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EJERCICIO 30 DE EXCEL

ANÁLISIS DE DATOS Excel 2016

Escenarios

Excel puede crear y guardar conjuntos de variables que producen resultados

diferentes.

Los escenarios son útiles en el análisis de datos, ya que se podría ver, por

ejemplo como afectarían distintas condiciones (tasa de interés, plazo de

devolución, etc.) en un préstamo. Se pueden definir escenarios diferentes, cambiar

de uno a otro para realizar análisis y guardarlos con el modelo.

Se define un escenario como un conjunto de variables llamadas celdas

cambiantes que se guardan con un nombre y se aplican a una hoja de cálculo para

ver los distintos resultados producidos.

Un escenario está compuesto por dos partes principales:

1. Celdas cambiantes. Son las celdas en las cuales se van a introducir datos

(que se van a modificar) y no deben contener fórmulas.

2. Celdas resultantes. Son las celdas donde se ve el resultado. Deben ser

celdas que contengan fórmulas o que dependan de las celdas cambiantes.

Un escenario puede dar como resultado:

• Resumen. Muestra los resultados (celdas cambiantes y las celdas

resultantes) en una hoja de cálculo.

• Tablas dinámicas. Da el resultado en una tabla dinámica.

• Mostrar. Muestra las variaciones dentro de la hoja de cálculo activa.

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Creación de un escenario

Para ver el funcionamiento de esta opción realizaremos un sencillo ejemplo:

1. Cree la siguiente hoja de cálculo y utilice la fórmula =B1+B1*B2 para

calcular el Precio final.

A continuación crearemos tres escenarios llamados Mínimo, Medio y Máximo

que cambiarán el Margen de beneficios con los valores 10%, 50% y 90%

respectivamente.

2. Desplace el cursor a la celda B2 y seleccione la ficha Datos, en el

grupo Herramientas de datos, haga clic en Análisis Y si y, después,

en Administrador de escenarios.

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3. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo llamado Administrador de

escenarios:

En donde:

• Aparece una lista con todos los escenarios creados (los ocultos no

aparecen, si se activó la protección).

• Celdas cambiantes. Las celdas en las que van a introducir datos.

• Comentarios. Explicación de lo que hace un escenario; si no se

introduce nada, Excel de forma automática, coloca el nombre que

figure como usuario y la fecha en que fue creado o modificado.

• Agregar. Agrega un escenario.

• Eliminar. Elimina el escenario sobre el que se está posicionado.

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• Modificar. Sirve para realizar cambios en un escenario, siempre

que la protección no esté activada.

• Combinar. Combina los escenarios de las hojas de cálculo

seleccionadas en cualquier libro de trabajo abierto.

• Resumen. Crea un resumen o una tabla dinámica en una hoja en

blanco con los escenarios definidos.

4. Pulse el botón Agregar para crear el primer escenario. En su pantalla

aparecerá otro nuevo cuadro de diálogo llamado Agregar

escenario.

En donde:

A. Se escribe el nombre del escenario.

A

B

C

D

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B. Celdas cambiantes. Se establecen las celdas cambiantes para ese

escenario.

C. Comentarios. Explicación o seguimiento del escenario.

D. Protección. Evitar que se produzcan modificaciones en los

escenarios.

5. Teclee Mínimo en el interior del cuadro Nombre del escenario.

En el interior del cuadro Celdas cambiantes tenemos que introducir

la referencia de la celda o celdas que deseamos cambiar.

6. Observe que en el cuadro Celdas cambiantes se indique la celda B2,

en caso contrario modifíquelo.

En el cuadro Comentarios aparece el nombre del usuario y la fecha de

creación del escenario. En el caso que lo considere necesario puede

cambiarlo.

7. Pulse el botón Aceptar.

Aparecerá un nuevo cuadro de diálogo mostrando el valor actual de la

celda cambiante y preguntando qué nuevo valor se desea

introducir en la misma.

Cuando introduzca un valor podrá pulsar el botón Agregar para

continuar creando otros escenarios o bien pulsar el botón Aceptar

para terminar y regresar al cuadro de diálogo Administrador de

escenarios.

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8. Teclee 10% y pulse el botón Agregar para crear otro escenarios.

9. Teclee Medio como nombre de escenario y pulse el botón Aceptar.

10. Introduzca el valor 50% y pulse el botón Agregar para crear el último

escenario.

11. Teclee Máximo como nombre del escenario y pulse el botón Aceptar.

12. Introduzca el valor 90% y pulse el botón Aceptar para terminar y

regresar al cuadro de diálogo Administrador de escenarios.

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Proteger los escenarios

Los cuadros de diálogo Agregar y Modificar escenario, contienen dos

opciones de protección:

• Evitar cambios.

• Ocultar.

Si se selecciona Evitar cambios, el escenario que se defina no podrá ser

editado.

Sin embargo, esto no impide editar directamente en la hoja los valores de

las celdas cambiantes (a menos que las propias celdas estén bloqueadas). La casilla

Ocultar, evita la presentación en la lista de escenarios.

Mostrar los escenarios

Para ver el resultado de los escenarios directamente sobre la hoja de cálculo,

simplemente se posiciona sobre el escenario que se desee ver el resultado y se

pulsa Mostrar, automáticamente se ven los resultados sobre la hoja de cálculo.

Modificar escenarios

Si deseamos modificar algún escenario tenemos que realizar los siguientes

pasos:

1. Seleccione el escenario Máximo.

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2. Pulse el botón Modificar. A continuación aparecerá el cuadro de diálogo

Modificar escenario.

En esta pantalla podemos modificar el nombre del escenario, la celda cambiante o

el comentario, pero si nuestra intención es cambiar el valor del escenario tenemos

que pulsar el botón Aceptar.

En nuestro caso cambiaremos el valor.

3. Pulse el botón Aceptar.

4. Teclee 100%.

5. Pulse el botón Aceptar para finalizar el cambio.

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Eliminar escenarios

Para eliminar escenarios que no se necesiten, efectúe los siguientes pasos:

1. Elija el escenario a eliminar.

2. Pulse el botón Eliminar.

Combinar escenarios

Utilice la opción cambiar cuando necesite copiar al libro de trabajo activo

escenarios de otros libros de trabajo, teniendo en cuenta que deben estar abiertos

todos los libros.

Los pasos para realizar la combinación son:

➢ Abra todos los libros de trabajo que contienen los escenarios a combinar.

➢ Active el libro de trabajo donde desea realizar la combinación.

➢ Seleccione la ficha “Datos”, en el grupo “Herramientas de datos”, haga

clic en “Análisis Y si” y, después, en “Administrador de escenarios”.

➢ Pulse el botón Combinar. Aparecerá el cuadro Combinar escenarios.

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➢ Seleccione de la lista desplegable el libro de trabajo que contiene los

escenarios para combinar.

➢ Elija también la hoja que posee los escenarios para combinar. Observe

que en la parte inferior de la ventana aparece un mensaje del número de

escenarios existentes en la hoja seleccionada.

➢ Pulse el botón Aceptar. Excel regresará al cuadro de diálogo

Administrador de escenarios con los escenarios combinados en su

interior.

➢ Pulse Cerrar para finalizar.

Resumen de los escenarios

Se puede ver el resultado en un resumen, en el que se incluyen todos los

escenarios creados, con las variables (celdas cambiantes y celdas resultantes),

incluyendo además un escenario con los valores actuales. Automáticamente se crea

una hoja en el libro de trabajo activo, llamada Resumen de escenarios. Para ello,

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se pulsa Resumen en la ventana de Administrador de escenarios. Aparecerá la

siguiente ventana, donde se selecciona la opción Resumen (1) y se indican las celdas

resultantes (2).

El resultado final será algo así:

1

2

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Utilización de tablas de datos

Se define una tabla de datos como un rango de celdas que muestra los

resultados de sustituir diferentes valores en una fórmula. En las tablas de una

variable se introducen diferentes valores (fila o columna) y se ve el resultado en

una fórmula. Para tablas de dos variables, se introducen valores (fila y columna)

para las dos variables y se ve el resultado en una fórmula. Para utilizar una tabla

de datos con una sola variable, los pasos a seguir son:

1. Se crea una columna o fila con los valores de la variable (2) que serán

sustituidos en la fórmula. Y en la celda siguiente, en la parte superior, se

coloca la fórmula que va a ser sustituida (3).

2. Se selecciona la zona donde se encuentren los datos variables y la

fórmula. En el ejemplo anterior sería A10..B19.

1

3

2

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3. Ir a la etiqueta “Datos”, seleccionar “Tabla de datos”:

4. Aparece el siguiente cuadro de diálogo:

Para el análisis con una variable, se le indica el dato que va a ser utilizado

para la realización del cálculo. Al pulsar Aceptar aparecerán los datos con los

nuevos valores debajo de la fórmula y al lado de su correspondiente parámetro. En

este ejemplo, el dato variable es la tasa de interés y está en la celda B7. Se

indicaría como Celda de entrada (columna) B7. El resultado sería:

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En el análisis con dos variables, los pasos son semejantes a los de una

variable, con la diferencia de que la fórmula está en la intersección de la fila con

la columna. En el siguiente ejemplo, los datos variables son el precio de venta, que

está en la celda B5, y la tasa de interés que está en la celda B7. Se indicaría en

Celda de entrada (fila) B5 y Celda de entrada (columna) B7 en la ventana Tabla.

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El resultado final sería:

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Buscar objetivo

Si se desea encontrar el número preciso en una fórmula para alcanzar un

determinado valor (objetivo), debe utilizar el comando “Buscar objetivo”.

Para nuestro ejemplo tomaremos una planilla como la que se muestra a

continuación:

En esta planilla se tiene un precio de compra al cual se aplica un porcentaje

de ganancia para obtener el precio de venta. En este caso se aplica un 10% de

ganancia obteniendo como precio de venta 110€. Pero cuánto sería el porcentaje

de ganancia si quisiéramos que nuestro precio de venta fuera 225,15€?

Para averiguar este valor nos valemos de la herramienta “Buscar objetivo”:

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Para encontrar nuestro porcentaje de venta se debe:

1. Activar la etiqueta “Datos”, desplegar el menú “Análisis y si” y por último

hacer clic en “Buscar objetivo”, se presentará el siguiente cuadro de

diálogo:

En donde:

a) La celda sobre la que se va a obtener el resultado. En nuestro ejemplo

D4.

b) Se escribe el valor que se quiere alcanzar. En nuestro ejemplo 225,15.

c) Se escribe la celda que se va a modificar, y que será sustituida por el valor

que encuentre. En nuestro ejemplo C4.

2. Excel comienza a buscar un nuevo valor para porcentaje de venta.

Pulsaremos Aceptar si aceptamos el valor encontrado. Cancelar si

queremos dejarlo como estaba.

Excel 2016