EL ACTAYour contact information

EL ACTA

La palabra "acta" viene del latín y significa "los hechos"; luego, un "acta" no es más que un testimonio escrito o modalidad de comunicación escrita que tiene por objeto dejar constancia de lo tratado, sucedido y acordado en una junta o reunión. Se extiende en hojas o folios sueltos, o bien en libros destinados expresamente para ese propósito.

1:CONCEPTO

Etimológicamente

Definiciones

Es un documento en el que se registra en forma de sucinta el relato del desarrollo y de los recuerdos tomados en una asamblea o sesión. Se extiende en hojas o folios sueltos, o bien en libros destinados expresamente para ese fin.

Se denomina acta al documento que durante una reunión es escrito por una persona presente en la misma, y a través de la cual se registran a que sus temas que han sido tratados, como así también las conclusiones o acuerdos que han resultado adoptados luego de dicha reunión.

3:PARTES DE UN ACTA

La redacción del acta a cargo generalmente del secretario de la institución de que se trate, debe contener básicamente lo siguiente:

A)Introducción:

Comprende la anotación de la ciudad, local, hora y fecha en que la reunión se celebre; asimismo, los participantes, director de debates y secretario.

B)Cuerpo: Es el desarrollo de la sesión. Comprende:

Despacho: En esta parte, el Presidente da cuenta de la documentación remitida y de la recibida, la cual puede pasar a la orden del día, si se considera pertinente.Informes: Cualquiera de los miembros asistentes da a conocer los asuntos de interés para la institución. A veces, si se juzga necesario, un informe puede pasar a Orden del Día.

Pedidos: Se anuncian en forma verbal, Su fundamentación se hace en Orden del Día.

Orden del Día: Es la parte mas importante de la sesión, Se le denomina también Debate. En esta parte se expone, discute, debate, aprueba o rechaza cada uno de los pedidos o puntos de la agenda, según la secuencia u orden de su formulación.

Finalización: Esta parte no se escribe en el acta bajo nombre, viene a ser la conclusión de la sesión. Cuando se ha terminado la Orden del Día, el acta concluye con la expresión; «Siendo las …. Y no habiendo mas asuntos que tratar, el Presidente levanta la sesión» u otras frases parecidas.

Adicionalmente

Control de asistencia: Llegada la hora para la cual ha sido convocada o citada la sesión, quien ejerce la presidencia ordena al secretario a pasar lista para determinar si se cuenta o no con el quórum necesario para dar inicio a la sesión.

Lectura de la agenda: El presidente lee la agenda de la sesión, la misma que se hizo conocer por medio de la convocatoria o citación correspondiente. También hace referencia a los documentos e informes que pasaron a "orden del día", ya como parte de la agenda.

Firmas de los que aprueban el acta: Según lo determinen las normas de cada institución , las actas una vez aprobadas deben ser firmadas por todos los asistentes o solamente por el Presidente y el Secretario o por una comisión elegida para tal fin.

TIPOS DE ACTA

Acta de reuniones:Facilita la síntesis de lo sucedido de la reunión. Resulta muy apropiado para las reuniones orientadas a la toma de decisiones, revisar el avance de un determinado proyecto, o aquellos que se convocan para la resolución de conflictos.

Acta de Constitución: El acta de constitución viene a ser la partida de nacimiento de la organización que estamos formando y en cual se hace constar el tipo de organización

Acta Constitutiva: Viene a ser un documento o constancia notarial en la que se registran los datos referentes a la de la información de una sociedad o agrupación

Acta de Matrimonio: Es un acto jurídico civil, solemne y público mediante dos personas de distintos sexos establecen una unión regulada por la ley y dotada de ciertas estabilidad y permanencia.

Acta de asamblea: Documento en la cual se contiene la celebración de un acta ordinaria o extraordinaria, celebrada por los miembros de una persona moral. 

Acta de nacimientoEs el primer documento que identifica a una persona, este documento oficial expedido por el estado da el reconocimiento y o nacimiento (como el mismo nombre lo dice) de toda persona a la vida jurídica (es un control del estado para la persona sujeta de derechos y obligaciones dentro del marco legal). Este documento contiene los datos primordiales de toda persona como lo son Nombre completo, Nombre de los padres, lugar de nacimiento, fecha de nacimiento, hora de nacimiento y así todos los datos de plantificación de la persona, es el documento más importante de toda persona.

Acta notarial:Son aquellos documentos autorizados en forma legal por el Notario, para dar fe de un hecho o de una pluralidad de hechos que presencie o le consten, o que personalmente realice o compruebe y que no constituyen negocio jurídico. Las declaraciones que no sean de voluntad son actas y no escrituras pues éstas, por definición han de contener declaraciones negóciales.

TIPOS DE ACTA

CARACTERISTICAS

• Fecha, hora y lugar en la que se celebra la reunión o junta. • Cuando el acta lo formaliza una determinada sociedad, deberá figurar el nombre de ésta. • Nombre y apellidos de todos los convocados, indicando quienes han asistido y quiénes no.• Nombre y apellidos de encargado de presidir la reunión o junta (el presidente). • Orden del día a tratar. En él se indicarán los puntos a tratar tratando de que éstos se relacionen   por orden de tratamiento. • Se indicarán los acuerdos adoptados en la reunión o junta, pero también se podrán indicar      aquellos aspectos o puntos en los que no se ha podido establecer un acuerdo.• Personas que han intervenido en el establecimiento de los acuerdos. • Cuando se trata de juntas, se deberá de indicar el número de asistentes con derecho a voto ya  que no todos los presentes tienen derecho a voto, e incluso, hay asistentes que tienen derecho a  votar pero su voto no resulta vinculante. Por otra parte, se indicará quiénes son las personas que  votan personalmente o quiénes delegan su derecho de voto sobre otras (representantes) por   medio de la autorización correspondiente. • Cierre y firmas del presidente o director y del secretario o secretaria, siendo esta última persona   la encargada de levantar el acta oficial, es decir, con la firma se entiende que el acta es   aprobada en reunión. 

USOS

Las sociedades mercantiles, las empresas cooperativas, las juntas de determinados organismos públicos o cuasi-públicos, las instituciones de diversa naturaleza, tienen la obligación de llevar los correspondientes libros de actas, en los que quede debida constancia de los acuerdos que se han pactado por los miembros que las representan.

¿QUÉ REQUISITOS DEBE CONTENER UN ACTA?EL ACTA DEBE CONTENER POR LOS MENOS LOS SIGUIENTES REQUISITOS GENERALES:

1. NOMBRE Y RUC de la empresa a la cual pertenece

2. NÚMERO DEL ACTA (Las actas deben llevar una numeración cronológica. Si se lleva en un solo libro de actas del máximo órgano – asamblea – y del órgano de administración – junta directiva – el consecutivo debe ser independiente para cada órgano. Si se pasa de un año a otro o el libro se cambia por agotamiento, el consecutivo continúa).

3. ÓRGANO QUE SE REÚNE (Asamblea de accionistas, Junta de socios, juntas directivas, consejos de administración, juntas de vigilancia, etc.)

4. CLASE DE LA REUNIÓN (Ordinaria – Extraordinaria – universal, de derecho propio, de segunda convocatoria, reunión no presencial o decisiones tomadas a vuelta de correo)

5. CIUDAD DONDE SE DESARROLLÓ LA REUNIÓN. Son ineficaces las decisiones adoptadas en reuniones desarrolladas por fuera del domicilio de la sociedad, salvo en la reunión universal.

6. EL LUGAR, LA FECHA Y LA HORA de la reunión.

7. QUIEN CONVOCO Y EN CALIDAD DE QUÉ; el medio utilizado para convocar a la reunión; y el término de antelación de la misma o fecha en que se convocó. Son ineficaces las decisiones adoptadas en reuniones que no se cumplieron las condiciones establecidas en los estatutos o la ley para la convocatoria, salvo en la reunión universal.

¿QUÉ REQUISITOS DEBE CONTENER UN ACTA?EL ACTA DEBE CONTENER POR LOS MENOS LOS SIGUIENTES REQUISITOS GENERALES:

¿PARA QUE SIRVE EL ACTA?Se utiliza para dejar evidencia de lo sucedido, temas tratados y acordados en una Reunión o situación específica (Comité o evento en general).

¿CUANDO SE UTILIZAN?En reuniones y eventos donde por su importancia y requerimientos así lo ameriten.

¿DONDE SE UTILIZA:?En las dependencias, instalaciones físicas de la ESE Popayán o en las reuniones a las que sea invitada la ESE – Popayán.

¿POR QUE?En razón a que permite llevar un control y evidencia escrita de las actividades efectuadas en una reunión y de los acuerdos o compromisos adquiridos en la misma.

Gracias