LA EMRESA DE CHOCOLATES “DULCE

TENTACION SRL”

ANTECEDENTES GENERALES DE LA EMPRESA

La empresa de chocolates “DULCE TENTACION”, se inició con una pequeña

venta de chocolates caseros elaborados por Sarina Rivera, Cielito Fernández,

Andrea Murillo y Willma Dorado, un grupo de amigas, en un principio, pero con

el paso de tiempo, los chocolates llamaron la atención de muchos clientes no

sólo por su exquisito sabor sino por ese toquecito hogareño que ningún otro

chocolate brindaba al paladar del cliente.

Años después, la venta de chocolates creo la necesidad de surgir como una

pequeña empresa, es por ello que el grupo de amigas tuvo que asociarse con

otro grupo de amigos, convirtiéndose ambos en socios y fundando la empresa

de Chocolates “Dulce Tentación”, como una Sociedad de Responsabilidad

Limitada.

Nuestra empresa tuvo que enfrentarse a serios retos en cuanto a lograr una

estandarización de la calidad y a la competencia principalmente de Chocolates

Taboada y Chocolates Para Ti, dos grandes empresas que por mucho tiempo

se habían consolidado en el negocio por lo que tenían una gran aceptación y

reconocimiento en el mercado.

La Implantación de la Tecnología, donada por uno de los socios fue necesaria

para la elaboración de Chocolates, y las constantes ideas innovadoras tanto de

nosotros como socios, como del personal de la empresa ha hecho que nuestra

empresa de Chocolates Dulce Tentación S.R.L., se convierta en una de las

empresas líderes en la elaboración de chocolates en nuestro mercado tanto

departamental como nacional, y un futuro posiblemente a nivel internacional,

por el inigualable sabor exquisito de sus chocolates.

TIPO DE EMPRESA:

Sociedad de Responsabilidad Limitada (S.R.L)

NOMBRE:

Chocolates “Dulce Tentación”

SOCIOS: APORTE

ANDREA MURILLO $U$15.000 Efectivo

WILLMA DORADO $U$ 10.000 Muebles y enseres

ANTONIO MENDOZA $U$ 20.000 Tecnología

SARINA RIVERA $U$ 30.000 Efectivo

DIEGO AQUINO $U$ 45.000 Vehículos

CIELITO FERNANDEZ $U$ 15.000 Efectivo

RODRIGO VARGAS $U$ 15.000 Efectivo

STHEFANNY AGUILERA $U$ 100.000 Edificio

MISIÓN:

Brindar un chocolate con un gusto exquisito a su paladar de óptima calidad

consolidándonos como una marca líder en Santa Cruz adquiriendo prestigio

entre nuestros consumidores y clientes, satisfaciendo sus necesidades.

VISION:

Ser reconocida en el mercado nacional como la mejor empresa en elaboración

de chocolates, con la ayuda de nuestros clientes, proveedores y trabajadores.

SLOGAN:

Una Dulce Tentación, con Un Latido de Sabor.

LOGO:

PRODUCTOS Y PROMOCIÓN:

Algunas de las diferentes promociones que tradicionalmente CHOCOLATES

DULCE TENTACION S.R.L. Ofrece a lo largo del año:

Y San Valentín (14 de Febrero): Aunque el amor debe cuidarse día a día,

es en San Valentín cuando florece.

Día del Padre (19 de Marzo): CHOCOLATES DULCE TENTACION

S.R.L., ofrece variedad de productos, como:

Y Día de la Madre (27 de Mayo): Porque CHOCOLATES DULCE

TENTACION S.R.L., quiere destacar la belleza de un día tan especial

como el día de la Madre, porque sólo es una vez al año y porque madre

no hay más que una.

Semana de Pascua: CHOCOLATES DULCE TENTACION S.R.L, ofrece

una variedad de productos referentes a la Pascua como Conejos y

Huevos de Pascua.

Halloween (31 de Octubre): CHOCOLATES DULCE TENTACION

S.R.L., ofrece diversos productos, tales como:

NAVIDAD (25 de Diciembre): Para estas fiestas navideñas,

CHOCOLATES DULCE TENTACION S.R.L., también ofrece otras

variedades:

Descuentos promocionales: CHOCOLATES DULCE TENTACION

S.R.L., premia a sus distribuidores con un descuento que traspasan a

sus establecimientos, los cuales deberían a su vez permitir al

consumidor final gozar de este descuento. Suelen ser en épocas de

bajas ventas.

ORGANIGRAMA:

PERSONAL FUNCIONES CAPACITACION Y

EXPERIENCIA

SUELDO MENSUAL

(Bs)

Gerente General Dirección 15 días 6,000

Gerente Administrativo Administración 10 días 4,000

Gerente Comercial Publicidad 10 días 4,000

Gerente Técnico Control 10 días 4,000

Dpto. RRHH Supervisión 10 días 3,000

Personal Operativo Operar 10 días 1,500

PERFILES DE CARGOS:

Gerente General

Un Gerente General usualmente vela por todas las funciones de mercadeo y

ventas de una empresa, así como las operaciones del día a día.

Frecuentemente, el gerente general es también responsable de liderar y

coordinar las funciones de planeamiento estratégico.

Características:

Debe poseer las siguientes cualidades y aptitudes:

Imaginación y creatividad.

Visión de futuro.

Rectitud y honor.

Capacidad de análisis.

Modestia.

Autenticidad.

Práctico.

Relaciones personales.

Capacidad de escuchar.

Confianza.

Funciones:

Entre sus funciones pueden estar:

1. Designar todas las posiciones gerenciales.

2. Realizar evaluaciones periódicas acerca del cumplimiento de las

funciones de los diferentes departamentos.

3. Planear y desarrollar metas a corto y largo plazo junto con objetivos

anuales y entregar las proyecciones de dichas metas para la aprobación

de los gerentes corporativos.

4. Coordinar con las oficinas administrativas para asegurar que los

registros y sus análisis se están llevando correctamente.

5. Crear y mantener buenas relaciones con los clientes, gerentes

corporativos y proveedores para mantener el buen funcionamiento de la

empresa.

6. Lograr que las personas quieran hacer lo que tienen que hacer y no

hacer lo que ellos quieren hacer

7. Lograr que todos estén satisfechos y motivados.

Departamento de Recursos Humanos

La persona que va a desempeñarse en este cargo, deberá tener principalmente

aptitudes de liderazgo y una excelente capacidad de comunicación para

mantener una buena relación con el personal. Debe agrupar las siguientes

características:

Saber tomar decisiones eficaz y eficientemente.

Ser persuasivo.

Conocer muy bien el ambiente y el mundo laboral.

Debe conocer a todos y a cada uno de los empleados y mantener una

buena relación con ellos.

Se encargará de realizar el convenio colectivo incluyendo las normas de

trabajo, horas, etc. así como la selección de personal.

Departamento de Administración

La persona que va a desempeñar este cargo debe reunir ciertas características

que lo faculten para desempeñar correctamente su cargo.

Estas características o habilidades son:

Tener aptitudes matemáticas y financieras.

Poseer conocimientos contables y saber llevar la contabilidad de la

empresa a corto y largo plazo.

Ser ordenado, organizado y responsable.

Tener conocimientos computacionales, en cuanto al ingreso de datos.

El encargado de administración tendrá que realizar cartas comerciales, hojas

de pedido, recibos, facturas y, los estados financieros de la empresa.

Departamento de Contabilidad

Se encarga de instrumentar y operar las políticas, normas, sistemas y

procedimientos necesarios para garantizar la exactitud y seguridad en la

captación y registro de las operaciones financieras, presupuestales y de

consecución de metas de la entidad, a efecto de suministrar información que

coadyuve a la toma de decisiones, a promover la eficiencia y eficacia del

control de gestión, a la evaluación de las actividades y facilite la fiscalización de

sus operaciones, cuidando que dicha contabilización se realice con

documentos comprobatorios y justificativos originales, y vigilando la debida

observancia de las leyes, normas y reglamentos aplicables.

Funciones

Establecer y operar las medidas necesarias para garantizar que el

sistema de contabilidad del Centro este diseñado para que su operación

facilite la fiscalización de los activos, pasivos, ingresos, costos, gastos,

avance en la ejecución de programas y en general de manera que

permitan medir la eficacia y eficiencia del gasto público federal.

Realizar las acciones necesarias para garantizar que el sistema contable

del organismo, así como las modificaciones que se generen por motivos

de su actualización, cuenten con las autorizaciones legales para su

funcionamiento y operación.

Llevar a cabo la contabilidad del Centro en los términos que establece la

Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público.

Emitir por escrito las principales políticas contables necesarias para

asegurar que las cuentas se operen bajo bases eficientes y

consistentes, así como para la clara definición y asignación de

responsabilidades de funcionarios y empleados.

Mantener actualizado el catálogo de cuentas y guía contabilizadora, de

manera que éstos satisfagan las necesidades institucionales y

fiscalizadoras de información relativa a los activos, pasivos, ingresos

costos, gastos y avance en la ejecución de programas, recabando para

el efecto, las autorizaciones suficientes de las autoridades competentes.

Registrar y controlar los recursos financieros provenientes del calendario

financiero presupuestal, los que otorgan las instituciones para el

desarrollo de proyectos de investigación, así como los ingresos de

donativos provenientes de dependencias y entidades del sector público,

privado o social, identificando dentro de la contabilidad, y los aportados

por instituciones públicas y privadas, destinados a proyectos específicos.

Elaborar, analizar y consolidar los Estados Financieros del Centro y de

las Unidades Foráneas.

Controlar las disponibilidades de las cuentas bancarias de cheques y de

inversión, realizando conciliaciones mensuales contra los saldos

reportados en los estados de cuenta bancarios y por el Departamento de

Tesorería y Caja, para garantizar la exactitud en el registro de fondos, y

apoyando a una correcta toma de decisiones.

Depurar permanentemente los registros contables y presupuestales.

Preparar y presentar los datos que conforman la Cuenta Pública, el

Sistema Integral de Información, el Informe Presidencial, las reuniones

para Junta Directiva, el Comité de Control y Auditoría, y demás

información complementaria que requieran las autoridades competentes

respecto de las actividades desarrolladas en el ámbito de su

competencia.

Realizar las demás actividades que le sean encomendadas por la

Subdirección de Recursos Financieros, afines a las funciones y

responsabilidades inherentes al cargo.

Coordinar, orientar y apoyar las actividades del personal adscrito al área

de su competencia.

Departamento de Ventas

La persona que va a desempeñar este cargo está encargada de dirigir,

organizar y controlar un cuerpo o departamento de ventas.

El buen Gerente de Ventas debe agrupar todas las cualidades de un verdadero

líder, como son la honestidad, ser catalizador, tomar decisiones, ejecutarlas, en

fin un gerente deber ser muchas cosas, para muchas personas.

Dentro de sus funciones, tenemos las siguientes:

- Preparar planes y presupuestos de ventas, de modo que debe

planificar sus acciones y las del departamento, tomando en cuenta

los recursos necesarios y disponibles para llevar a cabo dichos

planes.

- Establecer metas y objetivos. Es importante aclarar que las metas

son a largo plazo o sea, son más idealistas, es como decir que la

meta puede ser, llegar ser el número uno en un mercado

determinado, mientras que los objetivos son más precisos y a plazos

más cortos. Un objetivo sería vender diez millones en el próximo

trimestre.

- Calcular la demanda y pronosticar las ventas. Este proceso es de

vital importancia y deber realizarse en el mismo orden en que se ha

citado, de forma que primero calculemos cual es la demanda real del

mercado y considerando nuestra participación en el mismo, podamos

pronosticar nuestras ventas. Dicho pronóstico debe ser lo más

preciso posible porque de esto depende otros compromisos, como la

compra de materia prima, el pago a suplidores o cualquier otro

compromiso con acreedores.

- Determinar el tamaño y la estructura de la fuerza de ventas. Dedbido

a que el gerente es quien conoce de primera mano el mercado que

se trabaja, y como debe tratar el mismo, es quien esta llamado a

estructurar el departamento.

- Reclutamiento, selección y capacitación de los vendedores. Esta

función del gerente de ventas, dependerá de la estructura de la

empresa, porque en muchos casos, estos procedimientos son

realizados por el departamento de recursos humanos, aunque la

forma idónea seria que Rec. Humanos, recluten y seleccionen

previamente y luego se le presente al gerente solo los mejores

candidatos para ser incorporados a la empresa.

- Delimitar el territorio, establecer las cuotas de ventas y definir los

estándares de desempeño. Esto es así, porque al gerente se le

entregan sus responsabilidades como cuotas generales de ventas y

territorios amplios. Para cumplir estas cuotas el gerente debe dividir

el total de las ventas entre su equipo de vendedores, tomando en

cuenta las posibilidades de cierre de cada vendedor s sus zonas

geográficas, de modo tal, que cada representante conozca sus

cuotas y la sumatoria de estas, den como resultado el objetivo de

venta al gerente.

- Compensa, motiva y guía las fuerzas de venta. La compensación y la

motivación, son dos prácticas similares porque lleva satisfacción al

vendedor, la cual es transmitida por el mismo, a sus clientes, con una

sensación de confianza.

Los planes de compensación, son muy variados y dependerán del producto

que se esté trabajando y de cómo este organizada la estructura de ventas.

- Conducir el análisis de costo de ventas. Toda planificación debe

tener incluida un análisis de costos. Dentro de esos análisis debe

estar definida cual sería el costo para alcanzar las ventas deseadas y

como es el gerente quien conoce las estrategias para alcanzar los

objetivos, es quien debe analizar los gastos en que incurrirá la

compañía en el desarrollo de su plan.

- Evaluación del desempeño de la fuerza de ventas. El gerente debe

de calificar el desempeño de sus vendedores básicamente

comparando el período actual con los anteriores y a los vendedores

uno con otros.

- Monitorear el departamento. Es misión del gerente velar porque todo

el procedimiento de ventas, se esté llevando cabo de la forma idónea

y que sus representantes sean buenos ciudadanos corporativos.

Departamento de Marketing y Publicidad

Quien se desempeñe en este cargo deberá tener buenas facultades

estratégicas para manejar con éxito nuestra empresa en el mercado, ya que la

demanda que el producto tenga dependerá del mercado y de la imagen que

tenga el producto sobre la gente; por lo tanto esta persona debe tener las

siguientes características y habilidades:

Saber aplicar las estrategias comerciales.

Poseer constantemente buena información del mercado actual.

Poseer información acerca de la competencia.

Tener buenos contactos comerciales.

Tener una elevada creatividad.

Tener conocimiento publicitarios y de marketing.

Tener una buena información acerca de la calidad del producto.

Tener buenas relaciones exteriores.

Será encargado de realizar los anuncios de búsqueda de empleados, y de

calcular el coste de publicidad.

Departamento de Compras

Un equipo adecuado de mano de obra experta en compras, para trabajar,

negociar y continuar a través de todos los requerimientos de compras, es

fundamental. Un adecuado servicio de mecanografía debe ser proporcionado al

equipo de compras para redactar las requisiciones de cotizaciones.

Las requisiciones de cotizaciones son indispensables para mantener una

buena comunicación para el agente de compras, ya que es la base para el

desarrollo y la admisión de la orden de compras. La requisición proporciona al

comprador la autoridad para comprar los artículos listados en la requisición, por

consiguiente es necesario que haya claridad y exactitud en la información, ya

que todas las compras que se hacen implican un desembolso para la empresa

y estas se harán en base a dichas requisiciones de cotizaciones.

Actividades:

Comprar

Entrevistas con vendedores

Negociación con suplidores potenciales

Análisis de propuestas

Selección de suplidor

Procesar la orden de compras

Manejo de problemas con suplidores

Manejo y mantenimiento de los datos

Estudios de materiales:

Se utiliza recurso humano interdisciplinario y subcontratación de

recursos para la validación y certificación del suplidor

Estudios de mercado

En el área de la búsqueda de nuevos materiales y suplidores.

Departamento de Control de Calidad

La persona que va a desempeñar este cargo debe poseer las características

normales de cualquier gerente. Así, el debe ser, en primer lugar, un líder. Su

capacidad de influenciar, motivar y conducir personas hacia una determinada

dirección deben de ser bien evidentes. También porque son condiciones

necesarias para garantizar la producción de la calidad en la empresa. Otros

atributos como capacidad de síntesis, objetividad, agilidad para tomar

decisiones, poder de convocatoria, etc., igualmente requeridas de la mayoría

de los gerentes, son también necesarias aquí. Pero, en función de sus

particularidades, hay especificaciones que componen el perfil del gerente de la

calidad que pueden ser consideradas como propias de la función, sin embargo

no exclusivas de ella. Para definirlas, basta observar cuales son sus

atribuciones.

Dentro del contexto de la Calidad Total, cabe al Gerente/Coordinador de la

Calidad proyectar, desarrollar, implantar y evaluar el modelo de la Calidad

Total. Se trata de su primer función, altamente técnica, que desarrolla la

definición de las líneas generales de acción del programa de la Calidad Total

en la fábrica; la programación de las actividades de implantación; definición del

modelo de control para la evaluación de la calidad en la empresa; la

organización del flujo de informaciones de la calidad y , evidentemente, evaluar

el producto en el mercado y, de ahí, obtener el análisis de su calidad.

Segundo conjunto de actividades de la Gerencia/Coordinación de la Calidad

Total se refiere a la coordinación de los esfuerzos para la producción de la

calidad. Se trata de una función que involucra muchos sectores y personas y se

sitúa, casi siempre, en el límite entre el proceso de integración intersectorial y

la injerencia de un sector en otro. El mayor problema, evidentemente, se refiere

al relacionamiento humano, esto es, al desarrollo de actividades que

congreguen esfuerzos de diferentes tipos y procedencia en un movimiento

único.

De cierta forma, pueden ser incluidos, aquí, los procedimientos de formación y

concientización de la mano de obra, aspectos importantes y bastante diversos

tanto en métodos como en evaluación de resultados. Como extensión natural,

queda a cargo de la Gerencia/Coordinación de la Calidad el desarrollo de los

recursos humanos da le empresa en términos de la contribución que prestan a

la organización, o sea, a la calidad de sus servicios.

La actividad de Coordinación abarca, todavía, la divulgación de informaciones

para toda la empresa, desde el directorio hasta la planta. Se trata de un trabajo

que tanto requiere la difusión de las informaciones en sí, como la obtención de

las posiciones de las personas acerca de cada situación considerada.

A la Gerencia/Coordinación cabe, todavía, la superación de las crisis

generadas por la introducción de nuevos conceptos y por la necesidad de

modificación de actitudes que ellas sugieren. Surgen, aquí, muchas

resistencias a los cambios y a la necesidad de desarrollar estrategias para

superarlas.

En el caso de la resistencia a los cambios, dos estrategias básicas se han

recomendado: la introducción gradual de las nuevas técnicas de forma de

provocar pequeñas modificaciones en las rutinas de trabajo y la obtención de

resultados que evidencien, incuestionable, las ventajas del nuevo sistema.

Estas estrategias han dado buenos resultados, pero requieren una actividad

bastante intensa por parte del gerente.

Las funciones de Administración del Sistema, de naturaleza técnica, y la de

coordinación de los esfuerzos en la producción de la calidad, que involucra el

relacionamiento humano, son las áreas más alcanzables. Al lado de ellas, hay

funciones de organización de la calidad, que involucra al relacionamiento

humano, son las de las áreas más alcanzables. Al lado de ellas, hay funciones

de organización de la calidad, que pueden ser resumidas en 4 grupos:

Formulación y presentación de la propuesta de la política de la calidad

de la organización a ser aprobada por la Alta Administración;

Estructuración del Planeamiento de la Calidad, de forma de concretizar

las decisiones contenidas en la política de la calidad de la organización;

Incorporación de los recursos necesarios y suficientes a las acciones de

ejecución de los proyectos de la calidad;

Estructuración del Control de la Calidad a partir del Planeamiento de la

Calidad

Parece evidente que estas cuestiones también están relacionadas a la

competencia técnica del gerente. El elemento 3, entretanto, involucra todos los

recursos de la organización en el esfuerzo por la calidad, pero confiere

particular atención a los recursos humanos de la empresa, lo que resalta el

grado de relacionamiento que el gerente debe mantener con toda la mano de

obra.

Por fin, se debe notar que, principalmente en términos de estos 4 items

enumerados, es fundamental que el gerente de la calidad conozca el proceso

productivo; para tener certeza que todo su esfuerzo está dirigido hacia el

objetivo correcto, es esencial que se conozca el producto y las exigencias del

mercado, única forma de garantizar una perfecta adecuación al uso. No

corresponde a él, evidentemente, definir lo que quiere el mercado, recoger

información acerca de estrategias de mercado y ni descubrir acción de la

competencia. Hay sectores específicos en la empresa encargados de esto. Lo

que se desea, apenas, es que el gerente/coordinador de la calidad esté

perfectamente informado para proceder a la evaluación de la adecuación del

producto para el uso.

Estos aspectos definen los tres requisitos básicos del gerente/coordinador de la

calidad: conocimiento técnico acerca de la calidad (conceptos, estructuras,

modelos de evaluación, etc.); relacionamiento humano y conocimiento del

proceso y del producto.

 Departamento Técnico

Le corresponde el ejercicio de las funciones de planificación,  coordinación,

dirección y control de las unidades dependientes del Departamento, en relación

con las siguientes actuaciones:

a) Programación, control y supervisión de la construcción de viviendas de

promoción pública, así como su rehabilitación.

b) Mantenimiento y conservación del patrimonio regional de vivienda.

c) Redacción de proyectos y dirección técnica de obras.

d) Redacción de planes y proyectos urbanísticos.

e) Cooperación técnica y de gestión municipal en materia de urbanismo para el

desarrollo del suelo necesario para la promoción pública de vivienda.

f) Redacción de estudios técnicos que permitan la adecuación de los proyectos

de construcción de viviendas y sus equipamientos

g) Emisión de informes en materia de su competencia.

h) Cualesquiera otras funciones que le sean encomendadas en el ámbito de su

competencia.

LINKS:

http://www.degerencia.com/

http://elmejorgerente.blogspot.com/

http://www.latinpedia.net/Negocios-y-finanzas/administracion-de-empresas/Caso-Empresa-de-Chocolates-ad1347.htm

http://empleo.trovitmexico.com.mx/definicion-perfil-puesto

http://empleo.trovit.cl/perfil-cargo-jefe-operaciones

http://www.latinpedia.net/Negocios-y-finanzas/administracion-de-empresas/Caso-Empresa-de-Chocolates-ad1347.htm

http://www.infomipyme.com/Docs/GT/Offline/administracion/organizacion.htm

http://www.ccm.itesm.mx/da/compras/polgene.html#ir a rubros

http://www.ilo.org/public/spanish/region/ampro/cinterfor/temas/calidad/doc/perfil.htm

http://intecap.info/public/pdf/recursosh/Manual%20de%20Organizacion%20y%20Funciones.pdf