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Rentabiliza tu tiempo

Si quieres ser másproductivo y no moriren el intento, nodediques más horas nihagas más tareas delas que puedas asumir.La clave está enplanificar al detallequé vas a hacer,cuándo y cómo.El tiempo no serecupera. Pero sí se puede ahorrar.¿Cómo hacerlo?Te lo contamos acontinuación.Realizado por Javier Escudero

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Ser más productivo no depende de más horas, sino de gestionar mejor

Planificacon tiempo

¿Sabes aprovechar y rentabilizar todo tu tiempo? ¿Sabesorganizarte? ¿En qué empleas las horas de tu jornada laboral?¿Controlas tu tiempo o él te controla a ti? ¿Cómo actúas antelos imprevistos? Nos hemos planteado éstas y otras preguntaspara dar respuesta a un problema que afecta por igual atodos: la gestión eficaz del tiempo para ser más productivos.

Hace ahora tres añosdecidimos dedicarlas páginas de nuestrodossier a un tema

poco valorado por las empre-sas: la gestión del tiempo (nº 84de E MPRENDEDORES ). Esa eranuestra percepción entonces y ahora hemos decidido retomareste asunto al comprobar quelas empresas –una gran mayo-ría– siguen gestionando mal sutiempo y el de sus empleados.Se han centrado más en desa-rrollar planes tendentes alincremento de la jornada labo-ral y a la sobrecarga de trabajoque en analizar sus procesos y en buscar fórmulas que les per-mitan controlar y gestionar deforma más eficaz el tiempo desus empleados.

No hacer más, sino mejorNos hemos empapado denumerosa bibliografía al res-

pecto y hemos visitado diferen-tes webs que tratan el tema. Enlas próximas páginas podrásdisfrutar de consejos y reco-mendaciones prácticas de dis-tintos expertos que te ayudarána planificar, organizar y gestio-nar mejor tu jornada laboralcon el objetivo de ser más pro-ductivo. Porque no es cuestiónde invertir más horas o hacermás cosas, sino de aprovecharal máximo el tiempo del que

disponemos para hacer real-mente aquellas tareas impor-tantes que hemos planificadopreviamente y no malgastarloen otras no prioritarias.Tal y como subrayan los exper-tos, las horas no se puedendilatar, pero sí podemos orga-nizarlas para que, ahorrando deaquí y gastando de allá, consi-gamos cumplir nuestros objeti-vos. En definitiva, de eso setrata. Si queremos ser efectivos,no podemos afrontar cada díaesperando que todo salga bien,porque si lo dejamos al azar,mal vamos. Si pretendemos sermás productivos, debemosmarcar nuestros objetivos.Para ello, deja todo lo que estéshaciendo y reflexiona. Anota enpapel –fundamental, tenerlopor escrito para revisarlo y modificarlo cuando sea necesa-rio– los objetivos que quieresmarcarte. Y ponles fecha de

finalización, que podrás modi-ficar siempre como últimaopción y por causas ajenas.Tras la fecha de ‘caducidad’,selecciona uno a uno y desgrá-nalos en pequeñas tareas paraque resulte más fácil. A cadauna, asígnale el tiempo queprevés necesitar para hacerla. Y fundamental, fija tiempos de‘descanso’ cada hora y media odos horas para relajarte y hacerotras tareas no urgentes.

La máquinadel tiempoAunque no

podemos detener el reloj niretroceder,al menos,de momento,sí podemoscontrolarloy organizarlo.

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¿Sabes administrar tu reloj?Antes de leer las siguientes páginas,

en las que te ofrecemos consejospara gestionar de forma más eficaz tutiempo y para planificar con éxito tusobjetivos y las tareas que llevan a alcan-zarlos, prueba a hacer el siguiente test.Lo hemos extraído del libro Cómo usar eltiempo con eficacia y productividad . El

resultado te servirá para saber en quépunto estás y qué aspectos de la gestióndel tiempo necesitas revisar e insistirmás. No te preocupes por el resultado y piensa que es cuestión de práctica.La planificación del tiempo y de las tareasacabará convirtiéndose en una rutinamás que harás de forma automática.

Fuente: Peter A. Turla y Kathleen L. Hawkins, en ‘Cómo usar el tiempo con eficacia y productividad’, de Ediciones Deusto.

PUNTUACIÓNAnótate 4 puntos por cada ‘frecuentemente’que hayas marcado. Anótate 2 puntos por cada‘a veces’. Y 0 puntos por cada ‘rara vez’. Sumatodos los puntos de tus respuestas y compáraloscon la siguiente escala de valor.Entre 81 y 100 puntos: Administras muybien el tiempo y controlas la mayoría delas situaciones que hemos citado.Entre 61 y 80 puntos: Administras bien el

tiempo, a veces. Debes aplicar mejor lasestrategias de ahorro de tiempo que utilizas.Entre 41 y 60 puntos: Estás patinando. Nodejes que las circunstancias consuman lo mejor de ti. Aplica rápidamente las técnicas de usoeficaz del tiempo para ser más productivo.Entre 21 y 40 puntos: Estás perdiendo elcontrol de la situación. Probablemente estásdemasiado desorganizado para disfrutar dela posibilidad de tener tiempo de calidad.Entre 0 y 20 puntos: Estás abrumado,descentrado, frustrado y, probablemente,bajo una gran tensión. Todas las semanasdebes revisar las técnicas de uso eficaz deltiempo para no olvidarlas.

1 ¿Preparas todos los días una listade cosas para hacer?

2 ¿Marcas prioridades dentro de esa listaen función del provecho que te reporten?

3 ¿Haces todos los asuntos de la lista?4 ¿Actualizas, por escrito, tus metas

profesionales y personales?

5 ¿Tienes limpia y ordenada tu mesa de trabajo?6 ¿Pones cada cosa en su sitio?7 ¿Despachas los papeles con sólo

manejarlos una vez?8 ¿Te resulta fácil encontrar lo que

buscas en los archivos?9 ¿Resuelves eficazmente las interrupciones?

10 ¿Tratas adecuadamente a las personasque se ‘enrollan’?

11 ¿Actúas con decisión?12 ¿Te reservas algo de tiempo cada día para poder

trabajar tranquilo, sin que te molesten?13 ¿Procuras evitar los problemas antes

de que surjan, en vez de tener queresolverlos una vez producidos?

14 ¿Haces el mejor uso posible del tiempo?15 ¿Cumples las fechas límite con

tiempo de sobra?16 ¿Llegas a tiempo al trabajo, a las reuniones y a

los demás actos a los que tienes que acudir?17 ¿Delegas bien?18 ¿Tus subordinados cooperan con

entusiasmo en las tareas que les asignas?19 Tras haber sido interrumpido, ¿puedes

volver al trabajo sin perder el ritmo?20 ¿Haces cada día algo que te acerque a las

metas que te has marcado a largo plazo?21 ¿Puedes relajarte durante tu tiempo

libre, olvidándote del trabajo?22 ¿Sabe la gente cuál es el mejor momento

para estar contigo?23 ¿Haces el trabajo más importante

durante las horas de máxima energía?24 ¿Pueden otros hacerse cargo de la mayoría de

tus responsabilidades si estás fuera del trabajo?25 ¿Comienzas y finalizas tus proyectos

en las fechas previstas?

Frecuentemente F A veces A Rara vez R

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Consejos para rentabilizar al máximo tu tiempo y ser más productivo

Controla tu jornadaPara que tú controles tu tiempo y no él a ti, te damos una serie de consejos

y recomendaciones que hemos extraído de la experiencia de expertos en este tema.Es fundamental saber qué objetivos tienes o quieres tener a corto y medio plazo,

que éstos sean realizables y de cuánto tiempo dispones para conseguirlos.O

bjetivos alcanzables y con la mira puesta enel corto y medio plazo.Esa es la mejor fórmu-

la para tener un perfecto con-trol de tu tiempo y de todas tustareas. Y como dice Mª ÁngelesChavarría , experta en psicope-dagogía e inteligencia emocio-nal, en su libro Controla tutiempo, controla tu vida , lamejor manera de planificar es

hacerlo por escrito: “Los planesdeben ser visibles porque si sehacen de cabeza se pierden enla memoria. Un plan por escritono se olvida y además funcionacomo automotivación para eltrabajo, conlleva menos dis-tracciones y mayor concentra-ción, puesto que cuando algonos aleje de la actividad previs-ta, la planificación se encargaráde recordarnos cuál es el lugarexacto (es decir, la tarea preci-sa) al que queremos llegar”.

¿Dónde está el informeque dejé sobre…?

Limpieza y orden. Si quieres serun buen gestor, esa es la prime-ra regla. Seguro que la mitad delos papeles de tu mesa hacetiempo que no los utilizas.Revisa todo el material, archiva


Y el teléfono, ¿lo descuelgo o no? ¡He ahí la cuestión!El 90% de los ejecutivos se pasa, por térmi-

no medio, una hora al día colgado del telé-fono. Más del 40% de ellos, supera con fre-cuencia las dos horas, asegura Turla.¿Cuántas veces has maldecido el dichoso ring de tu teléfono? Algunos optan por dejarlo des-colgado durante un buen rato, pero con losnuevos sistemas telefónicos, cuando cuelgasel auricular saltan todos los avisos de llamada.Otros tienen la ‘suerte’ de poder desviar las

llamadas a una tercera persona, pero no siem-pre hay una secretaria o un ayudante que seocupa de eso. ¿Qué hacemos entonces?

‘Si no estás muy liado…’Alonso-Lasheras es partidario de cogerlosiempre, “porque entiendo que la gente tienesentido común y si le dices a tu interlocutor«Ahora no puedo; llámame más tarde » o «Tellamo luego » sólo te dirá algo si es urgente ,y

si no lo es, esperará. Pero hay gente que apro-vecha ese «Sólo una cosa » para robarte 10minutos”. De ese tipo de gente, hay que esca-par, señala. “Eso sólo te lo hacen una vez,porque a la siguiente, no les coges el teléfo-no. La gente tiene que empezar a aprenderque cuando llama al teléfono tiene que pre-guntar primero: «¿Es un buen momento parahablar?» y «Mejor llamo después», si no loes”. Este experto recomienda utilizar el telé-

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y clasifícalos en carpetas (segúnsu importancia o por plazo definalización, dependiendo de tuactividad). Abre otra carpetacon aquellos temas que no seanurgentes ni importantes porahora y que están ‘pendientes’,es decir, “aquellas acciones querequieren más de dos minutos y que no pueden ser delegadasen otra persona”, según David Allen, uno de los principalesexpertos en gestión del tiempo. A medida que vayas acabandotareas previstas, revisa –cuandodispongas de tiempos libres– lacarpeta de ‘pendientes’ y valoracuáles pasan a ser importantes y urgentes. Las que elijas, cám-bialas a la de ‘tareas previstas’.

¿Qué voy a necesitarpara mi trabajo?

Todo en orden, analiza quémateriales (desde los clásicosde oficina hasta los tecnológi-cos) vas a necesitar para eldesarrollo normal de tu activi-dad y tenlos a mano, porquedejar de hacer una tarea por ira buscar grapas o el cargadordel móvil no tiene perdón. Aprovecha los tiempos ‘muer-tos’ o de descanso para revisar,de vez en cuando, si falta algo.

¿Cuándo hago qué …y a qué hora…?

Aunque no es una regla exacta,sirve para saber cuándo es elmejor momento de hacerdeterminadas tareas, es

P or muy planificado que tengas todo, siem-pre habrá imprevistos. Pero no es igual que

te coja con el pie cambiado a que estés preveni-

do y tengas un plan B. Pero, ¿cómo los afrontas?“Cualquier imprevisto que te lleve menos tiem-po hacerlo que anotarlo en tu lista de tareas esmejor hacerlo, aunque interrumpa lo que haces.Y si es de más envergadura, apúntalo en la listade tareas, en la de proyectos, si lo fuera o sitiene una fecha concreta de finalización, o en laagenda temporal”, explica Alonso-Lasheras.

Descubre tus ‘autointerrupciones’Turla asegura que el tiempo promedio de trabajosin interrupciones es menor a 10 minutos. “Ima-gina cuántas tareas podrías hacer si contarascon grandes lapsos de tiempo sin interrupcio-nes”, resalta. Hazte las siguientes preguntaspara saber si te ‘autointerrumpes’: ¿Tienesdesordenada la mesa? ¿Prolongas el tiempo delcafé o de comida? ¿Alargas los plazos? ¿Paras

para charlar con los colegas? ¿Haces llamadasparticulares durante tu trabajo?… “Si contestasafirmativamente a una o más de estas cuestio-

nes, eres culpable de autointerrupciones”, diceTurla. Para evitar estas paradas innecesarias,plantéate “si algunas de tus citas puedes despa-charlas por teléfono o si alguien necesita ayuda,asegúrate de que seas tu el idóneo para hacerlo.Y si lo eres, pídele al otro que antes de verte,tenga preparadas las preguntas o propuestas”.A aquellos que te interrumpen, plantéales laposibilidad de una entrevista en otro momento.Y en el caso de citas que se retrasan o no acu-den, “diles que estarás menos tiempo, porquetienes otras cosas previstas, o proponle otrafecha. Y cuando el tiempo previsto para una visi-ta se ha agotado, levántate y acompáñala a lapuerta”. En el caso de tus compañeros de trabajo, diles a qué horas deseas no ser molestado,salvo causa mayor, y a cuáles pueden hacerteconsultas, subraya este experto.

fono básicamente para dos cosas: “Una con-versación prevista con antelación que requieramucho diálogo por ambas partes y muchovolumen de información y que, por otro medio,por ejemplo, e-mail , se haría muy denso y largoen el tiempo. Y también para solucionar algoque necesitas ahora (confirmar un dato, anularuna cita, informar de un retraso, etc.”.

Diséñate un registro telefónicoCuenta con un registro de llamadas, con dossubdivisiones (o dos registros). Uno para ano-

tes las que recibes y otro las que hagas. Enambos casos, los datos que apuntes son vita-les para saber el grado de importancia y urgen-cia de los contactos. En el caso de las llamadasentrantes, anota fecha, hora, nombre del inter-locutor, número de teléfono, tema y tiempo dela conversación y observaciones. Este últimopunto es para recordar a qué acuerdos habéisllegado, y también para anotar si ha sido tras-cendental o una pérdida de tiempo.En el caso del registro de llamadas a realizar,Turla recomienda anotar antes todas las llama-

das que vas a hacer, especificando fecha, hora,nombre del interlocutor, teléfono, puntos atratar y acciones o decisiones adoptadas.“Siempre que tengas que decirle algo, escríbe-lo antes debajo de Puntos a tratar . Si es posi-ble, espera a tener varios puntos para despa-charlos en una sola llamada”. Cuando hablescon el otro, “sé dinámico, evitando las pausaslargas y las expresiones del tipo «eeeee » y«mmmm ». Ten cerca la lista de Asuntos a tra-tar para marcar por orden los que vas comen-tando. Y fija un tiempo para cada llamada”.

Ante los imprevistos, ¿qué puedo hacer?

Cuenta siempre con un plan B para gestionarlos imprevistos que, a buen seguro, surgirán

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decir, cuándo vas a ser másproductivo por encontrartefísica y mentalmente más des-pierto. En ese sentido, analizaa qué horas –o franjas horarias–estás más centrado o tienesmenos interrupciones (porejemplo, si todos los martespor la mañana has fijado lavisita de los representantespara cobrar, entonces no tepongas tareas que requieranmucho tiempo y concentraciónporque no las podrás acabar).Según Luis Alonso-Lasheras,director de marketing de mTac-tics, empresa de tecnologíaespecializada en el desarrollode soluciones y aplicaciones

móviles, y experto en gestióndel tiempo, “la mayoría sueleser más productiva por lamañana, desde que arrancahasta última hora de la maña-na. Lo habitual es que lamáxima productiva sea porla mañana. En cambio, aúltima hora de la mañana, justo antes de comer, y por latarde, después del almuerzo,el rendimiento baja”.Por lo tanto, siguiendo estaregla, debes intentar asignar elmayor número de tareas querequieran mayor esfuerzo,reflexión y dedicación conti-nuada en el espacio compren-dido entre 9,30 y 13,30 horas.“En ese tiempo –apunta esteexperto–, deja huecos de unos15 minutos cada hora y mediao dos horas para mirar el e-mail y contestar alguno, tomar uncafé, hacer una llamada, etc.En cambio, es mejor dedicar latarde a hacer, por ejemplo, las

reuniones, el seguimiento delos equipos de trabajo, etc.”.

¿Qué tengo que haceren los próximos…?

Como decíamos al principio,márcate aquellos objetivosalcanzables que desees o ten-gas que hacer en los próximosmeses. Dependerá, lógicamen-te del tipo de actividad, porqueno es igual preparar una cam-

paña de marketing que gestio-nar el trabajo de tu equipo deventas o ajustar los presupues-tos anuales, por ejemplo.Hay muchas formas de organi-zar las agendas (por meses,por semanas, por colores deimportancia y urgencia, portemas, etc.). Busca la formaque mejor se adapte a tu activi-dad y a tus plazos de entrega. Alonso-Lasheras es partidario,por ejemplo, de tener una orga-nización más global, “es decir,en qué proyectos (cualquieractividad que tenga más de una

tarea) estamos trabajando encada momento y tener siemprevisible de alguna forma esa listade proyectos, porque el sólohecho de verlos permite definirlas prioridades”.En ese sentido, Allen aseguraque el valor real de una lista deproyectos “reside en el hechode que proporciona una visióngeneral, al menos una vez porsemana, que te permitirá ase-gurarte de que tienes accionesdefinidas para todos los proyectos y de que no se te estáescapando nada. Una mirada

rápida a esa lista de vezen cuando intensificará tusensación de control”.También es importante tener,frente a la lista de proyectosactivos, otra de aquellos queestán pendientes de la inter-vención de otra persona, por-que, en esos casos, muchasveces, tendemos a olvidarnosdel tema”, afirma Alonso-Las-heras. En paralelo a esa lista deproyectos activos, este expertorecomienda tener otra lista conlas tareas del día a día, es decir,“con los próximos pasos a dar

Como cualquier avance, el e-mail puede sernuestro mejor aliado o nuestro peor enemi-

go. Es cuestión de saber utilizarlo. Lo primero estener instalado un sistema que filtre y eliminelos spam o correo basura. Eso no quita que secuele alguno. No obstante, el propio softwarede tu e-mail identificará –para próximas recep-ciones– como mensaje non grato todos aquelloscorreos que hayas desechado como basura.

Utiliza dispositivos móviles

Alonso-Lasheras recomienda tener undispositivo móvil que te permita leer tue-mail (PDA, Blackberry y algunos telé-fonos móviles) “porque puedes ver-los durante el desayuno o en el viajea la oficina”. En el caso de que notengas uno o carezcas de tiempopara revisar tu correo antes de ir a

trabajar, hazlo cuando estés en la oficina. “Lomejor es hacer una primera selección de tuse-mails nada más llegar, principalmente, por sialguno de ellos te avisa de cambios de últimahora relacionados con algunas de las tareas quetenías previstas para ese día. Aprovecha paraeliminar el spam y aquellos que no te interesen.El resto, mételos en ‘pendientes de contestarcuando pueda’ y en ‘bandeja de entrada’ dejasólo los que vas recibiendo. Contesta aquéllos

que sean urgentes e importantes. Luego

aprovecha los tiempos muertos(10-15 minutos cada hora y

media o dos horas de trabajo)para revisar los que entrannuevos y contestar algunosde los que has dejado en lacarpeta de pendientes”.

Este experto considera

Mi buzón de ‘e-mail’ está lleno, ¿qué hago?

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en cada uno de esos proyectos”.

Una agenda paraapuntar mis cosas

Existen en el mercado infinidadde agendas, unas en papel y otras electrónicas. La formamás práctica es que te organi-ces por semanas. En ese senti-do, consigue (o diséñatelo tú)un dietario semanal, que te per-mita ver de un sólo vistazotodos los días de la semana.En ese primer dietario, anotalos proyectos que tengas pre-

vistos hacer esa semana y destaca con alertas cuandoesos proyectos requieren sucontinuación en sucesivos díaso en semanas siguientes.Después, separa cada uno delos días de la semana en unahoja. Cada día debe estar frac-cionado en horas (y éstas, conhuecos suficientes para podersubdividirlas en cuartos). A continuación, anota todas lasacciones en sus respectivoshuecos, destacando el tiempoprevisto para hacerla. Es impor-tante que cada acción tenga

importante establecer un sistema eficaz deescritura y envío de los correos para que tusreceptores sepan cómo usas el e-mail . “Elasunto es muy importante. Hay cierta costum-bre en utilizar el último correo que has recibi-do de tu interlocutor para copiar su dirección yel asunto aunque no se corresponda con elcontenido del e-mail que quieres enviarle. Sihaces eso, al menos, cambia el asunto por eltema actual que vayas a tratar”, señala.

Asuntos nuevos, ‘e-mail’ nuevosLo ideal es que, cada vez que quieras enviar une-mail para tratar un tema nuevo, crees lógica-mente uno nuevo, dando en el asunto unapista clara del tema, y si éste es muy urgente,incluso añadir la palabra urgente . “Tambiéndebes ser conciso en las preguntas (o temas atratar) que plantees y en las respuestas, esdecir, si el emisor te plantea dos cuestiones,copia cada pregunta y escribe debajo cada res-

puesta para que sepa dequé estás hablando”. En losreply o Responder de tue-mail , borra todo el conte-nido del mensaje que tuinterlocutor te envió prime-ro y que por defecto salecuando utilizas esa aplica-ción. “Sólo sirve para crearconfusión y no aportanada, sobre todo, si elreceptor lee los e-mails concierto retraso”.

Alonso-Lasheras recomien-da no enviar correos electrónicos que abrannuevas cuestiones si la anteriores no se hanresuelto todavía. “Si cada vez que te envían une-mail , contestas planteandole una nueva pre-gunta, la conversación se convertiría en la his-toria de nunca acabar. Es mejor ir cerrandotema a tema, y si le quieres plantear una

nueva cuestión, debes abrir un nuevo mensaje.A tu interlocutor le será más fácil gestionaresas tareas porque sabrá que cerró un asuntoy se ha abierto otro, que puede meter en sucarpeta de correos pendientes de respondercuando encuentre un hueco en su agenda”,sostiene este experto en gestión del tiempo.

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Comunica a tuscompañeroscuáles son las horasen las que no tedeben molestar

En este supuesto que teplanteamos, damos por

hecho que utilizas Internet parabuscar información relacionadacon alguna de las tareas u obje-tivos que te has marcado. Otraposibilidad es hacerlo en tusratos libres o de descansosiempre que en tu trabajo tepermitan hacer un uso privadode Internet, claro.

Nos centramos, por tanto, en elprimer supuesto. Alonso-Lashe-ras destaca que “si la tareaimplica una ardua búsqueda dedatos es mejor hacerla por latarde, que es cuando menosconcentrados estamos, porregla general. En cambio, sinecesitas confirmar un datoconcreto, tardarás menos bus-cándolo en el momento en que

te surja que si lo dejas paradespués o para anotarlo entus tareas pendientes”.Este experto considera que, engeneral, no utilizamos correcta-mente los buscadores de Inter-net, porque existen opcionesde búsqueda avanzada –y queno solemos usar habitualmen-te– con las que te puedes aho-rrar tiempo. “Conviene tener en

cuenta que si siempre buscascosas relacionadas con tu tra-bajo, debes personalizar y prio-rizar buscadores que te denmejores resultados. Una de lasasignaturas pendientes de losbuscadores –en la que ya estántrabajando– es que deberíanpersonalizar los resultados deuna búsqueda en función debúsquedas anteriores”.

¿Cómo no perder tiempo buscando información en Internet?

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un apartado de observacio-nes, donde podrás apuntartodos aquellos aspectos relacio-nados con esa tarea, por ejem-plo, ‘ he ganado dos minutos ’,‘he necesitado tres minutos más ’, ‘me ha interrumpido uncompañero ’, ‘buscar antes el informe de presupuestos ’ o ‘el cliente XYZ no estaba en la ofici-na; llamar a las 13 horas ’.

Una alerta tecnológicame avisa que…

Además de tener nuestra listade tareas del día a día en papel y en el ordenador de la oficina,es conveniente tener otra agen-da electrónica portátil para lle-

var siempre contigo y tenerlaactualizada. “En mi caso –des-taca Alonso-Lasheras–, tengola agenda del ordenador y lade mi Blackberry, que estánsincronizadas. Eso me permitetener en ambas cualquier cam-bio o modificación del estadode una tarea”. Además, con estetipo de tecnologías puedes acti-var alertas que te avisen de que

quedan X días para entregar uninforme o no olvidar que tal díatienes que hacer algo.

¿Cuánto tiemporeservo para…?

A la hora de repartir los tiemposen tu jornada laboral para cadauna de las tareas, ten en cuenta–dependiendo de su importan-cia y urgencia– no saturarte e

intentar compensar las maña-nas con las tardes y unos díascon otros, sobre todo, para notener franjas horarias o díasde actividad frenética y otrasde excesiva relajación.Una fórmula sería la quepropone Chavarría: “Para ela-borar nuestra tabla de tiempos,las actividades planeadasocuparían un 60%; las tareasinesperadas (perturbaciones,

imprevistos…), un 20%, y lasespontáneas y sociales (tiempopara la creatividad, paraorganizarse…), el otro 20%”.Peter A. Turla , presidente delNational Management Institute y co-autor de Cómo usar el tiempo con eficacia y producti-vidad , recomienda ser más bienpesimista que optimista a lahora de calcular y asignar cuán-to tiempo te va a llevar hacer

¿Convoco o no una reunión?

Las reuniones, en general, en España, estándesvirtuadas. Somos muy dados a reunirnos

por cualquier cosa y también para perder el

tiempo en cuestiones nimias que no formanparte del objetivo de la reunión.Turla considera que las reuniones salen muycaras, y cuando se pierde el tiempo, más aún.Por eso, antes de convocar una, deberías hacer-te varias preguntas: “¿Vale lo mismo el tiempoque se va a invertir en esa reunión que el rendi-miento que se va a obtener de ella? ¿Necesitoreunir realmente a todos los que he convocado?Y en ese sentido, ¿necesitaré la opinión detodos ellos para los resultados que espero de

esa reunión? ¿Tengo otros medios más baratos,rápidos o cómodos para obtener los mismosresultados? Por ejemplo, ¿puedo enviar las

propuestas de la reunión a los asistentes yque me contesten por escrito para una fechaconvenida? ¿Puedo resolverlo por teléfono?¿Podría tratarlo de forma individualcon cada uno de los asistentes?, etc.”.

¿De qué vamos a hablar?Por su parte, Alonso-Lasheras sostiene que, másque establecer un número determinado de asis-tentes a las reuniones, “porque puede que sólohablen dos y el resto escuche, o que hablen

S i una cosa ha quedado clarahasta ahora es que debes pla-

nificar tu tiempo y las tareas, pero¿qué pasa cuando lo que vamos ahacer afecta a terceros o dependede otros? Organizarse no es tareafácil, o sea, que intentar sincroni-zar tu trabajo y tu tiempo con elde otros, es de nota.En el caso de las tareas comparti-

das, separa o destaca (puedes uti-lizar colores según la acción) en tulista de objetivos las que son com-partidas. En ellas, especifica dequé personas dependen. Ponte deacuerdo con ellos (tal vez, convo-cando una reunión) sobre quétareas se encarga cada uno paraalcanzar el objetivo y de qué plazode tiempo dispone para hacerlas.Se pueden establecer también, sila tarea o tareas se van a alargar

en el tiempo, plazos intermediospara revisar el trabajo y compro-bar que se va cumpliendo elcalendario fijado previamente.

Con tecnología, mejor La tecnología puede ayudarte asincronizar y compartir tareas.Como explica Alonso-Lasheras,“con el software convencional,

tipo Outlook o Blackberry, sepuede tener una agenda compar-tida a la que todos tengan acceso,incluso que en tu agenda aparez-ca la de los demás. Y puedes ano-tar cosas que sólo las veas tú”.Además de esto, “la empresa enla que trabajo –recuerda esteexperto– implanta herramientaspara planificar tareas dentro yfuera de la oficina, que incremen-tan la productividad, ahorran des-

plazamientos, etc.”. Pone tresejemplos del uso de estas aplica-ciones. Uno, la gestión de un equi-po comercial. Se pueden enviarpedidos, consultar datos de clien-tes, reportar el número de visitas,de pedidos cerrados, ventas, etc.“La central recibe esos datos entiempo real y se evita que unapersona tenga que teclearlos”.

Otro es el control de una flota detransporte utilizando la geolocali-zación. Eso permite tener localiza-da la flota y saber el estado de lasentregas, poder asignar nuevosservicios sobre la marcha, etc.Y el tercero, el de un servicio téc-nico con profesionales dispersosy muchos avisos espontáneos.“Permite gestionar a qué técnicose le asigna una incidencia o rea-signar tareas si hay retrasos”.

¿Cómo sincronizo mis tareas con las del equipo?

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todos”, debes centrarte en establecer unorden del día previo con los temas a tratar yser muy radical y desechar temas que no for-men parte de ese orden, ya que es posible quese hable de lo divino y lo humano o de temas

que interesan sólo a unos cuántos de la reu-nión, haciéndoles perder tiempo al resto”.Asimismo, debes fijar un tiempo máximo parala reunión y parciales para cada uno de lostemas a tratar, y cumplirlos, por supuesto.Pide a los asistentes que se preparen lostemas de la reunión y que participen activa-mente. Escoge a una persona externa a la reu-nión para que anote las propuestas y las deci-siones tomadas y, una vez que haya finalizado,se encargue de pasar una copia a cada uno de

ellos. Algunas de las propuestas o decisionespueden dar pie a nuevas reuniones. Si es así empieza de nuevo con este protocolo.

Huye de las reuniones imprevistas

Según Chavarría, evita las reuniones imprevis-tas, “aquellas que se convocan de repente ydestrozan el plan organizativo de cualquiera.Una reunión espontánea, sin haber programa-do previamente los asuntos a tratar, acabaconvirtiéndose en una tertulia caótica dondetodo el mundo quiere intervenir y, al final, nose llega a ninguna conclusión definitiva”.Y ¿qué hora del día es la mejor para convocaruna reunión? En este asunto, los expertos engestión del tiempo no se llegan a poner de

acuerdo. Unos se decantan por utilizar la pri-mera hora de la mañana, porque los asistentesvienen frescos. Otros, a última hora de lamañana, antes de comer, porque estarán másatentos para que los horarios previstos se

cumplan y poder irse a comer. Otros proponenla tarde, que es cuando menos tareas impor-tantes se prevén y se puede contar con mástiempo. En cualquier caso, elijas la hora queelijas, ten presente que debes aprovechar eltiempo de la reunión para tratar los temasprevistos y obtener unas conclusiones.

Revisa periódicamente el estado de aquellosproyectos que dependan de otras personas

determinada tarea. Porque si temuestras optimista y, a medidaque trabajas sobre ella, surgendudas sobre si tendrás tiempo,lo único que conseguirás seráimpacientarte y preocuparte, loque afectará a tu actividad.Según Turla, eso sucede porquesólo has tenido en cuenta eltiempo real de trabajo de esatarea y no el tiempo necesariopara prepararla, reflexionar,

comprobar y revisar. Un ejerci-cio muy práctico (un gráficode registro de tiempos) es quepruebes durante una semanael grado de aciertos y fallos detiempo que has tenido en tulista de tareas ‘a realizar’. Enbase a ella, fija una hora de ini-cio de cada actividad, así comoel tiempo (en minutos) quecalculas vas a necesitar parahacerlas. A medida que vayas

acabándolas, anota en tu regis-tro de tiempos, cuánto hasnecesitado realmente paraterminarla y qué ha sucedidodurante ese tiempo, por ejem-plo, si has recibido varias lla-madas, si se ha ‘colgado’ elordenador, si te faltaban datospara un informe, etc. Compro-barás que el tiempo real emple-ado será, en la mayoría de lastareas, mayor que el que habías

calculado. Este ejercicio te per-mitirá auditar los plazos y saberqué cosas te han retrasado y qué aspectos debes mejoraren tu gestión diaria.

Esto ya lo he hechoy ahora toca…Es muy importante revisar deforma exhaustiva cada semananuestra lista de proyectos

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Voy a hacer un viaje de negocios, ¿cómo lo organizo?

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activos para saber qué cosashemos hecho y poder añadirotras nuevas. “Normalmente,es bueno reservar un par dehoras seguidas a la semana

(suele ser un buen momento latarde del viernes que es menosproductiva para hacer tareasintensas) y echar un vistazoatrás sobre lo que ha sucedidoen toda la semana y recopilartoda la información que afectaa esos proyectos activos y dequé manera han modificadosu estado y su grado de avan-ce”, subraya Alonso-Lasheras.Con el tiempo y la experiencia,comprobarás que te bastará

con unos minutos para revisarlo que has hecho, así como loscambios a los que has tenidoque someter a tus proyectos.Debes tener presente que, aun-

que hayas diseñado el mejorsistema del mundo para gestio-nar tu tiempo, tus proyectos y/o tareas pueden sufrir modi-ficaciones al verse afectadaspor factores externos a ti. No tepreocupes. La clave es estarpreparado. Por eso es impor-tante no sobrecargar los días detareas, lo que te permitirá reco-locar aquéllas que han saltadode día o semana y buscarles unhueco, siempre que sean priori-

tarias para la consecución delobjetivo previamente marcado.

¿Qué es más prioritario,lo importante o lourgente?

Establecer esta distinción esfundamental para no perdertiempo en hacer cosas secun-darias. Lo lógico sería hacerprimero las importantes, clasi-ficadas así porque de ellasdepende el cumplimiento deun objetivo fijado con antela-ción, y después lo urgente, yaque pueden existir tareas consi-deradas como tales que única-

mente lo sean para terceraspersonas, pero no para ti.En ese sentido, debes estable-cer un término medio entre loimportante y lo urgente. Por

ejemplo, Turla recomiendadiseñar un cuadrado divididoen nueve casillas. En la filasuperior debes anotar (deizquierda a derecha) lastareas prioritarias por ordende urgencia: la A sería ‘Hacer ya’; la B, ‘Hacer pronto’, y la C,‘Puede esperar’. Y en la colum-na de la izquierda (y de arribahacia abajo), el valor de latarea: el 1 correspondería a‘Alto’; el 2, ‘Medio’, y el 3, ‘Bajo’.

Un viaje no empieza ni acaba con la reser-va de los billetes y con la vuelta a la ofici-

na. Es algo más complejo; primero, porque

vamos a estar muchas horas fuera de la ofici-na y, segundo, porque el viaje puede verseafectado por muchos agentes externos.Por eso, debe hacerse una planificación almilímetro, sin descuidar ni un sólo detalle ysin dejar nada a la improvisación.

Tu lista de tareas debe tener en cuenta elmotivo del viaje (antes sopesa si la gestiónpuedes hacerla de otra forma), la agenda de

trabajo del viaje (reuniones, encuentros, visi-tas, etc.), el material de trabajo que necesita-rás para esas actividades, los días que vas aestar fuera y las actividades que quedaránpendientes en tu ausencia, la forma de des-plazarte y dónde te alojarás.

Es muy importante que planifiques tambiénlos tiempos ‘muertos’, es decir, qué tareaspuedes hacer en las esperas de los aeropuer-

tos, durante el vuelo y/o trayectos, en elhotel, etc. Aprovecha para revisar informes ylecturas especializadas, leer y contestare-mail …, ¡y por qué no! descansar para estarmás centrado en las reuniones de trabajo.Una vez anotado todo eso en tu agenda, hay

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Según este experto, las activida-des en las que siempre convie-ne trabajar son, sin importar dequé tipo son, aquellas que iríancolocadas en la casilla 1A, yaque no sólo se trata de que seanimportantes, sino que tambiénsean urgentes. Y las cuestionesde bajo rendimiento (es decir,valor) y de poca urgencia sonaquellas en las que nunca debe-rías trabajar mientras tengasalguna otra cosa que hacer y secorresponden con la casilla 3C.“Muchas personas tienen pro-blemas con las actividades dela casilla 1C que, siendo valio-sas para ellas, no son urgentes.Se desprecian esas tareas por-que marcan las prioridadesatendiendo al grado de urgen-cia de las cuestiones, sin consi-derar el rendimiento, es decir,

el valor”, defiende Turla.

¡Y ahora a empezar agestionar mi tiempo!

Una vez que hayas diseñado y completado correctamente tulista de proyectos activos y tuagenda diaria o lista de tareas‘para hacer’, sólo necesitarásun par de segundos para revisarlo que tendrás que hacer cadadía y en cada momento.

Para Allen, la revisión másfrecuente es la del calendariodiario –es decir, tu dietariosemanal con los siete días de lasemana–, lo que te permitiráhacerte una idea de lo quedebes hacer. Una vez que hayasrevisado todas las obligaciones,clasificadas por hora y por día, y tengas a mano todo lo necesa-rio para cada una de ellas (esdecir, informes, datos de uncliente, presupuestos, etc.),dedícale unos segundos a leercada una de las tareas. En esesentido, cuando llegues por lamañana al trabajo, échale unvistazo rápido al calendariosemanal y luego al día en cues-tión. Después, lee la primeratarea y échale otro vistazo a lasiguiente –aunque no la vayasa hacer en ese momento– para

hacerte a la idea de lo que ten-drás que hacer una vez quehayas acabado la primera.Sigue este proceso a lo largode toda tu jornada. A medidaque pase el tiempo y ganes enexperiencia, comprobarás quecada día necesitarás ver conmenos frecuencia tu dietariosemanal, porque conocerás aldetalle cada uno de tus proyec-tos activos. Lo mismo ocurrirácon tu lista de tareas diarias.

tareas que puedes delegar en terceros (la bús-queda de medios de transporte y alojamiento),pero el resto debes hacerlas tu, porque es lamejor forma de tener todo controlado.

Igual fuera que en la oficinaEl objetivo último que te debes marcar escómo puedes ser igual de productivo en la ofi-cina y fuera de ella. A esa pregunta respondenlos hermanos Martret (Gerard, Osvald e Igor),fundadores de la empresa española Drivania,

que cuenta con una red de más de 2.000 chó-feres que dan servicio de movilidad geográficaen más de 80 países. “Somos un servicio desti-nado a ahorrar tiempo. Nuestros clientes–unos 1.500– son, principalmente, presidentes,

consejeros delegados y directores generalesque cuando viajan no tienen mucho tiempo yel que tienen lo quieren rentabilizar al máxi-mo”, explica Gerard. Una persona en la oficinaes rentable, porque tiene todas las herramien-tas para hacerlo, pero cuando va de viaje tiene

un coste para la empresa. “Ofrecemos un viajeorganizado, sin improvisaciones y sorpresas,con la seguridad de que nuestros chóferes sonel mejor aliado del cliente”, afirma Gerard, quedestaca que el ahorro para un cliente que utili-

za Drivania y aquel que improvisa puede llegara un 50% de los costes totales, “porque depen-de del valor del tiempo para él, es decir, si pier-de el avión de vuelta por un retraso en lasconexiones dependerá de cuán importante ycostoso era para él no perderlo”.

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No dejes nada al azar y a laimprovisación, porque unpequeño retraso puede

trastocar toda tu programación En este ejemplo no

entramos en cómodebe ser el contenido dela presentación (los argu-mentos y el discurso),sino cómo debes planifi-car una presentaciónpara que el proceso sealo más efectivo posible.Damos por hecho que lapresentación la has pre-visto con tiempo (asistir auna feria, dar una ruedade prensa, comunicar uninforme, etc.), porque sies con carácter de urgen-cia (porque el cliente nosha pedido que le visite-mos para aclararle aspec-tos o para atajar algunaqueja, por ejemplo), esesupuesto entraría en losimprevistos y se tendríaque gestionar como tal.Dicho esto, la presenta-ción, por tanto, la gestio-

naremos con tiempo.Establece una lista de

tareas para este obje-tivo sin olvidar la

fecha del even-

to. En ese sentido, dedí-

cale un tiempo de refle-xión que te permita esta-blecer qué es lo que levas a contar al cliente yqué vas a necesitar paraello. En esa lista de tare-as, anota, por ejemplo, labúsqueda de documenta-ción que te servirá parareforzar los argumentosde la presentación, así como de imágenes orecursos gráficos y unplazo límite de finaliza-ción. También apuntacomo tarea el diseño dela presentación (porejemplo, un power point )y el plazo. Otra tarea serála de revisión, previnien-do posibles cambios, y sucorrespondiente plazo deentrega. Y por último elensayo de la presenta-ción y fecha. Una vez

cerrado el proceso deldiseño, céntrate en fijarlas tareas de preparacióndel viaje (ver recuadrode la página anterior).

Planifica la presentaciónde tus servicios a un cliente

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dossier

Bibliografía recomendadaExprime tu tiempo , dos-sier de ‘Emprendedores’, nº 84

Controla tu tiempo,controla tu vida , deMaría Ángeles Chavarría.Esic Editorial

Tome el control desu tiempo , de HarvardBusiness School Press,Gestión 2000

Hazlo ahora. No lo dejespara mañana, de Tanja vanEssen y Henri C. Schouwen-burg. Ediciones Pirámide

Organízate con eficacia.Máxima productividadpersonal sin estrés, deDavid Allen. Ediciones Urano

Sobrevivir al estrés ,de Jeff Davidson.Pearson Educación

Cómo usar el tiempo coneficacia y productividad,de P. Turla y K. Hawkins.

Gestión 2000Cómo aprovechar eltiempo al máximo,de Melody y Alec Mackenzie,Fundación Confemetal

Organice sus reunionesde manera óptima, deRobert F. Miller. Gestión 2000

Administre su tiempoeficazmente en unasemana, de Robert M.Hochheiser. Gestión 2000

Gestión del estrés.Cómo vencer losobstáculos y mejorar su actitud y su calidadde vida, de Janelle Barlow.Gestión 2000

F o t o s : G e t t y I m a g e s .

www.davidco.comEs la página de acceso a lacompañía que dirige David Allen,uno de los principales gurússobre gestión eficaz del tiempo.En ella, podrás acceder a artícu-los sobre esta materia.

‘Web’ de interés sobre gestión eficaz del tiempohttp://blogs.periodistadigi-tal.com/online.php/2007/02/12/getting_things_done_organizarse_con_eficEste es el blog en el que LuisAlonso-Lasheras, uno de nuestrosexpertos, habla sobre este tema.

www.canasto.esEs la bitácora de Jeroen Sangers,experto en productividad perso-nal. En ella podrás encontrarideas prácticas, así como enlacesa sitios relacionados con lostemas de este reportaje.

www.infoestres.comEn esta web, desarrollada porla empresa SocialNet Grossoni,podrás encontrar informaciónsobre prevención y gestión delestrés, una de las principalescausas de enfermedad laboral.

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