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PROJECT CHARTER Fecha: 16 de Abril del 2010 Raúl Albendea Agustí Cullell David Orellana Albert Seda Josep Maria Pons
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PROJECT CHARTER Fecha: 16 de Abril del 2010
Raúl Albendea
Agustí Cullell
David Orellana
Albert Seda
Josep Maria Pons
PROjECT CHARTER
ÍNDICE 1. Objetivo ........................................................................................ 1
2. Justificación .................................................................................. 1
3. Alcance ......................................................................................... 1
4. Definición del equipo de trabajo ................................................... 1
4.1. Perfiles de trabajo ............................................................. 1
4.2. Datos personales ............................................................... 3
5. Planificación .................................................................................. 4
5.1Calendario de hitos .............................................................. 4
6. Presupuesto .................................................................................. 5
6.1 Estimación de costes........................................................... 5
6.2 Recuperación de la inversión ............................................. 6
7. Planificación de las comunicaciones ............................................. 7
7.1.Planificación en la fase de inicio ........................................ 7
7.2 La comunicación en la fase de planificación ....................... 8
7.3 La comunicación en la fase de desarrollo y finalización ...... 8
8. Gestión documental del proyecto .................................................. 8
8.1 Documentación del proyecto ............................................. 8
8.2 Codificación de la documentación ...................................... 9
8.3 Control, revisión y aprobación de la documentación ......... 9
8.4. Documentación externa .................................................... 11
9. Control y seguimiento del proyecto .............................................. 11
10. Metodología de trabajo ............................................................... 13
11. Distribución de tareas y roles ..................................................... 14
12. Control y gestión de la calidad .................................................... 14
12.1. Planificación ................................................................... 14
12.2 Aseguramiento de la calidad. Control Documental ........... 15
12.3 Control de Calidad ............................................................ 15
13. PLAN DE RRHH ............................................................................ 17
13.1 Estructura organizativa .................................................... 17
PROjECT CHARTER
14. CONTRO Y GESTIÓN DE RIESGOS ................................................ 18
14.1 Identificación ................................................................... 18
14.2 Impacto de los riesgos especificados ............................... 20
15. ANEXOS
PROjECT CHARTER
1
1.OBJETIVO
Aplicar los conocimientos adquiridos durante la realización del master
Project Management Industrial con la finalidad de consolidarlos en la
realización de un proyecto técnico.
Elaborar un documento de referencia y consulta durante la
realización de un proyecto técnico.
Desarrollar y mejorar nuestras capacidades para crear un equipo de alto
rendimiento.
2. JUSTIFICACIÓN
El presente proyecto pretende dar cumplimiento a los requerimientos
imprescindibles para la obtención del título de Master Project
Management Industrial.
3. ALCANCE
Definir y aplicar una metodología de trabajo basada en el PMBOK y
en el PRINCE 2 que permita llegar a la consecución de un proyecto con
éxito, desarrollandolo durante los meses de Marzo y Julio del 2010.
4.DEFINICIÓN DEL EQUIPO DE TRABAJO 4.1.Perfiles de trabajo: El equipo de trabajo está formado por los siguientes componentes:
PROjECT CHARTER
2
Equipo Formación Experiencia
Raúl Albedea Casas
-Ingeniero Industrial Superior especialidad
Eléctrica por la ETSEIAT.
-Ingeniero Técnico Industrial especialidad
en Química Industrial por la EUETIB.
-Postgraduado en “Proyecto, Diseño y
cálculo de instalaciones mecánicas,
eléctricas y especiales” por la fundación
UPC.
- Actualmente Responsable
Departamento Técnico de la
empresa AIR WATER
TREATMENT.
-Ingeniero de Taller y de
Oficina Técnica de FECAM
SA, (1 año)
Agustí Cullell
Romero -Ingeniero Técnico Industrial especialidad
Mecánica.
-Postgrado de Diseño y Análisi estructural
Actualmente consultor de
estructuras arquitectónicas en
CONSULTORS BIS
ARQUITECTES
Revisor de proyectos
estructurales en INDICCE
OCT S.L. Albert Seda Tatjé
-Ingeniero Industrial Superior especialidad
Termoenergética por la ETSEIAT.
-Ingeniero Técnico Diseño Industrial por la
escuela ELISAVA.
Actualmente Ingeniero de
Proyectos de LUWA
ESPAÑOLA
Ingeniero de Proyectos de
Telstar Projects
Ingeniero de I+D GENERAL
ELÉCTRICS INTERLOGIX
KILSEN David Orellana
-Ingeniería Superior Industrial en 2005,
rama Mecánica
Actualmente Control de
producción de ICELAND
SEAFOOD
Ingeniero de Proyectos de
RELATS
Josep M Pons
Rodríguez Ingeniero Técnico Industrial especialidad en
Mecánica UPC.
-Actualmente Jefe de
Proyectos CONDORCHEM
IBÉRICA y Auditor Jefe
BUREAU VERITAS
-Director Técnico SYC
CYLINDERS
PROjECT CHARTER
3
4.2.Datos personales: Nombre y Apellidos : Josep Maria Pons Rodríguez
Fecha de nacimiento: 7/10/1972
E-mail: [email protected]
Teléfono: 666 355 085
Nombre y apellidos: Agustí Cullell Romero
Fecha de Nacimiento: 14/04/1984
e-mail: [email protected]
Telèfon: 676 099 575
Nombre y Apellidos : Albert Seda Tatjé
Fecha de nacimiento: 10/01/1980
E-mail: [email protected]
Teléfono: 676 199 425
Nombre y Apellidos : David Orellana Porras
Fecha de nacimiento: 08/10/81
E-mail: [email protected]
Teléfono: 696 881 680
Nombre y Apellidos : Raul Albendea Casas
Fecha de nacimiento: 30/11/85
E-mail: [email protected]
Teléfono: 686 529 712
PROjECT CHARTER
4
5. PLANIFICACIÓN
5.1.- Calendario hitos. En el siguiente calendario se resaltan los hitos más importantes:
2010
enero 2010 febrero 2010 marzo 2010 lu ma mi ju vi Sa do lu ma mi ju vi sa do lu ma mi ju vi sa do
1 2 3 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 5 6 7
4 5 6 7 8 9 10 8 9 10 11 12 13 14 8 9 10 11 12 13 14
11 12 13 14 15 16 17 15 16 17 18 19 20 21 15 16 17 18 19 20 21
18 19 20 21 22 23 24 22 23 24 25 26 27 28 22 23 24 25 26 27 28
25 26 27 28 29 30 31 29 30 31
abril 2010 mayo 2010 junio 2010
lu ma mi ju vi Sa do lu ma mi ju vi sa do lu ma mi ju vi sa do
1 2 3 4 1 2 1 2 3 4 5 6
5 6 7 8 9 10 11 3 4 5 6 7 8 9 7 8 9 10 11 12 13
12 13 14 15 16 17 18 10 11 12 13 14 15 16 14 15 16 17 18 19 20
19 20 21 22 23 24 25 17 18 19 20 21 22 23 21 22 23 24 25 26 27
26 27 28 29 30 24 25 26 27 28 29 30 28 29 30
31
julio 2010 agosto 2010 septiembre 2010
lu ma mi ju vi Sa do lu ma mi ju vi sa do lu ma mi ju vi sa do
1 2 3 4 1 1 2 3 4 5
5 6 7 8 9 10 11 2 3 4 5 6 7 8 6 7 8 9 10 11 12
12 13 14 15 16 17 18 9 10 11 12 13 14 15 13 14 15 16 17 18 19
19 20 21 22 23 24 25 16 17 18 19 20 21 22 20 21 22 23 24 25 26
26 27 28 29 30 31 23 24 25 26 27 28 29 27 28 29 30
30 31
PROjECT CHARTER
5
En el calendario anterior se pueden observar los principales hitos del
proyecto académico. Cabe destacar que se realizarán reuniones de carácter
mensual con el cliente (J.Mussons) para hacer un seguimiento de las
expectativas del cliente.
Las reuniones del equipo de proyecto serán semanales. El proyecto
debe concluir el día 17 de julio con la presentación final del proyecto.
6. PRESUPUESTO 6.1. Estimación de costes Seguidamente se muestran los diferentes conceptos contemplados con su
estimación inicial:
CONCEPTO COSTE (€)
Personal 14700 Alta dominio web 30 Contrato web 192 Internet 1250 Material oficina 100 Libros 150 Transporte 240,93 Extras 650 TOTAL 17312,93
En el concepto de personal se contemplan los costes relacionados con
el sueldo de cada uno de los miembros del grupo de proyecto. Se estima un
Reunión de iniciación de proyecto Festivos Reuniones internas previstas Reuniones previstas con cliente (J.Mussons) Presentación parcial de Proyecto Presentación final de Proyecto
PROjECT CHARTER
6
precio/hora aproximado por miembro de 20€ brutos. Y se ha tenido en
cuenta una duración del proyecto de 21 semanas con una dedicación
semanal por miembro aproximada de 7h (incluyendo las reuniones).
En el concepto de extras se contemplan actividades de ocio para la
dinámica del grupo tales como; una cena y una comida en el Montseny. Se
ha tenido en cuenta también en este punto un extra de imprevistos.
Para el transporte se ha tenido en cuenta básicamente dos
conceptos; el kilometraje aproximado a realizar por los miembros del grupo
que irán a las reuniones con vehículo propio, y el coste relacionado con el
transporte público en los casos de miembros del equipo que irán a las
reuniones con transporte público. Se ha estimado un precio de 0,30€/Km,
teniendo en cuenta también el desgaste del vehículo.
6.2. Recuperación de la inversión
En este punto se pretende estudiar la viabilidad de negocio del
proyecto en cuestión. Se va a determinar de manera aproximada el
momento en el cual se va a recuperar la inversión a realizar.
Como se ha indicado en el apartado 6.1. se ha estimado una inversión total
de 17312,93€. Con el sueldo actual de cada miembro del equipo de trabajo
(20€ brutos/hora) estimamos un sueldo mensual de 3200€ brutos.
Una vez se hayan conseguido los objetivos del proyecto comentados en el
punto 1 de esta acta de constitución estimamos un aumento de retribución
salarial valorado en un 30%. Así pues, a partir del 2011 el sueldo bruto
mensual de cada miembro del grupo será de 4160€, obteniendo un
beneficio de 960€ cada mes.
El siguiente gráfico barras muestra la evolución a lo largo del tiempo de la
inversión:
PROjECT CHARTER
7
-20000
-15000
-10000
-5000
0
5000
10000
Mar_
2010
Ab
r_201
0
May_2010
Jn_2
010
Jl_2010
Ag_201
0
Sep_21
01
Oct_
2010
Nov_20
10
Dic
_2010
E_2
011
Feb_20
11
Mar
_201
1
Abr_
2011
May_201
1
Inve
rsió
n/B
enef
icio
Como se muestra en la figura, en solo nueve meses se habrá
recuperado la inversión realizada. Esta estimación se basa en el beneficio
total esperado a partir del 2011.
7. PLANIFICACIÓN DE LAS COMUNICACIONES Para lograr la efectiva gestión del proyecto constará con un
definido plan de comunicación. Lo más importante de todo sistema de
comunicación es facilitar a todas las partes involucradas la exacta y precise
información requerida para cada uno de ellos, sin involucrar datos no
relevantes a su área. Seguidamente, se presentarán las diferentes fases del
proyecto.
7.1 La comunicación en la fase de inicio En esta fase del proyecto las partes involucradas son las siguientes:
Cliente, Integrantes del equipo y Project Manager. Existirán reuniones
iniciales para definir los parámetros básicos y estudio precio del proyecto
para poder empezar a realizarlo.
PROjECT CHARTER
8
7.2 La comunicación en la fase de planificación En esta fase solamente se ve involucrada la gestión de Project Manager y su
equipo, es una de las partes más decisivas y relevantes en un proyecto, ya
que e es donde se planifica todo el trabajo del proyecto y el plan de acción
a tomar.
7.3 La comunicación en la fase de desarrollo y finalización En esta fase solamente se ve involucrada la gestión de Project Manager y su
equipo, es una de las partes más decisivas y relevantes en un proyecto, ya
que en esta fase es en donde se ponen a trabajar todas las actividades del
proyecto y las diferentes partes del equipo, muchas veces trabajando
simultáneamente para llegar al éxito del proyecto.
8.- GESTIÓN DOCUMENTAL DEL PROYECTO 8.1..- Documentación del proyecto. Se consideran documentos de proyecto, las plantillas, procedimientos,
manuales, instrucciones, registros y entregables que se generan en la
gestión del proyecto.
La documentación creada a lo largo del proyecto deberá cumplir la
metodología y procedimiento indicado a continuación en referencia a la
codificación, responsabilidades y distribución de la documentación.
El conjunto de documentos que integraran el proyecto se registraran
en el formato anexo Listado y control de documentos.
8.2.- Codificación de la documentación La documentación generada en el proyecto deberá ser codificada siguiendo
la siguiente metodología:
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9
Tipos de documentos
Codificación
Documentos entregables
E_Nºcorrelativo_descripción_Rev 00 Ej: E_001_Rev 01
Procedimiento P_proceso_Descripción_Rev00 Ej: P_Calidad_Documentación_Rev 01
Actas de reunión
AR-(nº correlativo)-Fecha Ej: AR_001_01/01/10
Formatos-Plantillas
F-proceso*-Descripción_Rev 00 Ej: F-Planificación-001:Rev 00
Archivos electrónicos
Se designaran con la misma descripción que el documento: Ej:F-Planificación-001.doc
Correo eléctrónico
El asunto se codificará de la siguiente forma: Proceso_Tema a tratar.
*Leyenda de procesos:
(Integración,Alcance, Planificación,Costes,Calidad ,RR.HH,Comunicaciones,Riesgos,Adquisiciones)
8.3.-Control, revisión y aprobación de la documentación.
Los documentos generados por el equipo de proyecto estaran sometidos a
la revisión y aprobación de forma sistemática como a continuación se
describe.
8.3.1. Elaboración y revisión
La elaboración de la documentación, es realizada por el responsable
del proceso del que se trate contando con la participación de sus
colaboradores.
La revisión del procedimiento la realiza el Corresponsable del proceso
para comprobar que se ha realizado según los criterios establecidos en las
actas de reunión.
8.3.2. Aprobación
Todos los documentos y sus modificaciones son aprobados y firmados por
la el Project Leader.
PROjECT CHARTER
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8.3.3. Modificación
Las modificaciones se realizan por los mismos departamentos que
elaboraron y revisaron los documentos originales, siempre que no se
especifique lo contrario.
Como norma general los documentos deben ser modificados siempre
que se produzcan cambios significativos en la organización.
Todas las modificaciones quedan reflejadas brevemente en el indice
de la documentación donde se realizará una breve descripción del motivo de
la revisión.
8.3.4. Distribución y control de estado de revisión.
La difusión de los documentos se realiza mediante la herramienta de
soporte GOOGLE DOC.
Los documentos se encuentran distribuidos en carpetas con el nombre
del proceso.
Cada carpeta contiene tres subcarpetas donde finalmente se ubica la
documentación en función de su estado:
• Aprobados
• Pendiente de Aprobar
• Obsoletos
Esta documentación se encuentra protegida contra eventuales
modificaciones de personal no autorizado.
8.3.5. Mantenimiento de la documentación.
Los documentos se incorporaran a la red de Google.doc según lo
especificado anteriormente.
El Responsable de Calidad mantendrá una copia de seguridad de la
documentación en un equipo externo, que reemplazará semanalmente.
PROjECT CHARTER
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8.4. Documentación externa
Se considera documentación externa aquellos documentos, manuales
e información técnica que se usarán como consulta en la realización del
proyecto.
La documentación externa se ubicará en una carpeta denominada
“documentación externa”
Existe un listado de documentación externa donde se describe:
Documento o normativa, año de realización, proceso relacionado y fecha.
El responsable de cada proceso es responsable de conservar i
actualizar la documentación de origen externo que el equipo determine
como necesarios para la realización del proyecto.
9.- CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL PROYECTO
La duración total del proyecto se divide en diferentes fases, la fase de
iniciación, planificación, ejecución, control y seguimiento y por último el cierre.
Fase de iniciación: En esta fase se constituye el equipo del proyecto.
Se acaba de definir el proyecto y su alcance y se crea la matriz de
responsabilidades y roles de cada uno de los integrantes del grupo. Se realiza
el Project Charter del proyecto. Duración de la fase 15 días.
Fase de planificación: Se definen la herramientas a utilizar y procesos a
ejecutar para un desarrollo y seguimiento del proyecto satisfactorio. Duración
de la fase 11 días.
Fase de ejecución: En esta fase se desarrollará el proyecto de la
empresa “e3 solutions”. Duración de la fase 59 días.
PROjECT CHARTER
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Fase de control y seguimiento: Esta fase transcurrirá en paralelo con
la fase de ejecución y cierre. Se asegurará que los entregables de cada
proceso alcanza los objetivos de calidad marcados por el equipo del proyecto y
por el cliente. Se realizará un seguimiento para monitorizar la evolución del
proyecto en términos de tiempo y costes. Duración de la fase 71 días.
Fase de cierre: En esta fase se acabará de hacer la presentación del
proyecto, documentar los últimos entregables y las lecciones aprendidas a lo
largo de la evolución del proyecto y las conclusiones. Esta fase concluye con la
presentación final del proyecto el día 17 de julio. Duración de la fase 12 días.
A continuación se muestra el cronograma planificado de la gestión en el
tiempo del proyecto académico
PROjECT CHARTER
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10.- METODOLOGÍA DE TRABAJO
La realización del proyecto se basará en los procedimientos internos
aprobados donde se describen el uso de métodos y herramientas para la
correcta gestión del proyecto .
Dichas herramientas se han descrito anteriormente en los anteriores
apartados:
1) Herramientas de comunicación
• Se establecen reuniones semanales donde se presentan los trabajos
realizados con el objetivo de obtener la aprobación final de los
integrantes del equipo.
• Se realizarán reuniones mensuales de tutoria donde se revisaran los
requisitos del cliente
• El project leader con la colaboración del equipo, realizará la
delegación de tareas en función de las responsabilidades de cada
miembro del equipo.
2) Herramientas de adquisición
• Se estableceran contactos de consultoria con los profesores de las
diferentes materias realizadas en el curso.
3) Herramientas de soporte
• Soporte informático mediante la creación de la página web y del
gestor documental GOOGLE.DOCS
PROjECT CHARTER
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11.- DISTRIBUCIÓN DE LAS TAREAS Y ROLES
El proyecto se divide en areas de conocimiento en las cuales existe un
responsable y corresponsable.
Únicamente en el caso del project lider se establecerá una rotación en
función de la consecución de los objetivos fijados
En la siguiente matriz se relaciónan los cargos y las areaas de
conocimiento:
Áreas conocimiento JOSEP Mº
PONS RAUL ALBENDEA
AGUSTI CULLELL
DAVID ORELLANA
ALBERT SEDA
0 Project leader Rotativo 5º Rotativo 1º
Rotativo 2º Rotativo 3º
Rotativo 4º
1 Responsable informático I I I R R 2 Responsable documentación R I C I I 3 Responsable Técnico C R I I C 4 Gestión de la integración I I C R I 5 Gestión del alcance I I R C I 6 Gestión del tiempo I I C R I
7 Gestión del coste y financiera I I R C I
8 Gestión de la calidad R I I I C 9 Gestión de RRHH I R I I C
10 Gestión de la comunicación C R I I I 11 Gestión de los riesgos C R I I I 12 Gestión adquisiciones I C I I R R = Responsable C= Corresponsable I = Informado
12.- GESTIÓN DE CALIDAD.
12.1.-Planificación de la calidad.
El Project Leader asume la responsabilidad sobre la planificación de la
calidad del conjunto de los procesos que engloban el proyecto.
Esta planificación se enfoca a la definición de los procesos y recursos
necesarios para cumplir eficazmente los objetivos, metas y los requisitos de
la documentación.
PROjECT CHARTER
15
El equipo de e3, planifica la calidad mediante las reuniones efectuadas
periódicamente donde se trataran además de los asuntos del dia los
siguientes aspectos:
1) Necesidades de recursos materiales
2) Necesidades de formación y capacitación
3) Adecuación de la documentación generada y los registros de calidad.
4) Control y seguimiento de los objetivos fijados en las reuniones
previas
Para ello, todos los miembros del equipo deberan estar atentos a la
evolución del proyecto y a la consideración de cualquier oportunidad de
mejora que será registrada en el anexo “Oportunidades de mejora “
12.2.- Aseguramiento de la calidad Control de los
documentos.
El control de la documentación ha sido descrito en el apartado gestión
de la documentación.
12.3.- Control de la Calidad.
Para el seguimiento y control de la calidad del proyecto, e3 actuara
estableciendo controles en los procesos clave mediante el planteamiento de
objetivos y el seguimiento mediante los indicadores fijados por objetivo.
Se plantearan las siguiente areas de actuación:
PROjECT CHARTER
16
1) Planteamiento de Objetivos generales del proyecto.
Resultado (semanal)
Riesgos Descripción
objetivo Descripción indicador
Meta 1 2 3 ...
Acciones
Falta asistencia a una reunión
Asistencia a las reuniones De todos los miembros
Porcentaje asistencia
A>80%
Retraso en la ejecución de las tareas
Cumplimiento de las tareas semanales
Porcentaje de cumplimiento
C>80%
Mala gestión o pérdida de la información
Toda la información esta colgada en el gestor de documentos en su carpeta.
Copias de seguridad de los documentos y colgada en gestor de documentos.
Cantidad ficheros en gestor > 90 %
Mal funcionamiento interno del grupo
Buena relación entre los integrantes
Cantidad de momentos de alta tensión en las reuniones
C< 2 por reunión
Mala o poca comunicación entre los diferentes miembros del equipo.
Comunicación fluida entre todos los miembros del equipo y los diferentes responsables
Comunicación y respuesta activa entre los responsables de las áreas interesadas
Respuesta a las diferentes preguntas de los responsables = 100 %
Entregables de poca calidad
Cumplir con la calidad propuesta por el Project Manager
Numero de revisiones de los documentos
Entre 1 y 3
Entregables de contenido muy pobre
Cumplir con las especificaciones del Project Manager
Numero de revisiones de los documentos
Entre 1 y 3
Cambios significativos en los requerimientos del cliente.
Cumplir con los cambios que el cliente haga durante el proyecto.
Reuniones con cliente y revisiones por parte de éste.
Revisiones proyecto ok/no ok
Desviación excesiva de las horas de dedicación estimadas por parte de las integrantes del grupo.
Cumplimiento de la previsión de dedicación de horas
Cantidad de horas semanales dedicadas
= estimación
Errores significativos en la definición de alguno de los puntos clave del proyecto (planificación, alcance, etc.).
Cumplimiento de la calidad esperada por el cliente
Resultado test de satisfacción del cliente
> 90%
Realización primer proyecto conjunto
Cumplimiento con los requerimientos en calidad, coste y tiempo
Número de revisiones de los documentos, cantidad de horas semanales dedicadas
Combinación de riesgos ya comentados
PROjECT CHARTER
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2) Planteamiento de objetivos particulares en refencia a las tareas
semanales según el formato de seguimiento “Control de objetivos”
3) Control y seguimiento de las incidencias en el proyecto. Se
establecerá un registro de incidencias donde se anotarán las
inconformidades surgidas en el desarrollo del proyecto.
13.PLAN DE RECURSOS HUMANOS
13.1 Estructura organizativa
El equipo responsable de la elaboración del proyecto desarrollará su
trabajo en base a una estructura organizativa. Esta estructura define los
diferentes niveles y cargos dentro de la organización.
La estructura organizativa para este proyecto será la siguiente:
Project Manager
Gestión de la integración del
Gestión del alcance del proyecto
Gestión del tiempo del proyecto
Gestión del coste del proyecto
Gestión de calidad del proyecto
Gestión de los recursos humanos del proyecto
Gestión de la comunicación del
Identificación de riesgos del proyecto
Gestión de las adquisiciones del
Gestión de la página Web
PROjECT CHARTER
18
Project Manager: realizará la coordinación, y la gestión directa del proyecto.
Este cargo irá rotando durante la realización de este proyecto.
A parte de las responsabilidades máximas por cada área, cada
miembro del grupo tiene responsabilidades sobre más campos a parte de
donde él es el responsable.
14. CONTROL Y GESTIÓN DE LOS RIESGOS
Siguiendo la metodología de PMBOK se decide identificar los riesgos
con el propósito de planificarlos y darles respuesta.
Regularmente en las reuniones de seguimiento se revisará el estado
de los riesgos identificados, redefiniendo si es necesario su posible impacto
y probabilidad de que ocurran.
Para poder definir el posible impacto que cada uno de los riesgos se
seguirá la metodología del PMBOK ya que ayudará a identificar de qué
forma afecta a cada unos de los riesgos en costo, tiempo y calidad al
proyecto. Esto se hace con la finalidad de elaborar una respuesta a los
riesgos identificados y minimizarlos.
14.1 Identificación de los riesgos
Los riesgos que el equipo de trabajo se puede encontrar durante la
ejecución de este proyecto son los siguientes:
PROjECT CHARTER
19
Descripción del riesgo
Causa Respuesta
Falta asistencia a una reunión
Accidente, enfermedad, viajes o temas personales.
Se procederá a hacer la reunión si hay mayoría de miembros del equipo. Si la persona ausente fuera crítica se estudiaría aplazar la reunión.
Retraso en la ejecución de las tareas
Mala previsión al desarrollar la planificación, o falta de seriedad por parte de alguno de los integrantes del equipo.
Se analiza en detalle cada actividad a realizar y se propone una reunión extra entre semana para fijar ideas y repartir tareas.
Mala gestión o pérdida de la información
Mala praxis cuando se comparten documentos digitalmente.
Copias de seguridad en los ordenadores de cada miembro del equipo
Mal funcionamiento interno del grupo
Tensiones en entre varios miembros del equipo.
Cambio de la dinámica durante la reunión. Hablar de otros temas para dejar que se distensiones el ambiente.
Mala o poca comunicación entre los diferentes
miembros del equipo.
Mal funcionamiento de las comunicaciones virtuales o presenciales entre los miembros del equipo
Utilización y aprendizaje de las herramientas virtuales disponibles.
Problemas con Internet Problemas con la conexión de algún miembro del equipo
Búsqueda de otra fuente de conexión que no sea la habitual.
Entregables de poca calidad
Falta revisión del formato y ortografía.
Todos los entregables deberán disponer del formato estipulado antes de la revisión por parte de las personas encargadas.
Entregables de contenido muy pobre
Se ha hecho un trabajo muy pobre sobre la tarea encomendada. Causa de la inexperiencia, o de poca dedicación a esta responsabilidad.
Las personas de dentro del equipo encargadas de la revisión deberán aportar nuevas ideas para que el contenido mejore.
Cambios significativos en los requerimientos del
cliente.
El cliente no ofrece información clara sobre lo que requiere.
Reuniones con el cliente para especificar sus requerimientos.
Desviación excesiva de las horas de dedicación estimadas por parte de
las integrantes del grupo.
Los integrantes del grupo dedican mas horas de las planificadas en el proyecto
Revisión de la planificación. Revisión de los métodos de trabajo del equipo.
Errores significativos en la definición de alguno de
los puntos clave del proyecto (planificación,
alcance, etc.).
No han quedado claros los conceptos aprendidos en
las clases
Aclaración de los conceptos de las diferentes metodologías con
las que trabajara el equipo.
Realización primer proyecto conjunto
Primera vez que este equipo hará un proyecto.
Mejorar la comunicación entre los integrantes del grupo, así como que cada miembro haga
un esfuerzo en motivación.
PROjECT CHARTER
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14.2 Impacto de los riesgos identificados
Siguiendo la metodología PMBOK, iuna vez identificados los riesgos,
se muestra el impacto sobre coste, calidad y tiempo en el proyecto. En la
tabla siguiente se clasifican los riesgos identificados según sean altos,
medios o bajos.
Descripción del riesgo Coste Tiempo Calidad
Falta asistencia a una reunión 0.04 0.08 0.1
Retraso en la ejecución de las tareas 0.06 0.18 0.12
Mala gestión o pérdida de la información 0.04 0.12 0.08
Mal funcionamiento interno del grupo 0.04 0.08 0.12
Mala o poca comunicación entre los diferentes
miembros del equipo. 0.03 0.15 0.15
Problemas con Internet 0.02 0.04 0.02
Entregables de poca calidad 0.02 0.08 0.16
Entregables de contenido muy pobre 0.04 0.16 0.32
Cambios significativos en los requerimientos del
cliente. 0.08 0.32 0.16
Desviación excesiva de las horas de dedicación
estimadas por parte de las integrantes del
grupo.
0.24 0.48 0.12
Errores significativos en la definición de alguno
de los puntos clave del proyecto (planificación,
alcance, etc.).
0.05 0.36 0.36
Realización primer proyecto conjunto 0.02 0.12 0.12
Riesgo Alto
Riesgo Medio
Riesgo Bajo
Se han dividido en riesgos altos, medios y bajos según la ponderación.
Teniendo en cuenta esto, tenemos a tener muy en cuenta los riesgos:
PROjECT CHARTER
21
• Desviación excesiva de las horas de dedicación estimadas por parte
de las integrantes del grupo. En cuanto a tiempo se refiere.
• Errores significativos en la definición de alguno de los puntos clave
del proyecto (planificación, alcance, etc.). En cuanto a tiempo y
calidad se refiere.
Seguidamente, riesgos medios que se han de tener también en cuenta:
• Retraso en la ejecución de las tareas. En cuanto a tiempo se refiere.
• Entregables de contenido muy pobre. En cuanto a calidad
• Cambios significativos en los requerimientos del cliente. En cuanto a
tiempo se refiere.
• Desviación excesiva de las horas de dedicación estimadas por parte
de las integrantes del grupo. En cuanto a coste se refiere.
15.ANEXOS
15.1. DAFO
15.2. Acta de Reunión
15.3. Plantilla listado documento
Archivo: D-RRHH-DAFO-01_Rev01.doc
Revisión: 01
Realizado: Raúl Albendea Fecha: 02-04-2010 Aprobado: Albert SEDA Fecha: 12-04-2010
DAFO
Debilidades Fortalezas
Todos los miembros del equipo trabajan. Ilusión y motivación altas
Todos los integrantes del equipo son ingenieros
Experiencia laboral trabajando en proyectos
Falta de experiencia en las metodologías PMBOK y PRINCE2
Buena cohesión entre los miembros del grupo
Dispersión geográfica Buen ambiente de trabajo
Dos miembros del equipo han sido padres recientemente
El grupo de trabajo no forma un equipo de alto rendimiento.
No se tiene la figura del finalizador en el equipo
Amenazas Oportunidades
Falta de entendimiento con el cliente Aprender sobre la temática del proyecto
Problemas de comunicación que afecten al equipo
Aprender de otros grupos de trabajo
Posible desgaste entre los miembros del grupo durante la realización del proyecto.
Utilizar las herramientas del Máster
Enfermedad de uno o varios miembros del equipo
Colaboración con otros equipos
Mejorar como project leaders
energy efficiency engineering
1
ACTA DE REUNIÓN Tema Acta nº
Data/fecha
Lloc/lugar
Hora
Assistents/assistentes
Temes tractats/temas tratados ORDEN DEL DÍA Solicita
COMENTARIOS RESPONSABLE
LISTADO DE CONTROL DE DOCUMENTOS
entregable Documento formato externa FECHA
INTEG
RACIÓ
NG
ESTIÓ
N A
LCAN
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GESTIÓ
N T
IEM
PO
REALIZADO APROBADO Nº REVISIÓNMOTIVO
REVISIÓN
GESTIÓ
N R
R.H
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ESTIÓ
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TIPO
GESTIÓ
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DAD
CÓDIGO DOCUMENTO
GESTIÓ
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OSTES
