Equipo competitividad. formulacion y consolidacion de presupuesto
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UNIVERSIDAD DE ORIENTE NÚCLEO DE MONAGAS CENTRO DE POSTGRADO COORDINACIÓN DE POSTGRADO EN CIENCIAS ADMINISTRATIVAS MAESTRÍA EN GERENCIA GENERAL FORMULACIÓN Y CONSOLIDACIÓN DE PRESUPUESTO DE INVERSIONES MEDIANTE MODELADO DE SISTEMA DE INFORMACIÓN IMPLEMENTADO EN PDVSA GAS Asesor: Realizado por: Dra. Yamila Gazcón Nancys González. Diana Yazzan. Mairim Rosales. 1
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UNIVERSIDAD DE ORIENTENÚCLEO DE MONAGAS
CENTRO DE POSTGRADOCOORDINACIÓN DE POSTGRADO EN CIENCIAS
ADMINISTRATIVASMAESTRÍA EN GERENCIA GENERAL
FORMULACIÓN Y CONSOLIDACIÓN DE PRESUPUESTO DE INVERSIONES MEDIANTE MODELADO DE SISTEMA DE
INFORMACIÓN IMPLEMENTADO EN PDVSA GAS
Asesor: Realizado por:Dra. Yamila Gazcón Nancys González.
Diana Yazzan.
Mairim Rosales.
Briceira González.
Ibrahim Rodríguez.
Maturín, Enero del 2016.
1
CONTENIDOLISTA DE FIGURAS........................................................................................4LISTA DE TABLAS..........................................................................................5INTRODUCCION.............................................................................................6CAPITULO I. EL PROBLEMA..........................................................................8
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA..........................................................8JUSTIFICACIÓN........................................................................................10OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN......................................................11
OBJETIVO GENERAL...........................................................................11OBJETIVOS ESPECÍFICOS..................................................................11
ALCANCE..................................................................................................12FACTIBILIDAD DE LA INVESTIGACIÓN..................................................12
FACTIBILIDAD TÉCNICA......................................................................12FACTIBILIDAD OPERATIVA.................................................................13FACTIBILIDAD ECONÓMICA................................................................14FACTIBILIDAD PSICOSOCIAL..............................................................14
METODOLOGIA DE LA INVESTIGACIÓN................................................15CAPÍTULO II. SISTEMA ACTUAL (SA).........................................................15
OBJETIVOS DEL SISTEMA ACTUAL (SA)...............................................15OBJETIVO GENERAL DEL SISTEMA ACTUAL...................................15OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL SISTEMA ACTUAL..........................15
DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA ACTUAL..................................................16MODELADO DEL SISTEMA ACTUAL.......................................................16DETERMINACIÓN DE REQUERIMIENTOS.............................................18
CAPÍTULO III. SISTEMA PROPUESTO (SP)................................................19OBJETIVOS DEL SISTEMA PROPUESTO...............................................19
OBJETIVOS GENERAL DEL SISTEMA PROPUESTO.........................19OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL SISTEMA PROPUESTO..................19DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA PROPUESTO......................................19MODELADO DEL SISTEMA PROPUESTO SP (MODELADO DEL NEGOCIO).............................................................................................21CARTA ESTRUCTURADA....................................................................22
2
DISEÑO DE PANTALLAS......................................................................23ANÁLISIS COSTO - BENEFICIO...........................................................28
BIBLIOGRAFÍA..............................................................................................33ANEXOS........................................................................................................34
3
LISTA DE FIGURAS
Figura N°1. Modelado del Sistema Actual.....................................................17
Figura N°2. Modelado del Sistema Propuesto...............................................21
Figura N°3. Inicio de Sesión..........................................................................23
Figura N°4. Llenado de las premisas del evento...........................................24
Figura N°5. Carga de Presupuesto................................................................25
Figura N°6. Calendarizar el Presupuesto......................................................25
Figura N°7. Reporte N°1 del presupuesto consolidado.................................26
Figura N°8. Reporte N°2 del presupuesto consolidado.................................27
Figura N°9. Gráfico del presupuesto consolidado..........................................27
4
LISTA DE TABLAS
Tabla N°1. Carta Estructurada para el Supervisor de Presupuesto...............22
Tabla N°2. Carta Estructurada para el Analista de Presupuesto...................22
Tabla N°3. Carta Estructurada para Planificación de la Gerencia.................22
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INTRODUCCION
En la actualidad todas las organizaciones o empresas sin importar su
origen (público, privado, mixto) se ven sometidas a las constantes exigencias
de un mercado globalizado que cada día se torna más competitivo, con el
aumento de nuevas rivales y la existencia de clientes más exigentes que no
solo exigen calidad sino que además quieren precios razonables y
respuestas oportunas.
Todo ello conlleva, a que las empresas inviertan grandes recursos en
el estudio e investigación que les permita mejorar sus producciones,
conseguir mayores beneficios, y ser mejor cada día. El hombre de la mano
de la tecnología, grandes investigaciones y una infinidad de posibilidades ha
logrado crear sistemas automáticos, que de una u otra manera han hecho
más fácil y a la vez más productiva la vida de las Organizaciones.
Estos sistemas, creados a partir de conceptos básicos de las
diferentes ciencias, ramas de la industria, e incluso de necesidades tan
básicas como el tener que contar, han generado en las organizaciones la
necesidad de tener todo proceso de manera automática, con fin de disminuir
las demoras, fallas y errores presentes.
Desde esta óptica, se concibe la automatización, como una serie de
sistemas que de manera automática o semiautomática logran realizar
cualquier trabajo en menos tiempo y con mayor calidad.
En el presente trabajo investigativo se realizó con el propósito de
presentar un modelo para la automatización del proceso de consolidación de
6
presupuesto en la empresa PDVSA-Gas, con sede en Maturín estado
Monagas, como solución a la problemática que anualmente se presenta en la
emisión del presupuesto consolidado anual; las disminución de horas-
hombres de trabajo, errores, demoras y la disminución de riesgo por
incumplimiento en la obtención oportuna del presupuesto anual, lo cual
afectaría significantemente de manera negativa el cumplimiento del Plan
Operativo Anual de la Empresa.
En el mismo orden, para la presentación del presente trabajo se tomó
como referencia las técnicas para la elaboración de trabajos monográficos,
estructurándose el mismo en: capítulo I; comprende el planteamiento del
problema, justificación, alcance, factibilidad del proyecto, metodología entre
otros; capítulo II: contentivo de los objetivos del sistema actual, descripción y
modelado; capítulo III: se desarrolló lo concerniente al Nuevo Sistema
propuesto, sus objetivos, descripción, modelado, presentación de plantillas
entre otros. Asimismo, se incluye las conclusiones y recomendaciones.
7
CAPITULO I. EL PROBLEMA
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
En los últimos años ha surgido una nueva tendencia en el desarrollo
de las empresas y que ha sido el resultado de los cambios cada vez más
rápidos dentro del entorno de la misma. La inmersión de nuevos y mejores
métodos de procesos viene a dar la pauta para modificaciones en su forma
de trabajar. Para sobrevivir en el mundo empresarial, es necesario realizar
cambios fundamentales en la forma como se dirigen, es por ello que toman a
los sistemas de información basados en computadoras como el corazón de
las actividades cotidianas y objeto de gran importancia en la toma de
decisiones, consideran con mucho cuidado las capacidades de estos cuando
deciden ingresar o no en nuevos mercados o cuando planean la respuesta
que darán a la competencia.
Con la promulgación de la Ley Orgánica que Reserva al Estado
Bienes y Servicios Conexos a las Actividades Primarias de Hidrocarburos, el
Ejecutivo Nacional delegó en PDVSA la nacionalización de los servicios de
compresión alquilada de gas a nivel nacional; a su vez PDVSA delegó en la
filial PDVSA Gas la responsabilidad de las operaciones de las instalaciones
nacionalizadas, garantizando al mismo tiempo, el suministro confiable de gas
comprimido para soportar la producción de crudo, refinación, generación
eléctrica, petroquímica y mercado interno.
En ese sentido, el 05 de Junio de 2009, PDVSA Gas asume las
instalaciones y operaciones de la infraestructura asociada a compresión, la
cual estaba conformada en aquella fecha, por 108 plantas con 361 unidades
8
de compresión. Actualmente la conforman 127 plantas (70 en Oriente y 57 en
Occidente) con 399 unidades de compresión (255 en Oriente y 144 en
Occidente) y por supuesto el área administrativa.
PDVSA GAS Compresión acepta el cambio como una mejora a las
actividades que se desempeñan día a día, por ende desea incluir nuevas
herramientas de trabajo para agilizar los procesos. Específicamente en la en
el Departamento de Presupuesto de la Gerencia de Planificación, Control y
Gestión.
La problemática actual en el Departamento de Presupuesto de la
Gerencia de Planificación, Control y Gestión radica cada año en el proceso
de “Elaboración de presupuesto anual” ya que desde el inicio se presenta
demora dado que los departamentos que deben entregar la información se
retrasan debido a lo complicado de los formatos de recolección de
información, que son unas hojas de cálculo en Excel con demasiadas celdas
convirtiendo el proceso prácticamente manual.
Adicionalmente al momento de consolidar la información enviada por
estos departamentos se generan horas extras significativas que terminan por
agotar física e intelectualmente a los participantes del trabajo, dado que es
poco el personal asignado para esta actividad tan importante. Además de
presentarse múltiples y reiterativos errores en la consolidación de la
información que conlleva a que se demore la entrega final del presupuesto.
De seguir esta situación se corre el riesgo de no entregar el
presupuesto del negocio y quedar fuera del presupuesto corporativo,
derivando en amonestaciones, sanciones y hasta despidos del personal
involucrado.
9
Por lo anteriormente expuesto se hace necesario el desarrollo de una
herramienta que facilite el proceso desde su inicio en la recolección de
información hasta la generación de reportes, todo esto con el fin de tomar
decisiones oportunas sobre el control de estas actividades, minimizando la
inversión del tiempo y evitando un déficit económico a la empresa, que deriva
en el riesgo de no continuar las operaciones de compresión, y las inversiones
en nuevas infraestructuras.
JUSTIFICACIÓN
La elaboración de este proyecto tiene como propósito la
implementación de un sistema de información que permita agilizar el proceso
de consolidación de presupuesto por lo que según Hernández (1994) opina:
“Además de los objetivos y las preguntas de investigación es necesario
justificar las razones que motivan el estudio” (p.14). Se debe contemplar las
razones por la cuales se realizara el nuevo software su importancia, utilidad y
relevancia.
Los desafíos, a los cuales se pueden enfrentar las instituciones,
contribuyen a que las mismas mejoren su eficacia y eficiencia de manera
ética y socialmente responsable, enfrentando la creciente
internacionalización de la actividad económica, el incremento de la
competencia entre diversas corporaciones y las presiones que ejercen
algunos factores sociales. Para poder enfrentar tales retos es necesario que
las empresas, como PDVSA., se estructuren de tal forma que puedan
alcanzar sus objetivos, con la finalidad de que exista homogeneidad entre los
entes operativos en sus labores.
10
El nuevo sistema permitirá reducir tiempo de ejecución de la actividad
permitiendo que se entregue en los lapsos que establezca la gerencia, todo
esto gracias a que el ingreso de la información se hará de una manera
amigable para los involucrados y la consolidación de la información y la
emisión de reportes se harán de manera automática.
Además que se reducirán las horas extras de trabajo empleadas por el
Departamento de Presupuesto, evitando problemas de salud al personal.
OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN
OBJETIVO GENERAL
Diseñar un sistema para la formulación y consolidación del
presupuesto anual de la División de Compresión de PDVSA GAS.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Diagnosticar el proceso actual para conocer detalladamente su
problemática y funcionamiento.
Establecer los requerimientos, necesidades y atributos del nuevo
sistema con el fin de precisar las características operativas que
ayuden a eliminar los síntomas encontrados.
11
Diseñar el sistema que permita el cumplimiento de los requerimientos
con el propósito de facilitar un esquema que ayude a resolver la
problemática planteada.
ALCANCE
La presente investigación tiene como alcance ver las totalidades en
vez de las partes, se persigue detectar los eventos que están originando
inarmonía en el sistema actual, evitando que se logren los efectos deseados
o esperados por los usuarios finales con este nuevo enfoque, el proyecto se
extiende un poco más allá del departamento de presupuesto, examinando las
interconexiones tenues que confieren al sistema en estudio y a los distintos
departamentos involucrados, de modo de nivelar o contrarrestar el efecto
negativo que obstaculiza el flujo de información.
FACTIBILIDAD DE LA INVESTIGACIÓN
La factibilidad de la investigación estima la posibilidad real de llevar a
cabo el estudio, en las condiciones planteadas inicialmente, pero utilizando
como referencia las necesidades detectadas en los análisis preliminares
realizados.
FACTIBILIDAD TÉCNICA.
12
Al momento de realizar el estudio de la tecnología existente dentro de
la empresa, se tomaron en cuenta diversos factores de infraestructura
requerida, tanto de software como de hardware y se constató que dicha
empresa cuenta con un equipo técnico altamente capacitado para dar
manifiesto a la ejecución de uno de los principales procesos que maneja el
departamento de presupuesto, que es el sistema de información. La
organización dispone de un sistema operativo apropiado (Windows 2000,
Office 2000, MySQL, PowerBuilder 9.0, entre otros) y cuenta con
ordenadores Pentium III y IV, monitores, impresoras, fotocopiadoras,
plataforma cliente-servidor y un servicio de red entre otros, por tal motivo, es
factible la ejecución del proyecto, ya que, para efectos técnicos se utilizarán
los recursos que ya posee PDVSA GAS, C.A.
FACTIBILIDAD OPERATIVA
Operativamente hablando, PDVSA Gas y más específicamente el
Departamento de Presupuesto cuenta con un personal especializado en el
área donde se está desarrollando el proyecto, el cual presta todo el apoyo y
facilita toda la información necesaria. Además que el nuevo sistema traerá
grandes beneficios a la empresa, debido a que no representará trabajo
adicional ni carga para el personal que manejan las operaciones del
departamento, sino más bien mejoras, al facilitarles su labor agilizando los
procesos y el tiempo de respuesta a la hora de tener que ejecutar las
acciones correctivas correspondientes, Sin embargo, al implementar este
sistema operativa en la organización se deberá suministrar un plan de
adiestramiento al personal para evitar que exista resistencia al uso del
sistema.
13
FACTIBILIDAD ECONÓMICA
La puesta en marcha del sistema operativo en la empresa a nivel
económico resulta rentable debido a que la empresa, brindará todo el apoyo
y colaboración para los costos que involucran la realización, desarrollo y
culminación de este proyecto a través del departamento de Automatización
Informática y Telemática (AIT), dada su importancia para el Departamento de
Presupuesto.
FACTIBILIDAD PSICOSOCIAL
El estudio, por sí solo, ni la puesta en marcha del proyecto generará
impacto negativos dentro del departamento de Presupuesto de la empresa
PDVSA Gas, los cambios que se producirán como consecuencia de su
implantación ya que buscará mejorar la operatividad del departamento,
garantizando así consistencia en la data utilizada para la toma de decisiones.
El personal encargado de operar el nuevo sistema de información
recibirá cambios en su rutina de trabajo, debido a que en ésta se plasmarán
lineamientos claros que no podrán obviarse y tendrán que ser cumplidas
para obtener resultados positivos y efectivos. Para contrarrestar el impacto
de dichos cambios, se le prestará toda la ayuda que requiera el personal,
suministrándole toda la orientación requerida para que se puedan adaptar al
14
nuevo sistema de trabajo además generará ahorro de tiempo en sus
actividades; permitiendo acceder información de manera oportuna y confiable
en un intervalo de tiempo menor.
METODOLOGIA DE LA INVESTIGACIÓN
Para la elaboración del diseño del sistema de información se
recopilará información mediante el Método Modelado de Negocio BMM
(Business Modeling Method) de Montilva y Barrios.
CAPÍTULO II. SISTEMA ACTUAL (SA)
OBJETIVOS DEL SISTEMA ACTUAL (SA)
OBJETIVO GENERAL DEL SISTEMA ACTUAL
Consolidar anteproyectos de presupuestos de las gerencias en la
División de Compresión de PDVSA Gas para solicitar recursos del siguiente
año y optimizarlos mediante revisiones continuas.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL SISTEMA ACTUAL
15
Unificar la información de cada gerencia en el presupuesto de
inversiones a través de Excel.
Revisar el presupuesto mediante la metodología del presupuesto
continuo.
DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA ACTUAL
El sistema actual se basa en una gran hoja de cálculo en Microsoft
Excel, en el cual cada gerencia involucrada ingresa sus anteproyectos de
presupuesto, esta hoja de cálculo se maneja tanto en bolívares como en
dólares a tasa de cambio establecida por el Departamento de Finanzas.
Luego se van vaciando en un libro que solo lo maneja el departamento de
presupuesto, en el cual se incluye los anteproyectos uno debajo del otro,
para luego totalizarlos. Finalmente emitir todos los reportes que solicite la
gerencia de finanzas basadas normalmente en categorías presupuestarias,
elementos de costos y calendarizados.
MODELADO DEL SISTEMA ACTUAL
DFD
El proceso inicia con la solicitud de la gerencia de finanzas a través de
un correo electrónico que envía al departamento de presupuesto, este correo
electrónico contiene los reportes que necesitan en el año en curso. Y finaliza
con la recepción de esta Gerencia del reporte definitivo.
16
A su vez el departamento de presupuesto, a través de la figura de la
supervisora recibe la solicitud adapta los formatos existentes al requerimiento
anterior. Revisa la información consolidada que envían las Analista de
Presupuesto y envía a la Gerencia de Negocios y a la Gerencia de Finanzas
en el momento calendario respectivo y a través de las analistas de
presupuesto van revisando los anteproyectos enviados por la planificación de
las gerencias simultáneamente hasta determinar la información final en el
consolidado que pasaran a la supervisora de Presupuesto.
Los planificadores de las gerencias se encargan de cargar en el
formato enviado por la supervisora de presupuesto los anteproyectos, y
corrigen cuantas veces sea necesario.
17
Figura N°1. Modelado del Sistema Actual.
DETERMINACIÓN DE REQUERIMIENTOS
REQUERIMIENTOS DE ENTRADA
18
El requerimiento inicial es la solicitud de presupuesto recibida del
departamento de finanzas vía correo donde indica las especificaciones del
trabajo a realizar; luego en el formato de solicitud de presupuesto las
gerencias detallan en cada proyecto aprobado su necesidad de presupuesto
y el elemento de costo que requiere fondos, así como la moneda de tales
desembolsos que puede ser en bolívares y/o dólares y por último el perfil de
desembolsos del año.
REQUERIMIENTOS DE SALIDA
Una vez completado el requerimiento de cada gerencia se llena el
formato consolidado de presupuesto que contempla primeramente el número
del renglón, nombre del proyecto, total requerido en bolívares puros, dólares
puros y el total equivalente en bolívares. El perfil de desembolsos
calendarizado y por elementos de costos (materiales, servicios y labor), por
último se emite Gráficos comparativos entre varios años y las
reprogramaciones al presupuesto.
Se envía por correo electrónico la solicitud de fondos de la gerencia y
se imprime una copia de los reportes para control del departamento.
CAPÍTULO III. SISTEMA PROPUESTO (SP)
OBJETIVOS DEL SISTEMA PROPUESTO
19
OBJETIVOS GENERAL DEL SISTEMA PROPUESTO
Facilitar la consolidación de la información de los anteproyectos de
presupuestos de las gerencias en la División de Compresión de PDVSA Gas
para solicitar recursos del siguiente año y optimizarlos mediante revisiones
continuas mediante el diseño de un sistema de información.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL SISTEMA PROPUESTO
Unificar la información de cada gerencia en el presupuesto de
inversiones a través de un Sistema de información computarizado.
Generar reportes según necesidades del usuario
Disminuir el tiempo de obtención de información requerida
DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA PROPUESTO
El proyecto propuesto se basa en un sistema de información
desarrollado en el lenguaje de programación Microsoft Visual Basic.
Enlazado en una base de datos desarrollada en Microsoft Access, para que
permita que las gerencias involucradas ingresen información de manera
amigable realicen correcciones de forma rápida y sencilla además que
podrán generar reportes según su requerimientos. A su vez el departamento
de presupuesto encargado de consolidar la información podrá verificar de
manera más expedita la información ingresada por las demás gerencias,
emitiendo reportes por fechas, moneda, área, etc. La información será
20
totalizada de manera automática basadas normalmente en categorías
presupuestarias, elementos de costos, calendarizados y Gráficos.
Para mayor seguridad cada usuario será autorizado por el
departamento de presupuesto y dispondrá de un nombre de usuario y clave.
El proceso inicia con la carga por parte del supervisor de presupuesto de las
premisas solicitadas por Finanzas en su comunicación de solicitud de
presupuesto. Seleccionando además los proyectos que previamente cumplen
con la normativa de PDVSA y que pueden ser modificados.
Luego se habilita el sistema a todas las Gerencias para que ingresen
sus presupuestos aprobados en bolívares y dólares por cada proyecto.
Posteriormente realizarán la carga del perfil de desembolsos calendarizados
y separados por elementos de costos.
Finalizado su registro cada gerencia podrá visualizar/imprimir/guardar
el resultado final con los reportes que el sistema genera de forma
automática.
El departamento de Presupuesto (Analistas y supervisor) puede
visualizar en línea los avances que cada gerencia tiene minimizando los
tiempos de revisión del evento.
Una vez culminado el proceso el supervisor de presupuesto solicita al
sistema el reporte que consolida todas las gerencias, se completan los
archivos requeridos por Finanzas y se envía al Superintendente para su visto
bueno, impresión del mismo y su envío electrónico a Finanzas.
MODELADO DEL SISTEMA PROPUESTO SP (MODELADO DEL NEGOCIO)
21
El proceso descrito anteriormente se muestra gráficamente en el
Diagrama de flujo de la información del sistema propuesta mostrado a
continuación:
Figura N°2. Modelado del Sistema Propuesto.
CARTA ESTRUCTURADA
En la ejecución del sistema de información propuesto se identifican 4
menús las cuales son: Formulación, Premisas, Reportes y Consolidación
22
asignándose los roles de cada uno de los usuarios y las funciones adheridas
a cada uno de ellos como son: Agrega, Consulta, Modifica y Elimina.
Tabla N°1. Carta Estructurada para el Supervisor de Presupuesto.
Tabla N°2. Carta Estructurada para el Analista de Presupuesto.
Tabla N°3. Carta Estructurada para Planificación de la Gerencia.
DISEÑO DE PANTALLAS
23
Primeramente se introducirá la clave de usuario para acceder al
sistema de información propuesto para la formulación y consolidación de
presupuesto (ver primera pantalla del sistema).
Figura N°3. Inicio de Sesión.
Seguido se debe llenar las premisas a la cual está sujeta el evento;
responsabilidad del Supervisor de Presupuesto.
24
Figura N°4. Llenado de las premisas del evento.
Posteriormente Planificación de la Gerencia se encargará de
seleccionar el proyecto e ingresar el presupuesto aprobado en bolívares y en
dólares, haciendo click en el botón Calendarizar se desplegará la siguiente
pantalla (ver Figura N°5) y se indica la moneda para registrar por elemento
de costo el perfil Calendarizado de desembolso (ver Figura N°6).
25
Figura N°5. Carga de Presupuesto.
Figura N°6. Calendarizar el Presupuesto.
26
Al finalizar el registro el sistema procederá a emitir un primer
reporte donde se visualizará un listado de proyectos con el desglose de
los fondos aprobados especificados en bolívares y dólares.
Figura N°7. Reporte N°1 del presupuesto consolidado.
Un segundo reporte que muestra por elemento de costo el perfil de
desembolso.
27
Figura N°8. Reporte N°2 del presupuesto consolidado.
Y por último el sistema generará un gráfico donde se podrá visualizar
las comparaciones en los perfiles de desembolso de años anteriores el
presupuesto actual y las revisiones del mismo.
Figura N°9. Gráfico del presupuesto consolidado.
28
ANÁLISIS COSTO – BENEFICIO
Los costos asociados a la implementación del sistema de información
propuesto serán básicamente al entrenamiento del personal que tendrá
acceso al sistema, pues el departamento de Automatización Informática y
Telemática (AIT) se encargará del diseño y puesta en marcha del programa
impactando únicamente los costos de horas hombre.
El detalle de los costos se describe a continuación:
Tabla N°4. Análisis de Costo después de la implementación del Sistema de
Información Propuesto.
Tabla N°5. Análisis de Costo después de la implementación del Sistema de
Información Propuesto.
En cuanto a los beneficios asociado al diseño del sistema de
formulación y consolidación del Presupuesto de Inversiones está sujeto a
varios factores:
29
Emisión de informes únicos.
Entrega oportuna de Presupuesto.
Informes con Datos Exactos.
Disminución de costos de mano de obra.
Registro confiable de la información.
Disminución del tiempo invertido en el proceso de formulación y
consolidación del presupuesto de inversiones.
Acceso rápido y facilidad de búsqueda a la información.
Disminución del nivel de estrés del personal.
El sistema diseñado permite la impresión de reportes y gráficos
de costos asociados a la inversión.
El sistema permite modificar, visualizar y consultar los datos
registrados.
Es necesario mencionar que una vez implementado el sistema de
formulación y consolidación del presupuesto de inversiones generará mayor
productividad al disminuir el re-trabajo y las horas extras de todos los
departamentos requiriendo bajos costos de implementación y de
mantenimiento.
30
CONCLUSIONES
1. Del estudio realizado al actual sistema, implementado en la Gerencia
de Planificación, Control y Gestión, de PDVSA-GAS Compresión, con sede
en Maturín, estado Monagas, se determinó, que el mismo no satisface las
necesidades y requerimientos de la gerencia, por cuanto existen serias
debilidades en la entrega oportuna de la información necesaria para la
elaboración del presupuesto anual de negocios, sin mencionar que la misma,
es devuelta con frecuencia por la presencia de errores reiterativos; en el
mismo orden, se debe invertir extensa jornadas de trabajo (Horas-Hombres),
que redunda en el pago de horas extraordinarias al personal, agotamiento
físico e intelectual de los trabajadores e incremento del stress laboral.
2. Con el sistema actual se incrementan los riesgos de no presentar en
tiempo previsto el Presupuesto Consolidado Anual de la Gerencia, pudiendo
quedar fuera del presupuesto de la Corporación.
3. Se observó que el sistema actual, se limita a manejar una gran hoja en
Excel, lo cual es poco amigable apara sus operadores. En esta hoja, cada
gerencia vacía la información correspondiente a sus presupuestos; no
obstante, los responsables no garantizan la exactitud y confiabilidad de la
información por no existir un filtro adecuado de la misma.
4. Presenta limitaciones para que los involucrados del procesos
(analistas y supervisores), puedan visualizar en línea el contenido de la
información cargada.
31
De lo antes expuesto, se concluye que urgen la sustitución inmediata
del sistema que actualmente se utiliza en las Gerencias de Mantenimiento,
Técnica y Servicios Generales, para la consolidación del presupuesto anual;
dado que el mismo no garantiza el cumplimiento satisfactorio de la función
medular de la Gerencia; Aunado a ello, cada año se presentan serias
situación de stress laboral en los trabajadores que se involucran en este
proceso en particular, por cuanto son sometidos a extensas horas de trabajo,
y presión de parte de sus supervisores; lo cual afecta significativamente el
clima organizacional.
32
RECOMENDACIONES
1. Establecer mecanismos que permitan facilitar la obtención de
información de manera exacta y oportuna derivadas de los anteproyectos de
negocios.
2. La gerencia a través de los responsables de los procesos deberán
diseñar y establecer los mecanismos, lineamientos, métodos, que permitan
disminuir las demorar, errores así como efectuar las correcciones de manera
oportuna si fue el caso en la elaboración de los anteproyectos de
presupuestos.
3. Urge la identificación del o los responsables por gerencia en la entrega
de la información.
4. Es necesario el diseño e implementación de un nuevo modelo de
sistema que permita que las gerencias involucradas ingresen información de
manera amigable realicen correcciones de forma rápida y sencilla además
que podrán generar reportes según sus requerimientos. A su vez el
departamento de presupuesto encargado de consolidar la información podrá
verificar de manera más expedita la información ingresada por las demás
gerencias, emitiendo reportes por fechas, moneda, área, según la solicitud
y/o requerimiento
33
BIBLIOGRAFÍA
Hernández R., y otros. Metodología de la Investigación. Mc Graw Hill.
2da Edición.1.994.
Manual de PDVSA. Guía General de Proyectos de Inversión de
Capital.
Manual de PDVSA. Lineamientos para Evaluaciones de Proyectos de
Inversión de Capital. LEEPIC 2016-1da edición
Manual de PDVSA. Manual de Proyectos de Inversión de Capital.
MPIC.
Montilva J. y Barrios J. Desarrollo de Software Empresarial.
Universidad de los Andes. 2007
34
ANEXOS
Anexo A. Diagrama Árbol de Problema (AP).
35
Anexo B. Diagrama Árbol de Objetivos (AO).
36
Anexo C. Diagrama Mapa Estratégico de la Empresa.
37
Anexo D. Diagrama Mapa Estratégico del Departamento de Presupuesto.
38
Anexo E. Cadena de Valor de la Empresa.
Anexo F. Cadena de Valor del Departamento de Presupuesto.
39
Anexo G. Estructura Organizacional de la Empresa.
Anexo H. Estructura Organizacional del Departamento de Presupuesto.
40
Anexo I. Reglas del Departamento de Presupuesto.
41
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