ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTAL

I. NOMBRE DE LA OFICINA ____________________________________________________

1. Ubicacin dentro de la estructura orgnica: ________________________________________________________________________________________________________2. Fecha de la ltima asignacin de funciones: __________________________________3. Acto Administrativo: ____________________________________________________4. Funciones: _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________5. Unidades documentales que tramita: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________6. Realizan seleccin y descarte documental? SI ______ NO______7. Sistema de organizacin de los Archivos de Gestin: _______________________________________________________________________________________________8. Qu volumen documental se produce anualmente en promedio? ______________________________________________________________________________________

II. UNIDAD DOCUMENTAL

1. Oficina Productora: _____________________________________________________2. Nombre de la unidad documental: __________________________________________3. Funcin de la oficina que la genera o tramita: ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________4. Caracteres externos:4.1. SOPORTE4.2 FORMATOPapel______Expediente ______Cinta magntica ______Libro ______Microfilme ______Documento simple ______Otro ______Cul? _______________________________________________________________________________________4.3. Ordenacin: _______________________________________________________4.4. Estado de Conservacin: ______________________________________________5. Normas que regulan la produccin, el trmite y la conservacin __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

6. Trmite:Original __________ Nmero de copias ____________7. La informacin contenida en esta unidad se halla registrada o condensada en otra? SI_______ NO_________En cul o cules? _______________________________________________________

8. Qu documentos conforman esta unidad documental? _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________9. Oficinas que tienen alguna relacin con el trmite ___________________________________________________________________________________________________10. Con qu periodicidad se produceDiaria _____Semanal ______ Mensual _____ otra ______ Cul? ____________________________________________________________________________________11. Por cunto tiempo se conserva el documento en el archivo de gestin y quien lo establece? __________________________________________________________________________________________________________________________________12. En el Archivo de Gestin, la consultan: 12.1 La misma oficina ___________ 12.2 Otras oficinas _______________Cules _________________________________________________________________12.3 Otras entidades? ___________ Cules? _________________________________12.4 Personas naturales_________________________________________________12.5 Por qu la consultan? ______________________________________________13. Esta clase de unidad documental ha sido objeto de transferencias del archivo de gestin a otros archivos?Central _______ Histrico _______ Otros ____ Cules? _______________________13.1. Con qu periodicidad se realizan? ______________________________________14. En el Archivo Central la oficina sigue consultando esta unidad documental? ___________________________________________________________________14.1 Con qu frecuencia? _______________________________________________14.2 Por cuntos aos? _________________________________________________15. Qu problemas generales ha observado en la produccin, trmite y conservacin de la unidad documental? __________________________________________________________________________________________________________________________

III. OBSERVACIONES

Funcionarios entrevistados

Nombre y cargo: _________________________________________________________Nombre y cargo: ________________________________________________________Funcionario responsable del archivo: __________________________________________Ciudad y fecha: __________________________________________________________