Elaboracin de Informes 1. Para qu sirve? Esuninstrumentocuyafnalidadesinformar aunaovariaspersonas, yaseademanera oral o escrita, sobre el curso de las actividades programadas en unaorganizacin. Son registros planeados y formales de la informacin transmitida a losindividuos para que la apliquen a la planeacin, implantacin, control y problemas dedecisin. Dependiendo del tipo de informacin que se requiere transmitir, existen varios tipos deinformes: Sobre elDesempe!o. Estos informes son los que se presentan al"efe de cadaunidad organizacional. Son peridicos, abarcan un breve lapso o se centran envarianciasdepresupuestosyplanes. Enlofundamental, debenrelacionareldesempe!o, costos y tiempo con los planes y presupuestos. Sobreel #vance. Estosinformessuelenserunacaracter$sticamensual delosproyectos y programas a largo plazo. %n informe casi siempre cubre todas lastareasdel proyecto. El avancede&stesedescribese!alandoel ob"etivodelproyecto, el estado actual, los problemas presentes y la evaluacin del avance. 'rientados al (uturo. Esta clase de informes se ocupa del resultado de lainvestigacin,del"uicio y delas proyecciones afuturo.En las organizacionesson comunes los planes a largo plazo, los planes anuales de utilidades, as$ comolos pronsticos econmicos, tecnolgicos y de ventas. En las grandescompa!$as, quiz) encontraremos entre otras cosas, pronsticos de los recursosy tendencias demogr)fcas a nivel mundial. Solicitados de *nvestigacin.#unque no todo informe especialde investigacinquesolicitenlosgerentespuedeidentifcarsedeantemano, lanecesidaddeciertostiposdeinformacinpuedeserproyectada. El dise!odel sistemadeinformacinadministrativadeber)proponerlaestructuraorganizacional parallevar a cabo tal investigacin. Sistemas +omputarizados de +onsulta a la ,ase de Datos. -os informes escritospuedenreducirsealaestructuradeinformemedianteel dise!odesistemascomputarizados de consulta a la base de datos. Supongamos que variosgerentes necesitan cierto tipo de informacin varias veces al a!o. En lugar deproporcionarlesinformesmensualesquelacontenga, podr$amosguardarlaorevisarla en la base de datos. Elalmacenamiento de ella y el programa pararecuperarla en un formato .til se considerar) parte de la estructura del informe. Dado que ser$a interminable la clasifcacin de los informes, si se atendiera a laespecialidad sobre la que pudiera versar cada uno de ellos, se consideran dosclases de informes: *nformes +ortos. /o debe pasar de oc0o a diez cuartillas tama!o carta, a espacioy medio o dos espacios, escritas a m)quina o computadora. *nformes largos. Son aquellos informes que exceden las 12 cuadrillas. Suextensinpuedeir desdeestamagnitud0astalaquerequieralamateriainformada. En realidad 0ay informes que pueden llegar a ocupar varios tomos. 2. Cmo se elabora? -oselementosqueconformanuninformepuedendependerdelanaturalezadelaasignacin y el tipo de estudio. ,)sicamente el e"ecutivo que solicito el estudio tienederec0o a un informe comprensible de los resultados del estudio. El informe deber) presentar de una manera atractiva y deber) consistir, por lo menosde las partes y secuencias siguientes: 1. 3ortada. El t$tulo u ob"etivo del estudio deber) ser completamente descriptivo, peroconcisoypresentandoconungranfondoblanco. #algunas autoridades lesagrada a!adir un mensa"e en esta p)gina. Se permite, si el mensa"e es corto. Enrealidad, &steesunbuenlugar paradar cr&ditoyreconocimientoaaquellaspersonas que ayudaron valiosamente a realizar el estudio. 4. +ontenido. Deber)n listarse las diferentes partes del informe, ilustraciones ycaracter$sticas especiales se!alando el numero de la p)gina para f)cil referencia. 5. 3resentacindel problema. Depreferenciaenunap)ginaaparte, sedar)unaexplicacinconcisadelaraznparael estudio, susob"etivosyalcances. 6stadebe ir redactada con cuidado. 7. 8esumen. Estar)designadoparael lector e"ecutivoquequierequelos puntosesenciales del relato penetren con rapidez en los resultados del estudio. *ndiqueprimerolasconclusionesdemayor importancia. /um&relas. 9agaresaltar lospuntos esenciales. #frme sus recomendaciones principales, porqu& debenadoptarse y cu)l ser) su costo. +ontin.e con las recomendaciones menosimportantes. Si algunasdelasrecomendacionesson detal naturalezaqueelsupervisor pudo adoptarlas durante el curso del estudio y as$ lo 0izo, mencioneeste 0ec0o. :. +uerpo3rincipal del *nforme. 6steesel detalleenapoyodelasconclusionesyrecomendaciones. Establecelos 0ec0os ylalgicadel estudioqueel lectorcuidadoso podr) observar para estar de acuerdo con el an)lisis. ;. +r&dito. Si no se incluy una l$nea de cr&dito en la p)gina titular, &ste es el lugarpara 0acerlo. Sea generoso, pero no ???.?ordreference.com, o bien el Diccionario panhispnico de dudas de la =eal :cademia Espa@ola, disponible en 7ttp:>>buscon.rae.es>dpdA>. 50. 1uide los aspectos est#ticos y materiales de su presentacin. 52. Amprima su informe en una impresora de computacin de buena calidad, en pa-pel de tama@o :$ y en un solo lado de la 7o'a. 53. 4eleccione una fuente o tipografa sobria y de fcil lectura, tal como Arial o Ver-dana. 8enga en cuenta que las fuentes con serifas son ms apropiadas para la im-presin en papel, mientras que las fuentes sin serifas son ms adecuadas para la presentacin en pantalla. &o abuse de la variedad de fuentes; idealmente, utilice una sola o, a lo sumo, dos. 26.Amprima el te!to en color negro o, eventualmente, en a%ul oscuro. /se con muc7a prudencia otros colores, y slo en grficos o ttulos. 25. 4i cree conveniente resaltar palabras, frases o ideas mediante negritas, subrayado o color, tenga en cuenta que este recurso debe utili%arse muy e!cepcionalmente. 4i sobreabundan los elementos que 7an sido destacados como importantes, todos terminan de'ando de serlo. 22.4i la cantidad de pginas del informe lo 'ustifica -generalmente, cuando se sobre-pasan las die% 7o'as., encuaderne el informe. :dopte un sistema de encuaderna-cin -tal como, por e'emplo, el anillado. que permita abrir las 7o'as en forma completa. /tilice tapas muy sobrias y livianas -tales como las de plstico transpa-rente. y contratapas de un solo color, preferiblemente blanco o negro InformeEste artculo o seccin sobre Documentos necesita ser wikificado con un formato acorde a las convenciones de estilo.Por favor, edtalo para que las cumpla. Mientras tanto, no elimines este aviso puesto el 9 de diciembre de 2013.Tambin puedes audar !i"ificando otros artculos.Atencin: Por a#ora no estamos clasificando los artculos para !i"ificar por Documentos. Por favor, eli$e una cate$ora de artculos por !i"ificar de esta lista.%ste artculo o secci&n necesita referencias que apare'can en una publicacin acreditada, como revistas especiali'adas, mono$rafas, prensa diaria o p($inas de )nternet fidedi$nas. %ste aviso fue puesto el 29 de noviembre de 2013.Puedes aadirlas o avisar al autor principal del artculo en su p($ina de discusi&n pe$ando* {{subst:Aviso referencias|Informe}} ~~~~%n trminos $enerales, un informe es un te+to que da cuenta del estado actual o de los resultados de un estudio o investi$aci&n sobre un asunto especfico. %n cualquier caso siempre es necesario preparar todo el material que permita escribir un informe. ,o esencial es darse cuenta de al$o que sucedi&, con una e+plicaci&n que permita comprenderlo.%l informe es un documento escrito en prosa informativa -cientfica, tcnica o comercial. con el prop&sito de comunicar informaci&n a un nivel m(s alto en una or$ani'aci&n. Por consi$uiente, refiere #ec#os obtenidos o verificados por el autor -reconocimientos, investi$aciones, estudios, o traba/os.. 0dem(s, aporta los datos necesarios para una cabal comprensi&n del caso, e+plica los mtodos empleadospropone o recomienda la me/or soluci&n para el #ec#o tratado.Tanto el informe como otros medios de comunicaci&n poseen sus respectivas partes*1. Portada* 1atos personales del escritor o autorel ttulo del informe.2. ndice* %n esta parte van se2aladas todas las partes del informeel total de p($inas que contiene.3. Introduccin* %s una breve rese2a de lo que trata el tema que vamos a estudiar.3. Cuerpo* %s la informaci&n principalcompleta del tema.4. Conclusiones* 0qu se presentan los resultados m(s importantes que permiten responder las interro$antes planteadas.5. Bibliografa* %s el ordenamiento alfabticopor fec#a de la literatura usada para responder todas las inquietudesplantear las ideas del traba/o.ndice 1 6ormato 2 Tipos de informe 3 78tipos de informe87 o 3.1 %nlaces e+ternosFormato%n cuanto a un formato, los informes varan desde un formato m(s simple con menos ttulos que indican los asuntos tratados a formatos m(s comple/os incluendo dia$ramas, $r(ficos, im($enes, tablas de contenido, e+tractos, res9menes, apndices, notas al pie de la p($ina, #ipervnculoreferencias: u otro tipo especfico, redacci&n del informe como una sola unidad, donde se informa la informaci&n investi$ada, en la que no son necesarios los ttulos, a que est(n marcadas sus partes, aunque care'can de esto... ;10.An buen informe debe constituir la carta de presentaci&n de todo profesional, es por elloque se debe tener especial esmero en la elaboraci&nredacci&n del mismo.Anaspectob(sicoque#aquetener encuentaala#oraderedactar uninformeesplantearse* C;obre qu se va a escribirD CEuin lo va a leerD CEu uso se le dar(D%n funci&n de estos interro$antes, sur$ir( el modelo m(s adecuado de presentaci&n.odo informe debe contener para su correcta interpretacin: %structura, clarade correcto dise2o. ,&$ica, en la forma de or$ani'ar el informe. %stilo, desarrollando un modo de escribir distintivo.0l momento de iniciar la redacci&n de cualquier informe tcnico, se deben tener en cuentaciertas pautas para lo$rar una acertada estructuraci&npresentaci&n del mismo.9. E+&:':&A DE# I)F%&*ETodoslosinformesnecesitanposeerunaestructuraclara, paraproducirunaelaboraci&nr(pidadelosmismos, perofundamentalmenteparafacilitar suse$uimiento, an(lisiscomprensi&n. Poresto, al anali'ar laestructuram(sconvenienteparalaelaboraci&npresentaci&n de un informe, se deben contemplar los si$uientes puntos*9.9.AntecedentesPueden ser tomados como la introducci&n del informe, por lo tanto deben* 1ar el marco conceptual, vinculando el tema principal del informe. 0clarar el t&picoel tema. )ntroducir al lector en el t&picocrear un #ilo conceptual. 6i/ar ob/etivosprop&sito del informe. %stablecer una cronolo$a de los #ec#os. Abicar temporalmente al lector, indicando fec#as destacadas.9.;.Informacin disponible;e deben indicar dentro del conte+to del informe los datos e informaci&n relevantes, talescomo* )nformes preliminares. %nsaos reali'ados que avalen la informaci&n presentada. 1atos $enerales resumidos. 0ne+os o informaci&n no necesariamente incluida en el cuerpo del informe. Planos, documentaci&n $r(fica, foto$rafas, etc. Itros datos de inters particular.9..Estudio del ori2en 0 causas del problemaJevisi&ndelascausasquepudieronocasionar el problemaoasuntoaanali'ar, quepermiten establecer elementos de /uicio para lle$ar a las conclusiones finales. Puede ser deutilidad la aplicaci&n de un an(lisis causaFefecto.9.?.Evaluacin de alternativas, en el caso de requerir acciones correctivas, tratamientoso refuer'os. Irientaciones de sistemas o soluciones posibles, venta/as e inconvenientes de cadauno. )nstancias de comunicaci&n a terceros involucrados, Kobierno, or$anismos, etc.9.B. Ane3os;ecaracteri'anporbrindarinformaci&naccesoriacuainclusi&nnoesrelevanteenelcuerpo central del informe.;inteti'a el cuerpo central del informe e induce a que ste sea mane/ablebreve. Permitetambin resaltar ciertas (reas o informaci&n especfica complementaria.;. -&I)'I-I%+ DE &EDA''I()1. ;iempre ten$a en mente a un lector especfico, real o ima$inario, cuando escriba unreporte:siempre asuma que dic#o lector es inteli$ente pero que no est( informadode la situaci&n en particular que se est( reportando.2. 0unquepare'catraba/oe+tra, unbocetoaudar(siempreaa#orrar traba/o, alaudarlo a or$ani'ar sus pensamientos. %l resultado ser( un informe que no s&lopresentar( en forma efectiva el material,sino que tambin tomar(menostiempopara escribirse.3. 0ntesdeempe'ar aescribir, decdasepor el prop&sitoe+actodesuinformease$9rese de que cada palabra, cada oraci&ncada p(rrafo contribuan al prop&sitodel mismode que lo #a$an en el momento preciso. %l informe debera refle/ar uns&lido entendimiento del material presentado,debera ser ob/etivo. ?unca e+presesus opiniones personales, ni #a$a su$erencias ni plantee que/as: pon$a estascuestiones sub/etivas en una carta ane+a que apare'ca al principio del informe.3. Ase len$ua/e simple, precisofamiliar. %l uso incorrecto del vocabulariode lostrminos tcnicos 9nicamente #ace que el lector sienta que el autor no tiene un buenconocimiento del material. Manten$a sus oraciones cortas aun cuando est tratandocon material comple/o. ,a forma puntual -frases brevesconcisas. ese+tremadamente efectiva, pero debe usarse con muc#o cuidado.4. 0liniciaral finali'arcadasecci&ndesuinforme, reviseloque#aescritodeacuerdo al si$uiente principio* =Primero d$ale al lector qu es lo que le va a decir,lue$o d$aselo,por 9ltimo d$ale qu fu lo que le di/o>. An reporte no es unanovela de misterio: nomanten$a al lector ensuspensode/andolos resultadosesenciales para el final. Atilice frases como =posteriormente se mostrar( queL> =este error ser( el factor clave en la prdida de la secuencia de los datos>, a questas son mu 9tiles para conectar varias partes del informe.5. Ase la tercera persona en vo' pasiva. ,os pronombres personales =o>, =a m>, =t9>,=usted>, =a nosotros>, no deberan aparecer. ,a vo' pasiva es utili'ada debido a quelosinformes$eneralmente#ablandecosasquese#an#ec#oenel pasado: pore/emplo* =el voltmetro fue calibrado>, en ve' de =nosotros calibramos elvoltmetro>.,a decisi&n de usar presente o pasado frecuentemente es cuesti&n personal. 0 pesar de ello,las re$las para traba/ar son*-a.;i el evento se relaciona especficamente a un estudio a terminado, se usa el pasado.Por e/emplo* =la lectura del medidor fluctu&>.-b. ;i se coloca al$o que debe ser tan cierto #o como cuando se #i'o el e+perimento,entonces se utili'a el presente. Por e/emplo* =los corrientes de a$ua se rie$an r(pidamenteconforme se me'clan con sus alrededores>.1. ?unca obli$ue al lector a buscar informaci&n a lo lar$o de todo el reporte.2. ;i setienenproblemas conunaoraci&n, estosedebeprobablementeaquesequieren unir dos ideas que no est(n relacionadas entre s. 1etn$ase a pensar unmomento en lo que est( tratando de decir. %ncontrar( que dos o m(s oraciones, m(scortas, representar(n la informaci&n con maor claridad#ar(n que este pasa/e seam(s f(cil de leer.$I$#I%.&AFA '%)+:#ADAKarcaF