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e-Administración. Un nuevo eslabón en la modernización de la Universidad Alicante, 17 de octubre de 2011

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e-Administración . Un nuevo eslabón en la modernización de la Universidad. Alicante, 17 de octubre de 2011. Sumario. Antecedentes. Tendencias. Conceptos. Nuevas leyes. El documento y expediente electrónico. La actuación administrativa automatizada. La e-Administración en la Universidad - PowerPoint PPT Presentation

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Alicante, 17 de octubre de 2011

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Sumario

1. Antecedentes.

2. Tendencias.

3. Conceptos.

4. Nuevas leyes.

5. El documento y expediente electrónico.

6. La actuación administrativa automatizada.

7. La e-Administración en la Universidad

8. Oportunidades.

9. Conclusiones.

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• La Universidad está inmersa en un proceso de modernización para adaptarse a las nuevas demandas de los estudiantes, PAS y PDI, empresas, otras administraciones públicas, etc. Así como a las nuevas leyes.

• En los últimos años han surgido nuevas leyes que pretenden adecuar las Universidades a la nueva realidad que es la sociedad de la información o del conocimiento, tal y como nos referimos en estos momentos al impacto que están teniendo las tecnologías de la información y de las comunicaciones dentro de la sociedad actual.

• Pero últimamente esta adecuación también se observa como un proceso de simplificación administrativa, ahorro de costes y mejora de la eficiencia de las universidades.

• Las TIC no son el elemento que modernizará una institución, pero no se puede plantear su modernización sin su utilización.

• Los nuevos ciudadanos están ya preparados, las leyes lo impulsan, las administraciones ofrecen herramientas, hay que ser más eficientes, hay que ahorrar costes, las universidades tienen que avanzar en la e-Administración.

Antecedentes

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• Ley 30/1992 de Régimen jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común (LRJAP-PAC) recogida en su artículo 45:

“Las Administraciones Públicas impulsarán el empleo y aplicación de las técnicas y medios electrónicos, informáticos y telemáticos, para el desarrollo de su actividad y el ejercicio de sus competencias, con las limitaciones que a la utilización de estos medios establecen la Constitución y las Leyes”

• Ley 24/2001 de 27 de diciembre que permite el establecimiento de registros telemáticos, así como las notificaciones telemáticas

• Ley general tributaria de 2003 que ya habla de la actuación administrativa automatizada o la imagen electrónica de los documentos en papel.

• Ley 59/2003 de firma electrónica que da validez jurídica al documento electrónico firmado digitalmente.

Antecedentes: Leyes que habilitaban

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Tendencias

La e-Administración, la confianza en Internet y el futuro de Europa:

•“El papel de la administración electrónica en el futuro de Europa”. COM (2003) 256 de 29 de septiembre de 2003

•“Retos para la sociedad de la información europea más allá de 2005”, COM (2004) 757, de 19 de noviembre de 2004

•“i2010. Una sociedad de la información europea para el conocimiento y la ocupación”, COM (2005) 229, d’1 de junio de 2005

•Declaración de Manchester “Transformando los Servicios Públicos”

•“Interoperabilidad de los servicios públicos panaeuropeos de administración electrónica”, COM (2006) 45, de 13 de febrero de 2006.

•“Plan de acción sobre administración electrónica i2010”, COM (2006) 173, de 25 de abril de 2006

•“Una estrategia para una sociedad de la información segura – Dialogo, asociación y potenciación”, COM (2006) 251, de 31 de mayo de 2006

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Tendencias

• Pasamos de la relación presencial a la telemática.

• Pasamos del papel al documento electrónico.

• Al procedimiento administrativo automatizado.

• A la interoperabilidad. • De una seguridad tecnológica a una seguridad jurídico-tecnológica.

• La comunicación y las relaciones se establecerán a nivel de hardware/ software. Es necesario un control de lo que hace este.

• Cada vez se requerirán perfiles mixtos: técnico/legal, técnico/archivero, etc.

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Tendencias

Sector administración pública

• Ley 11/2007 de acceso electrónico del ciudadano a los servicios públicos.• Real Decreto que desarrolla la ley 11/2007• Ley 30/2007 de contratos del sector público.• ENI y ENS.

• Lleva a:• Trámite telemático• Uso de las TIC con validez jurídica.• Reingeniería de procesos:

• Documento y expediente electrónico.• Automatización de procesos.• Interoperabilidad.

• Certificados ACCV y DNI electrónico.

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Sector administración pública: Sector salud.

• La receta electrónica: Uso masivo de la firma electrónica.

• La historia clínica compartida: Interoperabilidad y alto nivel de seguridad.

• La tarjeta del asegurado sanitario (pública o privada) como dispositivo de identidad digital y firma electrónica para pacientes.

• La identidad digital basada en certificados digitales como sistema de alto nivel de seguridad para el acceso de los profesionales y de los ciudadanos a la información del paciente.

• Movilidad: firma en el teléfono móvil.

Tendencias

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Banca y servicios financieros

• Se centran en iniciativas de autenticidad, y aun dudan sobre el modelo de negocio referente a expedir certificados digitales a sus clientes.

• La tensión por el phishing puede forzar el cambio.

• Las tarjetas financieras como EMV permite introducir un certificado de firma electrónica para otros usos.

• Ya hay diferentes entidades financieras que aceptan el DNI electrónico, el certificado de la ACCV, etc. Como medio para identificarse en la banca electrónica.

A la banca le interesa más la firma electrónica que la identidad digital: firma de contratos, transferencias, etc.

Tendencias

EjemploEjemplo

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Empresas

• Ley 56/2007 de impulso de la Sociedad de la Información.• Ley 30/2007 de contratos del sector público.

• A la espera de los movimientos de la Administración Pública (especialmente el DNI-e), banca y servicios financieros.

• Se están desplegando sistemas de factura telemática y de voto electrónico societario.

• Todos los protocolos de negocio electrónico se orientan a la adopción de la firma electrónica de empresa para los intercambios normalizados (ebXML y otros).

• Empiezan a haber ayudas de las administraciones públicas para implantar

Tendencias

Las empresas disponen de identidad digital, pero son reticentes a su uso. La Universidad puede obligar.

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Conceptos

_ Identidad: Tener la seguridad de que se está realizando la transacción con la persona/entidad deseada.

_ Legitimación: Conocer si el interlocutor está capacitado profesionalmente o legalmente para realizar la gestión o la transacción que está intentando realizar.

_ Confidencialidad: Tener la seguridad de que sólo la administración y la persona/entidad con la que se está realizando la transacción pueden acceder a la información.

_ Integridad: Tener la seguridad de que los documentos que son motivo de la transacción sean los originales.

_ Autenticidad: Tener la evidencia de la realización de un convenio, contrato, transacción, etc.

_ Disponibilidad: Tener garantías de poder acceder al documento electrónico durante todo el tiempo y que este continúe teniendo validez jurídica.

CARENCIAS DE INTERNET

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_ IDENTIDAD

· Usuarios contraseñas

· Identidad digital avanzada

<< Cuadros numéricos

<< Tokens

· Certificados digitales

· Huella dactilar

· Reconocimiento de retina

· Reconocimiento de ADN

· Otros

_ LEGITIMIDAD

· Certificados digitales con atributos

· Certificados digitales más acceso a una BD

_ INTEGRIDAD

· Firma electrónica

_ CONFIDENCIALIDAD

· Redes privadas

· Criptografía

· Certificados digitales

· SSL

HERRAMIENTAS

Hoy en día existen las herramientas necesarias para poder garantizar la confianza y las garantías jurídicas en las relaciones a través de la red

Conceptos

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Identidad digital

La identidad Digital (ID) es una de las grandes necesidades en la Internet más profesional.

Se considera Identidad Digital al conjunto de herramientas que están en posesión de una persona o máquina y que le permiten identificarse ante otra persona o máquina y que este segundo tenga la seguridad que el que hay al otro lado es realmente quien dice ser.

Tipos de identidades:

1. Personal.2. Representación.3. Capacidad.4. Servidor.5. Aplicativo.6. Etc.

Problemas de la identidad:

1. Bajo nivel de seguridad.2. Propietarias.

Seguridad de la identidad: Tres factores:

1. Una cosa que yo sé.2. Una cosa que yo tengo.3. Una cosa que yo soy.

Conceptos

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Certificado digital

Archivo de datos (estructura de información)

Datos que contieneIdentidad Personal : Nombre y apellidos, correo-e, dniIdentidad Digital : Clave públicaUso del certificado : Política, KeyUsagesPeríodo de validez para esta asociaciónEmisorFirma del emisor

Datos que NO contieneIdentidad Digital : Clave privada

EjemploEjemplo

Conceptos

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Firma electrónica

La firma electrónica es un conjunto de dígitos que están asociados a un documento y que garantizan:

• Que el documento es íntegro.• Que el documento lo ha realizado una persona.

“Es el conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante”.

• Firma electrónica ordinaria.

• Firma electrónica avanzada.

• Firma electrónica reconocida. EjemploEjemplo

Conceptos

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Firma electrónica “ordinaria”

Definición:

Art. 3.1 Ley 59/2003: “[...] conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante”

Efectos jurídicos:

Judicialmente, la carga de la prueba es del demandante.

Ejemplo:

Conceptos

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Firma electrónica “avanzada”

Definición:

Art. 3.2 Ley 59/2003: “La firma electrónica avanzada es la firma electrónica que permite identificar al firmante y detectar cualquier cambio ulterior de los datos firmados, que está vinculada al firmante de manera única y a los datos a que se refiere y que ha sido creada por medios que el firmante puede mantener bajo su exclusivo control”

Efectos jurídicos

Judicialmente, la carga de la prueba es del demandante pero existen evidencias que pueden facilitar esta prueba, especialmente si tenemos certificados digitales de AC acreditados.

Conceptos

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Firma electrónica “reconocida”

Definición:

Art. 3.3 Ley 59/2003: “Se considera firma electrónica reconocida la firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma”

Efectos jurídicos

Se equipara directamente a la firma escrita. Judicialmente, la carga de la prueba es del demandado.

Conceptos

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Sellado de tiempo

“Acreditación a cargo de un tercero de confianza de la fecha y hora de realización de cualquier operación o transacción por medios electrónicos”.

EjemploEjemplo

Conceptos

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Documento electrónico

Según la Ley de Firma electrónica

“Se considera documento electrónico el redactado en soporte electrónico que incorpore datos que estén firmados electrónicamente”.

Según la Ley de Impulso de la Sociedad de la Información

“Se considera documento electrónico la información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado”

Validez legal del documento electrónico:

• Integridad.• Identificación del autor.• Autenticidad.• Fecha de creación.

Conceptos

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Documento electrónico, conceptos relacionados

Compulsa electrónica: Proceso de conversión a formato electrónico de documentos en papel en el proceso previo a la entrada a la AAPP.

Digitalización: Proceso de conversión a formato electrónico de documentos en papel que ya están dentro de las AAPP.

Conversión de formato: Proceso de conversión a formato electrónico de documentos que ya están en formato electrónico.

Gestión documental: Los documentos contienen información que constituye un preciado recurso y un importante activo de la organización. La adopción de un criterio sistemático y corporativo en la gestión documental resulta esencial para las organizaciones a la hora de proteger y preservar los documentos como evidencia de sus actos.

Conceptos

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Documento electrónico, conceptos relacionados

Gestión documental

La gestión de documentos en una organización incluye:

1. Elaborar, aprobar y difundir la normativa correspondiente (políticas, estándares, manuales)

2. Prestar una serie de servicios relacionados con el uso y gestión de los documentos

3. Diseñar sistemas especializados para gestionar documentos

4. Integrar la gestión de documentos dentro del resto de sistemas de la organización y procesos de negocio

Hoy en día la gestión documental y/o la gestión de expedientes se ven como las únicas soluciones para garantizar la eficiencia en la e-

administración en cuanto al e-documento: creación, administración, recuperación, catalogación, preservación, migración, etc.

Conceptos

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Preservación del documento electrónico

• Garantizar el acceso al e-documento.• Garantizar la validez jurídica del documento.• Garantizar la interpretación del contenido

LAECSP:

Los documentos electrónicos que contengan actos administrativos que afecten a derechos o intereses de los particulares deberán conservarse en soportes de esta naturaleza, ya sea en el mismo formato a partir del que se originó el documento o en otro cualquiera que asegure la identidad e integridad de la información necesaria para reproducirlo. Se asegurará en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones.

Conceptos

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Sede electrónica

La sede electrónica es aquella dirección electrónica disponible para los ciudadanos a través de redes de telecomunicaciones la titularidad, gestión y administración de la cual corresponde a una administración pública, órgano o entidad administrativa en el ejercicio de sus competencias.

El establecimiento de una sede electrónica comporta la responsabilidad del titular respeto de la integridad, veracidad y actualización de la información y los servicios a que se pueda acceder a través de esta.

¿Qué debe haber?: Normativa, ordenes, carpeta del ciudadano, tablón de edictos, etc.

Parte de la web municipal, identificada como tal y con dirección propia donde todo aquello que esté publicado genera obligaciones por parte de la Universiedad. La publicación en la sede puede sustituir la publicación en el BOP, DOGC o BOE.

Conceptos

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Carpeta ciudadana

Espacio donde el ciudadano puede consultar on-line todos sus datos o los documentos generados en su relación con la Universidad: instancias, impuestos, padrón de habitantes, licencies,...

Qué se puede consultar?

1.Datos sobre estudiantes.2.Datos de notas.3.Datos sobre títulos.4.Trámites,5.Etc.

TIPOS: Estudiante, Empresa, Intermediario, ....

Conceptos

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Tablón de edictos electrónico.

Es un tablón de edictos que se accede desde la sede electrónica del organismo y es un medio oficial de publicación de edictos, anuncios, acuerdos, resoluciones, comunicaciones y cualquier otra información de interés general.

La publicación en el tablón de los actos administrativos que no hubieran podido notificarse en el domicilio o por medios electrónicos o cuando los interesados sean desconocidos, surtirá efectos de notificación a los interesados.

Conceptos

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Registro telemático

Registro de entrada y salida que funciona a través de Internet. Espacio donde los ciudadanos pueden presentar solicitudes, instancias, comunicaciones y donde las AP pueden registrar las salidas telemáticas.

Se podrán aportar documentos que acompañen la solicitud, escrito o comunicación.

Estos registros generarán recibos acreditativos de la presentación de los documentos.

Conceptos

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Notificación telemática

Plataforma que permite a las AP el poderse comunicar con garantías jurídicas con los ciudadanos.

Equivalente a la notificación por cartas certificadas.

Hace falta el consentimiento de los ciudadanos.

Hace falta garantizar la identidad del ciudadano, la integridad de la información transmitida, la autenticidad de esta y la constancia de entrega.

Conceptos

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Canales de relación telemática

Internet.

Teléfono + Teléfono móvil.

Teléfono móvil avanzado.

TDT.

Etc.

Conceptos

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Interoperabilidad

Definición: “capacidad de los sistemas de información, y por ende de los procedimientos a los que éstos dan soporte, de compartir datos y posibilitar el intercambio de información y conocimiento entre ellos”

Aplicación: Reconocer el derecho al ciudadano a:

“A no aportar los datos y documentos que obren en poder de las Administraciones Públicas, las cuales utilizarán medios electrónicos para recabar dicha información siempre que, en el caso de datos de carácter personal, se cuente con el consentimiento de los interesados en los términos establecidos por la Ley Orgánica 15/1999, de protección de datos de carácter personal, o una norma con rango de Ley así lo determine, salvo que existan restricciones conforme a la normativa de aplicación a los datos y documentos recabados. El citado consentimiento podrá emitirse y recabarse por medios Electrónicos”

Conceptos

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Interoperabilidad

Ejemplos:

•Cambio de domicilio.•Consulta de volantes de empadronamiento (Generalitat, ACA, Tesorería SS, etc.)•Consulta de estado de pago a la AEAT.•Visados COAC.•Tesorería General de la Seguridad Social: Certificado de estar al corriente de pago. •Instituto Nacional de Estadística: Verificación de datos de residencia •Dirección General de Policía: Verificación de los datos de identidad (Consulta del DNI)•Generalidad: Validar y consultar "on-line" el Título de Familia Numerosa.

•Y las Universidades?

Conceptos

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Evidencias electrónicas

Conjunto de evidencias de actos realizados por medios telemáticos con garantia de integridad y fecha y hora de creación.

Sirve para garantizar un conjunto de hechos que se han producido y que no pueden evidenciarse por medio de documento electrónico firmado. Ejemplos:

•Fecha de publicación en sede electrónica o perfil de contratante.•Tiempo de publicación.•Acceso a la sede electrónica y notificación.•Actos de conformidad en el procedimiento administrativo.•Etc.

El mecanismo suele constar de series de evidencias encadenadas y con sellos de tiempo uniformemente distribuidos.

Conceptos

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Nuevas leyes

Hasta hoy las leyes habilitaban para poder hacer cosas por medios telemáticos, y por tanto estaba en manos de las AAPP en general y de las universidades en particular, el utilizarlos.

A partir de ahora, no solo se habilita, sino que se OBLIGA:

1.Leiy11/2007 de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos (LAECSP).2.Real Decreto que desarrolla la ley 11/2007.3.Ley 30/2007 de contratos del sector público.4.ENI y ENS y las NTI5.Ley de Impulso de la Sociedad de la Información (LISI).6.Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD)

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Ley aprobada el 14 de junio de 2007 y publicada en el BOE el 20 de junio de 2007

El eje central de la Ley es el cambio en el modelo de relación entre los ciudadanos y las administraciones públicas por medios telemáticos, para pasar de un sistema voluntarista, que era el definido en la Ley 30/1992, a un sistema obligatorio al reconocer el derecho de los ciudadanos a comunicarse con las AAPP por medios:

1.Es mucho más explícita y detallada respecto a los medios y la forma de ir avanzando en esta relación telemática (pasamos de unos artículos a una ley) a la vez que tiene efectos sobre todas las AAPP.

2.En la nueva ley se recoge el derecho de los ciudadanos y por tanto se convierte en una obligación para las AAPP. En este sentido incluso pone fechas al cumplimiento. Tal y como dice la ley, se pasa del “podrán” al “deberán”

Nuevas leyes: LAECSP

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OBJETIVO DE LA LEY:

Esta ley tiene como objetivos principales:

• Reconocer el derecho al ciudadano (también empresa o profesional) a relacionarse con las AAPP por medios electrónicos.

• Regular los aspectos básicos de la utilización de las TIC dentro de la actividad administrativa, en las relaciones entre las AAPP, así como con las relaciones con los ciudadanos.

Haciendo especial énfasis en la disponibilidad integridad, autenticidad, confidencialidad y conservación de los datos.

Nuevas leyes: LAECSP

Destacamos:

De los 46 artículos que tiene la ley, en 28 un 60% se hace referencia a identidad digital, firma electrónica, seguridad jurídica, y en 7, un 15% de los artículos solo hace referencia a estos aspectos.

Esto indica la importancia que da el legislador a estos aspectos.

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PRINCIPIOS GENERALES:

1. Respeto a los derechos a la protección de datos de carácter personal.2. Igualdad.3. Accesibilidad.4. Legalidad. 5. Cooperación entre AAPP: Interoperabilidad y prestación de servicios conjuntos a los ciudadanos. 6. Seguridad. 7. Proporcionalidad. 8. Responsabilidad y Cualidad respeto a lo que ofrecen las AAPP a través de los medios telemáticos.9. Neutralidad tecnológica. 10. Simplificación administrativa. Ser más eficientes, reducir el tiempo de tramitación.11. Transparencia y publicidad del procedimiento.

Destacamos:

Principio de seguridad en la implantación y utilización de los medios electrónicos.

Principio de proporcionalidad en relación a las medidas de seguridad exigidas y en relación a los datos que se requieren a los ciudadanos.

Nuevas leyes: LAECSP

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CONCEPTOS IMPORTANTES: Sede electrónica

Se considera sede electrónica una dirección electrónica (WEB) a través de la cual, los ciudadanos pueden ejercer sus derechos.

Obliga a la Universidad de Alicante en cuanto a la integridad, veracidad y actualización de la información y de los servicios a los que se puedan acceder desde esta.

Hará falta identificar el titular de la sede, así como los medios disponibles para la formulación de sugerencias y quejas.

Dispondrán de sistemas que permitan establecer comunicaciones seguras siempre que sean necesarias.

Deben respetar los principios de accesibilidad y usabilidad.

Nuevas leyes: LAECSP

e-Sede de la UAe-Sede de la UA

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CONCEPTOS IMPORTANTES: Identidad electrónica

La Universidad de Alicante deben admitir sistemas de firma electrónica que sean conformes a la Ley 59/2003 de 19 de diciembre de firma electrónica.

Se regula que herramientas serán aceptadas para identificar al ciudadano: eDNI, Certificados digitales de firma electrónica avanzada, etc.

Se regula que herramientas de identidad digital se podrán utilizar en las AAPP: Certificados de servidor o de sede electrónica, Sistemas de firma electrónica para la actuación administrativa automatizada, Firma electrónica del personal de la Universidad, etc.

Representación: Se podrá habilitar a persones físicas y jurídicas para la realización de determinadas transacciones electrónicas en representación de los interesados.

Para ciertos trámites, un intermediario puede representar a un ciudadano o a una empresa: ex. Gestor administrativo, etc.

Nuevas leyes: LAECSP

e-Sede de la UAe-Sede de la UA

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CONCEPTOS IMPORTANTES: Firma electrónica

En este apartado distinguimos tres tipos de firma electrónica:

• Firma electrónica del ciudadano.

• Firma electrónica del trabajador de la Universidad.

• Firma electrónica en la actuación administrativa automatizada.

Nuevas leyes: LAECSP

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CONCEPTOS IMPORTANTES:

Registro electrónico

Las AAPP crearán registros electrónicos para la recepción y reemisión de solicitudes, escritos y comunicaciones electrónicas.

Notificación electrónica.

Los ciudadanos podrán escoger en cualquier momento la forma de comunicarse con la Universidad. Estas podrán utilizar medios electrónicos de comunicación con el ciudadano siempre que el ciudadano lo haya solicitado o consentido expressamente.

La Universidad en virtud del punto 6 del artículo 27 puede obligar a ciertos colectivos a comunicarse electrónicamente con la Universidad: empresas, profesionales, etc.

En las relaciones con otras AAPP se utilizarán preferentemente medios electrónicos.

Nuevas leyes: LAECSP

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CONCEPTOS IMPORTANTES: Documento electrónico y archivo digital.

Las AAPP podrán emitir documentos administrativos electrónicos.

Se pueden hacer copias electrónicas de documentos electrónicos con validez jurídica.

Se pueden hacer copias electrónicas de documentos en papel, estas copias tienen valor de copias auténticas si se garantiza la autenticidad. Este proceso de digitalización se puede hacer de forma automatizada con el correspondiente sello electrónico.

Se podrá llegar a destruir el papel si se ha hecho un proceso de digitalización segura.

Se pueden imprimir documentos originalmente en electrónico y tendrán consideración de copias auténticas siempre que tengan sistemas de verificación que permitan garantizar su autenticidad.

Hay que garantizar la preservación y la validez jurídica del documento electrónico a lo largo de su vida útil. Si el documento nace electrónico se tiene que preservar electrónicamente.

Nuevas leyes: LAECSP

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CONCEPTOS IMPORTANTES: Consulta del estado del procedimiento por parte del ciudadano.

El ciudadano podrá consultar, en un espacio restringido, previa identificación, la información sobre el estado de tramitación del procedimiento: fase en que se encuentra, órgano o unidad responsable y fecha de entrada en esta fase.

Este es un punto muy importante de la ley y que condiciona de una forma muy importante el que el expediente sea electrónico.

CONCEPTOS IMPORTANTES: Interoperabilidad.

Reconoce el derecho del ciudadano a no aportar ningún documento o información que ya esté en poder de alguna administración pública.

Este es otro de los puntos importantes que lleva a la necesidad de que el expediente sea electrónico.

Nuevas leyes: LAECSP

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Real Decreto de desarrollo parcial de la ley 11/2007

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Ley 30/2007, de contratos del sector público.

Uso de medios electrónicos y telemáticos para:

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Ley 56/2007, de impulso de la sociedad de la información.

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Esquema Nacional de interoperabilidad.

Finalidad: Establecer las bases que permitan a las diferentes AP intercambiar documentos y datos en formato electrónico.

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Esquema Nacional de seguridad.

Finalidad: Garantizar la seguridad de los sistemas, los datos, las comunicaciones y los servicios electrónicos.

Actuaciones:

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Esta es una Ley aprobada el 28 de diciembre de 2007 y que de alguna manera sería la LAESCP del sector privado.

Aún así en su artículo 1, obliga a las AAPP:

La facturación electrónica en el marco de la contratación con el sector público será obligatoria.

Se prevén ayudas para impulsar su uso.

Nuevas leyes: LISI

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En esta ley se establece la obligación a un conjunto de empresas de admitir los medios telemáticos, con garantías jurídicas en las relaciones con sus clientes.

Las empresas afectadas por la obligación son:

– Servicios de telecomunicaciones a consumidores.

– Actividad de corredor de seguros.

– Servicios de suministro de agua a consumidores.

– Servicios de suministro de gas al detalle.

– Servicios de suministro eléctrico a consumidores finales.

– Servicios financieros destinados a consumidores.

– Servicios de agencia de viajes.

– Servicios de transporte de viajeros por carretera, ferrocarril, por vía marítima, o por vía aérea.

– Actividades de comercio al detalle.

Nuevas leyes: LISI

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Y a qué obliga?

El deber de facilitar a sus usuarios un medio de interlocución telemática que, mediante el uso de certificados reconocidos de firma electrónica y, en particular, del e-DNI, les permita la realización de, al menos, los siguientes trámites:

a) Contratación electrónica de servicios, suministros y bienes, la modificación y resolución de los correspondientes contratos, así como cualquier acto o negocio jurídico entre las partes.

b) Consulta de sus datos de cliente, que incluirán información sobre su historial de facturación de, al menos , los últimos tres años y el contrato suscrito, incluidas las condiciones generales si las tuviera.

c) Presentación de quejas, incidencias, sugerencias y, en su caso, reclamaciones, garantizando la constancia de su presentación para el consumidor y asegurando una atención personal y directa.

d) Ejercicio de sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición en los términos previstos en la normativa reguladora de protección de datos de carácter personal.

Nuevas leyes: LISI

OBJECTIVO: Culturizar al ciudadano para que se habitúe a utilizar estas herramientas de forma cotidiana

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Ley aprobada el 30 de octubre de 2007

Esta ley tiene como objetivo regular la contratación del sector público .

En toda la ley podemos encontrar continuas referencias a la utilización de los medios electrónicos, informáticos y telemáticos en el ámbito de la contratación pública, y siempre haciendo referencia a conseguir como finalidad el hacer más fluidas y transparentes las relaciones entre los órganos de contratación y las empresas licitadoras.

Los artículos que contienen referencias explícitas a estos aspectos son: 42, 72, 84, 96, 132, 135, 142, 143, 148, 150, 151, 184, 250, 308 y las disposiciones adicionales undécima, docena, decimoctava, decimonovena y la disposición final novena.

Por este motivo queremos constatar la voluntad del legislador en que las administraciones públicas impulsen la utilización de estos medios.

Nuevas leyes: LCSP

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Hay tres puntos a destacar:

• El artículo 42 hace referencia al perfil del contratante.

• El artículo 132 de Subasta electrónica

• La disposición adicional decimonovena sobre el uso de medios electrónicos informáticos y telemáticos en los procedimientos regulados en la ley.

Nuevas leyes: LCSP

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Perfil del contratante.

El sistema informático que soporte el perfil del contratante tiene que tener un dispositivo que permita acreditar el momento de inicio de la difusión pública de la información.

En el fondo se podría considerar una información más a publicar en la SEDE ELECTRÓNICA.

Nuevas leyes: LCSP

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La disposición adicional decimonovena sobre el uso de medios electrónicos informáticos y telemáticos en los procedimientos regulados en la ley.

Los sistemas tienen que poder garantizar la integridad de la información transmitida.

Que solo las personas autorizadas y en las fechas oportunas deben tener acceso a la información.

Se debe poder acreditar fecha y hora.

Se debe poder garantizar la integridad de las comunicaciones y de los documentos, así como la identidad del origen y destino.

Se debe utilizar la firma electrónica de acuerdo con la ley 59/2003, del 19 de diciembre de firma electrónica.

Nuevas leyes: LCSP

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La LOPD tiene como objeto garantizar y proteger, en cuanto al tratamiento automatizado o manual de los datos personales, las libertades públicas y los derechos fundamentales de las personas físicas identificadas o identificables, especialmente su honor y la intimidad personal y familiar. Otorgando, a la persona, un poder de control sobre sus datos personales, su uso y destino, con el propósito de no permitir el tráfico ilícito y lesivo para su dignidad.

Nuevas leyes: LOPD

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PRINCIPIOS BÁSICOS

Calidad de los datos personales

Se tiene que perseguir la calidad de los datos, garantizando el correcto uso de los mismos, sin que puedan ser utilizados para finalidades incompatibles con aquellas para las que se recogieron. Los datos tienen que ser exactos, se tienen que actualizar y no se podrán mantener indefinidamente sin justificación. Los datos deben ser tratados de manera leal y lícita.

Información en la recogida de datos

En el momento en que el interesado facilita sus datos, tiene que estar informado de la finalidad de la recogida de datos, de la existencia de un fichero, de los destinatarios de la información y de la posibilidad de ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición.

Consentimiento del afectado

Implica la manifestación de voluntad libre, inequívoca, específica y informada, mediante la cual el interesado da el consentimiento en el tratamiento de sus datos personales.

Nuevas leyes: LOPD

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PRINCIPIOS BÁSICOS

Seguridad de los datos

Todas las empresas, organizaciones, asociaciones y instituciones, públicas y privadas que almacenen, traten y accedan a ficheros de datos de carácter personal, tendrán que aplicar medidas de seguridad técnicas y organizativas que garanticen la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información.

Deber de secreto

Este principio establece las obligaciones de secreto, confidencialidad y custodia de los datos personales.

Comunicación de datos

Es toda revelación de datos realizada a alguien diferente del interesado. Los datos personales objeto de tratamiento solo podrán ser comunicados a un tercero para el cumplimiento de finalidades directamente relacionadas con las funciones legítimas del cedente y del cesionario con el previo consentimiento del interesado.

Nuevas leyes: LOPD

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REPERCUSIONES DE LA LOPD EN LA APLICACIÓN DE LA LEY 11/07

•Implica una protección adecuada de los datos personales que evita su mal uso, deterioramiento, acceso no autorizado o pérdida.

•Mejora la calidad en la gestión administrativa de los procesos basados en TIC.

•Genera un fondo imprescindible para el desarrollo de la adaptación a la Ley 11/07 de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos. Esta Ley tiene, entre otros objetivos, la creación de las condiciones de confianza en el uso de las tecnologías. Así mismo, establece las medidas necesarias para la preservación de la integridad de los derechos fundamentales y, en especial, los relacionados con la intimidad mediante la garantía de seguridad de los sistemas, datos y comunicaciones.

Las APL, como consecuencia, tendrán que garantizar el principio de igualdad y accesibilidad a los servicios prestados de manera electrónica, pero también la seguridad y la privacidad de los datos y de las comunicaciones con los ciudadanos y empresas.

Es por esto que el respeto a la normativa vigente en protección de datos, pasa a ser un asunto crítico para la aplicación efectiva de la Ley 11/07 para Gobiernos Locales

Nuevas leyes: LOPD

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Definición

• Información registrada producida o recibida durante el inicio, desarrollo o finalización de una actividad personal o institucional y comprende el contenido, el contexto y la estructura suficiente para aportar la evidencia de la actividad sin considerar la forma y el soporte

• El contenido está consignado sobre un soporte al que no se puede acceder directamente (relación soporte y contenido)

• El contenido está representado por signos (códigos binarios) que deben ser descodificados mediante un programa informático que convierte la expresión en codificación informática a lenguaje natural (dependencia software)

Documento electrónico

Fuente: CATCert

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Características

•Separación entre entidad física y entidad lógica (reconstrucción durante visualización)

•Compuestos

•Distribuidos vs encapsulados

•Dinámicos vs estáticos

Documento electrónico

Fuente: CATCert

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Características

• Contenido

• Debe reflejar correctamente aquello que se comunicó o decidió y debe servir para dar cuenta o evidenciar los actos.

• La información contenida en los documentos permite tomar decisiones que posibiliten la acción.

• Contexto

• Además del contenido, debe incluir información relacionada con el entorno de creación/gestión/uso del documento (firma, metadatos descriptivos, etc.)

• Estructura

• El formato, la estructura física, el soporte y la identificación del entorno tecnológico en que se creó el documento (software) para facilitar su representación

Documento electrónico

Fuente: CATCert

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Características

• Autenticidad

• Que el documento es aquello que afirma ser

• Proviene de una persona identificada y conocida (autoría)

• Que ha sido creado/enviado en el momento en que se afirma

• Fiabilidad

• El contenido puede ser considerado una representación completa y precisa de la actividad/acto que testimonia

• Integridad

• Completo y inalterable (no ha sido modificado sin conocimiento del autor o del destinatario)

• Disponibilidad/conservación

• Se tiene que poder recuperar, presentar e interpretar

Documento electrónico

Fuente: CATCert

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Características

• ¿Como podemos conseguir generar documentos electrónicos válidos?

• Uso perceptivo de la firma electrónica. La firma son datos anexados a un documento electrónico que permite al receptor probar el origen (autenticidad) y protegerlos de una falsificación posterior (integridad)

• La incorporación del sello de tiempo es el elemento que permite demostrar en que momento se generó el documento

• Necesidad de incluir los metadatos que posibiliten la creación, captura, clasificación, acceso, conservación y disposición de los documentos a lo largo del tiempo

• Necesidad de crear documentos autocontenidos y autodescritos en sí mismos (contenidors xml)

Documento electrónico

Fuente: CATCert

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e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA

Tipos de documentos electrónicos

• Documentación estructurada (base de datos) modelo datacéntrico

•Documentación no estructurada modelo docucéntrico

• Creados utilizando aplicaciones informáticas (.pdf, .doc)

• Creados en entornos web

• Correos electrónicos

Documento electrónico

Fuente: CATCert

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Metadatos

Definición

• Datos que describen el contexto, contenido y estructura de los documentos, así como su gestión a lo largo del tiempo

• Son información estructurada o semi-estructurada que posibilita la creación, captura, clasificación, acceso, conservación y disposición de los documentos a lo largo del tiempo

• El uso de metadatos es imprescindible en la gestión de los documentos electrónicos ya que son necesarios para facilitar su recuperación acceso y probar su autenticidad

• Los metadatos pueden estar “incrustados” en el mismo fichero que el documento o como un fichero independente

Documento electrónico

Fuente: CATCert

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Tipos de Metadatos

• Descriptivos

• Aporta información contextual sobre los procesos de negocio, las relaciones entre los documentos y facilita la búsqueda

• Preservación y gestión del ciclo de vida

• Técnicas

• Información sobre el formato, estructura del documento

Documento electrónico

Fuente: CATCert

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e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA

Expediente electrónico: Conjunto de documentos electrónicos relacionados a través de un índice firmado digitalmente.

Se podría considerar un documento con links a documentos.

Tanto la ley 11/2007, como el RD 1671/2009 de desarrollo de la LAECSP lo regulan.

Tienen metadatos propios.

Expediente electrónico

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e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA

La interoperabilidad, las empresas, los profesionales y sobre todo los nuevos ciudadanos van a impulsar el expediente electrónico.

La eficiencia va a ser el principal motivo del expediente electrónico.

Vamos a convivir muchos años con expedientes híbridos.

Ahora nos planteamos el imprimir documentos electrónicos para incorporar en el expediente papel, dentro de poco va a ser lo contrario.

Se nos va a plantear el paradigma de la digitalización de los expedientes antiguos.

Expediente electrónico

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e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA

Viabilidad:

Hay actuaciones administrativas que se pueden automatizar. Normalmente son situaciones donde la voluntad humana ante el acto administrativo es limitada.

Ej.: Comprobaciones.

En otros casos la relación telemática ya genera un proceso administrativo automatizado: entrada de formularios, registro de entrada, digitalización segura, etc.

En estos momentos, una vez determinada la viabilidad den cada caso, lo que se recomienda es aplicar la automatización.

Esta automatización nos traerá la reducción del tiempo de tramitación, reducción de los costes y reducción del número de errores.

Procedimiento administrativo automatizado

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e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA

LAECSP

Artículo 39. Actuación administrativa automatizada.

En caso de actuación automatizada deberá establecerse previamente el órgano u órganos competentes, según los casos, para la definición de las especificaciones, programación, mantenimiento, supervisión y control de calidad y, en su caso, auditoría del sistema de información y de su código fuente. Asimismo, se indicará el órgano que debe ser considerado responsable a efectos de impugnación.

Procedimiento administrativo automatizado

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e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA

LAECSP

Artículo 18. Sistemas de firma electrónica para la actuación administrativa automatizada.

Para la identificación y la autenticación del ejercicio de la competencia en la actuación administrativa automatizada, cada Administración Pública podrá determinar los supuestos de utilización de los siguientes sistemas de firma electrónica:

a)Sello electrónico de Administración Pública, órgano o entidad de derecho público, basado en certificado electrónico que reúna los requisitos exigidos por la legislación de firma electrónica.

b)Código seguro de verificación vinculado a la Administración Pública, órgano o entidad y, en su caso, a la persona firmante del documento, permitiéndose en todo caso la comprobación de la integridad del documento mediante el acceso a la sede electrónica correspondiente.

Procedimiento administrativo automatizado

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e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA

Artículo 18. Sistemas de firma electrónica para la actuación administrativa automatizada.

La relación de sellos electrónicos utilizados por cada Administración Pública, incluyendo las características de los certificados electrónicos y los prestadores que los expiden, deberá ser pública y accesible por medios electrónicos. Además, cada Administración Pública adoptará las medidas adecuadas para facilitar la verificación de sus sellos electrónicos.

El sello electrónico es la herramienta usada para el procedimiento automatizado. Es importante guardar de forma segura estas herramientas con validez jurídica. Es básico que se pueda auditar su uso: EVIDENCIAS

ELECTRÓNICAS. Va ha haber muchos sellos electrónicos en el futuro.

Procedimiento administrativo automatizado

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e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA

Tipos de actos:

Entrada.

Los que tienen lugar al inicio del procedimiento. Generación de número, fecha y hora de entrada en el registro, generación del recibo del registro electrónico, comprobaciones de datos de los formularios y la digitalización de documentos.

Gestión del procedimiento.

Los actos que se generan en la gestión del procedimiento. Copias auténticas electrónicas, apertura y cierre de expedientes, foliación de este, migración de documentos electrónicos, proceso de eliminación y cata de expedientes en el archivo, etc.

Salida.

Los actos de envío de notificaciones o de interoperabilidad con otras administraciones públicas. Generación de número, fecha y hora de salida en los registros, etc.

Procedimiento administrativo automatizado

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e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA

Recomendaciones:

“La actuación administrativa automatizada en el ámbito de las administraciones públicas” de Ignacio Alamillo y Xavier Urios, Barcelona, 2011, Escola d'Administració Pública de Catalunya, 237 pág.., ISBN 978-84-393-8702-2.

http://www20.gencat.cat/docs/eapc/Home/Publicacions/Col_leccio%20Estudis%20de%20Recerca%20Digital/3%20Actuacio%20administrativa%20automatitzada/alamillo_urios_castellano.pdf

Hay recomendaciones jurídicas, ciclo de vida del software, viabilidad del sistema, firma electrónica, sellos electrónicos, seguridad y auditoría,

Como regla general, son susceptibles de automatización los actos administrativos reglados. La automatización de la actuación administrativa en el ejercicio de potestades discrecionales es más complicada.

Fuente: Nacho Alamillo y Xavier Urios

Procedimiento administrativo automatizado

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e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA

Recomendaciones:

La motivación del acto administrativo automatizado se fundamenta en la adecuada programación. Por esta razón, solo se podrá reaccionar ante el acto administrativo emitido mediante la revisión de esta programación (posibilidad de revisión o de reacción que se debe dar al administrado).

Adoptar una metodología de gestión del ciclo de vida del software para reducir los riesgos de errores en la automatización.

Durante las fases de análisis y diseño, es necesario involucrar intensamente personal experto en el ámbito legal para garantizar un análisis adecuado de los requisitos funcionales a partir de una interpretación jurídica apropiada de las normas en qué es basarán los actos administrativos y, muy especialmente, los de naturaleza decisoria. Según nuestra opinión, el analista informático necesita soporte específico para poder transformar la norma jurídica en un conjunto de reglas programables.

Fuente: Nacho Alamillo y Xavier Urios

Procedimiento administrativo automatizado

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e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA

Desde hace más de un año se está trabajando en la implantación de la e-Administración en la Universidad de Alicante.

En todo el trabajo se han tenido en cuenta las obligaciones que marca la ley, pero también las oportunidades que esta abre en la Universidad de Alicante para avanzar hacia la e-Administración, haciendo que esta nueva forma de prestación de servicios al ciudadano (estudiante, PAS y PDI y empresas) sea más abierta, más transparente, más eficiente y más cercana.

A la hora de definir este plan de digitalización se tienen que analizar los procesos internos más importantes y también los que tienen relación con otras administraciones públicas, empresas, representes etc.

Se han tenido en cuenta los agentes que intervienen y los documentos generados y gestionados.

La e-Administración en la Universidad

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e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA

Objetivos Plan Director LAECSP

• Análisis de la Situación Actual en los distintos ámbitos de la ley: normativo, organizativo, de gestión documental, tecnológico y de servicios al ciudadano

• Modelos de e-Administración y Organismos de Referencia.• Propuesta de arquitectura tecnológica de soporte a la e-Administración.• Definición de la líneas de actuación a tres años vista para dar cumplimiento

a las exigencias de la ley.• Directrices a seguir en relación al plan de Información y Formación.

Para la realización del trabajo se ha partido de la colaboración de AGTIC, el conocimiento de iniciativas relacionadas y de organismos de referencia y de entrevistas realizadas con las personas clave del proceso y que constituyen la Comisión de e-Administración

Plan Director e-Administración

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e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UAe-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA

Análisis de la Situación Actual

La UA es un Organismo que no parte de cero. Se destacan las siguientes acciones:

•Constitución de la Comisión de e-Administración•Existencia de campus virtual cultura de relación telemática con el alumno•Publicación electrónica del BOUA•Implantación del gestor de expedientes SIGEM, plataforma @firma, notificaciones electrónicas y pasarela de pagos de la GVA, y módulo de interoperabilidad.•Digitalización de nueve procedimientos•Planificación para disponer de sede electrónica en septiembre 2009•Digitalización de todos los documentos que pasan por registro

Plan Director e-Administración

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e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UAe-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA

Ámbito normativo:•En desarrollo la normativa de la Sede Electrónica y el Registro Telemático.•Servicio jurídico participa en la digitalización de procedimientos para identificar las normativa necesarias.•Una vez finalizada la adopción de la e-Administración las distintas normativas constituirán el Reglamento de e-Administración.

Ámbito organizativo:•Están identificados todos los procedimientos de la UA.•UTC está trabajando en la priorización de procedimientos a digitalizar.•UTC dispone de una metodología de revisión de procedimientos que se adaptará para facilitar su digitalización.

Plan Director e-Administración

Análisis de la Situación Actual

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e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UAe-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA

Ámbito documental:•Se está finalizando la definición del Cuadro de Clasificación de la información.•Se está trabajando en la definición de metadatos.•Se han valorado distintas soluciones tecnológicas de gestión documental.•No se han definido políticas de acceso ni calendario de preservación.

Ámbito tecnológico:•La Universidad es Entidad de Registro de la ACCV.•Algunos usuarios disponen de certificados digitales.•Al campus virtual se puede acceder con certificado emitido por la ACCV.•Se utiliza la Plataforma de Contratación del Estado del MEC como Perfil del Contratante.•Se ha integrado la pasarela de pagos proporcionada por la CAM.

Plan Director e-Administración

Análisis de la Situación Actual

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e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UAe-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA

Ámbito de servicios al ciudadano:•Actualmente se ofrecen servicios a través del campus virtual que podría constituir el punto de partida de la futura carpeta del estudiante.•En el campus virtual pueden realizarse trámites completos pero sin firma digital.

Plan Director e-Administración

Análisis de la Situación Actual

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Plan Director e-Administración

Nivel de cumplimiento actual

OBLIGACIONES% de

cumplimiento% ponderado

Ámbito normativo 0 0   Ámbito organizativo 46% 16%   Ámbito de gestión documental 15% 2%   Ámbito tecnológico 26% 6%     Ámbito de Servicios al Ciudadano 32% 8%   

TOTAL   32%

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e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UAe-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA

Modelo de e-Administración

Se propone el modelo mixto:•Implicar todas las áreas de la Universidad.•Arquitectura común de servicios.•En cada fase se definirán los servicios a implantar según su priorización, los módulos comunes necesarios, el coste de digitalización del procedimiento y el calendario del proyecto.•No es necesaria toda la arquitectura común en los primeros pasos.•Comprobar si un procedimiento se puede simplificar antes de digitalizarlo•Una vez digitalizado un procedimiento realizar un seguimiento de los beneficios aportados, así como de los costes asociados•En base a los resultados obtenidos iniciar las siguientes fases de implantación•Llevar a cabo campañas de formación e información

Plan Director e-Administración

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Organismos de referencia

Durante las entrevistas realizadas y a partir de la experiencia de AGTIC se han recogido un conjunto de Organismos para cada ámbito que la Universidad puede utilizar como referencia para acometer su proceso de adopción de la e-Administración. En relación a los aportados por AGTIC en el informe se ha incluido la persona de contacto correspondiente.

A continuación se presenta la infraestructura tecnológica propuesta por AGTIC a la UA para la e-Administración identificándose aquellos módulos de los que ya dispone o está en fase de implantación:

Plan Director e-Administración

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e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA

Plan Director e-Administración

E-notificación

SIGEM

E-registro

SIGEM

Plataforma de interoperabilidad

SIGEM

Módulo e-firmaSIGEM-@firma

Gestión de representaciones

Validación

SIGEM-@firma

Sello de tiempo

SIGEM-@firma

Firma automatizada

SIGEM-@firma

E-impressión

E-digitalitzación

Gestor de contenidos

VUALÀ

Modelador de procedimientosSIGEM-INTALIO

E-pagosSIGEM Generador de 

formulariosSIGEM

E-logs

InterfaceTerceros (Internet) CAMPUS VIRTUAL

Interface trabajador público (Intranet)SIGEM

SedeElectrónica

Carpeta del estudiante

PortafirmasSIGEM

Se

rv

ic

io

1

Se

rv

ic

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2

Pr

oc

es

o1

Pr

oc

es

o2

Pr

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Pr

oc

es

o4

Pr

oc

es

o5

Pr

oc

es

on

Workflow (BPM) - SIGEM

Gestor documental (ALFRESCO?)/Gestor de expedientes (SIGEM)

Plataforma de custodia del e-documento y del e-expediente

Se

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Se

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io

3

Se

rv

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io

4

Se

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5

Se

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Líneas de Actuación

En base al trabajo realizado se ha elaborado una propuesta de hoja de ruta de acciones a realizar durante el año 2010, 2011 y 2012. En caso de cumplir el plan propuesto la siguiente sería la evolución de los indicadores:

Plan Director e-Administración

TABLA COMPARATIVAInicial 2010 2011 2012

OBLIGACIONES% de

cumplimiento%

ponderado% de

cumplimiento%

ponderado% de

cumplimiento%

ponderado% de

cumplimiento%

ponderadoTotal ámbito normativo 0,00% 0,00% 20,00% 0,18% 60,00% 0,53% 100,00% 0,88%

Total ámbito organizativo 45,64% 15,75% 58,46% 20,18% 72,82% 25,13% 92,31% 31,86%

Total ámbito de gestión documental 15,00% 2,12% 34,38% 4,87% 68,75% 9,73% 88,75% 12,57%

Total ámbito tecnológico 25,71% 6,37% 52,50% 13,01% 81,79% 20,27% 91,43% 22,65%

Total ámbito de servicios al ciudadano 25,71% 6,37% 46,90% 12,04% 89,48% 22,96% 95,00% 24,38%

TOTAL 32% 50% 79% 92%

Evolución incremental 18% 28% 14%

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Líneas de Actuación: Ámbito Normativo

Plan Director e-Administración

Actuación 2010 2011 2012

Ámbito normativo

1. Elaboración de la normativa de Registro Electrónico2. Elaboración de la normativa de Sede Electrónica

3. Elaboración de la normativa interna que regule la realización de procesos telemáticos y el documento electrónico con validez jurídica

4. Elaboración de la normativa de Notificación Electrónica

5. Elaboración de la normativa de Digitalización Segura de documentos

6. Elaboración de la normativa de Impresión Segura de documentos

7. Elaboración de convenios de interoperabilidad8. Elaboración y validación del cuerpo normativo único de e-

Administración

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Líneas de Actuación: Ámbito Organizativo

Plan Director e-Administración

Actuación 2010 2011 2012

Ámbito organizativo

9. Evaluación y priorización de procedimientos para su digitalización

10. Documentación y optimización de los procedimientos de la UA de cara a su digitalización

11. Elaboración del cuadro de interoperabilidad12. Elaboración del plan de comunicación de la e-Administración

13. Adaptación del plan de comunicación de la e-Administración según las nuevas herramientas implantadas y procedimientos digitalizados

14. Ejecución del plan de comunicación de la e-Administración15. Ejecución del plan de formación de la e-Administración a los

distintos ámbitos de la UA involucrados16. Ejecución del plan de formación al usuario final de la UA de las

herramientas y procedimientos de e-Administración

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Líneas de Actuación: Ámbito Gestión Documental

Plan Director e-Administración

Actuación 2010 2011 2012

Ámbito de gestión documental

17. Finalizar el desarrollo del Cuadro de Clasificación

18. Finalizar la definición del vocabulario de metadatos

19. Definir la Tabla de Preservación de documentos

20. Formación al personal de archivo sobre “Record Management”

21. Redacción de un Plan Director del Documento Electrónico

22. Definición de las Políticas de Acceso a documentos y expedientes

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Líneas de Actuación: Ámbito Tecnológico

Plan Director e-Administración

Actuación 2010 2011 2012

Ámbito tecnológico

23. Continuar siendo Entidad de Registro de la ACCV24. Ampliar el número de certificados admitidos para relacionarse

telemáticamente con la UA. Ligado a la implantación de @firma.25. Entregar certificados digitales a los trabajadores de la UA que así lo

requieran26. Finalizar la implantación de SIGEM según propuesta de Cesser27. Publicar la sede electrónica de la UA28. Ampliar los servicios ofrecidos a través de la sede electrónica29. Implantar herramienta de evidencias electrónicas30. Implantar herramienta de gestión documental31. Evaluar soluciones de archivo electrónico32. Implantar herramienta de digitalización segura de documentos33. Implantar herramienta de impresión segura de documentos34. Implantar plataforma tecnológica de apoyo a la interoperabilidad

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Líneas de Actuación: Ámbito Servicios al Ciudadano

Plan Director e-Administración

Actuación 2010 2011 2012

Ámbito tecnológico

35. Digitalización de todos los procedimientos administrativos de la UA y, para los que aplique, con posibilidad de tramitación telemática

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Líneas de Actuación: ENS y ENI

Plan Director e-Administración

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Plan Director e-Administración

Nivel previsto de cumplimiento año 2012

OBLIGACIONES% de

cumplimiento% ponderado

Ámbito normativo 100% 1   Ámbito organizativo 92% 32%   Ámbito de gestión documental 89% 13%   Ámbito tecnológico 91% 23%     Ámbito de Servicios al Ciudadano 95% 24%   

TOTAL   92%

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Plan de formación e Información

Plan de formación:

•Formación específica vertical. Dar los conocimientos específicos a ciertos colectivos para que puedan desarrollar de una nueva forma su actividad.

•Formación vinculada a la puesta en marcha de los nuevos servicios. Como subproyecto dentro de cada proyecto a realizar.

Plan de información :

•Web informativa en materia conceptual de e-Administración.

•Actividades de información presenciales para comunicar a la comunidad universitaria de lo que es la e-Administración y como se prevé su adopción en la UA.

Plan Director e-Administración

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1. Las leyes nos permiten hacer cosas que antes no podíamos:

1. Gestionar menos papel.2. Destruir el papel.3. Garantizar el trámite electrónico.4. Dar garantías y validez al documento y al expediente electrónico.5. Ser más eficientes en los procesos internos: tiempo y coste.6. Automatizar procesos administrativos: ahorro de tiempo y coste.7. Dar más oportunidades en los procesos de licitación: obtener

mejores propuestas. Más competencia, mejores precios.8. Pasar de una administración reactiva a una de proactiva.9. Interoperar con el resto de administraciones públicas.Etc.

OPORTUNIDADES

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2. El coste variable de la utilización de los medios telemáticos es prácticamente cero.

3. Se “estandarizarán” las formas de relación entre clientes y empresas: e-factura, e-albarán, e-contratos, e-pagos y e-cobros, etc.

4. Los notarios están digitalizando sus procesos. Todos disponen ya de e-firma.

5. Los nuevos ciudadanos están preparados, es necesario focalizarse en ellos.

6. Las empresas y intermediarios están preparados, los trámites con ellos serán mucho más eficientes. Se puede hacer una normativa para obligarlos a utilizar estos medios.

7. Les relaciones entre les AAPP se simplificarán.8. Se podrán reducir los gastos y el tiempo de las relaciones con los

ciudadanos y proveedores.Etc.

Dar un mejor servicio a un coste inferior. Aprovechar la ley para automatizar procesos.

Pasar de una universidad basada en el papel a una basada en el documento y expediente electrónico.

Aprovechar las ayudas. Pasar de una universidad reactiva a un proactiva.

OPORTUNIDADES

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CONCLUSIONES

1. La Universidad de Alicante ha empezado a redefinir las relaciones con sus ciudadanos, empresas, asociaciones, etc., teniendo en cuenta los medios electrónicos. Las leyes deben hacerlo posible y ahora lo harán obligatorio.

2. Existen las herramientas tecnológicas y legales para hacerlo. Estas no son más caras que las físicas y permiten dar un nivel de seguridad más alto.

3. Es el paso que demuestra la madurez de la red y de los medios telemáticos como herramientas administrativas.

4. Hay un doble cambio de paradigma: presencial a telemático y del papel al documento/expediente electrónico. Este segundo tiene un gran impacto dentro de la Universidad.

5. Los ciudadanos: personas, proveedores, empresas, intermediarios madurarán rápidamente y estarán preparados para afrontarlo, con herramientas: el certificado digital de la ACCV, el e-DNI, certificados empresariales, e-facturas, e-documentos, etc.

6. Los nuevos ciudadanos están ya culturalmente preparados.

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CONCLUSIONES

7. El cambio no es solo de front-office, también y sobretodo de back-office.

8. La ley obliga al front-office, pero no se podrá gestionar sin un back-office digitalizado.

9. La gestión electrónica de sus expedientes es clave.

10. Es un tema tecnológico, pero también legal. Pero sobretodo ORGANIZATIVO Y CULTURAL.

11. Hay que empezar ahora para estar totalmente preparados dentro de unos años. Los ciudadanos se adaptan, la Universidad también.

12. No es muy complicado tecnológicamente ni legalmente, pero se tiene que hacer bien.

13. Es mucho más difícil hacer el cambio organizativo y sobretodo cultural.

14. Ahora es el momento.

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Muchas gracias

Jordi Masias i Muntada AGTIC SL

[email protected]

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