ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA · de sueldos y salarios, nominas, costos de...
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SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSITARIA ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA DISEÑO, ADAPTACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DEL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA PARA EL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN DE PETROCEL S.A. INFORME QUE PARA OBTENER EL T ÍTULO DE LICENCIADO EN ARCHIVONOMÍA PRESENTA: JOSÉ LUIS BECERRIL TINAJERO ASESORA: Lic. Hortensia Tercero Vega MÉXICO, D. F. 2008
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SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA
DIRECCIÓN GENERAL DE
EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSITARIA
ESCUELA NACIONAL DE
BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA
DISEÑO, ADAPTACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DEL CUADRO GENERAL
DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA PARA EL ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN DE PETROCEL S.A.
I N F O R M E
Q U E P A R A O B T E N E R E L T ÍT U L O D E
L I C E N C I A D O E N A R C H I V O N O M Í A
P R E S E N T A :
J O S É L U I S B E C E R R I L T I N A J E R O
ASESORA: Lic. Hortensia Tercero Vega
MÉXICO, D. F. 2008
Dedicatorias
A Ofelia la compañera y consejera de gran parte de mi vida, por haberme aceptado
como fui y soy, por su sincera participación y entrega en el largo y sinuoso camino que
hemos recorrido juntos en ocasiones con alegría y en ocasiones con tristeza pero
siempre con una meta en común.
A mis tres hijas que aunque tienen diferentes filosofías y actitudes no dejan de ser uno
de los obsequios más grandes que he recibido del destino.
A mis nietos que han venido a dar una nueva y alentadora luz en mi paso por este
mundo.
A mis yernos en quienes he sentido la presencia del hijo que nunca tuve.
A mis hermanas que siempre me motivaron para lograr este objetivo.
Sin pasar por alto a mis padres y suegros que mientras vivieron me brindaron apoyo
incondicional e ilimitado (+)
Agradecimientos
Agradezco a mi dios por darme la oportunidad de terminar esta tarea que en algunos
momentos imagine y considere interminable.
A la Licenciada Hortencia Constanza Tercero y Vega que siempre estuvo atenta a mis
preguntas dudas e inquietudes.
A la Licenciada Maricarmen Petrichole por sus valiosas propuestas, que finalmente son
enrriquesedoras y motivantes.
A la Licenciada Claudia por el aporte de conocimiento, experiencia y su gran
disponibilidad.
Al profesor Armando Flores Valderrama por el apoyo incondicional y muy profesional en
el presente trabajo.
A Rafael que en todo momento está dispuesto a contribuir con cualquier integrante de
mi familia, que también es suya.
iv
TABLA DE CONTENIDO
Pág.
PREFACIO ............................................................................................................. iv
INTRODUCCIÓN ................................................................................................... vi
CAPÍTULO 1
PETROCEL S.A. ................................................................................................ 2
1.1 Antecedentes .................................................................................................... 2
1.2 Misión ................................................................................................................ 5
1.3 Visión................................................................................................................. 5
1.4 Objetivo ............................................................................................................. 6
1.5 Organización administrativa .............................................................................. 6
1.6 Descripción del archivo… ............................................................................ …..9
1.7 Disposiciones legales para la conservación de documentos en las
empresas de la iniciativa privada .................................................................... 14
CAPÍTULO 2
ARCHIVO DE CONCENTRACION Y EL CUADRO GENERAL DE
CLASIFICACION ARCHIVÍSTICA COMO INSTRUMENTO TÉCNICO
........................................................................................................... 20
2.1 Archivo de concentración ................................................................................ 22
2.2 Importancia y funciones del archivo de concentración .................................... 26
2.3 Principio de procedencia y orden original ........................................................ 28
2.4 Identificación ................................................................................................... 29
2.5 Clasificación .................................................................................................... 30
2.6 Ordenación ...................................................................................................... 31
2.7 Cuadro general de clasificación archivística... ................................................. 32
2.8 Valor e importancia del cuadro general de clasificación archivística ............... 35
v
CAPÍTULO 3
ELABORACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DEL CUADRO GENERAL
DE CLASIFICACION ARCHIVÍSTICA DE PETROCEL S.A. ............. 38
3.1 Revisión y análisis de la información documental .......................................... 38
3.2 Esquema del Cuadro General de Clasificación Archivística ............................ 39
3.3 Identificación de las secciones ........................................................................ 41
3.4 Identificación de las series .............................................................................. 43
3.5 Desarrollo del cuadro general de clasificación ................................................ 44
CONCLUSIONES ................................................................................................. 66
BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................... 68
ANEXOS ............................................................................................................... 70
Anexo 1. Antecedentes archivísticos .................................................................... 72
Anexo 2. Glosario archivístico .............................................................................. 75
Anexo 3. Coordinación de archivos ...................................................................... 80
vi
PREFACIO
El propósito del presente trabajo es la búsqueda y solución de problemas que día a día
enfrentan múltiples empresas principalmente del sector privado ante la insuficiencia de
instrumentos y controles técnicos para la administración de sus fuentes de información
comúnmente conocidas como archivos, con la promoción e implementación de
herramientas concretas y especificas como el cuadro general de clasificación
archivística con un enfoque no estrictamente orientado como se muestra más adelante
en este proyecto, hacia una dependencia o entidad de la administración pública como lo
establecen los “Lineamientos Generales para la organización, descripción, y
conservación de archivos de las dependencias y entidades de la administración pública
federal, en el Diario Oficial de Federación del 20.02.2004, elaborados por el Archivo
General de la Nación, sino más bien dirigido a empresas independientes del sector
público.
Los lineamientos y cuadro general de clasificación archivística antes referidos, son sin
lugar a dudas proporcionalmente susceptibles de habilitarse y ser aplicados en los
archivos de las empresas de la iniciativa privada, que como Petrocel S.A., son unidades
económicas que producen grandes cantidades de documentos que indispensablemente
deben ser administrados dentro de un marco técnico, por personal calificado que
garantice plenamente las labores de clasificación, organización, conservación y
resguardo documental.
El cuadro general de clasificación archivística es un instrumento técnico que refleja la
estructura interna de un archivo en base a las atribuciones y funciones administrativas y
algunos de sus objetivos son: facilitar el acceso, identificación, manipulación y control
de los expedientes y documentos recibidos y producidos, por las diversas áreas que
componen la estructura funcional dentro de las entidades y dependencias oficiales, así
como en las áreas y departamentos que se localizan dentro de las empresas del sector
privado y en este caso particular la empresa denominada Petrocel S.A., cuya
vii
integración de capital es de inversión privada, que aunque no está sujeta a la Ley
Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, como es
el caso de las entidades y dependencias oficiales, ha adquirido mejoras considerables
en la administración de sus acervos documentales a partir de la implementación del
cuadro de clasificación archivística, que será reiterativo en este trabajo recepcional.
El primer escollo que se presentó para la elaboración e implementación del cuadro
general de clasificación archivística, fue obtener de los niveles jerárquicos medios a
superiores su cooperación y apoyo para identificar, recolectar, inventariar, clasificar,
valorar y registrar los expedientes y documentos que formaban parte de las secciones o
departamentos a su cargo puesto que pensaban que solo ellos sabían y decidían que
documentación guardar, como y por cuanto tiempo. Procesos que son considerados
imprescindibles para constituir un cuadro clasificatorio de esta naturaleza.
En segundo término fue la recolección, traslado, identificación, clasificación e
integración de la documentación dispersa en diferentes sitios dentro y fuera de la
institución para ser integrada en un punto específico, donde se organizó y se conserva
y resguarda adecuadamente por personal con conocimiento y experiencia en la materia
para estos menesteres.
Considero importante mencionar que este cuadro general de clasificación archivística
diseñado por el Archivo General de la Nación para ordenar y agrupar los documentos
dentro de las dependencias y entidades de las Administración Pública Gubernamental,
es lo suficientemente flexible y adaptable para ser aplicado en las instituciones de la
iniciativa privada, para alcanzar los mismos objetivos y soluciones para las que fue
creado como son entre otros: Ordenar, clasificar, agrupar, identificar asÍ como facilitar
la rápida localización e inmediato acceso a los expedientes o documentos de los
archivos de las instituciones en general, independientemente de cual sea su
clasificación, volumen documental, actividad, giro u objeto social, dentro de nuestra
economía nacional.
viii
INTRODUCCIÓN
Los archivos en general sean públicos o privados guardan una trascendencia
fundamental puesto que en ellos se encuentra contenida la historia administrativa de la
entidad, dependencia o empresa a la que pertenecen.
Desgraciadamente se puede señalar que en los archivos de las instituciones del sector
privado tratándose de información legal, fiscal, contable, financiera y administrativa por
desconocimiento de principios y técnicas para su organización y control, existe una
autentica pandemia archivística puesto que muchas empresas relegan los archivos a un
segundo término dando como consecuencia que los mismos desde su origen y peor
aún, que con el transcurso del tiempo se encuentren enfermos y sean ineficientes e
improductivos.
Las disposiciones impositivas en términos generales son muy formalistas y obligan a
cumplir con una gran cantidad de requisitos; lo que origina que el archivo y custodia de
la documentación comprobatoria de los gastos, inversiones e ingresos sea enorme
pues independientemente de los documentos contables, se deben obtener y guardar
para efectos legales y fiscales otras series de documentos como son: declaraciones de
pagos y de retenciones de impuestos y sus papeles de trabajo; declaraciones
informativas, avisos, cálculos para la determinación de costos fiscales de acciones,
poderes, cambios en estructura de capital, pedimentos de importación, modificaciones
de sueldos y salarios, nominas, costos de producción, facturas fiscales, conciliaciones
bancarias, altas y bajas de personal, estados financieros, solicitudes de permisos o
autorizaciones y muchos más de diversas características.
Si la documentación a la que se hace referencia no es recibida, clasificada, ordenada
registrada, expurgada, archivada y controlada adecuadamente, los archivos se
encontrarán “enfermos” volviéndose como antes se menciona ineficientes e
improductivos, generando a las empresas riesgos de diversa índole e impacto.
ix
Por tales motivos y para dar cumplimiento a la ley, se planteó y obtuvo autorización de
la dirección general por conducto de la gerencia de finanzas y administración, para el
diseño e implementación del “cuadro general de clasificación archivística” de Petrocel
S.A.
Para la realización de este trabajo recepcional, también fue necesario y de gran valor
técnico y cultural recurrir, revisar, evaluar y seleccionar los temas aplicables contenidos
en la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental,
cuyo objeto principal, es difundir y proporcionar los elementos básicos para garantizar el
buen manejo y fácil acceso a la información documental que se produce o recibe en las
dependencias o entidades de de la administración pública federal escogiendo aquellos
de interés para el logro de los objetivos personales e institucionales, tomando en
consideración que difieren en mucho del marco jurídico, que regula sus normas y
criterios, respecto de la documentación que se maneja dentro de los archivos de las
empresas del sector privado.
Para los alcances deseados, se utilizó el método analítico con el que fue posible
analizar el problema en las diferentes partes que lo integran, con lo que se dieron y se
observaron cambios considerables en la administración documental de esta empresa.
El presente informe esta integrado por los tres capítulos que a continuación se
mencionan:
El capítulo número uno se refiere a los antecedentes de Petrocel S.A., como empresa
del sector privado su misión, visión, objetivos y organización administrativa así como
una breve monografía de las condiciones en que se encontraba el archivo en el año
1985.
El capítulo dos se enfoca a los conceptos del cuadro general de clasificación
archivística como instrumento técnico, archivo de concentración, importancia y
x
funciones, principio de procedencia, orden original e identificación y ordenación, siendo
lo más importante en especie el cuadro de clasificación archivística que como
anteriormente se dijo, es un instrumento técnico y de consulta para definir la estructura
interna de un archivo independientemente de que pertenezca a la administración
pública federal o a la iniciativa privada
El capítulo tres constituye el diseño, adaptación e implementación del cuadro general
de clasificación archivística en la sociedad denominada Petrocel S.A.
Y por último en los anexos se comentan las condiciones en que se encontraba el
acervo documental de la empresa posteriormente a su arranque productivo, un glosario
de definiciones archivísticas de uso común, así como una descripción detallada de las
funciones de la jefatura de archivo de concentración que a su vez coordina las
funciones de archivo en términos generales.
CAPÍTULO 1
PETROCEL S.A.
2
CAPÍTULO 1
PETROCEL S.A.
En este primer capítulo se hace referencia a los antecedentes de Petrocel S.A., para
conocer sus inicios y evolución como una empresa de la iniciativa privada, lo cual nos
permitió conocer su estructura administrativa para poder identificar todas y cada una de
sus áreas y departamentos, y precisar las atribuciones y funciones administrativas, la
tipología documental que produce o recibe y de esta forma comentar su misión, visión,
objetivo y además destacar su archivo de concentración como parte fundamental para
la recepción, organización, conservación documental y servicio a usuarios o clientes
internos y externos de esta institución.
1.1 Antecedentes
“PETROCEL S.A. es una empresa de capital privado que se constituyó el día 7 de
septiembre de 1970 según escritura No. 2065, expedida por el Notario Público No. 10
de la ciudad de Monterrey N.L., Licenciado Juan N. de la Garza Evia M."1 , inscrita en
el Registro Público de la Propiedad de la Ciudad de Coatzacoalcos, Veracruz, con
permiso número 19581, concedido por la Secretaría de Relaciones Exteriores, su
domicilio social en la fecha de constitución fue Coatzacoalcos Veracruz, con duración
de noventa y nueve años y un capital social inicial de $ 500,000.00 (quinientos mil
pesos 00/100 M.N.) que con el paso del tiempo y el crecimiento de la empresa se ha ido
modificando.
El 24 de mayo de 1973, se reformaron los estatutos sociales de Petrocel, asimismo se
cambió el domicilio social y fiscal de la institución, de la Ciudad de Coatzacoalcos
Veracruz a la Ciudad de Tampico Tamaulipas, para posteriormente el 29 de mayo de 1 PETROCEL S.A., Escritura constitutiva.
3
1974 modificar sus cláusulas y cambiar su domicilio social y fiscal, al Km. 17.5 de la
carretera Tampico Mante, en la Ciudad de Altamira Tamaulipas, que hasta la fecha
sigue vigente, y cuenta con oficinas representativas en las ciudades de México D.F., y
Monterrey N.L.
El objeto social de la de la entidad es: Fabricar, comprar, vender, importar, exportar y el
comercio en general de Dimetil Tereftalato y Ácido Tereftalático puro, así como
subproductos y productos residuales de su procesos de formulación, siendo la primera
empresa en la República Mexicana en producir estas materias primas que sirven para la
elaboración de fibras poliéster destinadas al abastecimiento de la industria automotriz,
textil, llantera, pesquera, películas de poliéster, etc.
“El proyecto original de la planta productora de DMT., y PTA., autorizado por el
Gobierno Federal“ 2, se diseñó para producir 126.000 toneladas métricas anuales,
para cubrir el consumo doméstico y exportar sus excedentes a países asiáticos,
orientales, europeos y sudamericanos, sin embargo ante la demanda mundial del TPA y
DMT., en las décadas de los ochenta noventa la empresa se vio en la imperiosa
necesidad de realizar varios proyectos de expansión de capacidad productiva, hasta
alcanzar 504.000 toneladas métricas anuales .
En el año 1985 la empresa enfrenta una fuerte preocupación por la debilidad del
funcionamiento y operación administrativa, derivado de la falta de atención y cuidado de
sus acervos documentales que se encontraban dispersos en varios puntos como el
almacén general de refacciones, donde habían aproximadamente 125 cajas de
documentos en situaciones deplorables y total desorden, el almacén de producto
terminado que contaba con otras 120 cajas también es pésimas condiciones, en un
almacén externo de nombre Almacenes Miramar S.A. de C.V., donde se guardaban
otras 250 cajas sin absolutamente ningún cuidado, y en un espacio muy reducido en el
edificio administrativo, que escasamente contaba con una superficie de 3 x 3 m2., con
2 DIARIO OFICIAL DE LA FEDERACIÓN, 31 de marzo 1983, p. 2-3.
4
aproximadamente treinta cajas de información suelta y apilada en el suelo, que
soportaba algunas de las más recientes operaciones y negocios institucionales.
En los tres sitios que se mencionan, además de insalubres e inseguros, se carecía de
un inventario, guía, o relación de contenido para identificar y permitir el acceso a la
documentación que se encontraba en cada caja que escasamente se encontraban
amarradas con hilo o rodeada con cinta canela, a diferencia de la gran mayoría que
fueron apiladas hasta en seis niveles que con el movimiento para tratar de localizar
algunos recursos informativos gradualmente se rompieron, lo cual provoco que la
documentación quedara regada en el piso siendo tal el desorden que privaba, que los
usuarios con necesidades de consulta perdían gran parte de su tiempo en el intento de
encontrar los documentos necesarios, optando finalmente por renunciar a su búsqueda.
Ese mismo año, previo planteamiento ante la entonces dirección de finanzas y
administración de la sociedad, se inició un programa de rescate y acopio documental
que respondiera a las necesidades especificas de organización de documentos, para
gestar lo que posteriormente constituiría el archivo de concentración de Petrocel S.A.,
que con el paso de tiempo se complementaría y reforzaría con algunos aspectos que
mencionan los “Lineamientos generales para la clasificación y conservación de los
archivos de la administración pública federal, diseñados y propuestos por el Archivo
General de la Nación, publicados en el Diario Oficial de la Federación con fecha del 20
de febrero de 2004” 3, así como el valioso apoyo que aporta a las empresas
indistintamente públicas o privadas el cuadro general de clasificación archivística,
desarrollado por el Archivo General de la Nación, e impartido dentro de la asignatura de
valoración documental de la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía.
En la inteligencia de que Petrocel S.A., es una sociedad del sector privado, cuyas
políticas, difieren en mucho a la normatividad y marco Jurídico en que se sustentan las
actividades y atribuciones dentro de las entidades y dependencias de la administración
pública federal, si tiene como persona moral la necesidad y obligación de contar con un
3 DIARIO OFICIAL DE LA FEDERACIÓN, Lineamientos generales… 20 febrero de 2004.
5
archivo organizado y clasificado que proporcione o brinde información rápida, integra y
oportuna a personas físicas, morales y autoridades como: la Secretaría de Hacienda y
Crédito Público, el Instituto Mexicano del Seguro Social, el Instituto de Fomento
Nacional a la Vivienda de los Trabajadores, la Secretaría de Economía, la Comisión
Nacional del Agua, el Instituto Nacional de Estadística Geografía e Informática,
instituciones bancarias, despachos contables, clientes, proveedores y otras más, razón
por la que se optó por desarrollar, adaptar y aplicar de acuerdo a las necesidades de
esta sociedad la primera versión del cuadro general de clasificación archivística,
atendiendo cuidadosamente las indicaciones que aplican para este fin los lineamientos
antes referidos.
1.2 Misión
Petrocel como todas las instituciones, tiene una misión que cumplir y es la siguiente:
“Producir y comercializar DMT y PTA, siendo el proveedor que ofrezca al mercado
doméstico e internacional, productos y servicios que superen las expectativas de los
clientes en términos de calidad, costo y servicio; asegurando rentabilidad a sus
accionistas y desarrollo para su personal “ 4
1.3. Visión
Como una de las empresas más importantes en la industria de la transformación,
Petrocel tiene la siguiente visión: “Proyectarse como organización productora de DMT.,
y PTA., a nivel mundial, siendo la mejor opción para sus clientes “ 5
4 TAPIA H., José Luis. Manual de políticas y procedimientos. 1978. p.5-6
5 Ibidem.. p.6.
6
1.4 Objetivo
El objetivo principal de Petrocel es: “satisfacer plena y permanentemente, mientras
figure como activa, las demandas de productos y servicios de sus clientes nacionales,
extranjeros y de todas las demás partes interesadas a través de una mejora continua e
incesante, que se vea reflejada con el cumplimiento de sus compromisos” 6
1.5 Organización Administrativa
PETROCEL S.A., como todas las entidades de la economía mexicana, para realizar
sus actividades productivas y administrativas en el logro de sus objetivos tiene una
estructura organizacional de acuerdo a sus necesidades, que se refleja en un
organigrama jerárquico descendiente en el que se describe cada una de las áreas y
departamentos que la integran. Para mayor información al respecto, consúltese el
cuadro número 1.
6 ALTAMIRANO ESTRELLA, Felipe. Manual de políticas y procedimientos del Departamento de Recursos Humanos. 1995.
p.7,.
7
Cuadro Núm. 1
Organigrama Funcional de Petrocel S.A.
Fuente: ALTAMIRANO ESTRELLA, Felipe. Op. Cit. .
.
.
8
ESTRUCTURA FUNCIONAL DE PETROCEL S.A.
1. Dirección General.
2. Dirección de Producción.
2.1 Gerencia Técnica
2.2 Gerencia de Mantenimiento
2.3 Gerencia de Seguridad Industrial y Ecología
3. Gerencia Comercial.
3.1 Ventas de exportación
3.2 Ventas nacionales
4. Gerencia de Planeación e Información Financiera
4.1 Administración de Fondos
4.2 Información Financiera
5. Gerencia de Abastecimientos
5.1 Compras de Importación
5.2 Compras Nacionales
6. Gerencia de Finanzas y Administración
6.1 Fiscal e Impuestos
6.2 Sistemas
6.3 Contabilidad
6.4 Almacenes
6.5 Archivo
7. Gerencia de Calidad y Recursos Humanos.
7.1 Relaciones Industriales
7.2 Nominas
7.3 Gestión de calidad
7.4 Servicios de oficina
9
1.6 Descripción del Archivo
De conformidad a lo señalado en el “Código Fiscal de la Federación, el archivo de
concentración de Petrocel se encuentra ubicado en el domicilio social y fiscal de la
empresa, que es Km. 17.5 de la Carretera Tampico Mante, en el Municipio de Altamira
Tamaulipas”7. El archivo de concentración es un área adscrita a la gerencia de finanzas
y administración, que a su vez depende de la dirección general y se integra de dos
unidades, la primera de acopio o recepción ubicada en el edificio administrativo y la otra
llamada de transferencia, que se localiza en el interior del área de producción.
En la unidad de acopio o recepción, los diversos departamentos o archivos de trámite
concentran los documentos o expedientes después de haber atravesado por los
trámites respectivos que están finiquitados o por insuficiencia de espacio para la
conservación precautoria que mencionan la ley del impuesto sobre la renta y el código
fiscal de la federación, documentos que son entre otros: Pólizas de ingresos,
documentos contables, pólizas de egresos, estados financieros dictaminados y fiscales,
papeles de trabajo para calculo de impuestos, facturas fiscales de venta, altas y bajas
de activo fijo, expedientes de siniestros, pedimentos de importación y exportación,
recibos y comprobantes de pago, declaraciones anuales, cierres mensuales, pagos
provisionales, estados de cuenta bancarios, factura de proveedores de materiales y
servicios, balanzas de comprobación, escritura constitutiva y sus modificaciones,
poderes notariales, contratos de arrendamiento, contratos de comodato, contratos de
suministro, contratos de prestación de servicios, nóminas, expedientes de personal
sindicalizado y de confianza, reportes financiero, avisos de compensación, de
impuestos, tarjetas de tiempos trabajado, declaraciones de impuesto predial, escrituras
por compra de terrenos, dictámenes del Instituto Mexicano del Seguro Social,
declaraciones SAR e INFONAVIT, cuotas bimestrales al Instituto Mexicano del Seguro
Social etc. etc.
7 Código Fiscal de la Federación Artículo 30.
10
Originalmente el Archivo de esta compañía como antes se comenta, fue un espacio
sumamente reducido en el edificio administrativo al que se enviaba sin someterse a una
valoración previa y sin absoluto control la documentación que se producía y recibía en
los archivos de trámite debido a que no se contaba con el personal idóneo para su
manejo y uso adecuado que se hiciera responsable de este tipo de actividades dándose
inclusive situaciones en que dicha documentación se metía en contenedores metálicos
que se dejaban expuestos a la intemperie y por consiguiente los recursos
documentales se recuperaron en pésimas condiciones debido a la falta de ventilación,
exceso de humedad, altas temperaturas y plagas que destruían paulatinamente
documentación importante para la institución.
Por lo anterior, dentro del proyecto de organización documental, fue prioritario solicitar a
la entonces Dirección de Finanzas y Administración, destinar suficientes recursos
materiales y humanos para llevar a cabo los programas de organización propuestos y
aprobados por la misma, por lo que se acordó el desalojo y asignación de dos oficinas
laterales al mal llamado archivo. Mal llamado conforme a la crítica del teórico Pérez
Galas, quien opina que “no puede darse el nombre de archivo a un conjunto de papeles
que no están debidamente ordenados para su consulta en cualquier momento", así
como la construcción de un local con suficiente capacidad a mediano y largo plazo con
sus requisitos técnicos como: Dimensiones, ubicación, iluminación, temperatura y
ventilación, mobiliario, instalaciones eléctricas, equipo de seguridad personal, sin
filtraciones de agua en techo y paredes que operara como repositorio documental para
enfrentar el progresivo y acelerado crecimiento y explosión documental, derivado del
desarrollo y expansión de la empresa.
Desde entonces Petrocel cuenta con un archivo de concentración que alberga
documentación de conservación temporal y permanente procedente de los archivos de
trámite, que se encuentran en la segunda o semiactiva y tercera o inactiva fase del ciclo
de vida de los documentos y se involucra también el diseño e implementación de
instrumentos de control archivístico, que con el transcurso del tiempo han progresado
11
con la aplicación de algunas de las disposiciones seleccionadas, adoptadas y aplicadas
de los “Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos de
las dependencias y entidades de la administración pública, diseñados y difundidos por
el Archivo General de la Nación”8.
Actualmente el Archivo de concentración de esta empresa, dispone de una superficie
de 118 m2., considerando en primer término, la unidad de recepción o acopio
documental en el edificio administrativo, que está dotada de estantería panorámica de
excelente calidad con medidas de 45X90X2.10 cm., para actualización, manejo y
conservación de expedientes y documentos que se consultan con cierta periodicidad,
prensa para encuadernación, detectores de humo, aire acondicionado y extintores.
Además cuenta con un sistema de digitalización compuesto de scanner marca Kodak
modelo i80, software denominado Laser Fiche y dos computadoras, una en la que tiene
instalado el sistema (servidor de aplicaciones) y otra en donde se almacenan las
imágenes (servidor de almacenamiento) y una más para mantenimiento y actualización
de instrumentos de control como son: Catálogo de disposición documental, cuadro de
clasificación, control de préstamo y devolución, todas conectadas a la red y con
información compartida.
También tiene instalada una bóveda de seguridad construida con material refractario y
puerta metálica estilo bancario que se dice soporta temperaturas de 1027 grados
centígrados durante tres horas en caso de incendio, en la que se conservan cintas
magnéticas del área de sistemas, así como documentos físicos de especial valor, que
conjugan las tres fases del ciclo vital de los documentos.
En segundo término, en planta se localiza la unidad del archivo de concentración
denominada de transferencia, que se solicito fuera construida con tabique rojo, paredes
revocadas, techo de concreto armado con aplicación impermeabilizante, piso pulido, sin
ventanas, suficiente iluminación artificial, detectores de humo y temperatura con alarma
8 DIARIO OFICIAL DE LA FEDERACIÓN. Lineamientos generales….. 2004. p.4.
12
conectada al departamento de vigilancia que dispone de copia de la llave de la puerta
de esta unidad para casos de urgencia, extintores y aire acondicionado las veinticuatro
horas del día. Ambos repositorios local y oficina de recepción, así como muebles y
documentos, son motivo de constante limpieza para evitar el polvo y sus consecuencias
y se someten a fumigaciones periódicas para prevenir la invasión, propagación y ataque
de insectos y roedores a los recursos documentales.
Esta extensión cuenta también con estantería de excelente calidad con medidas de
60x90x2.10 cm., para uso exclusivo de documentación conservada en cajas de cartón
con medidas de 60X30X29 cm. que se adaptan y facilitan su manipulación en los
estantes con las medidas que se mencionan
En conjunto ambos locales albergan alrededor de 2´900,000 documentos físicos de
diversa tipología que son recibidos bajo condiciones señaladas en un procedimiento
específico para verificarse, clasificarse, ordenarse, valorarse y resguardarse
permanente o temporalmente conforme a criterios establecidos en disposiciones legales
y fiscales, que emanan de las leyes o por intereses propios de la sociedad.
En relación con los recursos humanos para la administración documental, el archivo de
concentración de Petrocel cuenta con un jefe que planea, programa, organiza, dirige,
controla y evalúa las funciones inherentes a su cargo. Además formula opiniones e
informes que le solicitan los mandos superiores, brinda apoyo informativo a los usuarios
o clientes internos o externos y comparte la responsabilidad de integraciones diversas,
para atender requerimientos fiscales. Además de un supervisor que conjuntamente con
un auxiliar apoyan en sus funciones al jefe de la unidad y efectúan los procesos de
recepción, verificación, clasificación, depuración, conservación, depuración,
digitalización y destrucción de documentos cuya vigencia llega a su termino, todo lo
anterior bajo la supervisión, y conocimiento del jefe del departamento.
13
“El objetivo principal de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información
Pública Gubernamental, es mejorar la organización, clasificación y manejo de la
documentación para transparentar la Administración Pública Federal”9.
Lo cual hace evidente la importancia que dentro del ámbito económico, político y social
de nuestro país toda empresa sea pública o privada debe contar con archivos bien
organizados y con recursos suficientes, para atender la demanda informativa que les
sea requerida oportunamente.
Por lo que el 20 de febrero de 2004, se publicaron en el Diario Oficial de La Federación,
los Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos de las
dependencias y entidades de la administración pública federal, preparados y difundidos
por el Archivo General de la Nación.
No obstante, y conciente de que Petrocel no forma parte como sujeto obligado de esta
ley o lineamientos, se adoptaron selectivamente varios de los criterios contenidos en
los mismos, lo cual muestra sustancialmente el beneficio de su promoción y aplicación
en empresas de de la iniciativa privada.
Sin lugar a duda la primera versión de este cuadro sirvió para afirmar su compatibilidad
en el manejo de acervos documentales en general y ofrecer múltiples propuestas y
soluciones para la gestión de la información en las empresas de los sectores público y
privado sin discriminación de ninguna índole ya que en el caso particular de Petrocel,
sirvió de modelo para fortalecer su administración documental, que sin duda sentará las
bases que justifique su implementación y desarrollo de técnicas, métodos y prácticas en
la planeación, ejecución y control de documentos en los archivos de las empresas de la
iniciativa privada que necesitan inovar sus procesos para garantizar la calidad de sus
servicios archivísticos haciéndolos cada día más eficientes.
9 DIARIO OFICIAL DE LA FEDERACIÓN 11 de mayo de 2004.
14
1.7 Disposiciones legales para la conservación de documentos en las
empresas de la iniciativa privada
El volumen de documentación e información fiscal que Petrocel S.A. como
contribuyente obligado debe conservar es considerable debido a que para estos efectos
cada partida de ingreso o gasto debe quedar debidamente soportado con
documentación que cumpla con los respectivos requisitos fiscales.
El artículo 30 del Código Fiscal de la Federación (CCF) establece que las personas
obligadas a llevar contabilidad (físicas y morales) deberán conservar y tener a
disposición de las autoridades fiscales toda la documentación relacionada con el
cumplimiento de sus obligaciones fiscales.
Asimismo dicho artículo en relación con el 67 del Código Fiscal de la Federación,
menciona que la documentación y la contabilidad deberán conservarse por un plazo
mínimo de cinco años, tiempo durante el cual las autoridades tendrán facultades para
comprobar el debido cumplimiento de las disposiciones fiscales, determinar las
contribuciones omitidas y sus accesorios, así como imponer sanciones por infracciones
a dichas disposiciones.
El plazo de conservación que el código menciona en los artículos anteriormente
citados, en determinados casos puede ser por periodos mayores a los diez años, y
tratándose de algunas partidas fiscales, la obligación de conservarla puede extenderse
incluso por todo el tiempo de vida de la empresa. En el caso de las personas morales
como Petrocel, las facultades de comprobación del cumplimiento de obligaciones
fiscales así como la conservación de la documentación inherente prescriben en un
plazo de cinco años a partir de la fecha en que se presentan las declaraciones con ellas
relacionadas. Sin embargo tratándose de inversiones en activos fijos, gastos y cargos
diferidos, y gastos pre-operativos, el plazo de cinco años comienza a correr a partir de
la fecha en que se presenta la declaración normal o complementaria del último ejercicio
15
en que se haya producido cualquiera de los siguientes efectos fiscales: depreciación,
amortización, baja, venta o destrucción de activos.
Petrocel lleva su contabilidad y otros procesos en registros electrónicos, que de
acuerdo al artículo 30 del Código Fiscal de la Federación, debe proporcionar a las
autoridades cuando estas los soliciten en los medios procesables que utiliza, la
información de sus clientes y proveedores así como la relativa con su contabilidad que
tiene en dichos medios. En este caso se conserva como parte integrante de la
contabilidad toda la documentación relativa al diseño del sistema y los diagramas del
mismo.
Con apego al artículo 30 del Código Fiscal de la federación Petrocel S.A. dictamina sus
estados financieros por contador público autorizado en los términos del artículo 52 del
código, por lo que puede grabar en discos ópticos, en cintas, o cualquier otro medio
que permitan las autoridades mediante reglas de carácter general la parte de su
contabilidad que señala el reglamento para lo cual no se requiere una autorización
previa de las mismas basta presentar una manifestación firmada por el representante
legal y el contador público que dictamina los estados financieros. Estos discos ópticos o
cintas tienen el mismo valor probatorio que los documentos originales, según lo
establece el artículo 63 del mismo código. Dado el volumen y características de la
documentación fiscal que debe conservarse por más de cinco años, se digitaliza y
conserva físicamente lo cual hace más práctico y fácil su rastreo y localización.
A continuación y de acuerdo con el artículo 41 del reglamento del Código Fiscal de la
Federación, se mencionan lo requisitos que deben reunir los comprobantes
digitalizados:
El contador público autorizado hace una revisión selectiva que represente el total
de los documentos, manifestando que lo documentos grabados corresponden a
los originales, esta manifestación se firma por el contador público y el
representante de la empresa con atribuciones para este fin.
16
Los documentos grabados se agrupan por meses, por conceptos afines, por
cuentas y subcuentas, de modo que puedan confrontarse con los sistemas o
registros contables, es decir deben estar debidamente ordenados.
La digitalización o grabación se hace por duplicado resguardando una en la
bóveda de seguridad para mayor protección.
Los documentos originales se conservan temporal o permanentemente de
acuerdo a la opinión coordinada del productor gerente de área y la jefatura de
archivo, atendiendo sus valores institucionales, fiscales y legales.
Los artículos 26 al 29 del reglamento del Código, hacen referencia a los registros que
debe conservar el contribuyente en forma específica y los cuales se refieren las
comprobaciones que tienen facultad de llevar a cabo las autoridades fiscales:
Sistema manual o mecánico: Cuando menos los libros diario y mayor y su
documentación comprobatoria necesaria.
Registro electrónico: como mínimo el libro mayor, con la documentación
comprobatoria necesaria
Absolutamente toda la comprobación relativa a gastos y compras.
Estados de posición financiera (balance y estado de resultados).
Toda la documentación que ampara las inversiones en activo fijo por separado y
manteniendo el registro durante la vigencia de depreciación y amortización del
bien, inclusive hasta su disposición final o término de su vida útil. En el caso de
activo fijo la conservación de la documentación correspondiente, es de ocho
años después de de que termina su depreciación o amortización.
17
Declaraciones mensuales y anuales del ISR e IVA, así como retenciones
efectuadas.
Declaraciones mensuales y anuales del IMSS, ISPT y SAR.
Asimismo las empresas de la iniciativa privada como Petrocel, deben conservar
permanentemente la documentación que enseguida se describe.
Avisos de inscripción en el IMSS y credencial del registro patronal.
Licencia sanitaria.
Registro ante la cámara de la Industria de la transformación.
Constancias de verificación de instrumentos de pesas y medidas
Autorizaciones para producir DMT Y PTA.
Ampliaciones del permiso petroquímico
Permiso para suministro de energía eléctrica.
Autorización para colocar señalamientos en la carretera.
Permiso cruce derecho de vía con líneas eléctricas.
Permiso cruzamiento subterráneo en carretera con tubería de agua.
Autorización para cruzar acceso sobre vía de ferrocarril.
Permisos para suministro de energía por incrementos de capacidad.
Autorización para uso de subestación.
Licencia estatal de uso de suelo.
En la actualidad el gerente de finanzas y administración delega autoridad y comparte la
responsabilidad con el jefe del archivo de concentración y coordinador de archivos en
cuanto a organización, conservación y custodia de los documentos que se producen o
reciben en Petrocel, principalmente aquellos que se encuentran en su segunda y
tercera fase del ciclo vital de los documentos, pero siempre atentos a los valores
documentales e intereses institucionales, fiscales, legales y contables.
18
Como cultura general quisiera mencionar que los archivos de la Administración Pública
Federal cuentan con una legislación para cumplir con la organización documental y los
servicios de información que deben proporcionar las instituciones a partir de la difusión
de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental
publicada en el Diario Oficial de la Federación del 12 de junio de 2002, y en su artículo
4 fracción V menciona que la misma tiene por objeto mejorar la organización,
clasificación, y manejo de los documentos que integran los expedientes y documentos
que registra el ejercicio de las atribuciones de las dependencias y entidades de la
administración Pública Federal.
Asimismo los “Lineamientos generales para la organización y conservación de los
archivos de la administración pública federal” hacen referencia a que las dependencias
y entidades deberán asegurarse de elaborar los instrumentos de consulta y control,
para la organización, conservación y localización expedita de los documentos en los
archivos de la administración pública, por lo que deben de contar necesariamente con
el cuadro general de clasificación archivística.
Lo anterior muestra la importancia que representa el contar con leyes y reglamentos
para el control y conservación de la documentación de los archivos públicos y privados
y la aplicación de instrumentos para este fin.
CAPÍTULO 2
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN Y
EL CUADRO GENERAL DE
CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA
COMO INSTRUMENTO TÉCNICO
20
CAPÍTULO 2
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN Y EL CUADRO GENERAL DE
CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA COMO INSTRUMENTO TÉCNICO
En este capítulo se analizó la información con respecto al ciclo vital de los documentos,
haciendo énfasis especialmente en el archivo de concentración como pieza
fundamental del informe, para esto se utilizaron las teorías archivísticas de diversos
autores, revisando algunas de sus definiciones y subrayando, la importancia que tiene
como segunda fase o fase semiactiva en el ciclo vital de los documentos, conocer sus
principios y funciones por los que debe regirse la forma de ordenar, identificar y
clasificar la documentación, así como detallar y destacar la importancia del cuadro
general de clasificación archivística.
El cuadro general de clasificación Archivística es una herramienta cuya adaptación y
diseño esta encaminado a la solución de problemas dentro de los que se pueden
mencionar: Indefinición de áreas o departamentos productores de los recursos
documentales, duplicidad de documentos o expedientes relativos a un mismo tema o
asunto, falta de organización de los documentos de acuerdo al orden en que se dividen
y subdividen las diferentes áreas y departamentos de las instituciones, crecimiento
documental desordenado por falta de planeación, ignorancia o falta de aplicación de
conceptos aptos para estos fines como fondo, sección y serie, dificultades para
localización y acceso. Procesos que han mejorado notablemente a raíz de la
implementación de este instrumento en Petrocel S.A.
Dicho cuadro se fundamenta en la estructura y jerarquías administrativas de la
institución con base en el organigrama funcional de la misma. La organización de los
documentos se realiza de acuerdo al mismo orden en que se dividen y subdividen las
diversas áreas o departamentos de procedencia llegando hasta el grado inferior, con
estricto apego al principio de procedencia en sus dos dimensiones: el respeto de los
21
fondos y el respeto del orden original, siempre y cuando cumplan con su cometido y
sean eficientes y productivos.
Su mecanismo e implementación simplifican los procesos y permite ordenar los
documentos dentro del espacio físico que ocupan para su conservación temporal o
permanentemente. Sistematiza y estructura jerárquica y lógicamente las funciones y
actividades que propician la creación y recepción de documentos. Al jerarquizar grupos
y subgrupos el cuadro establece principalmente dos niveles: Uno que se identifica con
las funciones de la empresa, al que corresponden las secciones del cuadro, y otro que
se identifica con las actividades y que se corresponden con las series documentales.
Además facilita la agrupación de elementos que representan su contenido para
relacionarlo de manera lógica con otros documentos de archivo mediante el leguaje
clasificatorio y ofrece los elementos necesarios para conformar la clasificación que
identifica a los documentos de archivo, de tal manera que su búsqueda y localización
sea más rápida, eficiente y oportuna.
Para la confección del cuadro general de clasificación archivística se emplearon los
conceptos de fondo, sección y serie señalados en los Lineamientos generales para la
organización y conservación de archivos de las dependencias y entidades de la
administración pública federal.
En resumen el Cuadro General de Clasificación es un instrumento técnico destinado a
facilitar el acceso y control de los documentos de archivo, en la medida en que la
clasificación permite un nivel de comprensión y utilidad de los archivos como suma de
los procesos de ordenación preestablecida, la operación de identificación y la creación
integrada de criterios de clasificación.
22
2.1 Archivo de concentración
Uno de los activos más importantes dentro de cualquier tipo de empresa es el archivo, y
en este caso el archivo de concentración, puesto que es en éste donde se conserva su
historia administrativa, es el punto estratégico al que acuden los usuarios de cualquier
nivel en búsqueda de información independientemente del formato en que se encuentre
para despejar dudas y aportar opiniones o críticas favorables o desfavorables en base
a los datos anteriores comparados con los actuales para la toma de decisiones más
acertadas en cualquier negocio, asunto o proyecto.
El archivo de concentración en términos generales, es la unidad a la que deben ser
enviados sistemáticamente todos los expedientes y documentos que han concluido su
vigencia operativa, para su guarda precautoria después de haber terminado su trámite y
haber concluido la actividad para la que fueron creados. Tiene por finalidad garantizar el
adecuado tratamiento y resguardo de la documentación concentrada por los archivos
de trámite.
La archivística tiene un fundamento teórico en el ciclo vital del documento, varios son
los autores que lo han planteado conforme a su filosofía, por ejemplo Tanodi señala
que son tres edades o etapas por las que atraviesa el documento durante su ciclo vital:
Primera edad prearchivalía, considerada parte de la creación del documento hasta que
cumple la finalidad u objetivo que le dio origen, la segunda edad o archivalía el
documento cumplió su fin, se conserva como apoyo administrativo y por razones
fiscales, contables o legales y la tercera edad o archivalía que es la histórica.
El archivo de concentración corresponde o esta ligado a la segunda etapa dentro del
ciclo de vida de los documentos, se conoce también como semiactiva, debido a que
es en esta en la que los documentos van perdiendo conforme al paso del tiempo sus
valores primarios, en esta etapa se observa que la consulta documental, es cada día
menor no obstante ahí permanecerán hasta determinar su eliminación o conservación
23
permanente en el archivo histórico, que en el caso particular de Petrocel por razones
prácticas comparte el mismo repositorio con el archivo de concentración.
Cuando los documentos han perdido sus valores primarios pueden obtener valores
secundarios, lo cual nos dice que algunos documentos que representan o contienen
valores legal, fiscal o contable, no siempre pueden conservar valor secundario puesto
que solo son de interés para las partes involucradas en el asunto, y en particular
pueden ser consultado por las mismas que le dieron origen con una finalidad particular
y durante un tiempo definido por diversos factores, para Olga Amaya “esta valoración
busca sobre todo la utilidad social de la información que contienen los documentos,
como puede observarse se trata de una utilidad diferente a la institucional: los
documentos en efecto se conservan para fines distintos de aquellos para los que fueron
concebidos. Aparece algo así como una segunda naturaleza del documento: de registro
oficial limitado a un propósito institucional, a fuente de información abierta a la consulta
social. En este sentido son tres los elementos de análisis de valoración secundaria a
saber: evidencial, testimonial e informativo” 10
En el caso de la empresa que nos ocupa, se dispone de la unidad de recepción
documental del archivo de concentración para dar apoyo a los archivos de trámite o
departamentales que por insuficiencia de espacio se saturan de asuntos cuyos trámites
han terminado, y son susceptibles de enviarse para su control y manejo a la unidad de
concentración donde los mismos conservan sus valores primarios (legal, fiscal, jurídico
y contable) y se encuentran debidamente ordenados y clasificados para su fácil
consulta en el momento en que los usuarios los soliciten.
El archivo de concentración y el cuadro general de clasificación archivística son los
temas principales de este informe, el archivo de concentración tiene diversas
definiciones que coinciden entre si por ejemplo, Araceli Alday García describe al archivo
10
AMAYA MÁRQUEZ, Olga. Los sistemas de clasificación y la valoración dentro de la administración de
documentos. 1975, p.15.
24
de concentración como “El que corresponde a la segunda etapa de la vida de los
documentos, puesto que es este a donde deben ser enviados los documentos de
trámite cuando su consulta por los organismos o departamentos productores es
esporádica y deberán permanecer hasta determinar su eliminación o transferencia al
archivo histórico”11.
Para Barnard Amozorrutia el archivo de concentración es la unidad de archivo
encargada de los procesos y operaciones para el manejo de archivos semiactivos.
Reciben de las oficinas archivos de trámite ya terminados, y los conservan
precautoriamente hasta que cumplen su vigencia”12
El ciclo vital del documento establece que la documentación cumple un ciclo o etapa, lo
cual nos lleva a concluir que los documentos no son algo inerte y muerto puesto que
cumplen una función.
La autora María Estela Islas Pérez, en su obra La Archivística en México, “hace
referencia al ciclo completo de vida del documento desde su producción, hasta su envío
al archivo de concentración o histórico para su conservación temporal, permanente o
destrucción” 13
La siguiente ilustración muestra el ciclo vital del documento, resaltando el archivo de
concentración o fase semiactiva.
11
ALDAY GARCÍA Araceli, Introducción a la operación de archivos en dependencias y entidades del Poder
Ejecutivo Federal. México. 2004 p. 38. 12 BARNANRD AMOZORRUTIA, Alicia. Guía para la organización y control de expedientes de archivo. 2002. p. 11 13 ISLAS PÉREZ, María Estela, La Archivística en México, 2002 p. 125.
25
Cuadro No. 2
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Fuente: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Administración de documentos semiactivos; Programa de
capacitación, Sistema Nacional de Archivos División y Difusión. México. AGN.
26
Después de haber revisado y analizado parte de la bibliografía relacionada con el
archivo de concentración, para los fines de este trabajo se definirá de la siguiente
manera: El archivo de concentración es la unidad destinada para llevar a cabo la
recepción, conservación, control y fácil acceso de la documentación, cuya gestión fue
concluida en el archivo de trámite y por consiguiente es transferida a esta para su
retención precautoria hasta determinar su conservación permanente en el archivo
histórico o destrucción definitiva.
2.2 Importancia y Funciones del Archivo de Concentración
El archivo de concentración de Petrocel desempeña múltiples tareas como son entre
otras: Recolección, identificación, Guarda y conservación de documentos, optimización
de la productividad de los usuarios, disposición de información íntegra y fidedigna para
la toma de decisiones confiable y oportuna, disminución de sobrecargas documentales
existentes en los archivos de trámite. Así como otras actividades relativas a las
anteriores para el logro de los objetivos propuestos por la institución entre las que
podemos mencionar las siguientes: Recepción, revisión, clasificación, expurgo, registro
y codificación de documentación enviada por los diversos departamentos que la
reciben o producen.
Es importante subrayar que el objetivo principal de la creación del archivo de
concentración en esta como en toda empresa o institución pública o privada, es
garantizar la conservación, protección y manejo de la documentación que tiene valor
legal, fiscal, contable, y jurídico que ha atravesado y concluido por sus respectivo
trámite y por consiguiente es transferida a esta unidad, que va más allá de la
necesidad institucional de conservar los registros, es decir, garantizar la utilización para
fines distintos para los que respondió su creación, que es intrínsecamente de consulta.
Al igual que la valoración primaria, la valoración secundaria trata fundamentalmente de
un proceso de análisis, que permita la conservación permanente de la documentación
cuyo contenido es de carácter informativo, testimonial y evidencial, por lo que no
27
únicamente se trata de determinar que documentación debe eliminarse sino la que
debe ser conservada permanentemente.
Las funciones específicas del archivo de concentración son:
Recibir, manejar y controlar adecuadamente la documentación semiactiva, liberada o
entregada en esta unidad por las áreas que la producen o reciben para su trámite,
conservándola precautoriamente y manteniéndola ordenada y clasificada para su
inmediata localización y fácil consulta.
“Retirar y depurar oportuna y correctamente la documentación institucional cuyos
valores hayan prescrito aplicando adecuadamente los instrumentos y técnicas
establecidos dentro de la dependencia o institución para la disposición documental y la
selección de materiales con carácter histórico” 14
Planear, organizar y coordinar las actividades propias de la unidad promoviendo el
adecuado cumplimiento de las tareas inherentes a la documentación procedente de los
archivos locales o de trámite que se encuentra en la segunda fase de su ciclo de vida,
que es susceptible de someter por su naturaleza e interés al proceso de valoración
secundaria.
Administrar eficiente y racionalmente los recursos humanos y materiales existentes en
la unidad, vigilando y atendiendo el adecuado cumplimiento y operación de los mismos
promoviendo en su caso las medidas necesarias para la adquisición y desarrollo de
dichos recursos de acuerdo con las necesidades de la propia unidad.
Las funciones del archivo de concentración se dividen básicamente en administrativas y
operativas, las primeras plantean la forma de estructurar y coordinar las actividades que
se desempeñan así como la creación de instrumentos de control interno para el buen
14
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, Manual de organización de los sistemas red de archivos, 1985, p. 36-
37.
28
funcionamiento y desarrollo de la unidad para beneficio de la institución y los usuarios
en general, las segundas plantean la necesidad de realizar otro tipo de actividades
como son la recuperación o rescate de documentos no integrados, su inventariado,
orden, expurgo, clasificación y registro para ser integrados al fondo documental de la
empresa.
Para que el archivo de concentración sea más eficiente y productivo, se deben aplicar
ciertos principios, que serán analizados en el siguiente apartado.
2.3 Principio de procedencia y orden original
El principio de procedencia en sus dos dimensiones: el respeto de los fondo y el respeto
del orden original, es considerado como uno de los fundamentos teóricos de la
archivística, y se considera como uno de los principios básicos o esenciales para la
conservación documental de un archivo. El primero de sus conceptos, plantea que se
debe asegurar que los documentos se conserven siempre ordenados en la oficina de la
que proceden; El segundo se refiere a la necesidad de respetar el orden que le dio la
unidad productora, ya que ésta es la responsable y única que puede darle seguimiento
al asunto del que se trate el conjunto de documentos.
El primero permite la clasificación de los documentos o expedientes producidos o
recibidos de cada departamento y distinguirlo de otros grupos diferentes, garantizando
que estos documentos o expedientes se mantengan siempre íntegros para conservar
su valor informativo puesto que cada documento debe estar colocado en el fondo del
que proviene y en este fondo en su lugar de origen, es decir conservar el orden que le
dio la persona que creo dichos documentos o expedientes.
El segundo establece que la documentación debe agruparse en el archivo, en el orden
que se recibió durante sus funciones administrativas, por lo que todo documento tiene
un lugar en el grupo documental, y este orden debe ser respetado o restituido si se ha
modificado.
29
La aplicación de este principio, permite conservar el valor probatorio y testimonial de
los documentos y evita la subjetividad y la interpretación en el agrupamiento de los
documentos” 15
Facilita los procesos de organización y proporciona formas más prácticas para la
clasificación evitando además la dispersión documental en la institución
“Barnard Amozorrutia opina que el principio de procedencia consiste en mantener
agrupados los documentos de cualquier índole recibidos o generados por una unidad
responsable, área, oficina, y persona moral o física sin mezclarlos con otros. La
procedencia es la base para la recuperación de la información contenida en los
archivos” 16
2.4 Identificación
La archivonomía es la disciplina que se encarga de la organización de los acervos
documentales, para su desarrollo es necesario conocer las condiciones del archivo, la
estructura de la institución, así como determinar el tipo de documentación existente.
La identificación es un proceso archivístico que consiste en reconocer los elementos
que apoyen en la formulación de categorías de agrupamiento de acuerdo con un
sistema funcional de clasificación, es el punto de partida para la elaboración del cuadro
de clasificación archivística “ 17
La identificación constituye el origen de la documentación y reconoce los aspectos que
dan cuerpo y sentido a una serie. Es por medio de esta que se define la estructura de
15 ALDAY GARCÍA, Araceli. Op. Cit. P. 50-51. 16
BARNARD AMOZORRUTIA, Alicia. Guía para la organización y control de expedientes de archivo. 2002. p. 19 17 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, Guía para el cumplimiento de Lineamientos Generales para a Organización y
Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal. 2004. p. 12.
30
la conformación del cuadro general de clasificación archivística a partir del fondo, hasta
llegar a las series asegurando de sus resultados una adecuada valoración de las series.
Para un mejor funcionamiento es necesario identificar qué documentos deben
realmente formar parte del archivo y cuales no y así evitar la saturación con papeles
innecesarios que alteren las actividades cotidianas dentro de la unidad, lo cual permite
proporcionar un servicio más eficiente y menos complejo a los usuarios.
2.5 Clasificación
Otro de los aspectos fundamentales es la clasificación, que conforme a las definiciones
del glosario de terminología archivística los Autores Caletti Ruiz y Ruiz Cortés lo definen
de la siguiente forma: “Clasificación es el acto de agrupar los documentos por su
semejanzas y separarlos por sus diferencias”18.
Cada grupo dentro de la estructura debe ser único, diferente de los otros con
características individuales y con la facilidad de subdividirse en otros dependientes del
mismo.
Conforme a la opinión de Schellenberg, uno de los más destacados teóricos dentro de
la archivística, son tres los elementos a considerar en la clasificación de los
documentos: Las acciones a que estos se refieren; la estructura orgánica de las
dependencias que los producen y los asuntos a que estos se refieren
Por lo tanto existen tres sistemas o criterios esenciales que deben aplicarse en el
proceso de clasificación documental, que son los siguientes:
18
RUÍZ CORTÉS, Enrique. Y CALETTI RUIZ, Roberto. Glosario de terminología archivística y definiciones
tentativas. Bibliotecas y Archivos. 1973 (4):73-74.
31
Clasificación funcional: Los expedientes como unidad básica de la acción
administrativa deben agruparse según la función de lo que son reflejo, se divide
en acciones que la desarrollan y desempeñan los actos sobre los que actúan.
Clasificación Orgánica: Agrupa los fondos reproduciendo la estructura
administrativa, la división orgánica de la institución, sus servicios, secciones,
divisiones administrativas, etc.
Clasificación por materia su esencia es la división de temas o materia que
contiene un acervo y que no existe relación orgánica entre sus partes por
ejemplo las colecciones documentales “ 19
La clasificación es esencial para la organización de archivos así como para la elaborar
el cuadro de clasificación puesto que por medio de la misma se separan los grupos
documentales con características parecidas como las series que forman el cuadro
general de clasificación archivística.
En resumen y tomando en consideración el criterio de los autores antes mencionados,
la clasificación es identificar cada documento y reunir en grupos todos aquellos que
contengan las mismas características.
2.6. Ordenación
Otra de las actividades a realizar es la ordenación del archivo, que consiste en el
acomodo de la documentación previamente clasificada, tomando en cuenta la
estructura jerárquica y lógica, así como en la asignación de un espacio físico en el
archivo de concentración, dicho de otra forma es la operación de unir un conjunto de
documentos relacionados entre sí, de acuerdo con una unidad de orden previamente
establecida.
19
SCHELLENBERG, Theodore R. Archivos modernos; principios y técnicas. 1987. p.84.
32
Para llevar a cabo la ordenación es necesario tomar como base ciertos elementos o
datos de los expedientes o documentos, tales como nombres fechas o asunto o
asuntos a los que se refiera el grupo de expedientes o documentos; cabe mencionar
que esta operación se ejecutó a través de los diferentes tipos de ordenación existentes
que son:
Alfabética: Para el orden de los documentos se toman en cuenta las letras del
alfabeto
Cronológica: Los documentos se ordenan consecutivamente conforme a sus
fechas de emisión (año, mes, día).
Numérica: Se consideran los números naturales como parte fundamental para su
ordenación.
Para Schellenberg, la ordenación es considerada como “dos vertientes que consisten,
en un primer nivel, en el arreglo de las series entre sí, y en segundo, en que la
ordenación penetra en el interior de cada serie tomando como unidad por ordenar la
pieza documental” 20
2.7 Cuadro General de Clasificación Archivística
El cuadro general de clasificación archivística, es el instrumento técnico que refleja la
estructura interna de un archivo con base en las atribuciones administrativas de cada
dependencia o entidad (en este caso áreas o departamentos por tratarse del
archivo de una empresa de la iniciativa privada) se fundamenta en las estructuras y
20
SCHELLENBERG, Theodore R. Op. Cit. p. 86-92.
33
jerarquías administrativas de la institución con base en el organigrama funcional de la
misma.
La organización de los documentos se realiza de acuerdo al mismo orden en que se
dividen y subdividen las diversas áreas o departamentos que integran esta institución
hasta llegar a su grado inferior respetando el principio de procedencia: Lo cual indica
que todo documento debe estar colocado en el fondo del que proviene y, en ese fondo
en su lugar de origen, es decir, en el orden establecido por la persona física o moral
que creó o recibió los documentos.
Conforme a la opinión de la autora Barnard Amozorrutia es “El instrumento técnico y de
consulta que refleja la estructura de los grupos documentales de un archivo y que
aportan datos elementales sobre la misma, tales como claves y niveles que apoyan su
organización” 21
Por su parte Cruz Mundet considera al Cuadro General de Clasificación como: “Una
estructura jerárquica y lógica de los fondos, los divide en grupos evidenciándolos por
ser el reflejo de una acción, función o actividad” 22
Para la implementación del Cuadro General de Clasificación Archivística son esenciales
los aspectos de la estructura orgánica y estructura funcional.
En la estructura orgánica los documentos son agrupados de manera que reflejan la
estructura de la institución, por lo tanto las subdivisiones se identifican con los
departamentos que la constituyen.
En la estructura funcional, los documentos se reúnen de acuerdo con las funciones de
la institución, este tipo de cuadro de clasificación es recomendable para archivos
institucionales de larga vida con complejidad orgánica en que las funciones son más
21 BARNARD AMOZORRUTIA, Alicia. Op. cit. p 13. 22
CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual de archivística. 1994. p. 244.
34
clara y lineales con menos cambios en la evolución de funciones que da la estructura y
organigrama “ 23
La estructura del cuadro general de clasificación archivística de Petrocel es jerárquica
tomando como base su estructura orgánica y atendiendo, los conceptos básicos: fondo,
sección y serie que a continuación se describen.
Fondo: Conjunto de documentos producidos orgánicamente por una dependencia o
entidad con cuyo nombre se identifica. El fondo es el resultado de una primera
aplicación del principio de procedencia y vinculada a la totalidad de los documentos
producidos por una por una dependencia, entidad o institución.
Sección: Es cada una de las subdivisiones del fondo, en base a las atribuciones de
cada dependencia o entidad.
De acuerdo a los Lineamientos, las secciones son las subdivisiones del fondo
identificadas con las funciones
Serie: Son las partes en que se divide una sección que corresponde al conjunto de
documentos producidos o recibidos, que versan sobre un asunto o materia especifico.
Para mayor información al respecto consultese el cuadro No. 3
23
ALDAY GARCÍA, Araceli. Op. Cit. p. 55.
35
Cuadro Núm. 3
Elementos del Cuadro de Clasificación
La conformación del cuadro de clasificación se aterrizó únicamente en fondo, sección y
serie debido a que la estructura organizacional así lo requirió.
2.8 Valor e importancia del cuadro general de clasificación
archivística
El cuadro general de clasificación archivística es una herramienta técnica indispensable
para la administración documental de esta como muchas otras empresas del sector
privado ya que dentro de sus múltiples beneficios permite identificar y agrupar cada
uno de los recursos documentales que integran el archivo de concentración
institucional, es el instrumento en que descansa la clasificación de los documentos y
expedientes permitiendo el ágil y rápido acceso a los mismos desde su creación así
como su conservación temporal, permanente o destrucción definitiva, de acuerdo a una
valoración secundaria; por lo que para llevar a cabo su diseño elaboración e
implementación fue indispensable conocer ampliamente las atribuciones de los
departamentos que producen o reciben los documentos que son enviados para su
manejo al archivo de concentración por lo que fue necesario tomar en cuenta ciertos
parámetros especiales.
FONDO
SECCIÓN
SERIE
36
Autores como Alday García considera que el cuadro general de clasificación archivística
debe contener ciertos principios básicos para su elaboración como son entre otros:
Delimitación: El objeto del cuadro es el fondo, esto es, los documentos de cualquier
tipo y época generados, conservados o reunidos en el ejercicio de las atribuciones o
funciones de una dependencia o entidad.
Unicidad: Los límites temporales y la edad de los documentos no son características
definitorias de la estructura del archivo, no rompe la unidad del fondo. El cuadro se
concibe para clasificar todos los documentos de archivo con independencia de su
cronología desde la más antigua hasta la más reciente.
Estabilidad: El cuadro debe basarse en las atribuciones o funciones de la dependencia
o entidad, cuya permanencia garantice una clasificación segura y estable, así mismo,
debe permitirle crecimiento de sus secciones y series sin romper su estructura.
Simplificación: "El cuadro debe ser universal y flexible para ser adoptado en todos los
puestos posibles, para lo que se establecerán divisiones precisas y necesarias sin
descender a subdivisiones excesivas” 24
Los principios que se mencionan en el párrafo anterior fueron de suma importancia en
la elaboración del cuadro general de clasificación archivística y son necesarios para
que sus resultados ofrezcan mayor funcionalidad, ya que a través del mismo se reflejará
la estructura y conformación de la empresa así como sus funciones y atribuciones.
24
ALDAY GARCÍA, Araceli. Op. Cit. p. 56.
CAPÍTULO 3
ELABORACIÓN E
IMPLEMENTACIÓN DEL CUADRO
GENERAL DE CLASIFICACIÓN
ARCHIVÍSTICA DE PETROCEL S.A.
38
CAPÍTULO 3
ELABORACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DEL CUADRO GENERAL DE
CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA DE PETROCEL S.A.
Este capítulo se enfoca al diseño y elaboración del cuadro general de clasificación
archivística para la organización, descripción y control de la documentación del archivo
de Petrocel S.A., dentro del espacio físico que ocupa para conservarse temporal o
permanentemente.
Así como agrupar los elementos que representan su contenido para relacionarlos de
manera lógica con otros documentos de archivo mediante el lenguaje clasificatorio, lo
cual permite el fácil acceso y control de los documentos de archivo.
3.1. Revisión y análisis de la información documental
Para la formulación e implementación del cuadro de clasificación en el archivo de
concentración de Petrocel S.A., fue necesario identificar y ordenar cada una de las
partes que la integran administrativamente con lo cual se logró una más clara y precisa
clasificación como parte fundamental de su configuración. Clasificación es aquella que
aplica el Archivonómo al separar un conjunto de documentos para establecer clases y
series, de tal forma que dichos grupos integren parte de la estructura de un todo desde
lo más amplio hasta lo más específico implementando jerarquías entre los mismos.
Se identificaron los expedientes que con anterioridad se habían recopilado y recibido
en el archivo de concentración para su manejo y custodia, para ordenarlos y agruparlos
por asuntos semejantes, estableciendo grupos o clases de la documentación análoga, y
poder ubicarla dentro de la sección documental a la que correspondiera por ejemplo:
Análisis del número, pólizas de diario, reportes del sistema de información financiera,
balanzas de comprobación, cálculos de reevaluación de activos, cálculos de
depreciación de activos, cálculo para pago de dividendos, certificados de avalúos, y
39
cálculos de valuación actuarial, se agruparon dentro de la sección de información
financiera que es el departamento o sección responsable de su elaboración y/o o
recepción de datos para su respectiva integración.
En la elaboración del cuadro general de clasificación archivística se respetó el principio
de procedencia y orden original de los documentos que se encontraban en el archivo de
trámite y concentración, atendiendo escrupulosamente el departamento o área
generadora de la documentación y además se ofreció y brindó apoyo a dichos
departamentos en la identificación e integración de documentos sueltos, pertenecientes
a expedientes concentrados anteriormente, que por negligencia o descuido no fueron
archivados oportunamente mostrándose profundo interés en atender la fuente
productora o persona física responsable de dichos asuntos.
3.2 Esquema del Cuadro General de Clasificación Archivística
Para el diseño, adaptación, implantación y desarrollo del cuadro general de clasificación
Archivística en los acervos de Petrocel, se adoptó el criterio que lo define como
“instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base a las atribuciones
de cada dependencia o entidad” aunque aplicado más bien a sus áreas o
departamentos por ser una empresa de la iniciativa privada, razón por cual la
estructura del cuadro general de clasificación archivística es jerárquica y comprende en
su extensión lo conceptos básicos de : fondo, sección y serie señalados y extraídos
para su aplicación en este trabajo de los lineamientos generales para la organización y
conservación de los archivos de la Administración Pública Federal, que a continuación
se describen:
Fondo: al conjunto de documentos orgánicamente producidos por una entidad o
dependencia, con cuyo nombre o denominación social se identifica. En este caso
particular se describe como empresa, sociedad o institución
40
Sección: Cada una de las divisiones del fondo con base en las atribuciones de las
dependencias, entidades instituciones o empresas. De acuerdo con los lineamientos
las secciones son las subdivisiones del fondo que se identifican con las funciones.
Serie: División de la sección del fondo en el desarrollo de una atribución que versa
sobre una materia o asunto específico. Las series son el resultado de la aplicación del
principio de orden original (los documentos de un fondo no se mezclan con otros).
Se revisó la estructura organizacional, para establecer las secciones documentales que
forman el cuadro general de clasificación archivística, verificando las funciones y
facultades asignadas a las direcciones, gerencias, jefaturas, y supervisiones, se
constato que la documentación existente en los archivos de trámite o departamentales y
la del archivo de concentración guarden una correspondencia entre ambos.
También con el apoyo de la dirección general se llevó a cabo una campaña de
recolección de documentos importantes que obraba en poder de algunos funcionarios
que tiempo atrás dejaron de laborar para la empresa y que en su momento justificaron
su equivoca e indebida posesión siendo propiedad de la empresa, con la versión del
temor a perdidas o extravíos en el archivo de concentración de la sociedad. Sin
embargo con el paso del tiempo se ha comprobado que el mejor lugar para conservar
controlar y custodiar ordenadamente los recursos documentales de con valores
primarios y secundarios es el archivo de concentración.
Una vez establecidas las secciones en base al organigrama funcional de la empresa se
procedió a identificar y formar las series documentales de cada área o departamento
que constituyen finalmente este cuadro general de clasificación archivística.
41
3.3 Identificación de las secciones
La identificación de las secciones se realizó como se mencionó anteriormente,
atendiendo primordialmente la estructura funcional de Petrocel S.A., para mayor
información véase el cuadro 4
Posteriormente se llevó a cabo el ordenamiento físico de los expedientes
acomodándose en los anaqueles por secciones de documentos acorde con la misma
estructura del reiterado cuadro de clasificación archivística.
Las series documentales se fueron identificando paralelamente con la revisión de los
expedientes así como la asignación de su clasificación y registro electrónico respetando
siempre el orden de los documentos.
42
Cuadro Núm. 4 Código de las secciones documentales
FONDO: Petrocel S.A. (para efectos de codificación PET)
No. Área Nombre del Área Sección Código del
Cuadro
1 Dirección General 1 0 0 100 PET
2 Dirección de Producción 2 0 0 200 PET
3 Gerencia Técnica 2 1 0 210 PET
4 Gerencia de Mantenimiento 2 2 0 220 PET
5 Gerencia de Seguridad Industrial y Ecología
2 3 0 230 PET
6 Gerencia Comercial 3 0 0 300 PET
7 Ventas 3 1 0 310 PET
8 Gerencia de Planeación e Información Financiera
4 0 0 400 PET
9 Administración de Fondos 4 1 0 410 PET
10 Información Financiera 4 2 0 420 PET
11 Gerencia de Abastecimientos
5 0 0 500 PET
12 Compras de Importación 5 1 0 510 PET
13 Compras Nacionales 5 2 0 520 PET
14 Gerencia de Finanzas y Administración
6 0 0 600 PET
15 Fiscal e Impuestos 6 1 0 610 PET
16 Sistemas 6 2 0 620 PET
17 Contabilidad 6 3 0 630 PET
18 Almacenes 6 4 0 640 PET
19 Gerencia de Calidad y Recursos Humanos
7 0 0 700 PET
20 Relaciones Industriales 7 1 0 710 PET
22 Nominas 7 2 0 720 PET
23 Gestión de Calidad 7 3 0 730 PET
Fuente: Elaborado por el tesista
43
Lo anteriormente expuesto sirvió para identificar y describir más ampliamente la
estructura de Petrocel S.A. y la conformación de su archivo, así como para reconocer la
mayoría de de sus funciones.
3.4 Identificación de las series
Para llevar a cabo esta función fue necesario solicitar la contribución y apoyo del
personal responsable de los archivos departamentales de la empresa, con la finalidad
de reafirmar los asuntos que rutinariamente ventilan, y que posteriormente son
enviados al archivo de concentración
La serie es la división de una sección que corresponde al conjunto de documentos
producidos o recibidos en el desarrollo de una misma atribución general y que versa
sobre una materia, tema o asunto específico sin peder de vista que no deja de ser
susceptible de duplicidad, lo cual se somete a un análisis para determinar cual es la
serie más ponderante para su conservación temporal o permanente en el archivo de
concentración.
La primera etapa para la identificación de las series se realizó utilizando los archivos de
trámite o fase activa del ciclo vital del documento junto con los responsables de los
mismos, de esta forma se pudo cuantificar todas y cada una de las series que formaban
cada unidad o sección tramitadora, así como reiterar el compromiso del adecuado
manejo de la información correspondiente que es enviada al archivo de concentración
o fase semiactiva del ciclo vital para determinar su conservación temporal, permanente
o destrucción definitiva, periodo en el que se tuvo también la oportunidad de constatar
las insuficiencias de espacio, falta de equipo, duplicado y hasta triplicado de copias
innecesarias de documentos originales que se sugirió fueran destruidas para no
entorpecer el manejo presente y futuro de la documentación realmente válida para
conservarse.
44
Se llevaron a cabo varias reuniones de trabajo con el personal administrativo de la
institución para definir sus series documentales de acuerdo con la naturaleza de sus
funciones y atribuciones, asimismo valorar la documentación que se encontraba en el
archivo de concentración y diseñar un programa de trabajo para identificar los
expedientes y cajas por secciones para conocer e integrar dichas series, lo cual
permitió asegurar que la información perteneciera a cada una de las secciones o
archivos de trámite respectivos.
La siguiente etapa se efectuó en el archivo de concentración o segunda edad del
documento donde se pudo corroborar la información recopilada de los archivos de
trámite, y además se elaboró el catálogo de las series documentales y la asignación
del número de identificación de cada área o departamento de la institución, también se
realizó una purificación o depuración con la que de acuerdo con la opinión de
funcionarios responsables solidarios se determinó la destrucción de documentación
cuyo plazo de conservación había prescrito conforme a la legislación fiscal e intereses
de la sociedad.
Aprovechando la identificación, se aplicó la clasificación y codificación con la que
actualmente cuentan los expedientes del archivo de trámite y concentración de Petrocel
S.A.
3.5 Desarrollo del Cuadro General de Clasificación
Con la información documental recopilada e identificada a través de la formación de las
secciones y la implantación de las series documentales se integró el cuadro de
clasificación archivística de Petrocel el cual se puede observar en el cuadro 5 y
anexos.
45
Cuadro No. 5. Cuadro General de Clasificación Archivística
PETROCEL S.A.
Fondo PETROCEL, S.A.
SECCIONES CÓDIGO
Sección Dirección General 100
Sección Gerencia de Seguridad Industrial y Ecología
230
Sección Gerencia Comercial 300
Sección Ventas 310
Sección Administración de Fondos 410
Sección Información Financiera 420
Sección Gerencia de Abastecimientos 500
Sección Compras de Importación 510
Sección Compras Nacionales 520
Sección Gerencia de Finanzas y Administración
600
Sección Fiscal e Impuestos 610
Sección Sistemas 620
Sección Contabilidad 630
Sección Almacén de Refacciones 650
Sección Gerencia de Calidad y Recursos Humanos
700
Sección Nóminas 720
Sección Gestión de Calidad 730
Fuente: Elaborado por el tesista.
46
Cuadro Num. 5.1
Sección y series
SECCIÓN Y SERIES CÓDIGO
SECCIÓN DIRECCIÓN GENERAL 100
Serie Asambleas de accionistas 01
Serie Clientes europeos 03
Serie Clientes nacionales 04
Serie Clientes lejano oriente 05
Serie Estados financieros 06
Serie Juntas de consejo 07
Serie Informes anuales para los accionistas
08
Serie Contratos y acuerdos de prestamos o financiamientos
09
Serie Garantías otorgadas sobre préstamos y financiamientos
10
Serie Patentes, maracas y nombres comerciales
11
Serie Publicaciones y revistas 12
Fuente: Elaborado por el tesista.
47
Cuadro Num. 5.2
Sección y series
SECCIÓN Y SERIES CÓDIGO
SECCIÓN DIRECCIÓN DE PRODUCCION 200
Serie Reportes al Director 01
Serie Reportes de Producción Mensual 03
Serie Juntas diarias con gerencias 04
Serie Pronósticos de Producción 05
Serie Conciliación de ventas y producción
06
Serie 07
Serie 08
Serie 09
Serie 10
Serie 11
Serie 12
Fuente: Elaborado por el tesista.
48
Cuadro Num. 5.3
Sección y series
SECCIÓN Y SERIES CÓDIGO
SECCIÓN GERENCIA DE SEGURIDAD Y ECOLOGIA
230
Serie Expedientes clínicos personal sindicalizado
01
Serie Expedientes clínicos personal de confianza
03
Serie Semarnap 04
Serie Conagua 05
Serie 06
Serie 07
Serie 08
Serie 09
Serie 10
Serie 11
Serie 12
Fuente: Elaborado por el tesista.
49
Cuadro Num. 5.4
Sección y series
SECCIÓN Y SERIES CÓDIGO
SECCIÓN GERENCIA COMERCIAL 300
Serie Contratos de venta de Dimetil Tereftalato y Ácido Tereftalico
01
Serie Estadísticas anuales de ventas domésticas
02
Serie Estadísticas de ventas anuales de exportación
03
Serie Clientes nacionales 04
Serie Clientes extranjeros 05
Serie Pronósticos de Producción de DMT Y TPA
06
Serie Contratos de venta con clientes preferenciales
07
Serie Mercado mundial de Dimetil Tereftalato
08
Serie Seguros 09
Serie Proyecciones 10
Serie Presentaciones de DMT Y PTA a diversos clientes
11
Serie Mejoramiento de procesos de clientes
12
Fuente: Elaborado por el tesista.
50
Cuadro Num. 5.5
Sección y series
SECCIÓN Y SERIES CÓDIGO
SECCIÓN VENTAS 310
Serie Facturación DMT nacional 01
Serie Facturación DMT exportación 02
Serie Facturación Metanol 03
Serie Facturación Combustoleo 04
Serie Facturación Paraxileno 05
Serie Operaciones con afiliadas 06
Serie Pedimentos de exportación 07
Serie Ordenes de venta 08
Serie Pronósticos de venta 09
Serie 10
Fuente: Elaborado por el tesista.
51
Cuadro Num. 5.6
Sección y series
SECCIÓN Y SERIES CÓDIGO
SECCIÓN ADMINISTRACIÓN DE FONDOS
410
Serie Programas de pago a proveedores de bienes y servicios
01
Serie Disponibilidades diarias en bancos 02
Serie Estados de cuenta bancarios HSBC 03
Serie Estados de cuenta bancarios FNCB 04
Serie Estados de cuenta Santander 05
Series Estados de cuenta bancarios Banamex
06
Serie Contratos con instituciones bancarias
07
Serie Cobranza en moneda nacional 08
Serie Transferencias bancarias 09
Serie Fondeos bancarios 10
Serie Relaciones de cheques pagados 11
Serie Auditorias 12
Serie Cobranza en dólares 13
Fuente: Elaborado por el tesista.
52
Cuadro Núm. 5.7 Sección y Series
Fuente: Elaborado por el tesista.
SECCIÓN Y SERIES CÓDIGO
SECCIÓN INFORMACIÓN FINANCIERA 430
Serie Sistema de información financiera Alfa
01
Serie Pólizas de diario 02
Serie Balanzas de comprobación 03
Serie Cálculos de prima actuarial 04
Serie Compra venta de acciones 05
Serie Integraciones de activo fijo 05
Serie Provisiones y cancelaciones de intereses por prestamos
06
Serie Propuestas de pago 07
Serie Análisis del número 08
Serie Reportes del director 09
Serie Reportes de operaciones 10
Serie Dividendos 11
Serie Cálculos de método de participación
12
Serie Anexos SIFA 13
Serie Reevaluaciones de activo fijo 14
Serie Retenciones de impuesto por dividendos
15
Serie Certificados de avalúo 16
Serie Proyectos 17
Serie Dictámenes fiscales 18
Serie Cuestionarios y encuestas 19
Serie Estados de resultados 20
Serie Integraciones y saldos de compañías afiliadas
21
53
Cuadro Num. 5.8
Sección y series
SECCIÓN Y SERIES CÓDIGO
SECCIÓN GERENCIA DE ABASTECIMIENTOS 500
Serie Auditorias 01
Serie Contratos con proveedores de servicios
02
Serie Contratos con proveedores de materias primas
03
Serie Terminales marítimas 04
Serie Agencias aduanales 05
Serie Transportistas 06
Serie Delegación de autoridad 07
Serie Caja chica 08
Fuente: Elaborado por el tesista.
54
Cuadro Num. 5.9
Sección y series
SECCIÓN Y SERIES CÓDIGO
SECCIÓN COMPRAS DE IMPORTACIÓN 510
Serie Pedimentos de importación 01
Serie Paraxileno 02
Serie Sosa Cáustica 03
Serie Material de Empaque 04
Serie Seguros 05
Serie Ordenes de compra 06
Serie Agencias aduanales 07
Serie Certificados de origen 08
Serie Metanol 09
Serie Programa de importación temporal para producir artículos de exportación
10
Fuente: Elaborado por el tesista.
55
Cuadro 5.10
Sección y series
SECCIÓN Y SERIES CÓDIGO
SECCIÓN COMPRAS NACIONALES 520
Serie Ordenes de compra 01
Serie Cotizaciones 02
Serie Curriculums empresariales 03
Serie Contratos con proveedores 04
Serie Auditorias 06
Serie Anticipos y pagos a proveedores 05
Serie Conciliaciones con cuentas por pagar
06
Serie Arrendamiento de equipos 07
Serie Metanol 08
Serie Combustoleo 09
Fuente: Elaborado por el tesista.
56
Cuadro Núm. 5.11 Sección y Series
Fuente: Elaborado por el tesista.
SECCION Y SERIES CODIGO
SECCIÓN GERENCIA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN
600
Serie Contratos 01
Serie Auditorias 03
Serie Juicios 04
Serie Escrituras 05
Serie Títulos 06
Serie Poderes 07
Serie Autorizaciones y permisos 08
Serie Estados financieros 09
57
Cuadro Núm. 5.12
Sección y Series
SECCIÓN Y SERIES CÓDIGO
SECCIÓN FISCAL E IMPUESTOS 610
Serie Declaraciones anuales ISR 01
Serie Declaraciones anuales IVA 02
Serie Declaraciones anuales clientes y proveedores
03
Serie Pagos provisionales mensuales 04
Serie Programa como empresa altamente exportadora
05
Serie Reportes de Comercio Exterior 06
Serie Programa de importación temporal para producir artículos de exportación
05
Serie Declaraciones de Impuesto Predial 06
Serie Declaraciones de Impuesto Retenido a Contribuyentes
07
Serie Dictámenes fiscales 08
Serie Documentos contables 09
Serie Requerimientos fiscales 10
Serie Declaraciones Anuales de Personas Morales
11
Serie Pagos consolidados 12
Serie Papeles de Trabajo de Declaraciones Anuales
13
Fuente: Elaborado por el tesista.
58
Cuadro Núm. 5.13
Sección y Series
SECCIÓN Y SERIES CÓDIGO
SECCIÓN SISTEMAS 620
Serie Respaldos diarios de sistemas 01
Serie Soporte técnico de la red 02
Serie Respaldos mensuales de sistemas 03
Serie Contratos con proveedores de equipo y servicios
04
Serie Actualización tecnológica 05
Fuente: Elaborado por el tesista.
59
Cuadro Núm. 5.14 Sección y Series
Fuente: Elaborado por el tesista.
SECCIÓN Y SERIES CÓDIGO
SECCIÓN CONTABILIDAD 630
Serie Conciliaciones bancarias 01
Serie Proveedores 02
Serie Pólizas 03
Serie Boletas de báscula 04
Serie Metanol recuperado de clientes 05
Serie Afiliadas 06
Serie Metanol puro 07
Serie Declaraciones 08
Serie Libros de contabilidad 09
Serie Documentos contables 10
Serie Papeles de trabajo 11
Serie Gas natural 12
Serie Paraxileno 13
Serie Combustoleo 14
Serie Capacidad productiva 15
Serie Depreciación acelerada 16
Serie Cierres mensuales 17
Serie Facturación 18
Serie Participación de los trabajadores en el reparto de utilidades
19
Serie Equipo de transporte 20
Serie Cheques 21
Serie Clientes 22
Serie Proyectos 23
Serie Auditorias 24
Serie Caja chica 25
Serie Ácido acético 26
Serie Ácido sulfúrico 27
Serie Material de empaque 28
Serie Energéticos 29
Serie Integraciones de activo fijo 30
Serie Comprobaciones de gastos 31
Serie Documentos contables 32
60
Cuadro Núm. 5.15
Sección y Series
SECCIÓN Y SERIES CÓDIGO
SECCIÓN ALMACÉN DE REFACCIONES 640
Serie Notas de entrada de consumo inmediato
01
Serie Notas de entrada de máximos y mínimos
02
Serie Notas de entrada de Proyectos 03
Serie Facturas de contratistas 04
Serie Avisos de salida de planta 05
Serie Vales de salida de almacén 06
Fuente: Elaborado por el tesista.
61
Cuadro Núm. 5.16
Sección y Series
SECCIÓN Y SERIES CÓDIGO
SECCIÓN GERENCIA DE CALIDAD Y RECURSOS HUMANOS
700
Serie Contratos Sensa 01
Serie Contratos Gentium 02
Serie Gestión de calidad 02
Serie Caja chica 03
Serie Manuales 04
Serie Eventos 05
Serie Auditorias 07
Serie Encuestas de sueldos 08
Serie Prestamos patrimoniales 09
Serie Análisis de sueldos 10
Serie Bajas y Finiquitos 11
Fuente: Elaborado por el tesista
62
Cuadro Núm. 5.17 Sección y Series
SECCIÓN Y SERIES CÓDIGO
SECCIÓN NÓMINAS 720
Serie Nominas Personal sindicalizado 01
Serie Nominas personal de confianza 02
Serie Aguinaldos 03
Serie Prestamos 04
Serie Tarjetas reloj checador 05
Serie Fondo de ahorro 06
Serie Finiquitos 07
Serie Seguros 08
Serie Vales de despensa 09
Serie Pensiones 10
Serie Incrementos 11
Serie Fonacot 12
Serie Constancias de percepciones 13
Serie Expedientes de personal 14
Serie Sistema de Ahorro Para el Retiro 15
Serie Infonavit 16
Serie Cuotas Bimestrales al Instituto Mexicano del Seguro Social
17
Serie Practicantes 18
Serie Declaraciones Anuales ISPT 19
Serie Plan de involucramiento de personal
20
Serie Contratistas 21
Serie Papeles de trabajo 23
Serie Participación de los trabajadores en las utilidades
24
Fuente: Elaborado por el tesista
63
Cuadro Núm. 5.18
Sección y Series
SECCIÓN Y SERIES CÓDIGO
SECCIÓN GESTIÓN DE LA CALIDAD 723
Serie Fundamentos de la filosofía y calidad
01
Serie Logística e implementación de la filosofía de calidad
02
Serie Planeación estratégica continua 03
Serie Boletines de calidad 04
Serie Fiestas de reconocimiento de calidad y antigüedad
05
Serie Reuniones Codac 06
Serie Coordinaciones de calidad 08
Serie Distribución de documentos de calidad
09
Serie Medidas de la calidad en el ambiente de trabajo
10
Serie Difusión de la filosofía de calidad a clientes y proveedores
11
Serie Sistema de aseguramiento de calidad
12
Fuente: Elaborado por el tesista
64
El cuadro diseñado y presentado muestra la conformación del archivo de la sociedad a
través de esta distribución e identificación quedo clasificada la documentación de las
áreas y departamentos que disponen de información documental en los archivos de
trámite y archivo de concentración de Petrocel S.A.
Los códigos que se asignaron a las secciones y series fueron determinados de común
acuerdo entre los archivos de trámite y concentración, en base a la estructura
organizacional, y la valoración primaria de la documentación rescatada y recopilada en
su oportunidad.
La finalidad de la elaboración del cuadro es fundamentalmente que sirva de orientador
clasificatorio así como facilitar la organización y conservación de los archivos de las
instituciones indistintamente siendo de la administración pública o de la iniciativa
privada para cumplir entre otros, el objetivo de brindar un mejor servicio informativo a
los usuarios como también la seguridad y resguardo de la historia administrativa de las
mismas.
El acceso a la información esta vinculado con la organización documental la cual se
realiza con reglas uniformes para la localización, disponibilidad, integridad,
conservación y custodia de los expedientes y documentos que constituye el fondo
documental de Petrocel S.A.
Actualmente el archivo de concentración cuenta con criterios bien definidos para la
recepción, identificación, clasificación, manejo y control de la documentación que se
recibe de los diversos departamentos o archivos de trámite soportados en instrumentos
de control más eficientes como el cuadro general de clasificación, que permite una
amplia gama de estrategias que garantizan una mejor administración en el entorno
documental de la institución.
Lo anterior, permite que esta empresa de la iniciativa privada este cada día en mejores
condiciones de cumplir con las obligaciones que para la conservación de información
65
documental establece el Código Fiscal de la Federación que en su artículo 30,
menciona que la documentación de las empresas mercantiles deberá conservarse de
tal forma que pueda estar a disposición de las autoridades.
66
CONCLUSIONES
Este trabajo muestra la postura de adoptar, adecuar, e implementar si bien no todo y
con las mismas características el cuadro general de clasificación archivística elaborado
y difundido por el Archivo General de la Nación en empresas de la iniciativa privada
como el caso de Petrocel S.A., lo cual permite confirmar que su aplicación no es
infecunda tratándose indistintamente de empresas pertenecientes al sector privado o
dependencias de la administración pública federal.
Cabe mencionar que anteriormente a la incursión del cuadro general de clasificación,
Petrocel ya contaba con algunas herramientas técnicas para la gestión de información
empresarial, sin embargo este instrumento técnico propuesto por el Archivo General
de la Nación al ejecutivo federal para su establecimiento y ejecución en dependencias y
entidades del sector público adoptado por Petrocel, viene a reforzar considerablemente
las funciones archivísticas con un perfil diferente puesto que es una institución de la
iniciativa privada que como otras de su genero hoy se enfrentan a desafíos de
información inéditos por lo que siempre esta en la mejor disposición de analizar y
evaluar toda propuesta de cambio que permita mejorar sus procesos en el ámbito
documental.
El cuadro de clasificación se adoptó y aplicó conforme a las necesidades, funciones y
estructura orgánica de la empresa reflejando las tareas y acciones que comprende el
total de sus áreas administrativas y se tiene la confianza de que ofrecerá con los
cambios que amerite, múltiples soluciones de gestión de información empresarial que
le ayudará a mejorar la eficiencia y productividad de sus actividades y negocios
rutinarios en general.
Las expectativas a mediano y largo plazo son conservar la estructura del cuadro de
clasificación sin cambios a reserva de presentarse algunos de relevancia que lo
requieran pues no debemos pasar por alto que en esta como en cualquier otra
67
sociedad, la organización es continua y la empresa y sus recursos están en constantes
cambios lo cual puede hacer necesario realizar modificaciones o ajustes.
También se pretende establecer en ésta como en otras empresas del sector privado
estándares que permitan unificar criterios que faciliten las acciones requeridas a nivel
institucional para la correcta administración de los documentos de archivo,
desarrollando los recursos necesarios para una adecuada gestión desde su nacimiento
hasta su destino final
68
BIBLIOGRAFÍA
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69
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A N E X O S
71
Anexo 1. Antecedentes archivísticos
Anexo 2. Glosario archivístico
Anexo 3. Coordinación de archivos
72
ANEXO 1
Antecedentes archivísticos
El objetivo principal de estas anécdotas es reflejar las condiciones en que se
encuentran la gran mayoría de los fondos documentales en los inicios y con el
transcurso del tiempo de las empresas del sector privado como esta que sirvió de
testimonio para elaborar este informe de titulación.
Desde su nacimiento en el año 1970 y muchos años después de su arranque
productivo por falta de conciencia Perocel no le brindó la importancia necesaria a la
estructura y organización general a sus acervos documentales, pues carecía de los
elementos básicos para su conveniente administración como son entre otros:
Clasificación, ordenación y descripción de los fondos documentales, repositorios
adecuados, políticas y procedimientos para estos fines.
Durante varios años de su trayectoria, los problemas y el costo de retener
documentación acumulada y sin ningún control, incluyó gastos directos por renta de
locales externos, gente y transporte para traer y llevar de regreso a Almacenes Miramar
cajas con documentación para su consulta, así como costos directos que se medían
por el tiempo que dedicaban ejecutivos y empleados en la retención superflua, e
improductiva búsqueda de información para enfrentar y ventilar asuntos relacionados
con la empresa fue evidente.
La construcción de los almacenes tenía aproximadamente 30 años de edad y no se
notaba mantenimiento periódico ya que se filtraba el agua por el techo puesto que no
estaba impermeabilizado, las paredes no estaban revocadas y debido a la oscuridad,
temperatura alta y humedad había polvo, roedores, insectos y moho.
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Higiénicamente la situación era deplorable puesto que no se sacudía, barría, limpiaba y
trapeaba el local pues las cajas de cartón en múltiples medidas invadían toda el área,
debido a que se contaba únicamente con algunos archiveros metálicos de cuatro
gavetas en que se guardaba una mínima parte de la documentación existente. Con
relación otro aspecto fundamental como es la seguridad la puerta principal estaba
abierta al personal de mantenimiento de los almacenes ya que se guardaban ahí
herramientas de trabajo cotidiano, además carecía de equipo que protegiera
razonablemente los documentos contra incendio y otras contingencias, como son
extintores y otros.
La responsabilidad del seguimiento documental estaba asignada al contador de planta
en colaboración con otros gerentes, quienes decidían como, y de que manera se
enviaban los documentos a los Almacenes Miramar o a contenedores metálicos para su
conservación así como para desocupación de espacios vitales en el edificio
administrativo.
Con el paso del tiempo el archivo de Petrocel fue adscrito la dirección de finanzas y
administración no obstante debido a cambios en la organización hoy día le reporta al
gerente de Finanzas y Administración, que es el ejecutivo responsable de asegurar el
buen funcionamiento de los archivos de la institución, con quien se mantiene una
constante comunicación para reportarle periódicamente las necesidades, condiciones y
desarrollo del quehacer archivístico y plantarle las acciones necesarias para el logro o
estado de los objetivos propuestos.
En la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental,
publicada en el Diario Oficial de la Federación de fecha junio 11, 2002 se contempla
como objetivo principal establecer una adecuada clasificación, organización y manejo
de los acervos documentales de las entidades pertenecientes a la administración
pública, sin embargo como se ha reiterado en el desarrollo de este trabajo, aunque
Petrocel no es una entidad o dependencia del gobierno federal, el cuadro general de
clasificación propuesto en dicha ley, es un instrumento técnico que puede y debe ser
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adoptado y adaptado por esta como por cualquier otra sociedad del sector privado para
una mejor definición clasificatoria y mayores ventajas competitivas en el servicio
informativo de su acervo documental
A continuación se presenta un glosario aplicable para la organización y conservación
de los archivos de la empresa, que garantizan que la documentación de los archivos se
conserve debidamente identificada, ordenada, íntegra y disponible para su fácil consulta
en cualquier momento.
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ANEXO 2
Glosario archivístico
Este glosario establece y explica la organización y conservación de la documentación
contenida en los archivos de Petrocel S.A., con el propósito de que se encuentre
resguardada, íntegra y disponible para su fácil consulta en cualquier momento.
Haciendo hincapié en que estos conceptos son elaborados específicamente para la
administración documental de esta empresa.
Para efectos del presente informe se entenderá por:
1. Archivo: Conjunto orgánico de documentos en cualquier soporte, que son
producidos o recibidos en el ejercicio de sus atribuciones por las dependencias o
entidades (y/o empresas del sector privado en casos particulares como el del
presente trabajo)
2. Archivo de trámite: Conjunto de documentos de uso cotidiano y necesario
para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa.
3. Archivo de concentración: Conjunto de documentos cuya consulta puede
ser frecuente o esporádica por parte de los usuarios de los diversos
departamentos que forman la estructura funcional de la institución, pero que
permanecen en guarda precautoria hasta su destino final.
4. Archivo histórico: Conjunto de documentos que conservan la memoria
histórica de la institución, opcionalmente puede ser administrado dentro del
archivo de concentración, como en el caso de la empresa a que se refiere el
presente informe.
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5. Baja documental: Eliminación de aquella documentación que haya prescrito
en sus valores administrativos, legales, fiscales o contables y que no contengan
valores históricos.
6. Catálogo de disposición documental: Registro general y sistemático que
establece los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia
documental y el destino final.
7. Clasificación archivística: Proceso de identificación y agrupación de
documentos y expedientes con base en la estructura funcional de la empresa.
8. Clasificación de la información: Determinar si la información de los
expedientes es reservada o confidencial.
9. Conservación archivística: Conjunto de elementos necesarios en la
estructura física del inmueble, como la adecuada iluminación filtración de aire
seguridad y mantenimiento que permitan mantener el buen estado físico de la
documentación.
10. Cuadro general de clasificación archivística: Instrumento Técnico que
refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de
cada departamento de la institución
11. Depuración de documentos: Es la destrucción de documentos, previo
análisis y valoración de los mismos con autorización del gerente o jefe de área
responsable de la recepción o creación o de la documentación prevista como
susceptible de destruir.
12. Descripción: Registro de aquellos elementos que detallen el contenido, y
por medio de éste identificar el expediente o documento.
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13. Destino final: Decisión de destruir o transferir los expedientes conforme al
catálogo de vigencia documental.
14. Devolución de expedientes o documentos: Devolución a los archivo de
trámite o concentración de la documentación prestada a los departamentos del
área administrativa.
15. Documento: Es aquel que registra información producida, recibida y
conservada por la empresa en cualquier soporte en el ejercicio de sus funciones.
16. Documento de archivo: Es el que registra un hecho, acto administrativo,
jurídico, fiscal o contable, creado, recibido manejado y usado en el ejercicio de
las atribuciones de cada uno de los departamentos o gerencias.
17. Estado de conservación: Condiciones físicas en las que se encuentra el
documento.
18. Expediente: Unidad documental producida por un departamento, gerencia o
dirección constituida por uno o varios documentos de archivo, ordenados y
relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite.
19. Fechas extremas: De la fecha más extrema a la más actual.
20. Fondo: Petrocel S.A.
21. Integración documental: Colocación en el interior del expediente los
documentos referentes a un mismo tema o asunto del que se trate ese
expediente.
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22. Inventario de documentos: Instrumento de consulta que describe las series
y expedientes de un archivo y permite su localización y transferencia al archivo
que le corresponda.
23. Métodos de organización: Son los pasos a seguir para mantener el control
lógico, en el interior de los expedientes.
24. Plazos de conservación: Periodo de guarda de los documentos en los
archivos de trámite, conservación o histórico.
25. Portada exterior: Carátula o identificación que deben llevar todos los
expedientes de acuerdo con los lineamientos del archivo.
26. Préstamo de documentos: Proporcionar Información que se encuentra en
el archivo de trámite, o concentración de la institución.
27. Sección: Cada una de las divisiones del fondo, basadas en las atribuciones
de cada área de la estructura organizacional de la empresa:
28. Serie documental: Conjunto de documentos producidos en el desarrollo de
una misma atribución general que versa sobre una misma materia o asunto
específico.
29. Transferencia: Traslado controlado y sistematizado de documentos de
consulta esporádica de un archivo de trámite al archivo de concentración y los
que deben ser trasladados del archivo de concentración al archivo histórico (si lo
hay).
30. Transferencia primaria: Traslado al archivo de concentración de los
documentos cuyo trámite ha concluido su consulta esporádica pero aún
presentan valores primarios.
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31. Ubicación física: Es el lugar, archivero, cajón o librero determinado para
colocar el expediente, carpeta o documento que se encuentra en los
departamentos de la empresa.
32. Ubicación topográfica: Es el lugar, mueble o estante en que se colocarán
los expedientes o cajas en el archivo de concentración, tomándose en cuenta los
siguientes datos como imprescindibles: pasillo, estante, anaquel y número de
caja.
33. Valoración: Actividad que consiste en el análisis e identificación de los
valores documentales para establecer criterios de disposición y acciones de
transferencia.
34. Valores primarios: Condición de los documentos de archivo de trámite con
las siguientes características:
35. Valor administrativo: Condición de los documentos producidos o recibidos
por la empresa para realizar sus actividades.
36. Valor jurídico o legal: Condición del documento que permite certificar
derechos u obligaciones de la empresa o sus apoderados.
37. Valor fiscal o contable: Cualidad de los documentos para comprobar el
origen, distribución y usos de los recursos del la institución.
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ANEXO 3
Coordinación de archivos
Por designación de la gerencia de finanzas y administración el jefe del archivo de
concentración asume las funciones y responsabilidades de la coordinación general
de archivos que enseguida se mencionan:
a) Elaborar, implementar y actualizar el cuadro general de clasificación archivística,
los inventarios generales y el catálogo de acceso o disposición documental.
b) Establecer y desarrollar un programa de capacitación y asesoría en materia
archivística para la institución.
c) Coordinar las actividades destinadas a la automatización de los archivos y a la
gestión de los documentos electrónicos.
d) Integrar y actualizar los instrumentos de consulta y control archivístico de la
institución.
e) Atender las necesidades de información de los usuarios, con el máximo nivel de
calidad.
f) Supervisar la selección de documentos susceptibles de de destrucción.
g) Supervisar las transferencias documentales de los archivos de trámite al archivo
de concentración para su conservación precautoria.
h) Asistir en materia archivística al personal de oficinas de de la empresa fuera de
la localidad.
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i)
De los archivos de trámite
Los archivos de trámite se organizarán bajo los siguientes pasos:
Clasificación
a) Los documentos se clasificarán a través de la identificación y la agrupación
de expedientes homogéneos con base en la estructura funcional de la
institución.
b) Los documentos se separarán en conjuntos llamados sección y a su vez cada
área tendrá s propio catálogo de series documentales.
c) Para determinar las series documentales se tendrán que identificar
conjuntos de documentos producidos por una sección en el desarrollo de la
misma atribución relativos a la misma materia específicamente.
Ordenación
a) Integrar la serie documental de acuerdo con el método de ordenación
numérico atendiendo los siguientes criterios:
1. Considerar la numeración progresiva asignada a cada expediente
conforme a su apertura.
2. Nombrar la serie documental.
b) Ordenar los expedientes para su registro de acuerdo a con la serie
documental a la que pertenezcan
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c) Cada expediente estará identificado por en número de la serie documental a
la que corresponda.
d) Cada expediente tendrá un número consecutivo único de acuerdo a la serie
que corresponda,
e) Se asignará un número consecutivo cuyo registro no permitirá duplicidades.
f) El método de ordenación interna en cada uno de los expedientes será
cronológico, númerico o alfabético de acuerdo a la naturaleza de los
documentos, respetando el principio de orden original es decir desde el
primer documento que se generó o se recibió hasta el más actual.
g) Los expedientes deben relacionarse alfabéticamente e imprimirse cada vez
que se de de alta uno nuevo, esta relación ya actualizada estará a
disposición del personal autorizado para consulta de la documentación de los
archivos de trámite.
h) Cuando expediente cuente con documentos de diferentes años se tomarán
fechas extremas iniciando por el año más antiguo hasta el más actual.
Integración documental
a) Los documentos de archivo de trámite se guardarán ordenadamente
encuadernados, y/o en carpetas o fólderes.
b) Asimismo para mayor seguridad se perforarán y sujetarán con broche en los
fólders, y en las carpetas por argollas.
c) En el caso de los documentos engargolados cuando lo amerite, se atenderán
cualquiera de los siguientes criterios:
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1. Retirar los arillos, digitalizar e incorporar los documentos al expediente
que corresponda.
2. Generar una portada exterior por cada engargolado, en caso que por si
mismo constituya un expediente.
d) Cuando un expediente tenga más de un tomo, todos llevarán el mismo
número de expediente anotando también en la portada en número progresivo
(# de #).
e) Cada expediente estará rotulado para su identificación física, dicho rótulo se
colocará en los ángulos superior derecho e inferior izquierdo viendo el
expediente horizontalmente incluyendo los siguientes datos, y dejando un
espacio disponible para su registro y control a su ingreso al archivo de
concentración o fase inactiva dentro del ciclo vital del documento.
1. Número del expediente
2. Nombre del expediente
3. Contenido
4. Ejercicio fiscal
Descripción e inventario documental
Para identificar y explicar los documentos de archivo, se deberán describir mediante la
recopilación, análisis organización y registro de la información.
a) Para efecto de identificar lo documentación se tendrán los siguientes
cuidados.
1. Conservar sólo los documentos originales hasta donde sea posible.
2. Retirar todos los documentos repetidos.
3. Retirar fotocopias, sólo si se cuenta con el original, de lo contrario se
conservará la de mayor importancia.
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4. Quitar de los documento: clips, notas adheridas o post-its, para una
mejor conservación
5. Retirar discos de 3 ½” o discos compactos, mismos que deberán ser
clasificados y ordenados fuera de los mismos.
b) Para la identificación de los documentos originales se deberá detectar en los
mismos, las firmas o rúbricas autógrafas, sellos originales impresos en papel
membretado, logotipos originales de negocios u oficinas externas, tratándose
de la institución además del logotipo original o papel membretado, deberá
llevar firma o rúbrica.
c) Todos los que se identifiquen como “VARIOS” u “OTROS” no se consideran
como expedientes ya que todo el contenido debe clasificarse, ordenarse y
conservarse en expedientes específicos, en el caso de que los documentos
no sean útiles el titular de la sección que corresponda deberá decidir o
autorizar su destrucción.
Ubicación física
a) Los expedientes deberán tenerse preferiblemente en archiveros panorámicos
o libreros dentro del área que constituya una sección.
b) Los archiveros o libreros deberán estar identificados con el nombre y número
de la sección que corresponda también se identificarán con el nombre y
número de la serie documental.
c) Dentro de los archiveros y/o libreros se podrán utilizar guías alfabéticas o
numéricas de ser necesario.
d) Las personas que tengan acceso a los archiveros o libreros deberán tener
cuidado de no desordenar los documentos que en ellos se contenga.
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Transferencia documental al archivo de concentración
a) Se trasladará el archivo de trámite al archivo de concentración cuando se
haya terminado el trámite de los asuntos que contenga, su consulta sea
esporádica, o por carencia de espacio, siempre y cuando aún presenten
valores primarios, entendidos éstos como:
1. Valor administrativo
2. Valor jurídico legal
3. Valor fiscal contable
b) El envío de los expedientes al archivo de concentración se realizará a través
un formato previamente diseñado y difundido de nombre Transferencia
documental al archivo de concentración. En el se detallarán y describirán
todos y cada uno de los expedientes que integran las series documentales del
la sección respectiva, y servirá para comprobar que se encuentra físicamente
la documentación que en el mismo se relaciona, entregando una copia
también firmada de recibido al departamento, área interesada o responsable
de la concentración.
c) Para el envío de los expedientes al archivo de concentración. Los
documentos se integrarán en fólderes, carpetas, encuadernados o
engargolados aunque se darán situaciones en que se recibirán documentos
sueltos para clasificarse, ordenarse y archivarse en los expedientes de las
series y secciones a que correspondan, puesto que esto forma parte también
de las funciones de la coordinación de archivos, aunque es deseable que se
entreguen de la siguiente forma:
1. Los documentos estarán sujetos al fólder con su respectivo broche y a
las carpetas con las argollas.
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2. Los documentos, fólder, carpetas o engargolados no llevarán clips,
notas adheridas o post-its.
3. Se ordenará la documentación de manera numérica, cronológica o
alfabética de de abajo hacia arriba, del menor al mayor al mayor
número, de la fecha más antigua a la más reciente, y de la primera
a la última letra del abecedario.
4. Todos los expedientes deberán estar identificados con un rótulo en el
lomo de la carpeta o en la pestaña del fólder inclusive para mayor
comodidad y mejor visibilidad podrán rotularse en los ángulos superior
derecho e inferior izquierdo viendo la carpeta, fólder o engargolado
horizontalmente e incluirán los siguiente datos:
Número del expediente
Contenido de periodos, números o letras
Nombre del expediente.
Ejercicio respectivo
d) Las cajas que se usarán para la guarda de los expedientes deben ser de
cartón de calibre número 6, y de medidas 30x29x60 cm., para facilitar su
movimiento y manejo a la hora de la consulta, pero siempre del mismo
material y preferiblemente con recursos informativos relativos a ejercicios
cerrados, lo cual será una ventaja al momento de su destrucción o baja.
e) Las cajas invariablemente deberán estar identificadas con la siguiente
información:
1. Sección.
2. Número consecutivo de las cajas por sección.
3. Año de los expedientes que contiene cada caja.
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Del archivo de concentración
El archivo de concentración se encuentra ubicado en el domicilio fiscal y social de la
institución que es: Km. 17.5 carretera Tampico-Mante en el Municipio de Altamira
Tams., y cuenta con un acervo documental de aproximadamente 780 cajas de
documentos producidos o recibidos por su diversas áreas y departamentos
administrativos.
La recepción de la documentación en el archivo de concentración se lleva a cabo de la
siguiente manera:
a) El jefe del archivo de concentración y coordinador general será el encargado
de recibir los recursos archivísticos, y en ausencia de este el personal de
archivo que el designe.
b) Las cajas se recibirán con apego a las reglas de transferencia primaria.
c) Las cajas que no cubran los requisitos señalados no se recibirán en el
archivo de concentración.
d) La entrega de las cajas con documentación procedente del archivo de trámite
en al archivo de concentración estará a cargo de los gerentes de área y/o el
personal que ellos designen.
e) Para consulta de la documentación en custodia del archivo de concentración
se atenderán telefónica o físicamente las solicitudes y se entregarán y en el
menor tiempo posible a los interesados inmediatos o al personal que ellos
indiquen, comprometiéndose a su devolución en los plazos establecidos, con
la firma del vale por el o los expedientes y documentos en préstamo, así
como registro electrónico para este fin.
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Para el control interno del archivo de concentración se procederá como a continuación
se menciona:
a) Se llevarán a cabo revisiones e a inventarios periódicamente por personal de
esta unidad de concentración siempre coordinadamente con los responsables
de todas y cada una de las áreas administrativas, que permitan en base a los
valores documentales en esta fase del ciclo, determinar la documentación
que es susceptible de destruirse y aquella que deberá conservarse por más
tiempo o permanentemente, de acuerdo a los plazos fijados por la ley así
como los intereses de la sociedad. Los documentos que al finalizar su fase
semiactiva pierdan sus valores primarios y no presentan valores secundarios,
pueden ser eliminados de acuerdo a lo dispuesto en el catálogo de
disposición documental.
b) Se retirará sistemáticamente toda aquella documentación carente de valores
administrativos, legales, fiscales o contables, que esta en condiciones de
darse de baja lo cual modifica los controles internos, permite la renovación
de espacios vitales y no representa riegos que pudieran poner en riesgo la
estabilidad de la empresa.
c) Se solicita el apoyo del área de seguridad y ecología para trasladar al
incinerador la documentación que habrá de destruirse quemándose
completamente para evitar que caiga en manos ajenas a la empresa
previniendo se le de un uso indebido.
d) Es responsabilidad del jefe de archivo de transferencia tratarán de apegarse
al máximo a las disposiciones que emitan las autoridades así como, la opinión
de los responsables de los departamentos generadores y el titular de la
Gerencia de Administración y Finanzas. Dada la importancia que representa
la correcta conservación de los documentos corresponderá principalmente al
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gerente de finanzas y administración conjuntamente con el coordinador y jefe
del archivo de concentración verificar que siempre y en todo momento las
practicas y quehaceres archivísticos se lleven de acuerdo a las disposiciones
fiscales, no solo en el momento en que la información se genere o reciba,
sino también respecto de su custodia, y destrucción.
Préstamo y devolución documental del archivo de concentración.
a) La documentación solicitada se facilitará sin de forma inmediata al personal
del área que la concentró o en su defecto a otros usuarios siempre y cuando
el préstamo sea autorizado por el titular del área o departamento receptor o
productor que concentro la documentación solicitada.
b) Los recursos informativos se prestarán por periodos máximos de 20 días
prorrogables por periodos similares.
c) El préstamo de recursos informativos será por expedientes, cajas o
documentos suelto según las necesidades y circunstancias sin prescindir de
los requisitos para este fin.
d) La apertura de cajas para préstamo de recursos informativos estará a cargo
de personal exclusivamente del área de archivo de la institución pudiendo ser
el responsable del archivo de trámite conjuntamente con el jefe de archivo de
concentración y a su ves coordinador general o personal que este designe.
e) Se verificará que al devolver al archivo de concentración las cajas,
expedientes o documentos se encuentren en las mismas condiciones en que
salieron del archivo para su préstamo.
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f) Al solicitar expedientes, documentos o cajas al archivo de concentración los
usuarios deberán acudir personalmente para recibirlos y firmar el respectivo
vale de préstamo, que los responsabilizará de devolver el material solicitado,
no obstante se podrán enviar las cajas, o los expedientes a través del servicio
mensajería, por lo que es necesario se haga la solicitud de los recursos vía
correo electrónico para generar un antecedente mutuo.
Para que los documentos sean transferidos al archivo de concentración deberán figura
los siguientes valores documentales:
a) Evidencial
b) Testimonial
c) Informativo
De la conservación de documentos.
La estructura física de los recintos donde se encuentren los archivos deberá contar con
las siguientes características:
a) Prever el espacio suficiente para albergar la documentación acumulada y su
natural incremento.
b) Mantener la humedad relativa entre 45 y 60% con fluctuación diaria de un 5%
c) Disponer de equipos para atención de desastres como extintores de CO2,
evitando el uso de agua para casos necesarios.
d) Contar con la señalización necesaria para la ubicación de extintores, rutas de
evacuación y el rescate de las unidades documentales.
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e) Garantizar la limpieza de las instalaciones y estantería con productos que no
incremente la humedad ambiental, así como el lavado en seco y el uso de
aspiradoras.
f) Contar con pasillos en el archivo lo suficientemente amplios que garanticen el
libre y cómodo tránsito.
g) Establecer la infraestructura necesaria para el buen funcionamiento de la
coordinación de archivos y del archivo de concentración.
Estos criterios fueron revisados y aprobados por el Gerente de Finanzas y
administración de Petrocel S.A.
El ……………. de …………… de 200….
