Enfoque sistemático de la administración

TECNOLOGIA Y ADMINISTRACIONEn este resumen de la tecnología en la administración, veremos la creación de la infraestructura de la empresa; describiremos conceptos que la cibernética aporto a la administracion e identificaremos las concecuencias y contribuciones de la informatica en la administracion.

Finales del siglo XVIII, se creo la maquina de escribir que fue el primer paso para la aceleracion del proceso productivo en las oficinas. El desarrollo tecnologico a finales del XIX permitio la expansion de las organizaciones a diferentes y nuevos mercados.

EL PUNTO DE PARTIDA DE LA CIBERNETICA

Norbert Wierner, creador de la cibernetica entre 1943 y 1974.

La cibernetica surgio como una ciencia interdisciplinaria para relacionar todas las ciencias, llenar los espacios vacios no investigados por ninguna de ellas y permitir que cada ciencia utilizara los conocimientos desarrollados por las otras.

ORIGENES DE LA CIBERNETICA

Según wiener fue primeramente creada como una ciencia de conexión para aclarar las llamadas “areas blancas en el mapa de la ciencia”, las areas blancas son las barreras que cada ciencia forma e impiden al cientifico el conocimiento de lo que pasa en otros campos especificos. La cibernetica entonces seria la ciencia interdisciplinaria capaz de juntar el resto de los conocimientos.

En el inicio la cibernetica ( como ciencia apicada) se limitaba a la creacion de maquinas de conducta autorregulables, semejante a aspectos de la conducta del hombre o del animal. A medida que el tiempo fue pasando la aplicación de la cibernetica se extendio en varias

disciplinas llegando asi a la teoria administrativa.

PRINCIPALES CONCEPTOS DE LA CIBERNETICA

Los conceptos desarrollados por la cibernetica son hoy ampliamente utilizados en la teoria administrativa.

Campo de estudio de la Cibernetica: Los sistemas. Es el conjunto de elementos dinamicamente relacionados entre si, formando una actividad para alcanzar un objetivo, operando sobre entradas y proveyendo salidas procesadas.

Representacion de los sistemas: Los modelos: Son fundamentales para la comprension del funcionamiento de los sistemas, es una representacion simplificada de alguna parte de la realidad.

CONCEPTOS PRINCIPALES DE SISTEMAS

Entrada (inputs): Es todo lo que el sistema importa o recibe de su mundo externo. Constituido de informacion, energia y materiales.

Salida (output): Es el resultado final de la operación de un sistema, mediante este proceso el sistema exporta el resultado de sus operaciones al ambiente.

Concepto de Caja negra: Este concepto se refiere a un sistema cuyo interior no puede ser revelado, y cuyos elementos interiores se desconocen y solo puede ser conocido por fuera.

Retroalimentacion: Es un mecanismo según el cual una parte de la energia de salida de un sistema o de una maquina regresa a la entrada.

Homeostasis: Es un equilibrio dinamico obtenido por la autoregulacion o autocontrol. Ocurre cuando el organismo o sistema dispone de mecanismos de retroalimentacion capaces de restaurar el equilibrio.

Informacion: Involucra un proceso de reduccion de incertidumbre, es el conocimiento disponible para el uso inmediato, reduciendo asi el margen de incertidumbre.

TEORIA DE LA INFORMACION

Leo Szilar, Nyquist (1920) se origino y fue desarrollada con las contribuciones de Hartley, Shannon, Kolgomorov, Wierner y otros.

Surgio con investigaciones realizadas para la Bell Telephone Company en el campo de la telegrafia y la telefonia.

Sistema de comunicación según la Teoria de las informaciones.

Consiste en seis componentes: Fuente: Significa persona, cosa o proceso que emite o provee los

mensajes. Transmisor: Proceso o equipo que opera el mensaje,

transmitiendolo de la fuente al canal. Canal: Equipo o espacio intermedio entre el transmisor y el

receptor. Receptor: Proceso o equipo que recibe el mensaje en el canal,

codifica el mensaje para ponerlo a disposicion del destino. Destino: Significa persona, cosa o proceso al que se destina el

mensaje en el punto final del sistema de comunicación. Ruido: Cantidad de perturbaciones indeseables que tienden a

corromper y alterar de forma imprevisible los mensajes transmitidos.

Concepto de redundancia: Es la repeticion del mensaje para que su recepcion correcta se garantice, elimina el ruido y previene distorsiones.

Concepto de entropia (ruido) : Significa que partes del sistema pierden su integracion y comunicación entre si, haciendo que el mismo se descomponga, pierda energia y se degenere.

Concepto de Sinergia (trabajo conjunto): Existe sinergia cuando dos o mas causas producen, actuando conjuntamente un efecto mayor que la suma de los efectos que producen al actuar individualmente.

Concepto de Informatica: Es la disciplina que lidia con el tratamiento racional y sistematico de la informacion por medios automaticos, trata las relaciones entre las cosas y sus caracteristicas y las representa por medio de soportes. Es uno de los fundamentos de la teoria y de los metodos que proveen reglas para el tratamiento de la informacion.

Consecuencias de la informatica en la administracion

Primeramente el aparato electronico en la industria se resumia a maquinas electricas o manuales siempre asociadas a los conceptos de automatizacion, pero con la primera Revolucion industrial el esfuerzo muscular del hombre se transfirio a la maquina, y ya en la segunda Revolucion, la informatica esta llevando a una sustitucion del cerebro humano con software cada vez mas complejos.

La computadora tiende a sustituir al ser humano en una gama creciente de actividades , como diagnosticos en medicina, en los negocios con procesamiento de datos , generando bancos de datos, sistemas y redes de comunicación integradas.

Las principales consecuencias de la informatica en la administracion son: la automatizacion, la tecnologia de la informacion, sistemas de informacion, integracion del negocio y el e-business

Automatizacion: Sintesis de ultramecanizacion, superracionalizacion, procesamiento continuo, y control automatico, con este proceso surgieron los sistemas automatizados y las fabricas autoadministradas.

Tecnologia de la Informacion: Principal producto de la cibernetica, que representa la convergencia de la computadora con la television y las telecomunicaciones. Provoco profundos cambios como:

Comprension del espacio: Introdujo el concepto de oficina virtual o no territorial, reemplazo el papeleo y la necesidad de grandes amueblamientos en oficinas liberando espacios para otras necesidades.

Comprension del tiempo: Las comunicaciones se hicieron mas rapidas, flexibles y en tiempo real y directo, lo que permite la dedicacion de mas tiempo al cliente.

Conectividad : Con el gran crecimiento de las telecomunicaciones y de la conectividad virtual se podian crear grupos de trabajo que no tenian la necesidad de estar juntos fisicamente.

Sistemas de informacion: Las decisiones tomadas en la organización se basan en la informacion disponible y para eso se crean sistemas decisorios y especificos de busqueda y colecta de la informacion, estos sistemas son llamados sistemas de informacion gerencial y pueden presentarse bajo cuatro tipos de estructura:

Estructura centralizada: Coloca a la computadora central como punto focal de todos los servicios de procesamiento.

Estructura Jerarquizada: Distribuye la informacion por medio de una organización, de acuerdo a las necesidades especificas de cada nivel.

Estructura distribuida: Varias computadoras separadas proveen datos a diferentes centros independientes que interactuan entre si.

Estructura descentralizada: Es basicamente un reparto de los recursos computacionales, cada division tiene una necesidad computacional y su procesamiento de datos especifico.

Integracion del negocio: Cada vez mas las organizaciones buscan medios para encontrar modelos capaces de integrar todas las soluciones para alcanzar el éxito en negocios tanto virtuales como tradicionales.

E-businnes: Es el motor de la nueva economia, se le da este nombre a los negocios virtuales hechos por medio de medios electronicos.

TEORIA DE LOS SISTEMAS

Es una rama especifica de la Teoria general de sistemas, surgida a partir de la decada del 60 gracias a los aportes del biologo Aleman Ludwig von Bertalanffy.

Esta teoria no busca solucionar problemas o soluciones practicas, sino producir teorias y formulaciones conceptuales.

Presuposiciones básicas de la TGS:

Existe una tendencia hacia la integracion de las ciencias naturales y sociales.

Esa integracion parece orientarse rumbo a una teoria de los sistemas.

Constituye el modo mas abarcador de estudiar los campos no físicos del conocimiento científico, como las ciencias sociales.

Desarrolla principios unificadores que cruzan verticalmente los universos particulares de las diversas ciencias involucradas.

Conduce a una integracion en la educación científica. BERTALANFFY critica la visión dividida que se tiene del mundo en

diferentes aéreas, la TGS afirma que se debe estudiar a los sistemas globalmente involucrando a todas la independencias de sus partes.

Concepto de sistemas

Conjunto de elementos interdependientes e interactuarte o grupo de unidades combinadas que forman un todo organizado.

Características de los sistemas: Las características se basan en dos conceptos: Proposito u objetivo: Todo sistema tiene uno o algunos

propósitos u objetivos, las unidades o elementos así como las relaciones definen un arreglo que tiene siempre como fin un objetivo o finalidad a alcanzar.

Globalización o totalidad: Cualquier estimulación en cualquier unidad del sistema afectara todas las unidades debido a la relación existente entre ellas.

TIPOS DE SISTEMAS

En cuanto a su constitución: Físicos: Se componen de equipo, maquinaria, objetos y

cosas reales, denominados hardware. Abstractos: Se componen de conceptos, filosofías, planes,

hipótesis e ideas, denominados software.

En cuanto a su naturaleza: Cerrados: No presentan intercambio con el medio

ambiente que los circunda, pues son herméticos a cualquier influencia ambiental.

Abiertos: Presentan relaciones de intercambio con el ambiente por medio de innumerables entradas y salidas, cambian materia y energia regularmente con el medio ambiente.

PARAMETROS DE LOS SISTEMAS Son constantes arbitrarias que caracterizan por sus propiedades, el

valor y la descripción de un sistema o componente de sistema.

Entrada o insumo (input): Impulso de arranque de sistema que provee de energia o informacion para la operación del sistema.

Salida o resultado (output): Son los resultados de un sistema y deben ser congruentes con el objetivo del mismo.

Procesamiento o procesador: Es el mecanismo de conversión de las entradas en salidas, se empeña en la producción de un resultado.

Retroalimentacion o alimentación de retorno: Tiene por objetivo el control de un sistema sujeto a un monitor, que es una función de guía, dirección y acompañamiento.

Ambiente: Es el medio que envuelve externamente el sistema.

LA ORGANIZACIÓN COMO SISTEMA ABIERTO

Este concepto es perfectamente aplicable a la organización empresarial, es una organización creada por el hombre y mantiene una dinámica interacción con el medio, sean clientes, proveedores, competencia. Etc. Además es un sistema integrado por diversas partes o unidades relacionadas entre si, que trabajan en armonía unas con otras, con la finalidad de alcanzar una serie de objetivos.

Entonces el sistema abierto puede entenderse como un conjunto de partes en constante interacción, constituyendo un todo sinérgico, orientado hacia determinados propósitos y en permanente relación con el ambiente.

CARACTERISTICAS DE LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMAS ABIERTOS

Comportamiento probabilístico y no determinista: Las organizaciones son sistemas abiertos afectados por las variables externas que son desconocidas e incontrolables. Por esa razón las consecuencias de los sistemas sociales son probabilísticas y no determinanticas y su comportamiento no es totalmente previsible.

Organizaciones como parte de una sociedad mayor, constituida de partes menores: Las organizaciones se observan como sistemas dentro de otros, los sistemas son definidos como complejos elementos en constante interacción.

Interprecedencia de las partes: La organización es un sistema social cuyas partes son independientes pero interrelacionadas entre si, entonces sabremos que el cambio en una de las partes provoca impacto sobre otras. Las partes deben ser coordinadas atraves de medios de integracion y control.

Estado de Equilibrio: Se dice que la organización se encuentra en estado de equilibrio cuando cumple dos requisitos:

Unidireccionalidad: A pesar de los cambios en el ambiente u organización los propios resultados se alcanzan y se sigue orientado hacia el mismo fin.

Progreso en relacion con el fin: El sistema mantiene en relacion al fin deseado, un grado de progreso dentro de los limites definidos como tolerables, este puede ser mejorado según la eficacia de la organización.

Frontera o limite: Es la linea que demarca y define lo que se encuentra adentro y fuera del sistema o subsistema.

Morfogenesis: El sistema organizacional tiene la capacidad de modificarse a si mismo y su estructura basica , atraves de un proceso cibernetico por medio del cual sus miembros comparan los resultados deseados con los obtenidos y detectan los errores que deben corregirse para modificar la situacion.

Resistencia: Es la capacidad de superar el disturbio impuesto por un fenomeno externo. Al ser sistemas abiertos las organizaciones tienen la capacidad de enfrentar y superar perturbaciones provocadas por la sociedad sin que desaparezca su potencial autoorganizacion.

Modelo de Schein

La organización es un sistema abierto en constante interaccion con el medio, recibe materia prima y o energia, convirtiéndola en producto.

Tiene objetivos y funciones múltiples que involucran interacciones con el medio.

Existe en un ambiente dinamico que comprende otros sistemas integrados.

Los múltiples eslabones entre la organización y su medio hacen difícil la clara definición de las fronteras organizacionales.

Modelo de Katz y Khan

Es un sistema abierto que presenta las siguientes características. Entradas, procesamiento, exportación, retroalimentacion,

entropia negativa, proceso de codificación, estado de equilibrio, equifinalidad y limites o fronteras.

En esta teoria argumentan que las organizaciones constituyen una clase de sistemas sociales que a su vez conforman los sistemas abiertos y poseen las siguientes caracteristicas:

No tienen limite de amplitud, las organizaciones sociales están vinculadas a un mundo concreto de seres humanos.

Necesitan entradas de mantenimiento y de producción, estas son las entradas de energia que sustentan el funcionamiento del sistema.

No tienen naturaleza planeada, son inventados por el hombre y por lo tanto son imperfectos, a pesar de la rotación del personal, presentan constancia en los estándares de relaciones.

Presentan mayor variabilidad que los sistemas biológicos, por esa razón necesitan utilizar fuerzas de control para disminuir variabilidad y la inestabilidad de las acciones humanas, situándolas en estándares uniformes y dignos de confianza.

Las funciones, las normas y los valores son los principales

componentes del sistema social, las primeras describen la forma de comportamiento asociado a las tareas y constituyen una forma de trabajo. Las normas son expectativas generales de carácter de exigencia alcanzado a los involucrados del desempeño. Son las aspiraciones y justificaciones ideológicas mas generalizadas.

Constituyen un sistema formalizado de funciones: Representan un estándar de funciones interconectadas que definen formas de actividad prescriptas o estandarizadas.

Posee concepto de inclusión parcial utilizando únicamente los conocimientos y las habilidades de las personas que le son importantes ignorando los otros aspectos.

CONCEPTO DE EFICACIA ORGANIZACIONAL

Como sistemas abiertos las organizaciones sobreviven mientas sean capaces de producir mayores cantidades de energia que la que se le devuelve al ambiente como producto. Para Katz y Khan la eficacia organizacional se relaciona directamente con la supervivencia de la organización, busca un máximo rendimiento y un incremento del producto por medio de soluciones técnicas y económicas.

Modelos socio técnicos de Tavistock

Fue propuesto por sociólogos y psicólogos del instituto de relaciones humanas de Tavistock , y para ellos el sistemas es estructurado sobre dos subsistemas.

Subsistema técnico: Comprende las tareas que serán desempeñadas , instalaciones físicas, equipos, instrumentos, exigencias, utilidades y tareas operacionales, el ambiente físico y la forma en la que están acomodados, así como la operación de las tareas.

Subsistema Social: Comprende a las personas sus características físicas, psicológicas, las relaciones entre los individuos encargados de la ejecución de la tarea, así como la exigencia en la situación de trabajo. Este sistema transforma la eficiencia potencial en eficiencia real.

APRECIACION CRITICA DE LA TEORIA DE SISTEMAS

De todas las teorías administrativas, la Teoria de los sistemas es la menos criticada, por el hecho de que la perspectiva sistémica parece concordar con la preocupación estructural y funcionalista de las ciencias sociales de los países capitalistas hoy.

Una apreciación critica de la Teoria de los sistemas revela los siguientes aspectos.

Confrontación entre teorías de sistema abierto y de sistema cerrado

Critica que la Teoria es demasiado abstracta y conceptual por lo tanto es de difícil aplicación a situaciones gerenciales practicas.

Utiliza el concepto de “hombre funcional” en contraste con el concepto de Homo Economicus de la Teoria Clásica, del Hombre Organizacional de la Teoria Estructuralista, y del Hombre Administrativo de la Teoria Conductista, el Hombre funcional mantiene expectativas en cuanto al papel de los otros participantes y busca enviar a los demás sus expectativas de papel.

UN NUEVO ENFOQUE ORGANIZACIONAL

La perspectiva sistémica trajo una nueva forma de ver las cosas, no solamente en términos de cuanto abarca sino principalmente en cuanto al enfoque del todo y de las partes, de lo de adentro y lo de afuera, del total y de la especialización, de la eficiencia y la eficacia, produjo entonces una visión global de las cosas. La visión de la organización en general y no en cada una de sus partes.

TEORIA MATEMATICA DE LA ADMINISTRACION

La Teoria general de la administracion recibió muchas contribuciones de la matemática bajo la forma de modelos matemáticos con la finalidad de proporcionar soluciones a los problemas empresariales.

La teoria de la matemática aplicada a la solución de problemas administrativos se conoce como investigación de operaciones.

La Investigación de Operaciones (IO) es considerada una teoria de la decisión aplicada, ya que utiliza medios científicos, matemáticos o lógicos para la resolución de problemas que el ejecutivo presenta. Esta Teoria busca proporcionar a los que controlan en sistema soluciones optimas para la resolución del problema en cuestión, el objetivo de la IO es capacitar a la administracion para solucionar problemas y tomar decisiones.

La principal aplicación de la Teoria de la matemática reside en la llamada administracion de operaciones , y sus temas principales son:

Operaciones: Se enfoca a los procesos productivos y productividad, especialmente cuando la globalización impone productos mundiales.

Servicios: Se trata de los sistemas de operaciones de servicios.

Calidad: Involucra el tratamiento estadístico de la calidad y la mejora continua.

Estrategia de operaciones: Define la alineación estratégica y la naturaleza estratégica de la administracion de las operaciones.

Tecnología: La utilización de la computadora en la administracion de operaciones.

MODELOS MATEMATICOS EN LA ADMINISTRACION

Esta Teoria busca construir modelos matemáticos capaces de simular situaciones reales en la empresa, estos son utilizados como simulación de acciones futuras y evaluaciones de la probabilidad de que esto suceda. Este proceso enfoca la resolución de problemas en la toma de decisiones.

Problemas estructurados: Es aquel que puede ser perfectamente definido ya que sus variables son conocidas, y puede ser dividido en tres categorías.

Decisiones con certeza: Las variables son conocidas y la relacion entre las

acciones y sus consecuencias es determinantica.

Decisiones bajo riesgo: Las variables son conocidas y la relacion entre la consecuencia y la acción se conoce en términos probabilísticos.

Decisiones bajo incertidumbre: Las variables son conocidas pero la probabilidad para evaluar una acción son desconocidas.

Problemas NO estructurados: No puede ser claramente definido, ya que una o mas de sus variables de desconocen o no puede determinarse con algún grado de confianza.

La metodología de la IO utiliza seis fases:

Formula el problema: Con el análisis de sistema y sus objetivos.

Construye un modelo matemático para representar al sistema como un conjunto de variables.

Deduce una solución del modelo anteriormente creado.

Prueba el modelo y la solución.

Establece control sobre la solución.

Coloca la solución en funcionamiento.

Principales técnicas: Teoria de los juegos

Propuesta por los matemáticos Johann Von Neumann y Oskar Morgenstern.

Esta teoria propone una formulación matemática para la estrategia y el análisis de los conflictos. El concepto de conflicto involucra la oposición de fuerzas ,intereses o personas que origina una acción dramática.

Esta teoria es aplicada cuando:

La cantidad de participantes son finitos Cada participante dispone un numero finito de cursos posibles de

acción Cada participante conoce los cursos de acción a su alcance Cada participante conoce los cursos de acción al alcance del

adversario Las dos partes son puramente competitivas y los beneficios de un

jugador son las perdidas del otro y viceversa.

Teoria de las colas Se refiere a la optimización de arreglos en condiciones de

aglomeración y de espera y utiliza técnica de matemática variadas. La mayor parte de los trabajos de Teoria de las colas se sitúa en problemas de cuellos de botella y esperas, como llamadas telefónicas, trafico, cadenas de suministro, logística y atención a clientes en agencias bancarias.

En una situacion de cola existen los siguientes componentes: Cliente u operaciones. Pasaje o punto de servicio por donde deben pasar los clientes u

operaciones. Proceso de entrada Una disciplina sobre la cola Una organización de servicio

Teoria de los grafos Esta teoria se basa en redes y diagramas de flechas para varias

finalidades. Ofrece técnicas de planeación y programación por redes utilizadas en actividades de construcción civil y montaje industrial.

Esta Teoria presenta las siguientes ventajas:

Ejecución del proyecto en un plazo corto y económico.

Permite interrelación entre etapas y relacione de proyecto.

Distribuye de manera optima los recursos disponibles.

Provee alternativas para la ejecución del proyecto y facilita la toma de decisión.

Identifican tareas y operaciones criticas que no ofrecen holgura en el tiempo para su ejecución, y asi concentrarse en ellas totalmente.

Programación Lineal Es una técnica matemática que

permite analizar los recursos de producción para maximizar las utilidades y minimizar el costo. Es una técnica de resolución de problemas que requiere la definición de los valores de las variables involucradas en la decisión para optimizar un objetivo a ser alcanzado.

Programación dinámica: Se aplica en problemas que poseen varias etapas

interrelacionas donde se debe tomar una decisión adecuada sin perder de vista el objetivo final

Probabilidad y análisis estadístico:

Es el método matamatico utilizado para obtener la misma informacion con la menor cantidad de datos, provee medios para la elección de muestras y sus caracteristicas para ser representativas del universo de datos y cual es el riesgo asociado a la decisión de aceptar o rechazar un lote de producción en función de la información obtenida por el examen de muestra.

Estrategia organizacional: Esta estrategia se preocupo con la competencia

típica de los juegos, donde los elementos basicos de la competencia estratégica son los siguientes:

Capacidad de comprender.

Capacidad de usar esa comprension.

Recursos que puedan ser permanentemente invertidos.

Capacidad de prever riesgos y utilidades.

Disposicion para actuar.

Indicadores de desempeño Una de las mas grandes contribuciones de los autores

matematicos fue la aportación de indicadores financieros y no financieros para medir o evaluar el desempeño organizacional.

Estos indicadores son señales vitales de una organización ya que permiten mostrar lo que hace y cuales son los resultados de sus acciones.

Las organizaciones utilizan medición, evaluación y control de tres areas principales:

Resultados: Resultados concretos y finales que pretenden ser alcanzados.

Desempeño: Es la conducta o los medios instrumentales que se pretende colocar en la practica.

Factores críticos de éxito: Es decir, factores fundamentales para que la organización sea muy exitosa en sus resultado.

Apreciación critica de la Teoria Matemática

La matemática trajo enormes contribuciones a la administracion ofreciendo tecnicas de planeación y control, sin embargo al hacer una apreciación critica de la Teoria se argumenta que la aplicación se enfoca hacia los niveles organizacionales próximos a la esfera de la ejecución y relacionada con las operaciones y tareas.