Organización y Responsabilidades

-Organigrama

Gerencial y administrativa – jefe de ventas- contadora – asistenta de gerencia – compradora via telefono- jefe de almacen y repartidor (los dos reparten chofer y repartidor)

La tienda distribuidora le abastece a la tienda

Pedidos al pozito de lima

-Reglamento Interno:

“El Pozito” sólo realiza el pedido de sus productos a importadores previamente aprobados por la empresa. Mientras más se relaciona con un importador, éste generalmente les da créditos de 30 a 45 días para realizar el pago respectivo.

En caso de la falta de algunos productos o de un pedido urgente de parte de algún cliente, “El Pzito” se encarga de pedirlos a la central ubicada en Lima.

-Organización del Área Logística

Asistente de gerencia

Encargada de compras o jefe de compras

Jefe de ventas

Despacho de almacen (jefe de almacen y repartidor)

- Registro de los Costos Logísticos

“El Pozito” cuenta con un sistema de información en la cual se detalla la lista de precios de sus proveedores. Previo a realizar un pedido, la empresa consulta si las lista se mantiene vigente, en el caso contrario, los proveedores les envían una lista actualizada. Todos los pedidos son realizados vía correo electrónico. El encargado de realizar esta operación es el jefe de Compras.

-Indicadores de Gestión Logística: Índice de rotación de los materiales/Vejez de las existencias

Dentro de los productos comercializados por “El Pozito”, hay algunos como las bebidas gasificadas que sólo tienen una duración de 6 a 8 meses. Por otro lado los vinos tienen distinta duración de acuerdo al tipo, por ejemplo: vinos crianza (6 años), vinos reserva ( 7 años), vinos gran reserva (8 años).

Cuando hay algunos productos ya vencidos o cerca a vencer, los proveedores se encargan de realizar el cambio, previo aviso de “El Pozito”. Existen casos n los cuales, el proveedor cubren los vencidos, enviando gratuitamente productos para la degustación de los clientes.

-Espacio de almacenamiento:

El almacén cuenta con 300 metros cuadrados aproximadamente, lo cual lo hace un espacio más que suficiente para los productos almacenados.

-Capacitación del personal de compras y de almacén:

En primer lugar, “El Pozito” de Lima realiza una capacitación general para toda la empresa. Luego los importadores se encargan de enviar un capacitador cada vez que lanzan un nuevo producto.

-Implementación de nuevas sucursales:

“El Pozito” evalúa colocar nuevas sucursales en las ciudades de Piura, Arequipa o Cajamarca una vez que la sucursal de Trujillo llegue a ser líder en el mercado. Inicialmente se alquila un local y de acuerdo a cómo va el desarrollo de la empresa, se adquiere el lugar.

Compras:

-Conocimiento de las funciones y responsabilidades

La gerencia de “El Pozito” se encargó de darle un manual al jefe de compras en el cual se detallan sus funciones:

. Revisar el correo de pedidos.

. Preparar los pedidos.

. Realizar Informes diarios para poder realizar luego las compras necesarias.

-Evaluación de los proveedores:

“El Pozito” para evaluar y analizar la calidad de servicio que brinda un proveedor, realiza una consulta detallada a otras empresas. De acuerdo a eso la empresa verifica si ese proveedor es el adecuado para trabajar con ellos.

-Frecuencia con las que se realizan las compras:

“El Pozito” realiza la compra de productos cada 20 o 30 días. La empresa toma en consideración la demanda del producto y los pedidos que generalmente hacen sus clientes.

-Factores tomados en cuenta para realizar las compras:

Recursos Financieros: Dinero disponible para comprar.

Programación de ventas: Se realiza el pedido al proveedor por un año y les envían los productos continuamente cada 3 meses.

Modelo de reposición de stock: El almacenero tiene la función de informar qué producto está faltando, de acuerdo a eso se hace el pedido respectivo.

Previsión de la demanda basada en datos históricos: Se toman en cuenta los datos históricos porque si pidieron 150 cajas de algún producto el mes anterior. Para el próximo se realiza un pedido de 160 cajas de acuerdo a cómo se esté dando la venta de dicho producto.

-Nivel de Stock Mínimo

El stock mínimo depende de los productos. Para aquellos de alta rotación, se realizan los pedidos cuando sólo hay 3 cajas restantes. Sin embargo para los productos de baja rotación, el mínimo es 3 botellas, por lo general éstos son los productos más costosos.

-Consideración de la Clasificación ABC

El Jefe de Compras considera el análisis ABC, ya que de esa manera ve el movimiento que tienen todos los productos. Esto permite realizar una mejor compra de acuerdo a las necesidades de los clientes.

-Tiempo promedia de entrega de los productos:

Generalmente los productos llegan al almacén de “El Pozito” una semana después de haber realizado el pedido.

Existen caso especiales en los cuales se traen productos desde Lima vía aérea, estos sólo se da cuando son pedidos urgentes y los realizan clientes Premium.

-Frecuencia con la que el stock físico no coincide con lo que indica el sistema:

“El Pozito” revisa su inventario cada 7 o 15 días y si bien generalmente coincide en un 98%, hay ocasiones en la que hay un 5% de error. Lo que ocasiona esta descoordinación es el sistema ya que no tiene registrado detalladamente cómo venden sus productos.

-Documento utilizado para realizar los pedidos:

“El Pozito” maneja listas de precios de los proveedores con los que trabaja. El pedido se realiza enviando una orden de compra, previamente verificada y aprobada.

Almacén:

-Criterio tomado en cuenta para acomodar la mercadería:

“El Pozito” agrupa sus productos principalmente por el tipo de licor. Estos van agrupados en filas. Además cuenta con una cava especialmente dedicada a los vinos, lo cual los mantiene a una temperatura ideal: 18°. Esto con el fin de conservar mejor el producto.

-Productos de mayor y menor rotación:

Mayor Rotación: Whiskys y vinos.

Menor Rotación: Licores crema y licores saborizados que son utilizados para darle color a los tragos.

-Operaciones que generan mayor dificultades en el almacén:

Recepción de Mercadería: Algunas veces los productos por el hecho de venir de diferentes lugares, llegan rotos al almacén. Es por ello que siempre los encargados de recibir la mercancía tienen que verificar minuciosamente las cajas que contienen las botellas, y además se hace un conteo porque en caso falte una botella, la responsabilidad principal es del jefe de almacén.

Distribución:

-Factores que se tienen en cuenta para planificar los despachos.

“El Pozito” envía a su fuerza de ventas a realizar la visita a sus clientes. Los despachos se realizan al día siguiente de realizado el pedido. Para el despacho se toma en cuenta las zonas en las cuales se encuentran los clientes.

Sólo cuando se trata de un cliente VIP, los pedidos son despachados al momento del pedido de acuerdo a la urgencia con la cual necesiten los productos.

- Planificación de rutas.

“El Pozito” envía los productos a sus clientes mediante rutas que están divididas por zonas, de esa manera ahorra el mayor tiempo posible y la distancia recorrida es menor.