinación
de ArchivosServidor Público designado
F
Unidad Administrativa
E
Una vez localizado el expediente en el archivo de
concentración, lo entrega a la Unidad Administrativa,
requiriéndole su firma de recibido en el Vale de
Préstamo, y que defina la fecha en que devolverá el
expediente.
16
Recibe el expediente y verifica, el contenido e
integridad del mismo (física y folios completos), pudiéndose
presentar dos casos:
17
El expediente está completo?
Exp.
Que el expediente no esté completo, en este caso firma el vale y deja constancia de
las inconsistencias en el mismo. Conserva el
expediente para su consulta. Continúa procedimiento en el
punto 18.
17.1
4
No
Si
3
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-COARC-002-A4
Vigencia Julio 2018 a Julio 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA TRANSFERENCIA PRIMARIA Y PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES DE
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
24 de 42
Vale P.
Exp.
Responsable de Archivo de Trámite
de Unidades AdministrativasCoordinador/a de Archivos
Personal Adscrito a la Coordinación
de ArchivosServidor Público designado
G
Unidad Administrativa
F
Recibe el expediente y lo custodia hasta su devolución
al RAC, ya sea para su consulta dentro del archivo o
para préstamo externo.
18
Exp.
Que el expediente este completo, en este caso, recibe el Vale de Préstamo, lo firma, asienta la fecha de devolución
del expediente y entrega al personal adscrito a la
Coordinación de Archivos. Continúa procedimiento.
17.2
3
Exp.
En la fecha establecida, devuelve el expediente a la Coordinación de Archivos.
19
4
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-COARC-002-A4
Vigencia Julio 2018 a Julio 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA TRANSFERENCIA PRIMARIA Y PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES DE
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
25 de 42
Responsable de Archivo de Trámite
de Unidades AdministrativasCoordinador/a de Archivos
Personal Adscrito a la Coordinación
de ArchivosServidor Público designado
H
Unidad Administrativa
G
Exp.
Recibe el expediente y verifica el contenido e integridad del
mismo, pudiéndose presentar 2 casos:
20
El expediente está completo?
Exp.
Que el expediente no esté completo, en este caso,
notifica al Coordinador de Archivos y al Titular de la
Unidad Administrativa de las inconsistencias detectadas
para que se realicen las acciones a las que haya lugar.
20.1
Termina
No
Si
5
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-COARC-002-A4
Vigencia Julio 2018 a Julio 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA TRANSFERENCIA PRIMARIA Y PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES DE
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
26 de 42
Responsable de Archivo de Trámite
de Unidades AdministrativasCoordinador/a de Archivos
Personal Adscrito a la Coordinación
de ArchivosServidor Público designado
I
Unidad Administrativa
H
Exp.
Que el expediente esté completo, en este caso,
cancela el vale de préstamo y registra los datos de recepción. Continúa
procedimiento.
20.2
Exp.
Deposita el expediente en el lugar que le corresponde topográficamente en el
archivo de concentración.
21
Realiza el seguimiento de expedientes en préstamo,
revisando el listado de expedientes prestados para su seguimiento y confronta con el acervo documental, pudiéndose presentar dos
casos:
22
5
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-COARC-002-A4
Vigencia Julio 2018 a Julio 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA TRANSFERENCIA PRIMARIA Y PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES DE
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
27 de 42
Responsable de Archivo de Trámite
de Unidades AdministrativasCoordinador/a de Archivos
Personal Adscrito a la Coordinación
de ArchivosServidor Público designado
J
Unidad Administrativa
I
Que todos los expedientes prestados hayan sido
devueltos.
22.1
Que identifique expedientes que aún no han sido
devueltos, en este caso, notifica al servidor público que
solicitó el expediente con cinco días hábiles previos al
vencimiento del plazo del préstamo requiriéndole la
devolución o proponiéndole la ampliación del plazo,
pudiéndose presentar dos casos:
22.2
Los expedientes prestados han sido
devueltos?
Si
No
Termina
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-COARC-002-A4
Vigencia Julio 2018 a Julio 2020
PROCEDIMIENTO PARA LA TRANSFERENCIA PRIMARIA Y PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES DE
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
28 de 42
Exp.
Exp.
Exp.
Responsable de Archivo de Trámite
de Unidades AdministrativasCoordinador/a de Archivos
Personal Adscrito a la Coordinación
de ArchivosServidor Público designado Unidad Administrativa
J
Que la Unidad Administrativa requiera por más tiempo el expediente, en este caso,
elabora la solicitud de ampliación del plazo y actualiza los datos del préstamo. Continúa
procedimiento en el punto 23.
22..2.1
Que la Unidad Administrativa no requiera por más tiempo el expediente, en este caso le solicita la entrega del mismo
en la fecha establecida.
22.2.2
La Unidad Administrativa requiere por más tiempo el
expediente?
Si
No
6
Termina
Recibe la solicitud de ampliación del plazo y actualiza los datos del
préstamo.
23
6
Exp.
Custodia el expediente hasta su devolución al RAC.
24
Termina
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-COARC-002-A4
Vigencia Julio 2018 a Julio 2020
DESCRIPCIÓN DEL FORMATO
29 de 42
I. Nombre del Formato:
INVENTARIO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA
II. Clave: S/C
III. Objetivo: Identificar los expedientes que se encuentran en el archivo
de trámite de cada Unidad Administrativa los cuales han
concluido con su plazo de conservación y necesitan ser
transferidos al Archivo de Concentración para su guarda
precaucional.
IV. Responsable de su Formulación: Responsable de Archivo de Trámite
V. Periodicidad de su Elaboración: Cada vez que se solicite realizar una transferencia
primaria al Archivo de Concentración (abril, junio,
septiembre y noviembre).
VI. Integración del Formato: Original y 2 copias
VII. Distribución: Original: Archivo de Concentración
1ª. Copia: Al interior de la caja como primer documento
2ª Copia: Responsable de Archivo de Trámite
VIII. Forma de Llenado:
Computadora
IX. Observaciones: Enviar en archivo electrónico el Inventario de
Transferencia Primaria, a la dirección electrónica
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-COARC-002-A4
Vigencia Julio 2018 a Julio 2020
INSTRUCTIVO DE LLENADO
NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR
30 de 42
1
UNIDAD ADMINISTRATIVA DE
PRODUCTORA:
Enunciar el nombre completo del área
productora de la serie o series documentales, la
cual solicita la transferencia primaria; evitando
el uso de abreviaturas y siglas. Ejemplo:
Dirección General, Dirección de Área,
Subdirección, Departamento.
2
3
UNIDAD ADMINISTRATIVA
RECEPTORA:
FONDO:
Nombre del área que recibe los expedientes, en
este caso siempre será la Coordinación de
Archivos.
Proporcionar el nombre completo de la
Entidad, evitando el uso de abreviaturas y
siglas.
4
5
6
SECCIÓN DOCUMENTAL:
SERIE DOCUMENTAL:
SUBSERIE DOCUMENTAL:
Enunciar el código de clasificación y el nombre
de la sección a la que corresponden los
expedientes de acuerdo al CADIDO. Ejemplo:
2S Servicios de Prevención y Tratamiento en
materia de Adicciones.
Enunciar el código de clasificación y el nombre
de la serie a la que corresponden los
expedientes de acuerdo al CADIDO. Ejemplo:
2S.4 Movilización Comunitaria.
Enunciar el código de clasificación y el nombre
de la subserie a la que corresponden los
expedientes de acuerdo al CADIDO. Ejemplo:
2S.4.1 Promoción del servicio social y/o
prácticas académicas.
7
8
FECHA DE TRANSFERENCIA:
NÚMERO DE TRANSFERENCIA:
Indicar el día, mes y año en que se realiza la
entrega-recepción de expedientes.
Uso exclusivo de la Coordinación de Archivos.
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-COARC-002-A4
Vigencia Julio 2018 a Julio 2020
INSTRUCTIVO DE LLENADO
NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR
31 de 42
9 HOJA DE Enunciar el número de hojas en relación al
número total de folios que integran el
inventario.
10
11
12
FECHA DE ELABORACIÓN:
NÚMERO CONSECUTIVO:
CÓDIGO DE CLASIFICACIÓN
ARCHIVÍSTICA DEL EXPEDIENTE:
Indicar el día, mes y año de elaboración del
inventario de transferencia.
Incorporar el número consecutivo de cada fila
que conforma el inventario, el cual iniciará con
el número 1 para la primera fila, el número 2
para la segunda fila y así sucesivamente hasta
concluir la numeración con la última fila.
Consignar la clave alfanumérica
correspondiente a la serie o subserie
documental plasmada en el CADIDO.
13 NÚMERO DE CAJA: Indicar el número consecutivo de cada caja en
la que se ubican los expedientes a transferir.
14 NÚMERO EXPEDIENTE: Proporcionar en orden ascendente, el número
consecutivo que identifica cada expediente al
interior de la caja de archivo a transferir.
15 DESCRIPCIÓN DEL ASUNTO DEL QUE
TRATA EL EXPEDIENTE:
Describir brevemente un resumen del asunto
que trata cada expediente; la redacción deberá
ser concisa y reflejar la función que genera la
serie documental, evitando el uso de términos
generales, abreviaturas, siglas o claves.
16
17
TOTAL DE FOJAS (FOLIOS):
PERIODO DE TRÁMITE:
Número total de folios que integran cada
expediente.
Registrar en columnas independientes la fecha
en que se generó el primer documento y la
fecha del último documento de cada
expediente.
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-COARC-002-A4
Vigencia Julio 2018 a Julio 2020
INSTRUCTIVO DE LLENADO
NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR
32 de 42
18
TRADICIÓN DOCUMENTAL:
Seleccionar con una “X” en columnas
independientes según corresponda, si la
documentación que integra cada expediente se
encuentra en original, copia; o ambas opciones.
19 VALOR DOCUMENTAL: Señalar con una “X” en columnas
independientes según corresponda, los valores
documentales de cada expediente. Las
columnas se denominan “A” para adminis-
trativo, “L” para legal, “F” para fiscal y “C”
para contable (Estos valores están
especificados en el CADIDO de acuerdo a la
serie documental correspondiente).
20 PLAZO DE CONSERVACIÓN (AÑOS): Proporcionar en columnas independientes los
años de guarda de cada expediente en el
archivo de trámite y los años de guarda en el
archivo de concentración, así como registrar
la suma total de ambos años. Dichas columnas
se denominan “AT” para el archivo de trámite,
“AC” para el archivo de concentración y “Total
de años” para la suma de ambas columnas.
21 CONDICIONES DE ACCESO: Señalar con una “X”, en columnas
independientes según corresponda si el
expediente contiene información clasificada
como reservada o confidencial. Las columnas
se denominan “R” para reservada y “C” para
confidencial.
22
23
UBICACIÓN TOPOGRÁFICA:
TOTAL DE EXPEDIENTES:
Uso exclusivo del Archivo de Concentración.
Indicar el número total de expedientes
generados correspondientes a cada serie
documental.
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INSTRUCTIVO DE LLENADO
NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR
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24
25
HOJA DE CIERRE:
FORMULÓ:
Indicar el total de folios que integran el
inventario, el total de expedientes y cajas, los
años que comprende la documentación y el
peso aproximado en kilogramos.
Proporcionar el nombre, cargo, firma y área del
Responsable de Archivo de Trámite de la
Unidad Administrativa que elaboró el
inventario.
26 AUTORIZÓ/ENTREGO: Nombre, cargo y firma del Responsable de la
Unidad Administrativa que autorizó el
inventario y entregó los expedientes.
27
RECIBIÓ:
Nombre, cargo y firma del Responsable del
Archivo de Concentración u Coordinador de
Archivos que recibió el inventario.
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EJEMPLAR DEL FORMATO
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DESCRIPCIÓN DEL FORMATO
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I. Nombre del Formato:
CARÁTULA DE CAJA DE ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN
II. Clave: S/C
III. Objetivo: Ubicar topográficamente e identificar de manera general
el contenido de las cajas en el archivo de concentración
para la localización expedita de la documentación.
IV. Responsable de su Formulación: Responsables de Archivo de Trámite.
V. Periodicidad de su Elaboración: Cada que se requiera transferir cajas de expedientes al
archivo de concentración, una vez que haya concluido su
plazo de conservación en el Archivo de Trámite.
VI. Integración del Formato: Original
VII. Distribución: Original: Adherida en la caja de archivo de concentración.
VIII. Forma de Llenado: Computadora
IX. Observaciones: El formato deberá adherirse con pegamento blanco en la
parte frontal de la caja y en las laterales de la misma.
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INSTRUCTIVO DE LLENADO
NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR
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1
UNIDAD ADMINISTRATIVA
PRODUCTORA:
Enunciar el nombre completo del área
productora de la serie o series documentales,
evitando el uso de abreviaturas y siglas.
Ejemplo: Dirección General, Dirección de
Área, Subdirección, Departamento.
2
3
4
SECCIÓN DOCUMENTAL:
SERIE DOCUMENTAL:
SUBSERIE DOCUMENTAL:
Enunciar el código de clasificación y el nombre
de la sección a la que corresponden los
expedientes de acuerdo al CADIDO. Ejemplo:
2S Servicios de Prevención y Tratamiento en
materia de Adicciones.
Enunciar el código de clasificación y el nombre
de la serie a la que corresponden los
expedientes de acuerdo al CADIDO. Ejemplo:
2S.4 Movilización Comunitaria.
Enunciar el código de clasificación y el nombre
de la subserie a la que corresponden los
expedientes de acuerdo al CADIDO. Ejemplo:
2S.4.1 Promoción del servicio social y/o
prácticas académicas.
5
6
VALOR DOCUMENTAL:
NÚMERO DE CAJA:
Señalar con una “X” en columnas
independientes según corresponda, los valores
documentales de cada expediente. Las
columnas se denominan “A” para
administrativo, “L” para legal, “F” para fiscal y
“C” para contable (Estos valores están
especificados en el CADIDO de acuerdo a la
serie documental correspondiente).
Indicar el número consecutivo de caja que
corresponda por año fiscal.
7 NÚMERO TOTAL DE EXPEDIENTES: Indicar el total de expedientes que contiene la
caja.
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INSTRUCTIVO DE LLENADO
NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR
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8
9
PERIODO DE TRÁMITE:
PLAZO DE CONSERVACIÓN (AÑOS):
Indicar el año más antiguo y el más reciente
que amparan los expedientes contenidos en la
caja.
Proporcionar en columnas independientes los
años de guarda de cada expediente en el
archivo de trámite y los años de guarda en el
archivo de concentración, así como registrar la
suma total de ambos años. Dichas columnas se
denominan “AT” para el archivo de trámite,
“AC” para el archivo de concentración y “Total
de años” para la suma de ambas columnas.
10
11
DISPOSICIÓN DOCUMENTAL:
CLAVE TOPOGRÁFICA:
Marcar con una “X”, si una vez concluida la
vigencia documental los expedientes se
someterán a baja o se conservarán en el
Archivo Histórico (A-H); en caso de baja,
indicar el año de depuración.
Uso exclusivo de la Coordinación de Archivos
quien registrará los datos correspondientes a la
ubicación física de la documentación.
12 CONTENIDO: Indicar la descripción general de los asuntos
que tratan los expedientes contenidos en la caja
y que son transferidos al Archivo de
Concentración.
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EJEMPLAR DEL FORMATO
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DESCRIPCIÓN DEL FORMATO
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I. Nombre del Formato:
VALE DE PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES SEMIACTIVOS
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
II. Clave: S/C
III. Objetivo: Permitir a los servidores públicos previamente
autorizados, el acceso a los documentos transferidos al
archivo de concentración y dar seguimiento al préstamo
de expedientes que se encuentran en custodia del servidor
público autorizado, con el propósito de restituirlos al
archivo de concentración.
IV. Responsable de su Formulación: Servidor Público Autorizado
V. Periodicidad de su Elaboración: Cada que se requiera consultar información del archivo de
concentración.
VI. Integración del Formato: Original
VII. Distribución: Original: Archivo de Concentración
Copia: Responsable de Archivo de Trámite de la Unidad
Administrativa
VIII. Forma de Llenado: Computadora
IX. Observaciones:
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INSTRUCTIVO DE LLENADO
NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR
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1
UNIDAD ADMINISTRATIVA:
Indica el nombre de la Unidad Administrativa
que solicita el préstamo de expedientes.
2
3
TIPO DE PRÉSTAMO:
FECHA DE PRÉSTAMO:
Indicar si el préstamo se realiza en sala (dentro
del archivo de concentración) o en el área de la
Unidad Administrativa.
Indicar el día, mes y año en que se entrega el
expediente al servidor público designado.
4 NÚMERO DE FOLIO: Número asignado por el responsable del
archivo de concentración, de acuerdo a los
préstamos de expedientes que se realicen de
forma anual.
5 DATOS DEL USUARIO: Indicar el nombre completo, número de
empleado, puesto, área de adscripción,
ubicación física, piso donde se localiza,
teléfono y/o extensión y correo electrónico del
servidor público designado.
6 DATOS DEL EXPEDIENTE: NÚMERO
DE TRANSFERENCIA
Indicar el número y la fecha de la transferencia
a la que corresponde el expediente (s) en
solicitud.
7 DATOS DEL EXPEDIENTE: NÚMERO
CONSECUTIVO DEL EXPEDIENTE
Indicar el número del expediente (s), de
acuerdo al inventario de transferencia primaria.
8
9
10
DATOS DEL EXPEDIENTE:
DESCRIPCIÓN DEL EXPEDIENTE
DATOS DEL EXPEDIENTE: CLAVE
TOPOGRÁFICA
TOTAL DE EXPEDIENTES
Reseñar la descripción del expediente (s), de
acuerdo al inventario de transferencia primaria.
Indicar la clave de ubicación del expediente,
dentro del archivo de concentración, la cual fue
asignada por el responsable de archivo de
concentración.
Indicar el total de expedientes que se solicitan
para el préstamo.
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INSTRUCTIVO DE LLENADO
NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR
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11
12
13
FECHA DE DEVOLUCIÓN:
FECHA DE PRÓRROGA:
REGISTRO DE ANOMALÍAS:
Indicar el día, mes y año en que es devuelto el
expediente, el cual no debe rebasar la suma de
los días a partir de la fecha de pr.
Indicar el día, mes y año en que se solicita la
prórroga para la entrega del expediente.
Mencionar aquellas anomalías que se pudieran
encontrar tanto en el momento del préstamo del
expediente y en la entrega del mismo.
14
15
SOLICITÓ:
AUTORIZÓ:
Anotar nombre, cargo y firma de la persona
autorizada para la recepción del expediente.
Anotar nombre, cargo y firma del Coordinador
de Archivos y Responsable de Archivo de
Concentración que entregó la documentación
en préstamo.
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EJEMPLAR DEL FORMATO
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PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LA BAJA DOCUMENTAL
CODIGO: PR-COARC-003-A3
ÍNDICE
PAG.
OBJETIVO
1
ALCANCE
1
NOTACIONES Y DEFINICIONES
1
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
3
MATERIALES
7
REFERENCIAS
7
PROCEDIMIENTO
9
FLUJOGRAMA
16
ANEXOS 31
PARA SER LLENADO ÚNICAMENTE POR LA DIRECCIÓN DEL ÁREA EMISORA
Fecha de Revisión/Aprobación Fecha de Emisión Ubicación del archivo
Junio 2018 Julio 2018 U: COOR./ARCHIVO
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PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LA BAJA DOCUMENTAL
1 de 41
OBJETIVO
Determinar cuáles son las series documentales susceptibles de baja o transferencia al
archivo histórico, con base en los valores documentales establecidos en el Catálogo de
Disposición Documental, con objeto de evitar la acumulación excesiva de documentación
que se encuentra en el archivo de concentración, procurando la oportuna eliminación de
documentos, cuyos plazos de conservación han prescrito y no poseen valores secundarios.
ALCANCE
A la Coordinación de Archivos, y Responsables de Archivo de Trámite de Dirección
General, Direcciones Generales Adjuntas, Direcciones de Área, Coordinaciones Regionales,
Subdirecciones de Área, Departamentos, Centros de Integración Juvenil, Unidades de
Hospitalización, Unidades de Tratamiento a Usuarios de Heroína de Zona Metropolitana y
Foránea.
NOTACIONES Y DEFINICIONES
Archivo de Concentración: Unidad responsable de la administración de documentos cuya
consulta es esporádica por parte de las Unidades Administrativas de la Entidad y
permanecen en ésta hasta su destino final.
AGN: Archivo General de la Nación
Archivo Histórico: Fuente de acceso público y unidad responsable de administrar,
describir, conservar y divulgar la memoria documental institucional, así como la integrada
por documentos o colecciones documentales con valor permanente y de relevancia para la
memoria nacional.
Archivo de Trámite: Unidad responsable de la administración de documentos, de uso
cotidiano necesario para el ejercicio de las atribuciones de una Unidad Administrativa, las
cuales conforman la Entidad.
Baja Documental: Eliminación de aquella documentación que ha prescrito en sus valores
administrativos, legales, fiscales o contables y que no contenga valores históricos.
C.A.: Coordinador de Archivos
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PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LA BAJA DOCUMENTAL
2 de 41
CADIDO: Catálogo de Disposición Documental.
CONALITEG: Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuitos.
DGAA: Dirección General Adjunta Administrativa.
Datos personales: Cualquier información concerniente a una persona física identificada o
identificable. Se considera que una persona es identificable cuando su identidad pueda
determinarse directa o indirectamente a través de cualquier información.
INAI: Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos
Personales.
MAAGRMSG: Manual Administrativo de Aplicación General en materia de Recursos
Materiales y Servicios Generales.
Medidas de seguridad: Conjunto de acciones, actividades, controles o mecanismos
administrativos, técnicos y físicos que permitan proteger los datos personales.
RAC: Responsable de Archivo de Concentración.
RAT: Responsable de Archivo de Trámite
Transferencia: Traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de
un archivo de trámite al archivo de concentración (transferencia primaria) y de expedientes
que deben conservarse de manera permanente, del archivo de concentración al archivo
histórico (transferencia secundaria).
Unidad Administrativa: Área a la que se confieren atribuciones específicas en el
reglamento interior, estatuto orgánico o disposición equivalente dentro de las Dependencias
y Entidades, se refiere a las Direcciones, Subdirecciones, Coordinaciones Regionales,
Centros de Integración Juvenil, Unidades de Hospitalización, Unidades de Tratamiento a
Usuarios de Heroína de Zona Metropolitana y Foránea y Departamentos que conforman la
Entidad.
UCG: Unidad de Contabilidad Gubernamental de la Secretaría de Hacienda y Crédito
Público.
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PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LA BAJA DOCUMENTAL
3 de 41
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
BAJA DOCUMENTAL
Coordinador/a de Archivos / Responsable de Archivo de Concentración
Si la disposición final es por destrucción, se apegará en el procedimiento 5.7.7
Destrucción de bienes del MAAGRMSG y en la Guía de Borrado Seguro de datos
personales publicada por el INAI.
Cualquier otro procedimiento de disposición final de bienes distintos al de la
destrucción, se apegará en el procedimiento correspondiente del proceso denominado
“DISPOSICIÓN FINAL Y BAJA DE BIENES MUEBLES” del MAAGRMSG.
Celebrará el Contrato de Donación con la CONALITEG, para efectuar la donación a
título gratuito del papel de archivo resultante de la baja documental de las Unidades
Administrativas de Oficinas Centrales y Centros Metropolitanos de la Entidad.
En caso de que la documentación autorizada para baja documental contenga datos
personales, y ésta sea resultante de la baja de Unidades Administrativas de Oficinas
Centrales y Centros Metropolitanos; el C.A solicitará a la CONALITEG pueda estar
presente en el proceso de destrucción de la documentación, para con ello constatar que
se está efectuando el borrado seguro de éste tipo de información, como hace referencia
en la Guía para el borrado seguro de Datos Personales publicada por el INAI; así mismo
registrará evidencia de dicho proceso mediante un álbum fotográfico para demostrar el
cumplimiento de esta medida de seguridad.
Deberá mantener publicadas las solicitudes de destino final, el dictamen y las actas de
baja o transferencia secundaria emitidas por el AGN en la Página Web de la Entidad por
el lapso de un año a partir de su fecha de emisión.
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PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LA BAJA DOCUMENTAL
4 de 41
Responsable de Archivo de Trámite
En el caso de las Unidades Operativas de Zona Foránea y Metropolitana cuando tengan
documentación que haya concluido su vigencia documental, enviarán la solicitud de
baja al C.A. atendiendo 2 periodos:
Primer Periodo: durante los meses de mayo y junio de cada año, para que el C.A
revise su propuesta y en caso de tener observaciones, se subsanen y pueda
gestionarse la baja ante el AGN en el mes de agosto.
Segundo Periodo: durante los meses de octubre y noviembre de cada año, para que
el C.A revise su propuesta y en caso de tener observaciones, se subsanen y pueda
gestionarse la baja ante el AGN en el mes de febrero.
En el caso de los RAT de Unidades Operativas de Zona Metropolitana, deberán
conservar las cajas de archivo con la documentación, hasta que soliciten la baja ante la
Coordinación de Archivos y ésta a su vez pueda gestionar el proceso para trámite ante
el AGN, posteriormente el C.A. programará el traslado de las cajas al Archivo de
Concentración de la Entidad.
En el caso de los RAT de Unidades Operativas de Zona Foránea, deberán conservar las
cajas de archivo con la documentación que se dará de baja hasta que el C.A le informe
que puede proceder a la destrucción del papel de conformidad con el procedimiento
5.7.7 Destrucción de bienes del MAAGRMSG y de acuerdo a la Guía de Borrado
Seguro de datos personales publicada por el INAI.
Para realizar la destrucción del papel de archivo, se recomienda romper o cortar el papel
en línea recta o tiras delgadas, de preferencia de 2mm de ancho; a fin de evitar que la
información pueda ser recuperada rearmando los fragmentos. Así mismo, se puede
romper o cortar el papel de forma vertical y horizontal, es decir, en corte cruzado para
generar fragmentos diminutos, lo cual ayuda a que sea una forma difícil de unir las
piezas.
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Vigencia Julio 2018 a Julio 2020
PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LA BAJA DOCUMENTAL
5 de 41
Ejemplo:
Una vez destruido el papel de archivo, los RAT de Unidades Operativas de Zona
Foránea, junto con el Titular de la Unidad Operativa; elaborarán el acta circunstanciada
respecto a la destrucción de los documentos y la enviarán al C.A, junto con el álbum
fotográfico.
Para la recolección de papel por parte de la CONALITEG, deberá tomar en cuenta que
únicamente se realizará en tanto se cumpla con el tonelaje establecido por dicha
Comisión, el cual es de 1.5 toneladas para Oficinas Centrales y Unidades Operativas de
Zona Metropolitana y de 2.5 toneladas para las Unidades Operativas de Zona Foránea.
Personal adscrito a la Coordinación de Archivos
Concentrará las cajas de documentación que se darán de baja de Oficinas Centrales en
el espacio físico en donde se encuentra el archivo de concentración, mientras se
recolecta el tonelaje establecido para la donación a la CONALITEG.
Recolectará las cajas de documentación que se darán de baja en las Unidades
Operativas de Zona Metropolitana y las concentrará con las existentes de oficinas
centrales.
Dirección General Adjunta Administrativa
Autorizará el procedimiento a seguir para la desincorporación de documentos de archivo
como bienes muebles con base en el MAAGRMSG.
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Vigencia Julio 2018 a Julio 2020
PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LA BAJA DOCUMENTAL
6 de 41
AGN
Recibirá, revisará y en su caso autorizará la solicitud de dictamen de destino final de la
documentación administrativa enviada por el C.A. de la Entidad.
UCG
Recibirá, revisará y en su caso autorizará la solicitud de autorización de baja de la
documentación contable enviada por el C.A. de la Entidad.
POLÍTICAS PARA ELABORAR INVENTARIOS DE BAJA DOCUMENTAL EN EL
CASO DE EXPEDIENTES CLÍNICOS GENERADOS POR UNIDADES
OPERATIVAS DE ZONA METROPOLITANA Y FORÁNEA
Utilizarán el “Inventario de Baja Documental Genérico” cuando soliciten la baja de
expedientes clínicos cuya descripción sea por caja y la numeración de expedientes sea
consecutiva, ya que éstos son homogéneos en su contenido.
Ejemplo: Del expediente 0001 al 0150, ubicados dentro de la caja 1, Del expediente
0151 al 220, ubicados dentro de la caja 2, etc.
Utilizaran el “Inventario de Baja Documental”, cuando los expedientes clínicos que
soliciten para baja no sean consecutivos en su numeración, por lo tanto se describirán
uno por uno.
Ejemplo: Expediente 0001, 0009, 0018, 0041, 0092, 0114, ubicados en la caja 1.
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Vigencia Julio 2018 a Julio 2020
PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LA BAJA DOCUMENTAL
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MATERIALES
Contrato de Donación
Acta de Entrega-Recepción
Acta Circunstanciada
Álbum fotográfico de destrucción de papel de archivo
Inventario de Baja Documental
REFERENCIAS
Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública. DOF 04/05/2015.
Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública. DOF. 09/05/2016.
Ley Federal de Archivos DOF. 23/01/2012 y su Reglamento.
Ley General de Protección de Datos Personales en Posesión de Sujetos Obligados.
DOF. 26/01/2017.
Ley General de Bienes Nacionales. DOF. Última Reforma. 01/06/2016.
Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. DOF. Última Reforma.
19/12/2016.
Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. DOF.
Última Reforma. 04/07/2014.
Ley de Fiscalización y Rendición de Cuentas de la Federación. DOF. 18/07/2016.
Acuerdo que tiene por objeto emitir las Disposiciones Generales en materia de Archivos
y de Gobierno Abierto para la Administración Pública Federal y su Anexo Único.
15/05/2017.
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Vigencia Julio 2018 a Julio 2020
PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LA BAJA DOCUMENTAL
8 de 41
Acuerdo del Consejo Nacional del Sistema Nacional de Transparencia, Acceso a la
Información Pública y Protección de Datos Personales, por el que se aprueban los
Lineamientos para la Organización y Conservación de los Archivos. DOF. 04/05/2016.
Decreto por el que las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal,
la Procuraduría General de la República, las Unidades Administrativas de la
Presidencia de la República y los Órganos Desconcentrados donaran a título gratuito, el
desecho de papel y cartón a su servicio cuando ya no les sean útiles. DOF. 21/02/2006.
Acuerdo por el que se establecen las disposiciones en Materia de Recursos Materiales y
Servicios Generales. Diario Oficial de la Federación 16 de Julio de 2010.
Lineamientos para la Organización y Conservación de los Archivos. DOF. 04/05/2016.
Lineamientos para analizar, valorar y decidir el destino final de la documentación de las
Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo Federal. DOF. 16/03/2016.
Norma de Archivo Contable Gubernamental NACG-01. Disposiciones Aplicables al
Archivo Contable Gubernamental.
Manual de Organización Específico de Centros de Integración Juvenil, A.C.
Guía para el borrado seguro de datos personales. INAI. Primera Edición 2016. Ciudad
de México, México. 36pp.
ANEXOS
Inventario de Baja Documental
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-COARC-003-A3
Vigencia Julio 2018 a Julio 2020
PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LA BAJA DOCUMENTAL
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Coordinador/a de
Archivos/
Responsable de
Archivo de
Concentración
1. Identifica en los inventarios documentales los expedientes
que concluyeron su vigencia documental, pudiéndose
presentar dos casos:
1.1. Que la documentación no presente valores
contables, en este caso, elabora la propuesta de
inventario de baja, ficha técnica y declaratoria de
prevaloración de archivos, y notifica al RAT
pudiéndose presentar a su vez dos casos:
1.1.1. Que se trate del RAT de Oficinas Centrales,
en este caso, le envía la propuesta de inventario
de baja, ficha técnica y la declaratoria de
prevaloración de archivos para que gestione la
autorización de baja documental ante el Titular de
la Unidad Administrativa productora de la
documentación. Continúa procedimiento en el
punto 2.
1.1.2. Que se trate del RAT de Unidades Operativas
de zona metropolitana y foránea, en este caso,
le informa que debe enviar la solicitud de baja al
C.A. Continúa procedimiento en el punto 5.
NOTA: En el caso de las Unidades Operativas de
Zona Foránea y Metropolitana cuando tengan
documentación que haya concluido su vigencia
documental, los RAT enviarán la solicitud de baja al
C.A atendiendo 2 periodos:
Primer Periodo: durante los meses de mayo y junio
de cada año para que el C.A revise su propuesta y en
caso de tener observaciones se subsanen y pueda
gestionarse la baja en el mes de agosto.
Segundo Periodo: durante los meses de octubre y
noviembre de cada año, para que el C.A revise su
propuesta y en caso de tener observaciones se
subsanen y pueda gestionarse la baja en el mes de
febrero.
Inventario
documental
Propuesta de
inventario de
baja, ficha
técnica de
prevaloración
y declaratoria
de
prevaloración
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Vigencia Julio 2018 a Julio 2020
PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LA BAJA DOCUMENTAL
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Coordinador/a de
Archivos/
Responsable de
Archivo de
Concentración
RAT Oficinas
Centrales
Titular de la
Unidad
Administrativa
RAT Oficinas
Centrales
Coordinador/a de
Archivos/
Responsable de
Archivo de
Concentración
1.2. Que la documentación presente valores contables,
en este caso, elabora la propuesta de inventario de
baja, ficha técnica de prevaloración, declaratoria de
prevaloración, y envía al RAT para que gestione la
autorización de baja documental ante el Titular de la
Unidad Administrativa productora de la
documentación.
1.2.1. Recibe la propuesta de inventario de baja, ficha
técnica de pre-valoración y declaratoria de pre-
valoración por parte del RAC y turna al Titular de
la Unidad Administrativa para su autorización.
1.2.2. Recibe la propuesta de inventario de baja, ficha
técnica de prevaloración y declaratoria de pre-
valoración, valida, firma de autorización, y
devuelve al RAT para que inicie el trámite de
baja documental.
1.2.3. Recibe la propuesta de inventario de baja, ficha
técnica de prevaloración y declaratoria de
prevaloración, validados y firmados por el Titular
de la Unidad Administrativa y envía al
C.A./RAC.
1.2.4. Recibe los documentos, verifica la información
y en caso de haber observaciones lo notifica al
RAT para que las solvente y posteriormente
actualiza la información.
1.2.5. Elabora la solicitud de baja de archivo contable,
que se integra por:
a) Inventario de baja
b) Ficha técnica de prevaloración
c) Declaratoria de prevaloración.
1.2.6. Envía a la UCG la solicitud de autorización de
baja de la documentación contable, adjuntando
inventario de baja, ficha técnica de pre-valoración
y declaratoria de pre-valoración.
Oficio o correo
electrónico y
propuesta de
inventario de
baja, ficha
técnica y
declaratoria de
prevaloración
Oficio de
solicitud de
baja de archivo
contable
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PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LA BAJA DOCUMENTAL
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Coordinador/a de
Archivos/
Responsable de
Archivo de
Concentración
1.2.7. Recibe oficio de respuesta de la UCG
pudiéndose presentar dos casos:
1.2.7.1. Que la información no sea suficiente,
en este caso, realiza las adecuaciones
solicitadas por la UCG para que vuelva a
gestionar la solicitud de autorización de baja
documental ante la UCG. Regresa al
procedimiento 1.2.4.
1.2.7.2. Que la información sea suficiente, en
este caso, recibe el oficio de autorización de
baja de archivo contable original
gubernamental, la cédula de control de baja
de archivo contable original gubernamental e
inventario de baja debidamente sellado.
Continúa procedimiento.
1.2.8. Elabora la solicitud de dictamen de destino
final, y envía al AGN verificando el calendario
de recepción de solicitud de destino final. La
solicitud se integrará por:
a) Copia del oficio de autorización de baja de
archivo contable original gubernamental
b) Copia de la cédula de control de baja de
archivo contable original gubernamental
c) Copia de inventarios de baja debidamente
sellados por la UCG
d) Ficha técnica de prevaloración
e) Declaratoria de prevaloración.
1.2.9. Recibe oficio de respuesta del AGN
pudiéndose presentar dos casos:
1.2.9.1. Que la información sea insuficiente, en
este caso, recibe oficio con las observaciones
pertinentes para que las solvente. Regresa al
punto 1.2.8.
Oficio de
negación de la
baja
documental
Oficio de
autorización de
baja de archivo
contable
original
gubernamental
, cédula de
control de baja
de archivo
contable
original
gubernamental
e inventario de
baja.
Oficio de
análisis de
información
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-COARC-003-A3
Vigencia Julio 2018 a Julio 2020
PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LA BAJA DOCUMENTAL
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Coordinador/a de
Archivos/
Responsable de
Archivo de
Concentración
RAT Oficinas
Centrales
Titular de la
Unidad
Administrativa
RAT Oficinas
Centrales
Coordinador/a de
Archivos/
Responsable de
Archivo de
Concentración
1.2.9.2. Que la información sea suficiente, en
este caso, recibe oficio de respuesta,
dictamen de destino final y acta de baja
documental. Continúa procedimiento en el
punto 9.
2. Recibe la propuesta de inventario de baja, ficha técnica de
prevaloración y declaratoria de prevaloración por parte
del RAC y turna al Titular de la Unidad Administrativa
para su autorización.
3. Recibe la propuesta de inventario de baja, ficha técnica de
prevaloración y declaratoria de prevaloración, valida,
firma de autorización, y devuelve al RAT para que inicie
el trámite de baja documental.
4. Recibe la propuesta de inventario de baja, ficha técnica de
pre-valoración y declaratoria de pre-valoración, validados
y firmados por el Titular de la Unidad Administrativa y
envía al C.A./RAC.
5. Recibe los documentos, verifica la información y en caso
de haber observaciones solicita al RAT las realice, y
posteriormente actualiza la información.
6. Elabora la solicitud de destino final, que se integra por:
a) Inventario de Baja
b) Ficha Técnica de prevaloración
c) Declaratoria de prevaloración.
7. Envía al AGN la solicitud de destino final verificando el
calendario de recepción de solicitud de destino final.
8. Recibe del AGN oficio de respuesta pudiéndose presentar
dos casos:
8.1. Que la información presentada no sea suficiente,
en este caso, regresa al punto 5.
Oficio de
respuesta,
dictamen de
destino final y
acta de baja
documental
Propuesta de
inventario de
baja, ficha
técnica y
declaratoria de
prevaloración
Propuesta de
inventario de
baja, ficha
técnica y
declaratoria de
prevaloración
Solicitud de
destino final
Oficio de
negación de la
baja
documental
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Vigencia Julio 2018 a Julio 2020
PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LA BAJA DOCUMENTAL
13 de 41
Coordinador/a de
Archivos/
Responsable de
Archivo de
Concentración
8.2. Que la información presentada sea suficiente, en
este caso, recibe oficio de respuesta, dictamen de
destino final y acta de baja documental. Continúa
procedimiento.
9. Lleva a cabo la desincorporación de documentos de
archivo como bienes muebles, para lo cual envía copia del
dictamen de destino final y el acta de baja documental a la
DGAA solicitando defina el procedimiento a seguir para
la disposición final.
10. Recibe y atiende la recomendación de la DGAA para
proceder conforme al procedimiento denominado
“DISPOSICIÓN FINAL Y BAJA DE BIENES
MUEBLES” del MAAGRMSG, en el subproceso que le
corresponda.
11. Lleva a cabo la disposición final pudiéndose presentar dos
casos:
11.1. Que la disposición final se realice por donación,
en este caso, celebra el Contrato de Donación con la
CONALITEG, para efectuar la donación a título
gratuito del papel de archivo resultante de la baja
documental de las Unidades Administrativas de
Oficinas Centrales y Centros Metropolitanos de la
Entidad.
NOTA: En caso de que la documentación autorizada para
baja documental contenga datos personales, y ésta sea
resultante de la baja de Unidades Administrativas de
Oficinas Centrales y Centros Metropolitanos; solicitará a
la CONALITEG pueda estar presente en el proceso de
destrucción de la documentación, para con ello constatar
que se está efectuando el borrado seguro de éste tipo de
información, como hace referencia en la Guía para el
borrado seguro de Datos Personales publicada por el
INAI; así mismo registrará evidencia de dicho proceso
mediante un álbum fotográfico para demostrar el
Oficio de
respuesta,
dictamen de
destino final y
acta de baja
documental
Solicitud de
desincorpora-
ción de
documentos,
copia de
dictamen de
destino final y
acta de baja
documental
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Vigencia Julio 2018 a Julio 2020
PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LA BAJA DOCUMENTAL
14 de 41
Coordinador/a de
Archivos/
Responsable de
Archivo de
Concentración
cumplimiento de esta medida de seguridad.
11.1.1. Una vez efectuada la donación de papel de
archivo, elabora en 2 tantos el acta
circunstanciada de entrega-recepción de los
documentos de archivo donados a la
CONALITEG, y recaba las firmas del personal
donante de CIJ, A.C. y del representante de la
CONALITEG.
11.1.2. Entrega un tanto original al representante de
la CONALITEG y el otro lo integra en el
expediente de baja como comprobación del
proceso realizado. Continúa procedimiento en
el punto 12.
11.2. Que la disposición final se realice por
destrucción, para lo cual se apega al procedimiento
5.7.7 Destrucción de Bienes del MAAGRMSG y a la
Guía de Borrado Seguro de datos personales
publicada por el INAI.
11.2.1. Una vez que la baja documental sea
autorizada por el AGN, da aviso a los RAT de
Unidades Operativas de Zona Foránea y les
instruye para que procedan a la destrucción de la
documentación y con ello se garantice el borrado
seguro de Datos Personales.
NOTA: Las Unidades Operativas de Zona Foránea
podrán consultar la Guía para el borrado seguro de Datos
Personales publicada por el INAI, para efectuar el
procedimiento de destrucción.
11.2.2. Solicita a los RAT de Unidades Operativas
de Zona Foránea elaborar el acta circunstanciada
sobre la destrucción de los documentos, así como
la elaboración del álbum fotográfico para
constatar el cumplimiento de esta medida de
seguridad.
Acta
circunstancia-
da de entrega-
recepción
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Vigencia Julio 2018 a Julio 2020
PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LA BAJA DOCUMENTAL
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Coordinador/a de
Archivos/
Responsable de
Archivo de
Concentración
11.2.3. Recibe del RAT de Unidades Operativas de
zona foránea el acta circunstanciada de
destrucción de documentos e n 2 tantos y álbum
fotográfico.
11.2.4. En el caso de documentación contable,
enviará un tanto a la UCG para concluir con el
trámite de baja documental contable.
11.2.5. Integra el otro tanto y el álbum fotográfico
en el expediente de baja como parte de la
comprobación del proceso realizado.
11.2.6. Si se trata de documentación administrativa
integra los 2 tantos en el expediente de baja junto
con el álbum fotográfico. Continúa
procedimiento.
12. Publica las solicitudes de destino final, el dictamen y las
actas de baja emitidas por el AGN en la Página Web de la
Entidad por el lapso de un año a partir de su fecha de
emisión.
13. Integra el expediente de baja documental, que deberá
contener como mínimo:
a) Acuse de la Solicitud de Dictamen de destino final
enviado al AGN.
b) Declaración y ficha técnica de prevaloración
c) Inventario de baja
d) Oficio de respuesta emitido por el AGN
e) Dictamen de destino final
f) Acta de baja documental
g) Acta circunstanciada
h) Oficio de autorización de la baja de archivo contable
original gubernamental. (Si es el caso).
i) Acta circunstanciada de entrega-recepción y/o
destrucción
j) Álbum fotográfico
14. Termina procedimiento.
Acta
circunstancia-
da de
destrucción de
documentos y
álbum
fotográfico
Expediente de
baja
documental
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-COARC-003-A3
Vigencia Julio 2018 a Julio 2020
PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LA BAJA DOCUMENTAL
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DIAGRAMA DE FLUJO
Coordinador/a de ArchivosResponsable de Archivo de
ConcentraciónRAT Oficinas Centrales Titular de la Unidad Administrativa
Identifica en los inventarios documentales los expedientes que concluyeron su vigencia
documental, pudiéndose presentar dos casos:
Inicia
1
A
Doctos.
A
La documentación presenta valor contable?
No
Si
Que la documentación no presente valores contables,
en este caso, elabora la propuesta de inventario de
baja, ficha técnica y declaratoria de prevaloración de archivos, y notifica al RAT pudiéndose presentar a su
vez dos casos
1.1
Área o Unidad?
1
2 3
Oficinas Centrales
U.OZona
Metro. y Foránea
Identifica en los inventarios documentales los expedientes que concluyeron su vigencia
documental, pudiéndose presentar dos casos:
Inicia
1
Doctos.
La documentación presenta valor contable?
No
Si
Que la documentación no presente valores contables,
en este caso, elabora la propuesta de inventario de
baja, ficha técnica y declaratoria de prevaloración de archivos, y notifica al RAT pudiéndose presentar a su
vez dos casos
1.1
Área o Unidad?
1
2 3
Oficinas Centrales
U.OZona
Metro. y Foránea
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-COARC-003-A3
Vigencia Julio 2018 a Julio 2020
PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LA BAJA DOCUMENTAL
17 de 41
Doctos.
Coordinador/a de ArchivosResponsable de Archivo de
ConcentraciónRAT Oficinas Centrales Titular de la Unidad Administrativa
Que se trate del RAT de Oficinas Centrales, en este
caso, le envía la propuesta de inventario de baja, ficha
técnica y la declaratoria de prevaloración de archivos
para que gestione la autorización de baja
documental ante el Titular de la Unidad Administrativa
productora de la documentación. Continúa
procedimiento en el punto 2.
1.1.1
B
Doctos.
B
Que se trate del RAT de Unidades Operativas de
zona metropolitana y foránea, en este caso, le
informa que debe enviar la solicitud de baja al C.A.
Continúa procedimiento en el punto 5.
1.1.2
4
A2
3
5
NOTA: En el caso de las Unidades
Operativas de Zona Foránea y
Metropolitana cuando tengan
documentación que haya concluido su
vigencia documental, los RAT enviarán la
solicitud de baja al C.A atendiendo 2
periodos:
Primer Periodo: durante los meses de
mayo y junio de cada año para que el C.A
revise su propuesta y en caso de tener
observaciones se subsanen y pueda
gestionarse la baja en el mes de agosto.
Segundo Periodo: durante los meses de
octubre y noviembre de cada año, para
que el C.A revise su propuesta y en caso
de tener observaciones se subsanen y
pueda gestionarse la baja en el mes de
febrero.
Doctos.
Que se trate del RAT de Oficinas Centrales, en este
caso, le envía la propuesta de inventario de baja, ficha
técnica y la declaratoria de prevaloración de archivos
para que gestione la autorización de baja
documental ante el Titular de la Unidad Administrativa
productora de la documentación. Continúa
procedimiento en el punto 2.
1.1.1
Doctos.
Que se trate del RAT de Unidades Operativas de
zona metropolitana y foránea, en este caso, le
informa que debe enviar la solicitud de baja al C.A.
Continúa procedimiento en el punto 5.
1.1.2
4
A2
3
5
NOTA: En el caso de las Unidades
Operativas de Zona Foránea y
Metropolitana cuando tengan
documentación que haya concluido su
vigencia documental, los RAT enviarán la
solicitud de baja al C.A atendiendo 2
periodos:
Primer Periodo: durante los meses de
mayo y junio de cada año para que el C.A
revise su propuesta y en caso de tener
observaciones se subsanen y pueda
gestionarse la baja en el mes de agosto.
Segundo Periodo: durante los meses de
octubre y noviembre de cada año, para
que el C.A revise su propuesta y en caso
de tener observaciones se subsanen y
pueda gestionarse la baja en el mes de
febrero.
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Vigencia Julio 2018 a Julio 2020
PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LA BAJA DOCUMENTAL
18 de 41
Doctos.Doctos.
Doctos.
Coordinador/a de ArchivosResponsable de Archivo de
ConcentraciónRAT Oficinas Centrales Titular de la Unidad Administrativa
Que la documentación presente valores contables,
en este caso, elabora la propuesta de inventario de
baja, ficha técnica de prevaloración, declaratoria de prevaloración, y envía al RAT
para que gestione la autorización de baja
documental ante el Titular de la Unidad Administrativa
productora de la documentación.
1.2
CC
Recibe la propuesta de inventario de baja, ficha
técnica de pre-valoración y declaratoria de pre-valoración por parte del RAC y turna al
Titular de la Unidad Administrativa para su
autorización.
1.2.1
B1
Recibe la propuesta de inventario de baja, ficha
técnica de prevaloración y declaratoria de pre-valoración, valida, firma de autorización, y
devuelve al RAT para que inicie el trámite de baja
documental.
1.2.2
Doctos.
Recibe la propuesta de inventario de baja, ficha
técnica de prevaloración y declaratoria de prevaloración,
validados y firmados por el Titular de la Unidad
Administrativa y envía al C.A./RAC.
1.2.3
Doctos.
Recibe los documentos, verifica la información y en
caso de haber observaciones lo notifica al RAT para que las
solvente y posteriormente actualiza la información.
1.2.4
Doctos.
Recibe los documentos, verifica la información y en
caso de haber observaciones lo notifica al RAT para que las
solvente y posteriormente actualiza la información.
1.2.4
O.S.B.
Elabora la solicitud de baja de archivo contable, que se
integra por: Inventario de baja, Ficha técnica de prevaloración y Declaratoria de revaloración.
1.2.5
O.S.B.
Elabora la solicitud de baja de archivo contable, que se
integra por: Inventario de baja, Ficha técnica de prevaloración y Declaratoria de revaloración.
1.2.5
7 7
Doctos.
Que la documentación presente valores contables,
en este caso, elabora la propuesta de inventario de
baja, ficha técnica de prevaloración, declaratoria de prevaloración, y envía al RAT
para que gestione la autorización de baja
documental ante el Titular de la Unidad Administrativa
productora de la documentación.
1.2
B1
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Vigencia Julio 2018 a Julio 2020
PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LA BAJA DOCUMENTAL
19 de 41
O.S.B.
Coordinador/a de ArchivosResponsable de Archivo de
ConcentraciónRAT Oficinas Centrales Titular de la Unidad Administrativa
Envía a la UCG la solicitud de autorización de baja de la documentación contable,
adjuntando inventario de baja, ficha técnica de pre-valoración
y declaratoria de pre-valoración.
1.2.6
D
C
Oficio
Recibe oficio de respuesta de la UCG pudiéndose presentar
dos casos:
1.2.7
La información es suficiente?
Si
No
Oficio
Que la información no sea suficiente, en este caso, realiza las adecuaciones
solicitadas por la UCG para que vuelva a gestionar la
solicitud de autorización de baja documental ante la UCG.
Regresa al procedimiento 1.2.4.
1.2.7.1
6
O.S.B.
Envía a la UCG la solicitud de autorización de baja de la documentación contable,
adjuntando inventario de baja, ficha técnica de pre-valoración
y declaratoria de pre-valoración.
1.2.6
D
C
Oficio
Recibe oficio de respuesta de la UCG pudiéndose presentar
dos casos:
1.2.7
La información es suficiente?
Si
No
Oficio
Que la información no sea suficiente, en este caso, realiza las adecuaciones
solicitadas por la UCG para que vuelva a gestionar la
solicitud de autorización de baja documental ante la UCG.
Regresa al procedimiento 1.2.4.
1.2.7.1
6
7 7
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-COARC-003-A3
Vigencia Julio 2018 a Julio 2020
PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LA BAJA DOCUMENTAL
20 de 41
Doctos.
Coordinador/a de ArchivosResponsable de Archivo de
ConcentraciónRAT Oficinas Centrales Titular de la Unidad Administrativa
Que la información sea suficiente, en este caso,
recibe el oficio de autorización de baja de archivo contable original gubernamental, la
cédula de control de baja de archivo contable original
gubernamental e inventario de baja debidamente sellado. Continúa procedimiento.
1.2.7.2
E
D
Doctos.
Elabora la sol icitud de dictamen de
destino final, y envía al AGN
verificando el calendario de
recepción de solicitud de destino
final. La solicitud se integrará por:
Copia del oficio de autorización de
baja de archivo contable original
gubernamental, Copia de la cédula
de control de baja de archivo
contable original gubernamental,
Copia de inventarios de baja
debidamente sellados por la UCG,
Ficha técnica de prevaloración y
Declaratoria de prevaloración.
1.2.8
Oficio
Recibe oficio de respuesta del AGN pudiéndose presentar
dos casos:
1.2.9
6
Doctos.
Que la información sea suficiente, en este caso,
recibe el oficio de autorización de baja de archivo contable original gubernamental, la
cédula de control de baja de archivo contable original
gubernamental e inventario de baja debidamente sellado. Continúa procedimiento.
1.2.7.2
E
D
Doctos.
Elabora la sol icitud de dictamen de
destino final, y envía al AGN
verificando el calendario de
recepción de solicitud de destino
final. La solicitud se integrará por:
Copia del oficio de autorización de
baja de archivo contable original
gubernamental, Copia de la cédula
de control de baja de archivo
contable original gubernamental,
Copia de inventarios de baja
debidamente sellados por la UCG,
Ficha técnica de prevaloración y
Declaratoria de prevaloración.
1.2.8
Oficio
Recibe oficio de respuesta del AGN pudiéndose presentar
dos casos:
1.2.9
6
8 8
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-COARC-003-A3
Vigencia Julio 2018 a Julio 2020
PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LA BAJA DOCUMENTAL
21 de 41
Coordinador/a de ArchivosResponsable de Archivo de
ConcentraciónRAT Oficinas Centrales Titular de la Unidad Administrativa
F
E
Oficio
Que la información sea insuficiente, en este caso,
recibe oficio con las observaciones pertinentes
para que las solvente. Regresa al punto 1.2.8.
1.2.9.1
F
E
La información es suficiente?
No
Si
Doctos.
Que la información sea suficiente, en este caso, recibe oficio de respuesta, dictamen de destino final y acta de baja documental.
Continúa procedimiento en el punto 9.
1.2.9.2
8
Oficio
Que la información sea insuficiente, en este caso,
recibe oficio con las observaciones pertinentes
para que las solvente. Regresa al punto 1.2.8.
1.2.9.1
La información es suficiente?
No
Si
Doctos.
Que la información sea suficiente, en este caso, recibe oficio de respuesta, dictamen de destino final y acta de baja documental.
Continúa procedimiento en el punto 9.
1.2.9.2
8
9 9
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-COARC-003-A3
Vigencia Julio 2018 a Julio 2020
PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LA BAJA DOCUMENTAL
22 de 41
Coordinador/a de ArchivosResponsable de Archivo de
ConcentraciónRAT Oficinas Centrales Titular de la Unidad Administrativa
G G
F
Doctos.
Recibe los documentos, verifica la información y en
caso de haber observaciones solicita al RAT las realice, y posteriormente actualiza la
información.
5
Doctos.
Recibe los documentos, verifica la información y en
caso de haber observaciones solicita al RAT las realice, y posteriormente actualiza la
información.
5
Doctos.
Recibe la propuesta de inventario de baja, ficha
técnica de prevaloración y declaratoria de prevaloración por parte del RAC y turna al
Titular de la Unidad Administrativa para su
autorización.
2
Doctos.
Recibe la propuesta de inventario de baja, ficha
técnica de prevaloración y declaratoria de prevaloración, valida, firma de autorización, y
devuelve al RAT para que inicie el trámite de baja
documental.
3
Doctos.
Recibe la propuesta de inventario de baja, ficha
técnica de pre-valoración y declaratoria de pre-valoración,
validados y firmados por el Titular de la Unidad
Administrativa y envía al C.A./RAC.
4
4
5 5
10 10
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-COARC-003-A3
Vigencia Julio 2018 a Julio 2020
PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LA BAJA DOCUMENTAL
23 de 41
Coordinador/a de ArchivosResponsable de Archivo de
ConcentraciónRAT Oficinas Centrales Titular de la Unidad Administrativa
H
G
H
G
S.D.F.
Elabora la solicitud de destino final, que se integra por: Inventario de Baja, Ficha
Técnica de prevaloración y declaratoria de prevaloración.
6
S.D.F.
Envía al AGN la solicitud de destino final verificando el calendario de recepción de solicitud de destino final.
7
Oficio
Recibe del AGN oficio de respuesta pudiéndose presentar dos casos:
8
S.D.F.
Elabora la solicitud de destino final, que se integra por: Inventario de Baja, Ficha
Técnica de prevaloración y declaratoria de prevaloración.
6
S.D.F.
Envía al AGN la solicitud de destino final verificando el calendario de recepción de solicitud de destino final.
7
Oficio
Recibe del AGN oficio de respuesta pudiéndose presentar dos casos:
8
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-COARC-003-A3
Vigencia Julio 2018 a Julio 2020
PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LA BAJA DOCUMENTAL
24 de 41
Coordinador/a de ArchivosResponsable de Archivo de
ConcentraciónRAT Oficinas Centrales Titular de la Unidad Administrativa
I
H
I
H
Oficio
Que la información presentada no sea
suficiente, en este caso, regresa al punto 5.
8.1
La información presentada es
suficiente?
Si
No
10
Oficio
Que la información presentada sea suficiente, en este caso, recibe oficio de
respuesta, dictamen de destino final y acta de baja
documental. Continúa procedimiento.
8.2
Oficio
Que la información presentada no sea
suficiente, en este caso, regresa al punto 5.
8.1
La información presentada es
suficiente?
Si
No
10
Oficio
Que la información presentada sea suficiente, en este caso, recibe oficio de
respuesta, dictamen de destino final y acta de baja
documental. Continúa procedimiento.
8.2
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-COARC-003-A3
Vigencia Julio 2018 a Julio 2020
PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LA BAJA DOCUMENTAL
25 de 41
Coordinador/a de ArchivosResponsable de Archivo de
ConcentraciónRAT Oficinas Centrales Titular de la Unidad Administrativa
J
I
J
I
Doctos.
Lleva a cabo la desincorporación de
documentos de archivo como bienes muebles, para lo cual envía copia del dictamen de destino final y el acta de baja
documental a la DGAA solicitando defina el
procedimiento a seguir para la disposición final.
9
Recibe y atiende la recomendación de la DGAA para proceder conforme al procedimiento denominado “DISPOSICIÓN FINAL Y
BAJA DE BIENES MUEBLES” del MAAGRMSG, en el
subproceso que le corresponda.
10
Lleva a cabo la disposición final pudiéndose presentar
dos casos:
11
Doctos.
Lleva a cabo la desincorporación de
documentos de archivo como bienes muebles, para lo cual envía copia del dictamen de destino final y el acta de baja
documental a la DGAA solicitando defina el
procedimiento a seguir para la disposición final.
Recibe y atiende la recomendación de la DGAA para proceder conforme al procedimiento denominado “DISPOSICIÓN FINAL Y
BAJA DE BIENES MUEBLES” del MAAGRMSG, en el
subproceso que le corresponda.
10
Lleva a cabo la disposición final pudiéndose presentar
dos casos:
11
9
9 9
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-COARC-003-A3
Vigencia Julio 2018 a Julio 2020
PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LA BAJA DOCUMENTAL
26 de 41
Acta C.
Coordinador/a de ArchivosResponsable de Archivo de
ConcentraciónRAT Oficinas Centrales Titular de la Unidad Administrativa
K
J
K
J
Que la disposición final se realice por donación, en este caso, celebra el Contrato de
Donación con la CONALITEG, para efectuar la donación a título gratuito del papel de
archivo resultante de la baja documental de las Unidades Administrativas de Oficinas
Centrales y Centros Metropolitanos de la Entidad.
11.1
Tipo de disposición final?
Donación
Destrucción
NOTA: En caso de que la documentación autorizada para baja
documental contenga datos personales, y ésta sea resultante de la baja de
Unidades Administrativas de Oficinas Centrales y Centros Metropolitanos;
solicitará a la CONALITEG pueda estar presente en el proceso de destrucción
de la documentación, para con ello constatar que se está efectuando el
borrado seguro de éste tipo de información, como hace referencia en la Guía para el borrado seguro de Datos Personales publicada por el INAI; así mismo registrará evidencia de dicho
proceso mediante un álbum fotográfico para demostrar el cumplimiento de esta
medida de seguridad.
Una vez efectuada la donación de papel de archivo,
elabora en 2 tantos el acta circunstanciada de entrega-
recepción de los documentos de archivo donados a la
CONALITEG, y recaba las firmas del personal donante
de CIJ, A.C. y del representante de la
CONALITEG.
11.1.1
11
Acta C.
Que la disposición final se realice por donación, en este caso, celebra el Contrato de
Donación con la CONALITEG, para efectuar la donación a título gratuito del papel de
archivo resultante de la baja documental de las Unidades Administrativas de Oficinas
Centrales y Centros Metropolitanos de la Entidad.
11.1
Tipo de disposición final?
Donación
Destrucción
NOTA: En caso de que la documentación autorizada para baja
documental contenga datos personales, y ésta sea resultante de la baja de
Unidades Administrativas de Oficinas Centrales y Centros Metropolitanos;
solicitará a la CONALITEG pueda estar presente en el proceso de destrucción
de la documentación, para con ello constatar que se está efectuando el
borrado seguro de éste tipo de información, como hace referencia en la Guía para el borrado seguro de Datos Personales publicada por el INAI; así mismo registrará evidencia de dicho
proceso mediante un álbum fotográfico para demostrar el cumplimiento de esta
medida de seguridad.
Una vez efectuada la donación de papel de archivo,
elabora en 2 tantos el acta circunstanciada de entrega-
recepción de los documentos de archivo donados a la
CONALITEG, y recaba las firmas del personal donante
de CIJ, A.C. y del representante de la
CONALITEG.
11.1.1
11
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-COARC-003-A3
Vigencia Julio 2018 a Julio 2020
PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LA BAJA DOCUMENTAL
27 de 41
Acta C.
Coordinador/a de ArchivosResponsable de Archivo de
ConcentraciónRAT Oficinas Centrales Titular de la Unidad Administrativa
L
K
L
K
Entrega un tanto original al representante de la
CONALITEG y el otro lo integra en el expediente de
baja como comprobación del proceso realizado. Continúa procedimiento en el punto
12.
11.1.2
Una vez que la baja documental sea autorizada por el AGN, da aviso a los
RAT de Unidades Operativas de Zona Foránea y les
instruye para que procedan a la destrucción de la
documentación y con ello se garantice el borrado seguro de
Datos Personales.
11.2.1
12
Que la disposición final se realice por destrucción, para
lo cual se apega al procedimiento 5.7.7
Destrucción de Bienes del MAAGRMSG y a la Guía de
Borrado Seguro de datos personales publicada por el
INAI.
11.2
11
Acta C.
Entrega un tanto original al representante de la
CONALITEG y el otro lo integra en el expediente de
baja como comprobación del proceso realizado. Continúa procedimiento en el punto
12.
11.1.2
Una vez que la baja documental sea autorizada por el AGN, da aviso a los
RAT de Unidades Operativas de Zona Foránea y les
instruye para que procedan a la destrucción de la
documentación y con ello se garantice el borrado seguro de
Datos Personales.
11.2.1
12
Que la disposición final se realice por destrucción, para
lo cual se apega al procedimiento 5.7.7
Destrucción de Bienes del MAAGRMSG y a la Guía de
Borrado Seguro de datos personales publicada por el
INAI.
11.2
11
NOTA: Las Unidades Operativas de Zona Foránea podrán consultar la Guía
para el borrado seguro de Datos Personales publicada por el INAI, para
efectuar el procedimiento de destrucción.
NOTA: Las Unidades Operativas de Zona Foránea podrán consultar la Guía
para el borrado seguro de Datos Personales publicada por el INAI, para
efectuar el procedimiento de destrucción.
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-COARC-003-A3
Vigencia Julio 2018 a Julio 2020
PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LA BAJA DOCUMENTAL
28 de 41
Álbum F.
Acta C.
Coordinador/a de ArchivosResponsable de Archivo de
ConcentraciónRAT Oficinas Centrales Titular de la Unidad Administrativa
M
L
M
L
Solicita a los RAT de Unidades Operativas de Zona
Foránea elaborar el acta circunstanciada sobre la
destrucción de los documentos, así como la
elaboración del álbum fotográfico para constatar el
cumplimiento de esta medida de seguridad.
11.2.2
Recibe del RAT de Unidades Operativas de zona foránea el
acta circunstanciada de destrucción de documentos e n 2 tantos y álbum fotográfico.
11.2.3
Acta C.
En el caso de documentación contable, enviará un tanto a la
UCG para concluir con el trámite de baja documental
contable.
11.2.4
Álbum F.
Acta C.
Solicita a los RAT de Unidades Operativas de Zona
Foránea elaborar el acta circunstanciada sobre la
destrucción de los documentos, así como la
elaboración del álbum fotográfico para constatar el
cumplimiento de esta medida de seguridad.
11.2.2
Recibe del RAT de Unidades Operativas de zona foránea el
acta circunstanciada de destrucción de documentos e n 2 tantos y álbum fotográfico.
11.2.3
Acta C.
En el caso de documentación contable, enviará un tanto a la
UCG para concluir con el trámite de baja documental
contable.
11.2.4
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-COARC-003-A3
Vigencia Julio 2018 a Julio 2020
PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LA BAJA DOCUMENTAL
29 de 41
Álbum F.
Álbum F.
Acta C.
Coordinador/a de ArchivosResponsable de Archivo de
ConcentraciónRAT Oficinas Centrales Titular de la Unidad Administrativa
N
M
N
M
Integra el otro tanto y el álbum fotográfico en el expediente
de baja como parte de la comprobación del proceso
realizado.
11.2.5
Acta C.
Si se trata de documentación administrativa integra los 2 tantos en el expediente de
baja junto con el álbum fotográfico. Continúa
procedimiento.
11.2.6
Publica las solicitudes de destino final, el dictamen y las actas de baja emitidas por el AGN en la Página Web de la
Entidad por el lapso de un año a partir de su fecha de
emisión
12
Álbum F.
Álbum F.
Acta C.
Integra el otro tanto y el álbum fotográfico en el expediente
de baja como parte de la comprobación del proceso
realizado.
11.2.5
Acta C.
Si se trata de documentación administrativa integra los 2 tantos en el expediente de
baja junto con el álbum fotográfico. Continúa
procedimiento.
11.2.6
Publica las solicitudes de destino final, el dictamen y las actas de baja emitidas por el AGN en la Página Web de la
Entidad por el lapso de un año a partir de su fecha de
emisión.
12
12 12
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-COARC-003-A3
Vigencia Julio 2018 a Julio 2020
PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LA BAJA DOCUMENTAL
30 de 41
Exp. Baja
Coordinador/a de ArchivosResponsable de Archivo de
ConcentraciónRAT Oficinas Centrales Titular de la Unidad Administrativa
N N
Integra el expediente de baja
documental, que deberá contener
como mínimo: Acuse de la
Solicitud de Dictamen de destino
final enviado al AGN, Declaración
y ficha técnica de prevaloración,
Inventario de baja, Oficio de
respuesta emitido por e l AGN,
Dictamen de destino final, Acta de
baja documental, Acta
circunstanciada, Oficio de
autorización de la baja de archivo
contable original gubernamental
(Si es e l caso), Acta
circunstanciada de entrega-
recepción y/o destrucción y Álbum
fotográfico.
13
Termina
Exp. Baja
Integra el expediente de baja
documental, que deberá contener
como mínimo: Acuse de la
Solicitud de Dictamen de destino
final enviado al AGN, Declaración
y ficha técnica de prevaloración,
Inventario de baja, Oficio de
respuesta emitido por e l AGN,
Dictamen de destino final, Acta de
baja documental, Acta
circunstanciada, Oficio de
autorización de la baja de archivo
contable original gubernamental
(Si es e l caso), Acta
circunstanciada de entrega-
recepción y/o destrucción y Álbum
fotográfico.
13
Termina
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-COARC-003-A3
Vigencia Julio 2018 a Julio 2020
DESCRIPCIÓN DEL FORMATO
31 de 41
I. Nombre del Formato:
INVENTARIO DE BAJA DOCUMENTAL
II. Clave: S/C
III. Objetivo: Identificar los expedientes que hayan prescrito sus valores
documentales (administrativo, legal, fiscal o contable) y
que no contengan valores históricos; para con ello
solicitar la baja documental.
IV. Responsable de su Formulación: Responsables de Archivo de Trámite (Unidades
Administrativas y Unidades Operativas de Zona
Metropolitana y Foránea)
Responsable de Archivo de Concentración.
V. Periodicidad de su Elaboración: Cada que se detecte documentación susceptible de baja
documental, la cual haya concluido con su plazo de
conservación establecido en el Catálogo de disposición
documental de la Entidad.
VI. Integración del Formato: 2 originales.
VII. Distribución: Original: Coordinación de Archivos
Original: Responsable de Archivo de Trámite
VIII. Forma de Llenado:
Computadora
IX. Observaciones:
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-COARC-003-A3
Vigencia Julio 2018 a Julio 2020
INSTRUCTIVO DE LLENADO
NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR
32 de 41
1
UNIDAD ADMINISTRATIVA
PRODUCTORA:
Enunciar el nombre completo del área
productora de la serie o series documentales, la
cual solicita la baja documental; evitando el
uso de abreviaturas y siglas. Ejemplo:
Dirección General, Dirección de Área,
Subdirección, Departamento.
2
3
UNIDAD ADMINISTRATIVA
TRAMITADORA:
FONDO:
Enunciar el nombre completo del área que
tramitará la baja ante el Archivo General de la
Nación, en este caso siempre será la
Coordinación de Archivos.
Proporcionar el nombre completo de la
Entidad, evitando el uso de abreviaturas y
siglas.
4 SECCIÓN DOCUMENTAL: Enunciar el código de clasificación y el nombre
de la sección a la que corresponden los
expedientes de acuerdo al CADIDO.
Ejemplo: 2S Servicios de Prevención y
Tratamiento en materia de Adicciones.
5
6
SERIE DOCUMENTAL:
SUBSERIE DOCUMENTAL:
Enunciar el código de clasificación y el nombre
de la serie a la que corresponden los
expedientes de acuerdo al CADIDO.
Ejemplo: 2S.4 Movilización Comunitaria.
Enunciar el código de clasificación y el nombre
de la subserie a la que corresponden los
expedientes de acuerdo al CADIDO.
Ejemplo: 2S.4.1 Promoción del servicio social
y/o prácticas académicas.
7 HOJA DE Enunciar el número de hojas en relación al
número total de folios que integran el
inventario.
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-COARC-003-A3
Vigencia Julio 2018 a Julio 2020
INSTRUCTIVO DE LLENADO
NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR
33 de 41
8
9
10
FECHA DE ELABORACIÓN:
NÚMERO CONSECUTIVO:
CÓDIGO DE CLASIFICACIÓN
ARCHIVÍSTICA DEL EXPEDIENTE:
Indicar el día, mes y año de elaboración del
inventario de baja documental.
Incorporar el número consecutivo de cada fila
que conforma el inventario, el cual iniciará con
el número 1 para la primera fila, el número 2
para la segunda fila y así sucesivamente hasta
concluir la numeración con la última fila.
Consignar la clave alfanumérica
correspondiente a la serie o subserie
documental plasmada en el CADIDO.
11 NÚMERO DE CAJA: Indicar el número consecutivo de cada caja en
la que se ubican los expedientes para darse de
baja.
12 NÚMERO DE EXPEDIENTE: Proporcionar en orden ascendente, el número
consecutivo que identifica cada expediente al
interior de la caja de archivo.
13
14
DESCRIPCIÓN DEL ASUNTO DEL QUE
TRATA EL EXPEDIENTE:
PERIODO DE TRÁMITE:
Describir brevemente un resumen del asunto
que trata cada expediente; la redacción deberá
ser concisa y reflejar la función que genera la
serie documental, evitando el uso de términos
generales, abreviaturas, siglas o claves.
Registrar en columnas independientes el año
en que se generó el primer documento y el
año del último documento de cada expediente.
15 TRADICIÓN DOCUMENTAL: Seleccionar con una “X” en columnas
independientes según corresponda, si la
documentación que integra cada expediente se
encuentra en original, copia; o ambas opciones.
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-COARC-003-A3
Vigencia Julio 2018 a Julio 2020
INSTRUCTIVO DE LLENADO
NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR
34 de 41
16
VALOR DOCUMENTAL:
Señalar con una “X” en columnas
independientes según corresponda, los valores
documentales de cada expediente. Las
columnas se denominan “A” para
administrativo, “L” para legal, “F” para fiscal y
“C” para contable (Estos valores están
especificados en el CADIDO de acuerdo a la
serie documental correspondiente).
17
18
PLAZO DE CONSERVACIÓN (AÑOS):
HOJA DE CIERRE:
Proporcionar en columnas independientes los
años de guarda de cada expediente en el
archivo de trámite y los años de guarda en el
archivo de concentración, así como registrar
la suma total de ambos años. Dichas columnas
se denominan “AT” para el archivo de trámite,
“AC” para el archivo de concentración y “Total
de años” para la suma de ambas columnas.
Indicar el total de fojas que integran el
inventario, así como el total de expedientes, los
años que abarca la documentación, el total de
cajas y peso aproximado en kilogramos de las
mismas.
19
20
ELABORÓ:
REVISÓ:
Proporcionar el nombre, cargo, firma y área del
Responsable de Archivo de Trámite de la
Unidad Administrativa que elaboró el
inventario.
Proporcionar el nombre, cargo y firma de
Coordinador de Archivos quien efectuará el
trámite de baja ante el Archivo General de la
Nación.
21 AUTORIZÓ: Proporcionar el nombre, cargo y firma del
Titular de la Unidad Administrativa productora
de la documentación, que solicita la baja
documental.
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-COARC-003-A3
Vigencia Julio 2018 a Julio 2020
EJEMPLAR DEL FORMATO
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Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-COARC-003-A3
Vigencia Julio 2018 a Julio 2020
DESCRIPCIÓN DEL FORMATO
36 de 41
I. Nombre del Formato:
INVENTARIO DE BAJA DOCUMENTAL
GENÉRICO
II. Clave: S/C
III. Objetivo: Identificar los expedientes homogéneos en su contenido,
que hayan prescrito sus valores documentales
(administrativo, legal, fiscal o contable) y que no
contengan valores históricos; para con ello solicitar la
baja documental.
IV. Responsable de su Formulación: Responsables de Archivo de Trámite de Unidades
Unidades Operativas de Zona Metropolitana y Foránea)
Responsable de Archivo de Concentración.
V. Periodicidad de su Elaboración: Cada que se detecte documentación susceptible de baja
documental homogénea en su contenido, la cual haya
concluido con su plazo de conservación establecido en el
Catálogo de disposición documental de la Entidad.
VI. Integración del Formato: 2 originales.
VII. Distribución: Original: Coordinación de Archivos
Original: Responsable de Archivo de Trámite
VIII. Forma de Llenado:
Computadora
IX. Observaciones:
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-COARC-003-A3
Vigencia Julio 2018 a Julio 2020
INSTRUCTIVO DE LLENADO
NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR
37 de 41
1
UNIDAD ADMINISTRATIVA
PRODUCTORA:
Enunciar el nombre completo del área
productora de la serie o series documentales, la
cual solicita la baja documental; evitando el
uso de abreviaturas y siglas.
Ejemplo: Dirección General, Dirección de
Área, Subdirección, Departamento.
2
3
UNIDAD ADMINISTRATIVA
TRAMITADORA:
FONDO:
Enunciar el nombre completo del área que
tramitará la baja ante el Archivo General de la
Nación, en este caso siempre será la
Coordinación de Archivos.
Proporcionar el nombre completo de la
Entidad, evitando el uso de abreviaturas y
siglas.
4 SECCIÓN DOCUMENTAL: Enunciar el código de clasificación y el nombre
de la sección a la que corresponden los
expedientes de acuerdo al CADIDO.
Ejemplo: 2S Servicios de Prevención y
Tratamiento en materia de Adicciones.
5
6
SERIE DOCUMENTAL:
SUBSERIE DOCUMENTAL:
Enunciar el código de clasificación y el nombre
de la serie a la que corresponden los
expedientes de acuerdo al CADIDO.
Ejemplo: 2S.4 Movilización Comunitaria.
Enunciar el código de clasificación y el nombre
de la subserie a la que corresponden los
expedientes de acuerdo al CADIDO.
Ejemplo: 2S.4.1 Promoción del servicio social
y/o prácticas académicas.
7 HOJA DE Enunciar el número de hojas en relación al
número total de folios que integran el
inventario.
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-COARC-003-A3
Vigencia Julio 2018 a Julio 2020
INSTRUCTIVO DE LLENADO
NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR
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8
9
10
FECHA DE ELABORACIÓN:
NÚMERO CONSECUTIVO:
CÓDIGO DE CLASIFICACIÓN
ARCHIVÍSTICA:
Indicar el día, mes y año de elaboración del
inventario de baja documental genérico.
Incorporar el número consecutivo de cada fila
que conforma el inventario, el cual iniciará con
el número 1 para la primera fila, el número 2
para la segunda fila y así sucesivamente hasta
concluir la numeración con la última fila.
Consignar la clave alfanumérica
correspondiente a la serie o subserie
documental plasmada en el CADIDO.
11 NÚMERO DE CAJA: Indicar el número consecutivo de cada caja en
la que se ubican los expedientes para darse de
baja.
12
13
NÚMERO DE EXPEDIENTE (EXP.
INICIAL Y EXP. FINAL):
CANTIDAD DE EXPEDIENTES AL
INTERIOR DE LA CAJA:
Proporcionar en orden ascendente el número en
que inicia el primer y último expediente, los
cuales se encuentran al interior de la caja de
archivo.
Indicar el total de expedientes que se
encuentran en cada una de las cajas que se
solicitan a baja documental.
14
15
DESCRIPCIÓN DEL ASUNTO DEL QUE
TRATAN LOS EXPEDIENTES:
PERIODO DE TRÁMITE:
Describir brevemente un resumen de los
asuntos que tratan los expedientes ubicados en
el interior de cada caja; la redacción deberá ser
concisa y reflejar la función que genera la serie
documental, evitando el uso de términos
generales, abreviaturas, siglas o claves.
Registrar en columnas independientes el año en
que se generó el expediente más antiguo y el
año más reciente del expediente, que se
encuentran ubicados al interior de cada caja.
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-COARC-003-A3
Vigencia Julio 2018 a Julio 2020
INSTRUCTIVO DE LLENADO
NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR
39 de 41
16 TRADICIÓN DOCUMENTAL: Seleccionar con una “X” en columnas
independientes según corresponda, si la
documentación que integran a los expedientes
se encuentra en original, copia; o ambas
opciones.
17 VALOR DOCUMENTAL: Señalar con una “X” en columnas
independientes según corresponda, los valores
documentales de los expedientes. Las columnas
se denominan “A” para administrativo, “L”
para legal, “F” para fiscal y “C” para contable
(Estos valores están especificados en el
CADIDO de acuerdo a la serie documental
correspondiente).
18
19
PLAZO DE CONSERVACIÓN (AÑOS):
HOJA DE CIERRE:
Proporcionar en columnas independientes los
años de guarda de los expedientes en el archivo
de trámite y los años de guarda en el archivo
de concentración, así como registrar la
suma total de ambos años. Dichas columnas se
denominan “AT” para el archivo de trámite,
“AC” para el archivo de concentración y “Total
de años” para la suma de ambas columnas.
Indicar el total de fojas que integran el
inventario, así como el total de expedientes, los
años que abarca la documentación, el total de
cajas y peso aproximado en kilogramos de las
mismas.
19 ELABORÓ:
Proporcionar el nombre, cargo, firma y área del
Responsable de Archivo de Trámite de la
Unidad Administrativa que elaboró el
inventario
20 REVISÓ: Proporcionar el nombre, cargo y firma de
Coordinador de Archivos quien efectuará el
trámite de baja ante el Archivo General de la
Nación
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-COARC-003-A3
Vigencia Julio 2018 a Julio 2020
INSTRUCTIVO DE LLENADO
NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR
40 de 41
21 AUTORIZÓ: Proporcionar el nombre, cargo y firma del
Titular de la Unidad Administrativa productora
de la documentación, que solicita la baja
documental.
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-COARC-003-A3
Vigencia Julio 2018 a Julio 2020
EJEMPLAR DEL FORMATO
41 de 41
Centros de Integración Juvenil, A.C.
PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LA TRANSFERENCIA SECUNDARIA
CODIGO: PR-COARC-004-E
ÍNDICE
PAG.
OBJETIVO
1
ALCANCE
1
NOTACIONES Y DEFINICIONES
1
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
3
MATERIALES
4
REFERENCIAS
4
PROCEDIMIENTO
6
FLUJOGRAMA
9
ANEXOS 16
PARA SER LLENADO ÚNICAMENTE POR LA DIRECCIÓN DEL ÁREA EMISORA
Fecha de Revisión/Aprobación Fecha de Emisión Ubicación del archivo
Junio 2018 Julio 2018 U: COOR./ARCHIVO
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-COARC-004-E
Vigencia Julio 2018 a Julio 2020
PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LA TRANFERENCIA SECUNDARIA
1 de 21
OBJETIVO
Identificar los expedientes que deben conservarse de forma permanente por haber concluido
sus plazos de conservación y que tengan valores secundarios, con la finalidad de realizar su
traslado sistemático y controlado al archivo histórico (Archivo General de la Nación, AGN);
conforme al catálogo de disposición documental y según lo indicado por el AGN.
ALCANCE
A la Coordinación de Archivos, y Responsables de Archivo de Trámite de Dirección
General, Direcciones Generales Adjuntas, Direcciones de Área, Coordinaciones Regionales,
Subdirecciones de Área, Departamentos, Centros de Integración Juvenil, Unidades de
Hospitalización, Unidades de Tratamiento a Usuarios de Heroína de Zona Metropolitana y
Foránea.
NOTACIONES Y DEFINICIONES
AGN: Archivo General de la Nación.
Archivo de Concentración: Unidad responsable de la administración de documentos cuya
consulta es esporádica por parte de las Unidades Administrativas de la Entidad y
permanecen en ésta hasta su destino final.
Archivo Histórico: Fuente de acceso público y unidad responsable de administrar,
describir, conservar y divulgar la memoria documental institucional, así como la integrada
por documentos o colecciones documentales con valor permanente y de relevancia para la
memoria nacional.
C.A.: Coordinador de Archivos
RAC: Responsable de Archivo de Concentración.
RAT: Responsable de Archivo de Trámite
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-COARC-004-E
Vigencia Julio 2018 a Julio 2020
PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LA TRANFERENCIA SECUNDARIA
2 de 21
Transferencia: Traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de
un archivo de trámite al archivo de concentración (transferencia primaria) y de expedientes
que deben conservarse de manera permanente, del archivo de concentración al archivo
histórico (transferencia secundaria).
Unidad Administrativa: Área a la que se confieren atribuciones específicas en el
reglamento interior, estatuto orgánico o disposición equivalente dentro de las Dependencias
y Entidades, se refiere a las Direcciones, Subdirecciones, Coordinaciones Regionales,
Centros de Integración Juvenil, Unidades de Hospitalización, Unidades de Tratamiento a
Usuarios de Heroína de Zona Metropolitana y Foránea y Departamentos que conforman la
Entidad.
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-COARC-004-E
Vigencia Julio 2018 a Julio 2020
PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LA TRANFERENCIA SECUNDARIA
3 de 21
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
TRANSFERENCIA SECUNDARIA
Coordinador/a de Archivos / Responsable de Archivo de Concentración
Identificará en los inventarios documentales los expedientes que concluyeron la
vigencia documental y poseen valores históricos.
Titular de la Unidad Administrativa
Revisará la propuesta de inventario de transferencia secundaria, ficha técnica de pre-
valoración y declaratoria de pre-valoración enviada por la Coordinación de Archivos.
Autorizará y validará el Inventario de Transferencia Secundaria, ficha técnica de pre-
valoración y declaratoria de pre-valoración para enviarlos al RAT e iniciar el trámite de
la transferencia secundaria.
AGN
Recibirá y analizará la solicitud de destino final, inventario de baja, ficha técnica de pre-
valoración y declaratoria de pre-valoración enviada por la Coordinación de Archivos de
la Entidad.
Realizará la visita de inspección al archivo de concentración de la Entidad y revisará
que la documentación cuente con valores históricos y esté en las condiciones que indica
el Instructivo para la transferencia secundaria de archivos (soporte papel)
dictaminados con valor histórico al Archivo General de la Nación.
Analizará la información recabada en la visita de inspección al Archivo de
Concentración de la Entidad, y si ésta no fuera suficiente, enviará oficio de respuesta
especificando la no precedencia del trámite, o bien emitiendo las observaciones y
recomendaciones necesarias.
Recibirá el Acta de Transferencia Secundaria la cual será firmada por el Titular del
AGN, y posteriormente enviará dicha acta ya con todas las firmas a la Coordinación de
Archivos de la Entidad.
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-COARC-004-E
Vigencia Julio 2018 a Julio 2020
PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LA TRANFERENCIA SECUNDARIA
4 de 21
MATERIALES
Inventario de Transferencia Secundaria
REFERENCIAS
Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública. DOF 04/05/2015.
Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública. DOF. 09/05/2016.
Ley Federal de Archivos DOF. 23/01/2012 y su Reglamento.
Ley General de Protección de Datos Personales en Posesión de Sujetos Obligados.
DOF. 26/01/2017.
Ley General de Bienes Nacionales. DOF. Última Reforma. 01/06/2016.
Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. DOF. Última Reforma.
19/12/2016.
Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. DOF.
Última Reforma. 04/07/2014.
Ley de Fiscalización y Rendición de Cuentas de la Federación. DOF. 18/07/2016.
Acuerdo que tiene por objeto emitir las Disposiciones Generales en materia de Archivos
y de Gobierno Abierto para la Administración Pública Federal y su Anexo Único.
15/05/2017.
Acuerdo del Consejo Nacional del Sistema Nacional de Transparencia, Acceso a la
Información Pública y Protección de Datos Personales, por el que se aprueban los
Lineamientos para la Organización y Conservación de los Archivos. DOF. 04/05/2016.
Decreto por el que las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal,
la Procuraduría General de la República, las Unidades Administrativas de la
Presidencia de la República y los Órganos Desconcentrados donaran a título gratuito, el
desecho de papel y cartón a su servicio cuando ya no les sean útiles. DOF. 21/02/2006.
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-COARC-004-E
Vigencia Julio 2018 a Julio 2020
PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LA TRANFERENCIA SECUNDARIA
5 de 21
Acuerdo por el que se establecen las disposiciones en Materia de Recursos Materiales y
Servicios Generales. Diario Oficial de la Federación 16 de Julio de 2010.
Lineamientos para la Organización y Conservación de los Archivos. DOF. 04/05/2016.
Lineamientos para analizar, valorar y decidir el destino final de la documentación de las
Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo Federal. DOF. 16/03/2016.
Norma de Archivo Contable Gubernamental NACG-01. Disposiciones Aplicables al
Archivo Contable Gubernamental.
Manual de Organización Específico de Centros de Integración Juvenil, A.C.
Guía para el borrado seguro de datos personales. INAI. Primera Edición 2016. Ciudad
de México, México. 36pp.
ANEXOS
Inventario de Transferencia Secundaria
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-COARC-004-E
Vigencia Julio 2018 a Julio 2020
PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LA TRANFERENCIA SECUNDARIA
RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
6 de 21
Coordinador/a de
Archivos/
Responsable de
Archivo de
Concentración
Responsable de
Archivo de
Trámite
Titular de la
Unidad
Administrativa
Responsable de
Archivo de
Trámite
Coordinador/a de
Archivos/
Responsable de
Archivo de
Concentración
1. Identifica en los inventarios documentales los expedientes
que concluyeron la vigencia documental y poseen valores
históricos.
2. Elabora la propuesta de Inventario de Transferencia
Secundaria, ficha técnica de pre-valoración y declaratoria
de pre-valoración.
3. Solicita al RAT gestione la autorización de la propuesta
de inventario, ficha técnica y declaratoria de pre-
valoración ante el Titular de la Unidad Administrativa
productora de la documentación.
4. Recibe por parte del RAC la propuesta de Inventario de
Transferencia Secundaria, ficha técnica de pre-valoración
y declaratoria de pre-valoración y turna al Titular de la
Unidad Administrativa para su revisión.
5. Recibe y revisa la propuesta de inventario de transferencia
secundaria, ficha técnica de pre-valoración y declaratoria
de pre-valoración.
6. Autoriza y valida el inventario de transferencia
secundaria, ficha técnica de pre-valoración y declaratoria
de pre-valoración y devuelve al RAT para iniciar el
trámite de transferencia secundaria.
7. Envía al C.A/RAC el inventario de transferencia
secundaria, ficha técnica de pre-valoración y declaratoria
de pre-valoración validados y firmados por el Titular de la
Unidad Administrativa productora de la documentación.
8. Recibe documentos, verifica la información y si tuviera
observaciones solicita al RAT las realice, y en su caso
actualiza la información.
Oficio o correo
electrónico de
propuesta de
inventario de
transferencia
secundaria,
ficha técnica y
declaratoria de
prevaloración
Propuesta de
inventario de
transferencia
secundaria,
ficha técnica y
declaratoria de
prevaloración
Propuesta de
inventario de
transferencia
secundaria,
ficha técnica y
declaratoria de
prevaloración
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Vigencia Julio 2018 a Julio 2020
PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LA TRANFERENCIA SECUNDARIA
RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
7 de 21
Coordinador/a de
Archivos/
Responsable de
Archivo de
Concentración
9. Elabora la solicitud de destino final que se integra por:
a) Inventario de transferencia secundaria
b) Ficha técnica de pre-valoración
c) Declaratoria de pre-valoración.
10. Envía al AGN la solicitud de destino final verificando el
calendario de recepción de solicitud de destino final.
11. Recibe del AGN oficio de respuesta la solicitud de destino
final pudiéndose presentar dos casos:
11.1. Que la información proporcionada no sea
suficiente, en este caso, recibe oficio con las
modificaciones pertinentes. Regresa al punto 8.
11.2. Que la información proporcionada sea suficiente,
en este caso, recibe oficio de respuesta con la fecha
de visita de inspección al Archivo de Concentración
de la Entidad. Continúa procedimiento.
12. Recibe el resultado del AGN sobre la visita de supervisión
pudiéndose presentar dos casos:
12.1. Que la solicitud de destino final no sea autorizada,
en este caso, recibe oficio de respuesta de la no
procedencia del trámite y/o las observaciones y
recomendaciones necesarias en su caso.
12.1.1. Solventa las observaciones realizadas por el
AGN y solicita nuevamente la visita de
inspección. Regresa al punto 10.
12.2. Que la solicitud de destino final sea autorizada, en
este caso, recibe dictamen de destino final y oficio
indicando la fecha, hora y lugar para recibir la remesa
de documentación. Continúa procedimiento.
Oficio de
solicitud de
destino final,
inventario de
transferencia
secundaria,
ficha técnica y
declaratoria de
prevaloración
Oficio de
negación de la
transferencia
Oficio de
respuesta
Oficio
Dictamen de
destino final
Oficio de
seguimiento
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PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LA TRANFERENCIA SECUNDARIA
RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
8 de 21
Coordinador/a de
Archivos/
Responsable de
Archivo de
Concentración
13. Entrega al AGN la remesa de documentación en la fecha,
hora, y lugar acordado, anexando el Inventario De
Transferencia Secundaria.
14. Posterior a la verificación del AGN de la documentación
entregada, recibe el Acta de Transferencia Secundaria y
recaba la firma del Titular de la Unidad Administrativa
productora de la documentación transferida al AGN.
15. Remite al AGN para su firma el acta de transferencia
secundaria ya firmada por el Titular de la Unidad
Administrativa productora de la documentación
transferida.
16. Posteriormente recibe nuevamente el acta de transferencia
secundaria firmada por el Titular de la Unidad
Administrativa y el Titular del AGN.
17. Actualiza el inventario del archivo de concentración e
integra el expediente de la transferencia secundaria, que
debe contener como mínimo:
a) Acuse del oficio de solicitud de dictamen de
destino final.
b) Oficio de respuesta a la solicitud de dictamen de
destino final
c) Dictamen de destino final
d) Acta de transferencia secundaria
e) Inventario de transferencia secundaria
f) Ficha técnica de prevaloración
g) Declaración de prevaloración.
18. Termina procedimiento.
Remesa de
documentación
, Inventario de
Transferencia
Secundaria
Acta de
Transferencia
Secundaria
Expediente de
la transferencia
secundaria
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PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LA TRANFERENCIA SECUNDARIA
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DIAGRAMA DE FLUJO
Coordinador/a de ArchivosResponsable de Archivo de
Concentración
Responsable de Archivo de
TrámiteTitular de la Unidad Administrativa
Identifica en los inventarios documentales los expedientes que concluyeron la vigencia
documental y poseen valores históricos.
Inicia
1
Identifica en los inventarios documentales los
expedientes que concluyeron la vigencia documental y
poseen valores históricos.
1
Doctos.
Elabora la propuesta de Inventario de Transferencia Secundaria, ficha técnica de pre-valoración y declaratoria
de pre-valoración.
2
Doctos.
Solicita al RAT gestione la autorización de la propuesta de inventario, ficha técnica y
declaratoria de pre-valoración ante el Titular de la Unidad
Administrativa productora de la documentación.
3
A
Doctos.
Elabora la propuesta de Inventario de Transferencia Secundaria, ficha técnica de pre-valoración y declaratoria
de pre-valoración.
2
Doctos.
Solicita al RAT gestione la autorización de la propuesta de inventario, ficha técnica y
declaratoria de pre-valoración ante el Titular de la Unidad
Administrativa productora de la documentación.
3
A
Inicia
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PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LA TRANFERENCIA SECUNDARIA
10 de 21
Doctos.
Coordinador/a de ArchivosResponsable de Archivo de
Concentración
Responsable de Archivo de
TrámiteTitular de la Unidad Administrativa
Recibe por parte del RAC la propuesta de Inventario de Transferencia Secundaria,
ficha técnica de pre-valoración y declaratoria de
pre-valoración y turna al Titular de la Unidad
Administrativa para su revisión.
4
BB
A
Doctos.
Recibe y revisa la propuesta de inventario de
transferencia secundaria, ficha técnica de pre-
valoración y declaratoria de pre-valoración.
5
Doctos.
Autoriza y valida el inventario de transferencia secundaria,
ficha técnica de pre-valoración y declaratoria de pre-valoración y devuelve al RAT para iniciar el trámite de
transferencia secundaria.
6
Doctos.
Envía al C.A/RAC el inventario de transferencia
secundaria, ficha técnica de pre-valoración y declaratoria de pre-valoración validados y firmados por el Titular de la
Unidad Administrativa productora de la documentación.
7
Doctos.
Recibe documentos, verifica la información y si tuviera
observaciones solicita al RAT las realice, y en su caso actualiza la información.
8
Doctos.
Recibe documentos, verifica la información y si tuviera
observaciones solicita al RAT las realice, y en su caso actualiza la información.
8
1 1
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-COARC-004-E
Vigencia Julio 2018 a Julio 2020
PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LA TRANFERENCIA SECUNDARIA
11 de 21
Coordinador/a de ArchivosResponsable de Archivo de
Concentración
Responsable de Archivo de
TrámiteTitular de la Unidad Administrativa
CC
B
S.D.F.
Elabora la solicitud de destino final que se integra por el Inventario de baja, Ficha
técnica de pre-valoración, y Declaratoria de pre-
valoración.
9
S.D.F.
Elabora la solicitud de destino final que se integra por el Inventario de baja, Ficha
técnica de pre-valoración, y Declaratoria de pre-
valoración.
9
S.D.F.
Envía al AGN la solicitud de destino final verificando el calendario de recepción de solicitud de destino final.
10
S.D.F.
Envía al AGN la solicitud de destino final verificando el calendario de recepción de solicitud de destino final.
10
Oficio
Recibe del AGN oficio de respuesta la solicitud de destino final pudiéndose
presentar dos casos:
11
Oficio
Recibe del AGN oficio de respuesta la solicitud de destino final pudiéndose
presentar dos casos:
11
B
3 3
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-COARC-004-E
Vigencia Julio 2018 a Julio 2020
PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LA TRANFERENCIA SECUNDARIA
12 de 21
Coordinador/a de ArchivosResponsable de Archivo de
Concentración
Responsable de Archivo de
TrámiteTitular de la Unidad Administrativa
DD
C
Oficio
Que la información proporcionada no sea
suficiente, en este caso, recibe oficio con las
modificaciones pertinentes. Regresa al punto 8.
11.1
C
La información es suficiente?
No
Si
1
Oficio
Que la información proporcionada sea suficiente, en este caso, recibe oficio de
respuesta con la fecha de visita de inspección al Archivo
de Concentración de la Entidad. Continúa
procedimiento.
11.2
Oficio
Que la información proporcionada no sea
suficiente, en este caso, recibe oficio con las
modificaciones pertinentes. Regresa al punto 8.
11.1
La información es suficiente?
No
Si
1
Oficio
Que la información proporcionada sea suficiente, en este caso, recibe oficio de
respuesta con la fecha de visita de inspección al Archivo
de Concentración de la Entidad. Continúa
procedimiento.
11.2
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-COARC-004-E
Vigencia Julio 2018 a Julio 2020
PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LA TRANFERENCIA SECUNDARIA
13 de 21
Coordinador/a de ArchivosResponsable de Archivo de
Concentración
Responsable de Archivo de
TrámiteTitular de la Unidad Administrativa
E
D
S.D.F.
Recibe el resultado del AGN sobre la visita de supervisión
pudiéndose presentar dos casos:
12
Oficio
Que la solicitud de destino final no sea autorizada, en este caso, recibe oficio de
respuesta de la no procedencia del trámite y/o las
observaciones y recomendaciones necesarias
en su caso.
12.1
La solicitud de destino final fue autorizada?
No
Si
Oficio
Solventa las observaciones realizadas por el AGN y
solicita nuevamente la visita de inspección. Regresa al
punto 10.
12.1.1
3
2
E
D
S.D.F.
Recibe el resultado del AGN sobre la visita de supervisión
pudiéndose presentar dos casos:
12
Oficio
Que la solicitud de destino final no sea autorizada, en este caso, recibe oficio de
respuesta de la no procedencia del trámite y/o las
observaciones y recomendaciones necesarias
en su caso.
12.1
La solicitud de destino final fue autorizada?
No
Si
Oficio
Solventa las observaciones realizadas por el AGN y
solicita nuevamente la visita de inspección. Regresa al
punto 10.
12.1.1
3
2
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-COARC-004-E
Vigencia Julio 2018 a Julio 2020
PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LA TRANFERENCIA SECUNDARIA
14 de 21
Coordinador/a de ArchivosResponsable de Archivo de
Concentración
Responsable de Archivo de
TrámiteTitular de la Unidad Administrativa
F
E
Oficio
Que la solicitud de destino final sea autorizada, en este
caso, recibe dictamen de destino final y oficio indicando
la fecha, hora y lugar para recibir la remesa de
documentación. Continúa procedimiento.
12.2
F
E
I.T.S.
Entrega al AGN la remesa de documentación en la fecha,
hora, y lugar acordado, anexando el Inventario De Transferencia Secundaria.
13
A.T.S.
Posterior a la verificación del AGN de la documentación
entregada, recibe el acta de transferencia secundaria y
recaba la firma del Titular de la Unidad Administrativa
productora de la documentación transferida al
AGN.
14
Oficio
Que la solicitud de destino final sea autorizada, en este
caso, recibe dictamen de destino final y oficio indicando
la fecha, hora y lugar para recibir la remesa de
documentación. Continúa procedimiento.
12.2
I.T.S.
Entrega al AGN la remesa de documentación en la fecha,
hora, y lugar acordado, anexando el Inventario De Transferencia Secundaria.
13
A.T.S.
Posterior a la verificación del AGN de la documentación
entregada, recibe el acta de transferencia secundaria y
recaba la firma del Titular de la Unidad Administrativa
productora de la documentación transferida al
AGN.
14
2 2
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-COARC-004-E
Vigencia Julio 2018 a Julio 2020
PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LA TRANFERENCIA SECUNDARIA
15 de 21
Coordinador/a de ArchivosResponsable de Archivo de
Concentración
Responsable de Archivo de
TrámiteTitular de la Unidad Administrativa
F
A.T.S.
Remite al AGN para su firma el acta de transferencia
secundaria ya firmada por el Titular de la Unidad
Administrativa productora de la documentación transferida.
15
F
A.T.S.
Posteriormente recibe nuevamente el acta de
transferencia secundaria firmada por el Titular de la Unidad Administrativa y el
Titular del AGN.
16
E.T.S.
Actualiza e l inventar io del archivo
de concentración e integra el
expediente de la transferencia
secundaria que debe contener
como mínimo: Acuse del oficio de
solicitud de dictamen de destino
final, Oficio de respuesta a la
solicitud de dictamen de destino
final, Dictamen de destino final,
Acta de transferencia secundaria,
Inventario de transferencia,
secundaria, Ficha técnica de
prevaloración, Declaración de
prevaloración.
17
A.T.S.
Remite al AGN para su firma el acta de transferencia
secundaria ya firmada por el Titular de la Unidad
Administrativa productora de la documentación transferida.
15
A.T.S.
Posteriormente recibe nuevamente el acta de
transferencia secundaria firmada por el Titular de la Unidad Administrativa y el
Titular del AGN.
16
E.T.S.
Actualiza e l inventar io del archivo
de concentración e integra el
expediente de la transferencia
secundaria que debe contener
como mínimo: Acuse del oficio de
solicitud de dictamen de destino
final, Oficio de respuesta a la
solicitud de dictamen de destino
final, Dictamen de destino final,
Acta de transferencia secundaria,
Inventario de transferencia,
secundaria, Ficha técnica de
prevaloración, Declaración de
prevaloración.
17
Termina Termina
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-COARC-004-E
Vigencia Julio 2018 a Julio 2020
DESCRIPCIÓN DEL FORMATO
16 de 21
I. Nombre del Formato:
INVENTARIO DE TRANSFERENCIA SECUNDARIA
II. Clave: S/C
III. Objetivo: Describir los expedientes cuyos valores primarios
(administrativo, legal, fiscal o contable) hayan prescrito y
prevalezcan sus valores secundarios (evidencial,
testimonial e informativo) para la memoria institucional.
IV. Responsable de su Formulación: Responsable de Archivo de Concentración.
V. Periodicidad de su Elaboración: Cada que se detecte información con valores secundarios
(evidencial, testimonial e informativo) susceptibles a una
transferencia secundaria al Archivo Histórico Institucional
o al Archivo General de la Nación.
VI. Integración del Formato: 2 originales, 1 archivo electrónico.
VII. Distribución: Originales: Archivo General de la Nación.
Electrónico: Archivo General de la Nación.
VIII. Forma de Llenado: Computadora.
IX. Observaciones:
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-COARC-004-E
Vigencia Julio 2018 a Julio 2020
INSTRUCTIVO DE LLENADO
NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR
17 de 21
1
UNIDAD ADMINISTRATIVA DE
PRODUCTORA:
Enunciar el nombre completo del área
productora de la serie o series documentales, la
cual solicita la transferencia secundaria;
evitando el uso de abreviaturas y siglas.
Ejemplo: Dirección General, Dirección de
Área, Subdirección, Departamento.
2
3
UNIDAD ADMINISTRATIVA
TRAMITADORA:
FONDO:
Enunciar el nombre completo del área que
tramitará la baja ante el Archivo General de la
Nación, en este caso siempre será la
Coordinación de Archivos.
Proporcionar el nombre completo de la
Entidad, evitando el uso de abreviaturas y
siglas.
4
5
6
SECCIÓN DOCUMENTAL:
SERIE DOCUMENTAL:
SUBSERIE DOCUMENTAL:
Enunciar el código de clasificación y el nombre
de la sección a la que corresponden los
expedientes de acuerdo al CADIDO.
Ejemplo: 2S Servicios de Prevención y
Tratamiento en materia de Adicciones.
Enunciar el código de clasificación y el nombre
de la serie a la que corresponden los
expedientes de acuerdo al CADIDO.
Ejemplo: 2S.4 Movilización Comunitaria.
Enunciar el código de clasificación y el nombre
de la subserie a la que corresponden los
expedientes de acuerdo al CADIDO.
Ejemplo: 2S.4.1 Promoción del servicio social
y/o prácticas académicas.
7
8
FECHA DE TRANSFERENCIA:
NÚMERO DE TRANSFERENCIA:
Indicar el día, mes y año en que se realiza la
entrega-recepción de expedientes.
Indicar el número de transferencia secundaria
que se está efectuando ante el Archivo General
de la Nación.
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-COARC-004-E
Vigencia Julio 2018 a Julio 2020
INSTRUCTIVO DE LLENADO
NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR
18 de 21
9 HOJA DE Enunciar el número de hojas en relación al
número total de folios que integran el
inventario.
10
11
12
FECHA DE ELABORACIÓN:
NÚMERO CONSECUTIVO:
CÓDIGO DE CLASIFICACIÓN
ARCHIVÍSTICA DEL EXPEDIENTE:
Indicar el día, mes y año de elaboración del
inventario de transferencia secundaria.
Incorporar el número consecutivo de cada fila
que conforma el inventario, el cual iniciará con
el número 1 para la primera fila, el número 2
para la segunda fila y así sucesivamente hasta
concluir la numeración con la última fila.
Consignar la clave alfanumérica
correspondiente a la serie o subserie
documental plasmada en el CADIDO.
13 NÚMERO DE CAJA: Indicar el número consecutivo de cada caja en
la que se ubican los expedientes a transferir.
14 NÚMERO EXPEDIENTE: Proporcionar en orden ascendente, el número
consecutivo que identifica cada expediente al
interior de la caja de archivo a transferir.
15 DESCRIPCIÓN DEL ASUNTO DEL QUE
TRATA EL EXPEDIENTE:
Describir brevemente un resumen del asunto
que trata cada expediente; la redacción deberá
ser concisa y reflejar la función que genera la
serie documental, evitando el uso de términos
generales, abreviaturas, siglas o claves.
16
17
TOTAL DE FOJAS (FOLIOS):
PERIODO DE TRÁMITE:
Número total de folios que integran cada
expediente.
Registrar en columnas independientes la fecha
en que se generó el primer documento y la
fecha del último documento de cada
expediente.
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Vigencia Julio 2018 a Julio 2020
INSTRUCTIVO DE LLENADO
NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR
19 de 21
18
TRADICIÓN DOCUMENTAL:
Seleccionar con una “X” en columnas
independientes según corresponda, si la
documentación que integra cada expediente se
encuentra en original, copia; o ambas opciones.
19 VALOR DOCUMENTAL: Señalar con una “X” en columnas
independientes según corresponda, los valores
documentales de cada expediente. Las
columnas se denominan “A” para
administrativo, “L” para legal, “F” para fiscal y
“C” para contable (Estos valores están
especificados en el CADIDO de acuerdo a la
serie documental correspondiente).
20 PLAZO DE CONSERVACIÓN (AÑOS): Proporcionar en columnas independientes los
años de guarda de cada expediente en el
archivo de trámite y los años de guarda en el
archivo de concentración, así como registrar
la suma total de ambos años. Dichas columnas
se denominan “AT” para el archivo de trámite,
“AC” para el archivo de concentración y “Total
de años” para la suma de ambas columnas.
21 CONDICIONES DE ACCESO: Señalar con una “X”, en columnas
independientes según corresponda si el
expediente contiene información clasificada
como reservada o confidencial. Las columnas
se denominan “R” para reservada y “C” para
confidencial.
22 OBSERVACIONES:
Indicar otra información importante que no se
haya considerado en ninguna de las columnas
anteriores.
23 HOJA DE CIERRE:
Indicar el total de fojas que integran el
inventario, así como el total de expedientes, los
años que abarca la documentación, el total de
cajas y peso aproximado en kilogramos de las
mismas.
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-COARC-004-E
Vigencia Julio 2018 a Julio 2020
INSTRUCTIVO DE LLENADO
NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR
20 de 21
24
26
27
ELABORÓ:
REVISÓ:
AUTORIZÓ:
Proporcionar el nombre, cargo, firma y área del
Responsable que elaboró el inventario.
Proporcionar el nombre, cargo y firma de
Coordinador de Archivos quien efectuará el
trámite de baja ante el Archivo General de la
Nación.
Proporcionar el nombre, cargo y firma del
Titular de la Unidad Administrativa productora
de la documentación, que solicita la
transferencia secundaria.
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-COARC-004-E
Vigencia Julio 2018 a Julio 2020
EJEMPLAR DEL FORMATO
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