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DOCUMENTOS CONTABLES

Introduccin

Los documentoscomerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los

que se deja constancia de las operacionesque se realizan en la actividad mercantil, de

acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley.

Estos son de vital importancia para mantener un apropiado controlde todas

las accionesque se realizan en una compaa o empresas.

Su misines importante ya que en ellos queda precisada la relacin jurdica entre las

partes que intervienen en una determinada operacin.

ambi!n ayudan a demostrar la realizacin de alguna accincomercial y por ende son elelemento "undamental para la contabilizacin de tales acciones.

#inalmente estos documentos permiten controlar las operaciones practicadas por la

empresao el comerciante y la comprobacin de los asientos de contabilidad.

La misin que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia, con"orme

surge de lo siguiente$

En ellos queda precisada la relacin jurdica entre las partes que intervienen en

una determinada operacin, o sea sus derec%osy obligaciones. &or lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realizacin de los

actos de comercio 'onstituyen tambi!n el elemento "undamental para la contabilizacin de dic%as

operaciones. &ermiten el control de las operaciones practicadas por la empresao el comerciante

y la comprobacin de los asientos de contabilidad.

http://www.monografias.com/trabajos14/comer/comer.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos6/diop/diop.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos4/leyes/leyes.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/control/control.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos4/acciones/acciones.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/empre/empre.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos7/gepla/gepla.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos35/categoria-accion/categoria-accion.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/empre/empre.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/empre/empre.shtmlhttp://www.monografias.com/Administracion_y_Finanzas/Contabilidad/http://www.monografias.com/Derecho/index.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/obligaciones/obligaciones.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/empre/empre.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos6/diop/diop.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos4/leyes/leyes.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/control/control.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos4/acciones/acciones.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/empre/empre.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos7/gepla/gepla.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos35/categoria-accion/categoria-accion.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/empre/empre.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/empre/empre.shtmlhttp://www.monografias.com/Administracion_y_Finanzas/Contabilidad/http://www.monografias.com/Derecho/index.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/obligaciones/obligaciones.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/empre/empre.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/comer/comer.shtml

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DEFINICION

Los documentoscontables son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que

se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de

acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley. Estos son

de vital importancia para mantener un apropiado controlde todas las accionesque se

realizan en una compaa o empresa.

Los documentos contables son los soportes de contabilidad que sirven de base para

registrar las operaciones comerciales de una empresa. Se elaboran en original y tantas

copias como las necesidades de la empresa lo exijan. 'omo es lgico tambi!n est(n

organizados en carpetas contenedoras seg)n el tipo y concepto, para un "(cil acceso a la

in"ormacin, en ellas se aplica el "iltro del periodo de trabajo, estableciendo una seleccin

de documentos cuya "ec%a de expedicin est! dentro de ese periodo.

CLASIFICACIN DE LA DOCUMENTACIN CONTABLE

Desde el punto de vista de ui!n reci"e o e#ite la docu#entacin$

E%ternos$Son aquellos emitidos "uera de la empresa y luego recibidos y conservados en

la empresa. Ej.$ #acturas de compras, recibos de pagos e"ectuados, etc.

Internos$Son los documentos emitidos en la empresa que pueden entregarse a terceros

o circular en la misma empresa.

Ej.$ #acturas de ventas, recibos por cobranzas, presupuestos, vales.

Desde el punto de vista de docu#entacin ue se re&istra ' arc(iva$

Docu#entos ue se arc(ivan ' &eneran re&istracin$

#actura

*ota de +!bito

*ota de 'r!dito

icet

-ecibo

&agar!

http://www.monografias.com/trabajos14/comer/comer.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos6/diop/diop.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos4/leyes/leyes.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/control/control.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos4/acciones/acciones.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos12/evintven/evintven.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos3/presupuestos/presupuestos.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/comer/comer.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos6/diop/diop.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos4/leyes/leyes.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/control/control.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos4/acciones/acciones.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos12/evintven/evintven.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos3/presupuestos/presupuestos.shtml

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*ota de 'r!ditoancaria

Docu#entos ue slo se arc(ivan$

/rden de 'ompra

*ota de 0enta

-emito

-esumen de 'uenta

&or otra parte, no solamente se registran los documentos comerciales$ Los instrumentos

p)blicos 1escrituras, %ipotecas2 y privados 1contratosde arrendamiento, depsito2 y

cualquier comprobante que sea respaldo de una registracin contable, es "uente

de in"ormacin1planillas de sueldos, in"ormes2.

O"li&ados a e#itir docu#entos co#erciales$

3uienes comercializan cosas muebles.

3uienes comercializan o prestan servicios.

3uienes se dedican a la locacin de bienes.

Conservacin$

Los documentos comerciales deben ser conservados por diez aos contados desde la

"ec%a de emisin del documento.

DOCUMENTOS CONTABLES M)S UTILI*ADOS

En la actualidad los documentos contables m(s usados son$

O+DEN DE COM,+A

Es un documento similar a la nota de pedido, Se utiliza para solicitar mercaderas a un

determinado proveedor cuando se encuentran en una misma localidad y el proveedor no

enva vendedores para o"recer el producto.

Es el documento "ormal que utiliza el departamento de compras para solicitar la

mercadera que requiere. +ebe ser concreto, claro y espec"ico en lo que se solicita.

http://www.monografias.com/trabajos15/financiamiento/financiamiento.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos6/cont/cont.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos54/arrendamiento-urbano/arrendamiento-urbano.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos7/sisinf/sisinf.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/informeauditoria/informeauditoria.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/verific-servicios/verific-servicios.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos16/configuraciones-productivas/configuraciones-productivas.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos15/financiamiento/financiamiento.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos6/cont/cont.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos54/arrendamiento-urbano/arrendamiento-urbano.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos7/sisinf/sisinf.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/informeauditoria/informeauditoria.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/verific-servicios/verific-servicios.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos16/configuraciones-productivas/configuraciones-productivas.shtml

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4ntes de emitir la orden de compra, debe enviarse una solicitud de cotizacin a cada uno

de los proveedores que pueden abastecernos de las mercaderas requeridas las

cotizaciones por los proveedores se proceder( a emitir la orden de compra a nombre del

proveedor elegido.

+eci"os

El recibo es una constancia de pago o de %aber recibido dinero. Lo otorga siempre el que

recibe y su "irma puesta al pie es la prueba de la extincin parcial o total de la deuda.

Este documento tiene importancia$

Le&al$constituye una prueba para quien %izo el pago.

Conta"le$para quien lo con"eccion es una constancia de los ingresos de "ondos, y para

quien lo recibe es un elemento de controlde la salida de valores.

http://www.monografias.com/trabajos14/control/control.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/nuevmicro/nuevmicro.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/control/control.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/nuevmicro/nuevmicro.shtml

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LA NOTA C+-DITO

'uando la empresa concede descuentos y rebajas que no est!n liquidados en la "actura o

cuando los clientes %acen devoluciones totales o parciales de las mercancas, para su

contabilizacin se utiliza un comprobante llamado nota cr!dito.

Este comprobante se prepara en original y dos copias5 el original para el cliente, una

copia para el arc%ivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de

contabilidad.

Ejemplo$

LA NOTA D-BITO

Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un

mayor valor por concepto de omisin o error en la liquidacin de "acturas y los intereses

causados por "inanciacin o por mora en el pago de sus obligaciones.

Ejemplo$

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+ECIBO DE CONSI.NACIN BANCA+IA

Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo

diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o

el timbre de la m(quina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que

consigna. 6ay dos tipos de "ormatos de consignaciones, uno para consignar e"ectivo y

c%eques de bancos locales y otro para consignar remesas o c%eques de otras plazas.

Ejemplo$

FACTU+A

La "actura comercial es un soporte contable que contiene adem(s de los datos generales

de los soportes de contabilidad, la descripcin de los artculos comprados o vendidos, los

"letes e impuestos que se causen y las condiciones de pago.

+esde el punto de vista del vendedor, se denomina "actura de venta y del comprador,

"actura de compra. 7eneralmente, el original se entrega al cliente y se elaboran dos

copias, una para el arc%ivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de la

contabilidad.

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+ECIBO DE CA/A MENO+

El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en e"ectivo, por cuantas

mnimas que no requieren el giro de un c%eque, para ello se establece un "ondodenominado caja menor.

COM,+OBANTE DE IN.+ESO

Sirve de comprobante de todos los ingresos monetarios y de constancia de los pagos

recibidos. Se diligencia cuando ingresan dineros en e"ectivo o c%eque bien por venta o por

cualquier otro concepto.

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