DOCUMENTOS CONTABLES
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COTIZACION Es aquel documento que el departamento de compras usa en una negociación. En la economía general, la cotización es la tasación o valoración de una acción o título económico con el propósito de determinar su valor en el mercado a los efectos de considerarlo para la compra o venta.
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COTIZACIONEs aquel documento que el
departamento de compras usa en una negociación. En la economía general, la cotización es la tasación o valoración de una acción o título económico con el propósito de determinar su valor en el mercado a los efectos de considerarlo para la compra o venta.
PARTES DE LA COTIZACION:
1. El producto a valorar.2. Descripción del producto3. El precio del producto4. La fecha de expedición de la factura.5. Tiempo de vigencia de la misma.6. Debe ir escrita en factura membreteada,
de la entidad comercial que la expide. 7. Firma de la persona que la expide
DILIGENCIAMIENTO
1. Escriba el nombre de la empresa2. Numero de NIT de la empresa3. Sucursal o centro de costos 4. Escriba la Ciudad5. Fecha de expedición del documento6. Numero de identificación tributaria7. Razón social del cliente8. Ciudad del tercero9. Fecha del pedido
10. Dirección del tercero11. Teléfono del tercero12. Numero del pedido13. Concepto del documento14. Referencia del producto15. Descripción del producto16. Cantidad17. Precio Unitario18. Monto escrito19. Notas adicionales del documento como
condiciones de pago o términos de entrega de la mercancía
PEDIDO
Es el documento que utilizan las empresas para que a través de él, los clientes soliciten los artículos deseados.
Se extienden por duplicado o triplicado, según las necesidades de la empresa, el original queda para la empresa proveedora y la copia se entrega al cliente para que pueda controlar su pedido.
Dicho documento es emitido por la empresa proveedora, con fines de control interno dentro de su negocio.
Se extiende por duplicado o triplicado el original queda para la empresa proveedora y las copias se entrega al cliente para que pueda controlar su pedido.
En este documento se indica la cantidad, calidad, precio unitario y condiciones en que se solicitan las mercaderías en calidad de venta.
REMISION
Es un documento que se emplea en el comercio para enviar las mercaderías solicitadas por el cliente según su Nota de Pedido y este se encuentra impreso y membretado, según necesidad de la empresa sirve para que el comercio tenga testimonio de los artículos que han entregado en las condiciones solicitadas y aprobado por el departamento de venta.
Este documento se extiende por duplicado o triplicado según la necesidad de la empresa, por lo general es práctico que sea un talonario con 3 copias una queda en el talonario para la empresa que vende, la otra es entregada al cliente junto con las mercaderías; y la tercera es devuelta con la firma de conformidad del cliente, en el que certifica haber recibido conforme.
El que emite es el remitente ya sea persona natural o jurídica, el que envía el bien.
El documento se debe emitir un original y 3 copias.
El transportista está en la obligación de conservar una copia para mantener una copia en archivo
Nombre de la EmpresaNit REMISIÓNSucursal Núm:
Ciudad Fecha Vence:
Nit Razón SocialDirección CiudadTeléfono Fax F.Ped::
Referencia Producto Cant.: Peso Total
Observaciones:
Aceptado: Vendedor:
Carrera 18 78-74 Of. 308 Tel:5304526 Fax:6364256
.
ORDEN DE COMPRA
La orden de compra (llamada nota de pedido) es un documento que emite el comprador para pedir mercaderías al vendedor, indicando cantidad, detalle, precio, condiciones de pago y muchas cosas más Requisitos [editar] Lugar y fecha de emisión. Nombre y número de orden del comprobante. Nombre y domicilio del comprador y del
vendedor. Número de C.U.I.T.; para Argentina; ingresos
brutos; fecha de inicio de actividades y condición frente al I.V.A. del emisor.
Número de C.U.I.T.; para Argentina y condición frente al I.V.A. del destinatario.
Detalle de las mercaderías solicitadas. Condición de pago y entrega. Firma del comprador o encargado de
compras. Datos de la empresa que imprime el
documento, habilitación municipal, fecha de impresión y numeración de los documentos impresos.
Debe aclararse que es un documento no válido como factura y colocar la letra "X".
Importancia
Al comprador le sirve como constancia de las mercaderías que solicitó.
Al vendedor le sirve para preparar el pedido y dar curso a la facturación en caso de ser aceptado.
NOTA DE PEDIDO
Es el documento que utilizan las empresas, para que a través de él, los clientes soliciten los artículos deseados.
Dicho documento es emitido por la empresa proveedora, con fines de control interno dentro de su negocio.
USO Se extienden por duplicado o
triplicado, según las necesidades de la empresa, el original queda para la empresa proveedora y la copia se entrega al cliente para que pueda controlar su pedido.
En este documento se indica la cantidad, calidad, precio unitario y condiciones en que se solicitan las mercaderías en calidad de venta.
NOTA DE ENTRADA
Es el documento oficial que acredita el ingreso material y real de un bien o elemento al Almacén o Bodega de la entidad, constituyéndose así en el soporte para legalizar los registros en Almacén y efectuar los asientos en Contabilidad.
OBJETIVO:
DOCUMENTAR EL INGRESO DE UN BIEN O INSUMO AL ALMACEN DE LA DEPENDENCIA.
1. NOMBRE DE LA DEPENDENCIA CORRESPONDIENTE.
2. NOMBRE O RAZON SOCIAL DEL PROVEEDOR. 3. DOMICILIO DEL PROVEEDOR. 4. FECHA DE INGRESO DE LOS BIENES O
INSUMOS AL ALMACEN. 5. NUMERO CONSECUTIVO QUE SE MANEJE PARA
EL CONTROL DE ENTRADAS DE BIENES O INSUMOS AL ALMACEN.
6. NUMERO DE PEDIDO CORRESPONDIENTE. 7. NUMERO DE MODIFICACION AL PEDIDO,
EN SU CASO. 8. NUMERO DE LA REQUISICION U ORDEN
DE COMPRA QUE DIO ORIGEN AL PEDIDO. 9. NUMERO DE LA FACTURA QUE AMPARA
LOS BIENES E INSUMOS RECIBIDOS EN EL ALMACEN.
10. NUMERO DE LA REMISION QUE AMPARA LOS BIENES E INSUMOS RECIBIDOS EN EL ALMACEN.
11. NUMERO DE CODIFICACION ASIGNADO POR LA DEPENDENCIA A UN BIEN O INSUMO DEL ALMACEN.
12. NOMBRE Y LAS ESPECIFICACIONES DEL BIEN O INSUMO.
13. NUMERO DE BIENES O INSUMOS QUE INGRESARON AL ALMACEN.
14. UNIDAD DE MEDIDA DEL BIEN O INSUMO.
15. PRECIO UNITARIO DEL BIEN O INSUMO.
16. IMPORTE DE LOS BIENES O INSUMOS. 17. NOMBRE, CARGO Y FIRMA DE LA
PERSONA QUE RECIBIO EN EL ALMACEN LOS BIENES O INSUMOS.
18. IMPORTE TOTAL DE LOS BIENES O INSUMOS RECIBIDOS.
DE ENTRADA AL ALMACEN el ingreso de alimentos al almacén, por
distintos conceptos y se emiten en la recepción de productos y por:
a) Ajuste de sobrantes de Inventario.b) Alta de Alimentos.Y por cualquier otro concepto que signifique
ingreso físico o documentario de alimentos.Para la emisión de este documento es
necesario que previamente se obtengan y verifiquen los documentos auxiliares requeridos (Guía de Remisión, Boletín de
Control de Calidad, etc.).
se formulará en original y tres copias, distribuidas
de la siguiente forma:q Original, para remitir a la Unidad de
Contabilidad y Tesorería de laOficina de Administración de la Sede
Central.16q 1ra. Copia, para el Proveedor o
Transportista.q 2da. Copia, para el archivo de
Administración de la Gerencia Local.q 3ra. Copia, para el archivo del Almacén
de la Gerencia Local.
ORDEN DE PRODUCCION
La orden de producción es el control individualizado que se lleva a cada pedido o trabajo que se esta elaborado, es un sistema que puede utilizar las empresas productoras de bienes o las que se dedican a la prestación de servicios. Es un método de acumulación de los costos que concentra los costos de producción en costos por trabajo. Vamos a controlar masivamente por procesos o de manera individualizada.
Es el procedimiento por Órdenes de Producción es el conjunto de métodos empleados en el control de las operaciones productivas, aplicable generalmente a industrias que fabrican sus productos por medio de ensamble, por lotes, donde es posible separar los elementos del costo directo (Material directo y Labor directa)con producción variada y con características de los productos especificadas por el cliente, costo tanto fluctuante, entre otras características como: Puede reunir separadamente cada uno de los elementos del costo para cada orden de trabajo, terminada o en proceso.
Posibilita lotificar y subdividir la producción por departamento de planeación de producción y control de inventarios. Proporciona mayor exactitud en la determinación de los costos unitarios. El principal inconveniente es el que resulta más oneroso, administrativamente, ya que exige un gran trabajo para obtener precisión en sus detalles.
PEDIDO DE COMPROBANTE DE SALIDA
Sirve como documento fuente para registrar las salidas de alimentos del
almacén, por distintos conceptos y se emiten, además por:
a) Ajuste de faltantes de Inventario. b) Baja de Alimentos. Y por cualquier otro concepto que
signifique salida física o documentaria deAlimentos .
Para la emisión de este documento es necesario que se obtengan y verifiquen los documentos auxiliares requeridos (Orden de Despacho, Boletín de Control de Calidad etc.) y se formulará en original y cuatro copias, distribuidas de la siguiente forma:
q Original, para remitir a la Unidad de Contabilidad y Tesorería de la Oficina de Administración de la Sede Central.
q 1ra. Copia, para el beneficiario o Gerencia Local de destino.
q 2da. Copia, para el archivo de Administración de la Gerencia Local.
q 3ra. Copia, para el archivo del Almacén de la Gerencia Local.
q 4ta. Copia, para el Área de Proyectos de la Gerencia Local (sólo en el caso de distribución secundaria)
Salida de Almacén.
El concepto en la salida del almacén, esto es que debes de registrar toda salida que sé haga de tú almacén ya que el producto es tangible, algo que sé pude contar o contabilizar económicamente y es sujeto a un inventario físico.
Ya que el inventario o producto que tengas tiene un valor para la empresa y contra este fabricas o dejas de fabricar por tener o no tener ese producto. Y esto puede ser una inconformidad a los clientes internos y/o finales.
Es por eso que el concepto de Salida del Almacén es muy importante registrarla, así como la Entrada del Material al Almacén.
Es el documento legal q identifica clara y detalladamente la salida física y real de un bien, cesando de esta manera y mediante requisito probatorio, la responsabilidad por la custodia, administración, conservación, etc. Por parte del almacenista y quedando en poder del funcionario.
Los comprobantes de salida deben tener la sigte información básica:
Logo y nombre de la entidadDescripción de la almacénNombre del comprobante y tipo de bienFecha y consecutivo
Descripción del movimientoResponsable y numero de identificaciónDependenciaNumero de solicitud y fechaObservacionesCategoría contable a la que pertenece el
bienCódigo interno del inventario del almacén
del elemento a salirReferencia interna del elementoNombre del bien
Unidad de mediaCantidadValor de unidadValor total de unidadValor total de salidaFirma del funcionario que recibeFirma del funcionario del almacén
que entrega
FACTURA DE VENTA
Según el artículo 772 del Decreto 410 de 1971, Código de Comercio Factura es un título valor que el vendedor o prestador del servicio podrá librar y entregar o remitir al comprador o beneficiario del servicio.
Se conceptúa como ventas, las operaciones comerciales, mediante las cuales una empresa transfiere a sus clientes, los bienes o servicios que dispone para su comercialización, se considera que se ha realizado
una venta, cuando se emite la respectiva factura y el cliente demuestra conformidad con el negocio realizado y paga o se compromete a pagar en un determinado tiempo por este concepto.
IMPORTANCIA La factura de venta tiene importancia
como mecanismo de financiación para el micro, pequeño y mediano empresario.
Si el artículo que compramos se encuentra defectuoso o el servicio que nos brindaron no satisface nuestras necesidades, con el comprobante de pago se puede reclamar por ese mal servicio que recibimos o que nos cambie el artículo, es decir, con la facturas puedes exigir que se respeten nuestros derechos como consumidores.
REQUISITO DE VENTA DE FACTURAS
a. Estar denominada expresamente como factura de venta.
b. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
c. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
d. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.
e. Fecha de su expedición.
f. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
g. Valor total de la operación.
h. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
i. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
Pago por cuotas de la factura. Contenido Adicional. Cuando el pago haya de hacerse por cuotas, las facturas contendrán además:
1. Número de cuotas.
2. La fecha de vencimiento de las mismas.
3. La cantidad a pagar en cada una.
DOCUMENTOS EQUIVALESTESA LA FACTURA DE VENTA
1. Los tiquetes de máquina registradora.
2. Las boletas de ingreso a espectáculos públicos
3. Los tiquetes de transporte.
4. Los recibos de pago de matriculas y pensiones expedidos por establecimientos de educación reconocidos por el Gobierno.
5. Pólizas de seguros, títulos de capitalización y los respectivos comprobantes de pago.
6. Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de inversión, fondos de inversión extranjera, fondos mutuos de inversión, fondos de valores, fondos de pensiones y de cesantías.
7. Factura electrónica.
MAQUINA REGISTRADORA
a) Máquinas registradoras con sistema POSLos documentos emitidos por esta clase de
máquinas deben cumplir los siguientes requisitos mínimos:
1. Nombre o razón social y Nit del vendedor o quien presta el servicio.
2. Número consecutivo de la transacción.3. Fecha de la operación.
4. Descripción de los bienes o servicios.
5. Valor total de la transacción.
b) Máquinas registradoras por artículo (PLU) con departamentos y máquinas registradoras por departamentos.
FACTURA ELECTRONICA
Una factura electrónica, también llamada comprobante fiscal digital, es un documento electrónico que cumple con los requisitos legal y reglamentariamente exigibles a las facturas tradicionales garantizando, entre otras cosas, la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido.
La factura electrónica es, por tanto, la versión electrónica de las facturas tradicionales en soporte papel y debe ser funcional y legalmente equivalente a estas últimas. Por su propia naturaleza, las facturas electrónicas pueden almacenarse, gestionarse e intercambiarse por medios electrónicos o digitales.
La factura electrónica es un tipo de factura que se diferencia de la factura en papel por la forma de gestión informática y el envío mediante un sistema de comunicaciones que conjuntamente permiten garantizar la autenticidad y la integridad del documento electrónico.
Los requisitos legales respecto al contenido mercantil de las facturas electrónicas son exactamente las mismas que regulan las tradicionales facturas en papel.
Principales elementos de la expresión impresa de una factura
1.Folios: Estos se solicitan por medio del sistema
Integral de Comprobantes Fiscales
2. Número de serie del certificado de sello digital
3. Cadena original: Contiene un resumen de todos los datos del comprobante fiscal digital y se sella al final de cada factura con la llave probada y el certificado del emisor
4. Sello digital autorizado: Este sello garantiza la integridad de la información y que el emisor es quien dice ser, no pudiendo negar su autoría* Este sello es válido ante las autoridades fiscales
5. Leyenda: "este documento es una impresión de un comprobante fiscal digital"
BENEFICIOS
Oportunidad en la información, tanto en la recepción como en el envío.
Ahorro en el gasto de papelería.
Facilidad en los procesos de auditoría.
Mayor seguridad en el resguardo de los documentos.
Menor probabilidad de falsificación.
Agilidad en la localización de información.
Eliminación de espacios para almacenar documentos históricos.
Procesos administrativos más rápidos y eficientes.
El control tributario se incrementa con la factura electrónica, ya que permite un mayor control del cumplimiento tributario y simplificación de la fiscalización.
BOLETA DE INGRESO A ESPUCTACULOS PUBLICOS
Estos documentos equivalentes deberán tener como mínimo los siguientes requisitos:
1. Nombre o razón social de quien presta el servicio y su Nit.
2. Numeración consecutiva.
3. Descripción específica o genérica del servicio.
4. Fecha.
5. Valor de la operación.
TIQUETE DE TRANSPORTE
Estos documentos deberán contener como mínimo los siguientes requisitos:
1. Nombre o razón social de quien prestan el servicio y su Nit.
2. Numeración consecutiva.
3. Fecha de expedición.
4. Descripción específica o genérica del servicio.
5. Valor de la operación.
RECIBO DE MATRICULA
Estos documentos equivalentes deberán tener como mínimo los siguientes requisitos:
1. Nombre o razón social de quien presta el servicio y su Nit.
2. Numeración consecutiva.
3. Descripción específica o genérica del servicio.
4. Fecha.
5. Valor de la operación.
POLIZA DE SEGURO
Estos documentos deberán contener como mínimo los siguientes requisitos:
1. Nombre o razón social de quien prestan el servicio y su Nit.
2. Numeración consecutiva.
3. Fecha de expedición.
4. Descripción específica o genérica del servicio.
5. Valor de la operación.
SERVICIOS PUBLICOS Estos documentos deberán contener como
mínimo los siguientes requisitos:
1. Nombre o razón social de quien prestan el servicio y su Nit.
2. Numeración consecutiva.
3. Fecha de expedición.
4. Descripción específica o genérica del servicio.
5. Valor de la operación.
TITULOS DE CAPITALIZACION
RECIBOS POR HONORARIOSDEFINICIÓN
El recibo por honorario debe ser utilizado (emitido) por los profesionales, técnicos, artistas y científicos que presentan sus servicios en forma independiente e individual y que para efectos del impuesto a la renta genera rentas de cuarta categoría.
Es oportuno además, mencionar que si el profesional técnico, artista o científico, prestará sus servicios en forma asociativa, ya no genera rentas de cuarta, sino Rentas de Tercera Categoría. En este caso ya no está obligado a emitir recibo por honorarios, sino factura o boleta de venta.
Es oportuno precisar en el caso del profesional y técnico independiente que labore en forma individual deberá emitir este tipo de comprobantes de pago. Sin embargo el profesional o técnico asociado deberá emitir factura y/o boletas de venta.
De acuerdo a ciertas normas que comentaremos más adelante los contribuyentes generan rentas de Cuarta podrán suspender sus "Pagos a cuenta" o "Retenciones" durante el ejercicio.
ventas
cotizaciónOrden de compra
Salida del almacén
remisión
factura
pedido
